STRATEGIA SPOŁECZNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI BIZNESU (CSR) firmy Monika Kurlapska IVPOL- NORTH

STRATEGIA SPOŁECZNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI BIZNESU (CSR) firmy Monika Kurlapska IVPOL- NORTH dokument sporządzony w ramach projektu Podniesienie konkurencyjności Monika Kurlapska IVPOL- NORTH i wniesienie wartości społecznej do jej otoczenia poprzez wdrożenie działań CSR w obszarze: Środowisko, Relacje z personelem, Zaangażowanie społeczne. Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach Szwajcarskiego Programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Gdańsk, 12 września 2014r. Strona1

Spis treści: I. Wprowadzenie II. Analiza firmy przed wdrożeniem Strategii CSR, w odniesieniu do normy ISO 26000 1. Charakterystyka firmy 2. Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród pracowników firmy 3. Analiza SWOT 4. Przegląd praktyk CSR realizowanych przez firmę, w odniesieniu do normy ISO 26000 III. Priorytetyzacja zagadnień CSR, w odniesieniu do normy ISO 26000 IV. Mapa interesariuszy IVPOL-NORTH V. Założenia do opracowania Strategii CSR VI. Strategia CSR 1. Nasze wartości 2. Misja i wizja IVPOL-NORTH 3. Strategiczne cele społeczne firmy 4. Komunikacja Strategii CSR 5. Odpowiedzialność za wdrażanie Strategii CSR VII. Cele operacyjne i Plan działania na lata 2014-2015 Strona2

I. Wprowadzenie Opracowanie strategii społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) jest dla nas ogromnym krokiem w rozwoju firmy. Jednocześnie, jest obecnie celem priorytetowym przedsiębiorstwa. We wdrożeniu wartości i działań CSR oraz powiązaniu ich ze strategią biznesową firmy upatrujemy zarówno wielką szansę, jak i wielkie wyzwanie. Mamy także świadomość, jaka to odpowiedzialność. Dotychczas, staraliśmy się realizować działania skierowane zarówno do pracowników, jak i społeczności lokalnej na miarę naszych możliwości. Staraliśmy się wdrażać efektywne i odpowiedzialne praktyki w miejscu pracy jak i praktyki biznesowe, budować poprawne relacje konsumenckie, dbać o poszanowanie praw człowieka i stan środowiska naturalnego. W tym roku po raz pierwszy podjęliśmy się jednak usystematyzowania tych działań. Opracowana strategia CSR stanowi fundament aktywności biznesowej IVPOL-NORTH we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa. Strategia jest dla nas drogowskazem w budowaniu wartości społecznej przedsiębiorstwa dla wszystkich grup interesariuszy. Strategia będzie strategicznym wyznacznikiem funkcjonowania firmy i pomoże w kształtowaniu jej rozwoju, zgodnie z wartościami i zasadami CSR. Docelowo, strategia oraz wynikające z niej plany operacyjne mają przyczynić się do wzrostu konkurencyjności firmy na polskim rynku. Zespół IVPOL-NORTH zaprasza wszystkich klientów, kontrahentów, partnerów firmy do dołożenia cegiełki w tym procesie, do współpracy w budowaniu zrównoważonego rozwoju dla nas i przyszłych pokoleń. Warto mieć na uwadze, że nasze działania mają wymiar lokalny, ale przyczyniają się, dzięki naszej codziennej pracy, do ważnych zmian w skali globalnej. To, w naszej ocenie, bardzo ważne. Zespół IVPOL-NORTH Strona3

II. Analiza firmy przed wdrożeniem Strategii CSR, w odniesieniu do normy ISO 26000 1. Charakterystyka firmy Jesteśmy rodzinnym przedsiębiorstwem produkcyjno-handowo-usługowym działającym na rynku od 2004 roku. Naszym priorytetem jest rozwój firmy ukierunkowany na jak najwyższą jakość produktów i usług świadczonych naszym Klientom. W tym celu stale się doskonalimy, czerpiąc z najlepszych przykładów praktyk biznesowych. Oferujemy fachową współpracę w zakresie kompleksowego zaopatrzenia Klientów w farby, lakiery i akcesoria lakiernicze. Zajmujemy się produkcją frontów z płyt MDF oraz mieszaniem kolorów kryjących i bejc. W odpowiedzi na istniejące zapotrzebowanie, zajmujemy się także renowacją elementów bądź dużych powierzchni meblarskich. W swoim porfolio posiadamy usługi zrealizowane zarówno dla Klientów indywidualnych, jak i renomowanych firm tj. INDECO. Współpracujemy z najlepszymi producentami, wprowadzając ich produkty do naszej oferty. Do naszych Partnerów należą producenci krajowi jak i zagraniczni (Hiszpania). To my: wyprodukujemy dla Państwa fronty z płyty MDF wg indywidualnych potrzeb wyposażymy Państwa firmę w najwyższej klasy farby i lakiery do drewna wyposażymy Państwa firmę w akcesoria lakiernicze pokryjemy każdą powierzchnię farbą, lakierem lub bejcą wymieszamy profesjonalnie farbę kryjącą lub bejcę dokonamy renowacji najbardziej zniszczonej powierzchni Dzięki profesjonalnej analizie rynku, staramy się realizować naszą działalność biznesową na najwyższym poziomie, z myślą o naszych obecnych i przyszłych Klientach. Strona4

3. Przegląd praktyk CSR realizowanych przez firmę, w odniesieniu do normy ISO 26000 OBSZAR CSR ZAGADNIENIE CSR na podstawie ISO 26000 PRZEGLĄD PRAKTYK CSR, PRZED WDROZENIEM STRATEGII CSR W FIMIE IVPOL-NORTH Ład organizacyjny 6.2 Firma posiada Regulamin Organizacyjny, Protokoły Oceny Ryzyka Pracy, Każdy pracownik posiada zakres wykonywania swoich obowiązków. Zakres jest znany. Firma zorganizowała procesy zapewniając ich nadzorowanie, sprawny przebieg, obieg informacji, minimalizowanie niezgodności poprzez własne wytyczne co do przebiegu procesów i stosowane zapisy. Dotychczas nie przeprowadzono jednak zarówno przeglądu procesów i procedur organizacji, jak i inwentaryzacji działań CSR. Firma nie posiada strategii CSR i Kodeksu etycznego. W sposób oczywisty zatem nie funkcjonuje integracja CSR z takimi strukturami jak: systemy zarządzania, procesy biznesowe, zasady podejmowania decyzji. Zagadnienie 1: Należyta staranność Prawa człowieka 6.3 Zagadnienie 2: Sytuacje zagrożenia praw człowieka Zagadnienie 3: Unikanie współudziału Zagadnienie 4: Rozpatrywanie skarg W firmie podejmowane są działania w sytuacjach związanych z zaobserwowanym łamaniem praw pracowniczych (bezpośrednie rozmowy korygujące z pracownikami, spotkania z pracownikami). Zagadnienie 5: Dyskryminacja i grupy szczególnie wrażliwe W firmie szanuje się prawa wszystkich pracowników, w tym w szczególności osób starszych i osób młodych. Strona5

Zagadnienie 6: Prawa obywatelskie: osobiste i polityczne Zagadnienie 7: Prawa gospodarcze, społeczne i kulturalne Zagadnienie 8: Fundamentalne zasady i prawa w pracy Firma nie stosuje płacy minimalnej i zatrudnia pracowników wyłącznie na umowę o pracę. Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku, w godzinach 8-16:00. Poza wskazanymi, firma nie realizuje innych praktyk, poza tymi określonymi wymogami Zagadnienie 1: Zatrudnianie i stosunki pracy Praktyki z zakresu pracy 6.4 Zagadnienie 2: Warunki pracy i ochrona socjalna Firma organizuje spotkania integracyjne, jest przyjazna wszystkim pracownikom także osobom starszym, czy młodym matkom). Zapewnienia równe szanse w miejscu pracy dla wszystkich pracowników. Bardzo dobrze czują się w firmie zarówno osoby starsze jak i osoby młode. Firma pozwala zachować pracownikom równowagę pomiędzy życiem zawodowym i i prywatnym (przestrzega czasu pracy). Pracownicy angażowani są w zarządzanie (np. poprzez udział w cotygodniowych spotkaniach/śniadaniach pracowniczych). W stosunku do nich stosowana jest otwarta komunikacja. IVPOL-NORTH gwarantuje pracownikom warunki pracy zgodne z obowiązującymi przepisami. Pomimo specyfiki branży, w firmie zatrudnione są, na 9 osób, 4 kobiety (łącznie z Właścicielką). Strona6

Właścicielka informuje pracowników o kwestiach dotyczących działalności firmy, jak i warunkami zatrudnienia. Zagadnienie 3: Dialog społeczny Zagadnienie 4: Bezpieczeństwo i higiena pracy Firma zapewnia pracownikom odzież roboczą oraz środki ochrony osobistej adekwatne do stwierdzonych zagrożeń na danym stanowisku pracy w zależności od wykonywanych obowiązków. Firma wdraża zgłaszane przez pracowników pomysły usprawnień w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Do dyspozycji pracowników jest pomieszczenie socjalne połączone z szatnią (odremontowane w 2013r.) oraz również nowo odremontowane toalety (męska i żeńska). Poza przykładami wskazanymi powyżej oraz wymogami określonymi prawnie, firma nie realizuje innych praktyk. Zagadnienie 1: Zapobieganie zanieczyszczeniom Środki chemiczne nabywane i wykorzystywane przez firmę w procesach produkcyjnych i na potrzeby handlu, są kupowane u uznanych dostawców, cieszących się renomą i dobrą opinią i posiadających odpowiednie certyfikaty i świadectwa jakości na swoje produkty. Środowisko (6.5) Zagadnienie 2: Zrównoważone wykorzystanie zasobów Firma stara się oszczędzać i wykorzystywać optymalnie surowce i materiały, które są zamawiane na ogół pod wymiar do konkretnych zleceń. Wykorzystuje się surowce i odpady, których można użyć w innych zleceniach i wyrobach. Firma realizuje usługi w ramach renowacji wyrobów z MDF i drewna. Dzięki temu ma pozytywny wpływ na środowisko przedłużają cykl życia wyrobów. Takie praktyki stosowane są także wewnątrz zakładu (np. renowacja krzeseł drewnianych wykorzystywanych przez pracowników). Zagadnienie 3: Łagodzenie skutków oraz adaptacja do zmian klimatu Strona7

Zagadnienie 4: Ochrona środowiska, różnorodność biologiczna i przywracanie siedlisk przyrodniczych Zagadnienie 1: Przeciwdziałanie korupcji Uczciwe praktyki operacyjne (6.6) Zagadnienie 2: Odpowiedzialne angażowanie się w działalność polityczną Zagadnienie 3: Uczciwa konkurencja Zagadnienie 4: Promowanie społecznej odpowiedzialności w łańcuchu wartości Zagadnienie 5: Poszanowanie praw własności IVPOL-NORTH przestrzega praw autorskich i własności intelektualnej w każdym obszarze współpracy. Poza tym nie realizujemy innych praktyk, poza wymogami Relacje z konsumentami (6.7) Zagadnienie 1: Uczciwy marketing, prawdziwe i obiektywne informacje oraz uczciwe praktyki dotyczące umów. Strona8 Zagadnienie 2: Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo konsumentów Zapewniono informację dla klienta na temat zagrożeń i podstępowania ze środkami chemicznymi sprzedawanymi w mniejszych pojemnikach, napełnianych przez pracownika magazynu. Informacje te są opracowane przez producenta środka chemicznego i naklejane na opakowanie podczas realizacji zamówienia od klienta.

Zagadnienie 3: Zrównoważona konsumpcja Firma dba o jakość produktów i usług. Firma w kompleksowy sposób zapewnia reklamację usług/produktów. Zagadnienie 4: Obsługa konsumenta, wsparcie oraz reklamacje i rozstrzyganie sporów Firma dba o obsługę klienta wykorzystując wewnętrzne formularze i ustalone (ustnie) zasady postępowania. Zamówienia od klientów są przyjmowane w odrębnym pomieszczeniu biurowym wyposażonym w odpowiednie sprzęty, meble i urządzenia oraz ekspozytory z produktami (środki chemiczne) oraz próbkami płyt, kolorów lakierów itp. Klienci zasięgają opinii w sprawach wykonania (doboru kolorów) danych elementów, zasięgają rad i opinii i mogą na nie liczyć. W celu zapewnienia zgodności dostarczanego wyrobu (sprzedawanych lakierów, farb ) odpowiedzialny pracownik przygotowuje wyroby korzystając z próbników i wzorników. Klienci otrzymują wraz z produktem informacje o rodzaju i symbolu danego wyrobu. Informacja zawiera również prośbę o wykonanie dodatkowych próbek przez klienta dla pewności zgodności koloru z zamówieniem. Wykorzystywane receptury są przechowywane w biurze w celu dostępności informacji w przypadku ciągłości zlecenia po dłuższym czasie. Klienci są z góry informowani o terminach w których biuro/firma będzie nieczynna. Firma zapewnia terminowe dostawy towaru i każdorazowo informuje klientów o przesunięciach terminów, jeśli taka sytuacja zaistnieje. Firma utrzymuje bezpośredni kontakt z klientem w sprawie jakości towaru (klient ma kontakt bezpośrednio z osobami wykonującymi dla niego daną pracę). Zagadnienie 5: Ochrona danych i prywatności konsumenta Zagadnienie 6: Dostęp do podstawowych usług Zagadnienie 7: Edukacja i świadomość Strona9

Zagadnienie 1: Zaangażowanie społeczne Pracownicy wiedzą o zaangażowaniu firmy w działania społeczne i mają świadomość realizowanego projektu CSR. Firma wykonała pracę na rzecz szkoły (dowiezienie podręczników dla całej klasy własnym transportem, wykonanie dla szkoły nieodpłatnie podestu przydatnego w pisaniu na tablicy). Zaangażowanie społeczne (6.8) Zagadnienie 2: Edukacja i kultura Zagadnienie 3: Tworzenie miejsc pracy i rozwijanie umiejętności Zagadnienie 4: Rozwój i dostęp do technologii Zagadnienie 5: Tworzenie bogactwa i narodu Zagadnienie 6: Zdrowie Zagadnienie 7: Inwestycje społeczne III. Priotytetyzacja zagadnień CSR, w odniesieniu do normy ISO 26000 OBSZAR CSR WAŻNE I PILNE DLA FIRMY ważne dla firmy i przez nią nie realizowane lub realizowane w małym stopniu, a niezbędne do wdrożenia w trybie natychmiastowym WAŻNE, LECZ NIEPILNE DLA FIRMY ważne dla firmy, realizowane przez firmę, aa ich ewentualne uzupełnienie, rozwinięcie nie wymaga natychmiastowego angażowania zasobów firmy 6.2 ŁAD ORGANIZACYJNY 1) Inwentaryzacja działań CSR i określenie obszarów i zagadnień priorytetowych. 2) Opracowanie strategii CSR. 3) Przegląd procesów i procedur firmy. 4) Powiązanie strategii CSR ze strategią i procesami biznesowymi. 5) Opracowanie i wdrożenie Kodeksu Strona10

etycznego. 6.3 PRAWA CZŁOWIEKA Zagadnienie 1: Należyta staranność 6) Analiza firmy i wdrożenie rozwiązań gwarantujących nie naruszania praw człowieka. Zagadnienie 2: Sytuacje zagrożenia praw człowieka 7) Identyfikowanie i korygowanie sytuacji zagrażających prawom człowieka w firmie i w całym cyklu życia produktu. 8) Respektowanie wolności wypowiedzi. 9) Nie stosowanie pracy przymusowej, minimalnej płacy. 10) Równe traktowanie wszystkich pracowników, w tym osób starszych, osób niepełnosprawnych, osób młodych, w firmie i w całym cyklu życia produktu. Zagadnienie 3: Unikanie współudziału 11) Opracowanie i wdrożenie kryteriów i standardów doboru partnerów biznesowych pod kątem przestrzegania praw człowieka. 12) Wprowadzanie dodatkowych wymogów chroniących prawa człowieka. Zagadnienie 4: Rozpatrywanie skarg Zagadnienie 6: Prawa obywatelskie: osobiste i polityczne 17) Wdrożenie rozwiązań pozwalających dbać o przestrzeganie praw obywatelskich. Zagadnienie 7: Prawa gospodarcze, społeczne i kulturalne 18) Wdrożenie rozwiązań pozwalających dbać o przestrzeganie praw gospodarczych, społecznych i kulturalnych. Zagadnienie 8: Fundamentalne zasady i prawa w pracy 19) Wdrożenie rozwiązań pozwalających zagwarantować zapewnienie podstawowych praw w pracy. 13) Wdrożenie narzędzi umożliwiających zgłaszanie przypadków łamania praw człowieka przez firmę. Zagadnienie 5: Dyskryminacja i grupy szczególnie wrażliwe Strona11

14) Poszanowanie praw mniejszości i grup szczególnie wrażliwych, w tym m.in. osób starszych i niepełnosprawnych. 15) Dostępność firmy dla grup szczególnie wrażliwych (osoby starsze, osoby młode, osoby niepełnosprawne, byli więźniowie). 16) Przeciwdziałanie dyskryminacji, np. poprzez Kodeks etyki, wewnętrzne regulacje. 6.4 PRAKTYKI Z ZAKRESU PRACY Zagadnienie 2: Warunki pracy i ochrona socjalna 20) Zaangażowanie pracowników w zarządzanie, w tym otwarta komunikacja. 21) Zapewnienie równych szans w miejscu pracy dla wszystkich pracowników. Zagadnienie 4: Bezpieczeństwo i higiena pracy 22) Promocja bezpieczeństwa wśród pracowników. Zagadnienie 1: Zatrudnianie i stosunki pracy 23) Badanie opinii pracowników. 24) Przejrzyste systemy ocen i wynagradzania. 25) Przejrzysty system premii i dostępność informacji na jego temat. Przejrzysty system awansowania / ścieżka kariery. 26) Jasne i ogólnodostępne zasady rekrutacji. 27) Wdrożenie działań i dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych. Zagadnienie 2: Warunki pracy i ochrona socjalna 28) Wprowadzanie rozwiązań stymulujących poziom satysfakcji pracowników. 29) Działania umożliwiające zachowanie równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym (czas pracy, nie "zabieranie" pracy do domu). 30) Działania budujące atmosferę różnorodności. 6.5 ŚRODOWISKO Zagadnienie 1: Zapobieganie zanieczyszczeniom 31) Minimalizowanie negatywnego wpływu firmy na środowisko w łańcuchu dostaw. Zagadnienie 2: Zrównoważone wykorzystanie zasobów 36) Eko innowacje w produktach / usługach. Strona12

Zagadnienie 2: Zrównoważone wykorzystanie zasobów 32) Monitorowanie i minimalizowanie poziomu zużycie wody. 33) Monitorowanie i minimalizowanie zużycia energii. 34) Kontrola i usprawnienia w korzystaniu z zasobów. Zagadnienie 3: Łagodzenie skutków oraz adaptacja do zmian klimatu 35) Wprowadzanie rozwiązań umożliwiających łagodzenie skutków i adaptację do zmian klimatu. 6.6 UCZCIWE PRAKTYKI OPERACYJNE Zagadnienie 1: Przeciwdziałanie korupcji 37) Przeciwdziałanie i monitorowanie potencjalnych działań korupcyjnych. Zagadnienie 3: Uczciwa konkurencja 38) Działania zapewniające uczciwe praktyki biznesowe. Zagadnienie 4: Promowanie społecznej odpowiedzialności w łańcuchu wartości 39) Informowanie i edukowanie partnerów biznesowych w zakresie CSR. 40) Monitoring i wdrażanie rozwiązań z zakresu CSR w łańcuchu dostaw. Zagadnienie 5: Poszanowanie praw własności Zagadnienie 4: Promowanie społecznej odpowiedzialności w łańcuchu wartości 42) Realizacja inicjatyw CSR we współpracy z interesariuszami firmy. 43) Wdrażanie rozwiązań przyczyniających się do rozwiązywania globalnych/lokalnych problemów i wyzwań specyficznych dla branży (jeśli takie istnieją). 41) Wdrażanie mechanizmów i zasad w firmie przyczyniających się do poszanowania praw własności. Strona13

6.7 RELACJE Z KONSUMENTAMI Zagadnienie 1: Uczciwy marketing, prawdziwe i obiektywne informacje oraz uczciwe praktyki dotyczące umów. Zagadnienie 1: Uczciwy marketing, prawdziwe i obiektywne informacje oraz uczciwe praktyki dotyczące umów. 44) Przejrzyste informowanie o ofercie i działaniach firmy. Zagadnienie 4: Obsługa konsumenta, wsparcie oraz reklamacje i rozstrzyganie sporów 45) Dbałość firmy o jakość produktów i usług. 46) Stosowanie przejrzystych zasad reklamacji. 47) Badanie satysfakcji konsumentów. 49) Wdrożenie certyfikacji społecznej lub środowiskowej. 50) Marketing zaangażowany społecznie. Zagadnienie 2: Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo konsumentów 51) Dbałość o bezpieczeństwo produktu i usługi. Zagadnienie 3: Zrównoważona konsumpcja Zagadnienie 5: Ochrona danych i prywatności konsumenta Zagadnienie 6: Dostęp do podstawowych usług 52) Informowanie o zasadach zrównoważonej konsumpcji. 53) Stosowanie społecznych i środowiskowych innowacji w produktach / usługach. 48) Przejrzysta oferta dostępna dla konsumentów. Zagadnienie 7: Edukacja i świadomość 54) Edukowanie konsumentów w zakresie obsługi konsumenta. 55) Realizacja wspólnych projektów z konsumentami. 6.8 ZAANGAŻOWANIE Zagadnienie 1: Zaangażowanie społeczne Zagadnienie 1: Zaangażowanie społeczne SPOŁECZNE 56) Firma jako dobry sąsiad lokalny. 57) Współpraca z partnerami społecznymi. 58) Stworzenie planu zaangażowania interesariuszy. Zagadnienie 4: Rozwój i dostęp do technologii 59) Wprowadzenie kryteriów i zasad współpracy 60) Przekazywanie produktów lub realizacja usług na rzecz społeczności. 61) Pomoc doraźna. 62) Ewaluacja efektów działań społecznych. Zagadnienie 2: Edukacja i kultura 63) Dzielenie się wiedzą i umiejętnościami z członkami społeczności lokalnej, np. Strona14

wizyty studyjne. 64) Prowadzenie edukacji w społeczności lokalnej. Zagadnienie 3: Tworzenie miejsc pracy i rozwijanie umiejętności 65) Korzystanie z lokalnego rynku pracy IV. Mapa interesariuszy Pracownicy NGO Rodziny pracownik. Media Dostawcy Doradcy zewnętrzni Klienci Monika Kurlapska IVPOL- NORTH Społecz. lokalna Klienci klientów Organizacje branżowe Podwykona wcy Instytucje i organizacje kontrolujące Konkurenc. Inni partnerzy biznesowi Strona15

V. Szczegółowy podział interesariuszy Zależność Odpowiedzialność Wpływ Zróżnicowane perspektywy Ci, którzy nie mogą mówić za siebie. osoby lub grupy pośrednio lub bezpośrednie zależne od organizacji lub te, od których organizacja jest zależna osoby lub grupy, wobec których organizacja ponosi lub może w przyszłości ponosić odpowiedzialność prawną, gospodarczą czy moralną osoby lub grupy, które mogą wpłynąć na decyzje organizacji lub interesariuszy na szczeblu strategicznym lub operacyjnym osoby lub grupy, których różne spojrzenia na daną kwestię mogą pomóc w lepszym zrozumieniu sytuacji i zauważeniu możliwości działań, które inaczej zostałyby przeoczone. - Pracownicy - Dostawcy - Podwykonawcy - Klienci i ich Klienci ostateczni - Konkurencja - Partnerzy biznesowi - Społeczność lokalna - Organizacje pozarządowe działające na terenie działania firmy - Organizacje pozarządowe działające w obszarze ochrony środowiska - Instytucje i organizacje kontrolujące (m.in. ZUS, Urząd Skarbowy, PIP, PARP, Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska, Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego, Pomorski Urząd Wojewódzki, Bank) - Media - Doradcy zewnętrzni - Przyszłe pokolenia i środowisko naturalne - Gdańska Fundacja Innowacji Społecznej - Rodziny pracowników - Organizacje branżowe i międzynar. - Środowisko przyrodnicze Strona16

VI. Założenia dla opracowania Strategii CSR Strategia CSR IVPOL-NORTH ma być fundamentem aktywności biznesowej IVPOL-NORTH we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa i ma zapewniać wdrożenie CSR w całej firmie, w łańcuchu wartości i na każdym etapie cyklu życia produktu. W realizacji założeń i zapewnieniu wdrożenia zasad CSR w całym łańcuchu wartości firmy, tj. działaniach przedsiębiorstwa, jaki i łańcuchu dostaw, pomoże nam także oparcie procesu prac nad strategią o wytyczne normy ISO 26000, następującym zakresie: Obszar 6.2. ISO 26000 Ład organizacyjny W Strategii CSR ujęte zostaną kierunki, założenia, cele dotyczące ogólnych zasad funkcjonowania firmy, zależności służbowych (obowiązków i uprawnień) oraz organizacji realizowanych procesów. Obszar 6.3. ISO 26000 Prawa człowieka Strategia uwzględni kierunki, założenia, cele odnoszące się do przestrzegania praw człowieka, ze szczególną uwagą skierowaną na podniesienie świadomości personelu i pozostałych interesariuszy firmy w tym obszarze. Obszar 6.4. ISO 26000 Praktyki z zakresu pracy Strategia CSR uwzględni kierunki, założenia, cele dotyczące zarządzania personelem. Zapisy strategii będą odnosić się do: uporządkowania procesu zarządzania personelem, w tym w szczególności motywowania i rozwoju pracowniczego, BHP oraz komunikacji wewnętrznej. Obszar 6.5. ISO 26000 Środowisko Strategia CSR uwzględni kierunki, założenia, cele dotyczące zarządzania wpływem firmy na środowisko naturalne. Zapisy strategii będą odnosić się do uporządkowania procesów i procedur pod kątem zarządzania wpływem na środowisko, prowadzącym do zminimalizowania tego wpływu, na każdym etapie cyklu życia produktu. Obszar 6.6. ISO 26000 Uczciwe praktyki operacyjne Strategia CSR uwzględni kierunki, założenia, cele dotyczące przeciwdziałania korupcji i stosowania zasady uczciwej konkurencji, w tym poszanowania prawa własności intelektualnej, w całej firmie i na każdym etapie cyklu życia produktu. Obszar 6.7. ISO 26000 Zagadnienia konsumenckie Strategia CSR uwzględni kierunki, założenia, cele dotyczące zasad związanych z zarządzaniem relacjami z klientem, w całej firmie i w całym cyklu życia produktu. Strona17

Obszar 6.8. ISO 26000 Zaangażowanie społeczne i rozwój społeczności lokalnej Strategia CSR uwzględni kierunki, założenia, cele dotyczące zaangażowania społecznego. Dzięki wykorzystaniu wytycznych normy ISO 26000, mamy szansę zadbać o kompleksowość projektowanej Strategii CSR. VII. Strategia CSR Strategia CSR IVPOL-NORTH jest narzędziem, które ma wytyczać kierunki, umożliwiając nam dążenie do doskonałości i równowagi w biznesie, w którym kwestie ekonomiczne, środowisko naturalne, kwestie społeczne są traktowane, jako równie ważne. Jest wyrazem postawy biznesowej całego Zespołu IVPOL-NORTH. Strategia została przyjęta na lata 2014 2016. Corocznie, do Strategii CSR przyjmowane są plany operacyjne na dany rok kalendarzowy. Strategia CSR naszej firmy zaprojektowana została w oparciu o trzy obszary: Środowisko naturalne Relacje z personelem przedsiębiorstwa Zaangażowanie społeczne Cele przyjęte dla każdego z Obszarów (patrz poniżej) są spójne z Obszarami normy ISO 26000. 1. Nasze wartości Społeczna Odpowiedzialność Biznesu firmy IVPOL-NORTH Społeczna Odpowiedzialność Biznesu jest dla nas strategicznym kierunkiem rozwoju firmy, w którym rozwój rozumiany jest jako działania uwzględniające zarówno aspekty ekonomiczne jak i społeczno-środowiskowe, w którym szczególną rolę odgrywają interesariusze firmy. Odpowiedzialność biznesu to dla nas dbałość o środowisko, społeczność lokalną, budowanie profesjonalnych relacji z pracownikami, klientami i pozostałymi partnerami firmy. Zdajemy sobie sprawę, jaki wpływ nasz biznes wywiera na otoczenie, w którym funkcjonujemy, dlatego bierzemy za ten wpływ pełną odpowiedzialność. Odpowiedzialność jest dla nas największą wartością, nierozerwalnym elementem naszej aktywności biznesowej. Wartości naszego Zespołu fundament Strategii CSR IVPOL-NORTH Strona18

zadowolenie klientów rozumiane jako uprzejmość, profesjonalizm, dobra jakość towaru, wysoki poziom obsługi klienta, terminowość, wzajemna wyrozumiałość, transparentność działań i uczciwość w relacjach, z uwzględnieniem zasad poszanowania konkurencji własności intelektualnej. jakość rozumiana jako bycie słownym, dążącym do perfekcji, profesjonalnym, dokładnym, niepowtarzalnym. To jednocześnie profesjonalizm w każdym calu, zachowanie jakości produktów i usług, procesów i zarządzania w firmie, rzetelność, solidność, sumienność względem wszystkich interesariuszy, terminowe rozliczenia z kontrahentami, elastyczność. zaangażowanie rozumiane jako aktywny i całościowy udział całego Zespołu w działalność biznesową firmy, przykładanie się do pracy, udział w życiu firmy, angażowanie się w życie społeczności lokalnej, współpraca i otwarty dialog z interesariuszami. wzajemny szacunek i dbałość o pracowników rozumiane jako wzajemna pomoc, terminowość, godne warunki pracy, rodzinna atmosfera. poszanowanie środowiska naturalnego rozumiane jako wiedza, odpowiedzialność, ciągła zmiana, dbanie o aspekty środowiskowe w firmie. Wartości mają przyczyniać się do powiększania kapitału firmy (wzrostu sprzedaży, zysku), z pełnym uwzględnieniem wartości społecznych. Dokumentem wynikającym ze strategii CSR i wyrażającym wartości w firmie IVPOL-NORTH będzie Kodeks Etyczny opracowany w IV kwartale 2014 roku. Nasza firma to ludzie Ludzie stanowią szczególną wartość dla IVPOL-NORTH. Ludzie czyli pracownicy, partnerzy, klienci, kontrahenci, społeczność lokalna. Wszyscy, którzy choć w najmniejszym stopniu dołożą cegiełkę do rozwoju naszego przedsiębiorstwa. 2. Misja i wizja firmy Misją naszej firmy jest dążenie do zadowolenia naszych klientów poprzez dostarczanie gotowego produktu najwyższej jakości, z uwzględnieniem wartości społecznych. Nasza wizja: IVPOL-NORTH za pięć lat to firma, w której jesteśmy zatrudnieni o stabilnej pozycji na rynku. 3. Strategiczne cele społeczne W toku opracowywania Strategii CSR, określiliśmy cztery cele strategiczne: Cel 1. Zrównoważone i transparentne zarządzanie kwestiami środowiskowymi w firmie Strona19

Aktywność firmy w tym obszarze ukierunkowana jest na poszanowanie środowiska naturalnego jednej z kluczowych wartości przedsiębiorstwa. Zarządzanie środowiskowe stanowi bowiem istotny element strategii biznesowej firmy, na każdym etapie cyklu życia produktu. Uwzględniając naszą odpowiedzialność społeczną, przestrzegamy obowiązującego prawa i poszukujemy rozwiązań wykraczających ponad jego ramy. Zachęcamy do tego także naszych Partnerów i Kontrahentów. Doskonalimy procesy biznesowe, z uwzględnieniem stałego dialogu z interesariuszami przedsiębiorstwa i komunikujemy realizowane działania zgodnie z zasadą transparentności, przyczyniając się tym samym do budowania koncepcji zrównoważonego rozwoju. Cel 2. Zapewnienie zrównoważonego zarządzania kapitałem ludzkim Doświadczony i zaangażowany Zespół jest niepodważalnym kapitałem nasze firmy. Indywidulana praca poszczególnych pracowników, a jednocześnie współpraca całego Zespołu są motorem napędowym rozwoju przedsiębiorstwa i kluczowym gwarantem wytwarzania wartości społecznych w firmie i całym cyklu życia produktu. To pracownicy są głównymi inicjatorami usprawnień i innowacji wprowadzanych na miarę naszych możliwości. Dbałość o rozwój, bezpieczeństwo i higienę pracy, przestrzeganie praw człowieka oraz odpowiednią atmosferę sprzyjającą efektywności i komfortowi wykonywanych obowiązków zawodowych są priorytetami działań przyczyniających się do realizacji celu, jakim jest zapewnienie zrównoważonego zarządzania kapitałem ludzkim w firmie IVPOL-NORTH. Dobrym przykładem staramy się motywować do podobnych działań naszych partnerów biznesowych Klientów i Kontrahentów. Cel 3. Budowanie trwałych i opartych na dialogu relacji z Kontrahentami firmy Relacje z naszymi kontrahentami opieramy przede wszystkim na otwartym dialogu i profesjonalizmie w kontaktach handlowych. Traktując ich jako partnerów w biznesie, staramy się aby budowane z nimi relacje były esencją jakości, uczciwości oraz partnerstwa w jego najbardziej praktycznym wymiarze. Jednocześnie, bardzo ważna jest dla nas opinia i wymiana doświadczeń z naszymi partnerami biznesowymi. Dzięki nim mamy szansę stawać się coraz lepsi w tym co robimy, umożliwiając osiągnięcie tych samych korzyści naszym Klientom. Ważnym obszarem współpracy jest dla nas stosowanie się do zasady uczciwej konkurencji, w tym poszanowanie praw z tytułu własności intelektualnej naszych partnerów. Mamy poczucie, że stosowanie się do powyższych zasad i wartości oraz wdrażanie praktycznych działań z tego zakresu, czyni nas rzetelnym partnerem w biznesie, z którym warto współpracować. Cel 4. Dostarczanie trwałej wartości naszym Klientom Zadowolenie Klientów jest kluczową wartością naszej firmy. Dlatego procesy biznesowe, których efektem są dostarczane Klientom produkty i usługi opierają się zawsze na profesjonalnym i etycznym działaniu w całym łańcuchu dostaw. Dbamy o to, aby nie tylko IVPOL-NORTH ale wszyscy nasi Partnerzy i Dostawcy, mający wpływ na jakość oferty, uwzględniali i dbali o te wartości społeczne w swojej praktyce biznesowej. Dialog i współpraca z Klientem, otwartość na informację zwrotną na temat dostarczanego produktu, pozwala nam dostarczać produkty i świadczyć usługi w optymalny sposób i o jak najwyższej jakości. Dzięki stosowanym przez Strona20

firmę rozwiązaniom oferta firmy pozwala osiągać satysfakcję Klientów na najwyższym poziomie. Wdrażane działania pozwalają na dostarczanie trwałej wartości naszym Klientom. Cel 5. Zainicjowanie i budowanie dialogu ze środowiskiem lokalnym Społeczność lokalna jest ważnym Partnerem dla naszej firmy. Dlatego poszukujemy rozwiązań umożliwiających prowadzenie otwartego dialogu z tą grupą interesariuszy. Wprowadzamy rozwiązania pozwalające na dwustronną komunikację oraz działania angażujące środowisko lokalne w tworzenie wartości społecznej przedsiębiorstwa. Jesteśmy otwarci na współpracę z podmiotami, które takiej współpracy poszukują. Sami poszukujemy partnerów w realizacji działań z obszaru zaangażowania społecznego. Ważną grupą interesariuszy są dla nasz szczególnie rodziny pracowników dzieci oraz instytucje, które są związane z ich edukacją i wychowaniem. Pomimo, że jesteśmy firmą rodzinną, drzwi organizacji są otwarte dla wszystkich, którzy chcieliby dołączyć do naszego Zespołu. Szczególnie ważną grupą, z racji obecnej sytuacji na rynku pracy, jest dla nas młodzież do 25 roku życia, pragnąca poznać branżę stolarsko-meblarską, w której działamy. 4. Komunikacja działań strategii Społecznej Odpowiedzialności Biznesu Transparentność i komunikacja strategii Społecznej Odpowiedzialności Biznesu firmy IVPOL-NORTH to jej nierozerwalne elementy. Aby robić to skutecznie, opieramy się na najlepszych światowych praktykach w tym zakresie, tj. Standardach AA1000, zgodnie z opracowaną i stanowiącą załącznik do Strategii CSR Mapą Interesariuszy i Planem zaangażowania IVPOL-NORTH. Istotnym narzędziem procesu komunikacji naszej Strategii CSR ma być coroczny Raport Społeczny. Pierwszy Raport opracowany zostanie w grudniu 2014 roku. 5. Odpowiedzialność za wdrażania strategii CSR w firmie IVPOL-NORTH Za wdrażanie działań z zakresu Społecznej Odpowiedzialności Biznesu odpowiedzialny jest cały Zespół IVPOL- NORTH, przy sprawnej Koordynacji i dużym Zaangażowaniu Właścicielki Firmy, która od momentu przyjęcia Strategii, pełni rolę Koordynatorki CSR. VIII. Cele operacyjne i plan działania na lata 2014-2015 Cel główny: Zwiększenie konkurencyjności firmy poprzez wniesienie wartości społecznej zarówno do wewnątrz organizacji jak i otoczenia przez wdrożenie działań CSR. Cel główny zostanie zrealizowany za pośrednictwem następujących celów szczegółowych: 1) Pozyskanie wiedzy na temat stopnia spójności i zgodności działań firmy z zasadami CSR i spójności społecznej tożsamości firmy. 2) Wdrożenie zasad CSR do działalności firmy na każdym etapie cyklu życia produktu i w całym łańcuchu dostaw, z uwzględnieniem kluczowych interesariuszy. 3) Identyfikacja i budowanie relacji z interesariuszami firmy, opartych na dialogu. Strona21

4) Ograniczenie negatywnego wpływu działalności firmy na środowisko naturalne poprzez wytyczenie kierunków działań firmy w obrębie jej wpływu środowiskowego. 5) Zwiększenie poziomu wiedzy w organizacji na temat stopnia spójności i zgodności działań firmy z zasadami CSR w obszarze zarządzania personelem. 6) Zwiększenie poziomu jakości i profesjonalizmu w zarządzaniu personelem. 7) Stworzenie podłoża systemowego do zarządzania zaangażowaniem społecznym. 8) Zwiększenie komfortu, bezpieczeństwa i higieny pracy personelu. 9) Optymalizacja procesów produkcyjnych i podniesienie poziomu jakości produkowanych wyrobów. 10) Zwiększenie zaangażowania społecznego wśród personelu firmy. 11) Zwiększenie transparentności działań firmy w stosunku do jej otoczenia. 12) Zwiększenie efektywności komunikacji wewnętrznej w firmie. 13) Zwiększenie świadomości i wartości CSR wśród przedstawicieli otoczenia społecznego firmy i podniesienie poziomu samoświadomości organizacyjnej. PLAN DZIAŁANIA WDRAŻANIA CSR NA LATA 2014-2016 Lp. Obszar Działanie Czas realizacji 1. Środowisko Przeprowadzenie audytu społecznego poprzedzającego 23.06-30.06.2014 naturalne opracowanie strategii CSR 2. Relacje z personelem przedsiębiorstwa Opracowanie strategii CSR w oparciu o normę ISO 26000 7.07-12.09.2014 Zaangażowanie społeczne 3. Opracowanie zbioru zasad dialogu z poszczególnymi grupami interesariuszy zgodnie ze standardem AA1000 i wdrożenie działań skierowanych do interesariuszy 7.07-12.09.2015 4. Realizacja działań skierowanych do interesariuszy zgodnie ze zbiorem zasad. Wdrożenie planu zaangażowania. 5. Środowisko naturalne 12.09.2015-31.12.2016r. Przeprowadzenie audytu środowiskowego 5.08-16.08.2014 Strona22

6. Opracowanie i wdrożenie polityki środowiskowej (jako element Kodeksu Etyki) oraz poszczególnych elementów tą politykę uzupełniających 17.08-31.08.2014 7. Środowisko naturalne Wdrażanie programów i realizacja procedur zgodnie z polityką środowiskową 1.09.2014-31.12.2016 8. Środowisko naturalne Aktywacja strony www 3.06-30.07.2014 Relacje z personelem przedsiębiorstwa 9. Zaangażowanie Aktualizacja strony www 30.07.2014- społeczne 31.12.2016 10. Realizacja kampanii upowszechniającej 1.06-30.09.2014 11. Środowisko naturalne Relacje z personelem przedsiębiorstwa Zakup urządzeń do zakładu produkcyjnego 8.09-29.09.2014 12. Środowisko naturalne Wprowadzenie do oferty elementów ozdobnych pozyskiwanych z odpadów. 1.06-30.09.2014 13. Produkcja i sprzedaż elementów ozdobnych 1.10.2014-31.12.2016 14. Relacje Przeprowadzenie audytu personalnego 1-30.10.2014 z personelem przedsiębiorstwa 15. Opracowanie polityki personalnej w oparciu o standard "Zarządzanie Fair Play" w tym wdrożenie standardu 1-30.11.2014 16. Wdrażanie polityki personalnej 1.12.2014-31.12.2016 17. Środowisko naturalne Relacje z personelem przedsiębiorstwa Zaangażowanie społeczne Opracowanie i wdrożenie Kodeksu Etycznego w odniesieniu do normy ISO 26000 1-30.12.2014 18. Zaangażowanie społeczne Organizacja wizyt studyjnych dla młodzieży będącej podopiecznymi GFIS, zaangażowanie pracowników w wolontariat pracowniczy w tym zakresie 1.09-31.12.2015 Strona23

19. Relacje z personelem przedsiębiorstwa Zamontowanie tablicy informacyjnej w siedzibie firmy i jej aktualizacja 20. Realizacja kwartalnych warsztatowych spotkań pracowniczych dot. CSR 1.06-31.12.2016 1.06-31.12.2016 Załączniki do Strategii: 1. Zbiór zasad prowadzenia dialogu z interesariuszami. 2. Kodeks etyczny (jest na etapie opracowywania). Strategię opracowano przy współpracy z Doradcami CSR Moniką Hinc (PiK PARTNER) i Agnieszką Kulis (ISO PROJEKT). Strona24