strona 1/9 Automatyczne księgowanie wartości towarów Spis treści SPIS TREŚCI... 1 SPOSOBY KSIĘGOWANIA... 2 PARAMETRY KONFIGURACYJNE... 3 MAGAZYNY A KONTA KSIĘGOWE... 5 GRUPY TOWAROWE... 6 GRUPY STANDARDOWE... 6 GRUPY SPECJALNE... 6 WPROWADZANIE GRUP TOWAROWYCH... 6 WŁĄCZENIE WYKORZYSTANIA GRUP TOWAROWYCH... 8
strona 2/9 Sposoby księgowania System pozwala na cztery sposoby deklarowania kont księgowych dla towarów. Są to: 1. Jest określone jedno konto (zestaw kont) dla wszystkich towarów - jedno dla wszystkich magazynów; 2. Jest określone jedno konto (zestaw kont) dla wszystkich towarów na poziomie syntetyki - analityką jest magazyn; 3. Konta określane są indywidualnie na rejestrze towarów - identyczne dla wszystkich magazynów; 4. Są określone zestawy kont powiązane z odpowiednimi grupami towarowymi z uwzględnieniem różnych magazynów (syntetyka i subanalityka z rejestru grup towarowych, analityka jako numer magazynu).
strona 3/9 Parametry konfiguracyjne Odpowiednią konfigurację włącza się poprzez: B. Pozostałe parametry użytkowe 6. Sposób automatycznego księgowania wartości towarów do wyboru są: oraz drugi parametr: B. Pozostałe parametry użytkowe D. Konta księgowe dla towarów w magazynie, sprzedaży, kosztu własnego sprz. Gdzie możemy wybrać:
strona 4/9 Mając do dyspozycji te dwa parametry konfiguracyjne można stworzyć cztery warianty dekretacji towarów: - Wariant 1 - Jedno konto dla wszystkich towarów i jedno konto dla wszystkich magazynów - Wariant 2 - Jedno konto dla wszystkich towarów i konta księgowe dla towarów w magazynie, sprzedaży, kosztu własnego sprzedaży różne - Wariant 3 - Indywidualne określenie kont towarów i Jedno konto dla wszystkich magazynów - Wariant 4 - Indywidualne określenie kont towarów i Konta księgowe dla towarów w magazynie, sprzedaży, kosztu własnego sprzedaży różne.
strona 5/9 Magazyny a konta księgowe Należy mieć na uwadze, że utworzenie w Rejestrze Magazynów nowej pozycji oznacza automatycznie jej dopisanie do wszystkich kont zesp. 3 i 7 jako analityki. Odpowiednie konta są tworzone w strukturze: SYNTETYKA ANALITYKA SUBANALITYKA Rejestr Grup Towarowych Magazyn Rejestr Grup Towarowych Układ ten jest wykorzystywany dla konfiguracji uwzględniającej różne konta towarów na różnych magazynach.
strona 6/9 Grupy towarowe Dzięki zastosowaniu grup towarowych możemy wyodrębnić subanalityczne grupy asortymentowe, a także księgować na odrębnych syntetykach np. sprzedaż usług, wyroby gotowe i materiały itp. Grupy towarowe dzielą się na standardowe i specjalne: - konta wykorzystywane przez standardowe mają zawsze budowę trójstopniową: syntetyka i subanalityka jest określona w rejestrze grup towarowych, a analityka determinowana przez numer magazynu (dla magazynu głównego 1000), - konta grup specjalnych są w całości wpisywane przez użytkownika. Grupy standardowe Każda z grup musi mieć zdefiniowane trzy konta: - zespołu 3 - Towary (Towary na składzie) - zespołu 7 - Przychód ze sprzedaży towarów - zespołu 7 - Koszt własny sprzedanych towarów. Jeżeli korzystamy z modułu Konto '300' musimy zdefiniować jeszcze czwarte konto: - zespołu '3' - Rozliczenie zakupu towarów Najpierw do planu kont dodajemy wykorzystywane przez grupy towarowe syntetyki rozbudowane o co najmniej jedną analitykę i subanalitykę. Następnie do Rejestru Grup Towarowych dodajemy poszczególne grupy, pamiętając że zerowa grupa używana będzie przez program domyślnie (najwygodniej gdy jest to grupa najliczniejsza). Grupy specjalne Grupy specjalne są najczęściej wykorzystywane do określania kont księgowych nietypowych towarów, takich jak usługi, licencje, sprzedaż środków trwałych. Wszystkie konta w całosci muszą być zdefiniowane na planie kont przed wpisaniem do rejestru grup towarowych. Wprowadzanie grup towarowych Dodanie grupy towarowej do rejestru dokonuje się poprzez: F. Słowniki i zbiory stałe G. Rejestr rodzajów księgowań obrotu towarowego
strona 7/9 Nowe grupy towarowe dodaje się opcją D (D-odaj). Program pyta się o kolejny kod grupy (o ile jest to pierwsza wprowadzana grupa otrzymuje ona automatycznie kod zerowy), a następnie o jej nazwę. Po zatwierdzeniu należy wybrać rodzaj grupy towarowej: Uwaga!!! Nie ma możliwości zmiany rodzaju grupy po zapisaniu Po wybraniu grupy standardowej podajemy numery kont księgowych - tylko syntetyka i subanalityka. Po wpisaniu syntetyki program sprawdza, czy takie konto istnieje na planie kont jeżeli istnieje przechodzi do wpisywania subanalityki.
strona 8/9 Dla kont specjalnych wpisujemy pełne określenie konta, a jeżeli konta nie znamy pojawia się pomocnicza lista planu kont. Konto towarów w magazynie Konto sprzedaży Konto kosztów własnych sprzedaży Konto zakupów rozliczeń Włączenie wykorzystania grup towarowych Po wprowadzeniu wszystkich grup ustawiamy następujące parametry konfiguracyjne (w podanej kolejności): 5. Słowniki i zbiory stałe 1. Rejestr towarów informacje dodatkowe 2. WYPEŁNIANE
strona 9/9 następnie B. Pozostałe parametry użytkowe 6. Sposób automatycznego księgowania wartości towarów oraz 2. Indywidualne określenie kont B. Pozostałe parametry użytkowe D. Konta księgowe dla towarów w magazynie, sprzedaży, kosztu własnego sprz. 2. Różne Uwaga!!! Przy dodawaniu nowych towarów do rejestru pamiętajmy o przypisaniu ich do właściwej grupy.