UMOWA zawarta w Krakowie w dniu... 2013 r. pomiędzy Województwem Małopolskim, z siedzibą w Krakowie przy ul. Basztowej 22, 31-156 Kraków, adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków reprezentowanym przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działa na podstawie upowaŝnienia Jakub Szymański Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a.. z siedzibą:, NIP:. REGON:. reprezentowanym przez:. zwanym dalej Wykonawcą o następującej treści : 1 1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na podstawie art. 39 i nast., w zw. z art. 10 ust. 1 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) w trybie przetargu nieograniczonego. 2. Przedmiot umowy jest finansowany w 85% z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i w 15% z budŝetu Województwa w ramach projektu ADAPT2DC Adaptacja do zmian demograficznych (Program dla Europy Środkowej). 2 1. Przedmiotem umowy jest organizacja międzynarodowego spotkania partnerów projektu ADAPT2DC Adaptacja do zmian demograficznych w dniach 11-13 czerwca 2013 r., zwanego dalej spotkaniem. 2. Zamówienie obejmuje: 1) Organizację konferencji w dniu 11.06.2013 r. dla 80 osób w godz. od 9.00 do 13.00, w tym: a) udostępnienie Zamawiającemu w godz. od 9.00 do 13.00 klimatyzowanej sali konferencyjnej w centrum Krakowa (w promieniu 1 km od Rynku Głównego) z pełnym wyposaŝeniem i obsługą techniczną w tym: laptop, rzutnik, nagłośnienie, miejsce na ustawienie kabin dla tłumaczy i sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, stół prezydialny na 6 osób, zapewnienie szatni i toalet, Internet bezprzewodowy, stanowisko do rejestracji uczestników 1
b) zorganizowanie rejestracji uczestników na podstawie listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie do 10.06.2013 r. i niezwłoczne przekazanie oryginału listy obecności z podpisami uczestników Zamawiającemu. c) tłumaczenie symultaniczne podczas konferencji w godz. od 9.00 do 13.00 we wszystkich kombinacjach językowych, w których językami źródłowymi i docelowymi są języki: polski, angielski i czeski, wraz z kabinami i pełnym wyposaŝeniem technicznym dla tłumaczy i uczestników konferencji; zapewnienie liczby tłumaczy gwarantującej ciągłość tłumaczenia, d) zapewnienie poczęstunku dla 80 osób podczas przerwy o godz. 10.45, w tym: - kanapki (min. 3 szt. na osobę), owoce, ciasto (min. 2 kawałki na osobę) - napoje ciepłe i zimne bez ograniczeń (w tym: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana) e) zapewnienie lunchu dla 80 osób o godz. 13.00, w tym: - dwie sałatki - deski serów i wędlin - napoje ciepłe i zimne bez ograniczeń (w tym: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana) 2) Organizację posiedzeń w dniu 11.06.2013 r. dla 30 osób w godz. od 14.00 do 18.00 a) Udostępnienie dwóch sal (jedna na min. 30 osób i jedna na min. 15 osób) w tym samym budynku co konferencja, o której mowa w pkt. 1), z pełnym wyposaŝeniem i obsługą techniczną, w tym: laptop, rzutnik, nagłośnienie, stoły ustawione w podkowę, Internet bezprzewodowy b) Zapewnienie poczęstunku dla 30 osób podczas przerwy o godz. 16.00, w tym: - owoce, ciasto (min. 2 kawałki na osobę) 3) Zorganizowanie spaceru po Krakowie z przewodnikiem z oprowadzaniem po głównych atrakcjach turystycznych centrum miasta w języku angielskim dla 30 osób, w godz. od 19.00 do 20.00. 4) Organizację kolacji w restauracji w centrum Krakowa (w obrębie Plant) dla 30 osób o godz. 20.00, w tym: - przystawka - deser 5) Organizacja wizyty studyjnej dla 30 osób w dniu 12.06.2013 r. wraz z zapewnieniem transportu uczestników klimatyzowanym autokarem z pasami bezpieczeństwa, miejscem na bagaŝe i zapewnionym kierowcą przez przewoźnika posiadającego licencję na krajowy transport osób, w tym: a) przejazd z centrum Krakowa (z miejsca uzgodnionego z Zamawiającym w terminie do 4 czerwca 2013 r.) do Centrum Kultury i Rekreacji Seniorów, os. Szkolne 20, Kraków. Przyjazd na miejsce o godz. 9.30. b) poczęstunek podczas wizyty w Nowej Hucie dla 30 osób: gorące napoje, ciasto c) przejazd z Centrum Kultury i Rekreacji Seniorów do starostwa powiatowego w Miechowie na godz. 12.00 d) przejazd autokarem do restauracji w Miechowie 2
e) zapewnienie obiadu w restauracji w Miechowie o godz. 14.00 dla 30 osób, w tym: - zupa - napoje ciepłe i zimne (w tym: kawa, herbata, woda) f) Przejazd autokarem do hotelu określonego w pkt. 6). 6) Rezerwację zakwaterowania na jedną noc z 12 na 13.06.2013 r. ze śniadaniem dla 30 osób w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania w hotelu w powiecie miechowskim (zamówienie nie obejmuje kosztu noclegów i śniadania), spełniającym następujące warunki: - min. trzy gwiazdki - ogród z altaną i moŝliwością zorganizowania kolacji z grillem na świeŝym powietrzu - klimatyzowana sala konferencyjna na 30 osób z pełnym wyposaŝeniem i obsługą techniczną, w tym: laptop, rzutnik, nagłośnienie, stoły ustawione w podkowę 7) Organizację posiedzenia w dniu 12.06.2013 r. w godz. od 15.30 do 18.30 dla 30 osób na terenie hotelu określonego w pkt. 6, w tym: a) Zapewnienie sali konferencyjnej, o której mowa w pkt. 6 b) Zapewnienie poczęstunku dla 30 osób, w tym: - owoce, ciasto (min. 2 kawałki na osobę) 8) Organizację w dniu 12.06.2013 r. w godz. 19.00-20.00 przejaŝdŝki bryczkami po okolicy z uwzględnieniem atrakcji turystycznych powiatu lub w przypadku złej pogody odwiedzenie lokalnej atrakcji turystycznej np. dworku lub młyna (wówczas przejazd autobusem) dla 30 osób 9) Zapewnienie w dniu 12.06.2013 r. o godz. 20.00 kolacji w stylu regionalnym dla 30 osób na terenie hotelu określonego w pkt. 6, w tym: - przy dobrej pogodzie grill na świeŝym powietrzu - do wyboru dania mięsne i jarskie - deser 10) Organizację posiedzenia w dniu 13.06.2013 r. w godz. od 9.00 do 14.00 dla 30 osób na terenie hotelu określonego w pkt. 6, w tym: a) Udostępnienie sali konferencyjnej, o której mowa w pkt. 6 b) Zapewnienie poczęstunku dla 30 osób, w tym: - kanapki (min. 3 szt. na osobę), owoce, ciasto (min. 2 kawałki na osobę) 11) Zapewnienie obiadu dla 30 osób w dniu 13.06.2013 r. o godz. 14.00 na terenie hotelu określonego w pkt. 6, w tym: - zupa - napoje ciepłe i zimne (w tym: kawa, herbata, woda) 12) Zapewnienie przejazdu autokarem, z zastrzeŝeniem wymagań co do autokaru jak w pkt. 5, w dniu 13.06.2013 r. o godz. 15.00 dla 30 osób z hotelu określonego w pkt. 6 na lotnisko w Balicach, dworzec główny lub do hotelu w centrum Krakowa (do jednego lub kilku miejsc w zaleŝności od potrzeb) 3
13) Sporządzenie dokumentacji fotograficznej i filmowej z następujących części spotkania: - konferencja 11.06.2013 w godz. 9.00-13.00, - wizyta studyjna 12.06.2013 w godz. 9.30-13, w tym: a) wykonanie 100 fotografii cyfrowych i przekazanie ich Zamawiającemu na płytach CD lub nośnikach pamięci USB w formacie JPEG o rozdzielczości min. 1500 x 2102 MP, b) wykonanie zmontowanego materiału filmowego w wersji 20-minutowej oraz 3-minutowej w jakości HD, c) przekazanie powyŝszych materiałów filmowych Zamawiającemu wraz z nieobrobionym (surowym) materiałem filmowym na płytach CD lub nośnikach pamięci USB w formacie umoŝliwiającym otwarcie przy pomocy programu Windows Media Player, d) przekazanie Zamawiającemu pełnych praw autorskich do powyŝszych materiałów fotograficznych i filmowych. 3 1. Zamawiający w terminie do 4 czerwca 2013 r. poinformuje Wykonawcę drogą elektroniczną pod adresem wskazanym w 9 ust. 5 o liczbie osób, na rzecz których świadczone będą poszczególne usługi, o których mowa w 2, z zastrzeŝeniem maksymalnej liczby osób dla poszczególnych usług jak w 2. 2. W przypadku zmniejszenia przez Zamawiającego liczby uczestników spotkania zgodnie z ust. 1 wynagrodzenie za kaŝdą z usług, o których mowa w 2 ust. 2 pkt. 1) d) i e), 2) b), 4), 5) b) i e), 7 b), 8), 9), 10) b), 11) określone w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do umowy podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu o kwotę stanowiącą iloczyn liczby osób, o które została zmniejszona liczba uczestników w stosunku do maksymalnej liczby podanej w 2 ust., oraz ceny jednostkowej brutto danej usługi określonej w ww. formularzu cenowym. Suma tych zmniejszeń stanowić będzie łączną kwotę zmniejszenia maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w 7 ust. 1. 3. Zamawiający powiadomi Wykonawcę najpóźniej 4 czerwca 2013 r. o wystąpieniu niezaleŝnej od Zamawiającego konieczności zmiany programu spotkania. W takim przypadku strony uzgodnią moŝliwą modyfikację programu bez zwiększania zakresu zamówienia. 4 Wykonawca zrealizuje całość zamówienia do dnia 13 czerwca 2013 r. 5 1. Wykonawca oświadcza, Ŝe dysponuje odpowiednim potencjałem, wiedzą i doświadczeniem do realizacji zamówienia. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność cywilną za szkody na osobach i rzeczach, pozostające w związku przyczynowym z realizacją przedmiotu zamówienia. 6 1. Na mocy niniejszej umowy Wykonawca przenosi na Zamawiającego w ramach wynagrodzenia umownego, o którym mowa w 7 ust.1, prawa autorskie do przekazywanych przez Wykonawcę materiałów fotograficznych i filmowych, o których mowa w 2. Przeniesienie to nie jest ograniczone co do terytorium, czasu ani ilości egzemplarzy i obejmuje wykorzystanie danych w całości lub części na następujących polach eksploatacji: - utrwalanie i zwielokrotnianie, 4
- przetwarzanie i wykorzystanie w publikacjach i opracowaniach, - wprowadzanie do obrotu i rozpowszechnianie. 2. Wykonawca oświadcza, Ŝe w trakcie realizacji niniejszej umowy nie naruszy praw osób trzecich, a przekazane materiały będą wolne od obciąŝeń prawami osób trzecich. 3. Wykonawca ma prawo pozostawić u siebie materiały sporządzone w związku z realizacją zamówienia jedynie dla celów własnej dokumentacji. 4. Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo do udzielania zgody na wykonywanie autorskich praw zaleŝnych do ww. materiałów. 5. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych z związku z realizacją zamówienia, takŝe po jej zakończeniu. 7 1. Maksymalne wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy przy maksymalnej liczbie uczestników poszczególnych usług, o których mowa w 2 wynosi. zł (słownie zł:../00) brutto, stawka podatku VAT:.%, zgodnie z formularzem cenowym, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Wynagrodzenie naleŝne Wykonawcy obliczone zostanie jako róŝnica maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 oraz łącznej kwoty zmniejszenia wynagrodzenia, o której mowa w 3 ust. 2. 3. Wynagrodzenie przysługuje Wykonawcy wyłącznie za faktycznie zrealizowany przedmiot umowy. 4. Kwota obliczona na zasadach określonych w ust. 2 wyczerpuje wszelkie roszczenia Wykonawcy do Zamawiającego z tytułu wykonania niniejszej umowy. 8 1. Płatność za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi po całkowitym zakończeniu jego realizacji. 2. Podstawę wystawienia faktury VAT za wykonanie zamówienia stanowi protokół odbioru, sporządzony przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze stron. 3. Po otrzymaniu protokołu odbioru Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Polityki Regionalnej ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków NIP: 676-20-83-499 REGON: 351555335 adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków 4. Płatność nastąpi w terminie 30 dni od daty przedłoŝenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. 5. Płatność nastąpi na rachunek bankowy Wykonawcy:... z rachunku bankowego Zamawiającego: 17 1500 1487 1214 8008 9575 0000. 6. Przez datę zapłaty rozumie się datę obciąŝenia rachunku bankowego Zamawiającego kwotą wynagrodzenia. 7. Zamawiający jest podatnikiem VAT. 9 1. Osobą odpowiedzialną za wykonanie umowy ze strony Zamawiającego jest Jakub Szymański Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. 2. Osobami wyznaczonymi przez Zamawiającego do kontaktu w sprawie umowy są Alicja Boryczko tel. 12 29 90 624, e-mail: alicja.boryczko@umwm.pl oraz Katarzyna Opoczka tel. 12 29 90 923, e-mail: katarzyna.opoczka@umwm.pl. 5
3. Odbioru przedmiotu zamówienia ze strony Zamawiającego dokona Jakub Szymański Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej lub jego zastępca. 4. Osobą odpowiedzialną za wykonanie umowy ze strony Wykonawcy jest, tel.. 5. Osobą wyznaczoną przez Wykonawcę do kontaktu w sprawie wykonania umowy jest, tel. komórkowy:.. e-mail:.. Kontakt telefoniczny będzie moŝliwy w kaŝdym czasie w trakcie realizacji umowy w dniach 11-13 czerwca 2013 r. 6. O kaŝdej zmianie osób upowaŝnionych Strony poinformują się pisemnie. 10 1. W przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od niniejszej umowy z przyczyn niezaleŝnych od Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Zamawiającego 30% kwoty maksymalnego wynagrodzenia, określonej w 7 ust.1 tytułem kary umownej. 2. W razie nienaleŝytego wykonania umowy, w szczególności naruszenia przez Wykonawcę postanowień umownych zawartych w 2, Zamawiający moŝe obniŝyć Wykonawcy maksymalne wynagrodzenie umowne ustalone w 7 ust. 1 o 5% tej kwoty za kaŝdy przypadek naruszenia, nie więcej jednak niŝ o 20%. 3. W razie niewykonania przedmiotu umowy w całości lub w części lub raŝącego naruszenia jej postanowień, uniemoŝliwiającego prawidłowy przebieg spotkania, Zamawiający moŝe odstąpić od umowy w całości lub w części niewykonanej. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy powinno zostać złoŝone przez Zamawiającego na piśmie w terminie nie później niŝ 7 dni od daty powzięcia przez niego informacji o okolicznościach stanowiących przyczynę odstąpienia. 4. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy na zasadach określonych w ust. 2, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 20% kwoty wynagrodzenia maksymalnego określonej w 7 ust. 1. Kara podlega zapłacie w terminie 14 dni od daty złoŝenia przez Zamawiającego oświadczenia o odstąpieniu od umowy. 5. Kary, o których mowa powyŝej nie wyczerpują moŝliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przez obie strony na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie Cywilnym, jeŝeli kwota kary umownej nie pokryje w pełni wysokości poniesionej szkody. 11 1. Zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 2. Wszelkie spory, jakie mogą powstać w związku z niniejszą umową będą rozpatrywane przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. 4. Niniejsza umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym trzy egzemplarze dla Zamawiającego oraz jeden egzemplarz dla Wykonawcy. Zamawiający Wykonawca...... 6