SARE w 5 krokach (podstawowy manual po systemie SARE)
Spis treści 1. Jak zaimportować bazę do system SARE... 3 2. Instrukcja wysyłki weryfikującej (mail administracyjny)... 8 3. Jak przygotować plik zip...11 4. Jak zaimportować plik.zip do system SARE...12 5. Jak wysłać mailing?...14
1. Jak zaimportować bazę do system SARE Informacja ogólna: Format pliku importowanego do SARE: csv. lub txt. Ważne! Każda cecha dotycząca adresu e-mail powinna znajdować się w osobnej kolumnie w przypadku pliku csv. W pliku txt trzeba pamiętać o rozdzieleniu informacji o adresie enterem od kolejnego rekordu i aby znak rozdzielający cechy występujące przy adresie był zawsze taki sam. Instrukcja importu: KROK 1 Aby zaimportować bazę adresów e-mail do programu SARE, należy: wybrać znak rozdzielający importowane pola pojawia się tu rozwijana lista zawierająca różne rodzaje znaków używanych do rozdzielania pól stosowanych w bazach. Użytkownik wybiera taki sam znak, jaki został zastosowany w bazie, którą będzie pobierał wybrać plik do importu operator klika w przycisk przeglądaj, wówczas otwiera się okno dialogowe wybieranie pliku, należy zaznaczyć plik do pobrania i kliknąć w przycisk otwórz ścieżka dostępu do pliku pojawia się w okienku obok przycisku przeglądaj kodowanie pliku operator wybiera jedno z trzech możliwych kodowań pliku: 1. WINDOWS-1250 kodowanie znaków polskich znane z systemu Windows (niepolecane) 2. ISO-8859-2 standardowe kodowanie polskich znaków 3. ISO-8859-1 brak kodowania polskich znaków
UWAGA! Wybór kodowania zależy od rodzaju kodowania pliku, który będzie importowany. Kodowania muszą być TAKIE SAME. Na przykład bazy tworzone w programie EXCEL prawie zawsze są kodowane w WINDOWS 1250. Podobnie jest ze zwykłymi plikami tekstowymi (*.txt). Użytkownik SARE musi wiedzieć, jaki jest typ kodowania importowanego pliku. Inną metodą dodania większej liczby adresów e-mail jest wpisanie ich lub przekopiowanie w pole opisane lub wpisz adresy w polu poniżej. Aby zakończyć importowanie na tym etapie należy kliknąć w przycisk importuj. KROK 2 Na tym etapie wyświetlają się tabele z polami w systemie oraz polami importowanymi do systemu. Dostępne pola - kolumna ta, określa rodzaj informacji, jakie przypisane będą do każdego zaimportowanego adresu. Do importu - w tej kolumnie pokazują się wybrane przez nas pola z kolumny pierwszej Pierwszy rekord pliku dotyczy pierwszego rekordu (adres + inne dane) z zaimportowanej bazy. Należy przyporządkować odpowiednie pola w systemie do układu pól w pliku importowanym
Po zaznaczeniu odpowiedniego pola w pierwszej kolumnie przy użyciu przycisków prawo, lewo przenosimy go do drugiej kolumny. Korzystając z przycisków góra, dół, operator dopasowuje informacje zawarte w drugiej kolumnie do informacji zawartych w trzeciej kolumnie. Zaznaczając checkbox przy komunikacie zapamiętaj strukturę program zapamięta strukturę przy imporcie baz o stałym układzie danych. Na przykład: Jeżeli w pierwszej kolumnie na pierwszym miejscu znajduje się adres e-mail, wówczas "przeciągamy" z kolumny pierwszej do kolumny drugiej (nazwanej do importu ) właśnie "email".
Oznaczenia klawiszy: - "przesuwanie" z kolumny drugiej do pierwszej - "przesuwanie" z kolumny pierwszej do drugiej - jedno piętro wyżej - na samą górę - jedno piętro niżej - na sam dół UWAGA! Nie wszystkie dane określające rekord muszą zostać zaimportowane, ale zawsze w importowanej bazie MUSI być adres e-mail. Po przypisaniu wszystkich informacji należy kliknąć w przycisk dalej. KROK 3 Na tym etapie zaimportowane adresy e-mail są definiowane przez operatora tj. nadawany jest status (rodzaje statusów), grupa oraz typ maila, jaki ma być wysyłany pod dany adres(y). W tym miejscu program wykrywa również adresy, które już znajdują się w bazie. Jeżeli takie adresy się pojawią wówczas należy skorzystać z jednej z czterech opcji znajdujących się na liście rozwijanej tuż za napisem Jeżeli importowany adres jest już w bazie. zmień tylko status oznacza to, że adresowi e-mail zmieniony zostanie status nie importuj adres e-mail nie zostanie zaimportowany nadpisz tylko importowane dane każdy rekord poza obowiązkowym adresem e-mail posiada także inne cechy, w tym przypadku do cech charakteryzujących dany rekord dołączone zostaną nowe nadpisz wszystkie dane (kasowanie historii) oznacza to, że poprzednie dane
charakteryzujące dany adres e-mail zostaną skasowane i automatycznie nastąpi import nowych. Kończymy ten krok klikając na przycisk dalej. Pomiędzy krokiem 2 a 3 lista zaimportowanych adresów e-mail zostaje przefiltrowana przez program SARE. Jeżeli importowany adres pojawi się na liście problematycznych adresów i będzie oznaczony czerwonym kolorem oznacza to, że zawiera błąd w składni. Taki adres nie zostanie zaimportowany do systemu. Jeżeli na tej liście pojawią się również adresy, przy których znajduje się czerwony znak "DUP", oznacza to, że adres ten pojawił się kilkakrotnie i do bazy zaimportowany zostanie tylko jeden raz.
KROK 4 Na tym ostatnim etapie użytkownik otrzymuje informacje o ilości przetworzonych adresów e- mail i o ilości maili, w których zmieniono status lub inne dane. 2. Instrukcja wysyłki weryfikującej (mail administracyjny) Wysyłka weryfikująca to czynność, którą wykonuje się na zaimportowanych do SARE adresach, wtedy gdy konieczne jest wysłanie maila weryfikującego z linkiem do potwierdzenia subskrypcji do grupy adresów. Aby wysłać maila potwierdzającego należy postępować według poniższej instrukcji: 1. Przygotowanie bazy adresów do wysyłki: mail weryfikujący zostanie wysłany z systemu tylko do adresów, które będą miały w systemie status zapisany brak weryfikacji należy zmienić status wszystkim adresom, do których mają zostać wysłane maile administracyjne na zapisany brak weryfikacji nie jest konieczne budowanie oddzielnej grupy, gdzie będą znajdowały się adresy, do których zamierzamy wysłać maila potwierdzającego, ponieważ system wyszuka odpowiednie adresy
niezależnie od tego, w jakiej grupie się znajdują. 2. Wysyłka weryfikująca: po przygotowaniu adresów e-mail do wysyłki i zmiany statusu wchodzimy do wysyłanie następnie klikamy na Dalej w informacji pojawiającej się o wysyłce weryfikującej po kliknięciu na Dalej system przeprowadzi nas przez 2 kroki przeprowadzenia wysyłki specjalnej: KROK 1 To edycja standardowej treści maila potwierdzającego: powinny znajdować się tu informacje o tym, dlaczego odbiorca otrzymał maila, jak zaleźliśmy się w posiadaniu takiej danej, jakiego rodzaju informacje zamierzamy wysłać oraz prośba o kliknięcie w link w celu potwierdzenia zgodny na otrzymywanie newsletterów. Tutaj również ustalamy kodowanie maila, jego nadawcę, adres e-mail nadawcy oraz temat wiadomości. KROK 2
W kroku drugim należy wybrać grupę (lub grupy), w której zamierzamy zweryfikować adresy, wysyłając maila weryfikującego. Wybraną grupę zaznaczamy klikając w checkbox. Możemy jednorazowo zaznaczyć wszystkie grupy, wtedy system wyśle maila weryfikującego do wszystkich znajdujących się w bazie adresów ze statusem zapisany brak weryfikacji. Po zaznaczeniu grupy klikamy Dalej>> Pojawi się okno z postępem wysyłki - system rozpocznie rozsyłanie maili weryfikującego do adresów ze statusem zapisany brak weryfikacji. Po zakończeniu wysyłki należy w oknie kliknąć na Koniec, tym samym status maili, do których przeprowadzona została wysyłka zmieni się na zapisany i niepotwierdzony.
Jak powinien być przygotowany plik.zip: 3.Jak przygotować plik zip importowany plik.zip powinien mieć nazwę złożoną wyłącznie z liter (bez polskich znaków), cyfr lub znaku '_'. Nazwa nie może także składać się z znaku spacji oraz znaków #,%,&,*,@,!. plik zawierający wersję html newslettera powinien nazywać się "index.html" lub "index.htm" (wielkość liter ma znaczenie) plik index.html nie może znajdować się w żadnym katalogu jeżeli newsletter oprócz wersji html posiada wersję tekstową, wówczas plik zawierający tę wersję powinien nazywać się "index.txt" wszystkie dołączane pliki do wersji html newslettera (np. grafiki) mogą znajdować się w innym folderze grafiki użyte w newsletterze mogą mieć tylko następujące rozszerzenia: jpg, jpeg, gif, png (rozszerzenia plików pisane małymi literami) jeśli oprócz pliku HTML w pliku.zip został zawarty plik style CSS, CSS style powinny znaleźć się w <body> pliku HTML newsletter HTML powinien zostać zapisany z kodowaniem ISO-88859-1, ISO-8859-2 lub UTF-8 Struktura pliku.zip (index.html oraz inne pliki) Structura pliku.zip (index.html oraz folder z innymi plikami)
4. Jak zaimportować plik.zip do system SARE SARE jest programem służącym do tworzenia newsletterów. Newsletterem może być: e-mail informujący o aktualnych wydarzeniach z życia firmy, w przypadku portali lub wortali e-mail informujący o wszelkich nowościach, e-mail reklamowy, e- kartka z życzeniami świątecznymi itp. Jest to zatem list e-mail przygotowany do rozesłania do więcej niż jednej osoby. Przygotowując nowy mailing należy kliknąć w menu MAILING w NOWY, a następnie wybierać: import newslettera w formacie HTML przygotowany poza programem SARE /plik.zip./ Jeżeli newsletter nie będzie zawierał niedozwolonych plików pojawi się informacja:
Jeżeli jakikolwiek z plików będzie niedozwolony system poinformuje, który dokładnie plik jest błędnym. Aby przejść do edytora w celu uzyskania możliwości edycji treści należy kliknąć przycisk: przejdź do edycji newslettera. Aby pominąć edytor oraz zapisać przygotowaną wersje należy kliknąć przycisk: pomiń edycję i zapisz w gotowych. Następnie należy nadać nazwę przygotowanego mailingu. UWAGA. Jeśli plik zostanie zapisany w gotowych powinien zawierać stopkę rezygnacji.
5. Jak wysłać mailing? W katalogu "Mailing -> wysyłanie" znajduje się lista newsletterów gotowych do wysłania i wysłanych. KROK 1 Wybierz newsletter pod tą komendą znajduje się lista newsletterów gotowych do wysyłki, należy wybrać jeden z nich.
Pobierz newsletter z www umożliwia pobranie gotowej wiadomości z adresu URL. Jest to opcja zamienna z wyborem newslettera z wiadomości przygotowanych w systemie. Rodzaj wysyłki tutaj operator określa rodzaj wysyłki: Wysyłka jednorazowa oznacza jednorazowe zaplanowanie kampanii Wysyłka cykliczna oznacza zaplanowanie kampanii powtarzalnej z określoną częstotliwością Osadzenie grafik z dołączonymi grafikami (grafiki znajdują się w newsletterze) z grafikami na serwerze (grafiki w newsletterze będą "dociągane" z serwera) Format maila - system zawiera domyślnie ustawienia dotyczące formatu wysyłanego newslettera: jako HTML+TXT oraz TXT dla osób, które nie chcą otrzymywać HTML, użytkownik może wybrać również inną opcję Kodowanie maila operator ma do wyboru cztery rodzaje kodowania: UTF-8 kodowanie obejmujące wszystkie międzynarodowe znaki ISO-8859-2 kodowanie polskich znaków ISO-8859-1 bez kodowania polskich znaków (plain ASCII) WINDOWS 1250 kodowanie polskich znaków znane z systemu Windows Nagłówek maila - nadawca maila (Reply-To) w pierwszym polu należy wpisać nazwę nadawcy maila, w drugim należy wpisać adres e-mail nadawcy maila UWAGA! Wpisanie adresu e-mail i nazwy nadawcy maila jest obowiązkowe! Odbiorca musi wiedzieć, od kogo otrzymał przesyłkę. Tytuł maila pole służy do wpisania tytułu newslettera Podaj adres maila testowego przed rozesłaniem newslettera należy wysłać newsletter testowy. Otrzyma go osoba, której adres e-mail zostanie wpisany do okienka "podaj adres maila testowego". Jeśli w przygotowanej wiadomości została zastosowana personalizacja, w celu sprawdzenia poprawności jej wyświetlania mail testowy należy skierować na adres który został wprowadzony do bazy oraz dla którego zostały uzupełnione wymagane cechy.
Po wpisaniu wszystkich ustawień klikamy Dalej>> KROK 2 W drugim kroku wysyłania pojawiają się następujące informacje: E-mail testowy - w tym miejscu została zamieszczona informacja na jaki adres e-mail został skierowana wiadomość testowa. Jeżeli newsletter testowy jest poprawny, należy kliknąć na przycisk "dalej". Jeżeli newsletter testowy jest niepoprawny, należy kliknąć na przycisk "wstecz" i dokonać zmian w samym newsletterze lub jego opisie. Przyciski są widoczne na dole strony. Rozmiar wskazuje wielkość przeliczeniową wraz z grafikami emaila.
Spamtest kreacji ukazuje czy istnieje prawdopodobieństwo, że wysyłana wiadomość zostanie zakwalifikowana jako spam na skrzynce odbiorczej. Zaleca się aby wskaźnik ten nie przekraczał 2.5 punktu. Ostatnią opcją widoczną w tym kroku wysyłania jest tester kreacji, który pozwala na sprawdzenie czy wysyłana wiadomość poprawnie wyświetla się w popularnych programach do odbioru poczty. KROK 3 Wybierz grupę - aby wybrać grupę, należy zaznaczyć "checkbox" w okienku przy nazwie grupy. Wysyłkę można zrealizować do więcej niż jednej grupy Filtry umożliwia zdefiniowanie filtra prostego SARE Script umożliwia zdefiniowanie filtra zaawansowanego
Opcje śledzenia system domyślnie ma ustawione opcje śledzenia kliknięć oraz otwierania wiadomości, które można następnie oglądać w raportach. Zaznaczenie tych opcji "checkbox" wyłączy opcje śledzenia. Ponadto jest tutaj dostępna opcja dodania tagów Google Analytics. Po zaznaczeniu będzie widoczne: Źródło kampanii Medium kampanii Nazwa newslettera Nie należy stosować tutaj znaków diakrytycznych. Dane będą widoczne w koncie Google Analytics dla strony, dla której są zliczane statystyki.
Testy A/B/X - pozwalają na porównanie skuteczności różnych kreacji wiadomości e mail na testowej grupie odbiorców oraz na wybór najskuteczniejszej z nich, a następnie rozesłanie jej do całej bazy. Termin wysyłki użytkownik ma możliwość wyboru terminu wysyłki spośród 4 opcji. Natychmiast wiadomość zostanie zrealizowana natychmiast, w oknie przeglądarki
Natychmiast w tle wiadomość zostanie zrealizowana w ciągu 60 sekund. Opcja ta umożliwia zakończenie pracy w systemie. Dziś o godzinie wybranie tej możliwości pozwala na zaplanowanie wysyłki dziś o wskazanej godznie. Inny termin oznacza realizację wysyłki we wskazanym terminie, o określonej godzinie. Dodaj wysyłkę do kampanii wysyłki dodane do kampanii zostaną połączone w ramach otrzymania wspólnych dancyh raportowych. Czynność kończy się kliknięciem na przycisk "dalej". W tym momencie pojawia się komunikat (jego treść jest zależna od wybranego terminu wysyłki). Kliknięcie na przycisk "OK" powoduje rozpoczęcie procesu rozsyłania newsletterów.