Strona 1 z 6 Cel procesu Zapewnienie prawidłowego działania Urzędu oraz ustawiczne jego doskonalenie, w celu skutecznego, efektywnego i gospodarnego wykonywania ustawowych zadań Urzędu, świadczenia usług wysokiej jakości i zaspokajania uprawnionych oczekiwań Klienta. Zakres procesu Właściciel procesu Realizatorzy procesu Etapy realizacji procesu Procesy powiązane Zadania Urzędu Gminy Proces obejmuje następujące zagadnienia: 1. Określania celów i zadań Urzędu. 2. Określanie rocznego planu działalności. 3. Zapewnienie komunikacji wewnętrznej. 4. Zapewnienie zasobów technicznych. 5. Dokonywanie zakupów. 6. Realizację audytów wewnętrznych. 7. Realizację działań doskonalących, w tym związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków. 8. Dokonywanie przeglądów zarządzania wraz z samooceną kontroli zarządczej. Zastępca Wójta Gminy Koordynator ds. kontroli, zadania z zakresu stosowania i doskonalenia Systemu (SZJ); przestrzennego rolnictwa, mieniem komunalnym zadania z zakresu ochrony odpadami obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego 1. Wyznaczanie celów i planowanie zadań Urzędu. 2. Zapewnienie niezbędnych zasobów technicznych. 3. Monitorowanie i nadzorowanie działania Urzędu Audyty i kontrole wewnętrzne. 4. Ocena działania Urzędu przegląd Systemu Zarzadzania Jakością Doskonalenie działania Urzędu. 1. Zarządzanie finansami zapewnienie zasobów finansowych (budżet Urzędu) 2. Komunikacja zewnętrzna informacje publikowane na BIP dotyczące zakupów. 3. Zarządzanie personelem informacja o potrzebach kadrowych wynikających z przyjętych celów i zadań Dane wejściowe Dane wyjściowe Prawidłowo działający Urząd Gminy, a w szczególności: skuteczny System oraz skuteczna i efektywna kontrola zarządcza
Strona 2 z 6 Nazwa usługi Określone mierzalne cele wraz z rocznym planem działalności Komórki realizujące usługę Wójt, Zastępca Wójta, Skarbnik, Kierownicy komórek organizacyjnych Usługi realizowane w procesie Opis postępowania Zapisy plan działalności Oszacowane ryzyko, rezultat: hierarchizacja ryzyk Zrealizowane działania w zakresie komunikacji wewnętrznej, rezultat: zapewnienie dostępu do właściwych i rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji celów i zadań w odpowiedniej formie i czasie Zespół ds. Oceny Ryzyka ; Koordynator ds. kontroli, zadania z zakresu stosowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ); przestrzennego rolnictwa, mieniem komunalnym odpadami obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej??? obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego; Procedura Zarządzanie ryzykiem Zapisy kwestionariusz ryzyka, rejestr ryzyk, Procedura Komunikacja wewnętrzna Zapisy: notatki ze spotkań, informacje z realizacji zadań
Strona 3 z 6 Dokonane zakupy, rezultat: zrealizowane usługi i dostawy, w tym na potrzeby Urzędu Zapewnione zasoby techniczne, w tym informatyczne, rezultat: zapewnione niezbędne zasoby umożliwiające realizację celów i zadań Przeprowadzone audyty wewnętrzne, rezultat: obiektywna i rzetelna informacja dla Kierownictwa Przeprowadzone postępowanie w sprawie skargi, rezultat: w przypadku zasadności skargi zrealizowane działania korekcyjne i korygujące przestrzennego rolnictwa, mieniem komunalnym odpadami Referat OOR Audytorzy wewnętrzni przestrzennego; rolnictwa, mieniem komunalnym; Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zapisy: dokumentacja zamówień publicznych i zakupów poniżej 14 tys. Euro, w tym dotycząca oceny i wyboru wykonawcy oraz ponownej oceny Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz przepisy wykonawcze, szczególnie dotyczące aspektów środowiska i bezpieczeństwa pracy Procedura Zapewnienie ciągłości działania Zapisy: książka obiektu; protokoły branżowe (np. kominiarskie, elektryczne); księgi inwentarzowe; karty środka trwałego; spisy inwentarza; dowód przyjęciaprzekazania środka trwałego; dowód likwidacji środka trwałego; Procedura Audyty wewnętrzne Zapisy: Raport z audytu Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków Zapis protokół przyjęcia, rejestr skarg i wniosków Regulamin organizacyjny
Strona 4 z 6 Przeprowadzone postępowanie w sprawie wniosku, rezultat: w przypadku zasadności wniosku zrealizowane działania zapobiegawcze Przeprowadzony przegląd SZJ, rezultat: ocena systemu i podjęte decyzje dotyczące ryzyka i działań doskonalących, w tym ograniczających ryzyko odpadami; obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej; obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego; Koordynator ds. kontroli, zadania z zakresu stosowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ); przestrzennego rolnictwa, mieniem komunalnym; odpadami; obsługi Rady Gminy i działalności gospodarczej; obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego; Najwyższe Kierownictwo Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków Zapis protokół przyjęcia, rejestr skarg i wniosków Procedura Przegląd zarządzania
Strona 5 z 6 Norma PE-EN ISO 9001:2009 Przeprowadzona samoocena kontroli zarządczej Zrealizowane działania doskonalące, rezultat: wdrożone skuteczne działania korygujące lub zapobiegawcze Najwyższe Kierownictwo Właściciele procesów Zapisy protokół z przeglądu SZJ, hierarchizacja ryzyka rezydualnego Zapisy arkusza samooceny, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Norma PE-EN ISO 9001:2009 Procedura Działania korygujące i zapobiegawcze Zapisy: Wniosek o działanie korekcyjne/ korygujące/ zapobiegawcze Kryteria dla usług będących wynikiem procesu wynikają z niżej wymienionych dokumentów związanych. Dokumenty związane Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Statut Gminy Bierzwnik Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Bierzwnik Norma PN-EN ISO 9001:2009 Procedura Przegląd zarządzania Procedura Działania korygujące i zapobiegawcze Procedura Audyty wewnętrzne Procedura Zarządzanie ryzykiem Procedura Zapewnienie ciągłości działania
Strona 6 z 6 Monitorowanie procesu Zastępca Wójta Gminy na podstawie realizowanych działań z zakresu komunikacji wewnętrznej (spotkania Kierownictwa i najwyższego Kierownictwa), jak również na podstawie przeprowadzanych audytów wewnętrznych monitoruje prawidłowość realizacji procesu i jego celu. Właściciel procesu monitoruje i ocenia proces na podstawie (wartości mierników). Miernik Prawidłowe, w tym terminowe przeprowadzenie przeglądu zarządzania Odsetek uznanych ponownych skarg Wskaźnik skutecznych działań doskonalących Odsetek złożonych skutecznych odwołań od decyzji wyboru wykonawcy Odsetek zrealizowanych prawidłowo (pod względem jakości, ilości i terminowości) dostaw przez wyłonionych wykonawców Sposób pomiaru co najmniej co najmniej co najmniej co najmniej Osoba dokonująca pomiaru Pełnomocnik ds. SZJ Kierownik Referatu OOR Pełnomocnik ds. SZJ Kierownik Referatu OOR Kierownicy komórek organizacyjnych według zakresu działania podległej komórki organizacyjnej Przedstawienie wyników pomiaru