ROZDZIAŁ 2 RAKSSQL Sprzedaż
Spis treści Szybka sprzedaż 2-1 Szybka sprzedaż tryb magazynowy... 2-2 Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy... 2-5 Faktura 2-7 Faktura VAT z dok. magazynowym... 2-7 Wyszukiwanie dokumentów zawierających artykuł 2-19 Faktura VAT bez dok. magazynowego... 2-20 Paragon 2-23 Paragon z dok. magazynowym... 2-23 Wystawianie faktur VAT do istniejących paragonów 2-29 Paragon bez dok. magazynowego... 2-31 Faktura eksportowa 2-33 Faktura eksportowa z dok. magazynowym... 2-33 Faktura eksportowa bez dok. magazynowego... 2-40 Faktura WDT 2-41 Faktura WDT z dok. magazynowym... 2-42 Faktura WDT bez dok. magazynowego... 2-43 Korekty 2-45 Korekta do faktury VAT z dok. magazynowym... 2-45 Korekta do faktury VAT bez dok. magazynowego... 2-53 Korekta do faktury zaliczkowej... 2-54 Korekta do faktury niezarejestrowanej w systemie... 2-55 Faktury zaliczkowe 2-57 Faktury zaliczkowe... 2-57 Korekta FV zaliczkowej... 2-62 Tax Free 2-69 Zwrot VAT dla podróżnych... 2-69 Generator cen 2-75 Tworzenie cennika towarów i usług... 2-75 Aktualne ceny sprzedaży 2-83 Kartoteki 2-85 Kontrahenci... 2-86 Zakładanie grupy kontrahentów 2-86 Dodawanie kontrahenta 2-89 Ustawienia alternatywne 2-95 Edycja i usuwanie kontrahenta 2-99 Import z DBF... 2-99 Towary...2-102 Zakładanie grupy towarów 2-102 Dodawanie towaru 2-106 Opakowania zwrotne 2-112 Rozmiary oraz ustawienia alternatywne dla towaru 2-113 Edycja i usuwanie towaru z magazynu 2-115 Receptury...2-115 Tworzenie receptury 2-116 Edycja i usuwanie receptury 2-119 Filie...2-119 Lokalizacje towarów...2-121 Słowniki 2-122 Kody dokumentów...2-122 Sprzedaż 2-124 Jednostki miar...2-129 Rozmiary...2-130 Rodzaje cen...2-131 Rodzaje rabatów...2-133 Opakowania zbiorcze...2-134 Dodatkowe koszty importu...2-136 Rodzaje transakcji...2-138 Rodzaje transportu...2-140 Warunki dostaw...2-141 Sposoby zapłaty...2-143 Metody płatności...2-145 Stawki VAT...2-145 Waluty...2-146 Tabele kursowe...2-147 Wzorce opisów...2-149 Znaczniki...2-151 Tabele odsetek...2-152 Państwa...2-153 Zestawienia 2-156 System wydruków...2-156 System fiskalizacji...2-165
Szybka sprzedaż Funkcja Szybka sprzedaż umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży: faktur oraz paragonów przyspieszonym systemem. Używana jest przede wszystkim przy sprzedaży detalicznej z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych, a w przyszłych wersjach również wag elektronicznych. O tym, czy dokumentem szybkiej sprzedaży będzie paragon, czy faktura decyduje użytkownik podczas wprowadzania dokumentu. Jeśli użytkownik wybierze kontrahenta program potraktuje dokument jak fakturę, jeśli pole z nazwą kontrahenta zostanie pominięte utworzy się paragon. W programie znajdują się dwa rodzaje szybkiej sprzedaży: Szybka sprzedaż tryb magazynowy Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy Różnica między nimi jest taka, że podczas wystawiania szybkiej sprzedaży tryb magazynowy - towar musi być na stanie magazynowym, natomiast podczas wystawiania szybkiej sprzedaży tryb bezmagazynowy - towaru może nie być w magazynie gdyż nie sprawdzany jest stan magazynowy. "Szybka sprzedaż tryb magazynowy" powiązana jest z dokumentem wydania towaru, który wystawiony jest automatycznie, (chyba że dotyczy sprzedaży usług). "Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy" nie powiązany jest z żadnym dokumentem magazynowym. Wystawienie dokumentu wydania towaru wymaga od użytkownika użycia specjalnej opcji "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] w opcji "Sprzedaż/Sprzedaż". Sprzedaż 2-1
Szybka sprzedaż tryb magazynowy Aby wystawić dokument szybkiej sprzedaży tryb magazynowy należy: 1. Uruchomić opcję Sprzedaż/ Szybka sprzedaż tryb magazynowy 2. Domyślnie otwiera się okno: Numer dokumentu pojawia się automatycznie po zatwierdzeniu pierwszej pozycji asortymentowej Sposób zapłaty Jeśli odbiorca jest wskazany -- dokumentem szybkiej sprzedaży będzie faktura. Informacja o dostawach towaru z faktury Wyszukiwanie pozycji po indeksie, nazwie lub kodzie kreskowym Jeśli artykuł ma opakowanie zbiorcze wybieramy rodzaj opakowania Przejdż do trybu pełnego okna Domyślnie pojawia się okno do wystawiania faktury. Jeśli użytkownik pominie pole z nazwą odbiorcy i przejdzie do wprowadzania pozycji asortymentowej, program przejdzie do wystawiania paragonu. Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Szybka sprzedaż Faktura zostanie omówiona w poniższej tabeli. 2-2 Sprzedaż
Tabela 1 Informacje w oknie Szybka sprzedaż Faktura : Znaczenie Szybka sprzedaż Faktura Data Zawsze bieżąca data. Pole nieaktywne, nie można tu nic wpisać. Wypełnia się automatycznie po wybraniu pierwszej pozycji asortymentowej. Numer skrócona odbiorcy Sposób płatności Data płatności Pozycje Pozycje asortymentowe Numer dokumentu sprzedaży: faktury lub paragonu. Jeśli użytkownik wybierze odbiorcę, program potraktuje ten dokument jak fakturę. Jeśli pominiemy pole z nazwą skróconą odbiorcy, pojawi się tu automatycznie numer paragonu. Numeracja dokumentów jest automatyczna na podstawie ustawień kodu dokumentu magazynowego. Pole to jest nieaktywne i nie można go zmienić. Numer dokumentu pojawia się po zatwierdzeniu pierwszej pozycji asortymentowej. kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument szybka sprzedaż. Nazwę odbiorcy wpisujemy ręcznie lub wybieramy z listy kontrahentów po naciśnięciu na przycisk. Można wprowadzić nowego kontrahenta - przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów. Program przeniesie związane z nim informacje na dokument, tj.: numer NIP, kod kreskowy, rodzaj ceny, sposób płatności, rodzaj rabatu. Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: skrócona odbiorcy NIP odbiorcy Kod kreskowy odbiorcy Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna, program otworzy kartotekę kontrahentów. Od wypełnienia tej pozycji zależy rodzaj wystawianego dokumentu. Jeśli wpiszemy nazwę odbiorcy program potraktuje dokument szybkiej sprzedaży jak fakturę, jeśli pominiemy to pole i nie wprowadzimy kontrahenta wystawiony zostanie paragon. Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie sprzedaży. Jeśli wybierzemy odbiorcę sposób zapłaty przeniesiony zostanie z kartoteki kontrahenta. Jeśli wystawiamy paragon sposób zapłaty wybieramy po uruchomieniu przycisku. Sposoby płatności pobierane są wówczas ze słownika sposobów zapłaty. Data płatności wyliczana przez program automatycznie na podstawie wybranego sposobu zapłaty. W pozycji Identyfikator wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki towarów artykuł lub usługę. Program umożliwia wyszukanie towaru (klawisze ) po: Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta Indeksie 2 Nazwie własnej Sprzedaż 2-3
Tabela 1 Pozycje: Informacje w oknie Szybka sprzedaż Faktura (ciąg dalszy): Znaczenie Pozycje asortymentowe c.d. Dostawy: Dostawy Program umożliwia wyszukanie towaru (klawisze ) po: Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym Domyślnie ustawiona jest ilość 1". Pole z ilością jest zablokowane, jeśli chcemy zmienić ilość należy nacisnąć klawisz [Scroll Lock] z klawiatury lub zaznaczyć opcję "Włącz edycję ilości". Przechodzenie między pozycjami oraz zatwierdzanie pozycji asortymentowych odbywa się na naciśnięciu klawisza [Tab] (tabulatura z klawiatury). Jeśli z kartoteki wybierzemy licencję uaktywni się pole Nr licencji". Numer licencji wpisujemy z ręki. Po uruchomieniu przycisku [RECEPTURA] wybieramy recepturę na dokument sprzedaży. Po uruchomieniu [DODAJ] wybieramy pozycję z kartoteki towarów. Po zatwierdzeniu pojawi się okno do wprowadzania pozycji (tak jak przy zwykłej sprzedaży). Program sprawdza dostawę każdego towaru podczas jego wyboru. Jeśli okaże się, że dostawa towaru była późniejsza niż wystawiany dokument szybkiej sprzedaży lub towaru nie ma w magazynie, nie pozwoli wystawić dla niego dokumentu sprzedaży. Informacja o dostawach znajduje się na specjalnej zakładce "Dostawy". Program pilnuje by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu. Jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat. Ceny sprzedaży definiowane są w cenniku - opcja Sprzedaż/ Cenniki. Jeśli dokumentem szybkiej sprzedaży jest faktura, cena zakupu, rodzaj rabatu oraz sposób płatności pobierane są z kartoteki kontrahenta. Jeśli dokumentem szybkiej sprzedaży jest paragon, dane pobierane są z parametrów firmy. Po uruchomieniu przycisku [ANULUJ] mamy do wyboru dwie możliwości: Anuluj dokument i zamknij okno Anuluj dokument Ponieważ w opcji "Sprzedaż/ Szybka sprzedaż..." odbywa się jedynie wystawianie dokumentów, ich przeglądanie możliwe jest w opcji "Sprzedaż/Sprzedaż". Dokumenty szybkiej sprzedaży (faktury, paragony) znajdują się razem z innymi dokumentami płatności wystawionymi w zwyczajny sposób. Dokumenty WZ wygenerowane podczas szybkiej sprzedaży można znaleźć na liście dokumentów wydania zewnętrznego w opcji "Magazyn/Rozchody zewnętrzne" lub po naciśnięciu klawiszy [Ctrl + F7]. 2-4 Sprzedaż
Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy Aby wystawić dokument szybkiej sprzedaży tryb bezmagazynowy należy: 1. Uruchomić opcję Sprzedaż/ Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy 2. Domyślnie otwiera się okno: Informacja o wystawianym dokumencie Numer dokumentu pojawia się automatycznie po zatwierdzeniu pierwszej pozycji asortymentowej Sposób zapłaty Jeśli odbiorca jest wskazany dokumentem szybkiej sprzedaży będzie faktura. Wyszukiwanie pozycji po indeksie, nazwie lub kodzie kreskowym Jeśli artykuł ma opakowanie zbiorcze wybieramy rodzaj opakowania Naciśnij, aby przejśc do trybu pełnego okna Procedura wystawiania dokumentu szybkiej sprzedaży w trybie bezmagazynowym i w trybie magazynowym jest taka sama. "Szybka sprzedaż w trybie bezmagazynowym" nie powiązana jest z żadnym dokumentem wydania towaru. Wystawienie dokumentu WZ wymaga od użytkownika użycia specjalnej opcji "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] w opcji "Sprzedaż/Sprzedaż". Szybka sprzedaż w trybie bezmagazynowym nie wymaga posiadania towaru w magazynie. Dokument można wystawić nawet wtedy gdy magazyn jest pusty. Do wygenerowania WZ konieczne jest już posiadanie w magazynie towaru. Inaczej dokument WZ nie zostanie wygenerowany. Sprzedaż 2-5
2-6 Sprzedaż Po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] przy wystawianiu dokumentu Szybkiej sprzedaży, można przejść do trybu pełnego okna. Pojawia się wówczas dokument który posiada zakładki: Pozycje, Rozliczenia, Uwagi, Znaczniki, Załączniki. Dokument Szybkiej sprzedaży takich informacji nie posiada i nie można ich wprowadzić. Znajduje się tam jedynie zakładka z informacjami o pozycjach.
Faktura Faktura jest jednym z ważniejszych i najczęściej wystawianych oraz drukowanych dokumentów sprzedaży. W programie można wystawić dwa rodzaje faktury VAT: Faktura VAT z dokumentem magazynowych oraz Faktura VAT bez dokumentu magazynowego. Faktura VAT z dok. magazynowym Aby wystawić fakturę magazynową, w magazynie musi się znajdować potrzebna ilość towaru. Podczas wystawiania sprawdzany jest stan magazynowy oraz automatycznie generowany dokument wydania WZ. Drugim rodzajem faktury wystawianym w programie jest faktura VAT bez dokumentu magazynowego. Faktura ta została opisana w dalszej części niniejszej instrukcji. Aby wystawić Fakturę VAT z dokumentem magazynowym należy: 1. Uruchomić opcję Sprzedaż /Sprzedaż 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję Dodaj fakturę VAT z dokumentem magazynowym 4. Pojawi się okno: Sprzedaż 2-7
Kontrahent z listy kontrahentów Kod dokumentu sprzedaży Numer FV wygenerowany na podstawie wybranego kodu Informacje o dostawach danego towaru Skojarzone dokumenty WZ z wystawianą fakturą sprzedaży Nadaj rabat dla całego dokumentu. Przepisz znaczniki do skojarzonych WZ Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy] zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 1 Data sprzedaży: Data sprzedaży Informacje w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy : Znaczenie Data sprzedaży towaru. Domyślnie bieżąca data. Datę można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza po naciśnięciu przycisku. Odbiorca: Odbiorca kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura. W pozycji skrócona odbiorcy wybieramy odbiorcę (przycisk - po kliknięciu na polu ) lub, jeśli istnieje taka potrzeba wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów). 2-8 Sprzedaż
Tabela 1 Odbiorca: Odbiorca Informacje w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy] : Znaczenie kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura. W pozycji skrócona odbiorcy wybieramy odbiorcę (przycisk - po kliknięciu na polu ) lub, jeśli istnieje taka potrzeba wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów). Po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Po wybraniu kontrahenta z listy program przeniesie jego dane na dokument, tj.: numer NIP, kod kreskowy, nazwa skrócona płatnika, rodzaj ceny, osoba upoważniona, rodzaj rabatu, akwizytor. Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: skrócona odbiorcy, NIP odbiorcy, Kod kreskowy odbiorcy. Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna program otworzy kartotekę kontrahentów. Nabywca: Nabywca firmy będącej płatnikiem pobierana z kartoteki kontrahentów, proponowana na dokumentach sprzedaży. Domyślnie, płatnikiem i nabywcą jest odbiorca, jeśli nie ustawimy inaczej w kartotece kontrahenta - Ustawienia domyślne - płatnik. Można wybrać nabywcę z listy (przycisk ), program ściągnie jego wartości domyślnie dotyczące ceny sprzedaży, skrótów alternatywnych, waluty, rabatu itd. Osoba upoważniona: Osoba upoważniona Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu faktury. Lista dostępna jest po naciśnięciu przycisku. Akwizytor: Akwizytor Domyślny akwizytor przypisany do płatnika. Akwizytora można wybrać z listy. Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie. Dokument: Kod dokumentu Domyślny kod dokumentu sprzedaży. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż, będzie można go tu podać ( przycisk ). W programie, jeśli zaistnieje potrzeba można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów płatności, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji Kody dokumentów magazynowych. Domyślny kod dokumentu sprzedaży znajduje się w opcji Kartoteki\ Magazyny zakładka Domyślne kody dokumentów. Sprzedaż 2-9
Tabela 1 Dokument: Numer Data wystawienia Sygnatura Informacje w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji maska, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu. Data wystawienia dokumentu, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Istnieje możliwość wpisania dowolnej własnej sygnatury. Numer ten będzie drukowany na dokumencie. Płatność: Sposób płatności Termin płatności Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie płatności. Jeśli w kartotece kontrahenta ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie. Jeśli nie, należy wybrać odpowiedni sposób płatności (przycisk ). Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty. Data płatności wyliczana przez program automatycznie na podstawie wybranego sposobu zapłaty. Waluta: Tabela kursowa Wyliczanie wartości dokumentu: Numer tabeli kursowej, zawiera odpowiedni dla wybranej waluty kurs na określony dzień. Jeśli wydajemy towar w obcej walucie, należy sprawdzić (ewentualnie ustawić) walutę na dokumencie. W każdym miejscu w programie, gdzie pojawia się waluta, użytkownik może ją przeliczyć na inną walutę. Podczas wprowadzania dokumentu, program na podstawie Daty wystawienia automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej (pole Daty ważności w tabelach). Tabelę kursową można zmienić (przycisk ).Tabele kursowe maja także znaczenie, jeśli prowadzone są cenniki walutowe. Pomagają wtedy przeliczyć cenę sprzedaży towaru z waluty ceny katalogowej na walutę dokumentu. Sposób liczenia Sposób naliczania podatku VAT dostępny po naciśnięciu przycisku. Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.) mamy trzy warianty obliczania podatku: a) od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek. b) jako suma wartości poszczególnych pozycji. Sprzedawca może określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto, 2-10 Sprzedaż
Tabela 1 Informacje w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Sposób liczenia Grupowanie pozycji: Grupowanie pozycji Ceny i rabaty: Rodzaj ceny Kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru: KP = (WB SP)/(100 + SP) gdzie: KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług, Sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych. Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem, lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy, numerem seryjnym sprzedaży, uwagami, ceną zakupu. Mogą być sklejane pozycje które maja te same indeksy wg kontrahenta. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ). Grupowanie może być domyślnie włączone/wyłączone w opcji ( Kartoteki/Magazyny na zakładce Grupowanie ). Domyślny wariant ceny proponowany na dokumentach sprzedaży (np. cena detaliczna) na podstawie kartoteki kontrahenta. Rodzaj ceny pobierany jest dla płatnika, jeśli płatnikiem nie jest tenże odbiorca. Cena wyliczana jest według określonego sposobu. W polu Rodzaj ceny, program sprawdza, czy płatnik przypisany do dokumentu ma określony rodzaj ceny sprzedaży. Jeżeli tak, to pobiera z kartoteki kontrahentów jego identyfikator i wpisuje do główki dokumentu. Jeżeli nie to sprawdza czy w zmiennej globalnej, domyślny rodzaj cen został określony, i przypisuje go do dokumentu. Jeżeli żaden z wymienionych warunków nie został spełniony program pozostawi to pole puste. Użytkownik niezależnie od działań programu, zawsze może wybrać dowolny rodzaj cen (przycisk ). Podczas dodawania do faktury poszczególnych towarów, program sprawdza, czy na dany towar kontrahent ma określoną cenę indywidualną. Jeśli nie, program sprawdza, czy w główce dokumentu wybrano jakiś rodzaj ceny sprzedaży. Jeśli tak, podpowiada go, jeśli nie, pobiera cenę z opcji programu. Jeśli zaznaczone jest pole Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną program sprawdza, czy na daną dostawę towaru została określona cena promocyjna, jeśli tak, używa jej. Jeśli zostanie wybrany rodzaj cen sprzedaży wyliczany na bieżąco od cen zakupu, kontrolki pozwalające na pisanie wartości cen sprzedaży zostaną zablokowane, wyświetlą się zerowe ceny, a program wyliczy właściwe ceny przy dopisywaniu każdej dostawy do pozycji dokumentu. Program pilnuje, by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu, jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat. Sprzedaż 2-11
Tabela 1 Ceny i rabaty: Rodzaj ceny: Rodzaj rabatu Informacje w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Jeśli zaznaczone jest pole Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną program sprawdza, czy na daną dostawę towaru została określona cena promocyjna, jeśli tak, używa jej. Jeśli zostanie wybrany rodzaj cen sprzedaży wyliczany na bieżąco od cen zakupu, kontrolki pozwalające na pisanie wartości cen sprzedaży zostaną zablokowane, wyświetlą się zerowe ceny, a program wyliczy właściwe ceny przy dopisywaniu każdej dostawy do pozycji dokumentu. Program pilnuje, by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu, jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat. Domyślny rodzaj rabatu z kartoteki kontrahenta -dla płatnika. Jeśli w kartotece nie ma wprowadzonego rabatu, rabat pobierany jest z opcji firmy. Użytkownik zawsze może cenę ostateczną zmienić naciskając przycisk. Zmiana tytułu rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu, jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów. Istnieje możliwość naliczania rabatu progowego, w tym celu w słowniku rabatów należy zdefiniować wartości poszczególnych progów oraz określić wysokość rabatów w tych progach. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Słowniki. Jeśli zostanie wybrany tutaj rabat progowy, to nie będzie możliwości wyboru/ zmiany rodzaju rabatu w pozycjach dokumentu, a wartość rabatu dla dokumentu zostanie obliczona podczas jego zapisu. Pozycje dokumentu: Pozycje: Dostawy: Dostawy Informacje o: towarze, licencji, usłudze, recepturze, po imporcie z zamówienia lub po skojarzeniu z dokumentem WZ. Po naciśnięciu przycisku [DODAJ] wybieramy odpowiednią pozycję asortymentową. Informacja zawiera: nazwę towaru, typ, wydawaną ilość towaru, jednostka miary wybranego towaru, cena sprzedaży, rabat, cena netto, VAT, cena brutto, cena netto w zł., rozmiar, cena zakupu, data zakupu, nr dok wejścia (np. PZ 00001), prowizja akwizytora, numer seryjny, PKWIU, waga netto, waga brutto, oraz indeks i nazwę wg oznaczeń kontrahenta. Podczas dodawania towaru [DOPISZ ARTYKUŁ] pojawi się okno ze stanem magazynowym w którym należy wskazać sprzedawaną pozycję. Jeśli dopisujemy towar przez kartotekę artykułów [DOPISZ POPRZEZ KARTOTEKĘ ARTYKUŁÓW] program sprawdza stan magazynowy wybranego towaru, a jeśli w magazynie nie ma żądanego towaru lub wszystkie dostawy są późniejsze niż data wydania - pojawi się stosowny komunikat i towar nie dopisze się do dokumentu. Podczas dopisywania usługi [DOPISZ USŁUGĘ] pojawia się kartoteka usług. Podczas sprzedaży usług nie jest sprawdzany stan magazynowy i nie jest generowany dokument wydania WZ. Na tej zakładce znajdują się informacje o dostawach danego towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy pochodzi dany towar. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej. 2-12 Sprzedaż
Tabela 1 Dostawy: Dostawy Informacje w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o wydanej (z danej dostawy) ilości i jednostce miary tego towaru. Rabacie i cenie netto, cenie brutto i cenie po rabacie, cena zakupu, numer seryjny, termin przydatności, lokalizacja, waga netto i brutto, prowizja akwizytora oraz rozmiar towaru. Na tej zakładce można wykonywać te same operacje (dodawać, poprawiać, usuwać pozycje asortymentowe dokumentu) co na zakładce "Pozycje". Wydania towaru: Skojarzone dokumenty WZ Faktura z dokumentem magazynowym automatycznie generuje dokument wydania WZ. Dotyczy to jedynie towaru, na usługę nie generowany jest dokument WZ. Usługi nie posiadają stanu magazynowego. Jeśli faktura jest na towar i usługę dokument WZ zostanie utworzony tylko na towar. Na zakładce Wydania zewnętrzne" znajduje się wygenerowany przez program numer WZ. Do faktury VAT magazynowej można zaimportować towar z dokumentu WZ (nie dotyczy usług). Należy wybrać tu przycisk [SKOJARZ]. Po uruchomieniu przycisku [SKOJARZ] pojawi się lista nie powiązanych dokumentów wydania towaru. Wskazujemy dokument WZ i zatwierdzamy. Program zaimportuje na FV wszystkie pozycje z dokumentu WZ. Pojawi się numer skojarzonego dokumentu WZ. Błędnie wskazany dokument źródłowy można usunąć po uruchomieniu przycisku [USUŃ]. Podczas kojarzenia dokumentu sprzedaży z WZ może pojawić się okno w którym należy wybrać sposób przeliczania ceny. Rozliczenia: Informacja o formie rozliczenia faktury sprzedaży. Jeśli dokument rozliczono w sposób natychmiastowy, podczas wprowadzania jej do systemu, danych tych nie będzie można poprawić. Jeśli dokument rozliczono dowolnym rozrachunkiem lub dokumentem kasowym dane dotyczące rozrachunku można poprawić lub usunąć (dostępne będą klawisze [DODAJ], [USUŃ], [EDYTUJ]). Uwagi: Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą zostać przeniesione z wzorca opisów po uruchomieniu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu. Znaczniki: Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Sprzedaż 2-13
Tabela 1 Znaczniki: Informacje w oknie Faktura VAT (ciąg dalszy): Znaczenie Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami. 5. Dodawanie pozycji asortymentowej następuje po uruchomieniu przycisku [DODAJ]. Należy wówczas wybrać odpowiednią pozycję: Artykuł Usługa Receptura Import pozycji z zamówienia Dopisz poprzez kartotekę artykułów Po wybraniu pozycji [Dopisz poprzez kartotekę artykułów] program otwiera kartotekę towarów. W kartotece mogą znajdować się towary, których aktualnie nie ma na stanie magazynowym. Inaczej jest, jeśli wybierzemy opcje [Dopisz artykuł] - otwiera się okno z listą artykułów w magazynie. Wystawiając fakturę z dokumentem magazynowym sprawdzany jest stan magazynowy, a jeśli okaże się że danego towaru nie ma w magazynie lub dostawa tego towaru jest późniejsza niż data wydania, pojawi się stosowny komunikat i towar nie zostanie sprzedany.do faktury z obsługa magazynu automatycznie generowany jest dokument WZ. Na usługę nie jest generowany dokument wydania WZ. Usługi nie posiadają stanu magazynowego i w związku z tym nie ma potrzeby wystawiania dokumentu rozchodu. Inaczej jest gdy wystawiamy fakturę bez dokumentu magazynowego. Podczas wystawiania tej faktury program nie sprawdza stanu magazynowego, dlatego towar zawsze będzie można sprzedać (nawet wtedy, gdy tymczasowo nie ma go w magazynie), ale aby wygenerować do niej dokument WZ towar musi już być w magazynie. Dodawanie: towaru, receptury oraz import z zamówienia do faktury został szczegółowo opisany w części dotyczącej dokumentu wydania zewnętrznego - WZ. Jeśli użytkownik doda usługę pojawi się okno: 2-14 Sprzedaż
Wybierz usługę Wybierz cenę katalogową Cena netto/brutto zależy od sposobu liczenia wartości dokumentu z główki Naciśnij klawisz aby porównać ilości/ ceny własne i kontrahenta. Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Dopisywanie usługi zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 2 Informacje w oknie Dopisywanie usługi : Znaczenie Pozycja dokumentu sprzedaży: Identyfikator Ilość artykułu: Opakowań zbiorczych Jednostka własna W pozycji Identyfikator wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki usługę. Program umożliwia wyszukanie usługi (klawisze ) po: Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta Indeksie 2 Nazwie własnej Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym Usługi nie posiadają opakowań zbiorczych, dlatego pole to jest nieaktywne. Sprzedawana ilość usługi (w jednostkach miary np. godzina, minuta), domyślnie jeden. Sprzedaż 2-15
Tabela 2 Informacje w oknie Dopisywanie usługi (ciąg dalszy): Znaczenie Cena katalogowa: Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto/ netto Cena przed rabatem Rabat: Rodzaj rabatu Rabat Cena sprzedaży: Cena netto Stawka VAT Cena brutto Numery seryjne: Sprzedaży Prowizja akwizytora: Prowizja Uwagi: Uwagi Cena katalogowa brutto /netto pobierana jest w następującej kolejności: 1. Jeśli kontrahent ma określoną na dany asortyment cenę indywidualną, to zostaje ona wybrana. 2. Jeśli nie istnieje cena indywidualna, to pobierany jest rodzaj ceny z główki dokumentu. 3. Jeśli w główce nie jest określony rodzaj cen sprzedaży, to wybierany jest ten określony w opcjach firmy. Cena katalogowa zależy od sposobu liczenia ustawionego w główce dokumentu ( od brutto lub od netto ). Rodzaj ceny można zmienić (przycisk ) lub wprowadzić nową cenę - otwierając słownik rodzajów cen (przycisk ) lub cenę wpisać ręcznie. Cena katalogowa pobierana jest z aktualnego zatwierdzonego i zapisanego cennika. Cena katalogowa dotyczy wszystkich usług. Jeśli cena katalogowa jest w tej samej walucie, co dokument sprzedaży, to pole cena przed rabatem będzie takie same jak cena katalogowa. Jeśli cena katalogowa jest w innej walucie niż dokument, to najpierw zostanie przeliczona na PLN wg. tabeli kursowej określonej w główce dokumentu, a następnie znów przeliczona na walutę dokumentu z użyciem kursu podanego w główce. Rabat dla pozycji przepisuje się z główki dokumentu. Jeśli w główce nie ma rabatu, to domyślnie jest ustawiona wartość rabatu z kartoteki towaru lub z opcji firmy. Rabat można zmienić, podobnie jak cenę po przez wybór innej pozycji (przycisk ) Korzystając ze słownika rabatów można wprowadzić nowy rabat (przycisk ) lub można wpisać procentową wartość rabatu ręcznie. Cena netto jest ceną usługi bez podatku VAT po uwzględnieniu rabatu. Domyślna wysokość stawki VAT wprowadzana przy dodawaniu usługi do kartoteki towarów i podpowiadana przy dopisywaniu usługi na dokument. Może być wybrana z listy słownika stawek VAT przez naciśnięcie lub. Cena brutto jest ceną usługi z naliczonym podatkiem VAT. Numer seryjny można nadać dla dowolnego rodzaju artykułu w dowolnym dokumencie. Numer seryjny Sprzedawcy można go podawać jedynie na WZ, PA, FS, FE, WDT i KS. Przechowywany jest w magazynie tylko wtedy, gdy towar wrócił na skutek Korekty Sprzedaży. Pole z numerami dostępne są na wydrukach. Prowizja akwizytora pobierana jest z główki dokumentu, lecz dla każdej pozycji może być wpisana ręcznie. Uwagi o usłudze 2-16 Sprzedaż
Tabela 2 Informacje w oknie Dopisywanie usługi (ciąg dalszy): Zamknij okno po zapisie pozycji Znaczenie Po zaznaczeniu tej opcji za każdym razem po wprowadzeniu usługi trzeba otwierać nowe okno do wprowadzania kolejnej pozycji. Jeśli opcja nie jest zaznaczona po zapisaniu usługi okno nie jest zamykane można wprowadzać kolejną usługę. Po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] pojawia się okno, w którym porównywane są ilości i ceny własne z ilościami i cenami kontrahenta. Jeśli kontrahent nie posiada ustawień alternatywnych ceny własne oraz ceny kontrahenta będą takie same. Ceny i jednostki kontrahenta pobierane są z ustawień alternatywnych. Ceny własne z aktualnego cennika. Jednostka własna pobierana jest z kartoteki towaru. Uruchamiając klawisz [OPERACJE] program umożliwia wyświetlanie: Ilości i cen własnych Ilości i cen kontrahenta Istnieje możliwość porównania obu tych cen i jednostek miar. Ilość własna Ilość kontrahenta Wartość własna Wartość kontrahenta Porównanie oby tych cen i ilości jest konieczne, ponieważ wartości wyliczone w jednostkach własnych mogą się nieznacznie różnić od wartości wyliczanych w jednostkach kontrahenta. Chodzi tu szczególnie o zaokrąglenia. Sprzedaż 2-17
Na wydrukach dokumentów wszystkie ceny, ilości i wartości dostępne są dwukrotnie: własne i w jednostkach kontrahenta. Usługi nie posiadają stanu magazynowego. Faktura na usługę nie generuje dokumentu wydania WZ. Jeśli faktura jest na towar i usługę dokument WZ zostanie utworzony tylko na towar. Do faktury VAT można zaimportować towar z dokumentu WZ (nie dotyczy usług). Należy wybrać przycisk [SKOJARZ] na zakładce Wydania towaru podczas wystawiania faktury. Po uruchomieniu przycisku [SKOJARZ] pojawi się lista nie powiązanych dokumentów wydania towaru. Dokument WZ nie powiązanych z żadną FV Należy wskazać odpowiedni dokument i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Program zaimportuje na FV wszystkie pozycje z dokumentu WZ. Na zakładce Wydania towaru pojawi się numer skojarzonego dokumentu. Błędnie wskazany dokument źródłowy można usunąć po uruchomieniu przycisku [USUŃ]. Istnieje możliwość nadania rabatu dla całego dokumentu po zapisaniu faktury. Do tego celu służy przycisk [OPERACJE] wewnątrz dokumentu. Po uruchomieniu tego przycisku pojawi się okno: Wartość brutto dokumentu Zaznacz, jeśli chcesz aby rabat dodał się do dotychczasowego rabatu Wpisz wartość rabatu 2-18 Sprzedaż
Jeśli faktura sprzedaży ma jakieś skojarzone dokumenty WZ, to podczas jej edycji, po wciśnięciu przycisku [OPERACJE] dostępna jest opcja Przepisz znaczniki do skojarzonych WZ. Powoduje ona skopiowanie znaczników w fakturze sprzedaży do wszystkich skojarzonych, nie zablokowanych WZ. Wyszukiwanie dokumentów zawierających artykuł Program umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających konkretny artykuł, numer seryjny/licencji dostawcy lub sprzedaży. Opcja ta jest dostępna po uruchomieniu klawisza [OPERACJE] i wybraniu pozycji "Wyszukaj dokumenty zawierające artykuł". Pojawia się okno: Wpisz identyfikator artykułu Wybierz sposób wyszukania Jeśli znamy identyfikator artykułu wpisujemy go w oknie lub szukamy po uruchomieniu klawiszy,. Dodatkowo, jeśli znamy nazwę skróconą odbiorcy, naciskamy i szukamy dokument odbiorcy. Program umożliwia poszukiwanie dokumentu po numerze seryjnym/licencji dostawcy lub sprzedaży. Do szukania numeru seryjnego/licencji można użyć znaku "%"- który zastępuje dowolny ciąg znaków. Na przykład, jeśli szukamy artykuł z numerem seryjnym dostawcy "jabłka 203" można wpisać np. "jabłka %" - program wyszuka wszystkie artykuły z numerem seryjnym dostawcy zaczynającym się od słowa jabłka. Jeśli wpiszemy "% 203" program wyszuka wszystkie artykuły z numerem seryjnym dostawcy, które kończą się numerem 203. Omawiana opcja wyszukiwania dokumentu wykorzystywana jest szczególnie wtedy, gdy znamy identyfikator artykułu, numer seryjny dostawcy lub odbiorcy, a nie znamy Sprzedaż 2-19
numeru dokumentu sprzedaży. Nie wiemy na którym dokumencie znajduje się ten towar. Program wyszukuje dokument z poprawnie wpisanym numerem seryjnym i pokazuje go w tabeli. Jeśli znajdzie więcej dokumentów wyświetli je wszystkie w poniższym oknie: Naciśnij, aby program wskazał znaleziony dokument na liście dokumentów płatności Jeśli użytkownik naciśnie klawisz [Idź do...] program wskaże wyszukany dokument na liście dokumentów płatności w oknie "Sprzedaż - paragony, faktury". Opcja jest szczególnie pomocna, jeśli musimy wystawić dokument korekty i znamy tylko numer seryjny odbiorcy korygowanego towaru, a nie wiemy do której faktury ma być wystawiona korekta. Po uruchomieniu klawisza [Skojarz z Fakturą] - podczas wystawiania korekty sprzedaży, pojawia się lista dokumentów sprzedaży. W dolnej części tej listy znajduje się klawisz [OPERACJE] i opcja "Wyszukaj dokumenty zawierające artykuł". Zasada wyszukiwania dokumentu z wpisanym artykułem jest taka sama jak opisano powyżej. Faktura VAT bez dok. magazynowego Faktura jest jednym z ważniejszych i najczęściej wystawianych oraz drukowanych dokumentów sprzedaży. W programie można wystawić dwa rodzaje faktury VAT. Jedną z nich jest faktura bez dokumentu magazynowego. Aby wystawić fakturę bez dokumentu magazynowego, magazyn nie musi być zaopatrzony w rozchodowane towary. Ten warunek (towar w magazynie) jest konieczny dopiero wówczas, gdy do faktury generowany jest dokument WZ. Jeśli towaru nie ma w magazynie a istnieje już potrzeba wystawienia faktury VAT użytkownik może wystawić fakturę bez dokumentu magazynowego. 2-20 Sprzedaż
Aby wystawić Fakturę VAT bez dokumentu magazynowego należy: 1. Uruchomić opcję Sprzedaż /Sprzedaż 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję Dodaj fakturę VAT bez dokumentu magazynowego Okno, które się pojawi, jest takie same jak przy wystawianiu faktury z dokumentem magazynowym. Jedyna różnica to taka, iż nie pojawia się zakładka Dostawy w której znajdują się informacje o tym z której dostawy pochodzi dany towar. Dokument ten nie jest powiązany z magazynem i zawsze można go wystawić, nawet wówczas gdy stan jest zerowy. Generowanie dokumentu WZ do faktury bez dokumentu magazynowego odbywa się na liście dokumentów sprzedaży (opcja "Sprzedaż/ Sprzedaż"). Należy ustawić się na fakturze, uruchomić przycisk i wybrać opcję "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" na liście dokumentów sprzedaży. Pojawi się okno "Parametry nowej WZ", gdzie należy wybrać datę wystawienia dokumentu WZ oraz wpisać ewentualne uwagi. Po naciśnięciu przycisku dokument WZ wygeneruje się. Więcej informacji... Informacje na temat wystawiania faktury i dodawania pozycji asortymentowej można znaleźć w części dotyczącej faktury z dokumentem magazynowym. Sprzedaż 2-21
2-22 Sprzedaż
Paragon Paragon podobnie jak inne dokumenty sprzedaży można wystawić na dwa różne sposoby. Paragon z dokumentem magazynowym oraz paragon bez dokumentu magazynowego. Paragon z dok. magazynowym Jest to typowy dokument sprzedaży powiązany z magazynem, gdzie warunkiem jego wystawienia jest posiadanie na stanie odpowiedniej ilości towaru. Jeśli towaru nie będzie w magazynie paragon nie zostanie wystawiony. W takim przypadku można wystawić jedynie paragon bez dokumentu magazynowego, gdzie nie sprawdzany jest stan magazynowy. Paragon bez dokumentu magazynowego został omówiony w dalszej części niniejszej instrukcji. Aby wystawić paragon z dokumentem magazynowym należy: 1. Uruchomić opcję Sprzedaż /Sprzedaż 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję Dodaj paragon z dokumentem magazynowym lub nacisnąć klawisze [Ctrl+1] Sprzedaż 2-23
4. Pojawi się okno: Kod dokumentu sprzedaży Numer paragonu wygenerowany na podstawie wybranego kodu Tu znajduje się dokument WZ utworzony automatycznie podczas wystawiania paragonu oraz inne skojarzone z nim dokumenty wydania Naciśnij, aby nadać rabat dla całego dokumentu. Przepisz znaczniki do skojarzonych WZ Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Paragon zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 3 Informacje w oknie Paragon [tryb magazynowy] : Dat sprzedaży: Data sprzedaży Akwizytor: Znaczenie Data sprzedaży towaru, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Domyślny akwizytor przypisany do płatnika. 2-24 Sprzedaż
Tabela 3 Dokument: Prowizja Kod dokumentu Numer Data wystawienia Sygnatura Płatność: Sposób płatności Termin płatności Waluta: Informacje w oknie Paragon [tryb magazynowy] : Znaczenie Domyślny akwizytor przypisany do płatnika. Akwizytora można wybrać z listy (przycisk ). Można wprowadzić nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić na inną. Wyświetla domyślny kod dokumentu sprzedaży. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż, będzie można go tu podać. W programie, jeśli zaistnieje potrzeba, można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów sprzedaży, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji Kody dokumentów magazynowych. W pozycji Kod dokumentu wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu sprzedaży. Numeracja paragonu uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu sprzedaży. Program podpowiada kolejny numer paragonu. Istnieje możliwość zmiany numeru dokumentu i wpisania właściwego numeru ręcznie. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Domyślny kod dokumentu sprzedaży znajduje się w opcji Kartoteki\ Magazyny, zakładka Domyślne kody dokumentów. Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji maska, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu. Data wystawienia dokumentu, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Istnieje możliwość wpisania własnej dowolnej sygnatury. Numer ten będzie drukowany na dokumencie. Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie płatności. Informacja ta przenoszona jest domyślnie z parametrów firmy. Sposób płatności można zmienić lub wybrać (przycisk ) na dokumencie. Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty. Na podstawie sposobu zapłaty program wylicza datę płatności. Data płatności wyliczana przez program automatycznie na podstawie wybranego sposobu zapłaty. Tabela kursowa Numer tabeli kursowej, zawiera odpowiedni dla wybranej waluty kurs na określony dzień. Jeśli wydajemy towar w obcej walucie, należy sprawdzić (ewentualnie ustawić) walutę na dokumencie. W każdym miejscu w programie, gdzie pojawia się waluta użytkownik może ją przeliczyć na inną walutę. Podczas wprowadzania dokumentu program na podstawie Daty wystawienia automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej (pole Daty ważności w tabelach). Tabelę kursową można zmienić (przycisk ). Tabele kursowe mają także znaczenie, jeśli prowadzone są cenniki walutowe. Pomagają wtedy przeliczyć cenę sprzedaży towaru z waluty ceny katalogowej na walutę dokumentu. Sprzedaż 2-25
Tabela 3 Grupowanie pozycji: Grupowanie pozycji Ceny i rabaty: Informacje w oknie Paragon [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych. Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem, lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy, numerem seryjnym sprzedaży, uwagami, ceną zakupu. Mogą być sklejane pozycje które maja te same indeksy wg kontrahenta. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ). Grupowanie może być domyślnie włączone/wyłączone w opcji ( Kartoteki/Magazyny na zakładce Grupowanie ). Rodzaj ceny Rodzaj rabatu Pozycje dokumentu: Pozycje: Domyślny wariant ceny proponowany na dokumentach sprzedaży (np. cena detaliczna) na podstawie ustawień w parametrach firmy. Można go zmienić naciskając przycisk. Użytkownik niezależnie od działań programu, zawsze może wybrać dowolny rodzaj cen (przycisk ). Jeśli zaznaczone jest pole Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną, program sprawdza, czy na daną dostawę towaru została określona cena promocyjna, jeśli tak, używa jej. Jeśli zostanie wybrany rodzaj cen sprzedaży wyliczany na bieżąco od cen zakupu, kontrolki pozwalające na pisanie wartości cen sprzedaży na formularzu wprowadzania pozycji zostaną zablokowane, wyświetlą się zerowe ceny, a program wyliczy właściwe przy dopisywaniu każdej dostawy do pozycji dokumentu. Program pilnuje, by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu, jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat. Mimo określenia rodzaju ceny lub ustawienia ceny promocyjnej, użytkownik może zawsze cenę sprzedaży zmienić, wpisując odpowiednią wartość, lub nadając towarom odpowiedni rabat. W przypadku cen walutowych, program przelicza je na złotówki, lub inną walutę określoną w główce dokumentu. Domyślny rodzaj rabatu z parametrów firmy. Użytkownik zawsze może go zmienić. Po uruchomieniu przycisku pojawia się lista rabatów ze słownika rodzajów rabatów. Zmiana tytułu rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu, jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów. Wyjątkiem jest nadanie rabatu progowego wtedy rabaty są usuwane ze wszystkich pozycji dokumentu. Warunkiem naliczania rabatu progowego jest zdefiniowanie w słowniku rabatów wartości poszczególnych progów oraz określenie wysokości rabatów w tych progach. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Słowniki. Informacja o: towarze, usłudze, recepturze, po imporcie z zamówienia. Po naciśnięciu przycisku [DODAJ] wybieramy odpowiednią pozycję asortymentową. Informacja zawiera: nazwę towaru, typ, wydawaną ilość towaru, jednostkę miary wybranego towaru, cenę sprzedaży, rabat, cenę netto, VAT, cenę brutto, cenę netto w zł., rozmiar, cenę zakupu, datę zakupu, nr dok wejścia (np. PZ 00001), prowizję akwizytora, numer seryjny, PKWIU, waga netto, waga brutto, oraz indeks alternatywny. 2-26 Sprzedaż
Tabela 3 Informacje w oknie Paragon [tryb magazynowy] (ciąg dalszy): Znaczenie Pozycje dokumentu: Pozycje Dostawy: Dostawy Wydania towaru: Skojarzone dokumenty WZ Rozliczenia: Podczas dodawania towaru (przycisk [DOPISZ ARTYKUŁ]) pojawia się okno ze stanem magazynowym w którym należy wskazać sprzedawaną pozycję. Jeśli dopisujemy towar przez kartotekę artykułów (przycisk [DOPISZ POPRZEZ KARTOTEKĘ ARTYKUŁÓW]) program sprawdza stan magazynowy wybranego towaru, a jeśli w magazynie nie ma żądanego towaru lub wszystkie dostawy są późniejsze niż data wydania - pojawi się stosowny komunikat i towar nie dopisze się do dokumentu. Podczas dopisywania usługi (przycisk [DOPISZ USŁUGĘ]) pojawia się kartoteka usług. Podczas sprzedaży usług nie jest sprawdzany stan magazynowy i nie jest generowany dokument wydania WZ. Informacje o dostawach towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy został wydany. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej. Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o rozchodowanej ilości i jednostce miary tego towaru, rabacie i cenie zakupu, wartość zakupu, lokalizacja, numer seryjny, termin przydatności, numer dokumentu zakupu, informacje o opakowaniach zbiorczych. Paragon z dokumentem magazynowym automatycznie generuje dokument wydania WZ. Dokument WZ generowany jest tylko na towar. Usługi nie posiadają stanu magazynowego wiec paragon na usługę nie generuje dokumentu wydania WZ. Jeśli dokument jest na towar i usługę WZ zostanie utworzony tylko na towar. Na zakładce Wydania zewnętrzne" znajduje się wygenerowany przez program numer WZ. Do paragonu można zaimportować towar z dokumentów WZ (nie dotyczy usług). Należy wybrać tu przycisk [SKOJARZ]. Po uruchomieniu przycisku [SKOJARZ] pojawi się lista nie powiązanych dokumentów wydania towaru. Wskazujemy dokument WZ i zatwierdzamy. Program zaimportuje pozycje z dokumentu WZ. Pojawi się numer skojarzonego dokumentu WZ. Po uruchomieniu przycisku [USUŃ] można usunąć błędnie wskazany dokument źródłowy. Można rozliczać dokumenty podczas ich wprowadzania. Jeśli na dokumencie sprzedaży wybrano odroczony termin zapłaty, zakładka Rozliczenia" umożliwia kojarzenie dokumentu z wprowadzoną wcześniej zapłatą i automatyczne rozliczanie dokumentu. Aby rozliczyć dokument należy nacisnąć przycisk [DODAJ]. Jeśli faktura została rozliczona automatycznie w sposób natychmiastowy podczas wprowadzania jej do systemu na zakładce Rozliczenia" znajdzie się kwota oraz numer rozliczającego ją dokumentu. Do rozliczenia służy również przycisk [OPERACJE] na liście dokumentów płatności Sprzedaż /Sprzedaż". Sprzedaż 2-27
Tabela 3 Uwagi: Informacje w oknie Paragon (ciąg dalszy): Znaczenie Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą zostać przeniesione z wzorca opisów po uruchomieniu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu. Znaczniki: Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami.. Pozycja Rodzaj rabatu w nagłówku dokumentu zawiera stały rabat dla całego dokumentu, pozycja Rodzaj ceny jeden zdefiniowany rodzaj ceny dla wszystkich towarów. Indywidualne rabaty oraz indywidualny rodzaj ceny ustawiamy podczas dodawania pozycji asortymentowych. Podczas sprzedaży detalicznej, domyślny rodzaj ceny sprzedaży, rabat, sposób płatności pobierany jest z parametrów firmy. Domyślny rodzaj ceny można zmienić przy poszczególnych pozycjach towarowych. 5. Aby wprowadzić nową pozycję należy nacisnąć [DODAJ]. Po naciśnięciu przycisku wybrać: Artykuł Usługę Recepturę Import z zamówienia Dopisz poprzez kartotekę artykułów Dodawanie towaru, usługi, receptury oraz import z zamówienia do faktury i kojarzenie z dokumentem WZ zostało szczegółowo opisane w części dotyczącej dokumentu wydania zewnętrznego oraz faktury VAT. 6. Nacisnąć [ZAPISZ]. Rezygnując z zapisania danych nacisnąć [ANULUJ]. 2-28 Sprzedaż
Istnieje możliwość nadania rabatu dla całego dokumentu po zapisaniu paragonu. Rabat może być procentowy lub kwotowy. Do tego celu służy przycisk [OPERACJE] wewnątrz dokumentu. Wystawianie faktur VAT do istniejących paragonów Do istniejącego paragonu można wystawić fakturę VAT. Do paragonu może być wystawiona tylko jedna faktura. Aby wystawić fakturę VAT do paragonu należy: 1. Uruchomić opcję Sprzedaż/Sprzedaż 2. Odszukać interesujący nas paragon 3. Nacisnąć przycisk [EDYTUJ] 4. Uruchomi się paragon z wprowadzonymi danymi 5. W nagłówku paragonu pojawi się pozycja Faktura VAT do paragonu 6. W miejscu Wstaw fakturę do tego paragonu nacisnąć przycisk, który znajduje się obok. 7. Pojawi się pytanie Czy chcesz wystawić fakturę sprzedaży do tego paragonu? 8. Jeśli odpowiemy na pytanie twierdząco pojawią się dodatkowe pozycje. Dodatkowe pozycje paragonu związane z fakturą VAT Pozycja pojawia się po zatwierdzeniu pytania o fakturę VAT W oknie Paragon pojawią się dodatkowe pozycje: pełna nabywcy NIP Sprzedaż 2-29