Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 115 z dnia 23 listopada 2009 r. Rektora UŚ Zarządzenie nr 55/2009 z dnia 25 czerwca 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka w ramach Umowy nr UDA-RPSL.06.01.00-00-001/08-00. Tekst jednolity Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z działem VII pkt 4 ppkt 11 Uczelnianego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont( z późn. zm.) ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późniejszymi zmianami). Do dnia 31.12.2008 r. księgi rachunkowe prowadzone były z wykorzystaniem programu FK - UX KOMA autorstwa Koma S.A. Od dnia 01.01.2009 r. księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu ERP SAP. 2. Projekt Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka, zwany w dalszej części zarządzenia Projektem, realizowany wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zwany dalej Uniwersytetem i Akademię Ekonomiczną im. Karola Adamieckiego w Katowicach, zwaną dalej Akademią, finansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz środków własnych Uniwersytetu i Akademii. 3. Zobowiązania finansowe Uniwersytetu i Akademii, zasady przekazywania środków finansowych przez Uniwersytet i Akademię oraz koszty zarządzania Projektem określa Umowa zawarta w dniu 14 listopada 2008 r. w Katowicach.
II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 2 1. Zasada wyodrębnienia środków pieniężnych. 1) Na potrzeby Projektu zostały otwarte w ING Banku Śląskim S.A. w Katowicach dwa rachunki bankowe: 33 1050 1214 1000 0023 2871 0815 - dotacja rozwojowa - do obsługi finansowej dotacji rozwojowej zgodnie z umową o dofinansowanie (rachunek oprocentowany, obciążony prowizjami bankowymi); odsetki ( In +) pomniejszają dotację rozwojową, prowizje są wydatkiem kwalifikowanym, - KOMA - 139* - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków dotacji rozwojowej, - SAP - 13900400 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków dotacji rozwojowej, 65 1050 1214 1000 0023 3338 3699 - wkład własny - do obsługi finansowej obowiązkowego wkładu własnego Uniwersytetu i Akademii na realizację Projektu ( rachunek nieoprocentowany i bezprowizyjny), - KOMA - 139* - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków wkład własny, - SAP - 13902100 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków wkład własny. 2) W przypadku braku środków na rachunku bankowym dotacja rozwojowa Uniwersytet zasila rachunek bankowy dotacja rozwojowa z rachunku wkład własny. W przypadku braku środków na rachunku wkład własny Uniwersytet i Akademia zasilą rachunek ten środkami własnymi niezbędnymi do uregulowania wymaganych zobowiązań w wysokości po 50% każda ze stron, po uprzednim przedstawieniu Akademii przez Uniwersytet dokumentów dotyczących stanu zaawansowania realizacji Projektu. Uniwersytet zwróci Akademii zasilenie na wskazany rachunek bankowy Akademii natychmiast/niezwłocznie po przekazaniu środków przez Instytucję Zarządzającą. 2. Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. 1) W ramach prowadzonych przez Uniwersytet ksiąg rachunkowych nakłady, które zwiększają wartość środka trwałego w budowie ujmowane są na koncie 080* środki trwałe w budowie. Konto 080* środki trwałe w budowie / konto 080 syntetyka / obejmują koszty w ujęciu memoriałowym i ujmowane są analitycznie w rozbiciu na: a) nakłady /koszty / bezpośrednie przyszłego obiektu inwentarzowego, b) środki trwałe - pierwsze wyposażenie, c) wartości niematerialne i prawne, d) środki trwałe podlegające przekazaniu po realizacji Projektu innym jednostkom /np. przyłącza mediów/, e) pozostałe koszty bezpośrednie, 2
f) koszty budowy niekwalifikowane konto 080*. 2) Koszty, które nie są zaliczane do wartości środka trwałego ujmowane są na kontach 4* z wyodrębnionym obiektem CO (element PSP: FS-00-97-07-I-08-00-B) i źródłem finansowania ZFIN00000240 lub ZFIN00000250. 3) Przychody z dotacji ujmowane są według dwóch metod: a) metody kapitałowo-funduszowej, która polega na tym, że środki otrzymane z dotacji ujmowane są na koncie 84123000 Rozliczenia Międzyokresowe Przychodów Projekty Strukturalne, a następnie w okresie przyjęcia środka trwałego na stan ujmuje się jako zwiększenie funduszu zasadniczego Uczelni, b) metody wynikowej, która polega na tym, że część środków otrzymanej dotacji z konta Rozliczenia Międzyokresowe Przychodów Projekty Strukturalne 84123000 ujmuje się do przychodów w okresie poniesienia kosztów, które nie zwiększają wartości środka trwałego, przy zachowaniu zasady współmierności kosztów i przychodów oraz zasady prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. 3. Zasada ewidencji rozrachunków. Ewidencja rozrachunków Projektu prowadzona jest według poszczególnych wykonawców/ kontrahentów/ na wydzielonym dla potrzeb Projektu koncie, z wyodrębnieniem kont do ewidencji kwot zatrzymanych: - Koma - konto 200* - SAP - konto 20800000. 4. Zasada wydzielenia kont do ewidencji zobowiązań warunkowych. Ewidencja zobowiązań warunkowych zabezpieczających prawidłową realizację Projektu prowadzona jest na kontach: - Koma - konto 200* - SAP - konto 20210000. 5. Zasada wydzielenia konta do ewidencji wpływu środków. Ewidencja otrzymanych środków z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego prowadzona jest na wydzielonym dla potrzeb Projektu koncie o charakterze rozliczeń międzyokresowych: - Koma - konto 846* - SAP - konto 84123000, zl.08000001, /ZFIN 00000250 z rozliczeniem z funduszem zasadniczym. 3
6. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu ustala się, że zakres wydatków kwalifikowanych Projektu jest zgodny z umową o dofinansowanie i tylko koszty wymienione w umowie są kosztami kwalifikowanymi. ( poz. E3 umowy) 2) Roboty dodatkowe związane z realizacją Projektu są wydatkiem niekwalifikowanym. 7. Zasada postępowania z podatkiem VAT. Podatek VAT nie podlega odliczeniu i stanowi koszt kwalifikowany Projektu. 8. Zasada obsługi rachunku bankowego dotacja rozwojowa. Koszty obsługi rachunku bankowego Projektu nr 33 1050 1214 1000 0023 2871 0815 - dotacja rozwojowa - stanowią koszty kwalifikowane Projektu. 9. Zasada. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące z odsetek od środków przekazanych na rachunek bankowy dotacja rozwojowa. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu. 10. Zasada. 1) Środki własne Uniwersytetu i Akademii gromadzone są na rachunku nr 65 1050 1214 1000 0023 3338 3699, z którego realizowane będą płatności, z każdej faktury odpowiednio do udziału środków w sfinansowaniu Projektu (33, 51 % z każdej faktury). 2) Szczegółowe zasady określa Umowa, o której mowa w 1 ust. 3. 11. Zasada dokumentowania kosztów na realizację Projektu. 1) Wszelkie koszty muszą być udokumentowane fakturami VAT lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. 2) Wszelkie zakupy urządzeń/sprzętu/dostaw/robót budowlanych lub wykonanie prac muszą być potwierdzone protokołami odbioru. 12. Sprawozdawczość. 1) Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec Instytucji Nadzorującej Projekt są ustalone w umowie Projektu oraz w dokumentach programowych RPO WSL. 2) W ramach obowiązków sprawozdawczych Uniwersytet składa do Instytucji Zarządzającej RPO WSL zgodnie z umową wniosek o płatność nie częściej niż raz w miesiącu do dnia 10 każdego miesiąca oraz nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. 13. Archiwizacja. 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi 4
zawartymi we właściwych dokumentach programowych RPO WSL oraz zgodne z umową o dofinansowanie Projektu. 2. Oryginał umowy Projektowej, dokumentacja Projektu, wnioski o płatność oraz korespondencja z Instytucją Zarządzającą, w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po jego zakończeniu, przechowywane są w Biurze Projektu CIN i BA, które mieści się w Bibliotece Uniwersytetu Śląskiego przy ul. Bankowej 14 w Katowicach. 3. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu w Kwesturze, w Dziale Księgowości Głównej w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Międzynarodowych oraz w Dziale Księgowości Majątkowej. 4. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 5. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Projektu i RPO WSL segregatorach, teczkach. 6. Po upływie okresów, o którym mowa w ust. ust. 3, 4, 5 całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu. III. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 3 1. Wpływ środków od Instytucji Zarządzającej ( Zarząd Województwa Śląskiego ) na rachunek Projektu: KOMA SAP Wn konto 139*1 Wn 139 004 00 Ma konto 846 Ma 841 230 00 (1) rachunek beneficjenta Projektu 2. Wydzielenie środków własnych Uniwersytetu: Wn konto 139* 2 / r-k wyodrębniony / Wn 139 021 00 Ma konto 131*1 /r-k podstawowy / Ma 131 100 00 3. Wpływ środków od Akademii: Wn konto 139*2 Wn 139 021 00 Ma konto 200 analityka (AE) Ma 249 98 000 (3) rozrachunek wyodrębniony AE 5
4. Faktury od wykonawców: Wn konto 080 inwestycja ( środki trwałe w budowie ) analityka wg Wn 08 000 000 rodzajów nakładów na zlecenie o nr 8 000 001 Ma konto 200 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka wg Ma 208 000 00 kontrahentów ) 5. Zapłata za fakturę dotyczącą nakładów: Wn konto 200 Wn 208 000 00 Ma konto 073 EFRR (analityka dwóch rachunków bankowych) Ma 139 004 00 ( 66,49%) 139082 wkłady własne Ma 139 021 00 ( 33,51%) 202 * 139* (1) 66,49% 139* (2) 33,51% w częściach wynikających z umownej proporcji 6. Prowizje i opłaty bankowe od wyodrębnionego rachunku bankowego: Wn konto 428* Wn konto 42901001 PSP:FS-00-97-07-I-08-00-B Ma konto 139*2 (analityka rachunku bankowego wyodrębnionego) Ma 139 004 000 w częściach wynikających z umownej proporcji ( 66,49 % i 33,51% ) 7. Odsetki z tytułu oprocentowania środków na rachunku bankowym Nr 33 1050 1214 1000 0023 2871 0815: Koma SAP Wn konto 139*1 Wn 139 004 000 Ma konto 846 Ma 841 23 000 8. Zwroty środków dla Akademii: Wn konto 200 ( analityka AE) Wn 249 98 000 Ma konto 139*2 Ma 139 02 100 9. Pozostałe: a) pozostałe nakłady / koszty / kwalifikowane Projektu: Wn konto 080 Wn 080 00000 na zlecenie 8 000 001 Ma konto 139*1 Ma 139* 080 139 * (2) b) nakłady / koszty / niekwalifikowane Projektu: Wn konto 080* Wn 080 00000 na zlecenie 8 000 001 Wn konto 200 Wn 208 00000 Ma konto 200 Ma 208 00000 Ma konto 131*1 Ma 131*1 Koszty niekwalifikowane nie ujęte we wniosku o dofinansowanie bądź przekraczające zabudżetowaną we wniosku kwotę zwiększa wartość środka trwałego, ale płacone przez Uniwersytet ze 131 (1) nie podlegają refundacji ale winny być solidarnie poniesione z Akademią. 6
c) koszty kwalifikowane, które zgodnie z odrębnymi przepisami nie są zaliczane do kosztów budowy środka trwałego: WN konto kosztów 4* - z elementem PSP: FS-00-97-07-I-08-00-B MA 208 0000, d) przeksięgowanie części dotacji do wysokości poniesionych kosztów nie zaliczonych do wartości budowy środka trwałego (w umownej proporcji 66,49 % i 33,51%) do przychodów w bieżącym okresie: WN 84123000 Rozliczenia Międzyokresowe Przychodów Projekty Strukturalne, MA 70104052 Przychody na realizację Projektów z Funduszy Strukturalnych. 10. Przeksięgowanie środków otrzymanych z dotacji oraz wpływów z udziałów na inwestycję wspólną z Akademią na zwiększenie funduszu zasadniczego Uczelni w dacie zakończenia i oddania do użytkowania inwestycji ( środka trwałego): Wn konto 846 Wn 841 23 000 Ma konto 802 Ma 802 19 000. IV. ROZLICZANIE BUDOWY ŚRODKA TRWAŁEGO PROJEKTU 1. Przyjęcie do eksploatacji środka trwałego ( ½ ruchomości ): protokół OT / 50% Wn 010 01000 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 001 4 2. Przekazanie współwłasności środka trwałego Akademii: w 50 % - protokół PT lub OT i PT Wn 249 980 00 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 001 Wn 249 980 00 Ma 249 980 00 3. Przyjęcie samoistnie działających środków trwałych ( ½ wartości): w 50 % - protokół OT Wn 010 01 000 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 001 4. Przekazanie Akademii środków trwałych działających samoistnie: w 50 % - protokół PT lub OT i PT Wn 240 980 00 Ma 08 000 000 na zlecenie 8 000 001 5. Przekazanie z mocy prawa obiektów zakończonych ( przyłącza mediów innym jednostkom): Wn 761 Wn 802 219 000 Ma 080 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 001 7
6. Odpisanie w koszty kosztów budowy bez efektu gospodarczego: Wn 802 219 000 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 001 7. Przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych pozyskanych w wyniku zakończenia budowy: OT 50% UŚ Wn konto 020 Wn 020 00000 Ma konto 080 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 001 PT 50% AE Wn konto 020 Wn 020 00000 Ma konto 080 Ma 080 00000 na zlecenie 8 000 001 8. Zobowiązania wekslowe: - Weksel wystawiony na Urząd Marszałkowski ewidencja pozabilansowa - Weksel otrzymany z Akademii ewidencja pozabilansowa 9. Wycena środka trwałego w budowie: Środki trwałe w budowie wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich wytworzeniem, pomniejszonych o odpis z tytułu trwałej utraty wartości. V. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH PROJEKTU 5 1. Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunkach bankowych dotyczących realizacji Projektu oraz sald należności i zobowiązań. 2. Ogół nakładów na budowę środka trwałego na dzień bilansowy inwentaryzowany jest metodą weryfikacji salda poprzez szczegółową identyfikację kosztów i porównania z zapisami na koncie środki trwałe w budowie, a potwierdzenie weryfikacji następuje w protokole potwierdzonym przez inspektora nadzoru, odpowiedzialnego za realizację zadania. VI. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 6 1. Dokumenty księgowe są opisywane i zatwierdzane zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem, zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej. 2. Faktury (lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej z fakturą) powinny zawierać w opisie: - numer umowy/decyzji o dofinansowanie Projektu, 8
- numer i nazwę Projektu, - opis związku wydatku z Projektem - należy zaznaczyć w opisie, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu odnosi się wydatek opisany fakturą, - informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej - jeśli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu, - podstawę prawną zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych - jeżeli dany wydatek pod nią podlega, - należy uwzględnić czy wydatki są objęte cross - financingiem, czy dotyczą wydatków poniesionych na zakup gruntów lub na mieszkalnictwo, oraz czy są rozliczane ryczałtowo, - procent współfinansowania z RPO i innych środków (wydatek współfinansowany w XX% z RPO WSL i w XX% ze środków własnych beneficjenta/innych środków). 3. Opis dokumentu księgowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 7 Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 30 z dnia 14 kwietnia 2003 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim. 8 Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 7 z dnia 27 lutego 2007 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 9