Mój region w Europie Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 Roczny plan działań w zakresie informacji i promocji na rok 2008 Toruń, 2008 r.
Spis treści 1. Wprowadzenie... 3 2. Podstawy prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych... 3 3. Cele... 3 3.1. Cel główny (długofalowy)... 3 3.2. Cel ogólny... 3 3.3. Cele szczegółowe... 3 4. Grupy docelowe... 4 5. Realizacja działań informacyjnych i promocyjnych... 4 6. Obowiązki w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych... 4 6.1. Departament Polityki Regionalnej... 4 6.2. Departament Wdrażania RPO... 4 6.3. Gabinet Marszałka, rzecznik prasowy... 5 6.4. Beneficjenci projektów... 5 7. Realizacja działań... 5 7.1. Kształtowanie wizerunku RPO WK-P... 5 7.2. Promocja RPO WK-P jako jednego produktu Funduszy Europejskich... 5 7.3. Podstawowe komunikaty... 5 7.4. Wizualizacja RPO WK-P... 5 7.5. Narzędzia realizacji Rocznego planu działań... 5 7.6. Komunikacja poprzez media... 6 8. Harmonogram... 6 9. Budżet... 6
Roczny plan działań w zakresie informacji i promocji na 2008 rok 3 1. Wprowadzenie Roczny plan działań w zakresie informacji i promocji na 2008 rok dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 (RPO WK-P), jest dokumentem określającym sposoby realizacji tych działań oraz obowiązki w tym zakresie instytucji zaangażowanych w realizację RPO WK-P w 2008 roku. Sprawozdanie z jego realizacji stanowić będzie część raportu rocznego z. 2. Podstawy prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych Roczny plan działań w zakresie informacji i promocji na 2008 rok jest zgodny z zapisami: Planu komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013, Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2007-2013, Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji w zakresie Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 art. 35 ust. 3 pkt 11 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z 6 grudnia 2006 r. Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013. 3. Cele Cele działań informacyjnych i promocyjnych są zgodne z celami określonymi w Planie komunikacji RPO WK-P na lata 2007-2013. 3.1. Cel główny (długofalowy) Wspieranie celów określonych w RPO WK-P, służących rozwojowi regionu oraz dążenie do pełnego i rzetelnego wykorzystania Funduszy Europejskich zgodnie z ich przeznaczeniem i zasadami. 3.2. Cel ogólny Działania promocji i informacji powinny dążyć do upowszechnienia w świadomości społecznej korzyści płynących z członkostwa w Unii Europejskiej i korzyści płynących z wykorzystania środków unijnych. 3.3. Cele szczegółowe (1) zapewnienie powszechnego dostępu do informacji o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach RPO WK-P dla wszystkich grup docelowych, (2) skuteczne poinformowanie potencjalnych beneficjentów o możliwościach zgłaszania projektów do realizacji w ramach RPO WK-P oraz o obowiązujących w tym zakresie procedurach, (3) informowanie o kryteriach oceny i wyboru projektów oraz o obowiązujących w tym zakresie procedurach, (4) zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i wniosków aplikacyjnych w ramach RPO WK-P, (5) informowanie o pracach Komitetu Monitorującego, (6) upowszechnianie informacji o realizowanych projektach, (7) upowszechnianie informacji o funduszach, z których są finansowane projekty, (8) upowszechnianie rezultatów i efektów realizowanych przedsięwzięć w ramach RPO WK-P, (9) rozwijanie zasad partnerstwa i współpracy na rzecz pełnego wykorzystania dostępnej pomocy ze środków UE, (10) przejrzystość systemu zarządzania i wdrażania środków UE, zwłaszcza przejrzystość stosowanych procedur, (11) zwiększenie aktywności potencjalnych beneficjentów w ubieganiu się o środki w ramach RPO WK-P. Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013. Mój region w Europie
Roczny plan działań w zakresie informacji i promocji na 2008 rok 4 4. Grupy docelowe Działania promocyjne i informacyjne skierowane są do: (1) ogółu społeczeństwa, (2) instytucji uczestniczących w, (3) beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, (4) uczestników projektów i potencjalnych uczestników projektów, (5) partnerów społecznych i gospodarczych, (6) mediów lokalnych i regionalnych, (7) decydentów. 5. Realizacja działań informacyjnych i promocyjnych Realizacja Rocznego planu działań w zakresie informacji i promocji odbywa się poprzez podejmowanie działań informacyjnych i promocyjnych przez poszczególne instytucje zaangażowane w realizację RPO WK-P: (1) Departament Polityki Regionalnej, (2) Departament Wdrażania RPO, (3) Gabinet Marszałka, (4) rzecznika prasowego, (5) beneficjentów projektów realizowanych w ramach RPO WK-P. Koordynowanie działań informacyjnych i promocyjnych oraz monitorowanie jego realizacji w województwie kujawsko-pomorskim powierzono IZ RPO WK-P czyli Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, a w jego strukturze Biurowi Komunikacji i Pomocy Technicznej w Wydziale Koordynacji Departamentu Polityki Regionalnej. Koordynacja Punktów Informacyjnych należy do zadań Biura Koordynacji Funduszy Europejskich (Departament Polityki Regionalnej). Na poziomie krajowym rolę koordynatora pełni Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (IK NSRO). W celu skutecznej i wysokiej jakości realizacji Roczny plan działań opiera się o ustalenia Zespołu ds. informacji i promocji powołanego uchwałą zarządu województwa. 6. Obowiązki w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych 6.1. Departament Polityki Regionalnej Koordynowanie działań informacyjnych i promocyjnych, Koordynowanie prac i opracowanie Rocznych planów działań w zakresie promocji i informacji, Zapewnienie powszechnego dostępu do informacji o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach RPO WK-P dla wszystkich grup docelowych, Powołanie i koordynowanie prac Punktów Informacyjnych, Zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i wniosków aplikacyjnych, Informowanie opinii publicznej o postępach we wdrażaniu i, Dostarczanie i upowszechnianie informacji o projektach realizowanych w ramach RPO WK-P, Dostarczanie i upowszechnianie informacji o Europejskim Funduszu Rozwoju Regionalnego, NSS, Upowszechnianie informacji na temat osiągnięć RPO WK-P, Inicjowanie i realizacja działań promocyjnych, Współpraca z IK NSRO i innymi instytucjami w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych, Przygotowanie i przekazanie informacji o realizacji działań w ramach RPO WK-P, Udział w pracach Zespołu ds. informacji i promocji. 6.2. Departament Wdrażania RPO Informowanie o kryteriach oceny i wyboru projektów oraz obowiązujących w tym zakresie procedurach, Zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i wniosków aplikacyjnych, Informowanie opinii publicznej o postępach we wdrażaniu i, Dostarczanie i upowszechnianie informacji o projektach realizowanych w ramach RPO WK-P, Upowszechnianie informacji na temat osiągnięć RPO WK-P, Nadzór nad przestrzeganiem przez beneficjentów zasad dotyczących stosowania środków informacyjnych i promocyjnych, Przygotowanie i przekazanie informacji o realizacji działań w ramach RPO WK-P, Udział w pracach Zespołu ds. informacji i promocji. Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013. Mój region w Europie
Roczny plan działań w zakresie informacji i promocji na 2008 rok 5 6.3. Gabinet Marszałka, rzecznik prasowy Upowszechnianie informacji na temat osiągnięć RPO WK-P, Dostarczanie i upowszechnianie informacji o projektach realizowanych w ramach RPO WK-P, Udział w pracach Zespołu ds. informacji i promocji. 6.4. Beneficjenci projektów Działania i zadania dotyczące informowania społeczeństwa o finansowaniu projektów realizowanych w ramach RPO WK-P wg zasad określonych w Wytycznych dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach RPO WK-P 2007-2013. 7. Realizacja działań 7.1. Kształtowanie wizerunku RPO WK-P Wykorzystanie środków dostępnych w ramach RPO WK-P uzależnione jest od poziomu wiedzy i świadomości w zakresie istnienia oraz możliwości pozyskania środków w ramach RPO WK-P. Dlatego też najważniejszym zadaniem jest konsekwentne kształtowanie wizerunku RPO WK-P. Dotyczy to przede wszystkim narzędzi, które ułatwią odbiorcom zidentyfikować cele i możliwości programu. 7.2. Promocja RPO WK-P jako jednego produktu Funduszy Europejskich. W okresie 2007 2013 zalecana jest wspólna promocja programów operacyjnych w całym kraju jako jednego produktu o nazwie Narodowa Strategia Spójności. Promocja RPO WK-P jako produktu Funduszy Europejskich jest optymalnym rozwiązaniem dla prowadzenia wszelkich działań komunikacyjnych, promocyjnych i informacyjnych, których celem jest stworzenie spójnego wizerunku Funduszy Europejskich w całym kraju. Prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych uwzględnia akcentowanie regionalnego charakteru programów operacyjnych (np. poprzez stosowanie herbu województwa w materiałach promocyjnych). Dlatego też wszelkie dokumenty dotyczące promocji unijnych źródeł dofinansowania należy budować w oparciu o promocję całości Funduszy Europejskich. 7.3. Podstawowe komunikaty Idea prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych sprowadza się do promowania Funduszy Europejskich jako służących rozwojowi regionu i przyczyniających się do inwestowania w przyszłość jego mieszkańców, poprzez rozwój przedsiębiorstw i tworzenie nowych miejsc pracy, rozwój służby zdrowia, oświaty, nauki czy infrastruktury, itp. Tym samym dzięki Funduszom Europejskim w ramach RPO WK-P w latach 2007-2013 województwo kujawsko-pomorskie ma szanse na szybszy rozwój gospodarczy i społeczny, a to przekłada się na podniesienie poziomu życia każdego z mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego. 7.4. Wizualizacja RPO WK-P Wizualizacja Regionalnego Programu Operacyjnego WK-P oparta jest o wymogi zawarte w Rozporządzeniu Komisji (WE) 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r., Księdze identyfikacji wizualnej NSS oraz Wytycznych dla beneficjentów w zakresie promocji projektów realizowanych w ramach RPO WK-P. 7.5. Narzędzia realizacji Rocznego planu działań Głównymi narzędziami realizacji zadań promocji i informacji są: (1) konsultacje, (2) konferencje, seminaria, wykłady, warsztaty, prezentacje, (3) serwis internetowy i newsletter, (4) biuletyn, (5) publikacje, broszury, informacje, ulotki, reklamy, plakaty, materiały informacyjne i audiowizualne, (6) reklama, (7) współpraca z mediami, (10) raporty i sprawozdania, (11) konkursy, (12) udział w imprezach masowych, (13) targi, ekspozycje projektów, eventy. Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013. Mój region w Europie
Roczny plan działań w zakresie informacji i promocji na 2008 rok 6 7.6. Komunikacja poprzez media Media to największe narzędzie oddziaływania i kształtowania opinii publicznej, dlatego też ważnym elementem realizacji działań w zakresie informacji i promocji jest współpraca z dziennikarzami mediów regionalnych, a w porozumieniu z IK NSRO także krajowych. Komunikacja ta wymaga zwięzłości, precyzji przekazu i jak najmniejszego stosowania słownictwa specjalistycznego. Informacje kierowane do mediów przede wszystkim powinny cechować się regionalnym charakterem oraz wyeksponowaniem korzyści dla lokalnej społeczności. Media stale współpracujące z IZ RPO WK-P: regionalne redakcje prasowe: Gazeta Wyborcza, Gazeta Pomorska, lokalne redakcje prasowe: Nowości, Express Bydgoski, Tygodnik Pałuki, regionalne stacje radiowe: Radio PiK, Radio Plus, Radio Eska, Radio Gra, lokalne stacje radiowe: Radio Toruń, regionalne redakcje telewizyjne: Oddział TVP w Bydgoszczy lokalne redakcje telewizyjne: TV Toruń. 8. Harmonogram Działania realizowane w ramach Rocznego planu działań w zakresie komunikacji i promocji na 2008 rok dla RPO WK-P podejmowane będą w oparciu o ramowy harmonogram działań, przedstawiony w Załączniku 1. 9. Budżet Finansowanie działań w ramach Rocznego planu działań w zakresie komunikacji i promocji na 2008 rok oparte jest o środki finansowe Pomocy Technicznej RPO WK-P przewidziane w ramach działania 8.2, kategoria 86. Zestawienie kwot przeznaczonych na realizację zadań określonych w niniejszym dokumencie zawiera Załącznik 2. Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013. Mój region w Europie
Załącznik 1. Harmonogram działań informacyjnych i promocyjnych na 2008 rok. L.p. Działanie Grupa docelowa 1. Uroczysta inauguracja RPO WK-P 2. Szkolenia pracowników IZ RPO WK-P (finansowane z Osi VIII, działanie 8.1) 3. Szkolenia dla beneficjentów 4. Rozbudowa i administrowanie portalem internetowym 5. Promocja w mediach 6. Konferencja podsumowująca wykorzystanie środków (promocja osiągnięć) 7. Udział w imprezach masowych i potencjalni media lokalne i regionalne i potencjalni ogół społeczeństwa i potencjalni media lokalne i regionalne ogół społeczeństwa i potencjalni i potencjalni media lokalne i regionalne Liczba osób objętych działaniem Termin realizacji 200 04. 2008 r. 700 01 12.2008 r. 2500 01-12.2008 r. 600 000 01-12.2008 r. 500 000 01-12.2008 r. 200 12.2008 r. Maraton Toruński ogół społeczeństwa 1000 05.2008 r. Bieg św. Mikołaja uczestnicy projektów i potencjalni 500 12.2008 r. Cykl imprez plenerowych Radia Gra na terenie woj. kuj.-pom. 20 000 05-08.2008 r. Targi Funduszy Europejskich 5000 05.2008 r. Festyn Europejski 3000 06.2008 r. Pałuckie Targi Rolne Pałucka Wystawa Zwierząt Hodowlanych Żnin 10 000 08.2008 r. Dożynki Wojewódzkie - Koronowo 10 000 08.2008 r. Mistrzostwa Polski Par Klubowych na Żużlu - Toruń 5000 09.2008 r. Święto Śliwki Strzelce Dolne 20 000 09.2008 r. Jarmark Mieszczański Golub-Dobrzyń uczestnicy projektów 3500 09.2008 r.
8. XIV Festyn Archeologiczny - Biskupin 7956 09.2008 r. Dzień bez samochodu 200 09.2008 r. Targi Młodych Inowrocław 500 09.2008 r. Festyn Barwy lata, dary jesieni, Święto Ziemniaka - Przysiek 3000 09.2008 r. Przygotowanie, redakcja i dystrybucja e-biuletynu informacyjnego 700 01-12.2008 r. media ogół społeczeństwa 9. Przygotowanie, redakcja i dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych i potencjalni 10000 03-12.2008 r. media lokalne i regionalne Przygotowanie, druk i dystrybucja dokumenty 10. programowe 11. Punkty Informacyjne 12. Przygotowanie i emisja spotu reklamowego Przygotowanie sprawozdań z realizacji zadań 13. informacyjnych i promocyjnych i potencjalni media lokalne i regionalne i potencjalni media ogół społeczeństwa i potencjalni uczestnicy projektów i potencjalni uczestnicy projektów 200 01-12.2008 10000 06-12.2008 r. 100000 03-12.2008 r. 07.2008 r 12.2008 r. 14. Konkursy promocyjne Konkurs dla dziennikarzy media 15 07-08.2008 r. Konkurs plastyczny dla dzieci i młodzieży ogół społeczeństwa i potencjalni uczestnicy projektów i potencjalni 10 000 09-10.2008 r.
uczestnicy projektów 15. Przygotowanie i dystrybucja kalendarza wykorzystującego konkursowe prace plastyczne 500 10-12.2008 Konferencje, seminaria, spotkania informacyjne, 16. podpisywanie umów z beneficjentami, itp. 2000 01-12.2008 r. (przygotowywane wg. bieżących potrzeb) media
Załącznik 2. Budżet działań informacyjnych i promocyjnych na 2008 rok. L.p. Projekty Zakres działania Koszt całkowity (w PLN) wyjazdy na spotkania i szkolenia 1. Wyjazdy służbowe pracowników w ramach działań informacyjno-promocyjnych 60 000,00 realizacja i uczestnictwo w programach i audycjach telewizyjnych i radiowych 2. Rozbudowa i bieżąca obsługa portalu internetowego administrowanie stroną internetową 300 000,00 promocja portalu spotkania konferencje 3. Konferencje, seminaria, spotkania informacyjne dla beneficjentów RPO WK-P narady 380 000,00 seminaria targi i wystawy ogłoszenia prasowe 4. Promocja RPO WK-P w mediach teksty sponsorowane (publikacje prasowe i media elektroniczne) 350 000,00 produkcja spotu reklamowego emisja spotu reklamowego i programów informacyjnych 5. Punkty Informacyjne uruchomienie i działalność Punktów Informacyjnych w Bydgoszczy, Grudziądzu, Inowrocławiu, 330 000,00 Włocławku 6. Szkolenia dla beneficjentów RPO WK-P szkolenia z zakresu ogłoszonych w danym roku konkursów 300 000,00 gadżety promocyjne zakup, opracowanie, druk, powielanie, dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych usługi w zakresie promocji i informacji 7. Promocja RPO WK-P 832 493,00 druk ulotek, broszur, skryptów i biuletynów współorganizowanie i uczestnictwo w imprezach masowych i kulturalnych inne koszty 8. Usługi tłumaczenia dokumentów oraz spotkań na potrzeby promocji RPO WK-P usługi tłumaczenia dokumentów 12 000,00 tłumaczenia symultaniczni, itp. zakupy materiałów informacyjno-promocyjnych, których wartość przekracza 3 500,00 zł 9. Zakupy inwestycyjne w ramach działań informacyjno-promocyjnych RPO WK-P 100 000,00 Razem: 2 664 493,00