Instrukcja dla administratora licencji
Czym jest i jak działa nowa platforma LEX W 2015 roku Wolters Kluwer wprowadził na rynek nową platformę pod nazwą LEX, na której udostępniana jest nasza oferta w wersji on-line. Sama platforma nie zawiera żadnych treści ani funkcjonalności. Jest wyłącznie systemem, gdzie udostępniamy użytkownikom zakupione dla nich pakiety, miejscem w którym można korzystać z produktów Wolters Kluwer prezentowanych w nowym wyglądzie, z nowymi i udoskonalonymi funkcjonalnościami. Cała oferta Wolters Kluwer została podzielona na pakiety. Każdy pakiet daje użytkownikowi inne treści i funkcjonalności. Pakiety są odpowiednikami dotychczasowych produktów i modułów do nich.
Rodzaje zabezpieczeń na platformie LEX Podstawowym sposobem zabezpieczania produktu jest logowanie na podstawie adresu e-mail i hasła do Serwisu Logowania. Logowanie do nowej platformy LEX nie zmienia się. Zasadniczo różni się zarządzanie uprawnieniami. Uprawnienia nadawane są na poziomie pakietów, a nie całej platformy. Indywidualne umowy z klientami mogą dopuszczać inny sposób zabezpieczenia, np. poprzez IP. Administrator może również ograniczyć konkretnemu użytkownikowi dostęp do publikacji wskazując, obok loginu i hasła, numer lub zakres IP jako dodatkowy wymóg.
Logowanie do panelu administratora Każda osoba, która jest administratorem licencji na nowej platformie LEX, po zalogowaniu się na stronie www.logowanie.wolterskluwer.pl zobaczy dodatkową zakładkę Administracja jak na widoku obok. Po kliknięciu na zakładkę Administracja po prawej stronie będzie widoczny przycisk LEX Administracja, pod którym dostępne są narzędzia do zarządzania licencjami na nowej platformie.
Dokąd prowadzi przycisk LEX Administracja Po kliknięciu na LEX-Administracja administrator licencji zobaczy: listę klientów (podmiotów), dla których ma uprawnienia do administrowania licencją (jeśli ma uprawnienia dla kilku klientów); kliknięcie na dowolnym miejscu na kafelku danego klienta powoduje przejście do widoku listy produktów (licencji) dla danego klienta listę licencji, którymi może zarządzać (jeśli zarządza dostępami tylko dla jednego klienta); kliknięcie w dowolnym miejscu na kafelku licencji spowoduje wyświetlenie pakietów dostępnych w tej licencji Uwaga! Po 21 września 2015 Klienci, którzy mają wszystkie produkty wyłącznie na nowej platformie LEX, po kliknięciu na zakładkę Administracja, przejdą od razu do widoku Listy klientów lub Listy produktów. Nie będzie strony pośredniej.
Widok dostępnych pakietów Po wybraniu konkretnej licencji pokazuje się lista pakietów, które klient zakupił w ramach tej licencji. Pakiety pokazują się w kolejności alfabetycznej.
Informacje widoczne na pakiecie Na każdym z pakietów znajduje się informacja o: dacie początku i końca abonamentu (może być pokazana w różnych kolorach w zależności od aktualnego statusu abonamentu aktywny, oczekujący, zakończony z warunkowym dostępem do produktu lub zakończony bez dostępu do produktu) numerze zlecenia z zamówienia pozycji ze zlecenia ilości równoległych dostępów do pakietu ikona ludzika na pomarańczowym tle wraz z liczbą informującą o ilości dostępów ilości przypisanych już użytkowników do danej licencji ikona grupy ludzików na zielonym tle z liczbą
Jak sprawdzić czy mamy aktywny abonament na dany pakiet W informacji o pakiecie, oprócz rodzaju licencji, mamy też wieli innych danych, m.in. datę początku i końca abonamentu, liczbę dostępów Do tych informacji wchodzimy klikając na i w zakładce Moje produkty na pasku nowej platformy LEX, a następnie w i na wybranym pakiecie
Abonament aktywny i oczekujący Abonamenty aktywny (można korzystać) (zegarek zielony, daty na czarno) Abonament oczekujący (wprowadzony do systemów, oczekuje na rozpoczęcie użytkowania) (zegarek i daty szaro-niebieskie)
Abonament zakończony Abonament zakończony, ale jest jeszcze dostęp warunkowy do pakietu (zegarek i daty pomarańczowe) Abonament zakończony, brak dostępu do pakietu (zegarek i daty na czerwono)
Zarządzanie listą użytkowników danego pakietu Administrator licencji może: 1. dodawać użytkowników do pakietów 2. usuwać użytkowników z pakietów 3. dodawać nowego administratora licencji 4. usuwać innego administratora z licencji 5. decydować o wysyłaniu komunikatów systemowych do użytkowników (o dodaniu lub usunięciu z licencji, pakietu) 6. nadać lub usunąć status VIP danemu użytkownikowi (jeśli taka funkcja była aktywowana dla danego klienta)
Zarządzanie listą użytkowników danego pakietu Po kliknięciu na wybrany pakiet administrator zobaczy listę użytkowników. Jeśli jest to: nowo zakupiona licencja - zobaczy tylko własne dane jak na zrzucie obok wraz z symbolem administratora licencja po zmianie interfejsu w trakcie abonamentu (byli już przypisani użytkownicy) pojawi się lista wszystkich dotychczasowych użytkowników pakietu
Dodawanie użytkowników do pakietu c.d. Przed dodaniem nowego użytkownika program: zapyta o to czy administrator chce automatycznie wysłać nowemu użytkownikowi powiadomienie o dodaniu do licencji; automatycznie zaznaczona jest opcja wysłania komunikatu wymaga potwierdzenia decyzji sprawdzi, czy: wprowadzony adres już istnieje spełnia podstawowe zasady adresu e-mail Jeśli użytkownik był już przypisany do pakietu lub adres jest błędny, pojawi się właściwy komunikat. Należy anulować operację dodania lub poprawić adres e-mail.
Wyszukiwanie użytkowników pakietu Jeśli do pakietu przypisanych jest wielu użytkowników administrator licencji może skorzystać z wyszukiwarki. W pole wyszukiwania (nad listą użytkowników) musi wpisać co najmniej 3 litery/znaki składające się na adres mailowy, imię lub nazwisko szukanej osoby Osoby zaznaczone na zielono aktualnie korzystają z pakietu Osoby oznaczone na czarno mogą korzystać, ale aktualnie nie korzystają
Dodawanie użytkowników do pakietu Administrator licencji w każdej chwili może przypisać nowych użytkowników do każdego z pakietów. Po kliknięciu na Dodaj nowych użytkowników : pojawi się nowe okno jak obok w oknie można wpisać lub wkleić jednorazowo do 200 adresów mailowych nowych użytkowników danego pakietu; adresy należy podawać w nowych wierszach lub oddzielić średnikami kliknąć Dodaj
Dodawanie użytkowników do pakietu c.d. Aby przypisać nowego użytkownika do kilku pakietów należy: powtórzyć operację dla każdego pakietu, lub skorzystać z operacji masowego dodawania użytkowników
Masowe dodawanie użytkowników do pakietów Po kliknięciu w wybraną licencję pojawią się nazwy wszystkich pakietów z nią związanych. Przycisk Zarządzaj pakietami znajduje się ponad listą pakietów. Należy na niego kliknąć a następnie kliknąć w pierwszy z pakietów do których chcemy przypisać nowych użytkowników (1). Na pasku narzędziowym pojawią się dodatkowe opcje zarządzania (2).
Masowe dodawanie użytkowników do pakietów c.d. Klikając na Wybierz wszystkie na pasku narzędzi możemy jednym kliknięciem zaznaczyć wszystkie, a jeśli trzeba odznaczyć pojedyncze niepotrzebne. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pakietów, korzystając z paska narzędzi, można jednym kliknięciem zaznaczyć wszystkie potrzebne pakiety, a następnie dodać użytkowników.
Usuwanie użytkowników Administrator licencji może usunąć użytkownika z: 1. pakietu 2. listy użytkowników u danego klienta Aby usunąć z pakietu należy: wyszukać osobę na liście użytkowników danego pakietu kliknąć w prawym dolnym rogu kafelka na ikonkę następnie kliknąć Usuń z pakietu
Usuwanie użytkowników c.d. Program zażąda potwierdzenia decyzji o usunięciu z pakietu. Pojawi się też okno dialogowe z automatycznie zaznaczoną opcją wysyłki komunikatu do użytkownika o odebraniu mu dostępu do pakietu. Administrator może zdecydować o tym, że nie będą wysyłane takiej maile przy usuwaniu użytkownika.
Usuwanie użytkowników c.d. Administrator może też usunąć użytkownika z listy użytkowników danego klienta (jednocześnie ze wszystkich pakietów do niego należących). Po wejściu na dane konkretnego klienta w górnym pasku administrator widzi zakładkę Użytkownicy. Po kliknięciu na nią, z pomocą wyszukiwarki, może wyszukać konkretnego użytkownika, a następnie usunąć go z pakietu poprzez opcję Zarządzaj użytkownikami. Taki użytkownik zostanie usunięty ze wszystkich pakietów!
Kopiowanie i export listy użytkowników danego pakietu W sytuacji kiedy administrator potrzebuje dodać do kilku / kilkunastu pakietów tę samą listę użytkowników istnieje możliwość wprowadzenia wszystkich do pierwszego z pakietów a następnie wyeksportowania gotowej już listy i wkopiowania do kolejnych pakietów. Po wejściu w widok użytkowników pakietu należy kliknąć Opcje a następnie wybrać jedną z możliwości: Skopiuj listę do pliku lub Zapisz listę do pliku Korzystając z zapisanej listy i funkcji Dodaj użytkownika można modyfikować Listę uprawnionych na do kolejnych pakietów
Ustawianie ograniczenia wejścia do pakietu po IP Istnieje możliwość takiego ustawienia uprawnień aby do wybranych pakietów użytkownicy mogli zalogować się tylko ze wskazanego IP lub zakresu IP. W tym celu na poszczególnych pakietach musi być ustawione ograniczenie dostępu po IP. To rozwiązanie pozwala tak wysterować dostępem aby wybrana grupa użytkowników mogła korzystać ze wskazanych pakietów tylko na konkretnych urządzeniach (ze zdefiniowanym IP). Poza tymi urządzeniami użytkownik po zalogowaniu nie zobaczy pakietów dostępnych na IP.
Jak ustawić ograniczenie dostępu do pakietu po IP Aby włączyć sprawdzanie adresu IP należy: Wejść do zakładki Administracja Następnie przejść do Listy użytkowników przypisanych do pakietu klikając kolejno na klienta, wybrany pakiet a następnie w widoku Listy użytkowników przypisanych do pakietu i Opcje
Jak ustawić ograniczenie dostępu do pakietu po IP c.d. Następnie w widoku Listy użytkowników przypisanych do pakietu należy kliknąć w Opcje i Włącz obsługę adresów IP w pakiecie Gdy obsługa adresów IP dla wybranego pakietu jest włączona, administrator pakietu może nadać domyślne ograniczenia adresów IP dla całego pakietu.
Jak ustawić ograniczenie dostępu do pakietu po IP c.d. Po wybraniu Ustaw domyślne ograniczenie IP dla przypisanych użytkowników otworzy się okno Pakiet. domyślne ograniczenie IP dla przypisanych użytkowników. Można tu wprowadzić kilka zakresów dla adresów IP. Jeżeli komputer, z którego loguje się użytkownik będzie miał publiczny adres IP spełniający kryteria - to zostaną mu przydzielone uprawnienia do pakietu.
Jak ustawić ograniczenie dostępu do pakietu po IP c.d. Uwaga! Ustawienie domyślnych ograniczeń dla użytkowników pakietu, spowoduje automatyczne nadanie tych ograniczeń wszystkim przypisanym aktualnie użytkownikom. Również, gdy dodamy nowego użytkownika to będzie on automatycznie podlegał tym ograniczeniom. Domyślne ograniczenia dla całego pakietu można nadać nawet, gdy pakiet nie ma przypisanych użytkowników.
Dodatkowi administratorzy licencji W niektórych przypadkach istnieje potrzeba ustanowienia dodatkowych administratorów licencji. Listę aktualnych administratorów licencji można podejrzeć po wejściu do licencji i kliknięciu na zakładkę Administratorzy
Dodatkowi administratorzy licencji Nowego administratora dodajemy klikając na baton Dodaj nowego administratora licencji a następnie wprowadzając jego adres e-mail w oknie dialogowym. Dotychczasowy administrator decyduje, czy do nowego administratora ma być wysłany mail i informacją o nowych uprawnieniach. Jeśli administratorów jest kilku, wybraną osobę można usunąć klikając na ikonę kosza
Problemy najczęściej zgłaszane do administratorów przed użytkowników i sposoby pomocy Użytkownicy najczęściej zgłaszają się z następującymi problemami: Nie mogę się zalogować Nie mam dostępu do konkretnego zakresu informacji/funkcji (pakietu) Przestał mi działać program
Nie mogę się zalogować Jeśli użytkownik zgłasza, że nie może się zalogować do produktu, zależy sprawdzić/potwierdzić z użytkownikiem czy: 1. założył konto w Serwisie Logowania Wolters Kluwer 2. dokończył proces rejestracji (czy kliknął na link jaki dostał w mailu z Wolters Kluwer i potwierdził dane) 3. pamięta hasło 4. ma skonfigurowany dostęp do chociaż jednego pakietu
Założone konto w Serwisie Logowania Oznacza to, że użytkownik zdefiniował sobie parę login i hasło oraz podał niezbędne dane do założenia indywidualnego profilu w Serwisie Logowania. Po zalogowaniu się na stronie www.logowanie.wolterskluwer.pl widzi górną belkę narzędziową jak na zrzucie i co najmniej ikony udostępnianych bezpłatnie aplikacji, np. wejścia do Profinfo - księgarni internetowej Wolters Kluwer Imię i nazwisko użytkownika Komunikat opcjonalny. Pojawia się tylko, gdy nie wypełniono wszystkich danych podawanych dobrowolnie
Dokończony proces rejestracji Każdy nowy użytkownik, którego adres po raz pierwszy pojawia się w Serwisie Logowania Wolters Kluwer otrzymuje maila: którego nadawcą jest Wolters Kluwer w tytule ma Dokończenie procesu rejestracji w Serwisie Logowania Wolters Kluwer początek maila jak na zrzucie poniżej w treści maila jest link (zaznaczony), w który należy kliknąć aby dokończyć proces rejestracji
Dokończony proces rejestracji c.d. Jeśli okaże się, że mail od Wolters Kluwer z prośbą o dokończenie procesu rejestracji został przez przypadek usunięty (przez użytkownika lub systemowo) administrator sam, bez pomocy helpdesku Wolters Kluwer, może ponownie wysłać taki mail. W tym celu: wyszukuje użytkownika sprawdza czy ma status Niezarejestrowany klika na ikonę więcej następnie Ponów email System wyśle ponownego maila z linkiem do dokończenia rejestracji.
Przypomnienie hasła Każdy użytkownik, który zapomniał hasła może samodzielnie poprosić o przypomnienie klikając Nie pamiętasz hasła? a następnie wpisując taki adres e-mail, którego używa użytkownik przy logowaniu. Na skrzynkę przyjdzie specjalny mail jak należy postępować dalej.
Konfiguracja dostępu do pakietów Przy sprawdzaniu czy i do którego pakietu użytkownik ma dostęp należy wejść do każdego pakietu oddzielnie (zgodnie z instrukcją na slajdzie 12) i sprawdzić czy wskazany użytkownik jest podpięty.
Nie mam dostępu np. do Komentarzy W takiej sytuacji należy sprawdzić czy: 1. firma posiada wykupiony abonament na dany zasób, czyli czy: pakiet znajduje się na liście dostępnych dla danego klienta abonament jest aktywny 2. dana osoba znajduje się na liście użytkowników przypisanych do wskazanego pakietu (należy wejść w licencję, następnie pakiet a potem wyświetlić listę użytkowników i odszukać daną osobę) 3. nie minął okres abonamentu na dany pakiet 4. jaki jest zgodnie z umową sposób zabezpieczenia danego pakietu
Nie mam dostępu np. do Komentarzy c.d. 5. czy wskazany użytkownik ma odpowiednio skonfigurowany dostęp i próbuje wejść z dozwolonego miejsca (istotne przy zabezpieczeniach po IP) 6. nie próbuje wejść do produktu jako kolejny użytkownik (powyżej ilości wykupionych dostępów) do licencji przypisano więcej użytkowników niż możliwych jest równoległych wejść i wchodzący wcześniej zajęli dostępy Jeśli osoba próbująca wejść do pakietu musi to zrobić nawet kosztem dostępu innej osoby, administrator może chwilowo wyrzucić wybranego innego użytkownika klikając na ikonę więcej przy wybranym użytkowniku a następnie na Zamknij sesję. Kolejny użytkownik będzie mógł się zalogować.
Przestał mi działać program Przy tego typu zgłoszeniu trzeba sprawdzić czy: Nie wygasł abonament na produkt/pakiet sprawdzić jak na stronie 8 Użytkownik nie został usunięty z pakietu/-ów sprawdzić jak na stronie 12 Nie ma chwilowego problemu z internetem u klienta Jeśli nie wystąpił żaden z ww. przypadków, prosimy o zgłoszenie na adres pomoc.techniczna@wolterskluwer.pl