Załącznik nr 1 do sprawozdania z kontroli przeprowadzonych w Kontrole planowe przeprowadzone w Lp. Nazwa jednostki / przedmiot kontroli Termin przeprowadze nia kontroli Nr protokołu kontroli Istotne nieprawidłowości Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych 1 2 3 4 5 6 JEDNOSTKI PODLEGŁE ZARZĄDOWI WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO 1. Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku usług 13.01.-31.01. 1711.2.2014 1. Brak w Regulaminie wynagradzania sprecyzowania zasad przyznawania premii uznaniowej w odniesieniu do pracowników pobierających zasiłki. 2. Naruszono przepisy ustawy o finansach publicznych w zakresie dokonywania zmian w planie finansowym. Niewydatkowane środki na wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę a ujęte w planie finansowym wydatkowano na premie kwartalne. 3. Przypadek umieszczenia dokumentów związanych z rekrutacją pracownika w części B co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) 2. Pomorski Ośrodek Adopcyjny w Gdańsku 16.01. -31.01. 1711.3.2014 Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości 1
prawidłowości przeprowadzenia gospodarki finansowej, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania usługi prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej. 3. Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku usług 12.02-25.02. 1711.7.2014 1. Zaangażowanie wydatków ujęto w księgach rachunkowych na koncie pozabilansowym 998-00-801-80141-6060-01 pod datą dokonania zapłaty. 2. Przypadek nie zakwalifikowania wydatku do wydatków strukturalnych 3. Przypadki wydatkowania środków pieniężnych przed dokonaniem kontroli finansowej. 4. Umieszczenie dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych pracowników niezgodnie z Rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). 5. Pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych przed 2013 rokiem nie odbywali służby przygotowawczej, co było niezgodne z ustawą o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późniejszymi zmianami). 6. Ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze nie zawierały wszystkich elementów określonych w ustawie o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późniejszymi zmianami). 2
4. Wojewódzki Zespół Szkół Policealnych im. Matki Teresy z Kalkuty w Starogardzie Gdańskim usług 5. Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Gdańsku realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, zapisów Kodeksu Pracy oraz wewnętrznych uregulowań, 11.03. -31.03. 07.04-25.04. 1711.12.2014 1711.16.2014 1. Regulacje wewnętrzne dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla nauczycieli i pracowników administracji oraz obsługi nie dostosowano do przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 1144 z późniejszymi zmianami). 2. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 3. Z pracownikiem samorządowym zatrudnionym w wyniku naboru, który podjął po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, zawarto umowę na okres próbny, co było niezgodne z Ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) 4. Nie określono w drodze zarządzenia szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego służbę, co było niezgodne z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) Opis systemu kontroli zarządczej nie został uzupełniony o zapisy wskazujące działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka w stosunku do wszystkich zidentyfikowanych ryzyk. 1. Przypadki wystawienia upomnień do zapłaty dotyczących opłat inwestycyjnych niezgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r., Nr 137, poz.1541 z późniejszymi zmianami) 2. Ewidencja wysłanych pism 2013 r. nie zawierała wszystkich elementów określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r., Nr 137, poz.1541 z późniejszymi zmianami). 3. Dokonywanie poprawek zapisów na drukach delegacji niezgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz.330 z późniejszymi zmianami) oraz wewnętrznymi uregulowaniami. 3
prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych, usługi 6. Zarząd Dróg Wojewódzkich w Gdańsku realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, zapisów Kodeksu Pracy oraz wewnętrznych uregulowań, prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych. usługi 07.04. -25.04. 1711.17.2014 4. Brak złożonych oświadczeń o prowadzeniu kontroli zarządczej i notatek z zakresem czynności poddanych weryfikacji ze strony Działu Prawnego, co było niezgodne z wewnętrznymi uregulowaniami. 1. Ogłoszenie o naborze na stanowisko Inspektora nadzoru inwestorskiego, zamieszczone na stronie internetowej ZDW nie zawierało wszystkich informacji wskazanych zapisem ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.). 2. Rozliczanie należności z tytułu diet w związku z krajową podróżą służbową pracowników ZDW niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) 3. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2013 rok złożono z przekroczeniem terminu określonego w Zarządzeniu nr 14/11 Marszałka Województwa Pomorskiego z dnia 24 marca 2011 roku w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych. 4. Naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm), w zakresie terminu szacowania przedmiotu zamówienia, zastosowania błędnego kursu złotego w stosunku do euro, naruszenia zasady równości. 4
7. Kolegium Pracowników Służb Społecznych w Gdańsku usług 8. Wojewódzkie Biuro Geodezji i Terenów Rolnych w Gdańsku usług 09.04. -15.04. 05.05-21.05. 1711.19.2014 1711.20.2014 1. Brak w Ewidencji osób upoważnionych do dostępu do zasobów informatycznych wskazania zakresu upoważnienia oraz identyfikatora, co było niezgodne z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.). 2. Zatrudnienie pracownika samorządowego na podstawie umowy o pracę na czas próbny, co było niezgodne z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). 3. Ujęcie w Rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach w roku 2013 tego samego zamówienia w dwóch tabelach sprawozdania. 1. Umieszczenie dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych pracowników niezgodnie z Rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). 5
9. Pomorskie Biuro Planowania Regionalnego w Słupsku usług 12.05. -23.05. 1711.21.2014 1. Przypadek wprowadzenie do ksiąg rachunkowych w styczniu dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej za grudzień 2013 roku, co było niezgodne z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.). 2. Nie sporządzono i nie przekazano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2013, co było niezgodne z art. 98 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) 3. Przypadek zaklasyfikowania wydatku niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) 4. Przypadki dokonywania wydatków ze środków budżetowych przy zastosowaniu formy zapłaty - przedpłaty (zaliczka 100% wartości zamówienia). Powyższe było niezgodne z uchwałą nr 1625/9/10 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 31 grudnia 2010 roku w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych realizujących budżet Województwa (zmienionej uchwałą nr 478/246/13 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 14 maja 2013 roku). 5. Nie zakwalifikowanie do wydatków strukturalnych wydatków dotyczących kosztów szkolenia pracowników z zakresu prawa pracy oraz rachunkowości, co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. Nr 44, poz. 255). 5. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2013 rok złożono z przekroczeniem terminu określonego w Zarządzeniu nr 14/11 Marszałka Województwa Pomorskiego z dnia 24 marca 2011 roku w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych. przyjęcie delegowanych uprawnień przez pracownika na czas nieobecności Dyrektora Biura nie zostało potwierdzone podpisem; 6
10. Wojewódzki Zespół Szkół Policealnych w Słupsku usług 11. Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Słupsku 12.05. -23.05. 12.05-23.05. 1711.22.2014 1711.23.2014 pomimo przekazania uprawnień na czas nieobecności Dyrektora Biura nie zastosowano w Biurze mechanizmu delegowania uprawnień, co mogłoby przyczynić się do zakłócenia ciągłości działania Biura; nie uwzględniono w uregulowaniach wewnętrznych sposobu zabezpieczania pomieszczeń biurowych po zakończonej pracy przez pracowników. 1. Zakwalifikowanie do wydatków strukturalnych wydatku niebędącego wydatkiem strukturalnym. 2. Ogłoszenie o naborze kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze oraz Protokół z przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko urzędnicze nie zawierały w swojej treści wszystkich informacji określonych w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458 ze zmianami). zapisy w Regulaminie kontroli zarządczej dotyczącej kontroli bieżącej nie były spójne z zapisami Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Szkole; identyfikacja ryzyka dokonana przez Szkołę zawierała tylko niektóre ryzyka jakie mogą zaistnieć w jednostce. rejestr ryzyk opracowany w Szkole nie wskazywał poziomu akceptacji dla określonego ryzyka.. 1. W Wykazie stanowisk, kategorii zaszeregowania, stawek dodatku funkcyjnego, minimalnych wymagań kwalifikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach niezgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych określono minimalne wymagania kwalifikacyjne (staż pracy w latach) dla stanowisk: specjalista, samodzielny referent. 2. Pracownikom administracji i obsługi przyznano comiesięczną stałą premię regulaminową w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego. Powyższe było niezgodne z Regulaminem wynagradzania pracowników samorządowych ODN. Premia regulaminowa określona w uposażeniu pracownika stanowi stały składnik wynagrodzenia (20% wynagrodzenia 7
usług 12. Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy w Gdańsku usług 07.05-23.05. 1711.24.2014 zasadniczego), a tym samym nie ma charakteru uznaniowości, o którym mowa w niniejszym Regulaminie wynagradzania. 3. Nie dostosowano akt osobowych pracowników do zapisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku. 4. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2013 przekazano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych po terminie wskazanym w ustawie z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm. dalej jako: ustawa Pzp). w Rejestrze ryzyk na 2013 rok nie zidentyfikowano innych grup ryzyka (poza ryzykiem strategicznym i operacyjnym). 1. Akta osobowe pracowników WOMP prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 2. Przypadki nie stosowania uregulowań wewnętrznych dotyczącch instrukcji w sprawie wprowadzenia procedur kontroli dochodów i wydatków, zasad wstępnej oceny celowości wydatków dokonywanych ze środków publicznych. 3. W Specyfikacji Istotnych warunków Zamówienia (dotyczy postępowania przetargowego) - na potwierdzenie spełnienia warunku żądano dokumentu niezgodnego z zapisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231), - powołano nieobowiązujące przepisy prawa. 4 Naruszono zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców wynikających z ustawy Pzp w celu potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 Pzp, żądając w ogłoszeniu o zamówieniu, od podmiotów zagranicznych dokumentu, którego nie zażądano od podmiotów krajowych. 5 Niezgodność pomiędzy zapisami SIWZ a ogłoszeniem o zamówieniu czym naruszono zapisy ustawy Pzp. 6 Nie wypełniono wszystkich wymaganych rubryk w protokole postępowania, co było niezgodne z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). 7 W sprawozdaniu rocznym o udzielonych zamówieniach nie wykazano 8
13. Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy Nr 2 dla Niesłyszących im J. Siestrzyńskiego w Wejherowie usług 04.06-25.06. 1711.25.2014 zamówień o wartości do 4 000 euro. - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2013 r. złożono po wymaganym terminie określonym w Zarządzeniu Marszałka Województwa Pomorskiego Nr 14/11 z dnia 24 marca 2011 r. - brak zgodności w zakresie ilości wykazanych skarg między Protokołem z wykonania założeń planu działalności za rok 2013 a rejestrem otrzymanych skarg. - przypadki przekazania Dyrektorowi WOMP pisemnej informacji o zagrożeniach i ryzyku oraz działaniach podejmowanych przy likwidacji zagrożeń i ryzyk, z przekroczeniem wymaganego terminu, określonego w wewnętrznych uregulowaniach. - przypadki rozbieżności między protokołami z kontroli wewnętrznej a sprawozdaniami o stwierdzonych zagrożeniach i ryzyku, sporządzonymi dla Dyrektora przez pracowników. 1. Przypadki zaksięgowania kosztów wcześniej niż data przedłożenia rachunku kosztów podróży 2. Brak w Regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych, stanowiska, na które w 2013 roku przeprowadzono nabór. 3. Niepełne określenie minimalnych wymagań związanych ze stanowiskiem starszego księgowego, co było niezgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych 4. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 5. Przypadek nienaliczenia pracownikowi dodatku za wieloletnią pracę, co było niezgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 18.03.2009 r. w sprawie wynagrodzenia pracowników samorządowych 6. Nieprawidłowe ujęcie w sprawozdaniu zamówienia na zakup energii elektrycznej, pomimo że Ośrodek posiadał wiedzę, iż zamówienie publiczne na zakup energii elektrycznej przekraczało kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 7. W SIWZ oraz ogłoszeniu o zamówieniu określono warunek udziału w postępowaniu niezgodnie z 24 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie prowadzenia prac konserwatorskich, prac restauratorskich, robót budowlanych, badań konserwatorskich, badań architektonicznych i innych działań przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków oraz badań archeologicznych (Dz. U. Nr 165, poz. 987). 9
14. Wojewódzki Zespół Szkół Policealnych w Chojnicach usług 15. Wojewódzki Zespół Szkół Policealnych w Gdyni usług 05.06-11.06. 09.06-24.06. 1711.26.2014 1711.27.2014 1. Niespójnie zapisy w Regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych na umowę o pracę w zakresie zasad przyznawania premii. 2. Przypadek wypłacenia pracownikowi dodatku specjalnego w wyższej wysokości niż został określony w pisemnej decyzji Dyrektora Szkoły. Wypłacenie wyższego dodatku specjalnego nie spowodowało przekroczenia planu finansowego. 1. Brak na listach obecności za poszczególne miesiące 2013 r. podpisu, osoby prowadzącej sprawy kadrowe Szkoły, co było niezgodne uregulowaniami wewnętrznymi. 2. Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze obowiązujący w 2013 r. zawierał zapisy niezgodne z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami) 3. Brak w aktach osobowych pracowników dokumentu potwierdzającego wydanie pracownikowi świadectwa pracy, co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 r. Nr 60 poz. 282 z późniejszymi zmianami) 4. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 10
16. Wojewódzki Zespół Szkół Policealnych Nr 2 w Gdańsku usług 17. Dom im. J. Korczaka Regionalna Placówka Opiekuńczo- Wychowawcza w Gdańsku 06.06-18.06. 03.07-18.07. 1711.28.2014 1711.29.2014 286 z późn. zm.). 5. W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach w roku 2013 w części V, wykazano zamówienia pomimo, iż w 2013 r. w Szkole nie udzielono zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późniejszymi zmianami) 1. Przypadek nie zakwalifikowania wydatku do wydatków strukturalnych. 2. Nie wypłacanie pracownikom ekwiwalentu za pranie odzieży ochronnej we własnym zakresie, co było niezgodne Kodeksem Pracy. 3. Na Kartach ewidencyjnych dotyczących odzieży roboczej nie zachowano czytelności błędnie wypełnionych pozycji, co było niezgodne ustawą o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zmianami). 4. Rozbieżności w uregulowaniach wewnętrznych w zakresie premii regulaminowej. Wykaz ryzyk nie był zgodny z wzorcowym arkuszem identyfikacji, oceny oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, będącego Załącznikiem nr 1 do Regulaminu Kontroli Zarządczej Zarządzanie ryzykiem. 1. Brak zgodności w zakresie określenia terminu dokonywania wypłaty wynagrodzeń między uregulowaniami wewnętrznymi. 2. Pojedynczy przypadek naliczenia i wypłaty dodatku za wieloletnią pracę pracownikowi w nieprawidłowej wysokości. 3. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Dyrektor Domu nie wypełnił ankiety samooceny w 2013 roku, co było 11
usług 18. Wojewódzki Zespół Szkół Policealnych w Sztumie usług 19. Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka w Słupsku 29.07-03.08. 15.09-18.09. 27.10-31.10. 1711.33.2014 1711.34.2014 niezgodne z wewnętrznymi uregulowaniami. 1. Przypadki braku w aktach osobowych pracowników pisemnych potwierdzeń odbycia szkoleń okresowych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, nieprawidłowa częstotliwość przeprowadzania szkoleń Powyższe było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy z 27 lipca 2004 r. (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 ze zmianami) 2. Przypadki dopuszczenia pracowników do pracy bez ważnych badań lekarskich, co było niezgodne z Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 ze zmianami). 3. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 4. Brak naliczania dodatku za wieloletnią pracę jednemu pracownikowi. Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości 12
usług 20. Młodzieżowy Ośrodek Wychowawczy im. J. Korczaka w Kwidzynie usług 29.07.-01.08. 15.09.-18.09. 1711.35.2014 1. Brak zgodności w zakresie terminu dokonywania wypłaty wynagrodzeń między uregulowaniami wewnętrznymi. 2. Określenie minimalnych wymagań kwalifikacyjnych (w zakresie wykształcenia oraz stażu pracy) związanych ze stanowiskiem Specjalista ds. księgowości w Regulaminie wynagradzania, niezgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych 3. Zatrudnienie w 2012 r. osoby, która nie spełniała (zarówno w chwili zatrudnienia jak i w okresie objętym kontrolą) minimalnych wymagań kwalifikacyjnych w zakresie stażu pracy związanych z zajmowanym stanowiskiem, co było niezgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. 4. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 5. Naruszenie zapisów Rozporządzenia z 27 lipca 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa 13
i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) w zakresie przeprowadzenia szkolenia okresowego pracownika 6. Nieprawidłowe sporządzenie Rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w roku 2013. 7. Przypadek oszacowania wartości zamówienia publicznego w kwocie brutto, co było niezgodnie zapisami ustawy Pzp. W opisie systemu kontroli zarządczej: - nie uwzględniono wszystkich potencjalnych ryzyk, - nie wskazano poziomu akceptacji dla każdego ryzyka, - nie określono działań, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka oraz wskazania reakcji na ryzyko w stosunku do wszystkich zidentyfikowanych ryzyk. 21. Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Gdańskiej Macierzy Szkolnej w Gdańsku usług 21.08.-05.09. 1711.37.2014 1. Przypadek wypłacenia pracownikowi niższego dodatku specjalnego niż wynikało z uregulowań wewnętrznych. 2. Przypadek naruszenia ustawy Pzp w zakresie zamieszczenia Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. 14
22. Pomorski Zespół Parków Krajobrazowych w Słupsku usług 08.09.-19.09. 1711.40.2014 1. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 2. Regulamin naboru na wolne stanowiska pracy był niezgodny z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, tj. ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223 poz. 1458 z późn. zm.). JEDNOSTKI NADZOROWANE PRZEZ ZARZĄD WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO 23. Stacja Pogotowia Ratunkowego w Gdańsku prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, usługi i roboty budowlane 13.01-31.01. 1711.1.2014 1. Tabela określająca wymagane kwalifikacje zawodowe pracowników działalności podstawowej, pracowników administracji i ekonomicznych oraz pracowników gospodarczych i obsługi nie została dostosowana do Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w podmiotach leczniczych niebędących przedsiębiorcami (Dz. U. Nr 151, poz. 896). 2. Instrukcja systemu zarządzania jakością QI-02/O ISO 9001 Zarządzanie systemem informatycznym nie zawierała elementów określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. TAK Art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 168) Opisanie dokonania spełnienia sposobu oceny warunków 15
oraz sporządzenia rocznego zamówień. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024-3. Stacja nie wystąpiła do Zarządu Województwa Pomorskiego o wyrażenie zgody na sprzedaż karetki Renault Master GD 6022G, co było wymagane uchwałą nr 193/X/11 Sejmiku Województwa Pomorskiego z dnia 25 lipca 2011 roku (zmienionej uchwałą nr 322/XVI/12 z dnia 27 lutego 2012 r.). 4. Stacja naruszyła ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) poprzez opisanie sposobu dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu nieproporcjonalnie do przedmiotu zamówienia. 5. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej wszystkich elementów określonych w ustawie Pzp. środowisko wewnętrzne: w opisie systemu kontroli zarządczej nie uwzględniono zachowań będących naruszeniem zasad etycznego postępowania oraz zachowań, które należy podjąć w sytuacji ich stwierdzenia; nie organizowano szkolenia z zakresu etyki, mechanizmy kontroli: w uregulowaniach wewnętrznych nie określono zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych, w stanowiskowych kartach pracy pracowników nie ustanowiono systemu zastępstw. udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezwiązany z przedmiotem zamówienia lub nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia. 24. Wojewódzki Zespół Reumatologiczny w Sopocie prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, usługi i roboty budowlane oraz sporządzenia rocznego zamówień. 15.01-04.02. 1711.4.2014 Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości 16
25. Wojewódzki Szpital Psychiatryczny im. prof. T. Bilikiewicza w Gdańsku prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, usługi i roboty budowlane oraz sporządzenia rocznego zamówień. 26. Samodzielny Publiczny Specjalistyczny Psychiatryczny ZOZ w Słupsku prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, 10.02-26.02. 17.02-28.02. 1711.5.2014 1711.6.2014 1. Dyrektor Szpitala złożył oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2013 z przekroczeniem terminu określonego Zarządzeniem nr 14/11 Marszałka Województwa Pomorskiego z dnia 24 marca 2011 roku. 2. Pojedynczy przypadek nieprzeprowadzenia badania technicznego sprzętu medycznego. 3. Przypadek nie wezwania wykonawcy do złożenia dokumentów w postępowaniu przetargowym, co było niezgodne z ustawą Pzp. Powyższe nie miało wpływu na wynik postępowania. - w opisie identyfikacji ryzyk - nie uwzględniono listy wszystkich potencjalnych ryzyk (zarówno tych wysokich, średnich i niskich) w stosunku do każdej dziedziny działalności; - w analizie ryzyk brak a) opisu metodologię przeprowadzania analizy i szacowania ryzyka z uwzględnieniem zasad oceny określenia prawdopodobieństwa i wystąpienia skutków zidentyfikowanego ryzyka, zasad określenia poziomu ryzyka jaki można zaakceptować w stosunku do każdego zidentyfikowanego ryzyka, zasad dokonywania hierarchizacji ryzyk z uwzględnieniem mapy ryzyka, wskazanie reakcji na ryzyko; b) określenia prawdopodobieństwa i możliwości wystąpienia skutków wraz ze wskazaniem wag przypisanych prawdopodobieństwu wystąpienia ryzyka i wag skutków wystąpienia ryzyka; c) hierarchizacji zidentyfikowanych ryzyk - w reakcji na ryzyko brak wskazania - a) działań, które należy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka wystąpienia zidentyfikowanych czynników (ryzyk), tak by działania te obejmowały wszystkie zidentyfikowane zagrożenia b) sposobu radzenia sobie z konsekwencjami ewentualnego wystąpienia określonych okoliczności/ryzyk; c) osób odpowiedzialnych za zarządzanie określonym ryzykiem W ramach samooceny za brak dokumentowania wyników dokonywanej przez pracowników i Dyrektora Jednostki samooceny. 1. Przypadek niezgodnego z uregulowaniami wewnętrznymi składu Komisji Przetargowej. 2. Oświadczenie Dyrektora o stanie kontroli zarządczej za 2013 r. zostało złożone z przekroczeniem wymaganego terminu określonego w Zarządzeniu Nr 14/11 Marszałka Województwa Pomorskiego z dnia 24 marca 2011 r. 3. Polityka bezpieczeństwa informacji nie zawierała wszystkich elementów określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy 17
usługi i roboty budowlane oraz sporządzenia rocznego zamówień. 27. Wojewódzkie Centrum Onkologii w Gdańsku prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, usługi i roboty budowlane oraz sporządzenia rocznego zamówień. 12.02-28.02. 1711.8.2014 informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024). 4. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych nie zwierała wszystkich elementów określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zmianami). - w identyfikacji ryzyka nie dokonano wszystkich potencjalnych ryzyk w stosunku do każdej dziedziny działalności. - w opisie analizy ryzyka nie uwzględniono zasad: oceny określenia prawdopodobieństwa i wystąpienia skutków zidentyfikowanego ryzyka, określenia poziomu ryzyka jaki można zaakceptować w stosunku do każdego zidentyfikowanego ryzyka, dokonywania hierarchizacji ryzyk mapy ryzyka, poziomu akceptacji, wskazanie reakcji na ryzyko. - w opisie reakcji na ryzyko nie określono działań jakie należy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka. 1. Oświadczenie Dyrektora o stanie kontroli zarządczej za 2013 r. zostało złożone z przekroczeniem wymaganego terminu określonego w Zarządzeniu Nr 14/11 Marszałka Województwa Pomorskiego z dnia 24 marca 2011 r. 2. Polityka bezpieczeństwa oraz Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym przetwarzaniu danych osobowych, nie zawierały wszystkich elementów wymaganych Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024) 3. Funkcjonujące procedury i mechanizmy nie zostały zweryfikowane o wytyczne ogłoszone w Komunikatach Ministra Finansów (Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. - Standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych, Komunikat nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych). 4. Brak procedur kontroli zarządczej, które uwzględniałyby cele i zadania jednostki oraz wskazywałyby metodologię zarządzania ryzykiem. 5. Istotne zaburzenia w komunikacji zewnętrznej na linii personel pacjent: 6. Brak sprawnego przepływu informacji wewnątrz komórek organizacyjnych 7. Nie przeprowadzono samooceny kontroli zarządczej za 2013 r. 8. Przypadek dokonania poprawek niezgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 poz. 330 z późn. zm) 18
28. Wojewódzki Szpital Specjalistyczny im. J. Korczaka w Słupsku prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, usługi i roboty budowlane oraz sporządzenia rocznego zamówień. 29. Wojewódzki Ośrodek Terapii Uzależnień w Gdańsku prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, 10.03.-21.03. 11.03.-23.03. 1711.9.2014 1711.10.2014 9. Regulacje wewnętrzne z zakresu zamówień publicznych nie zostały dostosowane do obowiązujących przepisów prawa. 10. Niespójność pomiędzy uregulowaniami wewnętrznymi w zakresie dokumentów dotyczących postępowań przetargowych. 11. W postępowaniu przetargowym: - przypadek żądania dokumentów niezgodnych rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231). - określenie innych warunków do spełnienia przez podmioty krajowe a innych przez podmioty zagraniczne, co było niezgodne z ustawą Pzp. 1. Oświadczenie Dyrektora o stanie kontroli zarządczej za 2013 r. zostało złożone z przekroczeniem wymaganego terminu określonego w Zarządzeniu Nr 14/11 Marszałka Województwa Pomorskiego z dnia 24 marca 2011 r. 2. Nie wystąpiono do Zarządu Województwa Pomorskiego o wyrażenie zgody na sprzedaż ruchomości sprzętu medycznego objętego sprzedażą. 3. Przypadek opisania przedmiotu zamówienia w postępowaniu przetargowym naruszając przepisy ustawy Pzp. - w analizach ryzyk nie określono poziomu ryzyka, które jednostka może ponieść (tzw. apetytu na ryzyko), stanowiącego jednocześnie punkt wyjścia działań w kierunku eliminacji bądź zminimalizowania zagrożeń; - w ramach delegowania uprawnień brak systemu pisemnego potwierdzania przez pracowników faktu przyjęcia przez nich delegowanych uprawnień 1. Uregulowania wewnętrzne dotyczące Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych, nie zawierały wszystkich elementów określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024). 2. Uregulowania wewnętrzne dotyczące Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym w Zakresie Wymogów Bezpieczeństwa Przetwarzania danych osobowych nie zawierały sposobu realizacji wymogów dotyczących informacji o odbiorcach w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia, co było niezgodne z Rozporządzeniem 19
usługi i roboty budowlane oraz sporządzenia rocznego zamówień. 30. Stacja Pogotowia Ratunkowego w Słupsku prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, wyposażenia w aparaturę i sprzęt medyczny oraz jego wykorzystanie, usługi i roboty budowlane oraz sporządzenia rocznego zamówień. 31. Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku szczególnym uwzględnieniem realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji, usługi i roboty budowlane oraz 12.05-23.05. 02.07-18.07. 1711.18.2014 1711.31.2014 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych. 1. Nie przeprowadzono na piśmie okresowych ocen pracowniczych, co było niezgodne z wewnętrznymi uregulowaniami 2. Zapisy uregulowań wewnętrznych niezgodne z zapisami ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 217 ze zm.) w zakresie świadczeń zdrowotnych udzielanych osobie znajdującej się w stanie nietrzeźwym. 3. Brak Instrukcji Kancelaryjnej, co było niezgodne z uregulowaniami wewnętrznymi. 1. Przypadek likwidacji mienia z pominięciem wewnętrznych procedur. 2. Przypadki opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia naruszający przepisy ustawy Pzp. 3. Przypadek żądania w prowadzonym postępowaniu przetargowym oświadczenia niezgodnego z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy Pzp. 20
32. Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Słupsku i dokonywania wydatków. prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji. usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień. 33. Polska Filharmonia Bałtycka im. F. Chopina w Gdańsku z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na 29.07.-14.08 03.07-18.07. 1711.32.2014 1711.30.2014 1. Naruszono zapisy ustawy o rachunkowości w zakresie inwentaryzacji. 2. Brak w treści Regulaminu pracy komisji przetargowej określenia wzorów przywołanych dokumentów. 1. Nie sporządzono wykazu kandydatów spełniających wymagania formalne w trakcie procedury naboru pracowników, co było niezgodne z zapisami uregulowań wewnętrznych. 2. Wystawione świadectwo pracy (przypadek) nie zawierało wszystkich elementów określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 60, poz.282) oraz z Ustawą z dnia 29 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami). 3. Wysłane do wykonawców zawiadomienie o wyborze oferty nie zawierało wszystkich elementów określonych w ustawie Pzp. 4. W umowie zawartej z Firmą Taksi Com Jerzy Stępiń (której pracownik, zgodnie z uregulowaniem wewnętrznym pełnił funkcję administratora systemu informatycznego Filharmonii) nie zawarto zapisów dotyczących powierzenia danych, co było niezgodne Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.) 21
podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 5. Prowadzona w Filharmonii ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych nie spełniała wymogów określonych Ustawie o ochronie danych osobowych. 34. Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 08.09-19.09. 1711.39.2014 1. Dopuszczenie do pracy czterech pracowników bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, co było niezgodne z Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zmianami). 2. Przypadek wypłacenia pracownikowi niższej premii niż wynikało z zapisów umowy o pracę. 3. Książka Obiektu Budowlanego nie zawierała wszystkich elementów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134). 4. Dane wprowadzone do Rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w 2013 roku w części II i części IV nie były zgodne z rejestrami zamówień prowadzonymi przez Muzeum. 5. Przypadek naruszenia ustawy Pzp w zakresie zamieszczenia Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych 22
35. Muzeum-Kaszubski Park Etnograficzny im. Teodory i Izydora Gulgowskich we Wdzydzach Kiszewskich z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 36. Muzeum Zachodniokaszubskie w Bytowie z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które 22.09-01.10. 22.09-01.10. 1711.42.2014 1711.43.2014 1. Nie dostosowano uregulowań wewnętrznych do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 7 sierpnia 2012 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w muzeach oraz sposobu ich stwierdzenia (Dz U. poz. 937). 2. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). - w opisie identyfikacji ryzyka nie uszczegółowiono potencjalnych ryzyk, - nie opracowano metodyki przeprowadzania analizy i szacowania ryzyk, - nie sporządzano arkusza identyfikacji ryzyka, poziomu akceptacji dla każdego ryzyka, hierarchizacji ryzyk. 1. Przypadek naruszenia Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. 2012, poz. 1105) w zakresie zatrudnienia pracownika. 2. Nie dostosowano uregulowań wewnętrznych do zapisów Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024). 3. Naruszono wewnętrzne uregulowania w zakresie prowadzenia o Ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych 23
zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 37. Opera Bałtycka w Gdańsku z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień 26.09.14.10. 1711.45.2014 W opisie procedur kontroli zarządczej nie wskazano metodologii przeprowadzania analizy i szacowania ryzyka zasad oceny określenia prawdopodobieństwa wystąpienia skutków zidentyfikowanego ryzyka, zasad określenia poziomu ryzyka, jaki można zaakceptować w stosunku do każdego zidentyfikowanego ryzyka, zasad dokonywania hierarchizacji ryzyk mapy ryzyka oraz wskazania reakcji na ryzyko. 1. Przypadki wypłacania pracownikowi dodatku w wysokości niezgodnej z Regulaminem wynagradzania Opery. 2. Pracownicy Opery nie posiadali opisu zakresu swoich obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, który zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Opery z dnia 19 lipca 2011 roku winien się zawierać w Karcie stanowiska pracy. 3. W 2013 roku zawierano umowy cywilno-prawne z pracownikami artystycznymi Opery w formie umowy o dzieło, które to umowy świadczone były w tym samym czasie i miejscu, w którym ci pracownicy wykonywali pracę na rzecz pracodawcy (Opery) z tytułu umowy o pracę. Spowodowało to, że pracownik nie był do dyspozycji pracodawcy w ramach łączącego go stosunku pracy, gdyż jednocześnie świadczył usługi dla zlecającego dzieło w ramach umowy cywilnoprawnej. 4. Książkę obiektu budowlanego dla budynku Opery prowadzono niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120 poz. 1134). W dokumentacji brak udokumentowania przeprowadzenia analizy ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzeń niepożądanych, jak i w odniesieniu do możliwych skutków zaistnienia tych zdarzeń, oraz określenia ich poziomu, możliwego do zaakceptowania przez Operę. 24
38. Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna im. J.Conrada Korzeniowskiego w Gdańsku z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 39. Bałtycka Galeria Sztuki Współczesnej w Słupsku z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone 14.10-31.10. 27.10.-31.10. 1711.47.2014 1711.49.2014 1. Nie dostosowano uregulowań wewnętrznych do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 7 sierpnia 2012 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w muzeach oraz sposobu ich stwierdzenia (Dz U. poz. 937). 2. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 3. Przypadki przeprowadzenia szkolenia okresowego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy niezgodnie z zajmowanym stanowiskiem, co naruszało zapis Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy z 27 lipca 2004 r. (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) 4. Brak samooceny systemu kontroli zarządczej za rok 2013 przez pracowników pełniących funkcje kierownicze, co było niezgodne z Regulaminem systemu i zasad wykonywania kontroli zarządczej, obowiązującym w WiMBP w Gdańsku oraz z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. MF. Nr 15, poz. 84). - w procedurze zarządzania ryzykiem nie ujęto metodyki przeprowadzania analizy związanej z identyfikacją i szacowaniem ryzyka. 1. W Regulaminie wynagradzania pracowników nie określono zasad wynagradzania dla stanowiska Informatyk 2. Nie uwzględnienie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach w 2013 roku zamówienia na zakup energii elektrycznej. wartości zamówień m.in. na dostawę gazu, przesyłu energii. - brak w formie pisemnej systemu zastępstw. 25
z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 40. Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej w Gdyni z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 27.10.-14.11. 1711.51.2014 1. Dla obiektu budowlanego: garaże, ślusarnia w Teatrze nie prowadzono Książki Obiektu Budowlanego, co naruszyło zapisy Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 z późn. zm.) 2. Książkę Obiektu Budowlanego dla obiektu budowlanego: Dom Aktora i Teatr Muzyczny prowadzono niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134 z późn. zm. ), 3. Przypadki nie zachowania terminów przeglądów technicznych budynków, co naruszało zapisy ustawy Prawo budowlane(tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 z późn. zm.) 4. Pojedynczy przypadek braku dokumentu potwierdzającego wydanie pracownikowi świadectwa pracy, co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 r., Nr 60, poz. 282 z późn. zm.). 5. Akta osobowe pracowników prowadzono w sposób niezgodny z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 6. Dokonywanie zakupów z naruszeniem zapisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zmianami, tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). 7. Pojedynczy przypadek dokonania zmian zapisów umowy w stosunku do wzoru umowy (postępowanie przetargowe). Dokonanie zmian było 26
niezgodne z ustawą Pzp. - w arkuszach identyfikacji ryzyk brak wskazania poziomu akceptacji dla każdego ryzyka. - w opisie systemu kontroli zarządczej nie wskazano osób odpowiedzialnych za zarządzanie określonym ryzykiem, nie wskazano zasad dokonywania samooceny i jej dokumentowania. 41. Europejskie Centrum Solidarności w Gdańsku z uwzględnieniem książki obiektu, prawidłowości postępowania przy zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 907) na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, usługi sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych 29.10.-14.11. 1711.53.2014 Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości 27