Ryczałt od przychodo w ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodo w ewidencjonowanych Stan prawny na 2014 r. Przewodnik dla przedsiębiorców Wrocław, 2013 r.

Spis treści 1. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych... 4 1.1 Czym jest ryczałt?... 4 1.2 Podstawa opodatkowania, rozliczenie i stawki ryczałtu... 4 1.3 Podmioty uprawnione do korzystania z prawa opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym... 6 2. Wybór i utrata prawa do opodatkowania ryczałtem... 7 2.1 Przedsiębiorcy, którzy prowadzą już działalność... 7 2.2 Nowi przedsiębiorcy... 7 2.3 Przychody z najmu, dzierżawy lub umów podobnych... 8 2.4 Zmiana opodatkowania z ryczałtu na zasady ogólne... 8 2.5 Sukcesja podatkowa w przypadku ryczałtu... 9 2.6 Utrata prawa do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych... 9 2.6.1 Od następnego roku... 10 2.6.2 Natychmiastowa utrata prawa do rozliczania się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego... 10 2.6.3 Utrata prawa do opodatkowania ryczałtem a koszty uzyskania przychodów poniesione wcześniej... 10 2.6.4 Opłacany ryczałt mimo utraty prawa... 10 3. Przeszkody wykluczające możliwość opodatkowania ryczałtem... 12 3.1 Pozarolnicza działalność gospodarcza czy na pewno spełnione są warunki?... 12 3.2 Limit przychodów osiągniętych w roku poprzednim... 12 3.3 Podatnik opłaca podatek w formie karty podatkowej... 13 3.4 Wyłączenia ze względu na charakter prowadzonej działalności... 13 3.5 Zmiana działalności... 14 3.6 Działalność na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy... 14 3.7 Korzystanie ze zwolnienia od podatku dochodowego... 15 4. Korzyści przysługujące podatnikom ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych... 16 4.1 Odliczenia od podstawy opodatkowania... 16 4.2 Odliczenia od podatku... 17 4.3 Ewidencja odliczeń i ulg... 17 5. Ewidencja oraz dokumentacja w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych... 18 5.1 Dowody zakupów... 18 5.2 Ewidencja przychodów... 18 5.3 Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych... 19 5.4 Ewidencja wyposażenia... 19 2

5.5 Karty przychodów... 20 5.6 Sankcje karne skarbowe... 21 6. Roczne zeznanie podatkowe ryczałtowców... 22 6.1 Termin złożenia PIT-28... 22 6.2 Składanie zeznań PIT-28 przez Internet... 23 6.3 Jakie obowiązki mają ryczałtowcy na koniec roku?... 23 7. Skutki zawieszenia działalności opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.. 25 7.1 Przychody podatkowe... 25 7.2 Zasady i terminy rozliczenia przy zawieszeniu działalności... 25 7.3 Wznowienie w roku następnym po zawieszeniu... 26 7.4 Wznowienie dwa lata po roku zawieszenia... 26 7.5 Składanie deklaracji podatkowych w okresie zawieszenia... 27 3

1. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych 1.1 Czym jest ryczałt? Ryczał od przychodów ewidencjonowanych to jedna z form opodatkowania podatkiem dochodowym, na którą mogą zdecydować się przedsiębiorcy. Zgodnie z przepisami, korzystać z niego mogą osoby fizyczne: prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, osiągające przychody z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, jeżeli umowy te nie są zawierane w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, będące osobami duchownymi. Zryczałtowane formy podatku dochodowego podzielić można na dwa typy mianowicie: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, kartę podatkową. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mogą co do zasady opłacać nowi przedsiębiorcy, którzy rozpoczną prowadzenie działalności i wybiorą tę formę opodatkowania, bądź też prowadzący już działalność, jeśli w poprzednim roku uzyskali z niej przychody w wysokości nieprzekraczającej równowartości 150 000 euro (w 2013 roku 615 300 zł, natomiast w roku 2014 633 450 zł). Korzystanie z tej formy rozliczenia wiąże się głównie z brakiem możliwości zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W rozliczeniu pod uwagę bierze się jedynie przychody z prowadzonej działalności. Ramy prawne dotyczące ryczałtu wyznacza Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne z dnia 20 listopada 1998 r. (ustawa o ryczałcie). 1.2 Podstawa opodatkowania, rozliczenie i stawki ryczałtu Podstawę opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowi przychód, który nie jest pomniejszany o koszty jego uzyskania. Ustalając podstawę opodatkowania, podatnicy mogą natomiast odliczyć od przychodu: wydatki określone w art. 26 ust. 1 ustawy o PIT, jeżeli nie zostały już odliczone od dochodu, wyróżnia się: o składki na ubezpieczenie społeczne (zapłaconą w danym miesiącu składkę na ubezpieczenie zdrowotne, ale tylko do wysokości 7,75%), o składki na ubezpieczenie zdrowotne, o ulgę internetową, o ulgę rehabilitacyjną, o kwoty przekazywanych darowizn, 4

o ulgę abolicyjną. stratę z lat ubiegłych; może ją odliczyć w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych, z tym że wysokość odliczenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50% kwoty tej straty. Odliczenie przysługuje tylko od przychodu z tego samego źródła, które przyniosło stratę (podatnik nie będzie mógł jednak odliczyć strat z odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych określonych w art. 10 ust. 1 pkt 8 oraz ze źródeł przychodów, które są wolne od podatku dochodowego). Wysokość stawki ryczałtu uzależniona jest od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. W 2013 oraz w 2014 r. obowiązują stawki w wysokości: 20% (m.in. wykonywanie określonych wolnych zawodów), 17% (m.in. wynajem samochodów osobowych lub prowadzenie usług parkingowych), 8,5% (m.in. działalność gastronomiczna obejmująca sprzedaż napojów o zawartości alkoholu wynoszącej powyżej 1,5%), 5,5% (m.in działalność wytwórcza i budowlana) oraz 3% (m.in. usługi w zakresie handlu i gastronomii). Dokładny wykaz stawek znajduje się w art. 12 ustawy o ryczałcie. Gdy podatnik osiąga przychody opodatkowane różnymi stawkami, wysokość ryczałtu ustala się przy zastosowaniu stawki właściwej dla danego rodzaju działalności. Jeżeli jednocześnie podatnicy korzystają z odliczeń, należy dokonywać ich od każdego rodzaju przychodu w takim stosunku, w jakim poszczególne rodzaje przychodów opodatkowane różnymi stawkami pozostają w roku podatkowym w ogólnej kwocie przychodów. Podatnicy zobowiązani są do obliczania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i wpłacania go na rachunek urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 następnego miesiąca, a za grudzień w terminie złożenia zeznania (czyli do 31 stycznia 2014 za rok 2013, do 31 stycznia 2015 za rok 2014). Gdy wybrane zostało rozliczenie kwartalne, możliwe jest również wpłacanie go na rachunek urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po upływie kwartału, za który ryczałt ma być opłacony, a za ostatni kwartał roku podatkowego również w terminie złożenia zeznania. Wybór kwartalnej formy rozliczenia zgłasza się do 20 stycznia nowego roku podatkowego. Kwartalna forma rozliczenia przeznaczona jest dla podatników, których otrzymane przychody z działalności prowadzonej samodzielnie albo przychody spółki w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 25 000 euro, czyli 102 550 zł w 2013 roku, a w 2014 105 575 zł. Ryczałtowcy są również zobowiązani do wpłacania podatku w wysokości 10% uzyskanego przychodu ze zbycia praw majątkowych lub nieruchomości tzw. niemieszkalnych ujętych w wykazie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu użytkowego lub udziału w takim prawie nie ujętych w wyżej wymienionym wykazie, wykorzystywanych w pozarolniczej działalności gospodarczej (bez względu na okres ich zbycia) w terminie do 20 następnego miesiąca, nawet jeżeli przed zbyciem zostały wycofane z działalności (jeżeli nie upłynęło od tego momentu powyżej 6 lat). 5

1.3 Podmioty uprawnione do korzystania z prawa opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym Jak już wskazano, opodatkowane ryczałtem ewidencjonowanym mogą być osoby fizyczne, wykonujące pozarolniczą działalność gospodarczą lub świadczące usługi najmu (podnajmu, dzierżawy itp.), w tym także w formie spółki cywilnej lub jawnej, oraz osoby duchowne. Przywilej korzystania z ryczałtu dotyczy również osób fizycznych osiągających przychody z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, jeżeli umowy te nie są zawierane w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 2 ust.1a ustawy). Dodatkowo usługi wynajmowania nieruchomości na własny rachunek są wymienione jako wyłączone z możliwości opodatkowania ryczałtem. Przepis ten nie dotyczy jednak przychodów z najmu prywatnego (art. 6 ust. 1b). Tak więc osoba fizyczna ma prawo opodatkowania przychodów uzyskanych z prywatnego najmu ryczałtem. Prawo do opodatkowania tych przychodów w formie ryczałtu nie jest uzależnione od uzyskiwania przez podatnika przychodów z najmu prowadzonego w ramach działalności gospodarczej, gdyż traktuje się je jako odrębne źródło przychodów. 6

2. Wybór i utrata prawa do opodatkowania ryczałtem Podstawową formą opodatkowania działalności osoby fizycznej są zasady ogólne, wskazane w ustawie o PIT. Natomiast to w gestii przedsiębiorcy leży decyzja, czy chce rzeczywiście zdecydować się na taką metodę, czy też wybrać alternatywę np. w postaci ryczałtu jeśli oczywiście spełnia w tej kwestii wszystkie wymagane warunki. Organ podatkowy nie musi wyrażać zgody na opodatkowanie w formie ryczałtu, a jednocześnie nie może zakazać wyboru takiej formy przez danego przedsiębiorcę. Osoba fizyczna prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą (także w formie spółki cywilnej osób fizycznych) jest opodatkowana ryczałtem poprzez skuteczne złożenie oświadczenia o wyborze tej formy. Jeżeli okaże się, że przedsiębiorca nie miał w danej sytuacji prawa do złożenia oświadczenia lub prawa do opodatkowania swoich dochodów ryczałtem, to oświadczenie staje się bezskuteczne i nie wywoła pożądanego skutku. Właściwą formą opodatkowania będą wtedy zasady ogólne. Skuteczność oświadczenia odnosi się do samego prawa opodatkowania ryczałtem danych przychodów (czy np. nie stanowią one przeszkody w wyborze tej formy rozliczenia), a także do terminów oraz formy jego złożenia. Raz dokonany wybór opodatkowania będzie obowiązywał podatnika także w kolejnych latach podatkowych, bez konieczności ponownego składania oświadczenia. Taka sytuacja będzie miała miejsce do momentu, kiedy przedsiębiorca nie złoży ponownego oświadczenia o zmianie na formę inną (zasady ogólne albo karta podatkowa) bądź też nie utraci prawa do korzystania z ryczałtu. 2.1 Przedsiębiorcy, którzy prowadzą już działalność Przedsiębiorca, który dotychczas prowadził działalność nieopodatkowaną ryczałtem ewidencjonowanym, a chce skorzystać z tej właśnie formy opodatkowania, będzie zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia. Oświadczenie należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Istotne, aby pamiętać o terminach obowiązek musi zostać dopełniony do 20 stycznia roku podatkowego. Jeśli przedsiębiorca spóźni się z oświadczeniem, przejść na ryczałt będzie mógł dopiero w następnym roku podatkowym. 2.2 Nowi przedsiębiorcy Jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej jednoosobowej lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych w trakcie roku podatkowego, oświadczenie może złożyć już w momencie jej rejestracji na druku CEIDG. Jeżeli przedsiębiorca nie skorzystał z tej możliwości, to oświadczenie może złożyć w formie pisemnej właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego już po rejestracji. Ważne jednak, że obowiązek musi zostać dopełniony jeszcze przed uzyskaniem pierwszego przychodu z działalności. 7

2.3 Przychody z najmu, dzierżawy lub umów podobnych Jak już wskazano, osoby fizyczne, które osiągają przychody z prywatnego wynajmu także mogą korzystać z ryczałtu ewidencjonowanego. Termin złożenia oświadczenia jest zależny od tego, w którym momencie roku podatkowego przedsiębiorca rozpoczyna wynajem. I tak jeśli wynajem jest prowadzony: od początku roku oświadczenie o wyborze ryczałtu należy złożyć do 20 stycznia danego roku podatkowego, nie od początku roku oświadczenie o wyborze ryczałtu należy złożyć nie później niż do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięty został pierwszy przychód z tego tytułu, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągnięto w grudniu danego roku podatkowego. 2.4 Zmiana opodatkowania z ryczałtu na zasady ogólne Po wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, przejście na zasady ogólne może nastąpić zgodnie z jednym z trzech sposobów: po zakończeniu roku podatkowego przez złożenie oświadczenia o wyborze formy opodatkowania według zasad ogólnych, zgłoszenie w trakcie roku likwidacji działalności gospodarczej i ponowne jej podjęcie bez wyboru opodatkowania w formie ryczałtu, uzyskanie w trakcie roku podatkowego przychodu z takiego rodzaju działalności, który wyklucza możliwość dalszego opodatkowania w formie ryczałtu. Rozwiązanie 1: Złożenie odpowiedniego zawiadomienia o wyborze opodatkowania na zasadach ogólnych oraz o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Konieczne będzie również założenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Ryczałtowiec dokonuje tego na podstawie posiadanego przez niego wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W nowo założonej ewidencji należy uwzględnić odpisy amortyzacyjne (jako wartość umorzenia na 1 stycznia nowego roku podatkowego), przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego. Istotną wadę tego rozwiązania stanowi fakt, że wydatki poniesione w czasie od momentu podjęcia w trakcie roku decyzji o potrzebie zmiany formy opodatkowania do końca roku, a także odpisy amortyzacyjne przypadające na ten okres, są bezpowrotnie pomijane, nie dając żadnych korzyści w zakresie zmniejszenia obciążeń podatkowych. Rozwiązanie 2 Likwidacja działalności i ponowne jej założenie jest rozwiązaniem dość kosztownym i czasochłonnym. Poza skutkami na gruncie podatku dochodowego niesie ze sobą również obciążenia w zakresie VAT. W przypadku zaprzestania przez podatnika (osobę fizyczną) wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, opodatkowaniu podlegają towary własnej 8

produkcji i towary, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy towarów, gdy w stosunku do nich przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prowadzi to do sytuacji, gdy likwidacja działalności spowoduje konieczność opodatkowania posiadanego np. samochodu. Podstawą opodatkowania w tym przypadku jest cena nabycia samochodu (bez podatku), określona na dzień zaprzestania działalności. Zapłacenia podatku nie dałoby się uniknąć nawet wycofując samochód z działalności gospodarczej (bowiem uznane to będzie za dostawę towarów). Przepisy podatkowe mówią ponadto, że w przypadku podjęcia działalności po przerwie trwającej nie dłużej niż 3 lata, wartość początkowa samochodu wprowadzonego do założonej ewidencji środków trwałych musi być taka sama jak w wykazie prowadzonym wcześniej (art. 22g ust. 13 pkt 1 ustawy o PIT) oraz że należy w niej uwzględnić odpisy amortyzacyjne za okres, w którym pojazd wpisany był do wykazu (art. 22n ust. 2 pkt 9 ustawy o PIT). Rozwiązanie 3 Zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym (art. 8 ust. 3) podatnik traci prawo do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z dniem uzyskania przychodu z działalności, która wyklucza korzystanie z ryczałtu (wyłączenia ze względu na charakter prowadzonej działalności oraz działalność na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy). W takim przypadku podatnik również powinien założyć ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz może zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego rozpoczęcie prowadzenia książki przychodów i rozchodów. 2.5 Sukcesja podatkowa w przypadku ryczałtu Przepisy prawa podatkowego przewidują, że w przypadku śmierci osoby fizycznej prawa i obowiązki natury podatkowej (związane z podatkowym statusem takiej osoby) przechodzą na jej spadkobierców. Dotyczy to również spadkobierców podatnika opodatkowanego ryczałtem. Jeśli spadkobiercy zdecydują się na dalsze prowadzenie działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem, wówczas zachowują prawo do opodatkowania tych przychodów w formie ryczałtu do początku następnego roku podatkowego. Wraz z nowym rokiem będzie możliwe podjęcie decyzji o pozostaniu przy opodatkowaniu w tej formie bądź też wyborze innych zasad (ogólnych albo w formie karty podatkowej, o ile będzie to w ich przypadku możliwe). 2.6 Utrata prawa do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych W związku z faktem, iż możliwość opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym jest ograniczona sporą ilością warunków może się zdarzyć, że przedsiębiorca utraci prawo do korzystania z tej formy. W zależności od sytuacji konieczność zmiany metody opodatkowania nastąpi już w trakcie trwania roku podatkowego bądź też dopiero od rozpoczęcia nowego. 9

2.6.1 Od następnego roku Jedynym zdarzeniem, w przypadku którego utrata prawa do wykorzystywania ryczałtu następuje dopiero od początku nowego roku podatkowego, jest przekroczenie ustawowo wskazanych limitów. W takim przypadku przedsiębiorcy powinni zacząć prowadzić stosowne księgi podatkowe (w związku z opodatkowaniem na zasadach ogólnych) lub zgłosić wniosek o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej (o ile spełniają warunki pozwalające na opodatkowanie w tej formie) od początku roku następującego po roku, w którym osiągnięto wyższe niż przysługujący limit obroty. 2.6.2 Natychmiastowa utrata prawa do rozliczania się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego Wszystkie zdarzenia, opisane w rozdziale Przeszkody wykluczające możliwość opodatkowania ryczałtem, poza wspomnianym powyżej przekroczeniem limitu, skutkują koniecznością natychmiastowej rezygnacji z ryczałtu i przejścia na inną formę opodatkowania. Zaistnienie przesłanek utraty prawa do opodatkowania ryczałtem nie powoduje zmian w zakresie opodatkowania za wcześniejszą (tj. przed utratą prawa do ryczałtu) część roku podatkowego, a zatem w takim przypadku podatnik traktowany jest jako rozliczający się przez część roku na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego, zaś przez pozostałą część na zasadach ogólnych. W takiej sytuacji należy pamiętać o konieczności złożenia dwóch osobnych deklaracji rocznych PIT-28 za ryczałt oraz PIT-36 lub PIT-37 za zasady ogólne. 2.6.3 Utrata prawa do opodatkowania ryczałtem a koszty uzyskania przychodów poniesione wcześniej W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego podatek obliczany jest na podstawie przychodów, niepomniejszanych o koszty. Zatem wydatki, nawet jeśli spełniają wszystkie warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, w przypadku ryczałtowca nie mają znaczenia. Jednakże w przypadku, gdy w ciągu roku podatnik będzie zobowiązany do zmiany formy opodatkowania, to jeśli wziąć pod uwagę, że koszt przyczynił się do powstania przychodu w okresie, kiedy u podatnika opodatkowaniu podlegały już nie przychody, ale pochodzące z nich dochody można byłoby zaliczyć ten wydatek do kosztów. Dlatego też jeżeli można jednoznacznie i niewątpliwie powiązać poniesiony koszt z uzyskanym przychodem, który był opodatkowany już na zasadach ogólnych to nie ma przeszkód, aby uznać go za koszt uzyskania przychodu, nawet jeśli poniesiony został jeszcze w okresie opodatkowania ryczałtem. 2.6.4 Opłacany ryczałt mimo utraty prawa Może się zdarzyć sytuacja, że podatnik nie rozpozna faktu utraty po swojej stronie prawa do ryczałtu. W związku z tym, jeżeli podatnik uiszczał podatek w niewłaściwej formie ryczałtowo, gdy powinien rozliczać się na zasadach ogólnych, uiszczone 10

świadczenia podatkowe powinny być zaliczone na należny podatek dochodowy wyliczony według prawidłowych zasad. Zatem podatek uiszczony tytułem podatku zryczałtowanego od przychodów ewidencjonowanych powinien być uwzględniony jako uiszczona część należnego podatku dochodowego od osób fizycznych, mająca wpływ na wysokość zaległości podatkowej. 11

3. Przeszkody wykluczające możliwość opodatkowania ryczałtem 3.1 Pozarolnicza działalność gospodarcza czy na pewno spełnione są warunki? Aby przychód powstały z tytułu konkretnych czynności można było opodatkować formie ryczałtu, spełnione muszą zostać warunki kwalifikujące transakcje jako wykonywane w ramach działalności gospodarczej. Natomiast nie zostaną za takie uznane sytuacje, które zgodnie z art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) cechują się poniższymi aspektami: odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności, są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego te czynności, wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością. 3.2 Limit przychodów osiągniętych w roku poprzednim Podatnik, który dopiero rozpoczyna własną działalność gospodarczą, nie jest ograniczony żadnymi limitami dotyczącymi uzyskiwanych przychodów. Jednak w przypadku przedsiębiorcy, który już funkcjonuje na rynku i chciałby zdecydować się na rozliczenia w formie ryczałtu, sprawa wygląda nieco inaczej. Podatnik nie będzie miał możliwości skorzystania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w sytuacji, gdy: uzyskał przychody z działalności, prowadzonej wyłącznie samodzielnie, w wysokości przekraczającej 150 000 euro (2013 rok 615 300 zł, 2014 633 450 zł), lub uzyskał przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników spółki z tej działalności przekroczyła kwotę 150 000 euro (2013 rok 615 300 zł, 2014 633 450 zł). W przypadku przychodów z najmu, dzierżawy itp., wykonywanego poza działalnością gospodarczą, wielkość przychodów osiągniętych w roku poprzednim z dowolnego źródła nie ma znaczenia dla możliwości opodatkowania ryczałtem tych przychodów. Warto pamiętać, że w limicie uwzględniane są zarówno przychody uzyskiwane ze sprzedaży towarów czy też świadczenia usług, ale nie tylko. Należy tu bowiem zaliczyć 12

także np. odsetki od środków zgromadzonych na firmowych rachunkach bankowych czy też dodatnie różnice kursowe. Limit jest natomiast obliczany nieco inaczej w sytuacji, gdy podatnik osiąga przychody zarówno z działalności prowadzonej samodzielnie, jak i z takiej w formie spółki cywilnej albo jawnej. W takim przypadku dla każdego z rodzajów działalności ustalany jest osobny limit przychodów, uprawniający do opodatkowania ryczałtem. Odrębne limity wprowadzone są również wtedy, gdy przychody w jednej z form prowadzenia działalności były opodatkowane ryczałtem, natomiast z drugiej na zasadach ogólnych. Wówczas dla celów ustalenia czy podatnik zmieścił się w limicie przychodów bierze się pod uwagę wyłącznie przychody opodatkowane ryczałtem. Nie uwzględnia się natomiast wszystkich przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, prowadzonej w różnych formach (art. 6 ust. 5 pkt 2 ustawy o ryczałcie). Także w sytuacji, gdy podatnik w poprzednim roku podatkowym osiągał przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowane wyłącznie w formie karty podatkowej lub też takie, które za część roku były opodatkowane w formie karty podatkowej, zaś za pozostałą część roku na zasadach ogólnych, limit jest wyliczany nieco inaczej niż standardowo. W takiej sytuacji opodatkowanie ryczałtem za dany rok podatkowy będzie możliwe, jeśli łączne przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 150 000 euro. Należy jednak pamiętać, że obowiązuje tu regulacja szczególna, dotycząca obliczania kwoty przychodów dla podatników opodatkowanych kartą podatkową dokonuje się ich mianowicie wyłącznie na podstawie wystawionych faktur lub rachunków. Wartość sprzedaży bezrachunkowej nie jest natomiast brana pod uwagę, nawet jeśli przedsiębiorca zna jej dokładną wartość. 3.3 Podatnik opłaca podatek w formie karty podatkowej Ryczałt ewidencjonowany służy do wyliczania wartości podatku dochodowego od osiągniętych przez podatnika przychodów. Zatem, jeśli przedsiębiorca w swojej działalności opłaca podatek wyliczany w formie karty podatkowej, to nie może jednocześnie korzystać z ryczałtu ewidencjonowanego. Co do zasady, opłacanie podatku w formie karty podatkowej całkowicie wyłącza możliwość opodatkowania w formie ryczałtu jakichkolwiek przychodów podatnika. Istnieje w tym przypadku jeden wyjątek dotyczy on podatników płacących podatek w formie karty od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej i jednocześnie prowadzących najem (dzierżawę) prywatny, który może być w takim wypadku opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (art. 6 i 8 ustawy o ryczałcie). 3.4 Wyłączenia ze względu na charakter prowadzonej działalności Kolejną grupą podmiotów wyłączonych z możliwości korzystania z ryczałtu ewidencjonowanego są przedsiębiorcy osiągających w całości lub w części przychody z tytułu: 13

prowadzenia aptek, działalności w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenia lombardów), działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych, prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w zakresie wolnych zawodów (z wyłączeniem tych określonych w art. 4 ust. 1 pkt 11), świadczenia usług wymienionych w załączniku nr 2 do ustawy (szczegółowa lista z wyróżnionymi numerami PKWiU), działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Co ważne, zadeklarowanie prowadzenia działalności w tym zakresie nie staje się automatycznie przeszkodą do korzystania z ryczałtu. Dopiero osiągnięcie z niej przychodu wyklucza taką możliwość. Opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie stosuje się również w przypadku podatników wytwarzających wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii (art. 8 ust. 1 pkt 4 ustawy o ryczałcie). 3.5 Zmiana działalności Opodatkowania ryczałtem nie mogą stosować przedsiębiorcy, którzy podjęli wykonywanie działalności w roku podatkowym po zmianie działalności wykonywanej: samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem, w formie spółki z małżonkiem na działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków, samodzielnie przez małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka, jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na ogólnych zasadach (art. 8 ust. 1 pkt 5 ustawy o ryczałcie). Oznacza to, że jeżeli będą miały miejsce zmiany, o których mowa w pkt 1 3, ale działalność małżonka lub małżonków była wcześniej opodatkowana ryczałtem lub kartą podatkową, to przytoczone wyłączenie nie będzie ich obowiązywało. W takiej sytuacji nie będzie przeszkód, aby wybrać rozliczanie się w formie ryczałtu. 3.6 Działalność na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy Praca na etacie nie wyklucza ani założenia działalności gospodarczej, ani też co do zasady wybrania dla swojej firmy rozliczeń w formie ryczałtu. Jednakże w tym przypadku także można wskazać pewien wyjątek. Jeśli przedsiębiorca rozpoczyna prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej albo spółki, nie może wykonywać w ramach firmy takich samych zadań, jak 14

na etacie, na rzecz aktualnego lub byłego pracodawcy. Ryczałt jest też wykluczony, jeśli takich zadań podejmuje się chociaż jeden ze wspólników spółki. Natomiast jeżeli przedsiębiorcy nie zamierzają wykonywać działalności na rzecz byłych lub obecnych pracodawców, mogą zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o korzystaniu z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Warto przy tym pamiętać, że jeśli mimo wszystko zdarzy się wykonywanie zadania na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, prawo do korzystania z ryczałtu zostanie utracone. Tym samym podatnik będzie zobowiązany do zakończenia roku podatkowego opłacać podatek dochodowy na zasadach ogólnych (art. 8 ust. 1 pkt 6 ustawy o ryczałcie). Wygaśnięcie tej przeszkody następuje po upływie dwóch lat podatkowych od momentu, w którym dany podatnik był związany stosunkiem pracy z pracodawcą (lata liczone bez odnoszenia się do konkretnej dziennej czy miesięcznej daty, a jedynie w stosunku roku). 3.7 Korzystanie ze zwolnienia od podatku dochodowego Podmioty korzystające ze zwolnienia przedmiotowego od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 stanowią ostatnią grupę, która nie podlega opodatkowaniu ryczałtem. 15

4. Korzyści przysługujące podatnikom ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych 4.1 Odliczenia od podstawy opodatkowania Mimo iż w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego nie bierze się pod uwagę kosztów uzyskania przychodów, to przedsiębiorcy mają prawo do dokonywania pewnych odliczeń. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku: składek ZUS: o zapłaconych w roku podatkowym bezpośrednio na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika oraz osób z nim współpracujących, o potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, przy czym odliczenie nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie art. 21, art. 52 i art. 52a ustawy o PIT, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa zaniechano poboru podatku, dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika, wydatków na cele rehabilitacyjne oraz wydatków związanych z ułatwieniem wykonywania czynności życiowych, poniesionych w roku podatkowym przez podatnika będącego osobą niepełnosprawną lub podatnika, na którego utrzymaniu są osoby niepełnosprawne, darowizn przekazanych na cele: o określone w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego organizacjom, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 tej ustawy lub równoważnym organizacjom określonym w przepisach regulujących działalność pożytku publicznego obowiązujących w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, prowadzącym działalność pożytku publicznego w sferze zadań publicznych określonych w tej ustawie, realizującym te cele, o kultu religijnego, o krwiodawstwa realizowanego przez honorowych dawców krwi zgodnie z art. 6 ustawy o publicznej służbie krwi, w wysokości ekwiwalentu pieniężnego za pobraną krew obliczonego zgodnie z obowiązującymi w tej kwestii przepisami w wysokości dokonanej darowizny, nie więcej jednak niż kwoty stanowiącej 6% przychodu, wydatków ponoszonych przez podatnika z tytułu użytkowania sieci Internet w wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł (za 2013 r. 16

będą mogli uwzględnić te wydatki jedynie ci podatnicy, którzy albo korzystają z tej ulgi pierwszy raz, albo pierwszy raz korzystali z niej w 2012 r.), składek zapłaconych w roku podatkowym ze środków podatnika na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne podatnika lub osób z nim współpracujących, w innym niż RP państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Islandia, Liechtenstein) lub Konfederacji Szwajcarskiej; odliczenie przysługuje pod warunkiem, że składki te nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania w tym innym państwie. Nie można odliczyć składek, jeśli będący podstawą ich wymiaru przychód był zwolniony od podatku w Polsce (w ramach metody wyłączenia). 4.2 Odliczenia od podatku Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w pierwszej kolejności ulega obniżeniu o kwotę składki na powszechne ubezpieczenie w NFZ zapłaconej w roku podatkowym zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, o ile nie została odliczona od podatku dochodowego. W związku z tym przed dokonywaniem jakichkolwiek innych odliczeń należy najpierw dokonać odliczenia z tytułu składek zdrowotnych. Może się wówczas okazać, że składka wyniosła tyle co ryczał, a w związku z tym nie będzie już podstawą do dalszych odliczeń. Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się ryczałt, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Obecnie można również przeznaczyć 1% swojego podatku na wybrana organizację pożytku publicznego. Wystarczy określić w zeznaniu rocznym uprawnioną do odbioru wpłaty organizacji, którą podatnik zamierza wesprzeć. 4.3 Ewidencja odliczeń i ulg Odliczenia od samego ryczałtu (ulgi i obniżki) powinny być wpisane do ewidencji. Dołączony do rozporządzenia jako załącznik wzór ewidencji przychodów nie posiada jednak żadnych odrębnych rubryk czy też pozycji, do których można by przyporządkować przedmiotowe odliczenia, o których mowa. Możliwe jest więc poszerzenie wzoru o dodatkowe rubryki stworzone indywidualnie przez przedsiębiorcę. W praktyce wpisuje się kwotę odliczenia od przychodów oraz od ryczałtu pod rubrykami ewidencji, etykietując je odpowiednim opisem. Po obliczeniu ryczałtu wypisuje się również odliczenia od niego i wielkość podatku po dokonaniu odliczeń. 17

5. Ewidencja oraz dokumentacja w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych 5.1 Dowody zakupów Mimo iż w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego podatnicy nie mają obowiązku księgowania kosztów uzyskania przychodu nie oznacza to, że nie muszą przechowywać dowodów zakupu. Na podstawie dowodów zakupów możliwe jest ustalenie kosztowej strony działalności. Ustalenie zakresu poniesionych kosztów ekonomicznych może być niezbędne, np. przy ocenie rzetelności ewidencji prowadzonych przez podatnika. Niewątpliwie dowody zakupu towarów są niezbędne aby prawidłowo przeprowadzić remanent, który powinien być sporządzany na zakończenie i rozpoczęcie każdego roku podatkowego. Dowodami zakupu mogą być faktury, rachunki, dokumenty celne potwierdzające import oraz noty korygujące, a także w szczególnych przypadkach dowody wewnętrzne. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca powinien je przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników jako ich siedziba. Dokumenty mogą być przechowywane również w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji (art. 15 ust. 4 ustawy o PIT). Jednakże w takim przypadku podatnik jest obowiązany w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując w zawiadomieniu nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania ewidencji i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Czas przechowywania dowodów zakupu nie jest ściśle określony przez ustawę o PIT. Przyjmuje się, że zazwyczaj będzie to okres pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (ryczałtu). Należy jednak pamiętać, że przepisy ordynacji podatkowej przewidują przypadki, w których bieg przedawnienia ulega zawieszeniu lub przerwaniu, co oznacza, że termin przechowywania się przedłuży. 5.2 Ewidencja przychodów Wyliczenia ryczałtu należnego za poszczególne okresy rozliczeniowe podatnik dokonuje na podstawie ewidencji przychodów. Prawidłowo prowadzona ewidencja jest podstawą rozliczeń m.in. z urzędem skarbowym. Obowiązek prowadzenia ewidencji powstaje od dnia, od którego ma zastosowanie opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jest to dzień, w którym podatnik dokonuje wyboru opodatkowania w tej formie początek roku podatkowego albo dzień osiągnięcia pierwszego przychodu w przypadku rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. 18

W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego co do zasady nie jest możliwe zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji. Jedynie w przypadku osiągania przychodów z najmu, dzierżawy lub podobnych umów, których wysokość wynika z pisemnej umowy, taki obowiązek jest zniesiony. Jednakże gdyby się okazało, że podatnik uzyskujący takie przychody zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji na innej podstawie gdyż osiąga inne dochody opodatkowane ryczałtem to w takim wypadku musi on ewidencjonować przychody także z najmu (bez względu na to, że wysokość ich wynika z umowy zawartej w formie pisemnej). Należy również pamiętać, że podatnikami ryczałtu są osoby fizyczne, a nie spółki osobowe tych osób. Dotyczy to również małżonków, w przypadku których podatnikiem jest każdy z osobna. Możliwość prowadzenia jednej wspólnej ewidencji istnieje w przypadku, gdy: podatnicy wykonują działalność w formie spółki cywilnej lub jawnej, małżonkowie, między którymi istnieje wspólność majątkowa, osiągają przychody z najmu, dzierżawy (podobnych umów) wspólnego majątku, o ile nie złożyli oświadczenia o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich. Wszyscy podatnicy ryczałtu powinni dokonywać zapisów w ewidencji w porządku chronologicznym na podstawie dowodów określonych w ustawie o ryczałcie, nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Ponadto wymagane jest, żeby ewidencja była prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Dopuszcza się niewpisanie lub błędnie wpisane kwoty przychodów łącznie nie przekraczającej 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok. Podatnik może również uzupełniać zapisy lub dokonywać korekty błędnych zapisów w ewidencji podatkowej. 5.3 Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Podatnicy opodatkowani ryczałtem nie dokonują odpisów amortyzacyjnych. Pomimo tego mają obowiązek ewidencjonowania wykorzystywanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wynika to z odrębnego opodatkowania przychodów uzyskanych ze sprzedaży tych składników majątku. Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji wykazu majątku określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ( 14 i 15). 5.4 Ewidencja wyposażenia Jako wyposażenie traktuje się rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną pozarolniczą działalnością gospodarczą, niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 1500 zł. W związku z posiadaniem wyposażenia przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia jego ewidencji. Powinny się w niej znaleźć co najmniej następujące dane: 19

numer kolejny wpisu, data nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwa wyposażenia, cena zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, data likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny, oraz przyczynę likwidacji wyposażenia). Wyłączeni z obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia są podatnicy, którzy opodatkowują ryczałtem wyłącznie przychody z najmu (dzierżawy itp.) jako odrębnego źródła przychodów. Z kolei podatnicy, którzy jednocześnie osiągają przychody z najmu (dzierżawy itp.) jako odrębnego źródła przychodów i równocześnie osiągają przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, ewidencją wyposażenia obejmują wyłącznie wyposażenie związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą. 5.5 Karty przychodów Poza obowiązkami związanymi z samym opodatkowaniem ryczałtem, podatnicy korzystający z tej formy rozliczenia mają obowiązek prowadzenia ewidencji związanej z przychodami wypłacanymi zatrudnianym pracownikom. Podatnicy ryczałtowi prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia kart przychodów. Omawiany obowiązek dotyczy tych podatników, którzy wypłacają należności ze stosunku pracy (w rozumieniu przepisów art. 12 ustawy o PIT). Może on dotyczyć także przychodów wypłacanych nakładcom ( chałupnikom"). Karty przychodów są to indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników prowadzone przez podatników, którzy to dokonują wypłat wynikających ze stosunku pracy (art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy o ryczałcie). Zgodnie z przepisami, karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko pracownika, Numer Identyfikacji Podatkowej pracownika, numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) pracownika, kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze, koszty uzyskania przychodu, potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, dochód osiągnięty w danym miesiącu, dochód narastająco od początku roku, kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych, kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne określonej w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy, 20