DZIAŁ II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1.Przedmiotem zamówienia jest Organizacja V Międzynarodowej Konferencji Naukowej pod nazwą Kształcenie pedagogów strategie, koncepcje, idee, pod tytułem: Kształcenie i wychowanie w reformowanej szkole pytania o jakość. Konferencja Kształcenie pedagogów strategie, koncepcje, idee odbędzie się w dniach 15 i 16 kwietnia ( poniedziałek, wtorek) 2013 roku. Organizatorem Konferencji jest Instytut Nauk Humanistycznych i Społecznych Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Płocku. Zamawiający wymaga by: -całość obiektu ( tzn. sale konferencyjne oraz miejsce restauracyjne i noclegowe ) była usytuowana w jednym kompleksie i jednym miejscu, -obiekt znajdował się przy drodze głównej krajowej, odległość od siedziby Zamawiającego Pl. Dąbrowskiego 2 - do 10 km, -obiekt dysponował bezpłatnym parkingiem dla 40 aut, W trakcie trwania konferencji nie może odbywać się inna impreza zakłócająca ciszę na obiekcie. Po stronie Wykonawcy leży zapewnienie opieki organizacyjnej nad przygotowaniem konferencji. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji. Wykonawca zapewni wynajem następujących sal na obrady konferencyjne: -Sala duża mieszcząca 100 osób w dniu 15 i 16 kwietnia od godziny 8.00 do godziny 14.00 W sali plenarnej obrad muszą znaleźć się przynajmniej dwa mikrofony, rzutnik multimedialny, zabezpieczone miejsce do prawidłowego odbioru tekstu i obrazu, pozwalające na właściwy przekaz przygotowanych przez referentów prezentacji. -3 sale mieszczące przynajmniej 35 osób w dniu 15 i 16 kwietnia od godziny 13.00 do 17.00 - obrady w trzech sekcjach będą się odbywały równolegle. Sale powinny spełniać standardy konferencyjne: -miejsca siedzące odpowiednio do liczby uczestników - ustawienie miejsc: równolegle ułożone stoły w stosunku do stołu prezydialnego - stół prezydialny dla prelegentów nakryty tkaniną
- miejsca siedzące dla 6 osób + zapewnienie wody gazowanej i niegazowanej wraz ze szklankami wymienianymi w zależności od zmiany prelegentów) oraz mównica - dostęp światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienie oświetlenia sztucznego - sprawna klimatyzacja - odpowiednie walory estetyczne bez zbędnych ozdób, np. weselnych - możliwość umieszczenia w salach wystawy okolicznościowej związanej z historią konferencji i jej twórców - możliwość umieszczenia publikacji i stanowisk różnych wydawnictw, w tym wydawnictwa PWSZ w Płocku - możliwość zainstalowania materiałów konferencyjnych w postaci banerów, stojących logo i informacji dla uczestników konferencji na terenie obiektu. Szczegółowe informacje zostaną podane min. 7 dni przed konferencją - w salach powinna być zagwarantowana odpowiednia temperatura i możliwość bieżącego wietrzenia pomieszczeń Dla gości z Płocka - wieszaki na ubrania wierzchnie w bezpiecznym miejscu lub osobne pomieszczenie na ubrania wierzchnie, np. bezpłatna szatnia Catering zasady ogólne -Zapewnienie obsługi serwisu kawowego - Dania serwowane w naczyniach estetycznych, porcelanowych, nie plastikowych, sztućce metalowe z połyskiem, obrusy śnieżnobiałe -Filiżanki do kawy i herbaty ze spodeczkami, szklanki do soku i wody mineralnej -Serwetki w odpowiednich stonowanych kolorach -Dania serwowane przez kelnerów (oprócz kolacji w dniu 14. 04 2013), przygotowanie oraz sprzątanie. Śniadania, obiady i kolacje w pomieszczeniu zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja).
Catering w dniu 14. 04 2013r. 1.Kolacja dla od 15 do 25 gości koszt kolacji na jedną osobę nie może przekroczyć 25 złotych Dania zimne : wędliny, sery, dżem, sałatka grecka, jajo w majonezie, pieczywo, masło. Dania ciepłe: zapiekanka makaronowa. Kawa i herbata z dodatkami (mleko, cytryna, cukier, słodzik) 2.Goście przybywać będą w różnym czasie zapewnienie obsługi przyjeżdżających od godziny 17.00 do 22.30. Kolacja podawana w formie szwedzkiego stołu. Catering w dniu 15. 04.. 2013r. 1.Śniadanie dla gości nocujących z dnia 14 na 15 kwietnia i dla osób którzy zamówią noclegi na pozostałe dni (śniadanie wliczone w cenę noclegu). Wykonawca nie uwzględnia tej pozycji w cenie oferty, goście uiszczają ją we własnym zakresie. 2.Całodzienny serwis kawowy dla gości konferencji - od 70 do 90 osób: Kawa, herbata ( min.2, 3 rodzaje), mleko do kawy, cukier i słodzik, kruche ciasteczka (4 rodzaje) i paluszki, woda mineralna podawana w dzbankach, gazowana i niegazowana. Koszt serwisu kawowego nie większy niż 14 złotych na osobę 3.Obiad dla gości konferencji dla od 70 do 90 osób serwowany przez kelnerów Rosół z makaronem Karkówka w sosie śliwkowo morelowym, kluski śląskie, marchewka juniorka Deser ciastko - szarlotka Herbata stół szwedzki Napoje: soki, woda mineralna Koszt obiadu na jedną osobę nie może przekroczyć 29 złotych 4.Uroczysta kolacja dla od 70 do 90 osób Dania ciepłe: Zupa borowikowa z łazankami Polędwiczki w sosie kurkowym, ziemniaki, bukiet surówek Cielęcina w sosie, kopytka, buraczki zasmażane Zimne przekąski: Rolada z łososia ze szpinakiem i serkiem chrzanowym Półmiski rozmaitości [ wędliny pieczone, sery, marynaty] Śledzik w oleju Tymbaliki Pstrąg faszerowany Sałatka z ryżu z kurczakiem Sałatka z gyrosem Napoje zimne i gorące: Soki, coca-cola, fanta, woda 1 litr na osobę łącznie Kawa, herbata z dodatkami cytryna, cukier, słodzik, mleko oraz ciasto - 3 rodzaje stół
szwedzki Koszt uroczystej kolacji nie może przekroczyć 80 złotych na osobę Catering w dniu 16.04.2012 roku 1.Śniadanie dla gości hotelowych (śniadanie wliczone w cenę noclegu). Wykonawca nie uwzględnia tej pozycji w cenie oferty, goście uiszczają ją we własnym zakresie. 2.Serwis kawowy całodzienny dla od 50 do 80 osób: Kawa, herbata ( min.2,3 rodzaje), mleko do kawy, cukier i słodzik, kruche ciasteczka ( 4 rodzaje) i paluszki,woda mineralna podawana w dzbankach gazowana, niegazowana Koszt serwisu kawowego nie większy niż 14 złotych na osobę 3.Obiad dla gości konferencji: Krem z pieczarek z groszkiem ptysiowym Kotlet Kaladżordżia [ schab nadziewany serkiem czosnkowym], ziemniaki zapiekane, bukiet surówek Deser ciastko sernik Herbata stół szwedzki Koszt obiadu na jedną osobę nie może przekroczyć 29 złotych Wykonawca zobowiązany jest do spotkania z Zamawiającym przed realizacją usługi w celu omówienia szczegółów logistycznych. Godziny serwowania posiłków Zamawiający uzgodni z Wykonawcą na 2 tygodnie przed konferencją. Wykonawca w cenie oferty uwzględnia maksymalną liczbę osób wskazaną w poszczególnych punktach opisu przedmiotu zamówienia. Przewidywana liczba gości jest maksymalna, orientacyjna ustalona na podstawie planowanej liczby zaproszonych osób. Na etapie składania ofert służy w celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej z nich. Wykonawcy nie służy roszczenie o realizację w wielkościach podanych w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości osób. Rozliczenie za wykonane usługi nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby osób korzystających z usługi. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy max. do. 14 dni przed wydarzeniem szczegółową listę uczestników konferencji. Noclegi dla gości konferencji Wykonawca dokona w tym samym obiekcie, w którym odbywać się będzie konferencja, wstępnej rezerwacji miejsc noclegowych na następujących warunkach:
-Noclegi w dniu 14. 04.2013r. dla od 15 do 25 osób - Noclegi w dniu 15.04. 2013r. dla od 30 do 40 osób -Goście hotelowi w dniu 16.04.2013r. mogą korzystać z pokoi do godziny 18 -stej -Goście uczestnicy konferencji mogą mieć możliwość skorzystania z noclegów również w dniu 16. 04.2013 roku -Koszt noclegu nie może przekraczać kwoty 70 złotych od osoby w pokoju dwuosobowym i 110 złotych w pokoju jednoosobowym -W kwocie noclegu zawarta jest również kwota śniadania dla gości nocujących. -Warunki w pokojach powinny spełniać standardy hotelowe ( pokój z telewizorem, dostęp do internetu na terenie obiektu). Za noclegi goście konferencji uiszczają opłatę bezpośrednio ( z pominięciem zamawiającego) na konto ośrodka hotelowego lub na miejscu konferencji. Wykonawca w wycenie swojej oferty nie uwzględnia tej pozycji.