2 Kontrola zarządcza w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku to system realizowanych procedur oraz nastawienie kierownictwa i pracowników.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 12/2016. Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku z dnia r. w sprawie zasad prowadzenia i procedur kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku 1 W celu wdrożenia Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku ustala się zasady prowadzenia oraz procedury kontroli zarządczej na podstawie art. 69 ust.1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 2 Kontrola zarządcza w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku to system realizowanych procedur oraz nastawienie kierownictwa i pracowników. Rozdział I. Środowisko wewnętrzne. 3 ZASADY ETYCZNE Zasady etyczne dla pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku określa Kodeks Etyki pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 4 KOMPETENCJE ZAWODOWE 1. W Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku zatrudniane są wyłącznie osoby posiadające stosowną wiedzę, umiejętności i doświadczenie. 2. Zasady zatrudniania w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku określają przepisy ustawy o bibliotekach i wewnętrzne Zarządzenie Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku w sprawie Regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku. 3. Rozwój kompetencji zawodowych odbywa się poprzez szkolenia pracowników. 5 STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1. Strukturę organizacyjną określa Regulamin organizacyjny Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. Zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych są dostępne dla każdego pracownika jednostki w Załączniku Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku ZAKRES DZIAŁANIA BIBLIOTEKI. Uszczegółowienie Regulaminu Organizacyjnego Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku stanowią opisy stanowisk pracy i zakresy czynności poszczególnych pracowników. 2. Kierownik Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku dąży do dostosowania dokumentów, o których mowa w ust.1, do obowiązujących przepisów, celów i zadań. W przypadku zmiany zadań, wynikającej ze zmiany przepisów prawa lub celów jednostki, powyższe dokumenty winny być niezwłocznie aktualizowane na wniosek pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej. 3. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad przygotowaniem aktualizacji dokumentów wymienionych w pkt 1 jest kierownik biblioteki. 6 DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ 1. Poszczególni pracownicy posiadają zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawienia. 2. Powierzenie uprawnień lub obowiązków w zakresie gospodarki finansowej lub majątkowej dokonywane jest wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzane podpisem pracownika

2 przyjmującego te uprawnienia i obowiązki na zasadach określonych w art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 3. Ponadto kierownik biblioteki może pisemnie upoważnić imiennie określonego pracownika do wykonywania określonych czynności lub podpisywania określonych dokumentów. W Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku prowadzi się rejestr ww. upoważnień i pełnomocnictw. Rozdział II. Cele i zarządzanie ryzykiem 7 MISJA, CELE, ZADANIA 1. Misję Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku określono w statucie. 2. Cele i zadania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku określone są w statucie dla całokształtu działalności placówek bibliotecznych. Dodatkowo na każdy rok określane są cele i zadania w bieżącym roku w formie pisemnej. 3. Określenie celów może mieć postać: 1. rocznego planu, 2. preliminarza, 3. zestawienia, 4. programu, 5. planu wieloletniego, 6. strategii. 4. Dokumenty określone w ust.2 oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów. 5. Cele i zadania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku określone są ponadto w: 1) przepisach prawa, 2) planach finansowych. 8 MIERNIKI OSIĄGNIĘCIA CELÓW 1. Do dnia 31 stycznia zostanie przygotowany wykaz określonych zgodnie z zasadami opisanymi w 7 celów priorytetowych wraz z proponowanymi miernikami osiągnięcia celów oraz częstotliwością dokonywania oceny. Wykaz celów i zadań musi być spójny z celami i zadaniami wyznaczonymi przez JST w ramach kontroli zarządczej II poziomu. 9 IDENTYFIKACJA I ANALIZA RYZYKA 1. W Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku sporządza się dokumentację będącą wynikiem identyfikacji i analizy ryzyka. 2. Przy identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka o charakterze finansowym i niefinansowym. 3. Ocena zidentyfikowanego ryzyka dokonywana jest nie rzadziej niż raz do roku. Z dokonanej oceny ryzyka sporządza się protokół. Protokół zawiera także proponowane sposoby reakcji na ryzyko. Rozdział III. Informacja i komunikacja 10 INFORMAJA I KOMUNIKACJA 1. W obrębie struktury organizacyjnej jednostki funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania informacji: 1) narady, odbywające się w miarę potrzeb. Uczestnikami narad są pracownicy biblioteki, których

3 obecność jest niezbędna lub pożądana; 2) umieszczanie na tablicy ogłoszeń, serwerze i stronie internetowej, 3) przekazywanie w formie pisemnej, 4) polecenia przełożonego. 2. Cele i zadania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku na dany rok komunikuje się pracownikom w następujący sposób: 1) ustnie w trakcie narad i spotkań 2) poprzez przekazanie zatwierdzonego dokumentu pracownikom komórek organizacyjnych zobowiązanych do współdziałania przy osiągnięciu danego celu. 3. Do obowiązków wszystkich pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku należy przekazywanie niezbędnych informacji innym pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym mającym wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań. Rozdział IV. Mechanizmy kontroli. 11 DOKUMENTACJA SYSTEMU KONTROLI W TYM DOTYCZĄCE OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH 1. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej obejmująca wszystkie procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, a także inne dokumenty jest dostępna dla wszystkich pracowników w formie pliku komputerowego na stronie BIP biblioteki. Zasady aktualizacji procedur określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Mechanizmy kontroli zapewniają, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje finansowe zatwierdzone przez odpowiednie organy i osoby. 3. Zestawienie kluczowych obowiązków dotyczących prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych lub gospodarczych, które muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników określają przyjęte do stosowania zasady rachunkowości w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku wprowadzone odrębnym zarządzeniem. 4. Elementem systemu kontroli zarządczej są także: a) zasady używania samochodów prywatnych do celów służbowych, b) zasady wynagradzania pracowników, c) zasady zawierania i ewidencjonowania umów i porozumień, d) regulamin pracy, e) zasady przeprowadzania inwentaryzacji, f) zasady zatrudniania pracowników i ich oceny, j) inne zasady ustalone zarządzeniami wewnętrznymi. 5.Wykaz obowiązujących w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku procedur kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 12 NADZÓR, CIĄGŁOŚĆ DZIAŁALNOŚCI I OCHRONA ZASOBÓW 1.Kierownictwo Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku prowadzi nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2. W zakresie swojej działalności komórki organizacyjne podejmują działania zmierzające do zapewnienia ciągłości działalności jednostki poprzez w szczególności: 1. ubezpieczenie majątku, 2. analizowanie zawartych umów i wnioskowanie o zawarcie nowych, 3. ochronę mienia i jego wykorzystanie zgodne z zasadami prawidłowej gospodarki, 4. ochronę dostępu do informacji, 5. zabezpieczenie pracownikom bezpiecznych warunków pracy. 13 MECHANIZMY KONTROLI SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH 1. Do mechanizmów kontroli systemów informatycznych należą:

4 obowiązek zabezpieczenia hasłem komputerów i szczególnie istotnych plików, sporządzanie kopii bezpieczeństwa, dostęp do poszczególnych elementów systemu tylko upoważnionych pracowników (bazy danych, dane księgowe itp.) ograniczenie możliwości kopiowania informacji i instalowania prywatnego oprogramowania na komputerach służbowych, absolutny zakaz używania oprogramowania bez ważnej licencji. 2. Nadzór nad przestrzeganiem powyższych zasad realizują pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. Rozdział V. Monitorowanie i ocena systemu Kierownictwo monitoruje na bieżąco system kontroli zarządczej i dokonuje analizy, czy system ten działa skutecznie. 2.Samoocena systemu kontroli zarządczej w danym roku jest dokonywana w formie narad kierownictwa i pracowników odbywających się w styczniu każdego roku. 3.Wzór notatki służbowej z samooceny kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 3 do niniejszych zasad. Rozdział VI. Przepisy końcowe Wykonanie zarządzenia powierza się wszystkim pracownikom Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 2. Pracownicy zatrudnieni w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku pisemnie potwierdzają fakt zapoznania się z niniejszym zarządzeniem. 16 Traci moc Zarządzenie nr 10/2010 Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku z dnia w sprawie: wprowadzenia Zasad Kontroli Zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

5 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 12/2016 z dnia Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku w sprawie zasad prowadzenia i procedur kontroli zarządczej Tryb dokonywania opracowywania i aktualizacji procedur kontroli zarządczej 1 Procedury kontroli zarządczej wprowadzane są w formie pisemnej, zarządzeniem Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku Wniosek o opracowanie, aktualizację i wdrożenie procedury kontroli zarządczej wraz z uzasadnieniem składają: 1) pracownik, 2) Główny Księgowy, 2. Po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w ust.1, kierownik jednostki, jeżeli uzna wniosek za uzasadniony, przygotowuje stosowne zarządzenie. 3 Aktualizacja procedur kontroli zarządczej następuje w następujących przypadkach: 1) zmiana stanu prawnego, 2) konieczność ograniczenia ryzyka (w szczególności po dokonaniu analizy ryzyka).

6 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 12/2016 z dnia Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku w sprawie zasad prowadzenia i procedur kontroli zarządczej Wykaz procedur kontroli zarządczej I. Według zasady zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi: 1. Statut Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 2. Instrukcja kancelaryjna Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 3. Instrukcja archiwalna Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 4. Instrukcja zasad prowadzenia rachunkowości w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 6. Zakładowy plan kont w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 7. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 8. Rejestr faktur wpływających do Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 9. Regulamin kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku. 10. Regulamin udzielania zamówień publicznych do 30 tys. Euro w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 11. Rejestr zamówień publicznych w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. II. III. Według zasady skuteczności i efektywności działania: 1. Regulamin organizacyjny Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 2. Powierzenie obowiązków i odpowiedzialności z zakresu rachunkowości głównej księgowej. 3. Zakresy czynności pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 4. Regulamin wynagradzania w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 5. Plan rozwoju Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 6. Ewidencja czasu pracy w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku: listy obecności, karty urlopów. 7. Ewidencja delegacji w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 8. Zasady naboru na stanowisko urzędnicze. Według zasady wiarygodności sprawozdań: Sprawozdania sporządzane wg określonych wzorów. IV. Według zasady ochrony zasobów: 1. Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych wraz z instrukcją

7 zarządzania systemem informatycznym w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 2. Upoważnienie pracowników do przetwarzania danych osobowych zgodnie z Polityką bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych wraz z instrukcją zarzadzania systemem informatycznym w GBP w Przyłęku. 3. Oświadczenia pracowników zobowiązujące do odpowiedzialności i dbałości o minie Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 4. Instrukcja inwentaryzacyjna w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku. 5. Ewidencja zbiorów: inwentarze księgozbioru, ewidencja wypożyczeń, katalogi, regulaminy wypożyczalni. 6. Kartoteka czytelników ochrona nieuprawnionego dostępu. 7. Inwentarze wyposażenia sprzętu. 8. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych. V. Według zasady przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania: 1. Kodeks Etyki w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku. 2. Rejestr skarg i wniosków VI. Według zasady efektywności i skuteczności przepływu informacji: 1. BIP wprowadzanie informacji wg określonych prawnie zasad. 2. Podawanie do wiadomości i stosowania pracownikom obowiązujących przepisów. VII. Według zasady zarządzania ryzykiem: 1. Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku. 2. Procedury dotyczące identyfikacji i szacowania ryzyka w Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku.

8 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 12/2016 z dnia Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Przyłęku w sprawie zasad prowadzenia i procedur kontroli zarządczej Notatka służbowa z narady Kierownictwa i pracowników w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku dotyczącej Samooceny kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku w roku.. W dniu stycznia r. Kierownictwo w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku oceniło funkcjonowanie kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku. Samooceny dokonano na podstawie informacji otrzymanych w toku bieżącej działalności jednostki od wszystkich pracowników na przestrzeni całego roku, którego dotyczyła. Samoocena obejmowała przede wszystkim te obszary działalności w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku. które służyły realizacji kluczowych dla jednostki celów i zadań. W toku narady wypełniono następującą ankietę: L.p. ZAKRES TAK NIE TRUDNO OCENIĆ 1 Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 2 Czy pracownicy jednostki biorą udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 3 Czy w jednostce zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 4 Czy dokonywana jest okresowa ocena pracy (w dowolnej formie) pracowników w jednostce? 5 Czy pracownicy jednostki posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 6 Czy istniejące w jednostce procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? 7 Czy struktura organizacyjna jednostki jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 8 Czy struktura organizacyjna jednostki UWAGI

9 jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 9 Czy został określony ogólny cel istnienia jednostki np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? 10 Czy w jednostce zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako arkusz celów i zadań, plan pracy, plan działalności itp.)? 11 Czy cele i zadania jednostki na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? 12 Czy w jednostce na bieżąco monitorowany jest stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 13 Czy w jednostce w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań? 14 Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 15 Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań jednostki? 16 Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? 17 Czy w jednostce zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? 18 Czy pracownicy jednostki zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 19 Czy w jednostce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? 20 Czy istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz jednostki?

10 21 Czy w jednostce funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań? 22 Czy pracownicy w jednostce zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? Wnioski: 1. w Gminnej Bibliotece Publicznej w Przyłęku funkcjonuje adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza zgodna z przepisami ustawy o finansach publicznych oraz wytycznymi Ministra Finansów, 2. w jednostce zidentyfikowano/nie zidentyfikowano następujące ryzyka, słabości kontroli zarządczej: a. b. c. 3. zaproponowano następujące działania naprawcze: a. b. c. Podpisy osób biorących udział w naradzie: Notatkę sporządził: