Zasady rozliczania dotacji w ramach Instrumentu Finansowego LIFE + na podstawie dokumentów księgowych Departament Księgowości i Rozliczeń Marek Ignaczewski Warszawa, 30.01.2014 r.
Przekazywanie środków Beneficjentom - warunki: Przekazanie środków dla beneficjanta następuje na podstawie umowy o dofinansowanie po spełnieniu określonych warunków np.: Zabezpieczenie zwrotu środków, o ile zostało przewidziane w umowie; Przedłożenie Oświadczenia VAT; podpisanego przez beneficjenta zgodnie z reprezentacją; Złożenie w terminie zgodnie z umową zestawienia dokumentów rozliczeniowych wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty; Przedstawienie sprawozdania z realizacji przedsięwzięcia;
Przekazywanie środków Beneficjentom - forma NFOŚiGW dokonuje wypłat na rzecz beneficjentów w formie: Refundacji na podstawie dokumentów rozliczeniowych: Środki dotacji przekazywane są na rachunek wskazany w umowie o dofinansowanie; Zaliczki na podstawie wniosku o wypłatę zaliczki na rachunek bieżący dochodów budżetowych ministra właściwego do spraw środowiska (dotyczy tylko Państwowych Jednostek Budżetowych);
Zasady przekazywania środków Beneficjent jest zobowiązany przedłożyć dokumenty rozliczeniowe do NFOŚiGW nie później niż 14 dni przed upływem terminu przekazania dofinansowania wynikającego z Harmonogramu wypłat; NFOŚiGW przysługuje prawo kontroli prawidłowości przedstawionych dokumentów; W przypadku nieprawidłowości NFOŚiGW może wezwać beneficjenta do uzupełnienia dokumentów bądź może zawiesić przekazywanie dofinansowania; Za dzień przekazania Dofinansowania uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego NFOŚiGW;
Dokumenty rozliczeniowe Zgodnie z 4 warunków ogólnych umowy o dofinansowanie: - dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów są dowody księgowe; - do NFOŚiGW przedkładane są kserokopie dowodów księgowych, które powinny być obustronnie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową Jednostki; - wraz z dowodami księgowymi należy załączyć kserokopie protokołów odbioru robót/dostaw/usług; Potwierdzenie za zgodność z oryginałem winno zawierać: sformułowanie potwierdzam/poświadczam za zgodność z oryginałem, datę, podpis wraz z pieczątką imienną oraz pieczątkę firmową
Dokumenty rozliczeniowe opis dokumentu Dokument rozliczeniowy powinien zawierać następujące zapisy: - stwierdzenie sprawdzenia merytorycznego - stwierdzenie sprawdzenia formalno-rachunkowego i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych; - wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekret), - zatwierdzenie do wypłaty przez upoważnioną osobę; Dokument rozliczeniowy powinien spełniać znamiona dowodu księgowego określonego w art. 21 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r
Dokumenty rozliczeniowe opis dokumentu Należy wskazać związek wydatku z projektem, np.: wynajęcie sali dla celów przeprowadzenia szkolenia w dniu. W szkoleniu wzięło udział 20 osób- w tym 18 uczestników oraz dwóch trenerów Opis dokumentu musi zawierać stwierdzenie: sfinansowano ze środków NFOŚiGW na podstawie umowy o dofinansowanie nr w kwocie ogółem.. kosztów kwalifikowanych, w tym: wysokość środków na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych w kwocie [..] wysokość środków na realizację zadań bieżących w kwocie [..]
Dokumenty rozliczeniowe zakup towarów i usług Faktura Faktura zaliczkowa Rachunek błędy w dokumencie należy korygować poprzez: - fakturę korygującą- służy do korekty błędu typu błędna ilość towaru, cena towaru, w kwocie podatku. Fakturę korygującą wystawa wystawca faktury. - notę korygującą- służy do korekty danych identyfikacyjnych na fakturze np. NIP, adres. Notę może wystawić odbiorca faktury. Proforma nie jest dokumentem księgowym, nie jest uznawana przez NFOŚiGW jako dokument rozliczeniowy. Jest to zamówienie.
Dokumenty rozliczeniowe zakup towarów i usług Nota obciążeniowa: może być w przypadku gdy nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT, dotyczące obowiązku wystawiania faktury; - może być przyjęta do rozliczenia w NFOŚiGW po jej zatwierdzeniu do zapłaty, zadekretowaniu i zaksięgowaniu; - w szczególnych przypadkach może być traktowana jako dokument zewnętrzny otrzymany przez beneficjenta; - Nota obciążeniowa nie może być wystawiona na NFOŚiGW;
Dokumenty rozliczeniowe - wynagrodzenia Wynagrodzenia bezosobowe umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz rachunki pod wymienione umowy; W przypadku pracowników Jednostki oddelegowanej do pracy przy projekcie na umowę zlecenie, ważne jest aby dany pracownik nie był jednocześnie osobą wykonującą i odbierającą pracę. Wynagrodzenia osobowe: - lista płac dokument księgowy potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi przez pracodawcę i pracownika, które powinny być na liście wyszczególnione procentowo i kwotowo.
Dokumenty rozliczeniowe Koszty podróży Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja): Składa się z dwóch części: - polecenie wyjazdu, w którym zawarte są informacje takie jak: dane pracownika, cel podróży, miejsce wyjazdu i docelowe, czas podróży i środek lokomocji; - rachunek kosztów podróży i pobytu zawiera informacje o diecie i/lub zwrocie kosztów np. za przejazd, noclegi. Do rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Są to faktury, rachunki, bilety;
Dokumenty rozliczeniowe Koszty podróży W przypadku korzystania z samochodu osobowego (prywatnego) do wyjazdu służbowego należy dodatkowo na delegacji podać jego markę, nr rejestracyjny oraz pojemność silnika, która jest podstawą do przyjęcia stawki jednostkowej za km podróży; Osoby będące pracownikami Jednostki na umowę zlecenie mogą otrzymywać zwrot tylko niektórych wydatków pod warunkiem, że wydatki te zostały wskazane w umowach z tymi osobami.
Dokumenty rozliczeniowe - Zakup nieruchomości W celu uzyskania ważności umowy kupna/sprzedaży nieruchomości wymagana jest forma aktu notarialnego. W przypadku gdy sprzedawcą jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą i/lub podatnik VAT czynny do umowy należy dołączyć rachunek lub fakturę VAT.
Wewnętrzne dokumenty rozliczeniowe Nota księgowa: - wystawiana jest, kiedy transakcji miedzy dwoma podmiotami nie można udokumentować rachunkiem lub fakturą VAT; - może być przyjmowana w NFOŚiGW jako wewnętrzny dokument rozliczeniowy w przypadku dokumentowania kosztów ponoszonych przy realizacji przedsięwzięcia siłami własnymi ; - powinna być wystawiona na podstawie odpowiednio udokumentowanej przez Beneficjenta kalkulacji kosztów sporządzonej w oparciu o opracowaną, przedłożoną wraz z wnioskiem o dofinansowanie oraz metodykę kalkulacji i dokumentowania kosztów; - nota księgowa nie może być wystawiona na NFOŚiGW;
Najczęściej popełniane błędy: Brak wymaganych opisów; Brak informacji na dokumencie o finansowaniu/ współfinansowaniu przedsięwzięcia ze środków NFOŚiGW; W opisie dokumentu przywoływany jest błędny nr umowy o dofinansowanie; Umieszczanie wymaganych opisów na kopii dokumentu zamiast na oryginale; Nieprawidłowy NIP beneficjenta na fakturze; w przypadku listy płac brak wskazania składek wynagrodzenia, które są kwalifikowane do finansowania; Dokumenty nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem ; Dokumenty są nieczytelnie skserowane; Nieprawidłowe korygowanie dokumentów;
Dziękuję za uwagę