Ocena okresowa pracowników niebędących nauczycielami akademickimi Instrukcja dotycząca formułowania zadań
1. Czym są zadania i skąd się biorą? Każda organizacja stawia sobie cele i osiąga je poprzez realizację konkretnych zadao. Im bardziej złożona i rozległa jest struktura organizacyjna, tym bardziej oczywista jest koniecznośd podzielenia organizacji na poszczególne części, np. komórki i jednostki, z których każda, w zależności od specyfiki, ma własne cele, a więc i zadania do realizacji. Następnie zadania rozdzielane są pomiędzy pracowników w taki sposób, aby ich wiedza, doświadczenie i predyspozycje dawały jak największą pewnośd, że zadania zostaną zrealizowane, a cele osiągnięte. Zadanie oznacza zatem pewną pracę, którą wykonując w określonym czasie dążymy do osiągniecia konkretnego celu. Może się zdarzyd, że razem z treścią zadania równocześnie bardzo precyzyjnie zostanie określony sposób jego realizacji, ale bywa też tak, że od konkretnych działao ważniejsze będzie osiągnięcie celu zostawia to dużą dowolnośd wyboru osobie, która zadanie realizuje. Źródłem zadao nakładanych na pracowników mogą byd wynikające ze strategii cele i plany organizacji lub jej części, np. pionów organizacyjnych, jednostek, komórek, albo też pomysły osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary merytoryczne dyrektorów, kierowników itp. W tym pierwszym przypadku chodzi przede wszystkim o osiągnięcie celów już wcześniej postawionych zazwyczaj na wyższych szczeblach władzy w organizacji. Liczy się więc jak najdokładniejsza i najsprawniejsza realizacja zadao, które prowadzą do osiągnięcia celu. W tym drugim przypadku chodzi o pomysły np. na inny niż dotychczas sposób realizowania tych samych obowiązków. 2. Przed zleceniem zadania Zanim zadanie zostanie zlecone konkretnemu pracownikowi, należy ustalid, czy posiada on odpowiednie kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie i predyspozycje, żeby je wykonad. O powodzeniu w realizacji zadao często decyduje właściwe rozłożenie ich pomiędzy członków zespołu z uwzględnieniem kompetencji każdego z nich. Świadomośd zasobów, jakie pracownicy wnoszą do organizacji, umiejętne wykorzystywanie potencjału pracowników, ale również świadomośd ich ograniczeo, to jedne z najważniejszych wyzwao stojących przed osobami zarządzającymi. Zadania powinny wynikad z obowiązków nałożonych na pracownika w związku z zajmowanym przez niego stanowiskiem i byd zgodne z obowiązującymi regulaminami i prawem. 1
Precyzyjne formułowanie oraz przekazywanie zadao powinno sprzyjad, a także służyd lepszej organizacji pracy, poprawie efektywności i sprawności w wykonywaniu zadao poszczególnych pracowników i zespołów. Ponadto precyzyjne komunikaty i jasne, zwerbalizowane oczekiwania, niosą ze sobą korzyśd nie do przeceniania znacząco wpływają na poprawę komunikacji w układzie pracownik przełożony, a w konsekwencji służą poprawie komunikacji w całym zespole. Należy pamiętad, że poza wymienionymi powyżej korzyściami, zlecanie zadao może byd narzędziem wykorzystywanym przy motywowaniu pracowników. Dzięki rozważnemu i przemyślanemu rozplanowaniu zadao, można dad pracownikowi jasny sygnał, że jego praca, zaangażowanie i wyniki zostały zauważone i docenione, a on sam obdarzony zaufaniem oraz uznaniem przełożonego, który nie waha się przed zleceniem mu zadao trudniejszych i bardziej zaawansowanych od dotychczasowych. 3. Jak formułowad zadanie? Aby uniknąd nieprawidłowości i przykrych konsekwencji pomyłek, warto stosowad zasady formułowania celów i zadao SMART, zgodnie z którymi zadanie powinno byd: Szczegółowe należy je określad konkretnie; Mierzalne aby można było je zmierzyd, czyli liczbowo wyrazid stopieo jego realizacji; Akceptowalne aby było zgodne z obowiązkami przypisanymi do stanowiska; Realistyczne aby było możliwe do osiągnięcia; Terminowe aby był jasno określony czas realizacji. Po sformułowaniu zadania warto przeanalizowad je pod kątem zgodności z powyższymi zasadami. Jeżeli którakolwiek z nich nie została spełniona lub występują wątpliwości co do możliwości realizacji zadania, należy je sformułowad raz jeszcze. Jeżeli osobie formułującej zadanie trudno ocenid, czy zrobiła to prawidłowo, warto poprosid o opinię innego pracownika na podobnym szczeblu, do którego ma zaufanie. 4. Jak planowad zadania w czasie? Rozłożenie zadao w czasie podlegającym ocenie okresowej zależy od przełożonego. Potrzeby poszczególnych zespołów, komórek czy jednostek organizacyjnych, mogą znacząco różnid się od siebie, nie ma więc w tym zakresie uniwersalnej zasady. Poniżej przykłady możliwości zaplanowania trzech zadao, które mają byd zrealizowane w okresie podlegającym ocenie okresowej. Dotyczą różnej liczby 2
wyznaczanych zadao, o różnych czasach (punktach startowych i koocowych) ich realizacji. Początek oznacza rozpoczęcie okresu podlegającego ocenie i moment, w którym pracownik otrzymuje od przełożonego zadania. Okres podlegający ocenie oznacza czas, w jakim zadania zlecone pracownikowi są przez niego realizowane. Koniec oznacza koniec okresu podlegającego ocenie, a także moment, w którym następuje rozliczenie zleconych pracownikowi zadao. Przykład 1 Zadanie A Zadanie B Początek Zadanie C Koniec Przykład 2 Początek Zadanie A Okres podlegający ocenie ocepoczątek Zadanie B Zadanie C Koniec Przykład 3 Okres podlegający ocenie Pocz Zadanie A Zadanie B Zadanie C Początek Koniec Przykład 4 Okres podlegający ocenie ocepoczątek Początek Zadanie A Zadanie B Zadanie C Koniec Okres podlegający ocenie ocepoczątek 3
Przykład Cel: zbudowanie domu Przełożony odpowiedzialny za realizację celu musi zaplanowad pracę biorąc pod uwagę kompetencje (wiedzę, umiejętności i predyspozycje) swoich pracowników. Przed każdym z nich stawia jasno określone zadania wyznaczając na ich wykonanie odpowiedni czas. 1. 2. 3. Pierwszy pracownik musi dostarczyd materiał do budowy od przełożonego wie na kiedy i jakiego rodzaju. Drugi musi dostarczony materiał przygotowad. Wie dokładnie do kiedy ma to zrobid, aby w budowie nie było opóźnieo. Trzeci pracownik przystępuje do budowy wykorzystując dostarczony i przygotowany na czas materiał. Dzięki dobrze zaplanowanej pracy, każdy pracownik doskonale wiedział co musi zrobid i w jakim terminie. Chociaż żaden z nich nie zrobiłby tego sam, realizując zadania wyznaczone im przez przełożonego, osiągnęli wspólny cel wybudowali dom. 4
5. Najczęstsze przyczyny niepowodzeo w realizowaniu zadao Zdarza się, że chociaż zadania wydają się prawidłowo sformułowane, nie są realizowane przez pracowników. Najczęściej jest to spowodowane przez: 1) Zlecenie zadania osobie nie dysponującej odpowiednimi kompetencjami wiedzą, umiejętnościami, doświadczeniem, predyspozycjami itp., 2) Nie rozumienie przez pracownika celu, sensu realizowanych zadao, co, poza tym, że utrudnia prawidłowe wykonanie zadania, również działa bardzo demotywująco, 3) Brak narzędzi niezbędnych do wykonania zadania np. odpowiedniego programu komputerowego, 4) Zależnośd osoby, która realizuje zadanie od innych, z którymi współpraca z jakichś powodów jest utrudniona lub niemożliwa, 5) Błędne założenia np. dotyczące dostępności pewnych danych, 6) Niemożliwe do osiągnięcia cele. Przy zlecaniu zadania zawsze należy pamiętad, że aby mogło byd ono zrealizowane, musi byd odpowiednio sformułowane i trafid do osoby, która posiada odpowiednie kompetencje oraz zasoby. Przykłady niewłaściwie sformułowanych zadao: 1. Pomalowanie ścian w tym roku. Gdzie? Do kiedy dokładnie? 2. Cykliczne przygotowywanie raportów. Jakich raportów? W jakich cyklach? Na czyje potrzeby? 3. Zarchiwizowanie umów. Jakich umów? Z jakiego okresu? Do kiedy? 4. Stworzenie procedury dotyczącej głównych zadao działu. Czego konkretnie ma dotyczyd procedura? Do kiedy? 5. Przygotowywanie notatek służbowych. W jakich sytuacjach? Np. po spotkaniach roboczych działu? Ile czasu jest na przygotowanie notatki? 5
6. Monitorowanie realizacji zadao Pomimo, iż zadania mają bardziej lub mniej odległy termin wykonania, warto co jakiś czas monitorowad czy są realizowane, a także w jaki sposób i w jakim tempie. Pozwala to w porę wychwycid ewentualne nieprawidłowości, wprowadzid usprawnienia w ich wykonaniu, przekazad pracownikowi wskazówki lub porady. Nie oznacza to jednak, że pracownik ma byd przed czasem rozliczany z wykonania zadania działania te mają na celu wsparcie go w jak najlepszym wykonaniu powierzonego mu zadania w ustalonym czasie. 7. Przykładowe zadania Lp. Obowiązek wynikający z zajmowanego przez pracownika stanowiska pracy 1 Wykonywanie prac malarskich 2 Udział w projekcie ABC Zadanie nałożone na pracownika Pomalowanie ścian i sufitu korytarza na 1 piętrze budynku A-1 od 01.06.2014 r. do dnia 31.07.2014 r. osiągnięcie 90% rezultatów projektu ABC zaplanowanych na rok 2014 do dnia 31.12.2014r. 3 Archiwizacja umów których Archiwizacja 100% zamkniętych spraw z lat 2012 - obowiązywanie się zakooczyło 2013 od 30.01.2014 r., do dnia 28.05.2014 r. 4 Digitalizacja wszystkich umów Segregacja, usystematyzowanie dokumentacji, załączników a następnie skanowanie umów z lat 2003-2013 od dnia 1.02.2014 r., do 31.10.2014 r. 5 Tworzenie wzorów umów Opracowanie 5 wzorów umów na kwartał. 6 Zmiana procedowania umów Stopniowe wdrażanie w system ELO kolejnych z obiegu papierowego na jednostek 6 jednostek PWr kwartalnie. elektroniczny 7 8 9 10 11 Skrócenie czasu procesu opiniowania umów Obsługa kadrowa osób ubiegających się o pracę Prowadzenie spraw kadrowopłacowych dotyczących pracowników Działu Prowadzenie spraw kadrowopłacowych dotyczących pracowników Działu Rozliczanie faktur za usługi telekomunikacyjne Skrócenie czasu procesu opiniowania umów do maksymalnie 6 dni roboczych od 1.01.2014 r., do 31.12.2014. Kompletowanie dokumentów i przekazywanie do DZZL w terminie min. 21 dni przed datą zatrudnienia. Przygotowanie miesięcznego wykazu nieobecności (w formie imiennej listy) i przekazanie do Sekcji Płac do 1 dnia miesiąca za poprzedni miesiąc Przygotowanie zbiorczego zestawienia premii (w formie list imiennych) w terminie do 16 dnia miesiąca dla pracowników administracyjnobiurowych, do ostatniego dnia miesiąca dla pracowników fizycznych. Sporządzenie wydruków kosztów usług telekomunikacyjnych dla wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni w terminie do 10 dni od dnia otrzymania FV. 6
12 13 14 15 16 Przygotowanie danych i naliczenie wartości podatku od nieruchomości i gruntu Obsługa wniosków i podao w sprawie zakwaterowania w Domu Asystenta T-18 i Domu Doktoranta T- 7 oraz w budynku mieszkalnym przy ul. Gdaoskiej Obsługa wniosków i podao w sprawie zakwaterowania w Domu Asystenta T-18 i Domu Doktoranta T- 7 oraz w budynku mieszkalnym przy ul. Gdaoskiej Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego (KOB) w zakresie nadzoru eksploatacji obiektu i związanego z nim urządzeniami i wyposażeniem Planowanie, zamawianie i rozliczanie środków do utrzymania czystości w obiektach podległych Działowi 17 Realizacja płatności 18 Obsługa gotówkowa 19 Weryfikacja dokumentów 20 Prowadzenie rejestru dokumentów Przygotowanie danych dotyczących powierzchni zwolnionych i niezwolnionych z obowiązku podatkowego jako podstawy do naliczeo wartości podatku oraz przygotowanie deklaracji do 31 stycznia 2015. Przygotowanie zawiadomieo o decyzji Komisji do 14 dni po dacie posiedzenia Komisji. Przygotowanie skierowao na miejsca w Domu Asystenta T-18 i Domu Doktoranta T-7 do 30.09.2015. Dokonywanie stosownych zapisów w KOB do 5 dni od daty otrzymania dokumentów potwierdzających zdarzenie wymagające wpisu. Przygotowanie zbiorczych zamówieo na środki czystości do 25 dnia każdego miesiąca. 100 procent terminowych realizacji płatności (w terminach wynikających z otrzymanych dokumentów) z uwzględnieniem poprawności danych wprowadzanych do systemu bankowego w zakresie: - kwoty, - tytułu płatności, - poprawnego numeru konta bankowego, - danych odbiorcy (zgodnych z dokumentacją). Termin od 01.04.2014 do 28.02.2015. Pełna zgodnośd dokumentacji zgromadzonej pod raportem kasowym z raportem oraz zgodnośd gotówki posiadanej na stanie z kwotą wynikającą z raportu kasowego. Termin: do 01.09.2014 do 31.12.2015. Weryfikacja wszystkich spływających do jednostki dokumentów pod względem kompletności i prawidłowości rachunkowej, a także niedopuszczenie do obiegu dokumentacji z jakimikolwiek brakami. Termin realizacji od 01.04.2014 do 28.02.2015. Opracowanie przy użyciu programu MS Excel oraz bieżące uzupełnianie elektronicznego rejestru not księgowych wewnętrznych. Rejestr ma byd dostępny na dysku wspólnym jednostki. Termin realizacji od 01.08.2014 do 31.12.2014. 21 Archiwizacja akt osobowych Archiwizacja akt osobowych byłych pracowników 7
22 Prowadzenie akt osobowych 23 24 Monitowanie użytkowników biblioteki Skontrum wewnętrzne (np. księgozbioru w magazynie lub lektoryjnego, czasopism) 25 Selekcja i kasacja zbiorów PWr w terminie do 2 miesięcy od daty zakooczenia umowy. Zakładanie akt osobowych pracowników nowozatrudnionych w terminie do 2 tygodni od daty zatrudnienia. Wygenerowanie z systemu Aleph użytkowników zalegających ze zwrotem książek w okresie 2004-2007. Stworzenie monitu z liczbą książek i tytułów niezwróconych dla każdego monitowanego użytkownika. Wysyłka monitów listem poleconym. Wprowadzenie do systemu Aleph uwagi o wysłanym monicie. Wynik: Lista monitowanych użytkowników oraz wpis do ewidencji monitowanych użytkowników. Termin: od 10 do 21 marca 2014. Sprawdzenie zgodności książek na półce ze spisem inwentarzowym, wydrukiem wypożyczeo (tradycyjnych i automatycznych) oraz spisem książek przekazanych do introligatora lub do rekonwersji. Analogicznie dla czasopism sprawdzenie zgodności czasopism z prowadzoną akcesją i informacją zawartą w systemie Aleph. Wynik: Lista braków względnych i bezwzględnych. Termin: od 1 lipca do 31 sierpnia 2014. Dokonanie selekcji książek zniszczonych lub zdezaktualizowanych z zakresu sygnatur 27000 28000. Usunięcie znaków własnościowych. Przygotowanie książek (lub czasopism) do wywozu na makulaturę (lub przygotowanie na giełdę książek skasowanych). Wynik: Sporządzenie protokołu kasacji. Termin: od 1 października do 31 grudnia 2014. 8