ZARZĄDZENIE NR 3/2013

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 3/2013 Dyrektora Przedszkola nr 34 z dnia 28 stycznia 2013 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu windykacji należności w Przedszkolu nr 34 Na podstawie Zarządzenia Dyrektora Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy z dnia 28 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu windykacji należności w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty - Śródmieście m.st. Warszawy oraz w jednostkach obsługiwanych przez Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy oraz 6 ust. 1 i 2 Statutu Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m. st. Warszawy stanowiącego załącznik nr 14 do Uchwały Nr LXII/1799/2005 Rady m.st. Warszawy z dnia 24 listopada 2005 r. zmieniającej uchwałę w sprawie utworzenia Miejskiego Biura Finansów Oświaty m. st. Warszawy oraz niektórych dzielnicowych biur finansów oświaty m. st. Warszawy, a także zmiany nazw i statutów niektórych jednostek obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek oświatowych oraz 8 pkt. 10 Regulaminu Organizacyjnego Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m. st. Warszawy stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 6/2009 z dnia 22 czerwca 2009 r. Dyrektora Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m. st. Warszawy w związku z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm. 1 ) zarządza się, co następuje: 1 W Przedszkolu nr 34 wprowadza się Regulamin windykacji należności obowiązujący w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy w brzmieniu stanowiącym załącznik do Zarządzenia Dyrektora Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty- Śródmieście m.st. Warszawy z dnia 28 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu windykacji należności w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty - Śródmieście m.st. Warszawy oraz w jednostkach obsługiwanych przez Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy. 2 Zarządzenie podaje się do wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej Przedszkola nr 34 oraz na tablicy informacyjnej dla Rodziców. 3 Zarządzenie wchodzi w życie od dnia podpisania. 1

2 ZARZĄDZENIE NR 22/2012 Dyrektora Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy z dnia 28 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu windykacji należności w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty - Śródmieście m.st. Warszawy oraz w jednostkach obsługiwanych przez Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy Na podstawie 6 ust. 1 i 2 Statutu Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m. st. Warszawy stanowiącego załącznik nr 14 do Uchwały Nr LXII/1799/2005 Rady m.st. Warszawy z dnia 24 listopada 2005 r. zmieniającej uchwałę w sprawie utworzenia Miejskiego Biura Finansów Oświaty m. st. Warszawy oraz niektórych dzielnicowych biur finansów oświaty m. st. Warszawy, a także zmiany nazw i statutów niektórych jednostek obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek oświatowych oraz 8 pkt. 10 Regulaminu Organizacyjnego Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m. st. Warszawy stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 6/2009 z dnia 22 czerwca 2009 r. Dyrektora Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Śródmieście m. st. Warszawy w związku z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm. 2 ) zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się Regulamin windykacji należności w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia Zobowiązuje się Dyrektorów jednostek oświatowych obsługiwanych przez Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty-Śródmieście m.st. Warszawy, do realizacji postanowień zawartych w Regulaminie, o którym mowa w Zobowiązuje się wszystkich pracowników Biura oraz dyrektorów szkół i placówek oświatowych Dzielnicy Śródmieście do przestrzegania ustaleń oraz wymogów zawartych w Regulaminie, o którym mowa w 1. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się: głównemu księgowemu DBFO-Ś oraz dyrektorom jednostek oświatowych działających na terenie Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy. 4. Zarządzenie wchodzi w życie od dnia podpisania. 2 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887 i Nr 217, poz. 1281, z 2012 r. poz

3 Załącznik do Zarządzenia nr 22/2012 Dyrektora Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty - Śródmieście m.st. Warszawy z dnia 28 grudnia 2012 r. Regulamin windykacji należności w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty- Śródmieście m.st. Warszawy oraz w jednostkach obsługiwanych przez Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty-Śródmieście m. st. Warszawy Dział I Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin windykacji należności w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty- Śródmieście m.st. Warszawy zwany dalej regulaminem określa zasady oraz przebieg postępowania w zakresie monitoringu i windykacji należności w szkołach i placówkach oświatowych Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy od osób trzecich (dłużników). 2. Opisane w niniejszym regulaminie zasady mają na celu usprawnienie procesu dochodzenia należności oraz niedopuszczenie do ich przedawnienia. 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2 1) Biurze rozumie się przez to Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty - Śródmieście m. st. Warszawy; 2) jednostce organizacyjnej rozumie się przez to Biuro oraz szkołę lub placówkę oświatową obsługiwaną przez Biuro; 3) dłużniku rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, zobowiązaną do uregulowania wobec wierzyciela należności; 4) Dyrektorze rozumie się przez to dyrektora Biura oraz dyrektora jednostki organizacyjnej; 5) Pracownikach rozumie się przez to pracowników Wydziału Księgowości Biura odpowiedzialnych za czynności związane z windykacją należności; 6) windykacji rozumie się przez to ogół czynności faktycznych i prawnych zmierzających do odzyskania wymagalnych należności; 7) należności rozumie się przez to łącznie należność główną i odsetki, przypadające jednostce organizacyjnej; 8) Wierzycielu rozumie się przez to jednostkę organizacyjną m. st. Warszawy. 3 W przypadku zagrożenia przedawnieniem, terminy przewidziane na dokonanie poszczególnych czynności ulegają odpowiedniemu skróceniu tak, aby nie dopuścić do przedawnienia. 4 Do przestrzegania postanowień Instrukcji zobowiązani są: 3

4 1. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych merytorycznie za zawarcie oraz realizacje umów z kontrahentami. 2. Pracownicy Wydziału Księgowości zajmujący się obsługą finansowo-księgową należności. Dział II Zasady prowadzenia procesu windykacyjnego Rozdział I Analiza zadłużenia 5 1. Pracownicy prowadzą ewidencję księgową na bieżąco, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania dokumentów źródłowych dokonują zapisów w księgach rachunkowych. 2. Kontroli terminowej realizacji należności dokonują Pracownicy, poprzez analizę kont kontrahentów według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu. 6 Należności stają się wymagalne w dniu następnym po upływie terminu płatności, o ile nie jest to niedziela lub inny ustawowo wolny od pracy dzień. Wówczas terminem wymagalności jest przypadający bezpośrednio po dniu wolnym dzień powszedni. 7 W przypadku nieterminowego regulowania należności naliczane są odsetki za zwłokę. Odsetki oblicza się za okres od dnia wymagalności do dnia zapłaty, przy czym skierowanie dochodzenia należności na drogę postępowania sądowego nie zwalnia z obowiązku naliczania odsetek i ujmowania ich w księgach rachunkowych. Pracownik ujmuje odsetki za zwłokę w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału. W przypadku odsetek kwartalnych ujmuje się je w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Wpłaty dokonywane przez dłużników, podlegają zaliczeniu w następującej kolejności: 8 1. Dłużnik mający kilka długów tego samego rodzaju może przy spełnianiu świadczenia wskazać, który dług chce zaspokoić. Jednakże to, co przypada na poczet danego długu, należy zaliczyć przede wszystkim na związane z tym długiem odsetki, a następnie na należność główną. Jeżeli dłużnik nie wskazał, który z kilku długów chce zaspokoić, wówczas wpłatę zalicza się przede wszystkim na poczet długu wymagalnego, a jeżeli jest kilka długów wymagalnych na poczet najdawniej wymagalnego; 2. jeżeli dłużnik ma jeden dług wpłatę należy w pierwszej kolejności zaliczyć na odsetki, a następnie na należność główną. W przypadku niezapłaconych należności wynikających z zawartej umowy cywilnoprawnej długiem tego samego rodzaju jest całe niezapłacone zobowiązanie wynikające z umowy, a nie odrębne zobowiązanie płatnicze (faktura) obejmujące okresową należność wynikającą z w/w umowy. Jeżeli natomiast należność powstała tylko na podstawie faktury to należność wynikająca z każdej faktury jest odrębnym długiem. 4

5 Rozdział II Wezwania do zapłaty 9 W jednostkach organizacyjnych prowadzi się na bieżąco działania prewencyjne, w szczególności polegające na kontaktach bezpośrednich z dłużnikami mające na celu zapobieganie narastaniu zadłużenia i opóźnień w płatnościach. 10 W przypadku występowania opóźnień w płatnościach Dyrektor jednostki organizacyjnej informuje dłużnika w szczególności o: 1) wystąpieniu zadłużenia; 2) naliczaniu odsetek; 3) możliwości wypowiedzenia umowy; 4) możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego Windykacja obejmuje także osobiste spotkania Dyrektora jednostki organizacyjnej z dłużnikiem, mające na celu w szczególności przekazanie informacji, o których mowa w 10 oraz: 1) ustalenie przyczyn zadłużenia; 2) zapoznanie się z sytuacją majątkową dłużnika; 3) uzyskaniu od dłużnika dokumentu uznania długu i zobowiązania do jego spłaty. 2. Informacje, o których mowa w 11 Dyrektor jednostki organizacyjnej przekazuje Pracownikowi na piśmie. 12 Do dłużników wysyłane są następujące wezwania do zapłaty: 1) Wezwanie do zapłaty - określa nie dłuższy niż 14 dniowy termin spłaty należności. Doręczane jest osobiście albo wysyłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru; 2) przed sądowe wezwanie do zapłaty określa nie dłuższy niż 14 dniowy termin do zapłaty należności, pod rygorem skierowania sprawy do Sądu. Wezwanie wysyłane jest do dłużnika listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. 13 Do dłużników, którzy nie dotrzymują terminów zapłaty należności Pracownicy wysyłają wezwania do zapłaty jak określono w Pierwsze wezwanie do zapłaty należy wysłać w ciągu miesiąca po upływie ostatniego dnia miesiąca, w którym upłynął termin płatności. 15 W przypadku zagrożenia przedawnieniem, należy niezwłocznie wysłać jedno wezwanie do zapłaty z oznaczeniem krótszego niż 14-dniowy termin zapłaty. 5

6 16 Wezwania do zapłaty powinny zawierać: 1) imię i nazwisko (lub nazwę firmy) dłużnika; 2) kwotę należności głównej oraz informację o naliczeniu odsetek za zwłokę; 3) termin płatności należności; 4) podstawę prawną lub faktyczną; 5) numer rachunku bankowego, na który należy uiścić należności; 6)informację o zagrożeniu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego w przypadku braku zapłaty w ciągu 14 dni od dnia otrzymania Wezwania do zapłaty Wezwania do zapłaty wystawione są przez Pracowników w trzech egzemplarzach: a) oryginał otrzymuje zobowiązany; b) kopia pozostaje w aktach Biura; c) kopia przesyłana jest do jednostki organizacyjnej. 2 Wezwania do zapłaty podpisuje Główny księgowy Biura lub osoba upoważniona. 18 Wezwania do zapłaty numerowane są narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w prowadzonym rejestrze wezwań do zapłaty przez Pracowników. 19 Otrzymane potwierdzenie odbioru Wezwania do zapłaty podłącza się pod kopię wezwania i przechowuje się w aktach sprawy dłużnika znajdujących się w Wydziale Księgowości Biura. 20 W przypadku nie otrzymania potwierdzenia odbioru Wezwania do zapłaty oraz po sprawdzeniu czy należność nie wpłynęła na rachunek bankowy wierzyciela Pracownik prowadzący wstępną windykację: 1) składa za pośrednictwem Kancelarii Biura reklamację do Poczty na brak potwierdzenia odbioru; 2) jednocześnie ponownie wysyła do dłużnika Wezwanie do zapłaty. 21 W przypadku, gdy wysłane wezwanie przez Biuro nie zostanie odebrane, Biuro przekazuje informację o nieskuteczności doręczeń wraz z kopią potwierdzenia odbioru wezwania, na której odnotowano m.in. adresat wyprowadził się, adresat nieznany, zwrot nie podjęto w terminie do Dyrektora jednostki organizacyjnej w celu niezwłocznej weryfikacji danych adresowych. Dyrektor jednostki organizacyjnej podejmuje działania w celu ustalenia aktualnego adresu dłużnika. Po ustaleniu prawidłowych danych adresowych dłużnika Dyrektor jednostki organizacyjnej informuje o nich Biuro, a Pracownik ponownie, niezwłocznie wysyła do dłużnika Wezwanie do zapłaty. W przypadku, gdy na potwierdzeniu odbioru odnotowano adresat zmarł radca prawny Biura lub Dyrektor jednostki organizacyjnej występuje do sądu spadku z zapytaniem, czy od daty śmierci dłużnika toczyło się lub toczy w sądzie postępowanie o stwierdzeniu 6

7 nabycia spadku po zmarłym dłużniku. Jeżeli takie postępowanie się toczyło i zostało zakończone zwraca się do tego sądu o wydanie odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku po zmarłym dłużniku wraz z adnotacją o jego prawomocności. 22 Jeśli dłużnik kwestionuje należność, Pracownik wyjaśnia sprawę i prowadzi z dłużnikiem dalszą korespondencję w celu ustalenia faktycznego stanu rozliczeń informując o fakcie Dyrektora jednostki organizacyjnej. Odpowiedź udzielona dłużnikowi przekazywana jest również do wiadomości Dyrektora jednostki organizacyjnej. 23 Z wyjaśnień i ustaleń poczynionych z dłużnikiem w rozmowie bezpośredniej lub telefonicznej sporządza się notatkę służbową. Rozdział III Kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego W przypadku braku wpłaty należności w terminie określonym w Wezwaniu do zapłaty wystawionym przez Biuro, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru, Pracownik przekazuje do Dyrektora jednostki organizacyjnej pisemną informację o braku wpłaty w celu prowadzenia dalszej windykacji na drodze postępowania sądowego. 2. W przypadku braku wpłaty należności w terminie określonym w Wezwaniu do zapłaty wystawionym przez Pracownika, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru, Pracownik przekazuje ustną informację Głównemu księgowemu, o braku wpłaty w celu prowadzenia dalszej windykacji na drodze postępowania sądowego. 25 Kopia wezwania do zapłaty wraz z potwierdzeniem odbioru, pozostaje w aktach Biura. 26 Decyzję o skierowaniu dochodzenia należności w postępowaniu sądowym podejmuje Dyrektor jednostki organizacyjnej występując do radcy prawnego Biura o udzielenie opinii w sprawie Przed skierowaniem sprawy do Sądu radca prawny niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 21 dni od dnia otrzymania kompletnej dokumentacji, dokonuje oceny zasadności skierowania sprawy do Sądu, w oparciu o przesłanki wskazane w Uchwale Nr LXXXIX/2643/2010 Rady m.st. Warszawy z dnia 9 września 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności o charakterze cywilnoprawnym oraz określenia warunków dopuszczalności pomocy publicznej. 2. W terminie 14 dni od dnia przygotowania przez radcę prawnego oceny zasadności skierowania sprawy do sądu Dyrektor jednostki organizacyjnej podejmuje decyzję o skierowaniu sprawy do Sądu. 7

8 28 1. Radca prawny, któremu została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym w Biurze, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania pisma od dyrektora Biura, pełnomocnictwa od Prezydenta m. st. Warszawy do reprezentowania dyrektora Biura przed sądem oraz kompletnej dokumentacji sprawy z Wydziału Księgowości Biura, sporządza pozew i składa go do sądu. 2. Radca prawny, któremu została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym w jednostce organizacyjnej, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania pisma od dyrektora jednostki organizacyjnej oraz kompletnej dokumentacji sprawy z Wydziału Księgowości, sporządza pozew i przekazuje go do Dyrektora jednostki organizacyjnej w celu złożenia go w sądzie. Dyrektor jednostki organizacyjnej kopię złożonego w sądzie pozwu poświadczoną za zgodność z oryginałem przekazuje do Biura. 29 Radca prawny, któremu została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym Biura, w terminie do 7 dni od daty wysłania pozwu, zawiadamia na piśmie Dyrektora Biura o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego, przekazując kopię złożonego pozwu. 30 Biuro prowadzi ewidencję księgową należności dochodzonych w postępowaniu sądowym na wyodrębnionym koncie księgowym. Wpisu dokonuje w miesiącu wysłania przez radcę prawnego lub Dyrektora jednostki organizacyjnej sprawy do sądu. 31 Biuro niezwłocznie po dokonaniu wpłaty przez dłużnika informuje Dyrektora jednostki organizacyjnej oraz radcę prawnego o wpłacie należności przez dłużnika, względem którego kompletna dokumentacja sprawy została przekazana celem skierowania na drogę postępowania sądowego Radca prawny, któremu w Biurze została powierzona sprawa dochodzenia należności w postępowaniu sądowym, przekazuje do Dyrektora Biura w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wyroku w sprawie pismo o wyniku postępowania sądowego wraz z oryginałem i kopią prawomocnego orzeczenia poświadczoną za zgodność z oryginałem. 2. Dyrektor jednostki organizacyjnej przekazuje do Biura w terminie do 7 dni od otrzymania wyroku, pismo o wyniku postępowania sądowego wraz z kopią prawomocnego orzeczenia poświadczonego za zgodność z oryginałem. 33 Dyrektor jednostki organizacyjnej, w przypadku nie zasądzenia na rzecz wierzyciela dochodzonej należności w terminie do 7 dni od daty jego otrzymania, przekazuje do Biura dyspozycję odpisu należności wraz z kopią prawomocnego orzeczenia sądu w celu zarachowania w księgach rachunkowych. 8

9 34 1. Do dłużników, którzy pomimo prawomocnego orzeczenia sądu nie dokonali zapłaty należności, Biuro wysyła w ciągu 1 miesiąca od daty otrzymania prawomocnego orzeczenia sądu Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty. W przypadku braku wpłaty w terminie określonym w wezwaniu Biuro przekazuje w ciągu 2 miesięcy kopię wezwania do zapłaty wraz z jego potwierdzeniem odbioru do radcy prawnego albo Dyrektora jednostki organizacyjnej w celu wszczęcia postępowania egzekucyjnego. 2. Po dokonaniu wpłaty przez dłużnika Biuro przekazuje niezwłocznie informację do Dyrektora jednostki organizacyjnej oraz radcy prawnego Biura. 35 W przypadku uprawomocnienia się orzeczenia radca prawny w Biurze lub Dyrektor jednostki organizacyjnej w szkole, placówce oświatowej w terminie 14 dni, występuje do Sądu o nadanie klauzuli wykonalności tytułowi egzekucyjnemu, a w przypadku gdy nadanie klauzuli wykonalności następuje przez Sąd z urzędu o przesłanie tytułu wykonawczego. 36 Etap windykacji sądowej kończy się z chwilą uzyskania przez radcę prawnego w Biurze, Dyrektora jednostki organizacyjnej tytułu egzekucyjnego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności, przy czym Dyrektor Biura, Dyrektor jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania poświadczonej za zgodność kopii tego tytułu Pracownikowi W przypadku, gdy powództwo zostało przez Sąd oddalone radca prawny bezzwłocznie przekazuje Dyrektorowi Biura orzeczenie Sądu wraz z uzasadnieniem oraz pisemną opinią odnośnie zasadności składania środków odwoławczych. 2. W przypadku, gdy powództwo zostało przez Sąd oddalone Dyrektor jednostki organizacyjnej bezzwłocznie przekazuje do Biura orzeczenie Sądu wraz z uzasadnieniem oraz występuje o pisemną opinią radcy prawnego odnośnie zasadności składania środków odwoławczych. 38 Po uzyskaniu tytułu egzekucyjnego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności radca prawny w Biurze, a w przypadku jednostki organizacyjnej Dyrektor jednostki organizacyjnej, kieruje wniosek o wszczęcie egzekucji sądowej do właściwego komornika i dokonuje dalszych czynności przewidzianych przepisami prawa oraz monitoruje przebieg egzekucji. 9