Pekaes SA Instrukcja obsługi programu SOT-PO_PEKAES Adam Szlędak 2012r.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych kontrahentów udostępniamy Państwu Pakiet Przewoźnika. Oprogramowanie umożliwia Państwu bezpośrednie połączenie się z systemem operacyjnym Pekaesu zapewniając wiele korzyści: - podgląd realizowanych zleceń - bieżącą weryfikację ustalonych stawek frachtowych - pełną listę zrealizowanych zleceń - możliwość wystawienia faktury - sprawdzenie statusu płatności - możliwość skorzystania z opcji SKONTO Życzymy udanej współpracy 2
1. Obsługa programu 1.1. Logowanie do systemu. Razem z płytą otrzymali Państwo nazwę operatora systemu. Pierwsze logowanie odbywa się poprzez wpisanie nazwy operatora w miejscu zaznaczonym na poniższym obrazie. Następnie wciskamy klawisz Logowanie. Wtedy system poprosi o nadanie hasła. Podczas pierwszego logowania pole Wprowadź stare hasło pozostaje puste. Wypełniamy pola Wprowadź nowe hasło (minimum 6 znaków), a następnie to samo hasło wpisujemy w pole Powtórz nowe hasło i akceptujemy. Raz ustalone hasło zostaje zapisane na stałe, należy je podawać logując się do systemu. System jest gotowy do pracy. 3
1.2. Podstawowe informacje o ekranie startowym. Aby rozpocząć pracę z programem należy wybrać jedną z pozycji z menu głównego. Opis poszczególnych pozycji menu znajduje się w dalszej części instrukcji. Menu główne Nazwa operatora Dane przewoźnika Szczegółowe dane operatora 2. Aktywne zlecenia. Ekran umożliwia śledzenie zleceń w trakcie realizacji. Ekran posiada szerokie funkcjonalności filtrowania i sortowania zleceń. Kolejność kolumn można dowolnie ustawiać. Wielkość okna można dowolnie regulować. Ukrywanie menu głównego Kliknięcie na nagłówku kolumny powoduje przesortowanie jej Kolejnośd kolumn można zmieniad przez przeciąganie 4
2.1. Opis znaczenia kolumn Zlecenie numer zlecenia nadany przez system Pekaes. Status (30)- do samochodu zostało przypisane zlecenie, (40)- zlecenie w trakcie realizacji. Kod- rodzaj produktu Pekaes: C- Przewozy całopojazdowe krajowe CZ- Przewozy częściowe krajowe CM- Przewozy całopojazdowe międzynarodowe CZM- Przewozy częściowe międzynarodowe. Nr Rej.- numer rejestracyjny ciągnika Kierowca- imię i nazwisko kierowcy Data za/rozładunku- planowane daty za/rozładunku Kwota- ustalona stawka frachtowa w walucie Waluta- waluta w jakiej ustalono stawkę frachtową Kwota PLN- w przypadku waluty obcej orientacyjna kwota przeliczenia na PLN Opis- opis świadczonej usługi. 2.2. Klawisz ekranowy Zlecenia Po wybraniu klawisza Zlecenia mamy dostęp do szczegółów zlecenia i wydruku zlecenia przewozowego. 5
2.2.1. Informacje o zleceniu. Po wybraniu powyższej opcji pojawia się ekran z podstawowymi informacjami o zleceniu. To samo uzyskujemy przez dwuklik na linii zlecenia. Terminy za/rozładunków Adresy za/rozładunków Informacja o ADR Tabor i kierowca realizujący zlecenie Ustalona stawka 2.2.2. Wydruk zlecenia spedycyjnego. Po wybraniu powyższej opcji pojawia się standardowe zlecenie Pekaesu gotowe do wydruku. Ten sam efekt uzyskujemy po wybraniu klawisza. 6
2.3. Klawisz Autofiltr Po wybraniu klawisza Autofiltr w ekranie zleceń pojawia się dodatkowa linia służąca do filtrowania. Dla przykładu- wybierając opcję zaczyna się i wpisując W w polu pod nazwą kolumny Kierowca, zobaczymy wyłącznie kierowców których nazwisko zaczyna się na W. Kliknięcie czerwonego wykrzyknika usuwa wszystkie założone filtry 3. Do fakturowania W ekranie pokazane są wszystkie zlecenia, które się zakończyły i są gotowe do fakturowania. W ekranie możemy wystawić faktury do jazd zrealizowanych z Pekaesem. 7
3.1. Wystawienie faktury pojedynczej Aby wystawić pojedynczą fakturę musimy wybrać zlecenie, potem nacisnąć klawisz Wystaw fakturę. Następnie potwierdzić pojawiający się komunikat System wyświetla informację o planowanych datach załadunku i rozładunku. W przypadku gdy faktyczny załadunek lub rozładunek odbył się w innym terminie musimy poprawić daty zgodnie z dokumentami przewozowymi. Na podstawie dat system przyporządkuje prawidłowy kurs walutowy (w przypadku stawek w walucie). Dodatkowo w przypadku eksportu poza Unię Europejską mamy możliwość wyboru opcji zerowej stawki VAT, w przypadku posiadania uprawniających do tego dokumentów. Opcja oznaczona jest strzałką na poniższym obrazie. Po uzupełnieniu wszystkich danych naciskamy Potwierdzam zgodność dat z dokumentami przewozowymi. 8
W systemie pojawia się okno, w którym należy uzupełnić wyłącznie pole Nr faktury. Numer faktury jest kolejnym numerem z Państwa numeracji. W polu oznaczonym czerwoną ramką prezentowana jest kwota faktury oraz zastosowana stawka VAT. Jest to ostatni krok w którym możemy jeszcze zrezygnować z wystawienia faktury bez żadnych zmian w systemie. Jeżeli dane są zgodne okno zatwierdzamy klikając. Wynikiem jest kolejne okno systemowe, w którym widoczne są podstawowe dane faktury. 9
Po wybraniu opcji Pokaż oryginał lub Pokaż kopię system pokazuje gotowe do wydruku dokumenty. 10
WAŻNE Faktura wystawiona jest dokładnie na tą kwotę jaką Pekaes ma w swoim systemie, więc unikamy pomyłek i problemów z korektami. W przypadku faktur walutowych zostanie zastosowany właściwy kurs waluty. Faktura widoczna jest od razu w systemie Pekaes, i czeka na dosłanie dokumentów. W przypadku gdy dostarczają Państwo dokumenty osobiście, istnieje możliwość wydrukowania wystawionej przez Państwo faktury z systemu Pekaes. 3.2. Wystawianie faktury zbiorczej Gdy chcemy wystawić fakturę na kilka jazd jednocześnie, oznaczamy wybrane zlecenie, klikamy na nim prawym klawiszem myszy i wybieramy opcję Dołącz zlecenie do faktury. Tą czynność powtarzamy z każdym zleceniem, które chcemy zafakturować zbiorczo. Odłączyć zlecenie można analogicznie wybierając opcję Odłącz pozycję od faktury. 11
Wybrane zlecenia są wyróżniane i przenoszone na początek listy. Kolejne kroki są identyczne jak podczas wystawiania faktury pojedynczej- klawisz Wystaw fakturę. 4. Moje Faktury. Zlecenia do których wystawiono faktury znikają z ekranu Do fakturowania. Natomiast wszystkie wystawione faktury dostępne są w ekranie Moje faktury. Ekran umożliwia podgląd wszystkich wystawionych faktur, jak również ich korygowanie i wydruki. Poniżej opisane są wszystkie funkcje dostępne z ekranu Moje faktury. Ekran zawiera następujące kolumny: - Sygnatura- unikalny numer nadany przez system - Nr Faktury- numer wpisany przez przewoźnika w momencie wystawiania faktury. - Status- określa na jakim etapie jest faktura - Wystawiono fakturę- data wystawienia faktury - Data wykonania usługi- data zakończenia transportu (przy fakturach zbiorczych ostatnia z zakresu) - Data płatności- data pojawia się w momencie zatwierdzenie faktury przez Pekaes. - Netto- kwota netto - Brutto- kwota brutto - Waluta- waluta faktury - Wprowadzono do systemu- data zapisania dokumentu w systemie Pekaes - Data wpływu do Pekaes u- data wpływu prawidłowych dokumentów transportowych do Pekaes. - Opis- informacja o zleceniach jakich dotyczy faktura 12
4.1. Klawisz ekranowy Faktury Pod klawiszem dostępne są funkcje podglądu dokumentów faktury i korekt. Wybranie opcji Anulowanie faktury - możliwe jest jeżeli faktura nie jest jeszcze zatwierdzona przez Pekaes. Faktura zostaje anulowana, a zlecenie wraca do ekranu Do fakturowania. Działanie bez żadnych konsekwencji- nie trzeba wysyłać anulacji do Pekaesu Wybranie opcji Korekta anulująca - robimy gdy faktura jest już zatwierdzona przez Pekaes. Korekta zeruje fakturę. Dokument należy wysłać do Pekaesu. Zlecenie wraca do ekranu Do fakturowania Po wybraniu zlecenia możemy skorzystać z opcji SKONTO. 13
4.1.1. Korekta SKONTO Opcja SKONTO umożliwia wystawienie korekty do faktury, która powoduje obniżenie wartości faktury o 3% i przyspiesza wypłatę wynagrodzenia do pierwszego możliwego terminu. 5. Zlecenia. W powyższym ekranie wypełniamy Nr faktury, możemy również dodać informacje w polu Uwagi do korekty pozostałe dane wypełniane są automatycznie. Kontynuujemy wciskając. Utworzona korekta SKONTO widoczna jest na liście faktur skąd można ją wydrukować. Jednocześnie widoczna jest w systemie Pekaes u gotowa do akceptacji. Ekran Zlecenia pokazuje wszystkie zlecenia jakie zostały powiązane z Państwa firmą przez Pekaes. Funkcje sortowania, filtrowania, zamiany kolumn, wielkości okienek, są identyczne jak w poprzednio omawianych ekranach. Zaletą ekranu jest fakt, że wszystkie zlecenia realizowane i zrealizowane w różnych okresach są w jednym miejscu. 14
Wybór daty założenia zlecenia w Pekaes Podgląd szczegółów zlecenia Podgląd druku zlecenia transportowego Prawy klawisz myszy wywołuje menu podręczne zlecenia Podgląd druków faktury oryginału i kopi 6. O mnie Ekran prezentuje dane jakie Pekaes posiada o kontrahencie. W ekranie istnieje również możliwość zmiany hasła. Opracował: Adam Szlędak Zapraszam do kontaktu Tel: 22-460-27-90 GSM: 516-014-088 e-mail: adam.szledak@pekaes.com.pl 15