POLO, OMEGA, QUATRO (wersja 4.5) Podręcznik Użytkownika River Spółka Jawna 30-133 Kraków, ul. Juliusza Lea 210 B; tel. (0-12)638-66-55, fax. (0-12)636-97-36, www.aktyn.pl
Opracowanie Instrukcji Obsługi : Robert Walaszczyk 2 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
Spis treści GŁÓWNE MENU PROGRAMU...13 SPRZEDAŻ...16 Prowadzenie sprzedaży...17 Wybór towaru...18 Dokumenty sprzedaży...25 Ustalanie płatności...30 Zaokrąglenie ceny oraz rabat...33 Zakończenie sprzedaży...33 Sprzedaż na podstawie cennika ( niemagazynowa )...34 Sprzedaż niemagazynowa: faktury, rachunki i paragony bez rozchodu towaru...35 Zmiana trybu pracy podczas wystawiania dokumentu...35 Aktualizacja magazynu...36 Ułatwienia przy sprzedaży...38 Zmiana sposobu sortowania towarów i kontrahentów...38 Dodatkowe informacje o towarze...38 Bilans płatniczy z kontrahentem...39 Rabat przypisany do odbiorcy...40 Kilku sprzedawców przy jednym komputerze...41 Blokowanie sprzedaży...42 Sprzedaż na podstawie zamówienia...45 Sprzedaż na podstawie dokumentu źródłowego...46 Fakturowanie sumarycznej sprzedaży z dłuższego okresu...47 Sprzedaż towaru zamówionego przez klienta...48 Faktura do paragonu fiskalnego...48 Ewidencja całej sprzedaży na drukarce fiskalnej...49 Przegląd dokumentów sprzedaży...50 Firmy rejestrujące na urządzeniach fiskalnych tylko sprzedaż detaliczną...50 Firmy rejestrujące całą sprzedaż na urządzeniach fiskalnych...51 Firmy nie stosujące urządzeń fiskalnych...52 Fiskalizacja paragonów wystawionych na stanowiskach sprzedaży...53 Dokumenty WZ...54 Prawidłowa instalacja programu...54 Ustawienia w konfiguracji programu...55 Wydanie dokumentu WZ...56 Sprzedaż na podstawie WZ...57 Specyfika dokumentów wystawionych na podstawie WZ...58 Korekta dokumentu WZ...58 Drukowanie archiwalnych dokumentów WZ...59 Raporty ze sprzedaży...59 Raporty z dostaw...62 Informacje wstępne 3
Eksport danych do innych programów...63 Korekta dokumentu sprzedaży...63 Nagłówek dokumentu korygującego...66 Lista towarów zwrot...66 Lista towarów korekta wartościowa...68 Płatność za dokument korygujący...68 Korekta paragonu...69 Poprawy...69 Wydruki archiwalne...72 Zestawienie towarów do wydania z magazynu...73 Zestawienie do konkretnego dokumentu sprzedaży...73 Zbiorcze zestawienie towarów z kilku dokumentów...73 Lista towarowa - zestawienie dla wybranych towarów...74 Drukowanie zestawienia na drukarce magazynowej...75 Informacje o sprzedaży podgląd ostatnich transakcji...75 Aktualizacja danych...75 Informacja o sprzedaży dla kontrahenta...76 Informacja o sprzedaży towaru...76 Sprzedaż detaliczna kasy, drukarki fiskalne, skanery kodów kreskowych...76 Komputer w roli kasy drukarki fiskalne...77 Dla sklepów: kasy fiskalne i program Fiskas...78 Sprzedaż z użyciem skanera kodów kreskowych...79 OPERACJE KASOWE...80 Prezentowanie kwot przychodów i wydatków...80 Rozliczenia gotówkowe - dokumenty KP i KW...81 Szczególne przypadki wystawiania dokumentów KP i KW...84 Zaliczki...84 Wydanie zaliczki...85 Lista zaliczek...85 Rozliczenie zaliczki gotówkowej...86 Rozliczenie zaliczki wydanej czekiem...87 Zbiorcze rozliczanie zaliczek...88 Rozrachunki, czyli zobowiązania i należności...89 Różne typy rozrachunków...89 Lista rozrachunków...91 Zaznaczanie wg maski...92 Usuwanie zaznaczeń wg maski...94 Bilans - aktualny stan rozrachunków...94 Informacja o odsetkach za przeterminowane płatności...95 Zmiana parametrów płatności...96 Rozliczanie zobowiązań lub należności...97 Zbiorcze rozliczanie zobowiązań lub należności...98 Drukowanie polecenia przelewu...99 4 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
Eksport danych do programu EdiCash...100 Wezwanie do zapłaty...100 Kompensata...101 Sposób przeprowadzenia kompensaty...101 Warunki prawidłowej kompensaty...102 Kasowanie kompensaty...103 Wspólna lista rozrachunków...103 Usuwanie dokumentów kasowych...108 Kasowanie dokumentów...109 Kasowanie operacji bezdokumentowych...109 Przegląd operacji kasowych...111 Wydruki archiwalne...112 Historia płatności...113 Rozrachunki rozliczone...114 Automatyczna blokada kontrahenta...115 PRZYJĘCIE TOWARU...117 Sposoby przyjęcia towaru na PZ...118 Przyjęcie towarów z jednoczesną rejestracją faktur...119 Nagłówek dokumentu PZ...120 Lista dokumentów...121 Towary...128 Import listy towarów z kolektora danych...131 Uzgodnienie cen aktualizacja cennika...131 Towary, produkty i koszty...132 Kalkulacja dodatkowych kosztów...133 Wydruk...135 Efekty przyjęcia pełnej dostawy...136 Dostawa na raty, czyli dokumenty i towary otrzymujemy oddzielnie...136 1. Dostawa niefakturowana otrzymujemy transport towaru, czekamy na dokumenty...136 2. Towary w drodze dostarczono nam tylko dokumenty...137 3. Dokumenty są już zarejestrowane, otrzymujemy wreszcie towary...138 Jak zarejestrować fakturę za transport?...139 Połączenie dostaw...140 Rozliczenie połączonej dostawy...141 Przyjęcie towarów i rejestracja faktur RR...142 Typy dostaw podsumowanie...144 Przyjęcie towaru na przesunięcie wewnętrzne (PP)...145 Przyjęcie zwrotu korekta faktury (KF)...148 Inne operacje...150 Korekta dostawy...150 Poprawy...156 Wydruki archiwalne...158 Informacje wstępne 5
PRZESUNIĘCIE WEWNĘTRZNE...160 Przesunięcie wewnętrzne...160 Drukowanie dokumentu PW - pełne czy skrócone?...163 Przesunięcie ręczne czy automatyczne?...164 Rozchód wewnętrzny...166 Poprawy...166 Wydruki archiwalne...167 PRODUKCJA...169 Receptury...169 Definiowanie receptury...170 Dane niezbędne w recepturze produkcji...172 Dane niezbędne w recepturze dekompletacji...172 Produkcja...172 Produkcja zgodna z recepturą...174 Produkcja z modyfikacją receptury...176 Dekompletacja...177 Dekompletacja zgodna z recepturą...177 Dekompletacja według zmodyfikowanej receptury...179 Kasowanie dokumentów...180 Wydruki archiwalne...181 ZAMÓWIENIA...182 Przyjęcie zamówienia od klienta...182 Dodanie nowego zamówienia...182 Przegląd listy zamówień...186 Rezerwacja zamówionych towarów...186 Modyfikacja zamówień...189 Realizacja zamówienia i jego status...190 Archiwum zamówień...191 PRZECENA...192 Zanim przystąpimy do przeceny......192 Przecena...193 Przeglądamy listę towarów...193 Przeceniamy pojedynczy towar...195 Zaznaczamy towary do przeceny...196 Wstępne przeliczenie cen...198 Ujednolicenie aktualnych cen...201 Przecena na raty...202 Ostatnie poprawki...202 Zatwierdzenie przeceny...203 Aktualizacja cennika...204 Wydruki archiwalne...204 Edytor grup...204 Definiujemy nowy podział na grupy...204 6 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
Sporządzamy listę towarów...205 Tworzymy listę grup towarowych...207 Przypisujemy towary do grup...207 Zaznaczanie towarów...208 RAPORTY...210 Parametry oraz listy wyboru dostępne przy tworzeniu raportów...211 Kartoteki...212 Kartoteka kontrahentów...212 Kartoteka towarów...213 Kartoteka receptur...215 Raporty o aktualnych stanach...215 Magazyn...216 Stan kasy...220 Stan rozrachunków...220 Zaliczki...223 Zamówienia...225 Transakcje...226 Dokumenty...227 Towary...231 Płatności...237 Odchylenia...240 Raporty kasowe...242 Raport kasowy gotówkowy...242 Raport kasowy czekowy...243 Raport kasowy bankowy...243 Raport kasowy ze zmian parametrów...243 VAT...244 Rozliczenia VAT...245 Ewidencje VAT...246 Cenniki...247 Cennik z kartoteki...248 Z magazynu...249 Standardy i ostatnie ustawienie gotowe wzorce raportów...250 Raporty z zaznaczaniem a praca w sieci...250 KONFIGURACJA...252 Ustawienia podstawowe...252 Dane firmy...253 Stawki VAT...254 Konfiguracja wydruków...255 Prefiksy i nazwy dokumentów...259 Konfiguracja sprzedaży...259 Konfiguracja dostawy...264 Inne...265 Informacje wstępne 7
Odsetki...271 Periody...273 Aktualizacja programu...273 Definiowanie drukarki...274 Dodatkowe ustawienia...276 Dodatkowa informacja tekstowa na fakturze...276 Zmiana standardu polskich znaków na drukarce...276 Katalog roboczy z plikami tymczasowymi...277 Jakie czynności należy wykonać po wprowadzeniu nowej stawki VAT?...277 1. Aktualizacja listy podatków (zmiana konfiguracji)...278 2. Przecena towarów w magazynie...280 3. Zmiany w cenniku (katalogu towarów)...280 4. Zmiana stawek podatku VAT w drukarce fiskalnej...281 5. Zmiany w pozostałych cennikach...283 6. Zmiana stawek VAT w konfiguracji programu Fiskas...283 7. Zmiana stawek VAT w pamięci kasy fiskalnej...283 8. Przyporządkowanie stawek VAT w programie Fiskas do stawek VAT zaprogramowanych w kasie...283 9. Zdefiniowanie stawek VAT dla poszczególnych działów...284 Cały obrót gotówką rejestrowany za pomocą dokumentów KP i KW...284 Wspólna lista rozrachunków...285 Aktyn w systemie Windows95...288 Drukarka sieciowa w systemie Windows95...291 UŻYTKOWNICY...293 Rejestracja - pierwsza czynność po uruchomieniu programu...293 Przegląd listy użytkowników i ustalenie ich uprawnień...294 Szczegółowe uprawnienia użytkowników...296 Zmiana hasła...302 Wyrejestrowanie...303 INWENTARYZACJA...304 Kolejność czynności podczas Inwentaryzacji...304 Arkusz spisu z natury rozpoczynamy kontrolę...305 Inwentaryzacja...305 Sposób wyświetlania listy towarów...306 Brak towaru w magazynie...308 Brak towaru w ewidencji komputerowej...308 Ilość towaru w ewidencji niezgodna ze stanem faktycznym...309 Ilość i wartość towaru w magazynie...309 Zatwierdzenie gotowej listy...311 Ponowne uruchomienie programu (inwentaryzacja na raty )...311 Kasowanie inwentaryzacji...312 Wydruki archiwalne...313 Dokumenty generowane przez program...313 8 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
Komunikacja z kolektorami danych Optikon, Denso, ScanPal...314 DODATKI...317 Poruszanie się po katalogach...318 Poszukiwanie kontrahenta na podstawie sekwencji znaków...319 Kontrahenci...321 Automatyczne przydzielenie rabatu...325 Karty stałego klienta...326 Katalog towarów (cennik)...328 Konstruowanie kodu towaru...328 Edycja katalogu towarów (cennika)...330 Kontrola poprawności kodów EAN...333 Towary, koszty, produkty i usługi, czyli typy towarów...334 Wyszukiwanie starych towarów...336 Zmiana podatku VAT...336 Zaznaczanie towarów w cenniku, których cena została zmieniona automatycznie...337 Stanowiska...337 Tabela rabatów...340 Uzgodnienie cen...342 Odtwarzanie kluczy...344 Kasowanie plików...346 Odlokowywanie plików...347 Remanent początkowy...349 Mazanie WSK...349 Obliczanie limitów...349 Magazyn...350 Grupy...351 Zaawansowany system rabatów...352 Automatyczne przydzielenie rabatu...352 Tabela rabatów na podstawie kodu...352 Tabela rabatów na podstawie działu...354 Tabela rabatów na podstawie pliku...355 Jak program uczy się tabeli rabatów?...357 Uwaga na sumowanie się rabatów!...358 WSPÓŁPRACA Z KASĄ...360 Import sprzedaży z Fiskas-a...361 Import transakcji...361 Niezgodności podczas importu...363 Kasa rejestruje sprzedaż z jednego magazynu...364 Kasa rejestruje sprzedaż z różnych magazynów....365 14 ARCHIWIZACJA DANYCH...366 Kopiowanie danych...366 Które dane umieścić w archiwum?...366 Informacje wstępne 9
Gdzie i w jaki sposób zapisać kopię danych?...367 Weryfikacja archiwum i kasowanie starych danych...369 Jak zorganizować archiwum?...370 Odtwarzanie danych...370 Odtwarzanie danych z dłuższego okresu...372 15 ZMIANA STANOWISKA...373 16 NARZĘDZIA...374 Ustalenie listy programów narzędziowych...374 Jak wykorzystywać NARZĘDZIA?...374 Dodatkowe raporty...375 Ewidencja VAT zakupów w cenach detalicznych...376 Rankingi sprzedaży...376 Raport z nadmiernych rabatów...377 Raport ze sprzedaży wg dostawców...378 Raport dotyczący towarów zalegających w magazynie...378 Raport dotyczący towarów zarezerwowanych...379 Harmonogram rozrachunków...380 Konfiguracja raportów różnych...381 Magazyn Archiwalny...382 Jak korzystać z programu?...382 Zapisywanie raportu w pliku tekstowym...384 Magazyn Archiwalny a przeceny bezdokumentowe...385 Magazyn Archiwalny jako test spójności danych...385 Wystawianie faktur eksportowych...386 Raporty dbase...387 Jak przygotować program do pracy?...387 Jak korzystać z programu?...387 Tworzenie struktury raportów - wykorzystanie parsera...391 Struktura pliku dbf...392 Eksport i Import...397 Jak zorganizować pracę, aby uniknąć błędów?...397 Praca programów w sieci...398 Dla początkujących: Jak w prosty sposób przenieść dane?...399 Program Eksport...400 Program Import...407 Szczególne przypadki wykorzystania programu...414 Edytor kodów...415 Jak korzystać z edytora kodów?...415 Zamiana istniejących kodów...416 Zmiana danych...417 Wyświetlanie i zaznaczanie...417 Zatwierdzenie wprowadzonych zmian...417 Dodanie brakujących pozycji...420 10 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
Ponowne uruchomienie programu (zamiana kodów na raty )...422 Raport...422 Eksport i import zamiana kodów na kilku komputerach (nie połączonych w sieć)...423 Krok pierwszy: zamiana danych i przygotowanie dyskietki...424 Krok drugi: przyjęcie importu na komputerze docelowym...425 Krok trzeci: zamiana kodów na podstawie zaimportowanego pliku...426 Wpływ zamiany kodów na programy współpracujące z Aktynem...426 INFORMACJA O AKTUALNYM STANIE SYSTEMU...429 Dane systemowe...429 Informacje o stanowisku...430 Najważniejsze liczby...430 Stan magazynu...431 Wersja programu...432 DODATKOWE INFORMACJE...433 Poszukiwanie nie wykorzystanych numerów dokumentów...433 DODATEK 1: KALKULATOR...435 Jak posługiwać się kalkulatorem?...435 Kalkulator stale w pamięci...436 Pomoc...437 Zaawansowane opcje (wybór pamięci)...438 DODATEK 2: AUTORYZACJA PRZEZ TELEFON...439 Etap pierwszy: złożenie zamówienia...440 Dalsze czynności (dyskietka autoryzacyjna)...441 Dalsze czynności (klucz sprzętowy)...444 DODATEK 3: PRZELEWY...446 Przygotowanie do drukowania przelewów...446 Sposób użycia programu...447 Informacje wstępne 11
12 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
GŁÓWNE MENU PROGRAMU Aby uruchomić program, należy: r przejść do katalogu AKTYN30 i wywołać program przez wpisanie: aktyn [Enter] (lub skorzystać ze skrótu Windows); r wpisać swój identyfikator i hasło (jeśli pomylimy się, musimy wpisać je jeszcze raz, tym razem poprawnie); na początku program zna tylko jednego użytkownika. Posiada on identyfikator NADZORCA i puste hasło. r sprawdzić, czy data pamiętana przez komputer jest poprawna (w razie potrzeby wpisać właściwą) oraz zdecydować, czy chcemy pracować zgodnie z konfiguracją zapisaną na dysku (jeśli NIE, przystępujemy automatycznie do jej zmiany). Po udzieleniu odpowiedzi na ostatnie pytanie program wyświetla główne menu różne dla poszczególnych wersji programu. Niezależnie jednak od posiadanej wersji, w Konfiguracji programu możemy ustalić, która postać menu (właściwa dla wersji UNO, POLO czy OMEGA) ma być wyświetlana. w wersji POLO 1 - Sprzedaż 2 - Operacje kasowe 3 - Przyjęcie towaru 4 - Przesunięcia 6 - Zamówienia 7 - Przecena 8 - Raporty 9 - Konfiguracja U - Użytkownicy D - Dodatki F - Współpraca z kasą A - Archiwizacja danych N - Narzędzia K - Koniec Informacje wstępne 13
w wersji OMEGA i QUATRO: 1 - Sprzedaż 2 - Operacje kasowe 3 - Przyjęcie towaru 4 - Przesunięcia 5 - Produkcja 6 - Zamówienia 7 - Przecena 8 - Raporty 9 - Konfiguracja U - Użytkownicy D - Dodatki F - Współpraca z kasą A - Archiwizacja danych Z - Zmiana stanowiska N - Narzędzia K - Koniec Możemy w nim znaleźć: 1. Sprzedaż. (moduł przeznaczony dla sprzedawcy); sprzedaż towarów, przyjmowanie zwrotów od klientów (z wystawieniem dokumentów korygujących), drukowanie archiwalnych dokumentów sprzedaży (faktur, rachunków i paragonów). Możliwość wystawienia faktury na podstawie wcześniejszego zamówienia. 2. Operacje kasowe. Przyjmowanie płatności na dokument KP, wydawanie gotówki z wystawieniem dokumentu KW, obsługa zaliczek. Kontrola stanu rozrachunków (należności i zobowiązań firmy) oraz ich realizacja. 3. Przyjęcie towaru. Przyjmowanie dostaw towaru z możliwością uwzględnienia dodatkowych kosztów, ustalanie form i terminów płatności. Przyjęcie PZ towarowego (tylko przyjęcie towarów do magazynu) lub dokumentowego (dla towarów w drodze ). Połączenie obu typów PZ, w celu obliczenia faktycznej ceny nabycia towaru. Przyjęcie przesunięcia towaru z innego stanowiska. Przyjmowanie zwrotów towaru sprzedanego przed wprowadzeniem programu AKTYN. Zwroty dostaw. 14 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
4. Przesunięcie. Wydanie towaru w ramach przesunięcia wewnętrznego lub zużycie towaru w ramach rozchodu wewnętrznego. 5. Produkcja. Składanie produktów z elementów znajdujących się w magazynie. Dekompletacja, czyli rozkładanie złożonych produktów na elementy. 6. Zamówienia. Przyjmowanie zamówień od klientów. 7. Przecena. Zmiana cen sprzedaży obowiązujących na aktualnym stanowisku. Wprowadzanie informacji o ewentualnych zmianach stawek podatkowych. 8. Raporty. Drukowanie raportów z działalności firmy, tj. raportów ze sprzedaży, z dostaw (z możliwością wyboru pewnej grupy kontrahentów lub towarów) oraz przesunięć wewnętrznych. Sporządzanie raportów kasowych i raportów o stanie magazynu. Ewidencja zakupów i sprzedaży VAT oraz rozliczenia podatku VAT. Drukowanie cenników oraz katalogów towarów i kontrahentów. Drukowanie aktualnego stanu zobowiązań i należności. 9. Konfiguracja. Ustalanie priorytetów (praw użytkowników do poszczególnych modułów programu), standardu polskich znaków. Definiowanie informacji drukowanych na dokumentach i stosowanych w nich zaokrągleń. Organizacja drukowania i zapisu danych na dysku. Nazwy drukowanych dokumentów. U - Użytkownicy. Spis użytkowników uprawnionych do korzystania z programu, ustalenie ich szczegółowych uprawnień. D - Dodatki. Katalogi towarów i kontrahentów. Remanent początkowy. Funkcje awaryjne. F - Współpraca z kasą. Współdziałanie Aktyna z elektroniczną kasą rejestrującą (fiskalną): przygotowanie cennika na podstawie katalogu towarów lub aktualnego stanu magazynu, import danych o dokonanej sprzedaży (kontrola stanu magazynu). Sporządzanie raportów o zaimportowanej sprzedaży. A - Archiwizacja danych. Kopiowanie danych na dyskietki archiwalne. Z - Zmiana stanowiska. Zmiana obsługiwanego aktualnie stanowiska (magazynu i kasy). Lista stanowisk obsługiwanych przez program. N - Narzędzia. Dostęp do dołączonych uprzednio dodatkowych programów wspomagających pracę w systemie. K - Koniec. Zakończenie pracy z programem. Informacje wstępne 15
SPRZEDAŻ Podstawową i najczęściej wykorzystywaną funkcją programu jest rejestracja sprzedaży towarów. Sprawna i szybka obsługa klienta jest rzeczą szczególnie ważną, dlatego w tej części programu znalazły się wszystkie niezbędne funkcje wykorzystywane przez sprzedawcę. Menu modułu sprzedaży zawiera więc następujące opcje: 1 - Sprzedaż na FA (faktury) 2 - Sprzedaż na PA (paragony) 3 - Sprzedaż na RA 4 - RA, RF do paragonu 5 - FA do paragonu 6 - Wydanie towarów na WZ 7 - Inne operacje A - Aktualizacja magazynu Z - Zmiana stanowiska N - Narzędzia K - Koniec Pierwsze trzy opcje prowadzą nas do tego samego celu: na ekranie ukazuje się lista towarów dostępnych w magazynie. Wstępny wybór dotyczy typu dokumentu sprzedaży, jaki chcemy wystawiać, a jeszcze dokładniej - stosowanego sposobu zaokrąglania cen. Nie oznacza to, że po wybraniu opcji Sprzedaż FA nie możemy wystawić paragonu! Jak okaże się za chwilę, ewentualna rezygnacja z faktury na rzecz paragonu (lub odwrotnie) jest błyskawiczna, a w żadnym wypadku nie wymaga powtórnego wypełniania listy towarów. Przy pomocy opcji RA, RF do paragonu możemy wystawić dodatkowy dokument potwierdzający dokonanie zakupu na paragon fiskalny (dzieje się tak zwykle w przypadku, gdy sprzedaż detaliczną rejestrujemy na kasie fiskalnej, ale klient prosi nas o wystawienie faktury). Natomiast opcja Faktura do paragonu służy do zamiany paragonu (wystawionego przy pomocy programu lub zarejestrowanego na kasie fiskalnej) na fakturę. Wydanie towarów na WZ (dostępna tylko w wersji Quatro) pozwala rejestrować dokumenty wydania towaru na zewnątrz (bez dokonywania płatności). Inne operacje to wystawianie dokumentów korygujących, poprawy istniejących dokumentów oraz wydruki archiwalne. Możemy ponadto wydrukować zestawienie towarów do wydania z magazynu (na podstawie wcześniej wystawionych dokumentów sprzedaży). Jeśli posługujemy się czytnikiem kodów kreskowych, możemy tu zdefiniować własny standard tzw. kodu wagowego EAN. Dostępna jest także dodatkowa informacja o sprzedaży, czyli tworzona przez Użytkownika lista zarejestrowanych w ostatnim czasie transakcji sprzedaży. W modułach 16 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
sprzedaży fiskalnej dostępna jest tu opcja Aktualizacja programu umożliwiająca wprowadzenie kodu gwarancyjnego (w standardowym module sprzedaży opcja ta nie jest wykorzystywana). Aktualizacja magazynu odnosi się do opisanej na str. 34 sprzedaży niemagazynowej. Polega na uaktualnieniu stanu magazynu na podstawie dokumentów wystawionych w trybie niemagazynowym. Prowadzenie sprzedaży Przed przystąpieniem do sprzedaży wybieramy jedną z opcji Sprzedaż na FA, Sprzedaż na PA lub Sprzedaż na RA. Decydujemy wstępnie, jakie dokumenty sprzedaży chcemy wystawiać. Nie oznacza to jednak, że wybór ten jest ostateczny. Jeżeli np. po wybraniu towarów na paragon klient zmieni zdanie i zażyczy sobie wystawienia faktury wystarczy, że skorzystamy z odpowiedniego klawisza funkcyjnego. Wstępnego wyboru dokumentu sprzedaży dokonujemy po to, aby program zastosował odpowiedni algorytm zaokrąglania wartości towaru (netto i brutto) oraz sposób prezentacji cen. Dalsza kolejność postępowania przy sprzedaży jest analogiczna do kolejności czynności wykonywanych przez sprzedawcę. Procedura sprzedaży składa się bowiem z trzech etapów: r sporządzenie listy towarów; r wprowadzenie danych odbiorcy, zatwierdzenie numeru dokumentu i opatrzenie go ewentualnym komentarzem (w przypadku paragonu nie wprowadzamy danych odbiorcy); r ustalenie sposobu płatności. Przez ustawienie odpowiedniej opcji (Konfiguracja - Inne - Wybór kontrahenta przed listą towarową) możemy zmienić standardową kolejność powyższych czynności. Rozpoczynamy wówczas edycję dokumentu od wypełnienia nagłówka dokumentu, a więc i od wprowadzenia danych kontrahenta. Dzięki temu przed wypełnieniem listy towarowej możemy sprawdzić, czy wybrany klient dokonywał już zakupów w naszej firmie, jaki przyznano mu rabat, czy nie zalega z płatnościami itp. Dodatkowo w wersji Quatro mamy możliwość tworzenia listy rabatowej (zob. str. 337). Możemy z niej korzystać tylko wtedy, gdy wybór kontrahenta następuje przed sporządzeniem listy towarów. Uwaga: Dokumenty sprzedaży (faktury, dokumenty RA oraz paragony) umieszczane są automatycznie w rejestrze sprzedaży VAT. Modyfikacja rejestru sprzedaży po wystawieniu dokumentu jest możliwa jedynie w tym samym dniu na drodze Poprawy tego dokumentu lub wystawienia dokumentu korygującego. Sprzedaż 17
Wybór towaru W górnej części okna widoczna jest informacja, jaki rodzaj dokumentu zostanie wystawiony (np. faktura w cenach brutto). Wybierając towary do sprzedaży będziemy obsługiwać dwa okna (Rys. 1): Sprzedawane towary wybieramy z widocznej w dolnej części ekranu listy. Standardowo jest to lista towarów znajdujących się w magazynie. (W przypadku sprzedaży niemagazynowej wyświetlana jest lista towarów zapisanych w cenniku. Co to jest sprzedaż niemagazynowa zob. str. 35) Rys. 1. W dolnej części ekranu widoczne są towary dostępne w magazynie, towary wybrane do sprzedaży pojawią się na górnej liście. Towary, które wybierzemy do sprzedaży, pojawią się w górnym oknie. W jaki sposób wybieramy towary do sprzedaży? Po wybraniu z menu Sprzedaż jednej z trzech pierwszych opcji na ekranie ujrzymy następującą sytuację (Rys. 2). W górnej części ekranu znajdują się pola Szukaj kodu towaru oraz Szukaj nazwy towaru. A zatem prowadząc sprzedaż możemy szukać interesującego nas towaru korzystając zarówno z kodu towaru jak i z jego nazwy. r W każdej chwili możemy wywołać pełny spis towarów do dolnego okna. Możemy to uczynić przez dwukrotne naciśnięcie [Enter], tzn. zaakceptowanie obu pól pustych. W dolnym oknie pojawi się wówczas spis wszystkich towarów znajdujących się w magazynie. (Jest to najszybszy sposób wywołania listy towarów). 18 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
r Jeśli interesuje nas pewna klasa towarów, wpisujemy pierwszą literę kodu (lub kilka początkowych liter), w zależności od tego, jak wąską grupę towarów chcemy wywołać. Sekwencję kończymy klawiszem [Enter], drugie okno pozostawiamy puste ponownie naciskając [Enter]. W dolnym oknie pojawia się wówczas spis tych towarów, których kod rozpoczyna się od wpisanej sekwencji. Jeżeli w magazynie jest tylko jeden taki towar, zostanie on natychmiast wybrany do wpisania na fakturę lub paragon. r Gdy znamy kod konkretnego towaru, możemy wpisać cały kod i w ten sposób wybrać towar bezpośrednio do wpisania na listę. r Możemy też pozostawić puste pole kodu, posługując się w opisany wyżej sposób polem dotyczącym nazwy towaru. r Istnieje wreszcie możliwość jednoczesnego korzystania z obu pól, np. wpisanie w polu kodu litery K, a w polu nazwy - litery N spowoduje wybranie tych wszystkich towarów, których kod rozpoczyna się od litery K, a nazwa - od litery N. Wybór towaru z listy następuje przy pomocy strzałek oraz klawiszy [PgUp] i [PgDn]. Gdy Rys. 2. Ekran po wybraniu opcji Sprzedaż na FA. wychodzimy poza zasięg okna, spis przewija się w górę lub w dół. Można też posłużyć się polem Szukaj kodu towaru : wpisanie w tym polu pierwszej litery lub cyfry szukanego kodu powoduje natychmiastowe wyszukanie pierwszego towaru, którego kod rozpoczyna się od tego znaku. Wpisanie drugiej - ustawia kursor na pozycji rozpoczynającej się od sekwencji wpisanych przez nas dwóch znaków itd. Po odnalezieniu właściwego towaru akceptujemy wybór klawiszem [Ins] - Pobranie towaru. Jeśli zamiast klawisza [Ins] użyjemy [Enter], to po umieszczeniu towaru na fakturze powrócimy do listy towarów dostępnych w magazynie. Sprzedaż 19
Jeśli wolimy posługiwać się nie kodami, ale nazwami towarów, możemy skorzystać z klawisza [F2] - sortowanie. Zmienimy wówczas sposób wyświetlania towarów: ustawią się one w kolejności alfabetycznej według nazwy. Opisana powyżej metoda poszukiwania towaru przez wpisywanie kolejnych liter odnosi się teraz do nazwy towaru, a nie do kodu. Obok każdego towaru widoczna jest jego cena detaliczna. Klawiszem [F5] - zmiana ceny możemy przełączać cenę widoczną obok nazwy towaru. Dostępne są ceny: r detaliczna (brutto); r hurtowa (brutto); r zakupu (brutto); r nabycia; r detaliczna (netto); r hurtowa (netto); r zakupu (netto). Rys. 3. W oknie znajdują się dokładne informacje dotyczące sprzedawanego towaru. Po wybraniu towaru do sprzedaży ujrzymy okienko zawierające informacje dotyczące danego towaru (Rys. 3). Są to: r kod i nazwa towaru oraz jego numer według PKWiU oraz numer działu, do którego przypisano towar; r archiwalia, czyli nr dokumentu PZ (ewentualnie PP lup KF), na który towar został po raz pierwszy przyjęty do magazynu oraz data wystawienia tego dokumentu; 20 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie
r ilość towaru w magazynie z uwzględnieniem ilości opakowań zbiorczych; r ceny sprzedaży: detaliczną i hurtową; możemy przepisać jedną z nich do pola Cena sprzedaży naciskając odpowiednio klawisz [F4] lub [F5]. Klawisze funkcyjne [F4] i [F5] działają przez cały czas edycji ramki. r informacje o obowiązującym podatku VAT (podpowiadane są ceny i podatek, jaki wpisano na dokument PZ podczas przyjmowania dostawy); r naciskając klawisz [F7] wywołujemy okienko z dodatkowym opisem towaru (możemy tu przechowywać informację o numerach seryjnych, numerach atestów, danych technicznych itp.) r aby udzielić dodatkowego rabatu promocyjnego, korzystamy z klawisza [F8] - rabat. Pojawia się wówczas okienko złożone z jednego pola Rabat, w którym wpisujemy żądaną wartość procentową rabatu. r pod klawiszem [F10] dostępna jest informacja o cenie nabycia towaru czasem jest ona potrzebna przy szczególnych przypadkach udzielania rabatu (klawisz działa tylko wówczas, gdy użytkownik ma prawo do wglądu w ceny nabycia). r po naciśnięciu [Ctrl]+[F2] (nie opisane na ekranie) pojawia się informacja o aktualnie obowiązujących dla danego towaru poziomach zaokrągleń cen odpowiednio ceny sprzedaży netto i brutto. (Jeśli np. poziom ten jest ustalony na 1 zł, to towar który kosztuje 2.88 zł zostanie sprzedany za 3 zł.) Widoczne w ramce zaokrąglenia możemy zmienić, jednak zmiana ta będzie obowiązywać tylko do momentu zakończenia pracy z modułem Sprzedaż. W ramce tej wypełniamy kolejno: r ilość towaru (standardowo podpowiadana jest 1). Wybierając towar do sprzedaży możemy operować ilością towaru w postaci pojedynczych sztuk lub opakowań zbiorczych. Po wpisaniu ilości sztuk aktualizowana jest ilość opakowań zbiorczych i reszta, która nie mieści się w pełnych opakowaniach. Analogicznie po wypełnieniu ilości opakowań i reszty - modyfikuje się ilość pojedynczych sztuk. W polu Ilość można wpisać dowolną liczbę różną od zera, nie większą jednak niż ilość towaru w magazynie. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat: Przekroczona ilość towaru a na fakturę zostanie wpisany cały zapas, jaki posiadamy w magazynie. Może się zdarzyć, że w magazynie znajdują się towary o tym samym kodzie, ale występujące jako oddzielne pozycje (różnią się opisem, ceną, pochodzą z różnych dostaw itp.). Towar jest wybierany do sprzedaży zawsze z tej pozycji, która jest podświetlona. Jeśli zażądamy ilości większej, niż występująca w danej pozycji Sprzedaż 21
brakująca ilość może być automatycznie dobrana z innej. Automatyczne dobieranie jest zależne od ustawienia parametrów w Konfiguracji sprzedaży, (zob. str. 259). O tym, jak towary z różnych dostaw będą prezentowane na wydruku, decyduje opcja Sklejanie towarów i usług na wydruku (zob. Konfiguracja wydruków, str. 255). r cenę sprzedaży (podpowiadana jest ta z cen detaliczna lub hurtowa, netto lub brutto która jest wyświetlana podczas wybierania towarów). Wpisujemy tu tę cenę, jaka pojawi się na dokumencie sprzedaży. W przypadku paragonu lub rachunku uproszczonego jest to cena brutto, w przypadku faktury - cena netto lub brutto, w zależności od rodzaju faktury. r za pomocą strzałek możemy powrócić do położonej wyżej części okna, aby wpisać procentowy rabat, jakiego udzielamy naszemu klientowi. Rabat ten dotyczy tylko konkretnego towaru (o rabacie do całej faktury powiemy w dalszej części). Możemy tu wpisać ujemną wartość, przy czym najpierw wprowadzamy liczbę, a następnie znak. Ujemny rabat oznacza dopłatę (np. rabat 10% oznacza 10% dopłaty). Uwaga: Mamy możliwość udzielenia rabatu w wysokości ułamkowych części procenta (np. rabat 2.41 %). Rabat obliczany jest z dokładnością do setnych części procenta, ale (z uwagi na przejrzystość wydruku), na fakturze drukowana jest wysokość rabatu z dokładnością do dziesiątych części procenta, np. (2.4%). Po wpisaniu rabatu oraz po każdej wprowadzonej zmianie automatycznie modyfikowana jest cena sprzedaży. Uwaga: Rabat, który wpiszemy w ramce dotyczącej pierwszego ze sprzedawanych towarów, będzie podpowiadany przy pobraniu następnego towaru na ten dokument. Zob. też zaawansowany system rabatowy str. 352. Niezależnie od tego po wypełnieniu całej listy towarów możemy udzielić rabatu na całą fakturę. Podpowiedzi pojawiające się w poszczególnych polach ułatwiają szybkie prowadzenie sprzedaży, wymagają bowiem jedynie zaakceptowania klawiszem [Enter]. Sprzedanie jednej sztuki towaru po cenie detalicznej wymaga tylko trzykrotnego naciśnięcia [Enter] lub zaakceptowania całej zawartości okienka przez [Ctrl]+[Enter]. Dodanie kolejnego towaru odbywa się w identyczny sposób. Standardowo, jeżeli towar znajduje się na liście nie możemy go już dopisać (na fakturze nie mogą pojawić się dwie 22 Aktyn 4.5 - Programy wspomagające zarządzanie