1 System ERP jako model zintegrowanego systemu informatycznego



Podobne dokumenty
Spis treści. Wstęp... 11

Karta przedmiotu studiów podyplomowych

PROGRAM STUDIÓW ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA SAP ERP PRZEDMIOT GODZ. ZAGADNIENIA

Informatyzacja przedsiębiorstw. Cel przedsiębiorstwa. Komputery - potrzebne? Systemy zarządzania ZYSK! Metoda: zarządzanie

Cechy systemu MRP II: modułowa budowa, pozwalająca na etapowe wdrażanie, funkcjonalność obejmująca swym zakresem obszary technicznoekonomiczne

Od ERP do ERP czasu rzeczywistego

Systemy ERP. dr inż. Andrzej Macioł

Dane Klienta: Staples Polska Sp. z o.o. Bysewska Gdańsk

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE. stacjonarne. I stopnia III. Leszek Ziora, Tomasz Turek. ogólnoakademicki. kierunkowy

Automatyzacja Procesów Biznesowych. Systemy Informacyjne Przedsiębiorstw

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE WYKŁAD ĆWICZENIA LABORATORIUM PROJEKT SEMINARIUM

Informatyka w logistyce przedsiębiorstw wykład 2

dr inż. Marek Mika ON PAN ul. Wieniawskiego 17/19 tel wew

Planowanie potrzeb materiałowych. prof. PŁ dr hab. inż. A. Szymonik

Zintegrowany System Informatyczny (ZSI)

Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Płocku Instytut Nauk Ekonomicznych KARTA PRZEDMIOTU. Część A

Stacjonarne Wszystkie Katedra Informatyki Stosowanej Dr inż. Marcin Detka. Podstawowy Obowiązkowy Polski Semestr pierwszy. Semestr letni Brak Nie

SAP - zintegrowane systemy informatyczne

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Typy systemów informacyjnych

Wstępne zapytanie ofertowe nr 4/2017

PYTANIA NA EGZAMIN DYPLOMOWY STUDIA II STOPNIA kierunek LOGISTYKA w roku akademickim

Rok akademicki: 2014/2015 Kod: EAR IS-s Punkty ECTS: 4. Kierunek: Automatyka i Robotyka Specjalność: Informatyka w sterowaniu i zarządzaniu

Zintegrowany system informatyczny PROBIT PRO-ZN jest systemem skierowanym do Zarządców Nieruchomości i Wspólnot Mieszkaniowych.

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Zarządzanie Zapasami System informatyczny do monitorowania i planowania zapasów. Dawid Doliński

Zarządzanie procesami i logistyką w przedsiębiorstwie

Liczba godzin Punkty ECTS Sposób zaliczenia. ćwiczenia 30 zaliczenie z oceną. ćwiczenia 30 zaliczenie z oceną

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE INŻYNIERIA PRZESTRZENNA W LOGISTYCE E. Logistyka. Niestacjonarne. I stopnia (inżynierskie) VII. Dr Cezary Stępniak

Spis treści. Wstęp 11

Controlling operacyjny i strategiczny

IFS Applications. Obiekty i komponenty. Architektura. Korzenie IFS Applications. IFS Applications system klasy ERP

Zarządzanie łańcuchem dostaw

Opis szkolenia. Dane o szkoleniu. Program. BDO - informacje o szkoleniu

PROFESJONALNE STUDIUM FINANSÓW DLA MENEDŻERÓW

SZKOLENIE: PRZYGOTOWUJĄCE DO PODJĘCIA PRACY NA STANOWISKU JUNIOR ACCOUNTANT W MIĘDZYNARODOWYCH CENTRACH USŁUG BPO BPO/SSC

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

MADAR. - rozwiązania dla średnich przedsiębiorstw

Zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem

autor: mgr inż. Adam Kolioski wersja z dnia: r. Prezentacja dystrybuowana bezpłatnie, udostępniana do celów dydaktycznych.

Planowanie logistyczne

Łańcuch dostaw Łańcuch logistyczny

Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Płocku Instytut Nauk Ekonomicznych i Informatyki KARTA PRZEDMIOTU. Część A

Nazwa przedmiotu. I. Informacje podstawowe. Wydział: Wydział Zarządzania Kierunek: Rachunkowość i Controlling. Nazwa przedmiotu w j. ang.

...Gospodarka Materiałowa

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE. Logistyka. niestacjonarne. I stopnia (inżynierskie) dr inż. Paula Bajdor. ogólnoakademicki.

Szkolenia dla propagatorów e-gospodarki w systemie zdalnego nauczania. Joanna Wróbel Instytut Logistyki i Magazynowania Warszawa, 19 września 2005 r.

Semestr zimowy Brak Tak

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE RACHUNKOWOŚĆ. LOGISTYKA inżynierskie. niestacjonarne. I stopnia. Patrycja Kokot-Stępień. ogólnoakademicki.

Rachunkowość komputerowa Computer Accounting. Zarządzanie i Inżynieria Produkcji I stopień Ogólnoakademicki

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Moduł Sprzedaż i Dystrybucja SAP ERP Wprowadzenie. Grzegorz Jokiel

LOGISTYKA I-go STOPNIA

Dane Klienta: Staples Polska Sp. z o.o. ul. Bysewska Gdańsk

Firma ACEL J.M. Ciskowscy Sp. K. powstała w 1987 roku w Gdańsku. Obecnie. posiada oddziały w Rumi, Gdyni i Warszawie. Zajmuje się hurtową sprzedażą

Katalog rozwiązań informatycznych dla firm produkcyjnych

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Instrumenty zarządzania łańcuchami dostaw Redakcja naukowa Marek Ciesielski

Wprowadzenie do systemu ERP: CDN XL

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Specjalność PROCESY I PROJEKTY LOGISTYCZNE. Prof. dr hab. Stanisław Nowosielski Katedra Zarządzania Procesami Gospodarczymi

Dane Klienta: ZLP Trokotex Sp. z o.o. ul. Wapienna Toruń.

Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki. Karta przedmiotu. obowiązuje studentów rozpoczynających studia w roku akademickim 2014/2015

Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki. Karta przedmiotu. obowiązuje studentów rozpoczynających studia w roku akademickim 2014/2015

Zarządzanie logistyką w przedsiębiorstwie

29. kwietnia 2013 roku

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Zarządzanie firmą Celem specjalności jest

Logistyka zaopatrzenia Procurement logistics. Transport I stopień Ogólnoakademicki. Studia stacjonarne. Kierunkowy. Obowiązkowy polski Semestr VI

ZAŁOŻENIA. programowo-organizacyjne studiów podyplomowych RACHUNKOWOŚĆ

Spis treści. Istota i przewartościowania pojęcia logistyki. Rozdział 2. Trendy i determinanty rozwoju i zmian w logistyce 42

Nazwa przedmiotu: MODELOWANIE I ANALIZA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH. Modeling and analysis of computer systems Forma studiów: Stacjonarne

Wstęp Część I. Podstawy teoretyczne zintegrowanych systemów zarządzania

Zapytanie ofertowe nr 1/POIG 8.2/2013

Opis szkolenia. Dane o szkoleniu. Program. BDO - informacje o szkoleniu

Spis treści. Wstęp... 9

"ROZWIĄZANIA PEŁNE ŻYCIA. Grupa Sage, Sage w Polsce System Symfonia System zarządzania FORTE ver październik 2009

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE LOGISTYKA PRODUKCJI E. LOGISTYKA (inżynierskie) niestacjonarne. I stopnia. Dr Marta Daroń. ogólnoakademicki.

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE. niestacjonarne. I stopnia. Dariusz Dudek. ogólnoakademicki. pozostałe WYKŁAD ĆWICZENIA LABORATORIUM PROJEKT SEMINARIUM

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

EFEKTY KSZTAŁCENIA ORAZ MACIERZE POKRYCIA KIERUNKU LOGISTYKA obowiązuje od roku akad. 2017/18

Projekt Badawczy Analiza wskaźnikowa przedsiębiorstwa współfinansowany ze środków Unii Europejskiej

Spis treści. Analiza i modelowanie_nowicki, Chomiak_Księga1.indb :03:08

Sylabus przedmiotu/modułu. Język polski Kierunek studiów, dla którego przedmiot jest oferowany

Mapowanie procesów logistycznych i zarządzanie procesami

Cennik szkoleń e-learning 2015 rok

Bilansowanie zasobów w zintegrowanych systemach zarządzania produkcją. prof. PŁ dr inż. Andrzej Szymonik

ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE PRZEDSIĘBIORSTW. mgr inż. PAWEŁ FAJFER. Katedra Informacji Logistycznej. i Informatyki

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

FIS SYSTEM MAGAZYNOWY

Wprowadzenie. Procesy

ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE PRZEDSIĘBIORSTW Wdrożenie systemów informatycznych w przedsiębiorstwie

Zarządzanie produkcją

Rachunkowość i podatki

Znakowanie, zarządzanie i dystrybucja produktów w oparciu o standardy GS1

słuchaczom uzyskanie praktycznych rozwiązań i wskazówek będących skutkiem zdobytych doświadczeń w pracy z wieloma spółkami giełdowymi.

Jak wdrożyć CRM w małej i średniej firmie? Dariusz Mazur, Madar

ZARZĄDZANIE PROCESAMI LOGISTYCZNYMI W PRZEDSIĘBIORSTWIE

Rachunkowość SYLABUS A. Informacje ogólne

Transkrypt:

Rozdział 30 Szkolenie użytkowników jako działanie krytyczne w projekcie wdrożeniowym systemu ERP Streszczenie. Celem rozdziału jest prezentacja własnej koncepcji szkolenia użytkowników systemu ERP. Jako przykład zaprezentowano szkolenie z zakresu realizacji procesów logistycznych i finansowych w systemie mysap ERP. W rozdziale dokonano krótkiej charakterystyki systemu ERP jako modelu systemu zintegrowanego. Ponadto ukazano znaczenie szkolenia użytkowników w projekcie wdrożeniowym systemu ERP. 1 System ERP jako model zintegrowanego systemu informatycznego Koncepcja systemów zintegrowanych liczy sobie kilkadziesiąt lat. Zintegrowane systemy informatyczne umożliwiają przedsiębiorstwu zarządzanie zintegrowane, czyli dostosowywanie się przedsiębiorstwa do wciąż zmieniających się warunków rynkowych oraz właściwe reagowanie na pojawiające się szanse i zagrożenia. Zintegrowany system informatyczny to system zorganizowany modułowo, który obsługuje wszystkie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa: dystrybucję (zaopatrzenie, sprzedaż i sterowanie zapasami), produkcję (techniczne przygotowanie produkcji i sterowanie produkcją), zasoby ludzkie oraz finanse. Najważniejsze warunki, jakie powinien spełniać zintegrowany system informatyczny to: integracja wszystkich procesów biznesowych zachodzących w organizacji gospodarczej; opracowanie jednolitego interfejsu użytkownika; posiadanie wspólnego dla całej organizacji gospodarczej zasobu informacji; udostępnienie narzędzi umożliwiających dostosowanie systemu do zmian w organizacji gospodarczej i jej otoczeniu. Poniżej scharakteryzowano system planowania zasobów przedsiębiorstwa ERP (Enterprise Resource Planning) jako jeden z modeli zintegrowanych systemów informatycznych. Charakterystykę pozostałych modeli systemów zintegrowanych można znaleźć w literaturze: [3], [5], [7], [12]. Systemy ERP są rozwinięciem modelu MRP II (Manufacturing Resource Planning) o procedury finansowe takie, jak: rachunkowość zarządcza, controlling, rachunek cash flow i rachunek kosztów działań (Activity Based Costing) [7]. System ERP to zestaw narzędzi umożliwiający prognozowanie, planowanie oraz bilansowanie popytu i podaży. System ten łączy dostawców i klientów w łańcuch dostaw (ang. supply chain), a także koordynuje Anna Lenart Uniwersytet Gdański, Katedra Informatyki Ekonomicznej, ul. Piaskowa 9, 81-864 Sopot, Polska email: anna.lenart@univ.gda.pl

A. Lenart sprzedaż, marketing, produkcję, logistykę, zaopatrzenie, finanse, rozwój produktu i zasoby ludzkie [14]. Podstawą systemu ERP jest pakiet zarządzania finansami, który dostawcy oprogramowania rozszerzyli o metody logistyczne zarządzania, nakreślone przez stowarzyszenie APICS (American Production and Inventory Control Society) w standardzie MRP II. System ERP ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze, integruje kluczowe procesy biznesowe zachodzące w przedsiębiorstwie i dostarcza pełny obraz jego funkcjonowania. Zastosowanie systemu ERP w przedsiębiorstwie pozwala również dokładnie planować i analizować wewnętrzne procesy biznesowe. Ponadto system ERP umożliwia modelowanie systemu zarządzania oraz udostępnia narzędzia do śledzenia wykonywania kolejnych kroków procesów biznesowych [12]. Najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania systemów ERP to [3], [12]: integracja informacji ze wszystkich działów przedsiębiorstwa, obniżka kosztów, poprawa płynności finansowej, ułatwione wprowadzanie i wyszukiwanie informacji. Systemy ERP składają się z wielu modułów pogrupowanych w podsystemy. Moduły zawierają obiekty (jednostki) funkcjonalne realizujące różne scenariusze procesów biznesowych. W procesie implementacji systemu, poprzez wybór obiektów funkcjonalnych, tworzy się rozwiązania dostosowane do potrzeb i ograniczeń organizacji gospodarczej. Strukturę zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP ukazano w tabeli 1. Tabela 1. Struktura systemów ERP Obszary działalności Najważniejsze podsystemy wybranych systemów ERP firmy SSA BAAN ERP IV (Holandia/USA) IFS Applications 2003 (Szwecja) mysap ERP (Niemcy) Finanse i księgowość Finanse Finanse Rachunkowość Dystrybucja Dystrybucja Dystrybucja Logistyka Produkcja Produkcja Produkcja dyskretna Zasoby ludzkie Kadry i Płace Zasoby ludzkie Zarządzania kadrami Model ERP pojawił się w latach 90., ale nie został opublikowany jako standard tak jak, MRP II [11]. Oznacza to, że rozwiązania pochodzące od różnych producentów mogą udostępniać użytkownikowi zróżnicowany zakres funkcji i modułów. Zakres funkcjonalny systemów ERP pokazano na przykładzie systemu mysap ERP w tabeli 2. Informacje na temat polskiego rynku ERP są cyklicznie prezentowane w czasopismach [15]. Kierunki rozwoju systemów ERP opisano w literaturze: [1], [8], [10]. 310

Szkolenie użytkowników jako działanie krytyczne w projekcie wdrożeniowym systemu ERP Tabela 2. Zakres funkcjonalny systemów ERP na przykładzie systemu mysap ERP Obszary działalności Najważniejsze funkcje firmy Finanse i księgowość Ewidencja operacji gospodarczych Sprawozdawczość Analizy ekonomiczne Rozliczanie kosztów Ewidencja składników majątku Dystrybucja Zaopatrzenie (zamówienia zaopatrzeniowe) Sprzedaż (zlecenia klienta) Sterowanie zapasami Produkcja Techniczne przygotowanie produkcji (specyfikacje materiałowe, marszruty technologiczne) Kalkulacja kosztów produktu Planowanie produkcji Sterowanie produkcją (zlecenia produkcyjne) Zasoby ludzkie Zarządzanie kadrami Naliczanie wynagrodzeń Najważniejsze moduły systemu mysap ERP FI Rachunkowość finansowa CO Controlling (rachunek kosztów) EC Controlling strategiczny MM Zarządzanie materiałami SD Sprzedaż i dystrybucja PP Planowanie produkcji PA Zarządzanie personelem PY Płace (Rozliczanie listy płac) 2 Koncepcja szkolenia użytkowników systemu mysap ERP Celem szkolenia z zakresu systemu ERP jest ukazanie użytkownikom wybranych aspektów zastosowania tego systemu w ujęciu procesowym. Szkolenie przeznaczone dla firmy handlowej lub usługowej można podzielić na bloki tematyczne, które umożliwiają realizację różnych celów: poznanie możliwości funkcjonalnych systemu ERP w zakresie transakcji logistycznych (wykorzystanie podsystemu Logistyka w celu realizacji procesów zaopatrzenia i obsługi klienta); poznanie możliwości funkcjonalnych systemu ERP w zakresie transakcji finansowych (wykorzystanie podsystemu Rachunkowość w celu realizacji procesów rejestracji i rozliczania zobowiązań i należności oraz sprawozdawczości finansowej). Użytkownicy podczas szkolenia powinni poznać obsługę systemu od strony definiowania najważniejszych danych podstawowych i rejestracji dokumentów oraz realizacji procesów biznesowych, a następnie wyszukiwania wybranych informacji. Pierwszy blok tematyczny dotyczy transakcji logistycznych. Szkolenie z tego zakresu rozpoczyna się od wprowadzania do systemu danych podstawowych: dostawców i klientów, a następnie przykładowych pozycji (towary i usługi) związanych z wybraną branżą. Wprowadzanie nowych danych powinno być zawsze poprzedzone omówieniem odpowiedniej sesji obsługi na przykładzie wcześniej zdefiniowanych danych. Po wprowadzeniu danych podstawowych, można przejść do obsługi wybranych procesów. Poprzedzone jest to omówieniem kroków realizowanych procesów (procedury zamówień 311

A. Lenart zaopatrzeniowych i zleceń klienta), aby uczestnicy szkolenia wiedzieli, co jest celem poszczególnych ćwiczeń oraz jak zrealizować ćwiczenia korzystając z systemu. Zamówienia zaopatrzeniowe i zlecenia klienta można realizować w różnych wariantach z uwzględnieniem różnych pozycji oraz warunków zakupu i sprzedaży. W trakcie realizacji zamówień/zleceń użytkownicy powinni stopniowo poznawać możliwości wyszukiwania wybranych, kontekstowo powiązanych informacji przy użyciu różnych zapytań i raportów, jakie oferuje system ERP. Umiejętność wyszukiwania informacji stanowi o korzyściach wynikających z zastosowania tej klasy systemów. Przechowują i udostępniają one różnorodne informacje, ale to użytkownik powinien potrafić odnaleźć te, których w danym momencie potrzebuje. Wymaga to wcześniejszego poznania zawartości informacyjnej zapytań i raportów. Szkolenia z tego zakresu powinny zakończyć się analizowaniem stanu zapasów i transakcji magazynowych oraz finansowego odzwierciedlenia tych transakcji na kontach księgowych. Opisaną koncepcję szkolenia można realizować w zależności od stopnia złożoności w ciągu 16-24 godzin. Kolejny blok tematyczny szkolenia dotyczy transakcji finansowych. W ramach tego szkolenia można rozliczyć należności i zobowiązania związane z poprzednim blokiem tematycznym. Faktury przychodzące związane z zamówieniami zaopatrzeniowymi i wychodzące związane ze zleceniami klienta można przygotować w podsystemie Logistyka. W podsystemie Rachunkowość można zarejestrować wpływy od klientów i płatności dla dostawców (zarówno całkowite lub częściowe), a także zaliczki i skonto. W podsystemie Rachunkowość można skorzystać z całego wachlarza zapytań i raportów. W podsystemie tym można też wprowadzać faktury wychodzące i przychodzące niezwiązane z podsystemem Logistyka, np. dotyczące zakupu materiałów biurowych przekazanych do zużycia, usług obcych, czy sprzedaży środków trwałych. Podsumowaniem szkolenia z tego zakresu może być sprawdzenie salda dostawcy i odbiorcy oraz przygotowanie wybranych sprawozdań. Szkolenie z tego zakresu powinno być realizowane w ciągu 16-24 godzin. W tabeli 3 zaprezentowano podział szkolenia użytkowników na bloki tematyczne. Koncepcja szkolenia z zakresu systemu mysap ERP zostanie krótko scharakteryzowana na przykładzie procesów zaopatrzenia i obsługi klienta. Warunkiem koniecznym ukazania zastosowania systemu jest poprawne wprowadzenie niezbędnych danych podstawowych: dostawców i odbiorców, a następnie przykładowych towarów związanych z branżą firmy handlowej. Dane dostawcy i odbiorcy należy zdefiniować zarówno w podsystemie Rachunkowość jak i podsystemie Logistyka. Procedura definiowania danych zakłada, że dane są podzielone na zestawy. Dane dostawcy lub odbiorcy należy zdefiniować w podsystemie Rachunkowość (Dane ogólne i Dane jednostki gospodarczej), a następnie uzupełnić w podsystemie Logistyka (Dane działu zaopatrzenia lub Dane działu zbytu). Można również skorzystać z transakcji, które służą to centralnego definiowania dostawcy i odbiorcy. Ponadto istnieje możliwość definiowania danych na podstawie wzorca. Kolejny krok w procesie wprowadzania danych podstawowych związany jest definiowaniem w systemie towarów handlowych. Do każdego towaru należy wprowadzić poziomy organizacyjne (zakład, skład, dział sprzedaży itp.) oraz około 27 zestawów danych. Następnie należy utworzyć rekord informacyjny, tzn. ustalić warunki dostawy towaru oferowane przez dostawcę. 312

Szkolenie użytkowników jako działanie krytyczne w projekcie wdrożeniowym systemu ERP Tabela 3. Zakres szkolenia użytkowników systemów ERP w podziale na bloki tematyczne Blok tematyczny Praktyczne zastosowanie podsystemu Logistyka w firmie handlowej (moduły MM i SD) Praktyczne zastosowanie podsystemu Rachunkowość w firmie handlowej (moduł FI) Tematyka szkolenia Proces zaopatrzenia Proces obsługi klienta Proces rejestracji i rozliczania zobowiązań Proces rejestracji i rozliczania należności Sprawozdawczość finansowa Wprowadzanie danych dostawcy; omówienie procedury realizacji zamówień zaopatrzeniowych; wprowadzanie i realizacja zamówień zaopatrzeniowych; przeglądanie wybranych raportów; Wprowadzanie danych klienta; omówienie procedury realizacji zleceń klienta; wprowadzanie i realizacja zleceń klienta; przeglądanie wybranych raportów; Omówienie zasad rejestracji faktur przychodzących; rejestracja faktur przychodzących; rejestracja płatności własnych; przeglądanie dokumentów księgowych; przeglądanie pozycji otwartych zobowiązań; Omówienie zasad rejestracji faktur wychodzących; rejestracja faktur wychodzących; rejestracja wpływów płatności; przeglądanie dokumentów księgowych; przeglądanie pozycji otwartych należności; Zestawienie obrotów i sald, bilans, rachunek zysków i strat itp. Po zdefiniowaniu danych podstawowych można przejść do procedury rejestracji i realizacji zamówień zaopatrzeniowych. Rejestracja zamówienia zaopatrzeniowego obejmuje wprowadzenie danych nagłówka zamówienia (informacja o dostawcy), a następnie danych linii zamówienia (informacje o zamawianych towarach, np. symbol towaru i ilość zamawiana). Procedura realizacji zamówienia obejmuje kilka czynności: potwierdzanie, przyjęcie towaru, wprowadzenie faktury zakupu i rozliczenie faktury. Z każdą z tych czynności związany jest status zamówienia. Gdy w magazynie są już towary, oferowane odbiorcom, to można przejeść do procedury rejestracji i realizacji zlecenia klienta. Rejestracja zlecenia klienta jest analogiczna do procedury rejestracji zamówień zakupu, ale dotyczy klientów i zamawianych przez nich towarów. Procedura realizacji zamówienia klienta obejmuje kilka czynności: wydawanie, przygotowanie wysyłki, fakturowanie i rejestrację wpływu. Z każdą z tych czynności związany jest status zamówienia/zlecenia. Po zrealizowaniu zamówień można w pełni poznać zawartość różnorodnych zapytań związanych z logistyką, wyszukując kontekstowo powiązane informacje. Np. zamówienia zarejestrowane dla wybranego dostawcy lub odbiorcy, czy zamówienia związane 313

A. Lenart z wybranym towarem, bądź towary sprzedawane wybranemu klientowi lub obieg dokumentów dla wybranego zamówienia/zlecenia. Podsumowując, celem szkolenia z zakresu systemu ERP jest ukazanie użytkownikom możliwości realizacji wybranych procesów biznesowych z wykorzystaniem systemów tej klasy. Zaproponowana w rozdziale koncepcja szkolenia użytkowników z wykorzystaniem systemów ERP jest uniwersalna. Można ją zastosować niezależnie od wykorzystywanego systemu ERP. Koncepcja ta została zweryfikowana w procesie dydaktycznym na przykładzie trzech systemów ERP: SSA BAAN ERP IV [9], [12] i IFS Applications 2000 [6] oraz mysap ERP. 3 Znaczenie szkolenia użytkowników w projekcie wdrożeniowym systemu ERP Termin wdrożenie oznacza wszelkie działania mające na celu przygotowanie systemu do eksploatacji użytkowej. Wdrożenie systemu zintegrowanego, to nie tylko zakup i instalacja oprogramowania, ale przede wszystkim zastosowanie procedur realizacji procesów biznesowych zakodowanych w algorytmach systemu informatycznego. W przypadku systemu ERP wdrożenie jest złożonym projektem informatycznym. Projekt można określić jako proces osiągania określonych celów w określonym czasie i za pomocą określonych środków [13]. Z kolei projekt informatyczny to kompleks skoordynowanych działań stanowiących praktyczną realizację systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie. Projekt informatyczny obejmuje cały cykl życia systemu informatycznego: od momentu powstania potrzeby rozwiązania problemu za pomocą technologii informatycznej (definicja wymagań), poprzez analizę problemu i projekt systemu (lub parametryzację w przypadku systemów powielarnych), jego wdrożenie, aż po eksploatację użytkową oraz bieżącą konserwację i rozwój. Z uwagi na stopień złożoności zagadnień organizacyjnotechnicznych w procesie wdrażania zintegrowanego systemu informatycznego wymagana jest pomoc specjalistów (konsultantów zewnętrznych) z zakresu zarządzania, rachunkowości i informatyki [12]. Projekt wdrożenia systemu ERP zawsze wymaga starannego przygotowania, dla upewnienia się, że zaangażowane zostaną wystarczająco duże zasoby. Przedsięwzięcia wdrożeniowe tego typu, są zawsze obarczone wysokim ryzykiem, ponieważ składają się na nie trzy rodzaje elementów: ludzie, system i technologia oraz procesy biznesowe. Większość wdrożeń koncentruje się na technicznej stronie wdrożenia i procesach biznesowych, zapominając o ludziach. Czynnikiem sukcesu projektu wdrożeniowego jest zaangażowanie użytkownika. W strukturze kosztów inwestycji w system ERP wyróżnia się [12]: licencje oprogramowania użytkowego (do 45%), usługi wdrożeniowe (do 45%) i infrastrukturę techniczną (do 25%). Cena licencji zależy od liczby użytkowników, natomiast cena usług wdrożeniowych (np. szkolenia, usługi konsultingowe itd.) od zakresu wdrożenia, czyli liczby wdrażanych modułów. Jednym z celów wdrożenia systemu ERP jest dostosowanie organizacji gospodarczej do wymagań systemu. Proces dostosowania przedsiębiorstwa do wymagań systemu w wielu przypadkach jest bardzo długotrwały i kosztowny. Czynności te powinny być realizowane przez przyszłych użytkowników systemu. Przygotowanie organizacji gospodarczej można podzielić na trzy obszary oddziaływania [3], [12]: przygotowanie organizacyjne, przygotowanie personelu eksploatacyjnego oraz przygotowanie bazy technicznej systemu. 314

Szkolenie użytkowników jako działanie krytyczne w projekcie wdrożeniowym systemu ERP W ramach każdego obszaru można wyróżnić kilka grup działań wdrożeniowych. W rozdziale skupiono się tylko na przygotowaniu użytkowników systemów, które jest realizowane w ramach dwóch pierwszych obszarów oddziaływania. Pozostałe grupy działań wdrożeniowych zostały szerzej omówione w literaturze [3], [12]. W ramach przygotowania organizacji gospodarczej należy przeprowadzić analizę procesów biznesowych, aby ustalić jak ma działać organizacja gospodarcza i które scenariusze procesów biznesowych dostępne w systemie ERP będzie stosować. Ustalone procedury realizacji procesów biznesowych powinny być przedmiotem szkolenia użytkowników. W przypadku wdrażania zintegrowanego systemu informatycznego przygotowanie użytkowników systemu ma priorytetowe znaczenie. Celem tych działań jest psychologiczne przystosowanie użytkowników do pracy w systemie oraz zapoznanie ich z rozwiązaniami merytorycznymi i organizacyjnymi obowiązującymi w ramach systemu. Zapoznanie zainteresowanych pracowników z rozwiązaniami systemowymi stanowi pierwszy etap szkolenia użytkowników. Pozwala nie tylko zrozumieć cele i zasady funkcjonowania systemu, ale także wykształcić umiejętności niezbędne do ich działania jako przyszłych użytkowników systemu. Nierzadko efektem ubocznym informatyzacji jest niechęć i niezadowolenie przyszłych użytkowników systemu, wynikające z wielu przyczyn, np. poczucia zagrożenia pozycji w firmie, niedoinformowania lub wyłączenia pracowników z uczestnictwa w procesie decyzyjnym związanym z wyborem i implementacją systemu oraz dodatkowych obowiązków. Negatywne nastawienie pracowników może stać się przyczyną działań zagrażających istnieniu i skuteczności systemu, czyli społeczną barierą wdrożeniową. Aby przeciwdziałać barierze społecznej należy dążyć do uaktywnienia zainteresowanych pracowników w pracach związanych z wdrożeniem systemu oraz wyjaśnić przyczyny i cele zmian wywołanych wprowadzeniem systemu. Ponadto trzeba zapoznać pracowników ze zmianami zasad, metod i technik ich pracy, wynikającymi z wprowadzenia systemu [3], [12]. Jest to realizowane w trakcie szkoleń merytorycznych. W ramach szkolenia użytkownicy powinni uzyskać wiedzę dotyczącą zasad obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania systemowego oraz zasad działania w ramach wdrażanego systemu informatycznego. Szkolenie powinno mieć charakter praktyczny, dostosowany do poziomu wiedzy ogólnej i informatycznej słuchaczy. Można je przeprowadzać w ujęciu procesów biznesowych, co zaprezentowano w poprzednim podrozdziale. Szkolenia merytoryczne należy prowadzić odrębnie dla poszczególnych grup użytkowników. Powinny one obejmować zapoznanie użytkowników z funkcjami systemu, z których będą korzystać, poznanie zasad pracy z systemem oraz możliwych do wykorzystania scenariuszy procesów biznesowych. Dla każdego użytkownika należy przygotować instrukcje stanowiskową zawierającą procedury postępowania w postaci sekwencji czynności do wykonania przez użytkownika w celu realizacji poszczególnych kroków procesów biznesowych [2]. Szkolenia powinny składać się z części teoretycznej mającej na celu przekazanie wiedzy dotyczącej procesów biznesowych (forma prezentacji) oraz części praktycznej mającej na celu zdobycie umiejętności posługiwania się systemem w celu realizacji procesów biznesowych (ćwiczenia praktyczne). Po zakończeniu szkolenia należy sprawdzić umiejętności użytkowników. Niezależnie od stosowanej metodyki implementacji BAAN Target Enterprise [12], czy Accelerated SAP [4], [13] należy przeprowadzić szkolenia dla użytkowników z poszczególnych obszarów funkcjonalnych. 315

A. Lenart Szkolenia użytkowników są najbardziej kosztownym i czasochłonnym działaniem w projekcie wdrożeniowym. Od tego, w jakim stopniu zostaną przeszkoleni użytkownicy często zależy sukces projektu wdrożeniowego [4]. Literatura 1. Adamczewski P.: Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, (wyd. IV). Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2004. 2. Flasiński M.: Zarządzanie projektami informatycznymi. Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006. 3. Informatyka ekonomiczna, pod redakcją Elżbiety Niedzielskiej (wyd. IV). Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wrocław 2003. 4. Inżynieria systemów informatycznych w e-gospodarce, praca zb. pod red. E. Kolbusza, W. Olejniczaka, Z. Szyjewskiego, PWE, Warszawa 2005. 5. Kijewska A.: Systemy informatyczne w zarządzaniu. Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2005. 6. Lenart A.: Doświadczenia w nauczaniu systemów ERP, w: Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych, zeszyt 16/2006, Szkoła Główna Handlowa, Warszawa 2006. 7. Lenart A.: Geneza i rozwój zintegrowanych systemów informatycznych, w: Zarządzanie i wiedza w przedsiębiorstwie. Wybrane aspekty, Prace i Materiały Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego nr 3/2005, Sopot 2005. 8. Lenart A.: Kierunki rozwoju systemów ERP, w: Bazy danych Struktury, algorytmy, metody, Wybrane technologie i zastosowania, praca zb. pod.red. S. Kozielskiego, B. Małysiak, P. Kasprowskiego, D. Mrozka, Wydawnictwa Komunikacji i Łączności, Warszawa 2006. 9. Lenart A.: Systemy ERP i ich wykorzystanie w procesie dydaktycznym, w: Informatyka ekonomiczna. Przegląd Naukowo-Dydaktyczny, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu nr 1027, Wrocław 2004. 10. Lenart A.: Tendencje w rozwoju zintegrowanych systemów informatycznych, w: Konkurencyjność polskich przedsiębiorstw na rynku UE. Wybrane aspekty, Prace i Materiały Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego nr 2/2006, Sopot 2006. 11. Lenart A.: Zastosowania systemów informatycznych w organizacjach gospodarczych, w: Informatyka dla ekonomistów, praca zbiorowa pod red. Stanisława Wryczy, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk 2000. 12. Lenart A.: Zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP. Teoria i praktyka na przykładzie systemu BAAN IV, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk 2005. 13. Szyjewski Z.: Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Wydawnictwo Placet, Warszawa 2004. 14. Wallace T. F., Kremzar M. H.: ERP: Making It Happen. The Implementers' Guide to Success with Enterprise Resource Planning, Wiley, New York 2001. 15. Zintegrowane systemy informatyczne do wspomagania zarządzania produkcją i dystrybucją MRP II/ERP. ComputerworldERP, czerwiec 2006. 316