System FOKUS KADRY I PŁACE Obsługa elektronicznych zwolnień lekarskich e-zla oraz Obsługa opieki nad dzieckiem od roku 2016 Autor : Piotr Zielonka tel. 601 99-73-79 pomoc@zielonka.info.pl Piotrków Tryb., grudzień 2015r.
Obsługa e-zla Zgodnie z ustawą z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066) od 1 stycznia 2016 roku lekarze będą mogli wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie, nazywane e-zla. Dokumenty te będą opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym lekarza (lub podpisem weryfikowanym przez epuap), a następnie będą one udostępniane płatnikom na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, skąd płatnik będzie musiał je pobierać, gdyż nie będą one już dostarczane w formie papierowej. Proponowany sposób obsługi tak wystawionych dokumentów e-zla w systemie FoKus przedstawia się następująco: 1. Administrator systemu FoKus wskazuje w ustawieniach systemu FoKus, w zakładce Ścieżki dostępu folder, w którym pracownicy komórki kadrowej będą zachowywać pliki XML pobierane z PUE ZUS. 2. Pracownicy komórki kadrowej płatnika okresowo logują się na swój profil w PUE ZUS, gdzie na zakładce Dokumenty i wiadomości udostępniane są zwolnienia lekarskie pracowników płatnika. Z tego widoku istnieje możliwość eksportu pojedynczych dokumentów elektronicznych w formacie XML. Wyeksportowany plik XML będzie zawierał wszystkie dane ze zwolnienia lekarskiego oraz dane dotyczące podpisu elektronicznego lekarza. 3. Pracownicy komórki kadrowej zachowują poszczególne pliki XML w folderze, o którym mowa w p.1. Uwaga: należy zachowywać poszczególne dokumenty elektroniczne w formacie XML, a nie zbiorczy wykaz w formacie CSV. 4. Po zachowaniu plików XML, pracownicy komórki kadrowej wykonują w module kadrowym systemu FoKus operację Import e-zla z menu Inne funkcje kadrowe. Funkcja ta wczytuje dane z zachowanych plików XML i odnotowuje je w module Zwolnienia chorobowe modułu kadrowego. 5. W trakcie swego działania, funkcja importu e-zla tworzy raport o zaimportowanych plikach XML. Należy zwrócić uwagę czy są w nim wymienione jakieś błędy. Jeśli tak należy je obsłużyć stosownie do wymienionej przyczyny błędu.
6. Pliki XML, z których dane zostały poprawnie wczytane do systemu FoKus są przenoszone do odpowiedniego podfolderu systemu FoKus. Są to oryginalne dokumenty elektroniczne e-zla, opatrzone podpisem elektronicznym lekarza. 7. Ostatecznym efektem działania funkcji importu jest wydruk kopii poszczególnych dokumentów elektronicznych e-zla. Wydruk ten prezentowany jest w postaci oddzielnych pozycji dla każdego zwolnienia. 8. Na wydruku znajdują się dane z każdego zwolnienia oraz informacje o podpisie elektronicznym lekarza. Na dokumentach zintegrowanych (wgranych do modułu Nieobecności znajduje się adnotacja pod jakim numerem zostały one zachowane w bazie danych systemu FoKus, na konto którego pracownika zostało zachowane (ID) oraz do której jednostki składowej przypisany jest dany pracownik. 9. Wydruk tych dokumentów komórka kadrowa przekazuje komórce płacowej. Dla komórki płacowej, wydruk ten stanowić będzie dokument źródłowy stanowiący podstawę wyliczenia i wypłacenia zasiłku. Uwaga: Przedstawiony wyżej wydruk dokumentów e-zla spełnia warunki wynikające z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych może zatem być traktowany na równi z tradycyjnymi, papierowymi dokumentami ZUS ZLA. 10. Komórka płacowa odnotowuje w dotychczasowy sposób zasiłki wynikające z danego dokumentu e-zla, po czym nanosi na wydruku, w rubryce Zaksięgowano pod numerem numer (lub numery) nadane zapisowi w module Przerwy i świadczenia programu płacowego i archiwizuje dokument w sposób analogiczny do papierowych dokumentów ZUS ZLA.
Uwagi: 1. Jeżeli dokumentu e-zla nie dało się zaimportować w sposób automatyczny i usunięcie przyczyny nie jest możliwe, można zarejestrować go samodzielnie w module Zwolnienia chorobowe modułu kadrowego. 2. Wizualizację dokumentów e-zla załadowanych już do bazy danych systemu FoKus, można uzyskać przy użyciu przycisku <Drukuj e-zla>, dostępnego w module Zwolnienia chorobowe modułu kadrowego. Można z tej opcji skorzystać w celu wydrukowania kopii pojedynczego dokumentu e-zla.
Obsługa opieki nad dzieckiem od roku 2016 Od 1 stycznia 2016 r. następuje zmiana zasad udzielania zwolnienia od pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem, zgodnie z art.188 KP. Od tego czasu opieka będzie udzielana w dniach (tak jak przed 2016 rokiem) albo w godzinach (16 godzin rocznie przy pełnym etacie). Wyboru sposobu korzystania ze zwolnienia w danym roku pracownik dokonuje składając pierwszy wniosek o udzielenie opieki na dziecko. Obsługa opieki nad dzieckiem do lat 14 w module kadrowym systemu FoKus przedstawia się teraz następująco: 1. Dla pracowników korzystających z opieki w wymiarze całych dni obsługa zagadnienia nie ulega zmianie w stosunku do dotychczasowego trybu. 2. Przy pierwszym wniosku pracownika o udzielenie opieki nad dzieckiem w wymiarze godzinowym, należy zaznaczyć wybrany przez pracownika sposób korzystania z opieki. Odbywa się to poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji na zakładce Czas pracy. Domyślnie, wszyscy pracownicy mają zaznaczone korzystanie z opieki w dniach. Tylko wybór korzystania z opieki w godzinach wymaga zaznaczenia tej opcji. 3. Jeśli u pracownika zaznaczono korzystanie z opieki w godzinach, dotychczasowa opcja odnotowania opieki w module Urlopy będzie niedostępna. 4. Jeśli u pracownika zaznaczono korzystanie z opieki w godzinach należy korzystać z funkcji Wyjścia, nadgodziny oraz opieka w godzinach, którą w wersji 2016 programu odpowiednio rozszerzono na tę okoliczność.
5. Wykorzystanie danej liczby godzin opieki w danym dniu należy odnotować, zaznaczając odpowiednią opcję w polu Rodzaj zdarzenia. Po tej operacji pojawi się saldo w kolumnie Saldo opieki, np. -2h 30min jeżeli pracownik wykorzystał dwie i pół godziny opieki. Znak minus wynika z faktu, że program w ten sposób oznacza czas nieprzepracowany. 6. Salda będą sumowane i prezentowane dla każdego roku oddzielnie. 7. Przy próbie odnotowania liczby godzin przekraczającej w danym roku 16 (przy pełnym etacie), program wyświetli odpowiedni komunikat i zażąda skorygowania tego zapisu. Piotr Zielonka