Temat: E-mail wymiana informacji List elektroniczny (ang. e-mail) to informacja tekstowa przeznaczona dla konkretnego odbiorcy i wysyłania z wykorzystaniem technologii komunikacyjnej. Do listu mogą być dołączane załączniki w postaci plików, np. graficzne, tekstowe. Program Outlook Express został zastąpiony przez program Poczta systemu Windows, udoskonalony program poczty e-mail z ulepszeniami takimi jak filtrowanie wiadomościśmieci i ochrona przez wiadomościami służącymi do wyłudzania informacji. Program Poczta systemu Windows zawiera narzędzia potrzebne do komunikowania się za pomocą wiadomości e-mail z kolegami i znajomymi oraz do obsługi grup dyskusyjnych, które umożliwiają wymianę opinii i informacji. Poniższe informacje są tylko częścią opisu najważniejszych opcji tego rozbudowanego programu pocztowego. Aby doczytać więcej skorzystaj z odpowiednich miejsc w sieci, Pomocy systemu Windows oraz innej literatury fachowej. Dodawanie lub usuwanie konta w programie Poczta systemu Windows W programie Poczta systemu Windows można konfigurować wiele różnych kont. Do wyboru są osobiste konta e-mail, konta służbowe e-mail oraz konta grup dyskusyjnych. W programie Poczta systemu Windows zarządzanie wieloma kontami jest proste, ponieważ każde znajduje się w osobnym folderze. W programie Poczta systemu Windows obsługiwane są trzy typy kont: pocztowe, grup dyskusyjnych i usług katalogowych. Usługi katalogowe są książkami adresowymi online i są zwykle obecne na przykład na uczelniach i w firmach. Przed dodaniem konta należy upewnić się, że dysponujemy informacjami o logowaniu i o serwerach dla danego konta poczty e-mail. Zwykle takie informacje udostępnia na swoich stronach właściciel portalu internetowego w dziale Pomoc. Przykładowo dla darmowych kont pocztowych Wirtualnej Polski (np. jankowalski@wp.pl) takie dane są następujące: Poczta przychodząca (POP3): pop3.wp.pl Poczta wychodząca (SMTP): smtp.wp.pl Nazwa konta: jankowalski@wp.pl Uwaga! Należy zaznaczyć opcję Serwer wymaga uwierzytelnienia
Zaraz po pierwszym uruchomieniu Poczty systemu Windows ukaże nam się kreator, który pomoże nam skonfigurować program tak, aby poprawnie odbierał i wysyłał nasze e-maile. 1. Imię i nazwisko Nazwa, którą wpiszesz w okienku, będzie nazwą pojawiającą się adresatom Twoich listów w polu "Od". Możesz wpisać przykładowo "Janek" lub "Jan Kowalski". Wirtualna Polska wymaga wpisania swojego adresu e-mail. 2. Internetowy adres e-mail Adres, ktory wpiszesz w okienku będzie adresem, na który oczekujesz otrzymywać odpowiedzi. Zalecane jest podanie adresu e-mail identycznego z tym, który zamierzasz skonfigurować. 3. Konfigurowanie serwerów poczty e-mail W polach na tym etapie wpiszesz dane, dzięki którym Poczta systemu Windows będzie potrafiła skomunikować się z Twoją skrzynką. Poniższa tabela przedstawia dane dla najczęściej używanych skrzynek w Polsce: Nazwa Typ serwera poczty przychodzącej Serwer poczty przychodzącej Serwer poczty wychodzącej Serwer poczty wychodzącej wymaga uwierzytelnienia Onet POP3 pop3.poczta.onet.pl smtp.poczta.onet.pl Interia POP3 poczta.vip.interia.pl* Tak www.poczta.fm** WP POP3 pop3.wp.pl smtp.wp.pl Tak o2.pl POP3 poczta.o2.pl poczta.o2.pl Tak Gmail*** POP3 pop.gmail.com smtp.gmail.com Tak * - dla domen 1gb.pl, 2gb.pl, vip.interia.pl, akcja.pl, serwus.pl, czateria.pl ** - dla domen interia.pl, interia.eu, poczta.fm *** - aby Gmail zadziałał poprawnie, wejdź w jego ustawienia, kartę "Przekazywanie i POP/IMAP" a następnie dobierz żądane ustawienia. 4. Logowanie do poczty internetowej Wpisz login i hasło do swojej skrzynki pocztowej. Gmail oraz Onet wymagają podania w polu "Nazwa użytkownika..." całego adresu e-mail, np. jan.kowalski@wp.pl lub tylko loginu. np. adam.nowak
Zaznacz, czy Poczta systemu Windows ma zapamiętać Twoje hasło. Odznacz tę opcję, jeśli obawiasz się dostępu osób postronnych do poczty. 5. Końcowe ustawienia Korekta portów serwerów poczty wychodzącej i przychodzącej (tylko o2.pl, Gmail) Kliknij w Menu na Narzędzia, a następnie na "Konta...". Wybierz swoją skrzynkę po czym kliknij Właściwości. Na karcie Zaawansowane uzupełnij pola zgodnie z tabelą: Nazwa Poczta wychodząca (SMTP) Poczta przychodząca (POP3) Gmail 465 995 Tak o2.pl 22 21 Tak Ten serwer wymaga zaszyfrowanego połączenia (SSL) Aby usunąć konto programu Poczta systemu Windows: * Kliknij menu Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Konta. * Kliknij konto, które chcesz usunąć, a następnie kliknij przycisk Usuń. POP3, SMTP i inne typy serwerów poczty e-mail Na serwerach POP3 (Post Office Protocol 3) przychodzące wiadomości e-mail są przechowywane aż do momentu sprawdzenia poczty, w którym wiadomości są transferowane na komputer użytkownika. Konta POP3 są najczęściej używanymi kontami do obsługi osobistej poczty e-mail. Wiadomości są z nich zwykle usuwane po sprawdzeniu poczty e- mail. Serwery IMAP (Internet Message Access Protocol) umożliwiają obsługę wiadomości e-mail bez ich uprzedniego pobierania na komputer. Wiadomości można przeglądać, usuwać i porządkować bezpośrednio na serwerze poczty e-mail, a ich kopie są przechowywane na serwerze, dopóki użytkownik nie zdecyduje o ich usunięciu. Serwery IMAP są często używane w przypadku służbowych kont e-mail. Serwery SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) służą do wysyłania wiadomości e- mail za pośrednictwem Internetu. Serwer SMTP obsługuje wychodzącą pocztę e-mail i jest używany w połączeniu z serwerem POP3 lub IMAP, obsługującym przychodzącą pocztę e- mail. W programie Poczta systemu Windows są obsługiwane także dodatkowe typy serwerów: serwer NNTP (Network News Transfer Protocol) służący do czytania i ogłaszania wiadomości grup dyskusyjnych oraz serwer LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) służący do uzyskiwania dostępu do usług katalogowych.
Program Poczta systemu Windows nie obsługuje protokołu HTTP, za pomocą którego w programie Outlook Express uzyskiwano dostęp do usługi Hotmail i innych usług poczty e-mail opartych na sieci web. Wyświetlanie wiadomości e-mail w programie Poczta systemu Windows Najprostszym sposobem wyświetlenia wiadomości e-mail w programie Poczta systemu Windows jest czytanie jej w okienku podglądu, gdzie można przeglądać zawartość wiadomości bez jej otwierania w osobnym oknie. Aby wyświetlić większą część dużej wiadomości bez konieczności przewijania, można ją jednak otworzyć w osobnym oknie. * Kliknij folder poczty (na przykład Skrzynka odbiorcza), zawierający wiadomości do odczytania. * Wykonaj jedną z następujących procedur: - Aby wyświetlić wiadomość w okienku podglądu, kliknij wiadomość na liście wiadomości. - Aby wyświetlić wiadomość w oddzielnym oknie, kliknij dwukrotnie wiadomość na liście wiadomości. Wyświetlanie folderów, wiadomości i podglądu w programie Poczta systemu Windows W przypadku wyświetlania wiadomości w osobnym oknie można klikać przyciski Poprzednia i Następna, aby przejść do poprzedniej lub następnej wiadomości. Standardowy wygląd okna Poczty systemu Windows (aby go zmienić wejdź w Menu Widok>Układ). 1. Okno tematów wiadomości, 2. Podgląd wiadomości, 3. Okno folderów, 4. Pasek Menu, 5. Pasek narzędziowy Sprawdzanie, czy są nowe wiadomości e-mail W programie Poczta systemu Windows można zaplanować automatyczne sprawdzanie nowej poczty e-mail albo sprawdzać pocztę e-mail ręcznie. Sprawdzanie ręczne jest przydatne, gdy użytkownik nie chce czekać aż do następnego zaplanowanego sprawdzenia nowych wiadomości w programie Poczta systemu Windows lub gdy użytkownik korzysta z telefonicznego połączenia z Internetem i nie chce, aby program Poczta systemu Windows nawiązywał połączenie automatycznie. Aby sprawdzać nową pocztę e-mail automatycznie * Kliknij menu Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Opcje. * Kliknij kartę Ogólne, a następnie zaznacz pole wyboru Sprawdź, czy są nowe wiadomości co x min. Aby zmienić częstotliwość sprawdzania nowych wiadomości w programie Poczta systemu Windows, wpisz liczbę od 1 do 480 w polu Sprawdź, czy są nowe wiadomości co X min.
Aby sprawdzać nową pocztę e-mail ręcznie * Kliknij menu Narzędzia, wskaż polecenie Wyślij i odbierz, a następnie kliknij polecenie Wyślij i odbierz wszystkie. * Program Poczta systemu Windows wyśle wszystkie wiadomości z folderu Skrzynka nadawcza i pobierze nową pocztę. Aby sprawdzić nową pocztę bez wysyłania poczty znajdującej się w Skrzynce nadawczej, kliknij menu Narzędzia, wskaż polecenie Wyślij i odbierz, a następnie kliknij polecenie Odbierz wszystkie. Aby wyłączyć automatyczne pobieranie nowej poczty e-mail, kliknij menu Narzędzia, kliknij polecenie Opcje, a następnie na karcie Ogólne wyczyść pole wyboru Sprawdź, czy są nowe wiadomości co X min. Pobieranie poczty e-mail z określonych folderów IMAP Podczas pierwszej synchronizacji konta protokołu Internet Message Access Protocol (IMAP) wszystkie wiadomości ze wszystkich folderów są pobierane automatycznie. Jeśli jednak użytkownik ma inne preferencje, można pobierać wiadomości z określonych folderów. * Upewnij się, że połączenie z Internetem zostało nawiązane, a następnie kliknij serwer IMAP na liście Foldery. * Kliknij pozycję Foldery IMAP. * W oknie dialogowym Pokaż/Ukryj foldery IMAP wybierz folder, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: * Kliknij przycisk Pokaż, aby wyświetlić folder i pobrać jego zawartość. * Kliknij przycisk Ukryj, aby ukryć folder i zapobiec pobieraniu jego zawartości. Jeśli chcesz zobaczyć listę wiadomości w folderze IMAP, nie tracąc czasu na pobieranie treści wiadomości, możesz pobrać tylko nagłówki wiadomości e-mail. Czytanie wiadomości e-mail w trybie offline Za pomocą programu Poczta systemu Windows można pobrać wiadomości e-mail na komputer użytkownika, a następnie czytać je oraz odpowiadać na nie w trybie offline. Warto rozważyć pracę w trybie offline następujących sytuacjach: * Użytkownik chce skrócić czas pozostawania w trybie online, ponieważ jego usługodawca internetowy nalicza opłaty za czas połączenia lub ma tylko jedną linię telefoniczna, a nie korzysta z połączenia szerokopasmowego. * Użytkownik czyta wiadomości przy użyciu komputera przenośnego oraz w innych sytuacjach, gdy połączenie z Internetem jest niemożliwe. Aby skonfigurować program Poczta systemu Windows, tak aby można było czytać wiadomości e-mail w trybie offline * Kliknij menu Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Opcje.
* Na karcie Ogólne, w obszarze Jeśli mój komputer nie jest w danej chwili podłączony kliknij opcję Połącz tylko, gdy nie w trybie offline, a następnie kliknij przycisk OK. Jeśli serwer poczty e-mail korzysta z protokołu IMAP, kliknij nazwę serwera na liście folderów (znajdującej się w lewym okienku programu Poczta systemu Windows), zaznacz pola wyboru obok elementów, które mają być przeglądane w trybie offline, a następnie kliknij przycisk Synchronizuj konto. Aby sprawdzić, z jakiego typu serwera korzysta użytkownik, kliknij menu Narzędzia menu, kliknij polecenie Konta, wybierz konto e-mail na liście, a następnie kliknij przycisk Właściwości. Typ konta jest podany na karcie Zaawansowane. Kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Pracuj w trybie offline. Teraz można czytać wiadomości i odpowiadać na nie w trybie offline. Po następnym przejściu w tryb online i kliknięciu przycisku Wyślij/Odbierz zostaną wysłane wszystkie wiadomości zredagowane w trybie offline oraz zostaną wykonane wszystkie inne czynności wykonane w tym trybie. Pisanie wiadomości e-mail Redagowanie wiadomości e-mail przypomina pisanie notatki w edytorze tekstu. Po zakończeniu redagowania wiadomości wpisz adresy e-mail adresatów oraz temat wiadomości w odpowiednich polach. Wiadomość będzie gotowa do wysłania. Najważniejsze zasady pisania listów: Zasada 1 Trzeba koniecznie wpisać temat listu. Osoba która otrzyma dużo korespondencji, może dzięki temu od razu widzieć, czego wiadomość dotyczy i szybko ją sklasyfikować ważne, mniej ważne, związane z pracą, szkołą czy prywatne Zasada 2 Treść listu powinna być krótka i zwięzła. Najważniejsze informacje należy umieścić na początku. List ma być zbiorem wiadomości konkretnych. Niektórzy ludzie otrzymują dziennie wiele, czasem setki listów. Zasada 3 Należy poprawnie redagować list, m.in. dzielić na akapity. Zawsze trzeba myśleć o osobie, która go będzie czytała z ekranu monitora. Istotne jest aby list został dobrze zrozumiany. Zasada 4 Należy uważać na błędy ortograficzne i literówki. List pisze się zwykle szybko i zaraz wysyła. Jednak przed wysłaniem należy zawsze go przeczytać i poprawić błędy. Niektóre programy pocztowe są wyposażone w słowniki ortograficzne. Zasada 5 Jeśli wysyła się list do nieznanej osoby i nie wiadomo jakim programem pocztowym ona dysponuje nie należy używać polskich znaków diakrytycznych; u odbiorcy w liście zamiast tych liter pojawią się różne inne znaki. Zasada 6 Mimo że w poczcie elektronicznej panuje duża swoboda, nie należy wysyłać listów do konkretnych osób bez podpisu. Niepodpisywanie się nie świadczy o nas dobrze. Dla
wygody można zastosować podpis automatyczny. Na początku listu wypada zwrócić się do odbiorcy podać imię, ewentualnie nazwisko, nazwę instytucji czy słowo powitania, albo zwrot oficjalny. Zasada 7 Należy ustawić w swoim komputerze poprawnie datę i czas systemowy, aby osoba, która odbiera listy, wiedziała dokładnie, kiedy zostały wysłane. Zasada 8 W niektórych programach pocztowych (np. Outlook Express) domyślnie ustawionym formatem wiadomości jest HTML, który wprawdzie zapewnia większą swobodę w kształtowaniu formy listu jednak może być trudny do odczytania w innych programach i systemach. Zasada 9 Masowe wysyłanie e-maili do wielu odbiorców jest bardzo niemile widziane przez użytkowników. Zasada 10 Jeśli odpowiadając na list stosujemy tryb odpowiedz autorowi to odpisujemy zawsze pod czyjąś wypowiedzią * Kliknij menu Plik, wskaż polecenie Nowy, a następnie kliknij plecenie Wiadomość pocztowa, aby otworzyć okno redagowania nowej wiadomości. * W polu Do: wpisz adresy e-mail wszystkich głównych adresatów. W polu DW: wpisz adresy e-mail wszystkich dodatkowych adresatów, którzy mają otrzymać kopię wiadomości. W przypadku wprowadzania wielu adresów rozdziel je średnikami. * W polu Temat: wpisz temat wiadomości. * Kliknij główną część okna wiadomości i wpisz treść wiadomości. Po zakończeniu wpisywania wiadomości wykonaj jedną z następujących czynności: * Aby wysłać wiadomość natychmiast, kliknij przycisk Wyślij. * Aby wysłać wiadomość później, kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Wyślij później. * Wiadomość zostanie wysłana po następnym kliknięciu przycisku Wyślij/Odbierz. Jeśli tworzona wiadomość jest długa i chcesz wrócić do pracy nad nią później, możesz ją w każdej chwili zapisać. Aby zapisać wiadomość, kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Zapisz. Zapisane i niewysłane wiadomości są przechowywane w folderze Kopie robocze. Otwieranie lub zapisywanie załącznika w programie Poczta systemu Windows Za pomocą programu Poczta systemu Windows można wysyłać dokumenty, obrazy i inne pliki w formie załączników do wiadomości e-mail. Wiadomości z załącznikami są oznaczone ikoną spinacza w kolumnie Załącznik na liście wiadomości. Załączniki można otwierać bezpośrednio z poziomu programu Poczta systemu Windows lub zapisać je w wybranym folderze komputera, aby móc je później otworzyć bez potrzeby wyszukiwania wiadomości, do której były dołączone.
Aby otworzyć załącznik bezpośrednio z wiadomości: * Otwórz wiadomość zawierającą załącznik, klikając ją dwukrotnie na liście wiadomości. * Kliknij dwukrotnie ikonę pliku załącznika w nagłówku wiadomości, na górze okna wiadomości. Aby zapisać wiadomości w folderze komputera: * Otwórz wiadomość zawierającą załącznik, klikając ją dwukrotnie na liście wiadomości. * W oknie wiadomości kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Zapisz załączniki. * Wybierz folder, w którym chcesz zapisać załączniki. Domyślnie program Poczta systemu Windows zapisuje załączniki w folderze Dokumenty użytkownika. Aby zapisać załączniki w innym folderze, kliknij przycisk Przeglądaj, a następnie wybierz folder. Zaznacz załączniki, które chcesz zapisać, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Chociaż w programie Poczta systemu Windows pliki niebezpiecznych typów są blokowane, wciąż należy zachować ostrożność podczas otwierania plików. Popularne programy do odbioru i wysyłania poczty tekstowe: elm, elmo, mutt, pine graficzne: Apple Mail, Balsa, Eudora, Evolution, KMail, Microsoft Outlook, Windows Mail, Mozilla Suite/SeaMonkey, Mozilla Thunderbird, Netscape Messenger, Opera, Pegasus Mail, Sylpheed, The Bat!