1 PROCESY I TECHNOLOGIE INFORMACYJNE Przepływ informacji w przedsiębiorstwie i łańcuchu dostaw
PRZEPŁYW INFORMACJI 2 Przepływ informacji jest połączeniem pomiędzy jednostkami będącymi zarówno źródłami informacji jak również ich użytkownikami. Skutecznie opracowany przepływ informacji ma na celu wspomaganie procesu decyzyjnego, co bezpośrednio wpływa na szybkość i trafność podejmowanych decyzji. W tym celu opracowuje się systemy informacyjne w przedsiębiorstwach, które wraz z rozwojem technologii informatycznych i komunikacyjnych oraz globalizacji, są wspierane przez systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem.
3 PRZEPŁYW INFORMACJI Dane i informacje wykorzystywane w procesie decyzyjnym zarządzania logistyką, dotyczą różnych faz przepływu materiałowego. Taka sytuacja powoduje, że system informacyjny procesów logistycznych nadzoruje przepływ danych i informacji z różnych sfer działalności przedsiębiorstwa, takich jak: zaopatrzenie, analiza zapasów, magazynowanie, transport zewnętrzny i wewnętrzny, sprzedaż, dystrybucja, kooperacja z dostawcami i odbiorcami, analiza finansowa. Dopiero wykorzystanie wszystkich danych i informacji umożliwia kompleksową analizę procesu logistycznego. System informacyjny jest polega zatem na uporządkowanym przepływie informacji przez poszczególne sfery działalności przedsiębiorstwa. Informacje są przechowywane zazwyczaj w hurtowniach danych, które uwzględniają dane i informacje dotyczące procesów zachodzących zarówno w przedsiębiorstwach, jak również w łańcuchach dostaw.
SYSTEM INFORMACYJNY WSPOMAGAJĄCY ANALIZĘ PROCESU PRODUKCJI 4 Analiza procesu produkcyjnego CRM SCM Zaopatrzenie Magazyn Zapasy Produkcja Logistyka Transport i Spedycja Dystrybucja Sprzedaż PROCESY I TECHNOLOGIE Kadry i Płace INFORMACYJNE Kontrola Jakości System informacyjny przedsiębiorstwa
5 PRZEPŁYW INFORMACJI Informacje uzyskane z tak opracowanego systemu przepływu danych, umożliwiają: usprawnienie planowania operacyjnego i rzeczowo-finansowego (budżetowania), precyzyjne monitorowanie realizacji planów produkcyjnych oraz ich odchyleń od stanu rzeczywistego, analizę stanu i sygnalizowanie zagrożenia za pomocą analizy wskaźnikowej, korygowanie planu i budżetu procesu produkcyjnego, reagowanie na odchylenia w wykonaniu planu i budżetu, prowadzenie analiz i prognoz inwestycji, projektów i wyników, raportowanie, na podstawie którego wygenerowane zostaną sprzężenia zwrotne.
SYSTEM INFORMACYJNY A SYSTEM INFORMATYCZNY 6 System informacyjny jest to posiadająca wiele poziomów struktura pozwalająca użytkownikowi na przetwarzanie, za pomocą procedur i modeli, informacji wejściowych w wyjściowe. Natomiast system informatyczny jest wydzieloną, skomputeryzowaną, częścią systemu informacyjnego
SYSTEM INFORMACYJNY 7 Głównym zadaniem systemu informacyjnego jest uporządkowanie przepływu danych i informacji w przedsiębiorstwie. Z tego względu systemem informacyjnym można nazwać procedurę regulującą normy archiwizowania i przekazywania informacji pomiędzy działami przedsiębiorstwa, opracowaną w formie papierowej lub elektronicznej. W takim przypadku przepływ informacji następuje w sposób fizyczny, np. poprzez przekazanie pisma firmowego między działami przedsiębiorstwa, wysłanie maila pomiędzy pracownikami, a także telefony oraz rozmowy służbowe. W dobie konieczności konkurencji czasowej konieczne jest jednak skracanie czasu przepływu informacji przez działy przedsiębiorstwa. Z tego względu coraz większym powodzeniem cieszy się wykorzystanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie.
8 ROLA INDEKSU MATERIAŁOWEGO W SYSTEMIE INFORMACYJNYM Indeks materiałowy (IM) jest symbolicznym oznaczeniem materiału, który jednoznacznie określa materiał we wszystkich procesach biznesowych przedsiębiorstwa. Logika struktury indeksu wynika z ilości stosowanych materiałów oraz potrzeb ich grupowania oraz sprawnej i jednoznacznej identyfikacji pozycji materiałowej. Pojedynczy indeks materiałowy jest podstawową jednostką analityczną, jednak ze względu na możliwość wielokryterialnych analiz controllingowych, celowe jest kojarzenie danych indeksu w kartoteki. Kartoteka Indeksu Materiałowego (KIM) jest zbiorem jednoznacznie zdefiniowanych danych opisujących daną pozycję materiałową w bazie danych systemu informatycznego przedsiębiorstwa, które kompletnie i jednoznacznie opisują materiał skojarzony z indeksem materiałowym.
9 ROLA INDEKSU MATERIAŁOWEGO W SYSTEMIE INFORMACYJNYM Głównym celem tworzenia i aktualizacji kartotek indeksów materiałowych (zarówno wytwarzanych jak i kupowanych) jest: utworzenie lub usunięcie z bazy danych przedsiębiorstwa danych opisujących pozycję materiałową, opis indeksu materiałowego oraz definiowanie danych niezbędnych do zarządzania indeksem materiałowym, zmiana (przebudowa) struktury indeksu, rejestracja zmian, pozwalających na zarządzanie terminami obowiązywania nowych danych oraz wprowadzania i wycofywania pozycji materiałowej, kojarzenie i weryfikacja pozycji materiałowej (indeksu materiałowego).
Sprzedaz i zapas Dane ilościowe dotyczące struktury materiałowej Dane ilościowe dotyczące planu sprzedaży z uwzględnieniem indeksu wyrobów gotowych Dane finansowe dotyczące ewidencji obrotu materiałowego dostarczania i zużycia materiałów Indeks materiałowy Dane ilościowo-asortymentowe dotyczące ewidencji obrotu materiałowego dostarczania i zużycia materiałów PLAN SPRZEDAŻY Rynki Wartość sprzedaży netto produktów Razem Udział w sprzedaży Produkt A Produkt B Produkt C Produkt D Produkt E Produkt F rynek rynku A B C D E 420.508 615.225 1.139.088 805.760 549.805 232.900 175.540 515.655 1.128.476 873.420 238.573 461.340 592.204 226.070 425.400 936.163 787.661 2.500.464 1.478.175 2.696.784 11,15% 9,38% 29,77% 17,60% 32,10% Razem produkt 1.035.733 1.944.848 958.245 2.517.551 1.292.117 651.470 8.399.247 100% Udział w sprzedaży 12,33% 23,15% 11,41% 29,97% 15,38% 7,76% 100% Wygenerowanie kartoteki indeksów wyrobów gotowych uwzględnionych w planie sprzedaży Wygenerowanie kartoteki indeksów wyrobów sprzedanych w relacji z indeksami materiałów zużytych w produkcji Dane ilościowoasortymentowe dotyczące procesu transportowego z uwzględnieniem planu i normatywów PLAN ZINTEGROWANYCH Czas PROCESÓW wykonania I PRZEPŁYWÓW Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Operacja 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 OPN25 / 1 OPN25 / 2 OPN25 / 3 OPN25 / 4 OPN25 / 5 OPN25 / 6 OPN25 / 7 OPN25 / 8 OPN25 / 9 OPN25 / 10 MATERIAŁOWYCH Plan finansowy przychodów, kosztów, przepływów finansowych Wygenerowanie kartoteki indeksów asortymentowych realizowanych w procesie transportowym Plan wykorzystania potencjału C G C D M N X Y Z A Cyklogramy ilościowoasortymentowe potrzeb materiałowych i dostaw 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 Analiza sprzedaży i zapasu produktu 3060042643 w tygodniach okresu 01.2005-05.2007 1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 97 103 109 115 121 127 133 139 145 151 Tygodnie Plan zapasów, stanów magazynowych, zakupów Zapas Sprzedaż Wygenerowanie kartoteki indeksów wyrobów gotowych realizowanych w procesie produkcyjnym Dane ilościowo-asortymentowe dotyczące rozliczenia realizacji procesu produkcyjnego z uwzględnieniem planu i normatywów Wygenerowanie kartoteki indeksów Wygenerowanie kartoteki stanów wyrobów gotowych, półwyrobów magazynowych, dowodów przychodu i i materiałów uwzględnionych rozchodu materiałowego, inwentaryzacji, w planie zapotrzebowania materiałowego obrotu materiałowego oraz przeceny PROCESY I TECHNOLOGIE asortymentowej INFORMACYJNE Dane ilościowo-wartościowe dotyczące Przepływ informacji w Dane przedsiębiorstwie ilościowo-wartościowe i łańcuchu dotyczące dostaw planowania i organizacji potrzeb realizacji i obsługi zakupów oraz procesów materiałowych magazynowych
11 ZINTEGROWANE PLANOWANIE DZIAŁAŃ BIZNESOWYCH WG IM Indeks materiałowy bezpośrednio zasila informacyjnie następujące elementy procesu analitycznego i decyzyjnego: normatywne procesy i zasoby produkcyjne, marszruty realizacji i czasokresy wykonania, potencjał produkcyjny i podmioty wykonujące (własne i outsourcing), zintegrowany przepływ półproduktów, podzespołów i materiałów, harmonogramy kooperacji, zintegrowane zakupy, palny dostaw, zapasów i magazynowania, zintegrowane kosztorysy, wstępne plany kosztów i inwestycji.
12 ZINTEGROWANE PLANOWANIE DZIAŁAŃ BIZNESOWYCH WG IM Do podstawowych indeksów, które mają wpływ na realizację procesu przepływu materiałów, należy zaliczyć: dostawy: czas realizacji zamówienia (podane przez dostawców) wykorzystywane do opracowywania zamówienia i ustalania terminu planowanej dostawy oraz oceny dostawców, ocena dostawców dokonana przez przedsiębiorstwo (na podstawie danych zewnętrznych lub poprzez wcześniejszą współpracę z dostawcą) oraz zajmowane miejsce w ratingu dostawców, transport ilość środków transportu, maksymalna ładowność i ich wyposażenie (specjalne warunki dla niektórych asortymentów): własny (dane płynące z wewnątrz przedsiębiorstwa), obcy (dane płynące od dostawców lub operatorów logistycznych), magazyn dostępna powierzchnia magazynowa, oraz jego wyposażenie ze względu na specjalne wymagania magazynowe dla niektórych asortymentów: własny (dane płynące z wewnątrz przedsiębiorstwa), obcy (dane płynące od dostawców lub operatorów logistycznych), uzgodniony algorytm procesu zaopatrzenia.
FUNKCJONALNY PRZEPŁYW INFORMACJI 13
PROCESOWY PRZEPŁYW INFORMACJI 14 Prezes Dz. Sprzedaży Dz. Planowania Dz. Zakupów Dz. Produkcji Dz. Kadr Dz. Rozwóju Sprzedawca Planista Zakupowiec Pr. produkcji Kadrowa Pracownik Sprzedawca Planista Zakupowiec Pr. produkcji Kadrowa Pracownik
15 PROCESOWY PRZEPŁYW INFORMACJI Podejście procesowe (orientacja procesowa) koncentruje się natomiast na procesach zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa. Do głównych zalet należy zaliczyć: koncentracja na głównych procesach w przedsiębiorstwie i skrócenie czasu ich realizacji, możliwość transformacji strategii przedsiębiorstwa na cele głównych procesów, poprawa parametrów charakteryzujących obsługę klienta (np. skrócenie czasu realizacji zamówienia), szybkość podejmowania decyzji (duża samodzielność pracowników), szybki przepływ informacji w ramach zespołu procesowego, możliwość szybkiej reakcji na dynamiczne zmiany w otoczeniu przedsiębiorstwa co może przełożyć się na przewagę konkurencyjną. Podstawową wadą podejścia procesowego jest utrudniony przepływ informacji pomiędzy różnymi zespołami projektowymi.
TRENDY ROZWOJU SYSTEMÓW ERP 16 Dzisiejsze trendy w rozwoju systemów ERP związane są z budowaniem lepszych relacji z dostawcami i odbiorcami, ze wzmacnianiem ich współpracy. Przewiduje się, że systemy ERP będą współpracowały z innymi specjalistycznymi i dedykowanymi systemami. Zarządzanie łańcuchem dostaw SCM Zarządzanie relacjami z klientem CRM DOSTAWCY ERP KLIENCI Opracowanie własne na podstawie: I.J. Chen, Planning for ERP systems: analysis and future trend, Business Process Management Journal 2001, t. 7, nr 5, s. 374 386
TRENDY ROZWOJU SYSTEMÓW ERP 17 System ERP współpracuje z systemem CRM i SCM. Informacje dotyczące klienta zbierane są przez system CRM, a efekty analizy pozyskanych informacji trafiają do systemu ERP (np. zamówienia wyrobów gotowych czy projekty nowych wyrobów zgodnych z wymaganiami klienta). Podobnie jest z zarządzaniem łańcuchem dostaw: informacje wynikające z SCM trafiają do ERP i na tej podstawie realizowane są np. poszczególne zamówienia produkcyjne związane ze zmianami zapotrzebowania rynku. Nowe spojrzenie na systemy informatyczne zakłada współpracę poszczególnych ogniw w łańcuchu dostaw.
TRENDY ROZWOJU SYSTEMÓW ERP 18 Jednak, aby system SCM mógł funkcjonować efektywniej, przepływ informacji w łańcuchu dostaw powinien być realizowany drogą elektroniczną poprzez EDI. Otrzymanie zamówienia od odbiorcy Kompletacja zamówionego towaru Wygenerowanie etykiety logistycznej przez system SCM Przekazanie informacji do bazy danych systemu Porównanie awiza ze złożonym wcześniej zamówieniem Przesłanie awiza wysyłki z SCM dostawcy do SCM odbiorcy Dostawa zamówienia Wygenerowanie przez SCM odbiorcy potwierdzenia dostawy Uruchomienie standardowej procedury płatności i uaktualnianie stanu magazynowego I. Malanowska, A. Koliński, Rola systemów informatycznych w procesie przepływu informacji w łańcuchach dostaw, w: Społeczeństwo informacyjne. Gospodarka, technologie, procesy, C. Hales, B. Mikuła (red.), Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego, Kraków 2011, s. 160
PRZEPŁYW INFORMACJI W ŁAŃCUCHU DOSTAW 19 Przepływ informacji napotyka również problemy dotyczące m.in. korzystania z różnych formatów informacji i danych, różnych nośników informacji, a także z różnych systemów informatycznych wykorzystywanych przez partnerów do zarządzania w łańcuchu dostaw. Problemy te stanowią barierę dla przepływu informacji w łańcuchu. Efektywny w łańcuchu dostaw jest przepływ wielokierunkowy (w górę łańcucha dostaw np. zamówienia, w dół łańcucha dostaw np. awizo wysyłki). Zrozumienie konieczności zwiększenia zaufania do partnerów biznesowych w logistycznym łańcuchu dostaw oraz szersze udostępnianie ważnych informacji dla realizacji wspólnego celu są zasadniczymi warunkami integracji informacyjnej łańcucha dostaw.
PRZYCZYNY KONSEKWENCJE PRZEPŁYW INFORMACJI W ŁAŃCUCHU DOSTAW 20 przyczyny techniczne - związane z niedopasowaniem systemów informatycznych, z brakiem rozwiązań dotyczących automatycznej identyfikacji danych, czy elektronicznej komunikacji między partnerami logistycznymi. utracona sprzedaż - brak aktualnej informacji o popycie powoduje braki zapasu lub jego nadmiar. W przypadku braku zapasu występuje też zagrożenie braku możliwości szybkiego odnowienia zapasu, ze względu na utrudniony przepływ informacji pomiędzy ogniwami logistycznego łańcucha dostaw. ignorowanie znaczenia informacji - niewykorzystywanie informacji jako czynnika wzrostu integracji łańcucha dostaw. niechęć do przekazywania informacji - brak zaufania wobec partnerów logistycznych, związanych z wykorzystaniem udostępnionych informacji w sposób zagrażający egzystencji danego przedsiębiorstwa. brak wykorzystywania standardów - sprowadzający się do ograniczonej możliwości elektronicznej wymiany dokumentów i informacji oraz do wielokrotnego zapisywania informacji ze względu na wykorzystywanie różnych nośników informacji. wysokie koszty zapasów lub brak zapasów - występowanie obu sytuacji jest spowodowane źle rozplanowanym planem sprzedaży oraz brakiem przepływu informacji dotyczących stanu zapasów. zniekształcony poziom obsługi klienta - jest spowodowany źle zaplanowaną prognozą oraz brakiem szybkiej reakcji łańcucha dostaw na zmiany popytu. mała wartość dla klienta - który ponosi koszty łańcucha dostaw, niewpływające na wartość produktu. W ten sposób dostawcy przenoszą koszty na cenę wyrobów, bardzo często osłabiając jego konkurencyjność. Opracowano na podstawie: I. Fechner, Zarządzanie łańcuch4m dostaw, Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2007, s. 116-117
PRZEPŁYW INFORMACJI W ŁAŃCUCHU DOSTAW 21 Mimo spełnienia warunków integracji, aby usunąć w znaczącym stopniu bariery przepływu informacji, należy również: wdrożyć standardy dotyczące zapisu, odczytu, rejestracji oraz przepływu informacji, stosować kody kreskowe i znaczniki elektroniczne jako efektywne nośniki informacji, wdrożyć transportery, czyli nośniki informacji, które posiadają funkcję programowania, stosować zarówno stacjonarne, jak i mobilne urządzenia służące do identyfikacji i umożliwiające przepływ informacji, rejestrować dane wejściowe i wyjściowe każdego procesu zachodzącego w logistycznym łańcuchu dostaw, wykorzystywać systemy informatyczne przystosowane do wzajemnej komunikacji. I. Fechner, Zarządzanie łańcuchem dostaw, Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2007, s. 118 119
22 WYŻSZA SZKOŁA LOGISTYKI 61-755 POZNAŃ UL. E. ESTKOWSKIEGO 6 KATEDRA INFORMACJI LOGISTYCZNEJ I INFORMATYKI adam.kolinski@wsl.com.pl www.wsl.com.pl