Przewodnik dla Funduszu Małych Projektów

Przewodnik dla Funduszu Małych Projektów w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska - Saksonia 2014-2022 Euroregion Neisse-Nisa-Nysa Wersja z 17.11.2016

Spis treści Spis treści... 2 1. Znaczenie małych projektów... 3 2. Zakres i obszary wsparcia... 3 2.1 Zakres wsparcia... 3 2.2 Obszary wsparcia... 3 3. Terytorialny obszar wsparcia i beneficjenci... 4 3.1 Terytorialny obszar wsparcia... 4 3.2 Beneficjenci... 5 4. Warunki uzyskania wsparcia... 5 4.1 Cele i wskaźniki... 5 4.2 Kryteria obowiązkowe współpracy transgranicznej... 6 5. Okres realizacji małego projektu... 7 6. Rodzaj i wysokość wsparcia... 7 6.1 Rodzaj wsparcia... 7 6.2 Wysokość wsparcia... 7 6.3 Regulacje ramowe dotyczące wsparcia... 7 7. Określenie i przedstawienie wydatków... 8 7.1 Koszty pośrednie... 8 7.1.1 Koszty osobowe... 8 7.1.2 Koszty biurowo - administracyjne... 8 7.2 Koszty bezpośrednie... 9 7.2.1 Koszty podróży i zakwaterowania... 9 7.2.2 Koszty zewnętrznych ekspertyz i usług... 10 7.2.3 Koszty wyposażenia... 11 7.3 Przychody... 11 8. Procedury... 11 8.1 Procedura naboru wniosków na małe projekty... 12 8.2 Procedura oceny małych projektów... 133 8.2.1 Stopień 1 - ocena formalna... 13 8.2.2 Stopień 2 ocena merytoryczna... 14 8.2.3 Stopień 3 - ocena jakości transgranicznej... 15 8.3 Procedura wyboru małych projektów... 15 8.4 Procedura kontraktowania małych projektów... 16 8.5 Procedura skargowa... 16 8.6 Procedura raportowania... 17 8.6.1 Dokumentacja rozliczeniowa... 17 8.6.2 Harmonogram przedkładania wniosków o płatność... 19 8.6.3 Refundacja... 19 8.6.4 Wypłata refundacji... 19 8.6.5 Stosowanie euro... 20 8.6.6 Realizacja wskaźników... 20 9. Pozostałe ustalenia dotyczące wsparcia... 20 9.1 Okres przechowywania dowodów księgowych... 20 9.2 Działania medialne w ramach małych projektów... 20 9.3 Inne....20 10. Okres obowiązywania... 21 2

1. Znaczenie małych projektów W ramach Programu Współpracy Interreg Polska Saksonia 2014-2020, na polsko-saksońskiej granicy Euroregion Nysa udziela wsparcia małym projektom transgranicznym zgodnie z niniejszym podręcznikiem. Fundusz Małych Projektów ukierunkowany jest w szczególności na realizację spotkań w ramach tzw. projektów people-to-people, a jego celem jest dalsza intensyfikacja współpracy transgranicznej we wszystkich obszarach życia społecznego. 2. Zakres i obszary wsparcia 2.1 Zakres wsparcia W ramach FMP wspierane są działania, które przyczyniają się do intensyfikacji i poprawy współpracy transgranicznej, w szczególności: Organizacja i przeprowadzanie seminariów, konferencji i wydarzeń informacyjnych Organizacja i przeprowadzanie spotkań, wymiany doświadczeń, pokazów, wydarzeń kulturalnych i sportowych Wymiany grup, w szczególności wymiany grup dzieci, młodzieży, studentów i uczniów Działania edukacyjne, wraz z modułami językowymi w celu poprawy kompetencji językowych Projekty działań informacyjno - promocyjnych oraz reklama dla obszaru, opracowywanie wielojęzycznych publikacji i materiałów informacyjnych (przynajmniej w języku polskim i niemieckim) Opracowanie wspólnych systemów informacyjno - komunikacyjnych na obszarze pogranicza itp. Wsparcie nie obejmuje: infrastruktury i działań budowlanych kursów językowych w czystej postaci publikacji jednojęzycznych działań politycznych partii tłumaczeń, które są przedmiotem projektu wyposażenia, które jest przedmiotem projektu. 2.2 Obszary wsparcia Małe projekty mają za zadanie wspieranie współpracy transgranicznej w wymienionych poniżej obszarach strategicznych: komunikacja gospodarka ochrona środowiska i klimatu, energia zarządzanie ryzykiem kultura, edukacja i wiedza wspieranie współpracy transgranicznej i inne 3

3. Terytorialny obszar wsparcia i beneficjenci 3.1 Terytorialny obszar wsparcia Miejsce realizacji projektu musi znajdować się na wspólnym obszarze wsparcia. Tylko w szczególnych, wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach obszar realizacji projektu może się znajdować poza obszarem wsparcia w Niemczech lub w Polsce. Rezultaty i oddziaływanie małego projektu muszą pozytywnie wpływać na wspólny obszar wsparcia, czyli wykazywać korzyść dla wspólnego obszaru wsparcia. Obszar wsparcia programu obejmuje: Polska część wspólnego obszaru wsparcia podregion jeleniogórski w województwie dolnośląskim; powiaty: bolesławiecki, jaworski, jeleniogórski, kamiennogórski, lubański, lwówecki, zgorzelecki, złotoryjski i miasto Jelenia Góra oraz powiat żarski w podregionie zielonogórskim, województwo lubuskie Saksońska część wspólnego obszaru wsparcia powiat Görlitz, powiat Bautzen 4

3.2 Beneficjenci Mały projekt musi być realizowany przez minimum jednego partnera z Polski i jednego partnera z Wolnego Kraju Związkowego Saksonia. W małym projekcie nie jest możliwy udział partnerów spoza Polski lub Wolnego Kraju Związkowego Saksonia - jako partnerów projektu. Koszty udziału w projekcie placówki spoza Polski lub Wolnego Kraju Związkowego Saksonia mogą być jednak przewidziane w budżecie projektowym partnera polskiego lub saksońskiego. Działania realizowane przez placówkę spoza Polski lub Wolnego Kraju związkowego Saksonia nie mogą mieć charakteru inwestycyjnego. Beneficjentami są: osoby prawne prawa publicznego i prywatnego administracje krajowe, regionalne i gminne lub podporządkowane im urzędy, placówki i zrzeszenia niepaństwowe organizacje non - profit, stowarzyszenia oraz partnerskie organizacje gospodarcze i społeczne, które nie posiadają osobowości prawnej, o ile ich przedstawiciele są uprawnieni do podejmowania w ich imieniu zobowiązań prawnych i przejmowania odpowiedzialności finansowej, np. DGB (artykuł 131 Rozporządzenia Finansowego UE) małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), o ile działania projektowe leżą w interesie ogólnym (małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) mogą być partnerami projektu, natomiast nie mogą być wnioskodawcami) Europejskie Ugrupowanie Współpracy Terytorialnej 4. Warunki uzyskania wsparcia Wspierane będą tylko takie małe projekty, których cele przyczyniają się do osiągnięcia celów programowych Funduszu Małych Projektów, i których wskaźniki wspierają osiągnięcie wskaźników programowych. 4.1 Cele i wskaźniki Cel główny Funduszu Małych Projektów: Wzmocnienie istniejącej współpracy transgranicznej Cele szczegółowe Funduszu Małych Projektów: 1. Intensyfikacja współpracy instytucjonalnej i partnerskiej pomiędzy obywatelami a instytucjami w obszarach działania Euroregionu Nysa 2. Poprawa warunków na korzyść intensyfikacji rozwoju współpracy transgranicznej oraz wzmocnienie powiązań transgranicznych Zasady efektywnej realizacji małego projektu: Zagwarantowanie zrównoważonego rozwoju Przestrzeganie równości szans oraz niedyskryminowania Równouprawnienie płci Ważne kryteria współpracy: Innowacja i wartość dodana małego projektu Trwałość małego projektu oraz partnerstwa transgranicznego Struktura partnerstwa 5

Wskaźniki dla małych projektów: Jakość małych projektów mierzona jest osiągalnością wskaźników. Wspierane będą tylko te małe projekty, w przypadku których w sposób mierzalny, jasny i czytelny zrealizowane zostaną przynajmniej dwa wskaźniki. Wskaźniki do wyboru: 1. Liczba osób, które biorą udział w wydarzeniach w ramach małego projektu, odnośnie współpracy pomiędzy obywatelami a instytucjami 2. Liczba wydarzeń nawiązujących do projektów współpracy pomiędzy obywatelami a instytucjami 3. Liczba posiedzeń sieci tematycznych, grup roboczych, komisji oraz innych gremiów, w ramach których angażują się partnerzy z innych urzędów - jako administracja publiczna 4. Liczba zorganizowanych spotkań, konferencji, seminariów 5. Liczba ekspertyz, analiz, koncepcji i badań (studium) 6. Liczba działań informacyjno - promocyjnych o charakterze międzynarodowym 7. Liczba zainstalowanych lub dopasowanych do nowych potrzeb systemów informacyjnych 8. Liczba użytkowników systemów informacyjnych 9. Liczba odwiedzin na portalu informacyjnym / serwisu internetowego 10. Liczba wprowadzonych instrumentów monitorujących oraz systemów wczesnego ostrzegania 11. Liczba wspartych instytucji, które są odpowiedzialne za działania ratunkowe i porządkowe oraz za zarządzanie kryzysowe 12. Liczba zakupionych urządzeń/ systemów do poprawy bezpieczeństwa 13. Liczba kampanii w zakresie bezpieczeństwa 4.2 Kryteria obowiązkowe współpracy transgranicznej Wspierane będą tylko te małe projekty, w których polscy i niemieccy partnerzy współpracują ze sobą podczas planowania i realizacji projektu. Obowiązkowe jest spełnienie poniższych kryteriów współpracy transgranicznej: Wspólne przygotowanie W tej fazie wspólnie zdefiniowane zostaną potrzeby i cele, a także oczekiwania i rezultaty małego projektu oraz jego realizacja w ramach konkretnych działań. Zadania zostaną podzielone pomiędzy partnerów małego projektu, zaplanowane również zostaną finanse małego projektu. Na podstawie tego planowania złożony zostanie wspólny wniosek na mały projekt. Wspólne przygotowanie umożliwia zaprezentowanie potrzeb i motywacji wszystkich partnerów projektu w ramach wspólnej propozycji. Dzięki wspólnemu przygotowaniu wzmocnione zostanie również zaangażowanie partnerów w opracowywanie celów i rezultatów oraz podczas realizacji małego projektu. Wspólna realizacja W tej fazie wdrożone zostaną wspólnie zaplanowane i ustalone w umowie o dofinansowanie działania projektowe. Zawiera ona realizację produktów projektu. Oczekuje się, że każdy partner przyczyni się do efektywnej realizacji małego projektu. Działania projektowe są ze sobą powiązane merytorycznie i czasowo. Wspólny personel W przypadku tego kryterium obowiązkowa jest wspólna realizacja poszczególnych działań małego projektu przez personel zatrudniany przez partnerów małego projektu. W celu lepszej koordynacji i dokumentacji poszczególnych komponentów projektu, zalecane jest wyznaczenie zespołu projektowego składającego się z przedstawicieli partnerów projektu. Do zespołu projektowego małego projektu musi należeć przynajmniej jeden pracownik projektu ze strony polskiej i jeden pracownik projektu ze strony saksońskiej. 6

5. Okres realizacji małego projektu Zostało ustalone, że czas trwania małego projektu nie powinien przekroczyć 24 miesięcy. Wyjątek od w/w reguły musi zostać w odpowiedni sposób uzasadniony i zatwierdzony uchwałą Komitetu Sterującego FMP. 6. Rodzaj i wysokość wsparcia 6.1 Rodzaj wsparcia Wsparcie dla małych projektów realizowane jest w formie bezzwrotnej dotacji zgodnie z zasadą refundacji kosztów. 6.2 Wysokość wsparcia Łączna suma wydatków dla małego projektu nie może przekroczyć 30.000 EUR. Wysokość wsparcia ze środków EFRR wynosi maksymalnie 85 % wydatków kwalifikowalnych, nie więcej jednak niż maksymalnie 20.000 EUR. Nie będą uwzględniane małe projekty do EFRR z budżetem poniżej 3.000 EUR. 6.3 Regulacje ramowe dotyczące wsparcia Warunkiem zwrotu wydatków kwalifikowalnych jest pozytywna decyzja Komitetu Sterującego FMP oraz podpisanie umowy o wsparcie. Podstawą obliczeń są kwalifikowalne wydatki łączne, niezbędne przy realizacji małych projektów i powstające przy przestrzeganiu zasad gospodarności i oszczędności. Uznawanie kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się wraz z rejestracją wniosku małego projektu przez Sekretariat FMP (strona przyjmująca wniosek). Termin końcowy dla kwalifikowalności wydatków małego projektu wynika z daty zakończenia projektu, która ustalona jest w umowie o przyznaniu dofinansowania. W przypadku projektów, które wymagają zlecania usług osobom trzecim, należy przestrzegać aktualnych krajowych i europejskich przepisów o udzielaniu zamówień publicznych. Po stronie niemieckiej dotyczy to wyłącznie beneficjentów FMP, którzy ustawowo 11 zobowiązani są do przestrzegania zasad o udzielaniu zamówień publicznych. We wszystkich pozostałych przypadkach od wartości zlecenia powyżej 500 EUR (brutto), w celu potwierdzenia gospodarnego i oszczędnego wykorzystania środków pomocowych, należy przeprowadzić jasne, udokumentowane porównanie cen. Porównania cen można dokonywać np. poprzez wyszukiwanie informacji w Internecie, zapytania telefoniczne lub porównanie cen na podstawie powszechnie dostępnych cenników. 1 1 98ff. Ustawa o ochronie konkurencji (GWB) z rozporządzeniem dotyczącym udzielania zamówień publicznych (Rozporządzenie o udzielaniu zamówień VgV), 1 ustęp 1 Ustawy u zamówieniach publicznych w Wolnym Kraju Związkowym Saksonia (Saksońska ustawa o zamówieniach publicznych SächsVergabeG) 7

7. Określenie i przedstawienie wydatków Zwrot wydatków kwalifikowalnych następuje w formie ryczałtów lub na podstawie rzeczywiście powstałych, poniesionych i udokumentowanych wydatków. Ryczałty możliwe są tylko dla kosztów osobowych i wydatków biurowo - administracyjnych. Ryczałty wyliczane są automatycznie i są obowiązkowe w każdym małym projekcie. Wydatki klasyfikowane są zgodnie z poniższymi kategoriami: a. Koszty pośrednie: koszty osobowe koszty biurowo - administracyjne b. Koszty bezpośrednie: koszty podróży i zakwaterowania koszty ekspertyz zewnętrznych i usług koszty wyposażenia 7.1 Koszty pośrednie 7.1.1 Koszty osobowe Koszty osobowe dofinansowane będą w formie ryczałtu w wysokości 20 % sumy kosztów bezpośrednich (w tym koszty podróży, koszty zewnętrznych ekspertyz i usług oraz koszty wyposażenia). Nie jest wymagane udokumentowanie tych kosztów. W ramach tego ryczałtu należy uwzględniać takie nakłady wnioskodawcy odnoszące się do kosztów osobowych, które powstają przy wdrażaniu i realizacji projektu (koordynowanie projektu, zarządzanie, rozliczanie itp.) 7.1.2 Koszty biurowo - administracyjne Koszty biurowo-administracyjne dofinansowane będą w formie ryczałtów w wysokości 15 % kosztów osobowych. Nie jest wymagane udokumentowanie tych kosztów. W ramach ryczałtu rozliczać można następujące kategorie wydatków: wynajem biura ubezpieczenie i podatki za budynki, w których ulokowany jest personel oraz za wyposażenie biura (np. ubezpieczenie od pożaru, kradzieży) koszty dodatkowe (np. prąd, ogrzewanie, woda) materiał biurowy ogólna księgowość w placówce beneficjenta archiwizacja konserwacja, czyszczenie i naprawa bezpieczeństwo systemy IT oraz ich przeglądy komunikacja (np. telefon, faks, Internet, usługi pocztowe, wizytówki) opłaty bankowe związane z otwarciem i prowadzeniem konta opłaty za międzynarodowe transakcje finansowe kawa/herbata/ciastka itd. na spotkania partnerów małego projektu Należy zwrócić uwagę na to, iż żaden z wyżej wymienionych wydatków nie może zostać rozliczony w kategorii kosztów bezpośrednich. 8

7.2 Koszty bezpośrednie 7.2.1 Koszty podróży i zakwaterowania Koszty podróży (w kraju i za granicą) są kwalifikowalne, o ile są niezbędne do osiągnięcia celu małego projektu i są generowane przez personel małego projektu. Koszty podróży i zakwaterowania zewnętrznych rzeczoznawców i usługodawców rozliczane są w ramach kategorii wydatków: koszty zewnętrznych ekspertyz i usług. Wydatki związane z kosztami podróży i zakwaterowania ograniczone są do następujących pozycji: a. Koszty podróży (np. wydatki na środki transportu publicznego, bilety lotnicze, opłaty lotniskowe) - należy korzystać z najbardziej ekonomicznych środków transportu. Nie jest tu uwzględniany codzienny dojazd personelu projektu z miejsca zamieszkania do miejsca pracy. Dla polskich beneficjentów FMP kwalifikowalne są: Ryczałt kilometrowy zgodny z uregulowaniami prawnymi, ewent. zużycie paliwa, opłaty autostradowe lub parkingowe, ubezpieczenie podróżne zgodnie z uregulowaniami ustawowymi. Dla niemieckich beneficjentów FMP kwalifikowalne są: Ryczałt kilometrowy w wysokości 30 centów za każdy przejechany pełny kilometr. W celu weryfikacji i uznania przejechanych samochodem kilometrów wykorzystywane są dane z planera trasy podróży. b. Diety / Diety za czas podróży służbowej. Dla polskich beneficjentów FMP kwalifikowalne są: Diety, jednak nie wyższe od stawki dziennej wynikającej z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej Rzeczpospolitej Polskiej dla roszczeń zatrudnionych w administracji krajowej lub samorządowej w związku z wyjazdami służbowymi. Wartości graniczne znajdują zastosowanie w przypadku pracowników beneficjentów projektu, zarówno w obszarze publicznym, jak i prywatnym. Jeżeli organizator spotkania/ seminarium/ konferencji będzie częściowo finansował koszty pobytu (np. posiłki, transport, noclegi) należy odpowiednio zmniejszyć należne diety, zgodnie z uregulowaniami krajowymi. Dla niemieckich beneficjentów FMP kwalifikowalne są: Diety za czas podróży służbowych dla pracowników małego projektu, którzy z powodów służbowych znajdują się poza własnym mieszkaniem i poza regularnym miejscem pracy są kwalifikowalne w następującej wysokości: 12 euro przy absencji powyżej 8 godzin na każdy dzień kalendarzowy 24 euro przy absencji powyżej 24 godzin na każdy dzień kalendarzowy Jeżeli pracownik małego projektu otrzyma od pracodawcy lub osoby trzeciej posiłek, należy odpowiednio zmniejszyć podane powyżej ryczałty diet: w przypadku śniadania o 20 procent w przypadku obiadu i kolacji każdorazowo o 40 procent Podstawą do obliczenia zmniejszenia diety jest ryczałt diety w wysokości 24 euro, niezależnie od czasu absencji pracownika projektu. Zmniejszenie diety nie może przekroczyć ustalonego ryczałtu diety. 9

c. Koszty zakwaterowania Dla polskich beneficjentów FMP kwalifikowalne są: Koszty zakwaterowania, tylko w uzasadnionych przypadkach możliwy jest wyższy wydatek niż stawka dzienna ustalona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej Rzeczpospolitej Polskiej dla roszczeń zatrudnionych w administracji krajowej lub samorządowej w zakresie wyjazdów służbowych. Wartości graniczne znajdują zastosowanie w przypadku pracowników beneficjenta projektu zarówno w obszarze publicznym, jak i prywatnym. Dla niemieckich beneficjentów FMP kwalifikowalne są: Koszty noclegu wraz ze śniadaniem do 85 euro za noc d. Opłaty wizowe Podróże poza obszarem wsparcia programu Podróże poza obszarem wsparcia programu są kwalifikowalne, o ile są uzasadnione, odpowiadają celowi projektu lub mają pozytywne oddziaływanie na obszar wsparcia. Do dokumentacji kosztów podróży i zakwaterowania zalicza się: rozliczenie kosztów delegacji wraz ze zleceniem wyjazdu służbowego potwierdzenia dokonanych płatności związanych z kosztami wyjazdu służbowego bilety rachunki za noclegi polisa ubezpieczeniowa z dowodem zapłaty (tylko dla polskich beneficjentów). 7.2.2 Koszty zewnętrznych ekspertyz i usług W ramach tej kategorii kwalifikowalne są wydatki beneficjentów, których dokonano na podstawie pisemnych umów/ zleceń 2 z zewnętrznymi zleceniobiorcami oraz rachunków i faktur. Wydatki kwalifikowalne są w tej kategorii ograniczone do następujących usług i ekspertyz: a. Usługi w związku z organizacją i realizacją seminariów, konferencji, posiedzeń czy innych wydarzeń, które związane są z realizacją małego projektu: wynajem pomieszczeń na konferencje, seminaria etc. catering/ koszty wyżywienia uczestników koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych wraz z wynajęciem techniki konferencyjnej honoraria dla referentów i fachowców (poza personelem projektu) honoraria dla artystów (poza personelem projektu) koszty podróży i zakwaterowania uczestników koszty podróży i zakwaterowania zewnętrznych rzeczoznawców, referentów, przewodniczących posiedzeń oraz usługodawców, jeżeli nie zostaną one zwrócone w inny sposób nagrody rzeczowe w konkursach do 50 euro za sztukę koszty transportu dla grup uczestników opłaty za prawo do własności intelektualnej oraz opłaty za użytkowanie dla organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (m. in. GEMA) opracowanie, zmiany i aktualizacje systemów IT oraz stron internetowych wydatki na ubezpieczenia obowiązkowe b. Koszty upominków związanych z reklamą, komunikacją i działaniami informacyjno - promocyjnymi o wartości do 20 euro c. Studium lub opracowania (np. oceny, strategie, koncepcje, koncepcje planistyczne, podręczniki) w przynajmniej dwóch językach (polski i niemiecki) d. Reklama, komunikacja, działania informacyjno-promocyjne w związku z danym przedsięwzięciem w przynajmniej dwóch językach (polski i niemiecki) e. Udział w wydarzeniach (np. opłaty za uczestnictwo) 2 Brak umowy pisemnej z ekspertem/ usługobiorcą może wynikać tylko z ustawodawstwa krajowego (np. niewielka kwota zlecenia, która nie wymaga zawarcia umowy). 10

f. Doradztwo prawne i usługi notarialne, ekspertyzy techniczne i finansowe, inne usługi doradcze i audytowe g. Inne wymagane w ramach projektu ekspertyzy i usługi. Dokumentacja do rozliczania wydatków: Dokumentacja wyboru zleceniobiorcy (zamówienia publiczne) Umowy, rachunki, protokoły przyjęcia usługi, potwierdzenia dokonania płatności Podpisana przez uczestników lista uczestników Program wydarzenia Certyfikat/potwierdzenie udziału w kursie/ szkoleniu Potwierdzenie działań promocyjnych (np. ulotka, plakat, broszura informacyjna, dodatek do gazety, ogłoszenie prasowe dotyczące wsparcia projektu), w przypadku dużych materiałów reklamowych i informacyjnych - zdjęcia, w tym minimum jedno, na którym widać odpowiednie oznakowanie materiału Adres strony internetowej o ile w ramach projektu utworzona zostanie strona internetowa. 7.2.3 Koszty wyposażenia W tej kategorii wydatków ujmowane są kosztów dotyczące zakupu wyposażenia niezbędnego do osiągnięcia celu małego projektu. W ramach tej kategorii mogą być również ujmowane koszty amortyzacji/ leasingu/ wynajmu niezbędnego wyposażenia, przypadające na czas realizacji małego projektu. Wydatki na wyposażenie należy realizować stosując każdorazowo najbardziej efektywne metody z uwzględnieniem celu małego projektu (zakup lub leasing). 1. Kwalifikowalny jest zakup wyposażenia, które zostanie zainstalowane na stałe w ramach małego projektu. Kwalifikowalne są również koszty eksploatacji i serwisowania takiego wyposażenia. 2. Kwalifikowalne są wydatki na zakup wyposażenia, które jest niezbędne do realizacji małego projektu, ale które będzie wykorzystywane także poza małym projektem. Wysokość kosztów kwalifikowalnych odpowiada proporcjonalnie kosztom przypadającym na dany czas użytkowania wyposażenia (odpowiednio do wykorzystania w ramach małego projektu), o ile do nabycia aktywów nie zostały pozyskane środki unijne lub krajowe środki publiczne. 3. Amortyzacja wyposażenia wyliczana jest zgodnie z przepisami krajowymi. W celach księgowych oraz kontrolnych należy przechowywać metodę wyliczania amortyzacji. Uregulowania dla Wolnego Kraju Związkowego Saksonia Kwalifikowalna jest odnosząca się do przedsięwzięcia amortyzacja liniowa zgodna z przepisami prawa podatkowego, jednakże tylko udziały czasowo przypisane do przedsięwzięcia i tylko wtedy, gdy do pozyskania aktywów nie zostały wykorzystane dotacje publiczne w formie funduszy ESI. Okres użytkowania określany jest w Republice Federalnej Niemiec na podstawie aktualnej tabeli AfA (amortyzacja z tytułu zużycia) Federalnego Ministerstwa Finansów. Uregulowania dla wszystkich beneficjentów Aktywa niskocenne jeżeli cena jednostkowa wyposażenia nie przekracza kwoty, dla której zgodnie z przepisami krajowymi przewidziana jest amortyzacja jednorazowa - należy zewidencjonować sumę wartości aktywów (udziałowo zgodnie z wykorzystaniem w małym projekcie lub w pełnej wysokości). Aktywa, które zostaną zakupione mogą być fabrycznie nowe lub używane. Wyposażenie musi spełniać wymogi techniczne niezbędne dla danego przedsięwzięcia oraz odpowiadać obowiązującym normom i standardom. 7.3 Dochody w projekcie Dochody osiągnięte w trakcie realizacji małego projektu pomniejszają wydatki kwalifikowalne projektu oraz dofinansowanie z EFRR przekazywane na rzecz beneficjenta FMP. 11

W przypadku gdy nie wszystkie wydatki projektu są kwalifikowalne, dochód powinien zostać przyporządkowany proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części wydatków projektu. Beneficjent FMP jest zobowiązany do informowania we wniosku o płatność o pojawieniu się w projekcie dochodów, nie uwzględnionych na etapie przyznania dofinansowania dla małego projektu. 8. Procedury 8.1 Procedura naboru wniosków na małe projekty Fundusz Małych Projektów ma na celu przede wszystkim realizację przedsięwzięć o charakterze people-to -people, a także intensyfikowanie współpracy transgranicznej we wszystkich obszarach życia społecznego. Nabór wniosków na małe projekty odbywa się w sposób ciągły. Terminy w procedurze wnioskowania wynikają z terminów posiedzeń Komitetu Sterującego FMP. Nabory dedykowane są wnioskom na takie małe projekty, które będą przedsięwzięciami uzupełniającymi działania współpracy transgranicznej w ramach PW Interreg Polska - Saksonia 2014-2022. Wnioskodawcy FMP mają możliwość korzystania z konsultacji i doradztwa, dotyczących idei projektu, zawartości merytorycznej wniosku projektowego oraz kwalifikowalności wydatków przed oficjalnym złożeniem wniosku w sekretariacie FMP (we właściwej terytorialnie części Euroregionu). Konsultacje i doradztwo prowadzone są bezpośrednio, telefonicznie oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej. Małe projekty, w momencie ich złożenia do sekretariatu FMP, co do zasady powinny być gotowe do realizacji, a więc posiadać niezbędną dokumentację i wymagane prawem pozwolenia. Dwujęzyczny wniosek, kompletnie wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania instytucji wnioskodawcy, należy składać w formie elektronicznej (online) oraz drukowanej wraz z wymaganymi załącznikami do: dla polskich wnioskodawców: Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa ul. 1 Maja 57 58-500 Jelenia Góra dla niemieckich wnioskodawców: Euroregion Neisse e.v. Hochwaldstr. 29 D - 02763 Zittau Wnioski w wersji drukowanej powinny być doręczone osobiście, pocztą lub kurierem. Wnioski wysłane w inny sposób (np. faxem) są odrzucane i nie podlegają ocenie. Pracownik sekretariatu FMP (właściwej terytorialnie części Euroregionu) potwierdza przyjęcie wniosku. 12

8.2 Procedura oceny małych projektów Procedura oceny małych projektów jest trzystopniowa: Stopień Rodzaj oceny Kto ocenia Stopień 1 ocena formalna Sekretariat FMP po stronie wnioskodawcy Stopień 2 ocena merytoryczna Sekretariat FMP po stronie wnioskodawcy Stopień 3 ocena jakości transgranicznej Ocena przez ekspertów z obu stron W trakcie procesu oceny szczególna uwaga kierowana będzie na małe projekty o jednolitej koncepcji, wspólnym celu, realizowane w ścisłym partnerstwie. Szczególnej ocenie podlegać będzie trwałość tego partnerstwa. Na szczególną uwagę zasługiwać będą również te będą małe projekty, które w szczególności przyczyniać się będą do realizacji strategii Euroregionu. Takie projekty powinny przewidywać oprócz głównych działań prowadzących do osiągnięcia założonego celu, również dodatkowe wydarzenia towarzyszące, sprzyjające pogłębianiu relacji uczestników z obu stron granicy. W celu wzmocnienia skuteczności rozwijania trwalszych struktur współpracy między instytucjami z obszaru wsparcia, szczególnie pozytywnie oceniane będą małe projekty polegające na organizowaniu szeregu wydarzeń, zwieńczonych zawarciem formalnych porozumień określających obszary współpracy i wspólne metody działania. 8.2.1 Stopień 1 - ocena formalna Sekretariat FMP (strona przyjmująca wniosek) sprawdza kompletność dokumentów oraz dopuszczalność złożonego wniosku. Ocena dokonywana jest w oparciu o następujące kryteria: Lp. Kryterium Ocena 1. Czy kompletnie wypełniony wniosek został złożony w formie drukowanej Tak / Nie i elektronicznej? 2. Czy wersje drukowana i elektroniczna wniosku są identyczne? Tak / Nie 3. Czy partnerzy małego projektu są kwalifikowalni (terytorialnie i prawnie)? Tak / Nie 4. Czy wniosek został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Tak / Nie instytucji wnioskodawcy FMP? 5. Czy całkowite wydatki małego projektu nie przekraczają 30.000 EUR, Tak / Nie a wnioskowane dofinansowanie z EFRR mieści się w granicach od 3.000 EUR do 20.0000 EUR? 6. Czy mały projekt spełnia wymagane kryteria współpracy transgranicznej Tak / Nie (wspólne przygotowanie, wspólna realizacja, wspólny personel)? 7. Czy dokumentacja wniosku jest kompletna i aktualna? Tak / Nie Jeżeli wynik jest pozytywny (wszystkie kryteria spełnione/ wszystkie odpowiedzi tak), to wniosek zostaje poddany ocenie merytorycznej. Jeżeli wynik jest negatywny (mały projekt nie spełnia jednego z powyższych kryteriów), to sekretariat FMP (strona przyjmująca wniosek) informuje o tym wnioskodawcę FMP i wzywa go w formie pisemnej (dopuszczalna poczta elektroniczna) do złożenia wyjaśnień i/ lub uzupełnienia dokumentacji. 13

Po złożeniu przez wnioskodawcę FMP wyjaśnień i/ lub uzupełnienia dokumentacji wniosku w terminie określonym przez sekretariat FMP, przeprowadzana jest ponowna ocena formalna. Jeśli jej wynik jest pozytywny, wniosek kierowany jest do oceny merytorycznej. Jeżeli wynik ponownej oceny formalnej jest negatywny lub wnioskodawca FMP odmówił lub nie złożył wyjaśnień, nie dostarczył uzupełnień dokumentacji lub złożone wyjaśnienia, uzupełnienia zostały złożone po terminie określonym przez sekretariat FMP, wniosek projektowy zostaje odrzucony z przyczyn formalnych. Wnioskodawca FMP zostaje powiadomiony o tym fakcie, pisemnie (dopuszczalna poczta elektroniczna) z podaniem kryteriów formalnych, które nie zostały spełnione. W takiej sytuacji wniosek na mały projekt może zostać złożony ponownie po uwzględnieniu wszystkich kryteriów oceny. 8.2.2 Stopień 2 ocena merytoryczna Sekretariat FMP (strona przyjmująca wniosek) przeprowadza ocenę kwalifikowalności merytorycznej małego projektu. Ocena ta dokonywana jest w oparciu o poniższe kryteria: Lp. Kryterium Ocena 1. Czy projekt jest gotowy do realizacji? Tak / Nie 2. Czy mały projekt wpisuje się w strategie lokalne, regionalne, euroregionalne? Tak / Nie 3. Czy realizacja małego projektu przyczyni się do osiągnięcia celów projektu Tak / Nie parasolowego FMP (poprzez zaplanowane wskaźniki)? 4. Czy realizacja małego projektu przyniesie korzyści obszarowi wsparcia? Tak / Nie 5. Czy mały projekt ma charakter innowacyjny? Tak / Nie 6. Czy w małym projekcie zagwarantowano trwałość jego rezultatów? Tak / Nie 7. Czy zapewniona jest całość finansowania małego projektu? Tak / Nie 8. Czy można wykluczyć podwójne finansowanie? Tak / Nie 9. Czy jest zabezpieczony udział własny? Tak / Nie 10. Czy w projekcie zaplanowano działania informacyjne i promocyjne na rzecz Programu, FMP oraz obszaru wsparcia? Tak / Nie 11. Czy w małym projekcie w tym zrównoważonego rozwoju? Tak / Nie zagwarantowano realizację w tym równości szans i niedyskryminacji? Tak / Nie polityki horyzontalnej UE? w tym równouprawnienia płci? Tak / Nie 12. Czy budżet małego projektu został prawidłowo skonstruowany (w tym ze Tak / Nie względu na rodzaj wydatków oraz rodzaj źródeł finansowania)? 13. Czy wydatki zaplanowane w małym projekcie są efektywne, celowe i Tak / Nie zachowują właściwe proporcje do oczekiwanych wyników (w tym określenie wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowanych)? 14. Czy uwzględniono fakt, iż przychody w małym projekcie należy odliczyć od wydatków kwalifikowalnych? Tak / Nie Wynik oceny dokumentowany jest w tzw. siatce ocen. Jeżeli wynik jest pozytywny (wszystkie kryteria spełnione/ wszystkie odpowiedzi tak), to następuje oficjalna rejestracja wniosku projektowego, data tej rejestracji oznacza jednocześnie początek kwalifikowalności kosztów. Po uzyskaniu pozytywnej oceny merytorycznej mały projekt jest kierowany do oceny jakości transgranicznej. Jeżeli wynik jest negatywny (mały projekt nie spełnia jednego z powyższych kryteriów), to sekretariat FMP (strona przyjmująca wniosek) informuje o tym wnioskodawcę FMP. Na tym etapie oceny nie ma możliwości dokonywania uzupełnień we wniosku projektowym i mały projekt zostaje odrzucony z przyczyn merytorycznych. 14

W tej fazie sprawdzana jest kwalifikowalność wydatków. Sekretariat FMP dokonuje oceny na podstawie obowiązujących przepisów. Rezultatem jest określenie kwalifikowalności każdej pozycji wydatków lub w przypadku jej braku, w porozumieniu z wnioskodawcą FMP przesunięcie do kosztów niekwalifikowanych lub usunięcie z budżetu projektu. 8.2.3 Stopień 3 - ocena jakości transgranicznej Oceny jakości transgranicznej małych projektów dokonują eksperci w oparciu o następujące kryteria: Lp. Kryterium Ocena max. 100 punktów 1. W jakim stopniu istnieje zapotrzebowanie na mały projekt? 1-10 2. W jakim stopniu realizacja małego projektu jest zgodna z lokalnymi, regionalnymi i euroregionalnymi celami i polityką? 1-10 3. W jakim stopniu realizacja małego projektu przyczyni się do osiągnięcia celów projektu parasolowego FMP (poprzez zaplanowane wskaźniki)? 1-15 4. W jakim stopniu realizacja małego projektu przyczyni się do poprawy transgranicznej informacji, komunikacji, współpracy w obszarze wsparcia, wzgl. poprawy identyfikacji mieszkańców obszaru przygranicznego z tworzącym się 1-10 wspólnym obszarem współpracy? 5. W jakim stopniu mały projekt ma charakter innowacyjny? 1-8 6. W jakim stopniu zagwarantowana jest trwałość rezultatów małego projektu? 1-10 7. Jaka jest jakość W jakim stopniu mały projekt spełnia kryteria wspólnego współpracy przygotowania? 1-5 transgranicznej? W jakim stopniu mały projekt spełnia kryteria wspólnej realizacji? 1-5 W jakim stopniu mały projekt spełnia kryteria wspólnego personelu? 1-5 8. W jakim stopniu struktura partnerstwa powstała dla realizacji małego projektu jest trwała? 0-10 9. W jakim stopniu struktura partnerstwa powstała dla celu realizacji małego projektu przyczyni się do osiągnięcia jego celów (czy partnerzy małego projektu są dobrani optymalnie pod kątem doświadczenia i zdolności instytucjonalnej 0-2 do realizacji celów małego projektu)? 10. W jakim stopniu działania informacyjne i promocyjne będą realizowane na korzyść Programu, FMP i obszaru wsparcia? 1-5 11. W jakim stopniu w małym projekcie zagwarantowana jest realizacja polityki horyzontalnej UE (w tym zrównoważonego rozwoju, równości szans i 1-5 niedyskryminacji, równouprawnienia płci)? Ocena jakości transgranicznej jest oceną punktową. Liczba punktów dla poszczególnych kryteriów to średnia arytmetyczna ocen poszczególnych ekspertów dla danego kryterium. Maksymalna liczba punktów, którą mały projekt może uzyskać wynosi 100. Małe projekty, które w trakcie oceny uzyskają minimalną wymaganą liczbę punktów (KS FMP może w drodze uchwały zmienić podwyższyć lub obniżyć tą liczbę) zostają umieszczane na liście rankingowej w kolejności od najwyższej liczby do najniższej i skierowane na posiedzenie KS FMP. 8.3 Procedura wyboru małych projektów Komitet Sterujący Funduszem Małych Projektów dokonuje wyboru małych projektów zgodnie z obowiązującym Regulaminem KS FMP, przy czym do rozpatrzenia przez KS FMP przedkładane są tylko te małe projekty, których jakość transgraniczna została oceniona przed posiedzeniem KS i które osiągnęły minimalną wymaganą liczbę punktów, określoną przez KS w drodze uchwały. 15

W skład KS FMP wchodzą uprawnieni do głosowania członkowie: czterech ze strony polskiej i czterech ze strony niemieckiej. Po przeprowadzeniu procedury oceny małych projektów sekretariat FMP przygotowuje listę rankingową, jako materiał, w oparciu o który KS FMP podejmuje decyzje. Projekty umieszczane są na niej według uzyskanej w trakcie oceny jakości transgranicznej liczby punktów od najwyższej do najniższej. Każdy z członków KS FMP otrzymuje listę rankingową na początku posiedzenia KS FMP. Te małe projekty, które nie uzyskały wymaganej minimalnej liczby punktów nie są uwzględniane na liście rankingowej, informacje o nich podawane są członkom KS FMP tylko do wiadomości. Podejmowanie uchwał o wyborze małego projektu przebiega zgodnie z zasadą większości to znaczy, że uchwałę uważa się za podjętą, jeżeli większość obecnych uprawnionych do głosowania głosuje za przyjęciem propozycji uchwały. Informacje o decyzjach podjętych przez KS FMP podawane są do publicznej wiadomości na stronie internetowej www.neisse-nisa-nysa.org. Posiedzenia KS FMP odbywają się z reguły raz na kwartał. Harmonogram posiedzeń ustalany jest przez KS FMP do końca III kwartału danego roku na rok kolejny. W razie potrzeby możliwe jest przeprowadzenie procedury obiegowej. 8.4 Procedura kontraktowania małych projektów Kontraktowanie małych projektów wybranych przez Komitet Sterujący FMP rozpoczyna się od dnia następującego po dniu, w którym KS FMP podjął decyzję o przyznaniu dofinansowania. Kontraktowanie polega na zawarciu umowy cywilno-prawnej pomiędzy partnerem małego projektu a właściwą terytorialnie częścią Euroregionu. Co do zasady podpisanie umowy z beneficjentami FMP nie trwa dłużej niż 1 miesiąc po podjęciu decyzji przez KS FMP. Jeśli umowa nie zostanie podpisana w tym czasie z winy benficjneta FMP, mały projekt uznaje się automatycznie za odrzucony przez KS FMP. Umowa o dofinansowaniu określa prawa i obowiązki obu stron oraz ramy prawne i finansowe dla wykonania zaplanowanych w małym projekcie działań. W szczególności jest to potwierdzenie maksymalnej wysokości dofinansowania z EFRR. Wzór umowy o dofinansowanie oraz wykaz wymaganych załączników do umowy są dostępne na stronie www.neisse-nisa-nysa.org. 8.5 Procedura skargowa Na ocenę i wybór małego projektu może być wniesiona skarga, jeżeli w opinii wnioskodawcy FMP jego ocena lub wybór nie były zgodne z procedurami dotyczącymi tych postepowań. Prawo złożenia skargi przysługuje wyłącznie wnioskodawcy FMP. Skarga musi zawierać następujące informacje: 1. Pełen adres wnioskodawcy 2. Tytuł i numer rejestracyjny małego projektu 3. Podanie powodu wnoszenia skargi 4. Podpis wnioskodawcy Skarga jest składana w języku polskim lub niemieckim do Komisji ds. Skarg na adres mailowy, pocztą lub bezpośrednio do sekretariatu FMP (właściwej terytorialnie części Euroregionu) w ciągu 7 dni roboczych od pierwszego dnia roboczego następującego po dniu wpływu do wnioskodawcy FMP informacji o decyzji KS FMP w zakresie wyboru projektu. 16

Komisja ds. Skarg powoływana jest przez Komitet Sterujący Funduszem Małych Projektów. Skarga złożona po terminie jest pozostawiona bez rozpatrzenia. Informacja o pozostawieniu skargi bez rozpatrzenia jest przekazywana wnioskodawcy FMP przez sekretariat FMP w ciągu 7 dni roboczych od pierwszego dnia roboczego następującego po dniu wpływu skargi do sekretariatu FMP. Skarga złożona w prawidłowym terminie jest rozpatrywana przez Komisję ds. Skarg, wyłącznie w zakresie wskazanym przez wnioskodawcę FMP, dotyczącym niezgodności oceny lub wyboru małego projektu z obowiązującymi i aktualnymi procedurami oceny lub wyboru małych projektów. Jeżeli skarga dotycząca procedury oceny małego projektu zostaje uwzględniona przez Komisję ds. Skarg, poddawana jest ona ponownej ocenie, a następnie w zależności od jej wyniku przedkładany do rozpatrzenia KS FMP. Jeżeli skarga dotycząca procedury wyboru małego projektu zostaje uwzględniona przez Komisję ds. Skarg, przedkładany jest on do ponownego rozpatrzenia KS FMP. Skarga pozytywnie rozpatrzona przez Komisję ds. Skarg wpływa na najbliższe posiedzenie KS FMP. Sekretariat FMP informuje wnioskodawcę o wyniku przeprowadzonej procedury skargowej w ciągu 7 dni roboczych od pierwszego dnia roboczego następującego po dniu podjęcia decyzji przez KS FMP. Decyzja Komisji ds. Skarg o oddaleniu skargi nie wymaga zatwierdzenia przez KS FMP, w tym przypadku w mocy pozostaje wcześniej podjęta decyzja KS FMP. Decyzja dotycząca skargi jest ostateczna, wiążąca dla wszystkich stron i nie może być przedmiotem dalszych procedur skargowych w ramach Programu. 8.6 Procedura raportowania W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej procedurze obowiązują zapisy Podręcznika Programu Współpracy Interreg Polska Saksonia 2014-2020 oraz umowy o dofinansowanie małego projektu. 8.6.1 Dokumentacja rozliczeniowa Po zakończeniu projektu beneficjent FMP składa dokumentację rozliczeniową małego projektu w sekretariacie FMP (w Euroregionie, po stronie przyjmującej wniosek), najpóźniej 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia małego projektu, określonej w umowie o dofinansowaniu. Dokumentacja rozliczeniowa składa się z raportu, zestawienia wydatków (do pobrania ze www.neisse-nisa-nysa.org) oraz pozostałych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację projektu. Możliwe jest też składanie częściowych rozliczeń w trakcie trwania realizacji małego projektu jeżeli zrealizowane zostanie min. 50% liczby zaplanowanych w projekcie zadań oraz poniesione min. 50% zaplanowanych w budżecie projektu kosztów. Dokumentami do oceny prawidłowej realizacji projektu są m.in.: dokumentacja realizacji poszczególnych działań projektowych, np. zdjęcia, program wydarzeń, sprawozdania, zaproszenia, itp., publikacje, np. ulotki, gazety, informatory, plakaty, itp. (przy publikacjach należy zwrócić uwagę na wymóg ich dwujęzyczności), dokumentacja potwierdzająca realizację działań informacyjno-promocyjnych, listy uczestników spotkań, seminariów, warsztatów, konferencji, itp. Dokumentami do oceny prawidłowego poniesienia wydatków są m.in.: oryginały bądź potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dowodów księgowych oraz dowody ich zapłaty, 17

dowody potwierdzające osiągnięcie przychodów z projektu, dokumentacja realizacji zleceń na usługi zewnętrzne, Podczas oceny dokumentacji rozliczeniowej beneficjent FMP jest zobowiązany do ścisłej współpracy z sekretariatem FMP. W przypadku, gdy sekretariat FMP będzie wymagał dodatkowej dokumentacji, beneficjent FMP jest zobowiązany do jej dostarczenia. Rozliczenie małych projektów po stronie polskiej i niemieckiej przebiega w różny sposób. Strona polska Dokumentacja rozliczeniowa małego projektu składana jest przez polskich beneficjentów FMP w sekretariacie FMP po stronie polskiej (polska strona Euroregionu). Tam jest ona poddawana weryfikacji mającej na celu zapewnienie prawidłowości i kwalifikowalności zrealizowanych działań projektowych i poniesionych w ramach projektu wydatków. Po zakończeniu tej oceny rozliczenie małego projektu ujmowane jest w bieżącym raporcie kwartalnym partnera wiodącego i przekazywane do kontroli z artykułu 23 po stronie polskiej w terminach wynikających z harmonogramu. Strona niemiecka Dokumentacja rozliczeniowa małego projektu składana jest przez niemieckich beneficjentów FMP w sekretariacie FMP po niemieckiej stronie (niemiecka strona Euroregionu). Tam jest ona sprawdzana wyłącznie pod kątem kompletności formalnej. Po zakończeniu tej weryfikacji rozliczenie małego projektu ujmowane jest w bieżącym raporcie kwartalnym partnera projektowego i przekazywane do kontroli z artykułu 23 po stronie niemieckiej w terminach wynikających z harmonogramu. Prawidłowość i kwalifikowalność działań projektowych oraz wydatków poniesionych w projekcie Sprawdzenie prawidłowości i kwalifikowalności działań zrealizowanych w ramach małego projektu oraz wydatków poniesionych w trakcie tych działań polega na ustaleniu przez sekretariat FMP w oparciu o regulacje zawarte w Podręczniku Programu oraz Przewodniku FMP, czy m.in.: 1. raport z realizacji małego projektu został prawidłowo wypełniony pod względem formalnym i rachunkowym, 2. załączone zostały wszystkie wymagane załączniki do raportu, 3. raport rzetelnie przedstawia postęp realizacji działań projektowych, w tym realizację zaplanowanych wskaźników (pod względem ilościowym i jakościowym), 4. wydatki ujęte w zestawieniu wydatków są prawidłowe oraz są zgodne z zasadami kwalifikowalności, 5. wydatki ujęte w zestawieniu wydatków zostały zaplanowane we wniosku projektowym i czy są rozliczane w ramach prawidłowej kategorii wydatków, 6. nie nastąpiło przekroczenie limitu wydatków w ramach poszczególnych kategorii wydatków, 7. wydatki przedstawione w zestawieniu wydatków zostały poniesione zgodnie z zasadami zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności, informacji i promocji. 8. wydatki przedstawione w zestawieniu wydatków zostały poniesione w sposób gospodarny, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zastosowanie ryczałtów jest obligatoryjne w każdym małym projekcie. Ryczałt ustala się: 1. dla wykazywania kosztów personelu w wysokości 20% rozliczonych i udokumentowanych kosztów bezpośrednich małego projektu, 2. dla wykazywania kosztów biurowych i administracyjnych w wysokości 15% kwalifikowalnych kosztów personelu. 18

8.6.2 Harmonogram przedkładania wniosków o płatność Wszystkie wydatki certyfikowane przez kontrolera z artykułu 23, poniesione przez zarówno polskiego jak i niemieckiego beneficjenta FMP, przedstawiane są we wniosku o płatność będącym częścią kwartalnego raportu z realizacji projektu parasolowego FMP. Rozliczenie beneficjenta FMP do Sekretariatu FMP* Okres raportowania w projekcie parasolowym FMP Wniosek o płatność w projekcie parasolowym FMP do kontroli z art. 23 Kontrola z art. 23 Wniosek o płatność w projekcie parasolowym FMP do Wspólnego Sekretariatu Interreg PL-SN na bieżąco od 01 stycznia do 31 marca do 10 kwietnia do 9 lipca do 19 lipca na bieżąco od 01 kwietnia do 30 czerwca do 10 lipca do 8 października do 18 października na bieżąco od 01 lipca do 30 września do 10 października do 8 stycznia do 18 stycznia na bieżąco od 01 października do 31 grudnia do 10 stycznia do 10 kwietnia do 20 kwietnia *beneficjent FMP składa wniosek o płatność w terminie ustalonym w umowie o dofinansowanie małego projektu 8.6.3 Refundacja Do refundacji kwalifikują się tylko wydatki zaplanowane w budżecie małego projektu, faktycznie poniesione, należycie udokumentowane, niezbędne do realizacji projektu i odpowiednio zaksięgowane. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta FMP. Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej (np. rozliczenie delegacji z załącznikami) wraz z dołączonym dokumentem potwierdzającym jego zapłatę. Wyjątek stanowią wydatki rozliczane w sposób uproszczony (ryczałty). Wydatki rozliczane uproszczoną metodą (ryczałty) są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku opisywania dowodów księgowych na potwierdzenie ich poniesienia. To jednak nie zwalnia beneficjenta FMP z obowiązku prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub uproszczonej ewidencji księgowej zgodnie z przepisami krajowymi. 8.6.4 Wypłata refundacji Wypłata środków z EFRR może nastąpić po kontroli wydatków przez krajową instytucję kontrolną (kontroler z artykułu 23) pod kątem zgodności z prawem i prawidłowości ich poniesienia przez beneficjenta, zgodnie z artykułem 23 ustęp 4 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013 oraz zgodnie z niniejszą procedurą. Uregulowanie dla polskich wnioskodawców Możliwe jest przekazanie beneficjentom FMP tzw. szybkiej refundacji ze środków EFRR, tj. wypłatę, bezpośrednio po zakończonej w sekretariacie FMP weryfikacji dokumentacji rozliczeniowej małego projektu i przed jej przekazaniem do kontroli z artykułu 23. Szybka refundacja może wynieść do 50% wartości środków z EFRR w pozytywnie zweryfikowanych przez sekretariat FMP wydatkach, pod warunkiem dostępności środków finansowych z EFRR u partnerów projektowych (w Euroregionie). Wypłata pozostałych środków EFRR następuje po zakończeniu kontroli z artykułu 23, jako różnica pomiędzy wysokością certyfikowanych przez kontrolera z artykułu 23 środków z EFRR a wysokością już wypłaconej szybkiej refundacji, po otrzymaniu przez partnera wiodącego pozostałych środków finansowych. Polskim beneficjentom FMP refundację wypłaca bezpośrednio beneficjent wiodący (polska strona Euroregionu). Uregulowanie dla niemieckich wnioskodawców Wypłata środków EFRR dokonywana jest po zakończeniu kontroli z artykułu 23. 19

Niemieccy beneficjenci otrzymają refundację od partnera projektu (niemiecka strona Euroregionu) po uprzednim otrzymaniu odpowiednich środków od partnera wiodącego. 8.6.5 Stosowanie euro Wydatki poniesione w walucie innej niż euro beneficjenci zobowiązani są przeliczać na euro z wykorzystaniem miesięcznego obrachunkowego kursu wymiany stosowanego przez Komisję Europejską w miesiącu, w którym wydatki zostały przedłożone do weryfikacji w sekretariacie FMP (właściwa terytorialnie strona Euroregionu). Ponieważ wszystkie przepływy finansowe w Funduszu Małych Projektów dokonywane będą w EUR zaleca się, aby konto bankowe dla rozliczeń małego projektu prowadzone było w EUR. W ten sposób można uniknąć ryzyka związanego z różnicami kursów walut. 8.6.6 Realizacja wskaźników W opracowaniu. 9. Pozostałe ustalenia dotyczące wsparcia 9.1 Okres przechowywania dowodów księgowych Beneficjent FMP jest zobowiązany do przechowywania oryginalnych dowodów księgowych i umów oraz innych związanych ze wsparciem dokumentów do 31. grudnia 2030 r., o ile prawo podatkowe lub inne krajowe lub europejskie przepisy prawne nie zobowiązują do dłuższego ich przechowywania. 9.2 Działania informacyjno-promocyjne w ramach małych projektów Partnerzy projektu wyrażają zgodę na częściową lub kompletną publikację sprawozdań z realizacji małego projektu oraz jego rezultatów. Partnerzy projektu mają obowiązek dopilnowania, aby dzięki odpowiednim działaniom informacyjnym opinia publiczna uzyskiwała informacje o wsparciu otrzymanym z Programu Współpracy. W szczególności zapewniają realizację obowiązków informacyjno-promocyjnych, zgodnie z załącznikiem XII ustęp 2.2 Rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Wytyczne dotyczące obowiązku działań informacyjno-promocyjnych znajdują się na stronie internetowej www.plsn.eu oraz www.neisse-nisa-nysa.org. Oprócz wymienionych wyżej obowiązkowych działań promocyjnych, partnerzy projektu są zobowiązani do podawania logo Euroregionu Neisse-Nisa-Nysa. 9.3 Inne Niniejszy Podręcznik stanowi uzupełnienie Podręcznika Programu Współpracy INTERREG Polska - Saksonia 2014-2020. Szczegółowe informacje, dokumenty, formularze i wzory dostępne są na stronie internetowej www.neisse-nisa-nysa.org. Warunki prawne wsparcia małych projektów zostały określone w "Podręczniku Programu Współpracy INRTERREG Polska Saksonia 2014-2020. W przypadku projektów własnych Euroregionu obowiązuje procedura szczególna. 20

10. Okres obowiązywania Niniejszy Podręcznik dostępny jest w jednakowym brzmieniu w języku niemieckim i polskim, i obowiązuje w każdorazowo aktualnym brzmieniu od 1. stycznia 2016 r. do zakończenia Programu. 21