Instrukcja obsługi systemu Centralny Rejestr Umów UM Wersja 1.19 (wrzesień 2015) BI IV WSIW Jerzy Nowak Warszawa, 25 września 2015 r.
Spis treści 1. Wstęp formalny 3 1.1. Identyfikacja dokumentu 3 1.2. Cel dokumentu 3 1.3. Zakres dokumentu 3 1.4. Adresaci dokumentu 3 2. Przeznaczenie aplikacji 3 3.1. Logowanie do systemu Centralny Rejestr Umów UM 4 3.2. Błąd logowania 5 3.3. Rejestr umów umowy cywilnoprawne wydatkowe 6 4. Ekran powitalny Centralnego Rejestru Umów UM (CRUUM) zakładanie kont 7 5.1. Ekran powitalny informujący o zmianie instrukcji Centralnego Rejestru Umów UM (CRUUM) 8 5.2. Ekran powitalny informujący o zmianach dokonanych w systemie 9 6. Umowy Lista 10 7.1. Umowa Szczegóły umowy 11 7.2. Klauzula społeczna (pozycja nie dotyczy) 12 7.3. Klauzula społeczna (pozycja brak) 13 7.4. Klauzula społeczna (pozycja 29 ust. 4 pkt 1 ustawy Pzp) 14 7.5. Tryb postępowania 15 7.6. komunikat o niewypełnionych polach 16 7.7. listy rozwijane 17 7.8. Identyfikator SAP 20 7.9. zapisanie formularza 21 8.1. Dodawanie załączników 22 8.2. Wgrywanie załącznika na serwer 23 9. Przywracanie statusu Wprowadzony 24 10. Lista umów 25 11. Grupowe zatwierdzanie 26 12. Wyszukiwarka 27 13. Generowanie arkusza Excel celem zamieszczenia w BIP-ie jednostki użytkownika (ZOZ-y i Instytucje Kultury) 28 14. Kiedy umowy będą widoczne na stronie BIP-u? 27 15. Usuwanie błędnie wprowadzonych lub zatwierdzonych umów 30 16. Wylogowanie z systemu 31 17. Metryka dokumentu 32 2
1. Wstęp formalny 1.1. Identyfikacja dokumentu Dokument jest Instrukcją obsługi systemu Centralny Rejestr Umów UM dla Biur Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, Dzielnic i Jednostek Organizacyjnych m.st. Warszawy. 1.2. Cel dokumentu Celem dokumentu jest dostarczenie informacji osobom uprawnionym do dokonywania wpisów w Centralnym Rejestrze Umów UM. 1.3. Zakres dokumentu Dokument przedstawia działanie systemu i sposób obsługi interfejsu systemowego. 1.4. Adresaci dokumentu Adresatami dokumentu są bezpośredni użytkownicy systemu Centralny Rejestr Umów UM. 2. Przeznaczenie aplikacji System Centralny Rejestr Umów UM aplikacja ma na celu prowadzenie centralnej ewidencji Umów zawieranych przez Biura Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, Dzielnice i Jednosteki Organizacyjne m.st. Warszawy. 3
3.1. Logowanie do systemu Centralny Rejestr Umów UM Rys. 1 - Autoryzacja Aby wejść do programu Centralny Rejestr Umów UM należy: 1. w polu tekstowym Login wpisać otrzymany od administratora systemu login, 2. w polu tekstowym Hasło wpisać otrzymane od administratora systemu hasło, 3. kliknąć przycisk. 4. jeśli będzie dostępne logowanie domenowe ten etap jest pominięty. 4
3.2. Błąd logowania W przypadku popełnienia błędu w loginie lub haśle wyświetli się komunikat o błędzie. Rys. 2 Błąd logowania 5
3.3. Rejestr umów umowy cywilnoprawne - wydatkowe Umowa usług* w tym typie umów rejestrujemy wszystkie umowy których zakresem jest świadczenie usług, niezależnie czy usługę wykonuje osoba fizyczna czy osoba prawna, w tym również umowa zlecenie, należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami. Dostawa* w tym typie umów rejestrujemy umowy których zakresem jest nabycie towaru lub wykonanie dzieła niezależnie od tego czy dostarcza je osoba fizyczna czy prawna w tym również wykonanie dzieła -należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu. * UWAGA: W przypadku gdy przedmiot zawartej umowy jest mieszany tj. dotyczy zarówno zakupu towaru jak i ( wykonanie usługi) jego dostarczenia wówczas, należy sprawdzić czy większa jest wartość towaru czy dostawy i przypisać do typu umowy zgodnie z przedmiotem którego wartość jest większa Przykład: Umowa zakup i usługa dostarczenia wody mineralnej Wartość wody mineralnej (towaru) - 1000 zł Wartość usługi dostarczenia wody (usługa) - 100 zł Typ umowy: DOSTAWA (dostawa towaru) Roboty budowlane Umowa o roboty budowlane rodzaj umowy cywilnoprawnej. Wzajemne zobowiązania stron umowy przedstawiają się w podstawowym przypadku następująco: wykonawca zobowiązuje się do wykonania umówionego obiektu zgodnie z projektem i z zasadami wiedzy technicznej. Inwestor zobowiązuje się do: wykonania czynności związanych z przygotowaniem robót wymaganych przepisami (m.in. wydania projektu i terenu pod budowę), przekazania projektu budowlanego, odebrania obiektu oraz zapłacenia ceny, należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane. UWAGA: Przy rozróżnieniu umowy o roboty budowlane od innych umów prawa cywilnego (przede wszystkim od umowy o dzieło najważniejsze znaczenie ma ustalenie, czy proces inwestycyjny był wykonywany według rygorów i procedur przewidzianych przepisami prawa budowlanego. Umowa dotacyjna w tym typie umów rejestrujemy umowy których zakresem jest udzielenie dotacji Zamówienie bez konieczności zawierania umowy pisemnej w tym typie umów rejestrujemy wszystkie zakupy realizowane bez pisemnych umów np.. zamówienia lub faktury Umowy świadczeń na rzecz pracowników (bez umów zleceń zawartych z pracownikami własnymi i umów o pracę) 6
w tym typie umów rejestrujemy umowy zawierane z pracownikami na podnoszenie kwalifikacji np. studia czy szkolenia. 4. Ekran powitalny Centralnego Rejestru Umów UM (CRUUM) Rys. 3. Ekran startowy Ta plansza została stworzona z uwagi na często popełniane błędy przy logowaniu do systemu. Bardzo proszę o zapoznanie się z obiema instrukcjami przed przystąpieniem do pracy w CRUUM. Wszelkie zmiany i zgłoszenia osób którym należy założyć konto i nadać uprawnienia do wprowadzania umów do CRU zgłaszamy mejlem na adres: cru@um.warszawa.pl Hasło dostępu do domeny BZMW powinno być zmieniane co 30 dni. Jak samemu zmienić hasło opisano w Poglądowej instrukcji zmiany hasła w domenie BZMW\ Wymagane jest aby przy pierwszym logowaniu założyć profil na stronie https://pwd.um.warszawa.pl dzięki czemu będzie możliwa zmiana hasła nawet w przypadku jego wygaśnięcia lub zapomnienia. W sprawie problemów z kontem proszę o wysłanie zgłoszenia o odblokowanie konta lub nadanie nowego hasła na adres: helpdesk@um.warszawa.pl Uwaga!!! Wysłanie zgłoszenia na HELPDESK jest możliwe tylko przy wyłączonej funkcji potwierdzenia odczytania wiadomości, inaczej automat odrzuci zgłoszenie czyli nie zostanie ono zarejestrowane w systemie zgłoszeniowym. Resetu haseł redaktorzy BIP mogą dokonać na stronie BIP-u. 7
Kontakt do administratora domeny edu http://www.edu.um.warszawa.pl/kontakt.html 5.1. Ekran powitalny informujący o zmianie instrukcji Centralnego Rejestru Umów UM (CRUUM) Rys. 4.1 Ekran informujący o zmianie instrukcji Ekran powitalny wyświetla powitanie i umieszczoną w prawym górnym rogu informację o tym kto jest zalogowany oraz aktywne przyciski Wyloguj i Strona główna. Za pierwszym razem i po każdej zmianie Instrukcji będzie się wyświetlać na ekranie komunikat wymagający potwierdzenia o zapoznaniu się z Instrukcją. Zaznaczenie pola wyboru aktywuje zakładkę Umowy i pozwala na rozpoczęcie pracy w programie. Rys. 4.2 Ekran powitalny aktywacja programu Rozpoczęcie pracy w CRUUM możliwe jest po kliknięciu w link Umowy znajdujący się w lewym górnym rogu ekranu na pasku menu (strzałka). Jeśli link się nie wyświetla proszę to zgłosić na adres: cru@um.warszawa.pl 8
5.2. Ekran powitalny informujący o zmianach dokonanych w systemie Rys. 4.3 Ekran powitalny zmiany wprowadzone w systemie Przed przystąpieniem do pracy proszę zapoznać się z ostatnio wprowadzonymi zmianami. 9
6. Umowy - Lista Rys. 5 Umowy Lista, widok po raz pierwszy (bez wprowadzonych rekordów) Przyciski: kliknięcie przycisku uruchamia aktywny formularz do wprowadzenia danych w celu zarejestrowania Umowy; naciśnięcie przycisku uruchamia wyszukiwarkę umożliwiającą wyszukiwanie rekordów (umów) wg wpisanych parametrów. 10
7.1. Umowa Szczegóły umowy Rys. 6 Aktywny formularz - Szczegóły umowy Na ekranie jest widoczny aktywny formularz do wprowadzenia danych w celu zarejestrowania Umowy. Czy w umowie zawarta jest klauzula jawności? - zaznacz jeśli umowa zawiera klauzulę jawności. Czy umowa została zawarta w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych? - zaznacz jeśli umowa została zawarta w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. Czy umowa została zawarta z przedsiębiorcą innym niż osoba fizyczna, będącym operatorem telekomunikacyjnym, dostawcą mediów albo ubezpieczycielem? - zaznacz jeśli umowa została zawarta z przedsiębiorcą innym niż osoba fizyczna... Czy umowa współfinansowana ze środków UE? - zaznacz jeśli umowa jest współfinansowana ze środków UE. Zaznaczenie co najmniej jednego z czterech checkbox-ów spowoduje wyświetlenie umowy na BIP-ie. 11
7.2. Szczegóły umowy Klauzula społeczna (pozycja nie dotyczy) Rys. 7 Aktywny formularz Klauzula społeczna Wybranie pozycji nie dotyczy oznacza: niezwiązane z kategoriami wymienionymi w Zarządzeniu nr 1243/2015 r. w sprawie stosowania klauzul społecznych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w Urzędzie m.st. Warszawy i wybranych jednostkach organizacyjnych m.st. Warszawy. 12
7.3. Szczegóły umowy Klauzula społeczna (pozycja brak) Rys. 8 Aktywny formularz Klauzula społeczna Wybranie pozycji brak oznacza: zakres umowy spójny z kategoriami z Zarządzenia nr 1243/2015 r. w sprawie stosowania klauzul społecznych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w urzędzie m.st. warszawy i wybranych jednostkach organizacyjnych m.st. warszawy. Klauzuli nie zastosowano zgodnie z uzasadnieniem wysłanym do Biura Pomocy i Projektów Społecznych. 13
7.4. Szczegóły umowy Klauzula społeczna (pozycja 29 ust. 4 pkt 1 ustawy Pzp) Rys. 9 Aktywny formularz Klauzula społeczna Wybranie klauzuli zaznaczonej strzałką (29 ust. 4 pkt 1 ustawy Pzp) wywołuje informacje o które należy uzupełnić formularz: W polu oznaczonym zielonym kolorem wpisujemy liczbę zatrudnionych osób i wskazujemy kategorie klikając na właściwych checkbox-ach. 14
7.5. Szczegóły umowy Tryb postępowania Rys. 10 Aktywny formularz Tryb postępowania Na liście rozwijanej wybieramy kliknięciem właściwy wiersz. 15
7.6. Szczegóły umowy komunikat o niewypełnionych polach Wszystkie widoczne na formularzu pola oznaczone gwiazdkami muszą być poprawnie wypełnione w przeciwnym bowiem razie próba zapisania rekordu zakończy się fiaskiem i wyświetleniem komunikatów co należy uzupełnić. Rys. 11 Aktywny formularz - Szczegóły umowy, komunikaty o niewypełnionych polach 16
7.7. Szczegóły umowy listy rozwijane Część pól zawiera listy rozwijane gdzie należy je rozwinąć klikając strzałkę a następnie najechać kursorem na właściwe pole i wybrać kliknięciem wyszukany wpis: Rys. 12 Aktywny formularz - Szczegóły umowy, listy rozwijane i kalkulator stawek godzinowych Kliknięcie ikonki kalkulatora uruchamia aktywne pole do wykonania obliczeń. Po wpisaniu liczb i kliknięciu ikonki kalkulatora, wynik mnożenia zapisuje się w polu Wartość zobowiązania. 17
18
Rys. 13 Aktywny formularz - Szczegóły umowy, zmiana wyświetlanych pól 19
7.8. Szczegóły umowy Identyfikator SAP Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych danych (na białym polu) przechodzimy do wprowadzenia danych wykonawcy. Można to również zrobić za pomocą Identyfikatora SAP. Aby to uczynić, należy kliknąć lupkę umieszczoną na wysokości tegoż pola. Rys. 14 Szczegóły umowy, Identyfikator SAP - wprowadzanie danych kontrahenta Kliknięcie przycisku przed zapisaniem danych spowoduje wyczyszczenie formularza ze wszystkich wprowadzonych danych. Podobnie - na tym etapie - zadziała kliknięcie przycisku. Po kliknięciu lupki wyświetli się okno z listą kontrahentów. Firmę możemy wyszukać wg nast. parametrów: Identyfikator SAP, Nazwa, Miasto, NIP, REGON, PESEL. Wpisanie jednego lub kilku z nich i kliknięcie lupki w oknie Kontrahentów wyszuka rekord. Aby wprowadzić dane z wyszukanego rekordu, należy na niego najechać myszką a po zmianie koloru kliknąć na nim. Dane z rekordu zostaną przepisane do formularza w części zaznaczonej żółtym kolorem. Po wprowadzeniu wszystkich danych do formularza należy je obowiązkowo zapisać klikając przycisk znajdujący się na dole ekranu. 20
7.9. Szczegóły umowy zapisanie formularza Zapisanie arkusza spowoduje wyświetlenie się zakładki Załączniki. Rys. 15 Szczegóły umowy zapisanie formularza Po zapisaniu danych zmienia się status formularza na Wprowadzony. Po sprawdzeniu poprawności wprowadzonych danych zatwierdzamy klikając na przycisk Zatwierdź. Po zatwierdzeniu formularza dane nie mogą być zmieniane/poprawiane. 21
8.1. Dodawanie załączników Jeśli już wprowadziliśmy wszystkie dane i je zapisaliśmy dopiero teraz możemy przejść do dodawania załączników do naszego wpisu. Uczynimy to klikając na zakładce Załączniki widocznej po wejściu w szczegóły umowy a następnie przycisk. W otwartym okienku klikamy na przycisk. Odnajdujemy właściwą lokalizację załącznika, zaznaczamy dokument stając na wierszu i po zmianie koloru klikamy przycisk. Rys. 16 Załączniki - dodawanie załączników 22
8.2. Szczegóły umowy wgrywanie załącznika na serwer Po wpisaniu się adresu załącznika w okno dialogowe klikamy na przycisk Wyślij tym samym dokonujemy jego eksportu na serwer. Rys. 17 Załączniki - eksport załącznika Kliknięciem na przycisku przekazujemy załącznik na serwer. 23
9. Przywracanie statusu Wprowadzony) Jeśli wprowadziliśmy wszystkie dane i je zapisaliśmy a okazało się, że nastąpiła jakaś pomyłka mamy możliwość dokonania zmian. Uczynimy to klikając na przycisk Cofnij status do WPRO. W otwartym okienku wpisujemy przyczynę zmiany statusu i klikamy przycisk Zapisz. Zapisanie powoduje edycję formularza i zmianę statusu na Wprowadzony. Po dokonaniu poprawek, klikamy przycisk Zatwierdź. Rys. 18 Zmiana statusu i możliwość poprawiania formularza 24
10. Lista umów Wszystkie prawidłowo sporządzone i zapisane rekordy docelowo wpadają na Listę. Chcąc znaleźć na liście Umowę, która nas interesuje możemy skorzystać z Wyszukiwarki. Rys. 19 Umowy Lista, zestawienie Lista wyświetlana na ekranie zawiera tylko rekordy sporządzone w ramach jednostki (jednostek) organizacyjnych do których są przypisani użytkownicy. 25
11. Grupowe zatwierdzanie Istnieje możliwość grupowego zatwierdzania wielu zaznaczonych umów. Aby grupowo zaznaczyć wiele pozycji należy w lewej strony listy umów kliknąć na znaczniki w poszczególnych wierszach lub znacznik w nagłówku tabeli (zaznaczone zostaną wtedy wszystkie pozycje), następnie kliknąć na ikonkę. Pojawi się wtedy przycisk [Zatwierdź zaznaczone pozycje]. Wszystkie pozycje ze statusem WPRO zostaną zatwierdzone (ZATW). Rys. 20 Umowy Lista, grupowe zatwierdzanie umów 26
12. Wyszukiwarka Przeszukiwanie bazy Umów umożliwia Wyszukiwarka. Bazę danych można przeszukiwać po wpisaniu części lub całości parametru, wypełnić jedno lub kilka pól a następnie kliknąć na przycisk Szukaj. Naciśnięcie przycisku Anuluj usuwa wszystkie wprowadzone wpisy w aktywnych polach tekstowych. UWAGA! Daty należy wprowadzać w ściśle określonym formacie RRRR-MM-DD Rys. 21 Umowy Lista, wyszukiwarka 27
13. Generowanie arkusza Excel celem zamieszczenia w BIP-ie jednostki użytkownika (ZOZ-y i Instytucje Kultury) Jednostki posiadające własną stronę BIP-u (wg listy z GP) mają dostępny przycisk, który pozwala na wygenerowanie arkusza.xls, który należy po pobraniu zamieścić na stronie BIP. Rys. 22 Umowy Dane do BIP 28
14. Kiedy umowy będą widoczne na stronie BIP-u? Aby wprowadzona w CRU umowa pojawiła się na stronie BIP-u musi spełniać określone poniżej kryteria: Rys. 23 Umowy Lista, wyszukiwarka Status: ZATW zatwierdzona; Rodzaj zobowiązania: - Umowa o dzieło, - Umowa zlecenie, - Umowa o świadczenie usług, - Umowa dostawy, - Roboty budowlane, - Umowa dotacyjna; Należy zaznaczyć jedną z opcji: - Czy w umowie zawarta jest klauzula jawności ew. umowa została zawarta w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych? - Czy umowa współfinansowana ze środków UE? 29
15. Usuwanie błędnie wprowadzonych lub zatwierdzonych umów Rys. 24 Umowy Lista, usuwanie umów z listy Aby usunąć błędnie zatwierdzoną umowę należy przywrócić jej status WPROWADZONA i na ekranie Umowy Lista kliknąć czerwony krzyżyk a następnie zatwierdzić klikając na przycisk. 30
16. Wylogowanie z systemu Po wylogowaniu z systemu użytkownik zobaczy następującą planszę: Rys. 25 Wylogowanie Lista, wyszukiwarka Ponowne zalogowanie użytkownika do systemu nastąpi po kliknięciu przycisku Zmiana użytkownika chcącego pracować w aplikacji CRUUM na tym samym komputerze wymaga zamknięcia przeglądarki i powtórnego jej otwarcia i uruchomienia programu. 31
17. Metryka dokumentu 1 Projekt System Centralny Rejestr Umów UM 2 Rodzaj dokumentu Instrukcja obsługi 3 Tytuł Instrukcja obsługi systemu Centralny Rejestr Umów UM Wersja 1.19 (wrzesień 2015) 4 Sygnatura Centralny Rejestr Umów UM 5 Wersja 1.19 6 Data przekazania faktyczna 25 września 2015r. 7 Status dokumentu Poprawiony Lp: Data: Wersja: Osoba: Opis wykonanych prac: 1. 2012-10-26 1.1 Jerzy Nowak Utworzenie dokumentu 2. 2012-11-22 1.2 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek po zmianach 3. 2012-11-29 1.3 Jerzy Nowak Nowa wersja po zmianach 4. 2012-12-07 1.4 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek i wyjaśnień 5. 2012-12-19 1.5 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek po zmianach 6. 2013-02-27 1.6 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek 7. 2013-03-13 1.7 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek po zmianach 8. 2013-03-14 1.8 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek po zmianach 9. 2013-04-03 1.9 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek 10. 2013-04-12 1.10 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek 11. 2013-05-10 1.11 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek po zmianach 12. 2013-05-20 1.12 Przemysław Zakrzewski Wniesienie poprawek po zmianach 13. 2013-06-18 1.13 Jerzy Nowak Redakcja techniczna 14. 2013-07-10 1.14 Jerzy Nowak Nowa wersja po zmianach 15. 2013-09-03 1.15 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek 16. 2014-05-08 1.16 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek 17. 2015-07-21 1.17 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek po zmianach 18. 2015-09-24 1.18 Jerzy Nowak Aktualizacja do nowej wersji 19. 2015-09-25 1.19 Jerzy Nowak Wniesienie poprawek po zmianach 32