WOJEWODA OPOLSKI FBC.V.1611.8.2015 Opole, 31 sierpnia 2015 r. Pan Karol Stępień Opolski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej w Opolu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 oraz art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3 w dniach od 1 czerwca do 30 czerwca 2015 r., Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu przeprowadził w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu (ul. Budowlanych 1, 45-005 Opole - dalej: Komenda Wojewódzka), kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja planu finansowego na 2014 r., w tym skuteczna realizacja dochodów budżetowych i oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Kontrola przeprowadzona została przez Zbigniewa Golę - starszego inspektora i Katarzynę Salę - inspektora wojewódzkiego w Wydziale Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, na podstawie upoważnień Wojewody Opolskiego znak: FBC.V.057.15.2015 i FBC.V.057.16.2015 z dnia 28 maja 2015 r. W wyniku kontroli działalność Komendy Wojewódzkiej w kontrolowanym zakresie, ocenia się jako pozytywną z nieprawidłowościami. Powyższa ocena ogólna wynika z ocen cząstkowych obszarów objętych kontrolą. Podstawą oceny pozytywnej z nieprawidłowościami było m.in. terminowe przekazywanie dochodów budżetowych na rachunek dochodów budżetu państwa, dokonywanie wydatków w sposób celowy oraz księgowanie ich w układzie zadaniowym z jednoczesnym księgowaniem w układzie tradycyjnym, co pozwalało na prawidłowe i terminowe sporządzenie sprawozdań. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły 1 (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 (Dz. U. z 2013 r., poz.885, z późn. zm.) 3 (Dz. U. z 2015 r., poz. 525) Opolski Urząd Wojewódzki, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole, www.opole.uw.gov.pl
2 przedwczesnego umorzenia należności budżetu państwa o charakterze cywilnoprawnym, ewidencjonowania odsetek za zwłokę w zapłacie należności budżetowych łącznie z należnością główną, nieprzeprowadzenia inwentaryzacji materiałów oraz ujmowania poniesionych wydatków do niewłaściwej podziałki klasyfikacji budżetowej. 1. Realizacja dochodów budżetowych. Zaplanowane na 2014 r. w dziale 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdziale 75410 Komendy wojewódzkie Państwowej Straży Pożarnej dochody budżetu państwa w kwocie 14.000 zł, zrealizowano w wysokości 37.009,18 zł (264,35%), m.in. z tytułu czynszów za garaże i ze sprzedaży składników majątkowych. Tak znaczny wzrost dochodów wynikał z braku możliwości zaplanowania kwot dochodów w paragrafie 0870 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych w wysokości 23.323,66 zł (63,02% dochodów wykonanych w 2014 r.). Uzyskane dochody były terminowo i w prawidłowej wysokości przekazywane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa, zgodnie z wymogami 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa 4. Na koniec 2014 r. nie wystąpiły należności budżetowe. W okresie objętym kontrolą dłużnicy nie złożyli wniosków o umorzenie należności, odroczenie terminów spłaty lub rozłożenie płatności na raty. Natomiast kontrola wykazała, że na wniosek głównej księgowej, zatwierdzony przez Opolskiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej w Opolu (dalej: Komendant Wojewódzki), umorzono w 2014 r. osobie fizycznej należności o charakterze cywilnoprawnym w kwocie 22.267,42 zł 5, na podstawie art. 58 ust. 1 pkt 2, w związku z art. 56 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych regulującym umarzanie należności osób prawnych oraz wyksięgowano z ksiąg rachunkowych 30 kwietnia 2014 r. Powyższe działanie uzasadniono umorzeniem postępowania egzekucyjnego przez Komornika Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Tychach postanowieniem z 18 marca 2014 r., wobec bezskutecznej egzekucji. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 125 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny 6 roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu przedawnia się z upływem lat dziesięciu, z kolei w myśl przepisu art. 123 1 pkt 1 k.c. bieg przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju ( ). W świetle przywołanych przepisów należność główną wraz z odsetkami (dłużnik nie wniósł zarzutu przedawnienia odsetek) należy dochodzić przez okres 10 lat od dnia wydania ww. postanowienia. Na wierzycielu ciąży bowiem stały 4 (Dz. U. z 2014 r., poz. 82, z późn. zm.). 5 zasądzonej wyrokiem Sądu Rejonowego w Opolu, Wydział II Karny kwoty 11.357,10 zł z ustawowymi odsetkami od dnia 30 kwietnia 1999 r. do dnia zapłaty, na rzecz Skarbu Państwa - Komendy Wojewódzkiej, za przywłaszczenie powierzonych środków pieniężnych 6 (Dz. U. z 2014 r., poz. 121, z późn. zm.)
3 obowiązek podejmowania wszelkich możliwych prawnie działań windykacyjnych, w celu odzyskania zaległości. W trakcie kontroli w dniu 22 czerwca 2015 r. w księgach rachunkowych Komendy Wojewódzkiej ujęto odpisane w 2014 r. należności, w tym należność główną 11.357,10 zł oraz odsetki naliczone od tej należności 12.435,28 zł. Kontrola wykazała również, że odsetki od niezapłaconej ww. należności do momentu ich wyksięgowania w 2014 r., ujmowano w niewłaściwej podziałce klasyfikacji budżetowej 7, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 8. Natomiast w sprawozdaniu Rb-27 9 za 2013 r. ujęto w 0970 niezapłacone w terminie należności 23.917,13 zł, nie wykazując ich jako pozostałe do zapłaty zaległości. Z wyjaśnienia głównej księgowej wynika, że naliczone odsetki były ewidencjonowane w 0970 od momentu wprowadzenia tej należności do ksiąg rachunkowych w 2000 r. do jej wyksięgowania w dniu 30 kwietnia 2014 r., a w sprawozdaniu Rb-27 za 2013 r. kwota należności nie została wpisana do zaległości przez przeoczenie. 2. Realizacja wydatków budżetowych. 2.1. Plan finansowy Komendy Wojewódzkiej na rok 2014 ustalony w dziale 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdziale 75410 Komendy wojewódzkie Państwowej Straży Pożarnej ustalony w kwocie 9.441.048 zł wykonano w kwocie 9.437.984,92 zł, co stanowi 99,97% planu po zmianach. Kontrolę obejmującą realizację planu finansowego wydatków na 2014 r., w tym oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi, przeprowadzono na podstawie próby wydatków 10 poniesionych na zakup: materiałów i wyposażenia, energii, usług remontowych, usług dostępu do sieci Internet i usług telekomunikacyjnych oraz wydatki na inwestycje i zakupy inwestycyjne. Ogółem skontrolowano wydatki na łączną kwotę 3.133.010,70 zł (33,20 % wydatków poniesionych w 2014 r., w kwocie 9.437.984,92 zł). Ustalono, że wydatki objęte kontrolą były celowe i zgodne z planem finansowym, zostały także prawidłowo udokumentowane. 2.2. W wyniku kontroli wykorzystania wybranych materiałów ustalono, że na ostatni dzień roku 2014 nie przeprowadzono w Komendzie Wojewódzkiej inwentaryzacji materiałów niezużytych 7 w 0970 Wpływy z różnych dochodów zamiast w 0920 Pozostałe odsetki 8 (Dz. U. z 2014, poz. 1053, z późn. zm.) 9 roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 r. 10 z uwzględnieniem wydatków w układzie zadaniowym w działaniu 2.4.2.1.W. Podejmowanie przedsięwzięć na rzecz rozpoznawania zagrożeń
4 do końca roku i nie stwierdzono ich stanu drogą spisu z natury, co stanowi naruszenie przepisów art. 17 ust. 2 pkt 4 i art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 11. Kontrola wykazała, że w dniu 23 grudnia 2014 r. zakupiono komplet ogrodzenia panelowego na kwotę 10.800,00 zł. Wymienioną kwotę ujęto w ewidencji kosztów, a fakturę za ogrodzenie zapłacono 30 grudnia 2014 r. Zakupione i wykazane w kosztach roku 2014 ogrodzenie, zamontowano w lutym 2015 r. W okresie objętym kontrolą nie zinwentaryzowano również paliwa pozostającego między innymi w 14 samochodach służbowych. Z zestawienia stanu paliwa na dzień 31 grudnia 2014 r., sporządzonego w trakcie kontroli przez Wydział Techniczny Komendy Wojewódzkiej (na podstawie okresowych kart pracy pojazdów i sprzętu silnikowego) wynika, że w zbiornikach znajdowało się 1171,97 litrów paliwa, w tym 328,51 litrów benzyny i 843,46 litrów oleju napędowego. Zastępca Komendanta Wojewódzkiego Jerzy Paluch wyjaśnił, że: Komenda Wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej w Opolu nie ustala stanu paliwa w samochodach służbowych, ponieważ stosuje uproszczenia, które nie wywierają ujemnego wpływu na obowiązek rzetelnego i jasnego prezentowania sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyników finansowych. Spis z natury jest możliwy wtedy, kiedy składniki aktywów w postaci materialnej można policzyć, zważyć, zmierzyć. Komenda Wojewódzka PSP w Opolu w/w metodę uproszczeń stosuje w sposób ciągły i jednolicie dla każdego roku, nie ewidencjonując na koncie 310. Jednocześnie informuję, iż na podstawie zarządzenia nr 9/2013 Opolskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP z dnia 24 maja 2013 r. w sprawie gospodarki transportowej, na koniec każdego miesiąca analizowana jest ilość zużytego paliwa przez pojazdy a na koniec każdego kwartału analizowana jest ilość zużytego paliwa przez sprzęt silnikowy. Na koniec roku sporządzana jest karta ewidencji przebiegu/pracy i zużycia paliwa pojazdu oraz sprzętu silnikowego stanowiąca dokument rozliczeniowy i będąca protokołem weryfikacji. Wyjaśnienie powyższe nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem znając pojemność zbiorników paliwa w samochodach i innym sprzęcie silnikowym, można po zatankowaniu zbiorników do pełna przeprowadzić inwentaryzacją paliwa na koniec roku, spełniając wymóg ustawowy. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji materiałów wskazuje na naruszenie czynu określonego przepisem art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 12. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono, że w 2014 r. wydatki za konserwację systemów informatycznych oraz wydatki za aktualizację oprogramowania w łącznej kwocie 6.106,95 zł, ujęto do niewłaściwej podziałki klasyfikacji budżetowej 13, czym naruszono przepis rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie 11 (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.) 12 (Dz. U. z 2013 r., poz. 168, z późn. zm.) 13 do paragrafu 4270 Zakup usług remontowych, zamiast do paragrafu 4300 Zakup usług pozostałych
5 szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 2.3. W 2014 r. Komenda Wojewódzka w ramach funkcji 2. Bezpieczeństwo wewnętrzne i porządek publiczny realizowała zadanie 2.4.W Ochrona ludności, ochrona przeciwpożarowa i ratownictwo oraz 1 podzadanie i 1 działanie. W procesie planowania i monitorowania budżetu zadaniowego uczestniczyły 3 komórki organizacyjne pozostające w strukturze Komendy Wojewódzkiej, przedstawiając propozycje celów i mierników, za które odpowiadają merytorycznie. Zadania te ujęto w zakresach czynności pracowników. Ewidencja księgowa prowadzona była zgodnie z przyjętą w jednostce polityką rachunkowości, według klasyfikacji budżetowej wydatków oraz klasyfikacji zadaniowej, co umożliwiało sporządzenie sprawozdania z wykonania wydatków w układzie zadaniowym. 2.4. Kontrola, którą objęto wydatki majątkowe zrealizowane w 2014 r. wykazała, że na zakupy inwestycyjne wydatkowano 440.043,46 zł (tj. 99.87% planu) z przeznaczeniem na zakup 2 samochodów. Zakupiono średni samochód specjalny pożarniczy, ratowniczo-gaśniczy VOLVO FL 4XR3 za kwotę 583.956,00 zł (udział Komendy Wojewódzkiej w sfinansowaniu zakupu stanowił 340.622,00 zł) oraz samochód operacyjny Skoda Superb II Limousine Ambition 2,0/147kW TSI6 za kwotę 99.421,46 zł. Wydatki inwestycyjne na kwotę 2.557.955,00 zł (100% planu) wykorzystano w całości na zadanie inwestycyjne pn. Termomodernizacja zespołu budynków Komendy Wojewódzkiej PSP w Opolu wraz ze zmianą źródła ciepła na potrzeby c.o. i c.w.u. oraz wewnętrznymi instalacjami. Ogółem wartość tego zadania wynosiła 2.864.418,27 zł, z czego 306.463,27 zł dofinansowano ze środków Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, pochodzących z firm ubezpieczeniowych z przeznaczeniem na cele ochrony przeciwpożarowej. Celem realizacji wymienionych zadań, Komenda Wojewódzka udzieliła dwóch zamówień publicznych, z uwagi na ich wartość, w trybie przetargu nieograniczonego, przewidzianego w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 14 (dalej: PZP) oraz jednego zamówienia bez konieczności stosowania tej ustawy. Kontrola postępowań wykazała, że przeprowadzono je zgodnie z przepisami ustawy PZP oraz obowiązującymi w Komendzie Wojewódzkiej procedurami wewnętrznymi 15. Wybrane oferty w dwóch postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, spełniały wymagania określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Każda z wybranych ofert uzyskała najwyższą liczbę punktów w jedynym kryterium jakim była cena. Umowy zawarte z wyłonionymi w postępowaniach wykonawcami były zgodne ze złożonymi przez nich ofertami i zabezpieczały interesy zamawiającego. 14 (Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.) 15 Zarządzenie nr 5/2014 Opolskiego Komendanta Państwowej Straży Pożarnej w Opolu z dnia 26.06.2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania przez Komendę Wojewódzką PSP w Opolu zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro.
6 Z ustaleń kontroli wynika, że w Protokole postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (Druk ZP-PN), dotyczącym wymienionego zadania inwestycyjnego, w pkt 5.5. nie podano informacji o zmianie treści ogłoszenia o zamówieniu, zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 4 lutego 2014 r. (pod numerem 40394-2014). Ogłoszeniem o zmianie ogłoszenia, zamieszczonym w dniu 26 lutego 2014 r. (pod numerem 66486-2014) zmieniono termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, z dnia 3 marca na dzień 7 marca 2014 r. Ponadto, w protokole podano niezgodnie ze stanem faktycznym, datę terminu składania ofert - 3 marca 2014 r. (pkt 7.2.) i datę otwarcia ofert - 3 marca 2014 r. (pkt 8.2). Ze złożonego wyjaśnienia w tej sprawie wynika, że data 3 marca 2014 r. zawarta w protokole, wpisana została omyłkowo. 3. Sprawozdawczość budżetowa. Sprawozdania budżetowe za 2014 r. jednostka sporządzała prawidłowo i terminowo, a wykazane w nich dane wynikają z ewidencji księgowej. W związku z ustaleniami kontroli, proszę o podjęcie stosownych działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, poprzez realizację podanych niżej zaleceń: 1. Korzystać z uprawnień do umarzania należności budżetu państwa, po wyczerpaniu wszystkich możliwości zaspokajania roszczeń przewidzianych prawem. 2. Prawidłowo ujmować w księgach rachunkowych odsetki od niezapłaconych w terminie należności. 3. Nie później niż na dzień bilansowy ustalać stan niezużytych materiałów, odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, dokonywać ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. 4. Ujmować zdarzenia gospodarcze do prawidłowych podziałek klasyfikacji budżetowej. 5. Rzetelnie sporządzać protokoły przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, proszę o poinformowanie o sposobie wykonania zaleceń, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. w z. Wojewody Opolskiego Antoni Jastrzembski WICEWOJEWODA