DOM TŁUMACZEŃ SOWA Ewa Rogozińska ul. Budziszyńska 10 45-320 Opole tel. +48 77 456 58 16 e-mail: biuro@e-sowa.eu Opole, 05 marca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Dotyczy projektu Kwalifikacje i kompetencje pracowników podstawą wzrostu jakości usług DOMU TŁUMACZEŃ SOWA współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W związku z realizacją projektu Kwalifikacje i kompetencje pracowników podstawą wzrostu jakości usług DOMU TŁUMACZEŃ SOWA w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, prosimy o przedstawienie oferty cenowej zgodnie z poniższą specyfikacją: System zarządzania usługami tłumaczeniowymi zgodnie z normami PN-EN 15038 oraz DIN 2345 1. Przeprowadzenie auditu, sporządzenie wniosków wdrożeniowych i przeszkolenie pracowników na zgodność z normami w zakresie tłumaczeń PN-EN 15038 oraz DIN 2345 Analiza stanu istniejącego przeprowadzenie przez Wykonawcę auditu wstępnego aktualnego systemu zarządzania funkcjonującego w firmie oraz sporządzenie zaleceń dotyczących dostosowania aktualnego systemu do wymagań ww. norm dotyczących usług tłumaczeniowych w siedzibie Zamawiającego minimum 1 dzień. Sporządzenie przez Wykonawcę raportu z auditu Sporządzenie wniosków przez Wykonawcę wdrożeniowych na podstawie przeprowadzonej analizy stanu istniejącego, określających zakres systemu zarządzania, niezbędne zasoby oraz odpowiedzialności; wnioski będą elementem raportu z analizy stanu istniejącego, Przeszkolenie przez Wykonawcę pracowników w siedzibie Zamawiającego minimum 1 dzień. 2. Wdrożenie systemu zgodnego z normami PN-EN 15038 oraz DIN 2345 Zaktualizowanie przez konsultantów Wykonawcy istniejącej dokumentacji SZJ Opracowanie przez konsultantów Wykonawcy procedur systemowych zgodnie z wymaganiami norm PN-EN 15038 oraz DIN 2345 Dostosowanie przez konsultantów Wykonawcy dokumentacji systemu zarządzania funkcjonującego w firmie do wymagań ww. norm wraz z zaleceniami dotyczącymi skutecznego wprowadzenia procedur do systemu działania firmy. Zamawiający na podstawie przyjętych ww. procedur i instrukcji wprowadzi odpowiednie zmiany mające na celu dostosowanie działania firmy do wymagań norm dotyczących usług tłumaczeniowych Aktywny udział we wdrożeniu (wizyty konsultantów w trakcie wdrożenia zgodnie z potrzebami zamawiającego ) w siedzibie Zamawiającego 3. Ocena działania systemu, podjęcie działań doskonalących, przegląd zarządzania, przygotowanie do certyfikacji zgodnie z normami w zakresie tłumaczeń PN-EN 15038 oraz DIN 2345 Ewentualne działania korygujące i zapobiegawcze wykonane przez Wykonawcę Przeprowadzenie auditów wewnętrznych w siedzibie Zamawiającego zakończone opracowaniem raportu przez Wykonawcę Ocena zrealizowanych działań korygujących wykonana przez Wykonawcę
Udział Wykonawcy w przeglądzie zarządzania w siedzibie Zamawiającego Udział Wykonawcy w audicie certyfikacyjnym w siedzibie Zamawiającego System zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnie z normą ISO/IEC 27001 4. Przeprowadzenie auditu, sporządzenie wniosków wdrożeniowych i przeszkolenie pracowników na zgodność z normą zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO/IEC 27001 Analiza stanu istniejącego przeprowadzenie przez Wykonawcę auditu wstępnego aktualnego systemu zarządzania funkcjonującego w firmie oraz sporządzenie zaleceń dotyczących dostosowania aktualnej dokumentacji systemowej do wymagań normy dotyczącej systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w siedzibie Zamawiającego minimum 1 dzień Sporządzenie przez Wykonawcę raportu z auditu Sporządzenie przez Wykonawcę wniosków wdrożeniowych przez na podstawie przeprowadzonej analizy stanu istniejącego, określających zakres systemu zarządzania, niezbędne zasoby oraz odpowiedzialności; wnioski będą elementem raportu z analizy stanu istniejącego Przeszkolenie przez Wykonawcę pracowników z wymagań normy, połączone z warsztatami (w zakresie wymaganym dla auditorów wewnętrznych) w siedzibie Zamawiającego minimum 1 dzień Przeszkolenie przez Wykonawcę zespołu inwentaryzacyjnego, połączone z warsztatami w siedzibie Zamawiającego minimum 0,5 dzień 5. Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnie z normą ISO/IEC 27001 Inwentaryzacja aktywów informacyjnych Zaktualizowanie przez konsultantów Wykonawcy istniejącej dokumentacji SZJ Opracowanie przez konsultantów Wykonawcy Polityki Bezpieczeństwa Informacji z uwzględnieniem wymagań Ustawy o ochronie danych osobowych i związanych z nią rozporządzeń Opracowanie przez konsultantów Wykonawcy wzorów arkuszy inwentaryzacyjnych i analizy i oceny ryzyka Aktywny udział Wykonawcy w inwentaryzacji aktów w siedzibie Zamawiającego (wizyty konsultantów w trakcie realizacji zgodnie z potrzebami zamawiającego ) Aktywny udział Wykonawcy w analizie i ocenie ryzyka w siedzibie Zamawiającego (wizyty konsultantów w trakcie realizacji zgodnie z potrzebami zamawiającego ) Opracowanie przez Wykonawcę Deklaracji Stosowania Aktywny udział Wykonawcy w analizie i ocenie ryzyka resztkowego w siedzibie Zamawiającego (wizyty konsultantów w trakcie realizacji zgodnie z potrzebami zamawiającego ) Opracowanie przez Wykonawcę planu postępowania z ryzykiem Opracowanie przez Wykonawcę pozostałych polityk w zakresie bezpieczeństwa fizycznego i organizacyjnego (zgodnie z załącznikiem A do normy ISO 27001) Udział Wykonawcy w opracowaniu pozostałych polityk w zakresie bezpieczeństwa informatycznego (zgodnie z załącznikiem A do normy ISO 27001) w siedzibie Zamawiającego Dostosowanie przez konsultantów Zamawiającego dokumentacji systemu funkcjonującego w firmie do wymagań ww. normy wraz z zaleceniami dotyczącymi skutecznego wprowadzenia procedur do systemu działania firmy; Zamawiający na podstawie przyjętych ww. procedur i instrukcji wprowadzi odpowiednie zmiany mające na celu dostosowanie działania firmy do wymagań normy dotyczącej systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji Aktywny udział Wykonawcy we wdrożeniu (wizyty konsultantów w trakcie realizacji zgodnie z potrzebami zamawiającego )
6. Ocena działania systemu, przygotowanie do certyfikacji zgodnie z normą zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO/IEC 27001 Ewentualne działania korygujące i zapobiegawcze wykonane przez Wykonawcę Przeprowadzenie auditów wewnętrznych w siedzibie Zamawiającego zakończone opracowaniem raportu przez Wykonawcę Ocena zrealizowanych działań korygujących wykonana przez Wykonawcę Udział Wykonawcy w przeglądzie zarządzania w siedzibie Zamawiającego Udział Wykonawcy w audicie certyfikacyjnym w siedzibie Zamawiającego Wyżej wymienione oraz wszelkie inne dokumenty niezbędne do pełnej realizacji zamówienia opracowane będą przez Wykonawcę. Po stronie klienta leży jedynie uzgodnienie treści dokumentów. Poprzez opracowanie dokumentów należy rozumieć przygotowanie przez Wykonawcę dokumentów od strony merytorycznej i formalnej do stanu, który pozwoli przekazać dokumenty do jednostki certyfikującej przez Zamawiającego, bez podejmowania działań redakcyjnych lub innych ingerencji w treść dokumentu ze strony Zamawiającego. KODY CPV: 72224200-3 Usługi w zakresie planowania zapewnienia jakości systemu 72225000-8 Usługi w zakresie oceny i analizy gwarancji jakości systemu 79417000-0 Usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa 79212000-3 Usługi auditu 80511000-9 Usługi szkolenia personelu Wymagania ogólne oferty 1. Zadanie I odbywać się będzie w salach udostępnionych przez Zamawiającego w okresie od 20.03.2014 r. do 4.04.2014 r. 2. Zadanie II odbywać się będzie w salach udostępnionych przez Zamawiającego w okresie od 20.03.2014 r. do 4.04.2014 r. 3. Zadanie III odbywać się będzie w salach udostępnionych przez Zamawiającego w okresie od 20.03.2014 r. do 4.04.2014 r. 4. Zadanie IV odbywać się będzie w salach udostępnionych przez Zamawiającego w okresie od 20.03.2014 r. do 30.06.2014 r. 5. Zadanie V odbywać się będzie w salach udostępnionych przez Zamawiającego w okresie od 1.05.2014 r. do 31.10.2014 r. 6. Zadanie VI odbywać się będzie w salach udostępnionych przez Zamawiającego w okresie od 1.05.2014 r. do 31.10.2014 r. 7. W cenę należy wliczyć: wszelkie niezbędne materiały dydaktyczne, w tym normy (ologowaniem materiałów dydaktycznych zajmie się Zamawiający), wszelkie koszty związane z materiałami niezbędnymi do realizacji zadań, ewentualne koszty dodatkowe, np. koszty noclegu, cateringu, dojazdu (pomoc Zamawiającego w wyborze i koordynacji). 8. Po zakończeniu każdego etapu realizacji zadań Oferent zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu: protokołów realizacji poszczególnych etapów. 9. Wszelkie czynności administracyjne pozostają po stronie Zamawiającego. 10. Głównym kryterium wyboru jest cena całości netto 100%. 11. Terminy realizacji zadań są ramowe i będą ustalane indywidualnie z Wykonawcą po podpisaniu umowy. 12. Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Oferent zobowiązany jest złożyć odpowiednie oświadczenie w tym zakresie, zgodnie z Załącznikiem nr 2. Wymagania formalne oferty Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i przygotowana w sposób jak najbardziej zrozumiały, czytelny i kompletny oraz jednoznacznie odnosić się do przedmiotu Zapytania ofertowego. Oryginał Oferty przygotowany na podstawie niniejszego Zapytania Ofertowego podpisany przez uprawnioną osobę, zwany dalej kompletną dokumentacją oferty, powinien być dostarczony drogą pocztową jako list polecony bądź przesyłką kurierską na
adres: DOM TŁUMACZEŃ SOWA Ewa Rogozińska ul. Budziszyńska 10, 45-320 Opole lub w wersji elektronicznej na e- mail: katarzyna.michura@e-sowa.eu w terminie do dnia 19.03.2014 r., do godz. 15.00. Termin uważa się za zachowany w przypadku złożenia/doręczenia drogą pocztową lub odpowiednio drogą mailową kompletnej dokumentacji oferty w siedzibie Zamawiającego najpóźniej w ww. terminie. Osobą kontaktową ze strony Zamawiającego jest Katarzyna Michura, telefon: +48 77 456 58 16, e-mail: katarzyna.michura@esowa.eu. Wybór najkorzystniejszej Oferty Oferty spełniające wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego zostaną ocenione przez Zamawiającego zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny, tj. cena całości netto 100%. W przypadku gdy dla Zamawiającego oferta nie będzie w pełni jasna może on się zwrócić do Oferenta o dodatkowe wyjaśnienia lub doprecyzowanie oferty. O dokonanym wyborze Oferenta, z którym Zamawiający zawrze umowę na realizację oferty, wszyscy Oferenci, którzy złożyli ważne oferty, zostaną powiadomieni pocztą elektroniczną. W przypadku gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego wybór ofert może zostać unieważniony bez podania przyczyny. W przypadku gdy cena ofert przekroczy wartość środków zabezpieczonych na ten cel w budżecie projektu wybór ofert może zostać unieważniony lub mogą zostać przeprowadzone dodatkowe negocjacje cenowe. W przypadku gdy cena oferty będzie wynosiła mniej niż 50% kwoty zabezpieczonej na ten cel w budżecie projektu, oferta zostanie odrzucona ze względu na rażąco niską cenę. Formularz oferty Wzór formularza oferty przedstawia Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. Ceny w ofercie, rozumiane jako ceny kompletne i zryczałtowane, należy przedstawić w formie tabelarycznej wg wzoru formularza oferty
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Miejscowość data OZNACZENIE OFERENTA. /Nazwa siedziba i adres lub czytelna pieczęć/ oświadczam (-y), iż zadanie opisane w zapytaniu ofertowym firmy DOMU TŁUMACZEŃ SOWA Ewa Rogozińska z dnia... /... /... wykonam(-y) na warunkach zgodnych z treścią przedmiotowego zapytania przy zastosowaniu przedstawionych poniżej warunkach cenowych: Lp. Nazwa Wartość netto razem Wartość brutto razem 1. 2. 3. 4. 5. 6. Przeprowadzenie auditu, sporządzenie wniosków wdrożeniowych i przeszkolenie pracowników na zgodność z normami w zakresie tłumaczeń PN-EN 15038 oraz DIN 2345 Wdrożenie systemu zgodnego z normami PN-EN 15038 oraz DIN 2345 Ocena działania systemu, podjęcie działań doskonalących, przegląd zarządzania, przygotowanie do certyfikacji na zgodność z normami w zakresie tłumaczeń PN-EN 15038 oraz DIN 2345 Przeprowadzenie auditu, sporządzenie wniosków wdrożeniowych i przeszkolenie pracowników na zgodność z normą dotyczącą systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO/IEC 27001 Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnego z normą ISO/IEC 27001 Ocena działania systemu, przygotowanie do certyfikacji na zgodność z normą zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO/IEC 27001 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 45 dni od daty złożenia oferty. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego Miejscowość data OŚWIADCZENIE OFERENTA O BRAKU POWIĄZAŃ Niniejszym oświadczam, że nie jesteśmy powiązani z DOMEM TŁUMACZEŃ SOWA Ewa Rogozińska lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu DOMU TŁUMACZEŃ SOWA Ewa Rogozińska, lub osobami, które w imieniu DOMU TŁUMACZEŃ SOWA Ewa Rogozińska wykonały czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadanie co najmniej 10% akcji lub udziałów, c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej z ramienia Oferenta