Zarząd Fundacji dla Śląska w Katowicach

Zarząd Fundacji dla Śląska w Katowicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach przeprowadziła kontrolę w Fundacji dla Śląska w Katowicach (zwanej dalej Fundacją) w zakresie realizacji rządowego programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich (zwanego dalej FIO) w latach 2005-2007. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 8 grudnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Zarządowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia negatywnie działalność Fundacji w zakresie spraw objętych kontrolą. 1 Dz. U. z 2007 r., Nr 231, poz. 1701 ze zm., zwanej dalej ustawą o NIK

2 PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące ustalenia i oceny cząstkowe: I. W zakresie realizacji zakresu rzeczowego programów współfinansowanych ze środków FIO. 1. Fundacja w latach 2005-2007, na podstawie pięciu umów zawartych z Ministrem Pracy i Polityki Społecznej 2 (dalej zwany Ministrem), była beneficjentem środków publicznych z FIO w kwocie 624,7 tys. zł 3 na realizację programów Sztuka trzech źródeł i Czuję się bezpiecznie. Jako organizacja pozarządowa i posiadająca status organizacji poŝytku publicznego, w rozumieniu art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie 4 (dalej zwanej ustawą o dppw), była podmiotem uprawnionym do składania wniosków o dofinansowanie realizacji zadań ze środków FIO, a dotowane programy mieściły się w zakresie zadań statutowych Fundacji. 2. Fundacja zrealizowała wszystkie z planowanych 49 zadań w ramach ww. pięciu programów w latach 2005-2007 (trzy Sztuka trzech źródeł i dwa Czuję się bezpiecznie), co wykazała analiza zapisów na stronie internetowej, przedłoŝone materiały promocyjne, umowy z podwykonawcami, oświadczenia członków zarządu Fundacji oraz zeznania świadków. 3. NIK negatywnie ocenia, brak w Fundacji dokumentów 5 potwierdzających realizację 13 z 49 zadań, w ramach programu Sztuka trzech źródeł w latach 2005-2007, a takŝe 75 konferencji i warsztatów oraz 200 pokazów i festynu w ramach programu Czuję się bezpiecznie w latach 2005-2006, pomimo Ŝe obowiązek załączania do sprawozdań materiałów mogących dokumentować działania faktyczne (np. list uczestników projektu, publikacji wydanych w ramach projektu, raportów, wyników prowadzonych ewaluacji), jak i działania prawne (np. kopii umów, kopii dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych) - wynikał z rozporządzeń Ministra w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania 6 2 lub Ministrem Polityki Społecznej 3 w tym: w 2005 r. 209,5 tys. zł, w 2006 r. 331,9 tys. zł i w 2007 r. 83,3 tys. zł, 4 Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm., 5 brak załączników do przedłoŝonych kontrolerom sprawozdań, w postaci kopii dokumentów 6 w okresie od 3 grudnia 2003 r. do 31 grudnia 2005 r. obowiązywały przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 października 2003 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 193, poz. 1891); kolejno od dnia 1 stycznia 2006 r. do nadal przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji

3 (załącznik nr 3), a Fundacja na podstawie ww. umów z Ministrem była zobowiązana do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją programów przez 5 lat, licząc od dnia zakończenia zadania. Ponadto analiza porównawcza liczby zadań zawartych w sprawozdaniach Fundacji dla Ministra z realizacji programu Sztuka trzech źródeł w latach 2005-2007 i zadań zawartych w harmonogramach (załączonych do umów o dofinansowanie z FIO) wykazała, Ŝe w sprawozdaniach pominięto 10 z 49 zadań 7 (20,4 %) wymienionych w harmonogramach. 4. NIK negatywnie ocenia nieprzestrzeganie zasady bezpośredniej realizacji zadań przez dotowaną ze środków FIO Fundację i zlecenie w latach 2005-2006 Wojewódzkiemu Ośrodkowi Metodycznemu w Katowicach (dalej WOM), w ramach programu Czuję się bezpiecznie, zorganizowania konferencji metodycznych bez wymaganej zgody (upowaŝnienia) Ministra. Prawidłowe zlecenie WOM zadania zorganizowania konferencji metodycznych wymagało bowiem uprzedniego wymienienia tego podwykonawcy w umowie z Ministrem, wraz z podaniem jego adresu i określenia części realizowanego przez niego zadania. Wykonanie działań objętych dotowanym zadaniem przez podwykonawców lub partnerów, którzy nie byli przewidziani w umowie lub w zakresie innym niŝ podany w umowie z Ministrem i załącznikach do niej - wykluczały takŝe ogłaszane przez Ministra dokumenty, stanowiące podstawę działania FIO, Zasady przyznawania i rozliczania dotacji FIO 8 (dalej zwane Zasadami rozliczania FIO). Zdaniem NIK, skutkiem zlecenia realizacji ww. zadań WOM było wykorzystanie środków publicznych w kwocie łącznej 48,5 tys. zł (odpowiednio 25,0 tys. zł i 23,5 tys. zł brutto, tj. 44,6 % udzielonej dotacji 2005 r. i 15,2 % w 2006 r.) przez podmiot, którego wybór nastąpił w sposób naruszający postanowienia umowy z Ministrem i ww. Zasad rozliczania FIO. W toku kontroli Prezes Zarządu Henryka śabicka przyznała, Ŝe WOM nie był przewidywany na etapie tworzenia projektu programu Czuję się bezpiecznie i nie występował w nim jako partner. zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207) 7 w tym w 2005 r. 7 z 8, w 2006 r. 8 z 16, a w 2007 r. - 24 z 25, 8 Były to: a) Podstawowe kierunki działań rządu w zakresie realizacji Rządowego Programu - Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w roku 2005 oraz dotyczące 2005 r. Podstawowe informacje związane z rozliczaniem projektów dofinansowanych ze środków Rządowego Programu - Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, b) Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w roku 2006, c) Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w roku 2007.

4 5. NIK negatywnie ocenia sposób dokonania wyboru wykonawców zadań w ramach programów Czuję się bezpiecznie i Sztuka Trzech Źródeł w latach 2005-2006, bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 9 (dalej zwaną ustawą pzp). Zadaniami tymi była organizacja konferencji metodycznych w ramach programu Czuję się bezpiecznie w 2005 r. przez WOM oraz produkcja maskotki dydaktycznej Sznupek przez Zakład Produkcyjno-Handlowy Gonzo s.c. Anna i Krzysztof Łuszcz w 2006 r. (dalej zwany Gonzo). Udzielenie zamówienia ww. wykonawcom nastąpiło z pominięciem ustawy pzp, pomimo Ŝe wartość umów z WOM (25,0 tys. zł 10 ) oraz Gonzo (26,8 tys. zł 11 ) przekroczyła 6 000 Euro, a takŝe wbrew postanowieniu określonemu w 12 umowy z Ministrem, zgodnie z którym Fundacja zobowiązała się do stosowania ww. ustawy. II. W zakresie prawidłowości ponoszenia i rozliczania kosztów zadań współfinansowanych ze środków FIO oraz wniesienia wkładu własnego. 1. NIK ocenia jako niezgodne, z określonymi przez Ministra Zasadami rozliczania dotacji FIO, poniesienie przez Fundację w 2006 r., w ramach zadania Sztuka trzech źródeł, kosztów w kwocie 8,0 tys. zł na zakup dwóch systemów wystawienniczych. Fundacja wykorzystała środki dotacji FIO na sfinansowanie zakupu ww. systemów, pomimo Ŝe Zasady rozliczania dotacji FIO z 2006 r. uznawały, jako kwalifikowalne, koszty zakupu składnika majątkowego, którego wartość początkowa nie przekracza 3,5 tys. zł. Jednocześnie zakup ww. systemu wystawienniczego, jako spełniającego kryteria środka trwałego (tj. o wartości powyŝej 3,5 tys. zł, przewidywanym okresie uŝytkowania powyŝej 1 roku oraz kompletnym i gotowym do uŝytkowania), w świetle ww. Zasad rozliczania dotacji FIO, stanowił koszt niekwalifikowalny, albowiem nie dopuszczały one moŝliwości finansowania ze środków dotacji FIO wydatków na zakup środków trwałych. Ww. systemy wystawiennicze zostały prawidłowo ujęte w ewidencji środków trwałych, przez obsługujące Fundację biuro rachunkowe, a udzielone przez Prezes Zarządu Henrykę śabicką wyjaśnienia potwierdzały wielokrotne wykorzystywanie elementów systemu do aranŝacji wnętrz, które mogą być zestawiane w róŝny sposób w zaleŝności od inwencji danej osoby oraz do prezentacji róŝnych wystaw. Wiceprezes Irena Fugalewicz 9 Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm. 10 WOM wystawił dla Fundacji w dniu 25 października 2005 r. fakturę na kwotę 25.000,00 zł (brutto i netto zwolnienie z VAT) za organizację konferencji szkoleniowych 11 Firma Gonzo wystawiła dla Fundacji 4 faktury o łącznej kwocie 32.787,50 zł brutto (26.875 zł netto) w okresie listopad-grudzień 2006 r. za produkcję psa Sznupek

5 przyznała, iŝ Te systemy są wykorzystywane bardzo często. Źle interpretowałam pojęcie środka trwałego. UwaŜałam, Ŝe zestaw wystawienniczy składający się z rurek, śrubek i złączek nie jest środkiem trwałym. Przyznaję jednak, Ŝe po poskładaniu ww. elementów moŝna zbudować z tego kaŝdą formę przestrzenną. NIK stwierdził, Ŝe ww. środki w kwocie 8 tys. zł, przeznaczone na zakup środków trwałych, jako wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, stosownie do postanowień umowy z Ministrem i art. 145 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 12 (dalej ustawa o fp) powinny podlegać zwrotowi na rachunek bankowy Ministra. 2. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w sprawozdaniach z realizacji programów za lata 2005-2007 następowało przekraczanie limitów poszczególnych rodzajów kosztów, przesunięcia środków finansowych pomiędzy poszczególnymi rodzajami kosztów oraz zaliczanie wydatków do innych rodzajów kosztów niŝ podano w kosztorysach, i tak np.: w czterech przypadkach poszczególne rodzaje kosztów programu Sztuka trzech źródeł w latach 2006-2007 przekroczyły obowiązujące limity procentowe określone w Zasadach rozliczania dotacji FIO (rozdział Koszty kwalifikowane), np. przy limicie 5 % w 2006 r. udział kosztów wyposaŝenia w wartości dotacji stanowił 7,1 %, a w 2007 r. 6 %; w jednym przypadku rodzaj kosztów programu Sztuka trzech źródeł w roku 2007 uległ w sprawozdaniu zmianie o więcej niŝ 5 % w stosunku do kwoty określonej w kosztorysie, tj. koszty wyjazdów słuŝbowych zwiększyły się o 34,8 %; w 2005 r. w pięciu przypadkach, dotyczących programów Czuję się bezpiecznie (dwa) i Sztuka trzech źródeł (trzy), Fundacja zaliczyła w sprawozdaniach z ich realizacji wydatki do innych rodzajów kosztów niŝ wynikało to z kosztorysów, np. faktury za maskotkę Sznupek ujęto w sprawozdaniu w pozycji kosztów Organizacja konferencji i warsztatów, natomiast w kosztorysie w pozycji kosztów Wydawnictwa i produkcja materiałów edukacyjnych; w 2005 r. w sprawozdaniu z realizacji programu Sztuka trzech źródeł Fundacja nie wykazała wydatku z tytułu opłaty dla ZAIKS, pomimo Ŝe w kosztorysie przeznaczono na ten cel 5,8 tys. zł. NIK negatywnie ocenia powyŝsze nieprawidłowości, gdyŝ: Zasady rozliczania dotacji FIO z 2005 r. nie przewidywały moŝliwości przesunięcia środków finansowych pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu (zmiany 12 Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.

6 moŝna było dokonać jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach w drodze aneksu do umowy), Zasady rozliczania dotacji FIO z 2006 r. i 2007 r. dopuszczały przesunięcia zaoszczędzonej kwoty na inną pozycję kosztorysu, jeŝeli nie powodowało to jej zwiększenia o więcej niŝ 5 %, a zwiększana pozycja kosztorysu nie dotyczyła wynagrodzeń, promocji i zakupu wyposaŝenia, umowy o zlecenie realizacji zadań publicznych, dofinansowanych ze środków FIO, zawarte w latach 2006-2007, w sytuacji gdy dany koszt finansowy z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji programu nie był równy kosztowi określonemu w kosztorysie, uznawały go za zgodny z kosztorysem tylko wtedy, gdy jego zwiększenie nie nastąpiło o więcej niŝ 5 %. Zdaniem NIK, ww. środki dotacji FIO w kwocie 5,8 tys. zł, przewidziane w kosztorysie programu Sztuka trzech źródeł w 2005 r. na opłaty dla ZAIKS przy uwzględnieniu ww. zasady rozliczania FIO w 2005 r. (nieprzewidującej moŝliwości przesunięcia środków finansowych pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu), jako wykorzystane niezgodnie z umową (kosztorys określał koszty składające się na kwotę dotacji), podlegają zwrotowi Ministrowi. Prezes Zarządu Henryka śabicka wyjaśniła, Ŝe przed podjęciem decyzji o przesunięciu środków pomiędzy poszczególnymi pozycjami w kosztorysach miały miejsce konsultacje telefoniczne bądź elektroniczne z pracownikami właściwych ministerstw. Taka forma dokonywania uzgodnień była sprzeczna z postanowieniami umów o zlecenie realizacji zadań publicznych dofinansowanych ze środków FIO, które stanowią, Ŝe dla zmian, uzupełnień i oświadczeń składanych w związku z umowami, wymagana jest kaŝdorazowo forma pisemna. 3. NIK ocenia jako nierzetelny sposób sporządzania sprawozdań dla Ministra z realizacji programu Sztuka trzech źródeł w latach 2005-2007 oraz Czuję się bezpiecznie w 2006 r., biorąc pod uwagę stwierdzenie licznych błędów rachunkowych przy sumowaniu 19 pozycji kosztów (w 11 przypadkach zaniŝonych i w 8 zawyŝonych). 4. Udział wkładu własnego wniesionego do programów Sztuka trzech źródeł i Czuję się bezpiecznie w latach 2005-2007 w koszcie całkowitym tych programów wynosił od 71,4 % do 87,0 %, co było zgodne z Zasadami rozliczania dotacji z FIO, obowiązującymi w tym okresie i z kwotami deklarowanymi przez Fundację we wnioskach o przyznanie dotacji FIO.

7 III. W zakresie ujmowania w ewidencji księgowej Fundacji operacji związanych z realizacją programów współfinansowanych ze środków FIO oraz sporządzania sprawozdań. 1. NIK negatywnie ocenia sposób prowadzenia ewidencji księgowej Fundacji, która nie spełniała wymogów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 13 oraz ustawy o dppw w zakresie umoŝliwiającym rzetelne rozliczenie środków dotacji FIO. Analiza ewidencji księgowej Fundacji wykazała bowiem brak zamknięcia, do dnia 24 listopada 2008 r., ksiąg rachunkowych za lata 2006 i 2007. Ponadto stwierdzono, Ŝe księgi rachunkowe Fundacji w 2007 r. nie były prowadzone na bieŝąco, albowiem dowody księgowe 14 w łącznej kwocie 8 620,1 tys. zł nie zostały wprowadzone do ewidencji księgowej (pozostawały w tzw. buforze). Stan miał miejsce, pomimo Ŝe przepisy ustawy o rachunkowości wymagają prowadzenia ksiąg rachunkowych na bieŝąco (art. 24 ust. 1) oraz zamknięcia ich na dzień kończący rok obrotowy, nie później niŝ w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tego zdarzenia (art. 12 ust. 2 pkt 1), a ostatecznie najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (art. 12 ust. 4). 2. W ocenie NIK, księgi rachunkowe Fundacji w okresie objętym kontrolą były nierzetelne, gdyŝ pomimo wymogu, określonego w art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, dokonywania zapisów w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty, w ewidencji księgowej Fundacji: w 2006 r. nie ujęto 5 dowodów na kwotę 20,3 tys. zł, w latach 2005-2007 nie ujęto kwoty 26,4 tys. zł z tytułu 26 umów o dzieło (w tym: 3 w 2005 r. - 2,5 tys. zł, 5 w 2006 r. - 7,7 tys. zł i 18 w 2007 r. - 16,2 tys. zł), w latach 2006-2007 ujęto kwotę niŝszą o 0,8 tys. zł w przypadku 5 umów o dzieło (w tym o 0,2 tys. zł w 2006 r. 3 umowy i o 0,6 tys. zł w 2007 r. - 2 umowy), niŝ to wynikało ze stanu faktycznego, w 2005 r. dwukrotnie ujęto 2 faktury VAT w kwocie 0,1 tys. zł Ponadto fakturę VAT nr 254/10/548 na kwotę 1,0 tys. zł, wystawioną w dniu 29 grudnia 2005 r., nie zaksięgowano w 2005 r., lecz dopiero w 2006 r. (zapłata) i w 2007 r. (zarachowanie do kosztów), co było sprzeczne z wymogiem określonym w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w tym 13 Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm. 14 Dokumenty z okresu od maja do grudnia 2007 r. oraz cztery za marzec i dwa za kwiecień 2007 r.

8 okresie sprawozdawczym. Jednocześnie takie działanie stanowiło naruszenie obowiązującej zasady współmierności przychodów i kosztów w danym okresie rozliczeniowym. Brak ujęcia ww. dowodów księgowych we właściwym okresie sprawozdawczym, w księgach rachunkowych Fundacji był takŝe sprzeczny z art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŝeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe. NIK stwierdza, Ŝe skutkiem nieujęcia w listach płac wynagrodzeń z tytułu ww. umów o dzieło w latach 2005-2007 w kwocie 26,4 tys. zł, a takŝe z tytułu 4 umów o dzieło nie przedłoŝonych kontrolującym, a ujętych w sprawozdaniach z realizacji zadań przekazanych Ministrowi, Fundacja nie odprowadziła podatku dochodowego od osób fizycznych w kwocie 2,8 tys. zł. 3. Analiza wydatkowanych przez Fundację środków z pięciu otrzymanych dotacji FIO w kwocie 624,7 tys. zł (100 %), udokumentowanych 427 dowodami księgowymi (w tym 201 w 2005 r., 168 w 2006 r. i 58 w 2007 r.) wykazała brak poprawności w ich opisie, gdyŝ: 168 dowodów z 2006 r. i 33 z 2007 r. - nie opatrzono na odwrocie pieczątką Fundacji, co było sprzeczne z Zasadami rozliczania dotacji FIO w latach 2006 2007, 43 dowody z 2005 r., 9 z 2006 r. i 1 z 2007 r. nie zawierały potwierdzenia ich sprawdzenia pod względem merytorycznym, Ŝaden ze 124 dowodów z 2005 r., 85 z 2006 r. i 2 z 2007 r. nie zawierał potwierdzenia ich sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym, Ŝaden z 6 dowodów z 2005 r., 5 z 2006 r. i 3 z 2007 r. nie zawierał podpisu kierownika jednostki, pomimo Ŝe art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości stanowi, Ŝe dla swojej poprawności dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Z zeznań członków Zarządu, tj. Henryki śabickiej i Ireny Fugalewicz, wynikało Ŝe Biura rachunkowe nie zwracały uwagi na to, Ŝe dowody nie zawierają potwierdzenia ich sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i ( ) oczekiwaliśmy, Ŝe biuro rachunkowe dopilnuje aby dowody były sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym ( ).

9 NIK krytycznie ocenia brak sprawdzenia dowodów i brak podpisu kierownika jednostki na dowodach będących podstawą rozliczenia dotacji z FIO, gdyŝ zgodnie z umowami zawartymi z biurami rachunkowymi Union i Bufiks, to Fundacja była zobowiązana do sprawdzenia dowodów będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych. W umowie zawartej z firmą Bufiks postanowiono wprawdzie, Ŝe Zleceniobiorca miał dokonywać dodatkowej kontroli formalno-rachunkowej, jednakŝe kontrola ta winna mieć charakter pomocniczy i nie powinna być traktowana jako podstawowa. 4. Analiza ww. 427 dowodów księgowych wykazała, Ŝe zawierały one informację wskazującą, Ŝe źródłem ich finansowania był FIO, co NIK ocenia pozytywnie w świetle wymagań Ministra w tym zakresie określonych w Zasadach rozliczania dotacji FIO w latach 2006-2007. Jednocześnie stwierdzono jednak, Ŝe 6 dowodów na kwotę 10,5 tys. zł, dotyczących rozliczenia zadań Sztuka Trzech Źródeł za lata 2005-2006, występowało w dwóch egzemplarzach i w opisach dowodów (na ich odwrotnej stronie) posiadało róŝne kwoty dofinansowania ze środków FIO. Ponadto w opisie tych faktur występowały braki - pieczęci członka Zarządu Fundacji, potwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym, jak równieŝ pieczęci o treści: NaleŜny podatek odprowadzono do właściwego Urzędu Skarbowego i Przy realizacji umowy stosowano zasady ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo o zamówieniach publicznych. Z zeznań złoŝonych przez członków Zarządu, tj. Henrykę śabicką i Irenę Fugalewicz wynikało, Ŝe na oryginale dowodu przekazywanego do biura rachunkowego, koordynatorzy wpisywali ołówkiem nazwę projektu, którego dotyczył, natomiast na kserokopii dowodu posiadanego przez koordynatora programu, pod koniec okresu sprawozdawczego określano kwotę dofinansowania z FIO i z innych źródeł. Członkowie Zarządu wskazywali biura rachunkowe, jako odpowiedzialne za brak prawidłowo wyodrębnionej ewidencji księgowej zawierającej źródło finansowania, natomiast pracownicy biur odpowiedzialnością obarczali Zarząd wskazując m.in., Ŝe warunkiem otrzymania wydruków odzwierciedlających rozliczenie dotacji otrzymanych na dane zadanie było rzetelne wskazanie źródła finansowania na tych dowodach. 5. Zdaniem NIK, przyjęcie opisanej wyŝej metody postępowania z dowodami księgowymi, słuŝącymi potwierdzeniu wydatkowania środków publicznych, tj. opisywanie wstępnie i prowizorycznie (ołówkiem) źródeł ich finansowania, a dopiero pod koniec okresu

10 sprawozdawczego przypisywanie ich do kosztów danej dotacji oraz jednoczesne funkcjonowanie w obiegu oryginałów i kopii faktur, spowodowało szereg niŝej opisanych nieprawidłowości. TakŜe fakt nieuzgadniania sporządzonych przez Fundację rozliczeń z wykorzystania dotacji dla Ministra z ewidencją księgową prowadzoną przez biura rachunkowe powodował, np. dwukrotne wykorzystanie tych samych dowodów księgowych w rozliczeniu dotacji FIO, czy teŝ rozliczanie tych samych dowodów księgowych w sprawozdaniach z wykorzystania dotacji uzyskanych od róŝnych podmiotów. I tak: a) NIK negatywnie ocenia fakt dwukrotnego wykorzystania przez Fundację tego samego dowodu do rozliczenia tej samej dotacji FIO, co doprowadziło do rozliczenia środków dotacji FIO w kwocie 5,3 tys. zł bez dokumentu potwierdzającego ich poniesienie. W trakcie analizy sprawozdania z realizacji zadania Sztuka trzech źródeł za 2005 r. stwierdzono ujęcie przez Fundację dwa razy umowy o dzieło zawartej z p. J. B. oraz umowy z p. A. S. w łącznej kwocie 2,3 tys. zł oraz w sprawozdaniu z realizacji zadania Sztuka trzech źródeł za 2006 r. dwukrotne ujęcie faktury VAT nr 1286 z 28 grudnia 2006 r., wystawionej przez Katowicki Dom Sztuki Aleksander Harkawy, tj. raz w kwocie 3,0 tys. zł i w innej pozycji w kwocie 1,6 tys. zł dofinansowania z FIO. b) NIK negatywnie ocenia rozliczenie 3 faktur na kwotę 4,4 tys. zł, jednocześnie w sprawozdaniu z wykorzystania środków dotacji FIO w kwocie 4,0 tys. zł, jak i w sprawozdaniach innych podmiotów dotujących Fundację w kwocie 2,8 tys. zł. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe: ww. faktura, wystawiona przez Katowicki Dom Sztuki Aleksander Harkawy, została jednocześnie (obok rozliczenia dotacji FIO) przedłoŝona do rozliczenia dotacji otrzymanej z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w kwocie 1,8 tys. zł, dwie faktury, wykazane w sprawozdaniu z realizacji zadania Sztuka trzech źródeł za 2005 r. na kwotę łączną 1,0 tys. zł, zostały jednocześnie przedłoŝone przez Fundację w rozliczeniu dotacji otrzymanych z samorządu Województwa Śląskiego na zadanie Arterie 2005 III festiwal Uczelni Artystycznych Województwa Śląskiego w kwocie 0,2 tys. zł oraz na zadanie Narodowy Program Kultury Znaki Czasu w kwocie 0,7 tys. zł.

11 NIK stwierdził, Ŝe pomimo zaistnienia powyŝszych faktów, Fundacja informowała w złoŝonych sprawozdaniach Ministrowi o stu procentowym (100 %) wykorzystaniu dotacji otrzymanych z FIO w latach 2005-2007. 6. Na podstawie analizy raportów kasowych oraz wyciągów bankowych Fundacji z grudnia 2005 r., 2006 r. i 2007 r. ustalono, Ŝe pomimo ujęcia w rozliczeniach z wykorzystania dotacji FIO wynagrodzeń w kwocie 13,8 tys. zł do 31 grudnia 2007 r. wypłata tych wynagrodzeń nie znalazła odzwierciedlenia w ww. dokumentach. Fakt wypłacenia wynagrodzeń nie został równieŝ ujęty w księgach rachunkowych Fundacji. Prezes Zarządu Henryka śabicka zeznała, Ŝe płatności te zostały dokonane, nadmieniając jednocześnie, iŝ pracownik prowadzący kasę Fundacji w 2007 r. nie rozliczył się całkowicie z gotówki. Pracownik firmy Bufiks zeznał: Być moŝe pieniądze te zostały wypłacone gotówką, ale nie wiem z jakiego źródła. Ustalenie jednoznacznego stanu faktycznego utrudnił dodatkowo fakt, Ŝe na dzień 31 grudnia 2007 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji kasy, a ujawnione róŝnice inwentaryzacyjne dotyczące gotówki w kasie na dzień 31 grudnia 2005 r. i 31 grudnia 2006 r. nie zostały rozliczone. Brak przeprowadzenia inwentaryzacji, uwzględniając brzmienie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednoznacznie zobowiązujące jednostki do jej przeprowadzenia na ostatni dzień kaŝdego roku obrotowego, NIK ocenia negatywnie. 7. NIK negatywnie ocenia brak 7 dowodów księgowych na łączną kwotę 6,4 tys. zł, które zostały ujęte przez Fundację w rozliczeniach z wykorzystania środków dotacji FIO na realizację programu Sztuka trzech źródeł w latach 2006 i 2007. W ocenie NIK, nieudokumentowane wydatki środków dotacji FIO, w świetle obowiązku przechowywania dowodów księgowych i dokumentów przez 5 lat, licząc od dnia zakończenia zadania, określonego w tym zakresie w art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości oraz w umowach zawartych z Ministrem, powinny podlegać, jako koszty niekwalifikowalne, zwrotowi. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, Ŝe Zarząd i pracownicy Fundacji oraz pracownicy obsługujących Fundację biur rachunkowych wzajemnie obwiniają się o zagubienie ww. dokumentów. NIK krytycznie ocenia przekazywanie przez Fundację dokumentów do zaksięgowania firmom Union i Bufiks bez potwierdzenia odbioru, co uniemoŝliwia określenie osób odpowiedzialnych za ich brak. Brak skutecznego nadzoru nad dokumentacją, dotyczącą przepływu środków pienięŝnych w Fundacji, nabiera szczególnego znaczenia przy uwzględnieniu faktu, Ŝe

12 w latach 2005-2007 dotacje publiczne stanowiły od 76,9 % do 81,0 % przychodów ogółem Fundacji. 8. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe Fundacja umieszczała, w zestawieniu faktur i rachunków w rozliczeniach z wykorzystania dotacji FIO, dokumenty księgowe wystawione przed lub po terminie realizacji zadań zawartych w umowach z Ministrem (wszystkie posiadały datę sprzedaŝy taką samą jak data ich wystawienia): w sprawozdaniu z realizacji zadania Sztuka trzech źródeł w 2005 r. wykazano dwie faktury VAT na łączną kwotę dofinansowania z FIO 0,4 tys. zł, które były wystawione w lipcu 2005 r., podczas gdy w umowie określono termin wykonania zadania od 1 sierpnia do 31 grudnia 2005 r., w sprawozdaniu z realizacji zadania Sztuka trzech źródeł w 2007 r. wykazano 13 faktur na 35,6 tys. zł wystawionych po 20 grudnia 2007 r., podczas gdy termin wykonania zadania określono na okres od 11 października do 20 grudnia 2007 r. Prezes Zarządu Henryka śabicka wyjaśniła, Ŝe zgodnie z Zasadami rozliczania FIO w 2007 r. data końcowa rozliczenia przyznanej dotacji moŝe zostać określona najpóźniej na dzień 31 grudnia 2007 r. oraz Wszystkie dokumenty finansowe były więc datowane z chwilą ich wystawienia, a nie datą faktycznej sprzedaŝy. NIK, w świetle jednoznacznych uregulowań zawartych w umowach z Ministrem co do dopuszczalności dokonywania zmian, w tym dotyczących terminu wykonania zadania, jedynie w formie pisemnej pod rygorem niewaŝności i przy jednoczesnym braku aneksów do ww. umów, negatywnie ocenia umieszczanie w sprawozdaniach z wykorzystania dotacji FIO dowodów księgowych dokumentujących wydatkowanie ich przed lub po terminie realizacji zadań zawartych w umowach. 9. NIK negatywnie ocenia dokonanie przez Fundację płatności z tytułu 7 umów o dzieło w kwocie 11,2 tys. zł i 26 faktur VAT w kwocie 56,2 tys. zł, ujętych w sprawozdaniach z realizacji zadań dofinansowanych z FIO w latach 2005, 2006 i 2007, po terminie, do którego zgodnie z umowami dotacje winny być wykorzystane, tj. odpowiednio po 31 grudnia 2005 r., 31 grudnia 2006 r. i 20 grudnia 2007 r.. Fundacja nie dokonała zwrotu do budŝetu państwa ww. niewykorzystanych do końca roku budŝetowego środków dotacji w łącznej kwocie 67,4 tys. zł (w tym 24,3 tys. zł za 2005 r., 34,9 tys. zł za 2006 r. i 8,2 tys. zł za 2007 r.), pomimo Ŝe w umowach z Ministrem i w art. 144 ust. 1 ustawy o fp określono obowiązek zwrócenia do budŝetu państwa do dnia 15 lutego następnego roku (po otrzymaniu dotacji) dotacji udzielonej z budŝetu państwa w części

13 niewykorzystanej do końca roku budŝetowego. Wskazywanym przez Zarząd Fundacji powodem wydatkowania ww. środków po terminie realizacji zadań był m. in. późny wpływ do Fundacji środków na realizację tych zadań. 10. W toku kontroli ustalono, Ŝe, stosownie do postanowień art. 16 ust. 5 ustawy o dppw, otrzymane dotacje (przychody) ujmowano na specjalnie wyodrębnionych dla poszczególnych programów kontach analitycznych. Jednak, pomimo wymogu wynikającego z art. 132 ust. 1 ustawy o fp, w ewidencji księgowej nie wyodrębniono wszystkich poniesionych kosztów, w sposób umoŝliwiający finansowe rozliczenie poszczególnych umów. Ponadto, pomimo Ŝe uŝywany program Symfonia umoŝliwiał przypisywanie poszczególnym kosztom źródeł ich finansowania, w wyodrębnionej ewidencji księgowej wykazano środki wydatkowane z FIO jedynie w części w stosunku do kwot wykazanych w sprawozdaniach przekazywanych Ministrowi (78,7 tys. zł w 2005 r., 157,9 tys. zł w 2006 r. i 61,2 tys. zł w 2007 r., co stanowiło odpowiednio 37,6 %, 47,6 % i 73,5 % kwot wykazanych w sprawozdaniach). Ponadto, w ww. ewidencji ujęto siedem dowodów w 2005 r. na 11,7 tys. zł, osiem dowodów w 2006 r. na 31,4 tys. zł i trzy dowody w 2007 r. na 14,4 tys. zł, które w całości albo w części nie były finansowane z FIO. Przyczynami powyŝszych nieprawidłowości były, wg pracowników firm Union i Bufiks, prowadzących w okresie objętym kontrolą księgi rachunkowe Fundacji brak wskazywania na fakturach źródeł ich finansowania, nanoszenie opisów faktur ołówkiem, bądź wskazywania źródeł finansowania dowodów księgowych ustnie pracownikom biur rachunkowych. PowyŜsze potwierdziła Wiceprezes Zarządu Irena Fugalewicz, która zeznała, iŝ: Podział dowodów na te które są finansowane z FIO i na te finansowane z innych źródeł, nie następowało na bieŝąco lecz pod koniec okresu sprawozdawczego. W związku z tym biuro rachunkowe nie miało moŝliwości bieŝącego prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, ze względu na źródło finansowania. Odpowiedzialność za brak rzetelnie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków wydatkowanych z FIO ponoszą członkowie Zarządu Fundacji. Odnosząc się do powyŝszych nieprawidłowości, członkowie Zarządu Fundacji, Henryka śabicka i Irena Fuglewicz wyjaśniły, Ŝe przyczynami nierzetelności ksiąg rachunkowych Fundacji były błędy popełnione przez biura rachunkowe Union i Bufiks. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik

14 jednostki (Zarząd), równieŝ w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. 11. NIK negatywnie ocenia powiadomienie przez Zarząd z opóźnieniem, w stosunku do 15-dniowego terminu, określonego w art. 11 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości, Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach o zmianie podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe Fundacji 15 oraz niedopełnienie obowiązku zawiadomienia ww. organu podatkowego o prowadzeniu ksiąg rachunkowych, do dnia 24 listopada 2008 r., przez kolejne biuro 16. 12. NIK negatywnie ocenia sposób wywiązywania się Fundacji z obowiązków sprawozdawczych za lata 2006-2007. Sprawozdanie finansowe Fundacji za 2006 r. zostało sporządzone 30 listopada 2007 r., tj. z ośmiomiesięcznym opóźnieniem i zatwierdzone 10 stycznia 2008 r., tj. z ponad sześciomiesięcznym opóźnieniem w stosunku do terminów określonych w ustawie o rachunkowości (odpowiednio 31 marca oraz 30 czerwca). Sprawozdanie finansowe za 2007 r., sporządzone przez firmę Bufiks w dniu 31 marca 2008 r., zostało zakwestionowane przez Zarząd Fundacji i nie zostało zatwierdzone do dnia zakończenia niniejszej kontroli. NIK przyjęła wyjaśnienia Zarządu Fundacji, Ŝe firma Bufiks do dnia 20 października 2008 r. nie dokonała korekty sprawozdania finansowego za rok 2007, a firma Rachmistrz, której Zarząd Fundacji zlecił audyt księgowy za rok 2007, stwierdziła szereg nieprawidłowości w tym sprawozdaniu i konieczność dokładnej weryfikacji dokumentów, jednak zgodnie z art. 52 ust. 1 i art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za terminowe sporządzenie i przedstawienie sprawozdania właściwym organom do zatwierdzenia ponosi Zarząd Fundacji. Ponadto, sprawozdanie finansowe za 2007 r. zostało podpisane przez dwóch z trzech członków, pomimo Ŝe zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, do podpisania sprawozdania finansowego zobowiązani są wszyscy członkowie zarządu. Wiceprezes Zarządu Andrzej Zydorowicz nie podpisał sprawozdania finansowego za 2007 r. i wyjaśnił, Ŝe nie zajmował się sprawami finansowymi Fundacji. Jednocześnie NIK, w toku kontroli ustaliła, Ŝe sprawozdanie finansowe za 2005 r. zostało sporządzone i zatwierdzone terminowo. 15 Zmiana biura rachunkowego Union na Bufiks z siedzibami w Katowicach (termin upłynął 11 czerwca 2007 r., zawiadomienie złoŝono 18.07.2007 r.), 16 Kancelarię Biegłego Rewidenta Rachmistrz Marta Gawlik z siedzibą w Sosnowcu (termin upłynął 16 września 2008 r.).

15 13. W latach 2005-2006 Fundacja dokonywała zakupu oraz przekazywała nieodpłatnie lub sprzedawała powyŝej ceny zakupu maskotki Sznupek w ramach programu Czuję się bezpiecznie. I tak: w 2005 r. zakupiono 242 szt. maskotek za 5,4 tys. zł, a sprzedano za 6,9 tys. zł, w 2006 r. zakupiono (niemoŝliwą do ustalenia liczbę maskotek) za 6,5 tys. zł, a sprzedano za 9,5 tys. zł, w 2007 r. zakupiono 299 szt. maskotek za 6,3 tys. zł, a sprzedano za 9,7 tys. zł. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe wynagrodzenie otrzymane przez Fundację za sprzedaŝ Sznupka (nie dotyczyło to maskotek dofinansowanych z FIO) było wyŝsze od kosztów jego zakupu o 1,5 tys. zł w 2005 r., o 3,0 tys. zł w 2006 r. i o 3,4 tys. zł w 2007 r. (od wynagrodzenia, które wynikało z kalkulacji bezpośrednich kosztów tej działalności), co wypełniało dyspozycję art. 9 ust. 1 ustawy o dppw, w zakresie uznawania odpłatnej działalności poŝytku publicznego organizacji pozarządowej za działalność gospodarczą. Stanowiło to naruszenie art. 9 ust. 3 ustawy o dppw, gdyŝ Fundacja nie mogła prowadzić odpłatnej działalności poŝytku publicznego i działalności gospodarczej w odniesieniu do tego samego przedmiotu działalności. Zdaniem NIK, zeznania złoŝone przez członków Zarządu Henrykę śabicką i Irenę Fugalewicz, w których wysunięto argumenty, Ŝe na koszt Sznupka, poza ceną zakupu, składały się koszty własne Fundacji, np. transport, magazynowanie, dystrybucja, nie zasługuje na uznanie, albowiem koszty bezpośrednie obejmują materiały i płace bezpośrednie, a pozostałe składniki stanowią koszty pośrednie Fundacji. 17. NIK negatywnie ocenia równieŝ fakt zlecenia przez Prezesa Zarządu Henrykę śabicką i Wiceprezesa Irenę Fugalewicz, członkowi Rady Fundacji A. Zawadzkiej realizacji umowy zlecenia zawartej w dniu 22 grudnia 2006 r., której przedmiotem było wykonanie weryfikacji rachunków pod względem merytorycznym, wystawianych przez partnerów za wykonane usługi w realizacji programu Czuję się bezpiecznie. Sprawdzenie poprawności określenia produktu lub usługi sprzedaŝy z przedmiotem zawartych umów, za kwotę 1,3 tys. zł i umowy o dzieło zawartej w dniu 11 października 2007 r., której przedmiotem była: obsługa księgowa sporządzenie sprawozdania finansowego Sztuka 3 Źródeł, za 1,5 tys. zł. Było to sprzeczne z 22 Statutu, zgodnie z którym członkowie Rady Fundacji nie mogą, m.in. pozostawać w stosunku podległości z tytułu zatrudnienia z członkami Zarządu Fundacji.

16 Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Prawidłowe rozliczenie środków dotacji FIO, wydatkowanych niezgodnie z warunkami określonymi w umowach z Ministrem. 2. Podjęcie działań w celu skorygowania i zatwierdzenia sprawozdania finansowego Fundacji za 2007 r. 3. Zgłoszenie do właściwego miejscowo Urzędu Skarbowego aktualnego miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych. 4. Podjęcie działań w celu wyodrębnienia ewidencji księgowej środków wydatkowanych z FIO. 5. Prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umoŝliwiający rozliczenie dotacji, w tym zamknięcie ksiąg rachunkowych za lata 2006 i 2007. 6. Prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego osób fizycznych za wynagrodzenia wypłacone z tytułu umów cywilnoprawnych. 7. Rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji środków pienięŝnych w kasie Fundacji. 8. Prawidłowe opisywanie dowodów księgowych. 9. Zgłoszenie prowadzenia działalności gospodarczej do właściwego Urzędu Skarbowego. 10. Doprowadzanie do zgodności kwot wykorzystanych środków dotacji FIO z kwotami dotacji ujętymi w ewidencji księgowej i rozliczeniach wykorzystania dotacji FIO przekazywanych Ministrowi. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Zarząd, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Zarządowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Katowicach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.

17 W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.