ZARZĄDZENIE NR 59/2016 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO z dnia 15 kwietnia 2016 r. w sprawie Procedury windykacji środków publicznych stanowiących niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publiczno-prawnym Na podstawie art. 43 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2016 r. poz. 486) oraz 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) zarządzam, co następuje: Dział I Postanowienia ogólne 1. Przyjmuje się Procedurę windykacji środków publicznych stanowiących niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publiczno-prawnym do stosowania w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie. 2. 1. Celem procedury jest podjęcie wszelkich działań zmierzających do odzyskania niezapłaconych w terminie należności z tytułu środków publicznych stanowiących niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publiczno-prawnym określonych w art. 60 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z poźn. zm.). 2. Przedmiotem procedury jest przedstawienie postępowania windykacyjnego zmierzającego do odzyskania niezapłaconych w terminie należności publiczno-prawnych, o których mowa w ust. 1 wraz z należnymi odsetkami, opłatami i kosztami postępowania. 3. Windykacja odbywa się terminowo, z uwzględnieniem zasad gospodarności. 4. Windykację należy prowadzić tak, by nie dopuścić do przedawnienia należności. 5. W przypadku zagrożenia przedawnieniem należności, terminy przewidziane na dokonanie poszczególnych czynności ulegają odpowiedniemu skróceniu tak, aby nie dopuścić do przedawnienia. 6. Procedura została opracowana na podstawie: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z poźn. zm.); 3) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23); 4) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z poźn. zm.); 5) ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz.1619, z późn. zm.);
6) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 maja 2014 r. w sprawie wzorów tytułów wykonawczych stosowanych w egzekucji administracyjnej (Dz. U. poz. 650); 7) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. poz. 2367). 3. Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o: 1) zobowiązanym rozumie się przez to osobę fizyczną, prawną lub jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej zobowiązaną do uregulowania wobec wierzyciela zobowiązania wynikającego z istniejącego między nimi stosunku prawnego; 2) wierzycielu rozumie się przez to podmiot uprawniony do otrzymywania świadczenia pieniężnego od zobowiązanego, a tym samym uprawniony do żądania wykonania tego obowiązku; 3) egzekucji administracyjnej rozumie się przez to przymus administracyjny do bezpośredniego zrealizowania obowiązków wynikających z decyzji administracyjnych lub przepisów prawa. Stosuje się ją w celu przymusowego wykonania świadczeń pieniężnych bądź obowiązków niepieniężnych; 4) departamentach merytorycznych rozumie się przez to komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie merytorycznie przygotowujące decyzje; 5) departamencie właściwym rozumie się przez to Departament Certyfikacji i Płatności, Departament Finansów lub Departament Rolnictwa, zgodnie z zakresem ich działania określonym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie; 6) UMWL rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie. 4.1. Za terminowe przekazywanie do departamentu właściwego UMWL decyzji odpowiadają Dyrektorzy departamentów merytorycznych oraz pracownicy im podlegli. 2. Za terminowe podejmowanie czynności windykacyjnych oraz egzekucyjnych w stosunku do przekazanych z departamentów merytorycznych decyzji odpowiadają pracownicy departamentu właściwego zgodnie z zakresem ich obowiązków. 3. Dyrektorzy departamentów merytorycznych zobowiązani są do zawiadamiania departamentu właściwego o każdym zdarzeniu mającym wpływ na postępowanie egzekucyjne, w szczególności o wniesieniu odwołania, złożeniu wniosku o odroczenie terminu wykonania obowiązku, rozłożenie na raty spłat należności pieniężnej albo o jej umorzenie, a także informacji o rozstrzygnięciach zapadłych w tych sprawach oraz o wstrzymaniu wykonania, poprzez niezwłoczne przekazywanie do wiadomości departamentu właściwego kopii dokumentów dotyczących przedmiotowych spraw. 4. Dyrektorzy departamentów merytorycznych zobowiązani są do informowania niezwłocznie departamentu właściwego o wszczęciu postępowania w sprawie istnienia lub wysokości dochodzonej należności pieniężnej, o którym mowa w art. 32a ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Dział II Tryb postępowania Rozdział 1 Postępowanie do czasu wymagalności należności 5.1. Departament merytoryczny podejmuje działania mające na celu doręczenie oryginału decyzji zobowiązanemu, a kopię decyzji wraz z kopią potwierdzenia jej odbioru przekazuje do departamentu właściwego, nie później niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania dowodu doręczenia decyzji zobowiązanemu. 2. Departament merytoryczny zobowiązany jest do pisemnego poinformowania departamentu właściwego o dacie wykonalności przesłanej przez siebie uprzednio decyzji w terminie 7 dni od tej daty. 3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1-2 dostarczane do departamentu właściwego, sprawdzane są przez pracowników tego departamentu, zgodnie z zakresem ich obowiązków, na dostępnych platformach internetowych Głównego Urzędu Statystycznego, Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod kątem ich przydatności do dalszych ewentualnych czynności egzekucyjnych. W szczególności kontroli podlegają dane zobowiązanych, które wymagane są przez przepisy prawa do prawidłowego wystawienia tytułu wykonawczego: - dane osobowe (imię i nazwisko, nazwa, firma) zobowiązanego, - adres zobowiązanego, - NIP lub PESEL zobowiązanego, - REGON zobowiązanego. 4. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów uniemożliwiających wystawienie tytułu wykonawczego, pracownik departamentu właściwego informuje departament merytoryczny o konieczności uzupełnienia lub sprostowania dokumentów w szczególności w trybie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, po wprowadzeniu należności do programu Finansowo-Księgowego. 5. Departament merytoryczny dokonuje uzupełnienia lub sprostowania w szczególności w trybie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego i niezwłocznie przekazuje aktualne dokumenty do departamentu właściwego. 6. Wszelkich księgowań w księgach rachunkowych UMWL dotyczących wydawanych decyzji, ich zmian oraz wpłat dokonują pracownicy departamentu właściwego, zgodnie z zakresem ich obowiązków. 7. Jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę art. 55 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Jeżeli na zobowiązanym ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet należności, począwszy od należności o najwcześniejszym terminie płatności, chyba że zobowiązany wskaże, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty. 9. Jeżeli na zobowiązanym ciążą koszty doręczonego upomnienia, dokonaną wpłatę zalicza się w pierwszej kolejności na poczet tych kosztów. 10. Za termin dokonania zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego zobowiązanego lub dzień wpłaty należności na rachunek wierzyciela w banku, w placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, biurze usług płatniczych, w instytucji płatniczej lub w instytucji pieniądza elektronicznego. Rozdział 2 Analiza uiszczania należności 6.1. Analizę zadłużenia zobowiązanych dokonuje się na bieżąco, nie rzadziej niż raz na miesiąc. Wydruk wykazu zaległości z programu Finansowo-Księgowego dokonywany jest przez pracowników departamentu właściwego, zgodnie z zakresem ich obowiązków, nie rzadziej niż raz na kwartał. 2. Pracownicy departamentu właściwego, zgodnie z zakresem ich obowiązków dokonują księgowania wpłat na bieżąco, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania dokumentów źródłowych. 3. Po przeprowadzeniu analizy zaległości rozpoczyna się windykację należności poprzez wysyłanie zobowiązanym niezwłocznie upomnień zawierających wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, zgodnie z art. 15 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzeniem w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych. Rozdział 3 Działania informacyjne wobec zobowiązanych oraz wystawianie upomnień 7.1. Wierzyciel może podejmować działania informacyjne wobec zobowiązanego zmierzające do dobrowolnego wykonania przez niego obowiązku, w przypadku gdy zachodzi uzasadnione okolicznościami przypuszczenie, że zobowiązany dobrowolnie wykona obowiązek bez konieczności wszczęcia egzekucji administracyjnej. 2. Działania informacyjne, o których mowa w ust. 1, są podejmowane w formie pisemnej, dźwiękowej lub graficznej w szczególności przez: internetowy portal informacyjny, krótką wiadomość tekstową (sms), e-mail, telefon, faks. Działania informacyjne, są rejestrowane w postaci papierowej lub elektronicznej przez wskazanie, w szczególności: 1) formy działania informacyjnego; 2) daty podjęcia działania informacyjnego.
3. Upomnienia dla danego rodzaju należności sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla zobowiązanego, a drugi pozostaje w aktach sprawy. 4. Upomnienia wystawia się niezwłocznie po upływie terminu zapłaty należności pieniężnej, jednak nie później niż po upływie 30 dni od terminu płatności należności, z zastrzeżeniem, że w przypadku podjęcia działań informacyjnych, o których mowa w ust. 1 wierzyciel może przesłać upomnienie nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 21 dni od dnia, w którym podjęto te działania. Prawidłowość i terminowość wysyłania upomnień nadzorują Kierownicy właściwych rzeczowo Oddziałów w departamentach właściwych poprzez kontrolę wydruku wykazu zaległości z programu Finansowo-Księgowego. 5. W pierwszej kolejności wierzyciel niezwłocznie przesyła zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy, jednak nie później niż w terminie 30 dni od upływu terminu płatności należności. 6. Upomnienie przesyłane zobowiązanemu powinno zawierać w szczególności elementy wskazane w 8 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych. 7. Upomnienie może dotyczyć więcej niż jednej należności pieniężnej, jeżeli są one należne od tego samego zobowiązanego. 8. Upomnienia doręczane są zobowiązanym przesyłką poleconą listową za potwierdzeniem odbioru. 9. Termin zapłaty należności wyznaczony w upomnieniu wynosi 7 dni od dnia jego doręczenia. Rozdział 4 Wystawianie tytułów wykonawczych 8.1. Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty określonego w upomnieniach, pracownicy departamentu właściwego, zgodnie z zakresem ich obowiązków, niezwłocznie w pierwszej kolejności wystawiają tytuły wykonawcze, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy, jednak nie później niż w terminie 30 dni od terminu zapłaty wskazanego w upomnieniu. 2. Jeżeli potwierdzenie odbioru upomnienia wpłynie do UMWL po upływie terminu na sporządzenie tytułu określonego w ust. 1, pracownicy departamentu właściwego, zgodnie z zakresem ich obowiązków sporządzają tytuły wykonawcze w terminie 7 dni od jego otrzymania. W przypadku braku danych niezbędnych do wystawienia tytułu wykonawczego wystawia się go niezwłocznie po uzyskaniu brakujących informacji.
3. Prawidłowość i terminowość wystawiania tytułów wykonawczych nadzoruje Kierownik właściwego rzeczowo Oddziału w departamencie właściwym poprzez kontrolę rejestru tytułów wykonawczych. 4. Tytuł wykonawczy wystawia się na druku określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wzorów tytułów wykonawczych stosowanych w egzekucji administracyjnej. 5. Tytuły wykonawcze są numerowane narastająco w danym roku kalendarzowym i wprowadzane do rejestru tytułów wykonawczych prowadzonego dla danego rodzaju należności przez pracowników departamentu właściwego, zgodnie z zakresem ich obowiązków. 6. Wystawiony tytuł wykonawczy wpisuje się do rejestru tytułów wykonawczych i przekazuje się do realizacji organowi egzekucyjnemu zgodnie z właściwością określoną w art. 22 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 7. W przypadku ustalenia przez wierzyciela innych danych niż wynikające z tytułu wykonawczego, niezbędnych do wszczęcia i prowadzenia egzekucji administracyjnej, wierzyciel przekazuje organowi egzekucyjnemu tytuł wykonawczy wraz z informacją zawierającą te dane dotyczące w szczególności: 1) okoliczności, na podstawie których ustalono właściwość miejscową organu egzekucyjnego w sposób określony zgodnie z art. 22 3 albo 3a ustawy; 2) imienia i nazwiska oraz adresu miejsca zamieszkania przedstawiciela ustawowego zobowiązanego, opiekuna albo kuratora; 3) posiadanego majątku lub źródeł dochodu, o których mowa w 6 pkt 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych; 4) w przypadku wystąpienia o udzielenie pomocy, o której mowa w ustawie z dnia 11 października 2013 r. o wzajemnej pomocy przy dochodzeniu podatków, należności celnych i innych należności pieniężnych (Dz. U. poz. 1289 oraz z 2015 r. poz. 211) daty uzupełnienia i wysłania przez centralne biuro łącznikowe wniosku o udzielenie informacji lub powiadomienie, do państwa członkowskiego lub państwa trzeciego oraz numerów wniosków organu wnioskującego i organu współpracującego zawartych w numerze referencyjnym tego wniosku o udzielenie informacji lub powiadomienie; 5) numeru i daty postanowienia o umorzeniu postępowania egzekucyjnego wydanego na podstawie art. 59 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz ujawnionych składników majątkowych lub źródeł dochodu zobowiązanego przewyższających kwotę wydatków egzekucyjnych; 6) numeru i daty zawiadomienia o przyczynach nieprzystąpienia do egzekucji lub postanowienia o nieprzystąpieniu do egzekucji oraz ujawnionych składników majątkowych lub źródeł dochodu zobowiązanego przewyższających kwotę wydatków egzekucyjnych. 8. Informacje, o których mowa w ust. 7, mogą dotyczyć więcej niż jednego tytułu wykonawczego w odniesieniu do tego samego zobowiązanego.
Rozdział 5 Obowiązki wierzyciela po wszczęciu postępowania egzekucyjnego 9. 1. Wierzyciel niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o danym zdarzeniu, zawiadamia organ egzekucyjny o: 1) zmianie wysokości należności pieniężnej objętej tytułem wykonawczym wynikającej z jej wygaśnięcia w całości lub w części, w szczególności gdy wygaśnięcie jest wynikiem: a) wyegzekwowania jej przez inny organ egzekucyjny, b) korekty dokumentu, o którym mowa w art. 3a 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, powodującej zmniejszenie wysokości należności pieniężnej, c) przedawnienia należności pieniężnej, d) zapłaty do wierzyciela egzekwowanej należności pieniężnej; 2) zdarzeniu powodującym zawieszenie lub umorzenie postępowania egzekucyjnego; 3) zdarzeniu powodującym ustanie przyczyny zawieszenia postępowania egzekucyjnego; 4) okresie, za który nie nalicza się odsetek z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej w wyniku zdarzeń zaistniałych po dniu wystawienia tytułu wykonawczego; 5) uzyskanej informacji o zobowiązanym i jego majątku w zakresie niezbędnym do prowadzenia egzekucji administracyjnej. 2. Wierzyciel, informuje organ egzekucyjny o okolicznościach, o których mowa w ust. 1, przekazując mu zawiadomienie zawierające w szczególności elementy wskazane w 15 ust 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych. 3. Pracownicy departamentów merytorycznych zobowiązani są niezwłocznie poinformować departament właściwy o zdarzeniach mających wpływ na przebieg postępowań egzekucyjnych, a w szczególności o okolicznościach wskazanych w ust.1. 4. Pracownicy departamentu właściwego, zgodnie z zakresem ich obowiązków, obowiązani są niezwłocznie zawiadamiać organy egzekucyjne o wszczęciu postępowania w sprawie istnienia lub wysokości dochodzonej należności pieniężnej, wskazując, w jakim zakresie egzekwowana należność pieniężna nie została zaskarżona. 5. 5. Pracownik departamentu właściwego kwartalnie przeprowadza kontrolę wpływów należności, co do których wystawione były tytuły wykonawcze, na podstawie wydruku wykazu zaległości z programu Finansowo-Księgowego. W przypadku stwierdzenia braku wpłaty z tytułu wykonawczego, po dwóch kolejnych kontrolach wpływów należności, pracownik departamentu właściwego kieruje do organu egzekucyjnego pisemny wniosek o udzielenie informacji o dokonanych przez ten organ czynnościach i aktualnym stanie sprawy.
Dział III Postanowienia końcowe 10. Traci moc zarządzenie nr 207/2014 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie procedury windykacji środków publicznych stanowiących niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publiczno-prawnym. 11. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Województwa Lubelskiego, Skarbnikowi Województwa Lubelskiego, Głównemu Księgowemu oraz Dyrektorom Departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Marszałek Województwa /-/ Sławomir Sosnowski