Przygotowanie wniosku o płatność najważniejsze reguły oraz popełniane błędy Kraków, październik 2013 r. Wytyczne Instytucji Zarządzającej dotyczące zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach Osi Priorytetowej I-VIII i działania 9.3 z wyłączeniem Osi II MRPO 2007-2013 2
Zakres wytycznych: 1. Źródła finansowania (środki europejskie, dotacja celowa, wkład własny). 2. Rodzaje płatności: płatność zaliczkowa refundacja wydatków 3. Terminy, zasady sporządzania i składania wniosku o płatność. 4. Terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosku o płatność. 5. Harmonogram wypłat i przetargów. 6. Zasady dot. rozliczania niektórych rodzajów wydatków. 7. Załączniki (formularze, wzory, instrukcje). 3 Środki europejskie EFRR (płatności) 1. rolę płatnika pełni Bank Gospodarstwa Krajowego (z rachunku Ministra Finansów), 2. wypłacane w terminach wynikających z Terminarza płatności środków europejskich: www.bgk.com.pl, 3. na podstawie zlecenia płatności wystawianego przez Departament BF, 4. po zatwierdzeniu wniosku o płatność/ wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki, 5. do limitu dla MRPO określonego w ustawie budżetowej. 4
Dotacja celowa - Budżet państwa (współfinansowanie) 1. płatności dokonuje bezpośrednio IZ MRPO (Departament BF), 2. po zatwierdzeniu wniosku o płatność/ wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki, 3. pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym przy ZWM. 5 Zasady rozliczania dofinansowania 1. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjenci należący do sektora finansów publicznych i zobowiązani do stosowania ustawy PZP mogą płacić za wydatki kwalifikowane w 100% z zaliczki. Rozliczenie wkładu własnego może zostać przesunięte nawet do momentu składania wniosku o płatność końcową. 2. Pozostali Beneficjenci muszą dokonywać płatności z zaliczki w montażu finansowym poprzez każdorazowe zasilenie konta projektowego wkładem własnym przed dokonaniem płatności za dany wydatek. 6
Zaliczka 1. wypłacana na podstawie wniosku o płatność (lub wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki o ile zawiera do 20 dokumentów księgowych) rozliczającego co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych zaliczek, 2. max. do wysokości 90 % dofinansowania, 3. jednorazowa transza zasadniczo nie większa niż 30% przyznanego dofinansowania (winna korespondować z postępem rzeczowo-finansowym projektu i terminami zakończenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, 4. na wydatki ponoszone po dacie otrzymania zaliczki, 5. musi być przechowywana na wyodrębnionym rachunku bankowym, 6. podlega wydatkowaniu i rozliczeniu (złożenie wniosku o płatność, zwrot niewykorzystanej części zaliczki) w przeciągu 90 dni od dnia przekazania, 7. o ile Beneficjent otrzymuje w ramach zaliczki również środki z budżetu państwa, każdorazowo przy zapłacie za dany wydatek należy zachować montaż finansowy. 7 Refundacja 1. na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność za wydatki już poniesione, 2. po otrzymaniu refundacji Beneficjent winien przelać otrzymane środki na konto, z którego dokonał wydatków przedstawionych do refundacji. 8
Wniosek o płatność końcową 1. składany jest do 25 dnia od zakończenia realizacji projektu, 2. dotyczy co najmniej 10 % dofinansowania (5 % w przypadku umowy refundacyjnej), 3. wypłata na zasadzie refundacji po zatwierdzeniu wniosku o płatność i przeprowadzeniu kontroli potwierdzającej prawidłową realizację projektu). 9 Termin składania wniosków o płatność 1. nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, 2. nie częściej niż raz na miesiąc, 3. licząc od daty przyjęcia projektu do realizacji w przypadku pierwszego wniosku, 4. licząc od dnia złożenia ostatniego wniosku o płatność w przypadku kolejnych wniosków, 5. mając na względzie rekomendowany poziom wartości wydatków oraz, 6. terminy rozliczania wydatków kwalifikowanych (do 3 m-cy od dnia dokonania wydatku, a w stosunku do wszystkich wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy do 3 m-cy po przyjęciu projektu do realizacji). 10
Orientacyjne terminy weryfikacji i zatwierdzania wniosków o płatność (dni robocze) 11 Wniosek o płatność zatwierdzenie Beneficjent otrzymuje informację o zatwierdzeniu wniosku o płatność oraz informację m.in. o: 1. źródle pochodzenia środków, 2. wysokości wypłaconych środków ze środków europejskich i współfinansowania, 3. terminie wykorzystania, 4. klasyfikacji budżetowej, 5. dokonanych korektach pozycji wniosku i konieczności ich naniesienia na wniosku znajdującym się w siedzibie beneficjenta (zgodnie z RSI). Beneficjent zobowiązany jest do przedstawiania dowodów potwierdzających otrzymanie/zwrot środków do BGK / IZ MRPO. 12
Harmonogramy wypłat i przetargów 1. służą monitorowaniu realizacji projektów, płatności, 2. służą sporządzaniu prognozy płatności dla całego programu (MRPO), 3. winny zawierać realne, spójne dane finansowe, 4. przesyłane do 20 dnia każdego miesiąca, 5. przesyłane wyłącznie w wersji elektronicznej. 13 Monitorowanie całkowitej wartości projektu W projektach o wartości całkowitej powyżej 1 mln euro należy dokonać analizy finansowej w celu określenia wielkości dochodu w projekcie oraz ustalenia poziomu dofinansowania. Nie są uznawane za projekty generujące dochód: projekty objęte pomocą publiczną (jeśli objęte częściowo, analizy dokonuje się dla części nie podlegającej rygorom pomocy publicznej), projekty realizowane w działaniach 4.1 i 7.4 MRPO oraz pozostałe projekty drogowe. 14
Kara umowna i dochód incydentalny Kara umowna, wynikająca z zapisów umowy zawartej między beneficjentem a wykonawcą nie stanowi dochodu w rozumieniu art.55 ust.1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, gdyż nie jest wynikiem działalności operacyjnej projektu. Dochód incydentalny występuje podczas realizacji projektu i nie stanowi dochodu w rozumieniu w/w Rozporządzenia i nie jest ujęty w analizie finansowej projektu. Dochodem incydentalnym może być: dochód z tytułu odsprzedaży drewna, sprzedaży ziemi, wywozu gruntu, zwrot kosztów postępowania sądowego. 15 Rodzaje wniosku o płatność 1. Wniosek zaliczkowy 2. Wniosek finansowy 3. Wniosek sprawozdawczy 16
Wniosek o płatność ogólne zasady Wniosek o płatność finansowy służy rozliczeniu wydatków poniesionych, całkowicie zapłaconych (wydatki osobowe mogą być rozliczane po dokonaniu zapłaty wynagrodzenia wraz ze wszystkim pochodnymi). Należy stosować wzór wniosku zapisany w wytycznych Beneficjent jest zobowiązany posiadać w swojej dokumentacji ostatnią wersję wniosku, która jest zgodna z posiadaną przez IZ MRPO. 17 Wniosek o płatność Pozycja 1 okres składania Wniosek zaliczkowy/ sprawozdawczy: 1. pierwszy (data rozpoczęcia projektu data sporządzenia wniosku) 2. kolejny (data dnia po sporządzeniu poprzedniego wniosku data sporządzenia aktualnego wniosku) Wniosek finansowy: 1. zawierający wyłącznie wydatki sprzed okresu realizacji projektu (data pierwszej płatność wykazanej we wniosku data rozpoczęcia realizacji projektu) 2. wniosek zawierający wydatki zarówno sprzed okresu realizacji projektu, jaki i w trakcie realizacji (data pierwszej płatności wykazanej we wniosku data ostatniej płatności wykazanej we wniosku) 18
Wniosek o płatność Pozycja 10 kwota wnioskowana 1. dofinansowanie w formie refundacji - kwota powstaje w wyniku mnożenia pozycji 9 (kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem) przez montaż wynikający z umowy o dofinansowanie 2. dofinansowanie w formie zaliczki - kwota wnioskowanej zaliczki Jeżeli wniosek służy zarówno rozliczeniu poniesionych wydatków jak i wnioskowaniu o zaliczkę kwota w poz. 10 jest sumą tych dwóch. 19 Wniosek o płatność Pozycja 11 zestawienie dokumentów 1. Nie wypełniamy w przypadku, gdy dany wniosek jest wyłącznie zaliczkowy lub sprawozdawczy. 2. Jeśli do faktury VAT została sporządzona faktura korygująca i ma ona wpływ na dane zawarte w pozycji 11, to w tym zestawieniu wykazujemy zarówno fakturę korygowaną jak i korygującą. 3. Kolumna 5 (data zapłaty) podajemy wszystkie daty zapłaty danego dokumentu, 4. Kolumna 6 (nazwa towaru lub usługi) wskazać dodatkowo nazwę kategorii wydatku zgodną z harmonogramem rzeczowo-finansowym, a w przypadku wydatków osobowych podać imiennie osoby, których wynagrodzenie i pochodne są rozliczane. 20
Wniosek o płatność Pozycja 16 wskaźniki realizacji projektu 1. Wskaźnik produktu powinien być wypełniany dla każdego wniosku, 2. Wskaźnik rezultatu wypełniany dla wniosku o płatność końcową. 21 Załączniki do wniosku o płatność ogólne zasady 1. wszystkie załączane zaświadczenia nie mogą być wydane wcześniej niż 3 miesiące przed datą sporządzania wniosku o płatność, 2. oświadczenia beneficjenta winny być składane w oryginale, 3. kserokopie dokumentów należy na awersie i rewersie potwierdzić za zgodność z oryginałem (data i podpis) przez osobę upoważnioną do dokonywanie potwierdzeń, 4. akceptowanymi dokumentami mogą być: noty obciążeniowe/ księgowe/ uznaniowe oraz refaktury, 5. nieakceptowanymi dokumentami są: faktury zaliczkowe (bez faktury końcowej), faktury pro forma oraz paragony, 6. do wniosku sprawozdawczego lub wniosku, w którym wnioskuje się wyłącznie o transze zaliczki nie ma obowiązku przedstawiania jakichkolwiek załączników. 22
Załączniki do wniosku o płatność kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych Beneficjent jest zwolniony od załączania do wniosku o płatność dokumentów księgowych dotyczących wydatków kwalifikowanych o wartości jednostkowej nie przekraczającej 10 000 PLN. WYJĄTEK: Faktury/rachunki, za które została dokonana płatność gotówką, muszą być każdorazowo załączone do wniosku wraz z adnotacją zapłacono gotówką wraz z załącznikami (KP, KW). 23 Załączniki do wniosku o płatność kserokopie dowodów zapłaty 1. rozliczając zaliczkę należy przedstawić wyciąg bankowy z konta projektowego obrazujący przepływy finansowe od momentu otrzymania zaliczki do dnia jej rozliczenia, 2. dowodem zapłaty może być: wyciąg bankowy z rachunku beneficjenta, raport kasowy wraz z załącznikami (KP- kasa przyjmie, KW- kasa wyda), 3. przy płatności gotówkowej dowodem zapłaty jest faktura z adnotacją zapłacono gotówką, podpisana przez upoważniona osobę (wystawcę/sprzedawcę) oraz raport kasowy z załącznikami KW, KP. 24
Załączniki do wniosku o płatność inne ważne załączniki 1. Potwierdzenie odbioru urządzenia lub wykonania prac, 2. W przypadku zakupu urządzania, które nie zostało jeszcze zamontowane załączony ma być protokół odbioru urządzenia lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca składowania/ ewent. oświadczenie o miejscu składowania, 3. Kserokopie umów z Wykonawcami (dołączane do wniosku, w którym rozliczana jest pierwsza faktura dotycząca umowy), 4. Oświadczenia dot. używanego sprzętu, 5. Oświadczenia i zaświadczenie dot. VAT w przypadku kwalifikowalności podatku VAT. 6. Oświadczenia potwierdzające brak zaległości w zakresie podatku dochodowego oraz wobec ZUS. 25 Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 1. Błędnie podawana data okresu za jaki jest składany wniosek (pozycja 1). 2. Błędny numer umowy o dofinansowanie w pozycji 7 (błędnie wpisywany jest numer wniosku o płatność lub numer projektu). 3. Błędne wypełnianie pozycji 8a wpisywana jest wartość kosztów kwalifikowanych, a powinna być wartość całkowitych wydatków rozliczaniem wnioskiem (kwota musi być zgodna z sumą w kolumnie 5 w tabeli 14). 4. W pozycji 9 błędne wskazywanie takiej samej kwoty jak w pozycji 8a (całkowita wartość kosztów) powinna być wskazana kwota wydatków kwalifikowanych objętych danym wnioskiem i odpowiadać sumie kolumny 9 w tabeli 11. 5. Brak oznaczenia rodzaju wniosku o płatność, w tym brak wskazania korekty wniosku, jeśli takowa jest składana. 6. Błędna kwota wnioskowana w pozycji 10. Kwota powinna być adekwatna do tego czy wniosek dotyczy refundacji, zaliczki czy jest kompilacją tych dwóch. 26
Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 7. W pozycji 11, kolumna 5 błędnie wpisywany format daty zapłaty (obowiązuje format rrrr-mm-dd). Nie są wpisywane także wszystkie daty dokonywania zapłaty za dany wydatek. 8. W pozycji 11, kolumna 6 brak odwołania do kategorii wydatku z wniosku o dofinansowanie (punkt E4). Brak także opisu zgodnego z fakturą. 9. W pozycji 11 w przypadku rozliczania kosztów osobowych brak wskazania danych personalnych rozliczanych osób. 10. W pozycji 11 w kolumnie 10 wpisywany jest VAT także w przypadku, gdy jest niekwalifikowany. W tej kolumnie wpisywany jest VAT kwalifikowany. 11. W pozycji 12 ujmowane są odsetki narosłe od początku realizacji projektu. Prawidłowo wpisywane odsetki są narosłe od okresu poprzedniego wniosku o płatność. 12. Brak wskazania wszystkich kategorii kosztów w pozycji 14. Powinny być wskazane kategorie zgodne z punktem E4 wniosku o dofinansowanie. 27 Popełniane błędy formularz wniosku o płatność 13. W pozycji 16a w kolumnie 5 wpisywana jest wartość z poprzedniego wniosku a nie z aktualnego. W kolumnie 6 wartość wskaźnika nie jest sukcesywnie powiększana w kolejnych wnioskach o płatność. 14. W przypadku wniosku o płatność końcową w pozycji 17 brak wyjaśnienia przyczyn nieosiągnięcia wskaźników założonych w projekcie. 15. Błędnie przedstawiona prognoza wydatków na cztery kolejne kwartały w pozycji 18. 16. Brak wskazania w pozycji 20 miejsca przechowywania dokumentacji związanej z projektem. 17. W pozycji 21 błędnie wykreślane są załączniki, które zostały dołączone do wniosku lub pozostają niewykreślone, mimo iż nie zostały dołączone. Dołączone dodatkowe załączniki wykazujemy w Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją/uchwałą o dofinansowaniu. 28
Popełniane błędy załączniki do wniosku o płatność 1. Brak w opisie dokumentów związku kwoty wydatku z projektem. 2. W opisie dokumentów wpisywanie numeru umowy zamiast numeru projektu i odwrotnie. 3. W opisie dokumentów błędne wyliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego z zastosowaniem montażu finansowego. 4. W opisie dokumentów pomijanie informacji dot. artykułu bądź trybu wyboru wykonawcy zgodnie z ustawą PZP. 5. W dokumentach brak dat przy: informacji o ujęciu w księgach rachunkowych oraz adnotacji o sprawdzeniu dokumentów. 6. W wystawionych fakturach/rachunkach stosowanie błędnego zapisu zgodnie z umową nr... Opis przedmiotu zakupu towaru/usługi powinien precyzyjnie wskazywać co zostało zakupione. 7. Załączenie potwierdzenia przelewu jako dowodu dokonania zapłaty. 29 Popełniane błędy załączniki do wniosku o płatność 8. Oświadczenia załączane do wniosku zawierają błędy w datach odnoszące się do okresu wniosku o płatność. 9. W Tabeli rozliczenia kwoty projektu pomijanie dwóch pierwszych pozycji nazwy beneficjenta i numeru projektu. 10. W Tabeli rozliczenia kwoty projektu błędnie wpisywane są kwoty wydatków kwalifikowanych w polach dot. jedynie dofinansowania (zwłaszcza poz. 3-12). 11. Załączanie do wniosku nieaktualnych zaświadczeń. 12. Deklaracje VAT-7, w sytuacji gdy zawierają korektę podatku naliczonego, składane są bez wyjaśnienia dotyczącego korekty podatku naliczonego czy szczegółowego wyliczenia korekty. 30
Dziękuję za uwagę. Departament Funduszy Europejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego ul. Wielicka 72B, 30-552 Kraków tel. (12) 29 90 744, fax (12) 29 90 741 Centrum Informacyjne FEM tel. (12) 29 90 740, fax (12) 29 90 741, fem@umwm.pl oraz Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich w Chrzanowie, Nowym Sączu, Nowym Targu i Tarnowie Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków tel. (12) 63 03 107, fax (12) 63 03 126 urzad@malopolska.mw.gov.pl www.fundusze.malopolska.pl 31