Wnioski o płatność beneficjenta POIiŚ

Wnioski o płatność beneficjenta POIiŚ Katarzyna Brejt 15 kwietnia 2014 r.

Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko

Plan szkolenia Wprowadzenie Sprawozdawczość beneficjenta Generator wniosków o płatność Wniosek o płatność Załączniki do wniosku o płatność Najczęściej popełniane błędy Dobre praktyki Dyskusja

Skróty zastosowane w prezentacji POIiŚ Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko WoP wniosek o płatność GWoP Generator Wniosków o Płatność IW Instytucja Wdrażająca (WFOŚiGW) IP Instytucja Pośrednicząca (Ministerstwo Środowiska) IZ - Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju) UoD umowa o dofinansowanie Zespół ds. FE Zespół do spraw Funduszy Europejskich Zespół ds. FK FE Zespół do spraw Finansowo Księgowych Funduszy Europejskich HRP Harmonogram Realizacji Projektu (zał. nr 3 do UoD) BGK Bank Gospodarstwa Krajowego KSI- Krajowy System Informatyczny

Wprowadzenie

POIiŚ w województwie pomorskim WFOŚiGW w Gdańsku pełni rolę IW dla projektów o wartości poniżej 25 mln euro dla dwóch osi priorytetowych POIiŚ: I Gospodarka wodno-ściekowa II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Projekty w liczbach 7 10 projekty zakończone projekty realizowane projekty w trakcie oceny 17

POIiŚ w województwie pomorskim Wartość projektów wdrażanych przez WFOŚiGW w Gdańsku w mln zł 1200 1000 1 031,99 800 690,24 631,45 600 400 438,38 wartość ogółem dofinansowanie UE 200 179,40 99,02 162,34 94,06 0 projekty zakończone projekty realizowane projekty w trakcie oceny łącznie Stan na 07.04.2014 r.

Troszkę statystyki 120 100 80 115 WoP w 2013 roku 60 49 40 20 0 weryfikowane ogółem do korekty 7 do II korekty 1 do III korekty 28 zatwierdzonych bez korekty Ilość dni od złożenia do zatwierdzenia WoP: - najdłużej: 462 dni trudności z rozliczeniem efektu rzeczowego i ekologicznego! - najkrócej: 1 dzień Każdy WoP powinien być zatwierdzony w terminie do 60 dni kalendarzowych!

Jak przebiega weryfikacja WoP? Możliwa wypłata zaliczki ZŁOŻENIE WoP Weryfikacja przez Zespół ds. FK FE i Zespół FE Zatwierdzenie WoP Wypłata środków Uwagi do WoP Uzupełnienia / korekta Przygotowanie odpowiedzi na uwagi lub korekty WoP przez Beneficjenta Terminarz płatności środków europejskich BGK

Kontrola WoP w oparciu o listę sprawdzającą weryfikacja formalna weryfikacja finansowa weryfikacja merytoryczna

Weryfikacja formalno - finansowa strona formalna, np. czy zastosowano właściwy formularz, zgodność wersji papierowej i elektronicznej, podpisy, pieczątki, kompletność załączników, poświadczenie załączników za zgodność z oryginałem, zaakceptowanie faktur przez właściwe osoby, prawidłowość opisów na dokumentach kontrola kompletności oraz prawidłowości wypełnienia WoP kontrola zgodności kwot wskazanych w WoP oraz w dokumentach towarzyszących poprawność rachunkowa kwot wskazanych w WoP prawidłowość dokonania wydatku (rachunki bankowe) czy nie zachodzi podwójne/ powtórne finansowanie tego samego wydatku (kontrola krzyżowa baza danych KSI)

Weryfikacja merytoryczna analiza postępu finansowego i rzeczowego - zgodność zakresu wykonanych prac z umową o dofinansowanie - prawidłowość zakwalifikowania wydatków - zgodność wykazanego postępu z planowanym w HRP - weryfikacja dokumentów potwierdzających wykonanie robót/ usług/ dostaw - weryfikacja zgodności wykonanych prac dodatkowych z zakresem projektu analiza problemów napotkanych podczas realizacji projektu opóźnienia w postępie rzeczowym niewypełnienie warunków kontraktowych roboty dodatkowe

Przed zaakceptowaniem WoP IW powinna: - zweryfikować dokumenty potwierdzające wykonanie robót / usług/ dostaw (w przypadku prac wykonanych siłami własnymi Beneficjenta dokumenty potwierdzające ich wykonanie i wartość) - upewnić się, że wydatki zostały poniesione na podstawie umów zawartych zgodnie z odpowiednimi procedurami (kontrole procedur zawierania umów!) - zweryfikować zgodność prac dodatkowych z zakresem projektu Powyższy zakres może zostać sprawdzony poza kontrolą WoP.

Sprawozdawczość beneficjenta

Regulacje Umowa o dofinansowanie paragraf Monitorowanie i sprawozdawczość 9. Monitorowanie i sprawozdawczość 1. Beneficjent zobowiązuje się przedstawiać Instytucji Wdrażającej: 1) wniosek o płatność w części dotyczącej stanu realizacji Projektu; 2) raporty z osiągniętych efektów, w tym efektów finansowych generowanych przez Projekt, w okresie 5 lat po zakończeniu realizacji Projektu. 2. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1, oraz terminy ich przekazania do Instytucji Wdrażającej zostały określone w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 3. W przypadku, gdy Beneficjent nie poniósł w danym okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych, składa wniosek o płatność, w terminach wynikających z 8 ust. 11, wypełniając go jedynie w części dotyczącej stanu realizacji Projektu. 4. Instytucja Wdrażająca monitoruje realizację Projektu, a w szczególności osiąganie wskaźników Projektu określonych w załączniku nr 8 do Umowy. 5. Beneficjent jest zobowiązany do przedstawiania na żądanie Instytucji Wdrażającej dokumentów służących monitorowaniu postępów realizacji Projektu innych niż określone w ust. 1. Terminy przedstawiania i wzory tych dokumentów określa Instytucja Wdrażająca. 6. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania w załączniku nr 8 do Umowy, wnioskach o płatność oraz raportach z osiągniętych efektów wskaźników z aktualnego katalogu wskaźników obowiązkowych, zwanego dalej katalogiem. Katalog może ulec zmianie po zawarciu Umowy (Katalog dostępny na stronie internetowej: www.mir.gov.pl ). ( )

Regulacje Wytyczne w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ Rozdział 2.2 Sprawozdawczość beneficjenta Brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku o płatność i przekazania go do instytucji weryfikującej wniosek Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ o Wzór wniosku beneficjenta o płatność (zał. 1) o Instrukcja wypełniania konkretnych pozycji wniosku (zał. 1a)

Terminy Wytyczne w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ [Rozdział 4 Terminy sprawozdawczości] - Beneficjent co najmniej raz na trzy miesiące sporządza i przekazuje do IW wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą ( ) - brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku o płatność ( ) w zakresie dotyczącym postępu rzeczowego; - dodatkowo beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4 raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu ( ).

Terminy Beneficjent składa WoP nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w terminie do 14-tego dnia po zakończeniu okresu sprawozdawczego IW ma 60 dni kalendarzowych na weryfikację wniosku W przypadku przekazania uwag przez IW, Beneficjent ma 7 dni kalendarzowych na odniesienie się do nich (od momentu otrzymania wezwania) Po przekazaniu przez Beneficjenta odpowiedzi na uwagi, IW zyskuje kolejne 60 dni kalendarzowych na weryfikację wniosku w przypadku wystąpienia błędów od momentu złożenia WoP, do jego zatwierdzenia i wypłaty środków może minąć nawet pół roku!

Strona WFOŚiGW w Gdańsku www.wfosigw.gda.pl

Generator wniosków o płatność

Generator wniosków o płatność Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej http://pois.nfosigw.gov.pl https://gwp.pois.nfosigw.gov.pl/logon.aspx

Instrukcja obsługi dla Beneficjenta PDF do pobrania ze strony NFOŚiGW (wersja z dn. 18.07.2013r.) http://pois.nfosigw.gov.pl/generator-wnioskow-o-platnosc/instrukcje/

Podstawowa funkcjonalność systemu Generator wniosków o płatność (GWoP) narzędzie do: rejestracji, edycji i przekazywania WoP do IW obsługi / weryfikacji WoP przez IW integracji danych z KSI i LSI pracy w trybie on-line jednocześnie na jednym WoP może pracować tylko jeden użytkownik w ramach GWoP dla użytkowników Beneficjenta przewidziano trzy grupy uprawnień: odczyt danych (podgląd bez możliwości modyfikacji) rejestracja (wprowadzanie i edycja danych) akceptacja (zatwierdzenie WoP i przesłanie do na poziom IW)

Role użytkowników systemu Pracownicy beneficjenta rejestrujący dokumenty - wypełnianie formularzy - edycja danych przed zatwierdzeniem - eksport dokumentów do pliku Pracownicy beneficjenta akceptujący dokumenty - akceptacja dokumentów i przekazywanie ich drogą elektroniczną do weryfikacji IW System umożliwia łączenie ról użytkowników

Schemat procesu obsługi WoP rejestracja WoP WoP zyskuje status roboczy edycja WoP WoP zyskuje status do akceptacji rejestrujący dokumenty WoP zyskuje status zaakceptowany (do weryfikacji) akceptacja WoP wysłanie wersji papierowej WoP do IW akceptujący dokumenty Dokument został przekazany do weryfikacji

Rozpoczęcie pracy z systemem Dostęp do aplikacji: https://gwp.pois.nfosigw.gov.pl on-line wymagane logowanie, praca w trybie Preferowane przeglądarki: Mozilla Firefox 7 lub nowsza, IE 7.0 lub nowszy W przypadku IE 8.0 należy włączyć tryb zgodności (compatibility view) Wymagania dotyczące dodatkowego oprogramowania: - Java 5.0 Update 11, Java 6.0 lub nowsza - Adobe Reader 9 lub nowszy

Nadawanie uprawnień Informacje o nadaniu, zmianie lub odebraniu uprawnień wysyłane są na adres e-mail podany podczas rejestracji. wielkość liter w kodzie ma znaczenie!

Każdy wniosek złożony przez użytkownika musi zostać wydrukowany, podpisany przez przełożonego i przekazany w wersji elektronicznej (PDF) i papierowej do Administratora IW.

Logowanie do systemu Po złożeniu wniosku użytkownik otrzyma e-mail z automatycznie wygenerowanym hasłem, które należy zmienić podczas pierwszego logowania. System umożliwia późniejszą zmianę i przypomnienie hasła. W przypadku, gdy użytkownik otrzyma komunikat o zablokowaniu konta, należy wysłać na adres gwp@nfosigw.gov.pl e-mail z prośbą o odblokowanie konta (w treści należy podać login do sytemu oraz nr umowy).

Praca w GWoP PDF Instrukcja obsługi dla Beneficjenta Przejścia pomiędzy kolejnymi sekcjami należy wykonywać poprzez klikanie na ikonki systemu używanie opcji WSTECZ przeglądarki powoduje przejście do strony logowania!

Rejestracja nowego WoP po dwukrotnym kliknięciu system wyświetli umowę/ listę umów, dla których użytkownik ma uprawnienia

Rejestracja nowego WoP Dane wprowadzone przez IW UWAGA! W przypadku wyboru wniosku zaliczka należy wybrać też opcję wniosek sprawozdawczy Rejestruj przejście do formularza edycji WoP (podział na zakładki odpowiadające sekcjom w papierowej wersji wniosku.

W każdym momencie pracy nad formularzem istnieje możliwość zapisu wersji roboczej. Po zarejestrowaniu można zmienić okres sprawozdawczy oraz rodzaj wnioskowanej płatności.

W prawym górnym rogu formularza edycji wniosku o płatność dostępne jest pole wyboru Wytyczne - umożliwia włączenie / wyłaczenie instrukcji do wypełniania WoP, zgodnej z Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ..

Informacja finansowa w GWoP pkt 9 zestawienie csv ręczne wprowadzanie danych PRZYGOTOWANIE PLIKU CSV 1. Pobranie ze strony http://pois.nfosigw.gov.pl/generator-wnioskow-o-platnosc/instrukcje/ pliku szablon_zestawienia_dokumentow.xls 2. Wypełnienie zestawienia zgodnie z zaleceniami. 3. Zapisanie pliku z zestawieniem w formacie *.csv.111

Prawidłowe wypełnienie tabeli szablon_zestawienia_dokumnetow.xls NR DOKUMENTU potwierdzającego wydatkowanie środków NR KSIĘGOWY LUB EWIDENCYJNY nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe DATA WYSTAWIENIA DOKUMENTÓW w formacie rok-miesiąc-dzień (rrrr-mm-dd) DATA ZAPŁATY z dowodu zapłaty; Jeśli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie, należy podać daty oddzielone przecinkiem DATA ZAPŁATY OD / DATA ZAPŁATY DO wypełniane dla płatności w określonym przedziale czasowym NAZWA TOWARU LUB USŁUGI zgodna z zapisem w odpowiedniej pozycji w przedstawionym dokumencie księgowym. KWOTA DOKUMENTU BRUTTO KWOTA DOKUMENTU NETTO należy używać przecinka jako separatora dziesiętnego KWOTA WYDATKÓW KWALIFIKOWANYCH W TYM VAT KATEGORIA/PODKATEGORIA WYDATKU wybraną z listy kategorii wydatków wymienionych w arkuszu Kategorie wydatków ; można wpisać kilka kategorii / podkategorii rozdzielonych przecinkiem

Ręczne wprowadzanie danych w pkt 9 dodanie wiersza z polami do wprowadzania danych zapisywanie danych w wierszu rejestracja dokumentu opisu faktury UWAGA! Przed wprowadzeniem opisu należy wypełnić pkt 12 WoP tabelę Postęp rzeczowy realizacji projektu

Opis do faktury tworzony w GWoP Wg Instrukcji obsługi dla beneficjenta przed wprowadzeniem opisu faktury należy wypełnić tabelę nr 12 Postęp rzeczowy realizacji projektu. Kod klasyfikacji budżetowej dot. tylko państwowych jednostek budżetowych

Opis do faktury tworzony w GWoP zalecane jest podawanie imienia i nazwiska weryfikatora

Wniosek o płatność

Wniosek o płatność Funkcje WoP: rozliczenie dofinansowania przekazanego w ramach transz zaliczki wnioskowanie o przyznanie transzy zaliczki wnioskowanie o refundację wydatków poniesionych przez beneficjenta przekazania informacji o postępie realizacji projektu sprawozdania na poziomie beneficjenta WoP może służyć jednocześnie realizacji kilku funkcji wymienionych powyżej.

WoP punkt po punkcie okres od kolejny dzień kalendarzowy po dacie do w poprzednim WoP okres do ostatni dzień okresu, za który składany jest WoP* UWAGA! W pierwszym WoP podajemy: - początkową datę kwalifikowalności wydatków zapisaną w UoD lub - datę zawarcia UoD lub - datę rozpoczęcia realizacji zadania podaną w HRP Należy wybrać najwcześniejszą datę. UWAGA! W WoP końcowym data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia realizacji projektu, określony w UoD * wyjątki i przykłady opisano w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku Beneficjenta o płatność

WoP punkt po punkcie okres do ostatni dzień okresu, za który składany jest WoP* * WYJĄTKI: - wniosek o płatność końcową - wniosek służący rozliczeniu zaliczki: - gdy złożenie WoP w terminie skróciłoby czas przysługujący Beneficjentowi na rozliczenie zaliczki - w przypadku możliwości dołączenia do danego WoP wydatku faktyczne poniesionego w okresie od zakończenia miesiąca kalendarzowego do upływu terminu na złożenie WoP do IW data końcowa okresu sprawozdawczego powinna pokrywać się z najpóźniejszą datą zapłaty wydatku wykazanego w danym WoP

WoP punkt po punkcie Dane zgodne z UoD Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób, jeśli jedna jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dot. postępu finansowego i rzeczowego

WoP punkt po punkcie Nazwa projektu zgodna z UoD W GWoP dane wprowadzone przez koordynatora pole nie podlega edycji Fundusz Spójności Nr priorytetu i działania, w ramach których realizowany jest projekt

WoP punkt po punkcie Wskazać rodzaj wnioskowanej płatności wykreślenie odpowiedzi nieprawidłowych - możliwe zaznaczenie kilku odpowiedzi W GWoP rodzaj płatności zaznaczny przy rejestracji nowego WoP W przypadku WoP służącego przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu: - w wersji Excel należy skreślić wszystkie formy wnioskowanej płatności - w pkt 6 w GWoP zaznacza się opcję wniosek sprawozdawczy Łączna wnioskowana kwota (ze wszystkich WoP Beneficjenta) nie może przekroczyć kwoty dofinansowania określonej w UoD! Kwota powinna być równa sumie wartości wskazanych w pkt 9 w kolumnie 8 tabeli (wartość poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych, objętych WoP) UWAGA: pole wypełnia się automatycznie po wypełnieniu pól pośrednich w tym zaliczka i w tym refundacja

WoP punkt po punkcie W zestawieniu wykazuje się wyłącznie dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane rozliczane danym WoP! Dokument potwierdzający poniesienie wydatku = faktura / inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej + dowód zapłaty + dokument potwierdzający wykonanie robót /usług! W przypadku WoP służącego przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu pkt 9 nie jest wypełniany!

WoP punkt po punkcie UWAGA: proszę zachować format RRRR-MM-DD nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową / księgi rachunkowe wynikająca z dowodu zapłaty Opis na tyle szczegółowy, aby nie budził wątpliwości, czego dotyczy. W przypadku kilku pozycji na fakturze możliwe podanie opisu łącznego. tożsama z kwotą łączną faktury! Różnica pomiędzy kolumną 6 i 7 może wynikać wyłącznie z podatku VAT! Kwota deklarowana, spójna z opisem do dokumentu Kwota VAT, uwzględniona w kolumnie 8, o ile VAT jest kwalifikowany. W przypadku niekwalifikowalności VAT należy wpisać 0.

WoP punkt po punkcie Kategoria / podkategoria wydatków wykazywana w kolumnie 10 wybrana z listy kategorii podanej w Instrukcji wypełniania konkretnych pozycji wniosku (Załącznik 1a do Zaleceń w zakresie wzoru beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ). UWAGA: jeżeli dany dowód księgowy zawiera wydatki z kilku kategorii / podkategorii, wydatek można ująć w jednym wierszu, a w kolumnie 10 wymienić wszystkie kategorie / podkategorie wraz z kwotami wydatku kwalifikowanego w odniesieniu do każdej podkategorii.

Faktura korygująca w pkt 9 Instrukcja do WoP dopuszcza dwa sposoby postępowania: 1) W tabeli podawane są dane wyłącznie z faktury korygującej - gdy faktura korygowana była opłacona w tym samym okresie sprawozdawczym i z faktury korygującej wynika ostateczna, prawidłowa wartość wydatku (po korekcie) - gdy faktura korygowana była ujęta we wcześniejszym WoP, faktura korygująca powinna być w zestawieniu ujęta z odpowiednim znakiem: minus (jeśli na jej podstawie pomniejszono należność dla wykonawcy) lub plus (na jej podstawie zwiększono należność dla wykonawcy) 2) W tabeli, w osobnych wierszach, podawane są dane z faktury korygowanej i korygującej z odpowiednim znakiem - minus (jeśli na jej podstawie pomniejszono należność dla wykonawcy) lub plus (na podstawie korekty zwiększono należność dla wykonawcy) W każdym przypadku należy pamiętać o dokonywaniu opisów na fakturze korygowanej i fakturze korygującej!

Ponowne deklarowanie wydatków Gdy w danym WoP w tabeli w pkt 9 Beneficjent deklaruje jako kwalifikowane wydatki, które przedstawiał już wcześniej, a które nie zostały uznane, należy opatrzyć je odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą. Np. Wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres. Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowany / Wydatek na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowany GWoP nie umożliwia zastosowania powyższego rozwiązania informację dot. ponownego przedstawiania danego wydatku zalecamy podawać w pkt 12 WoP!

Deklarowanie wydatków osobowych Dla deklarowanych wydatków osobowych w pkt 9 należy: - w kolumnie 4 (data zapłaty) podać graniczne daty dokonywania płatności (najwcześniejszą i najpóźniejszą) - w kolumnach 6 (kwota dokumentu brutto) i 7 (kwota dokumentu netto) podać identyczne wartości dokumentu (np. listy płac) - w kolumnie 9 (w tym VAT) wpisać wartość 0

WoP punkt po punkcie W ramach realizowanego projektu Dochody incydentalne i kary umowne nie stanowią dochodów w rozumieniu rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dn. 11.07.2006r., ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu. W przypadku większości projektów w pkt 10 będą wpisywane wartości 0, ponieważ dochody zostały uwzględnione na etapie przygotowania projektów. W przypadku WoP służącego przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu nie wypełnia się pkt 10! Pierwszy WoP okres od otrzymania zaliczki do końca okresu sprawozdawczego kolejne WoP okres od ostatniego WoP (w którym rozliczano zaliczkę, wnioskowano o zaliczkę lub refundację) do końca okresu sprawozdawczego

WoP punkt po punkcie Pkt wypełniany tylko przez Beneficjentów korzystających z dofinansowania udzielonego przez EBI. W przypadku, gdy Beneficjent nie posiada pożyczki z EBI na projekt objęty dofinansowaniem z POIiŚ, należy usunąć tabelę i wpisać nie dotyczy

WoP punkt po punkcie Należy wymienić wszystkie zadania wyszczególnione w HRP (załącznik nr 3 do UoD) W tej kolumnie należy zamieścić: krótki opis prezentujący stan realizacji danego zadania na koniec okresu sprawozdawczego informacje o ewentualnych opóźnieniach / przyspieszeniach/ rozbieżnościach w stosunku do HRP odniesienie do informacji podanych w pkt 14 poprzedniego WoP UWAGA: w przypadku obowiązkowych działań informacyjno-promocyjnych w opisie dot. tablic informacyjnych / pamiątkowych, należy podać ich liczbę oraz termin umieszczenia.

Pkt 12 przebieg realizacji projektu Prosimy o przedstawianie informacji w punkcie 12 zgodnie z następującym schematem: Dla kontraktów na roboty budowlane: o Informacja nt. zrealizowanego w okresie sprawozdawczym zakresu o Odniesienie do terminu zakończenia wynikającego z umowy z wykonawcą (z uwzględnieniem podpisanych aneksów) o Informacja o podpisanych w okresie sprawozdawczym aneksach do umowy z wykonawcą i w zakresie aneksów o Informacja nt. robót zamiennych/ dodatkowych w danym okresie sprawozdawczym o Odniesienie do aktualnego HRP o Informacja o zgodach IW/IP na zmiany terminów (ze wskazaniem tych terminów i dat pism); w przypadku, gdy zgoda nie została jeszcze wydana informacja o piśmie do IW o Kwota poniesionych w okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych Dla nabycia nieruchomości: o Wyjaśnienie na co zostały poniesione wydatki związane z nabyciem nieruchomości w odniesieniu do odpowiedniego kontraktu o Kwota poniesionych w okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych Dla pozostałych zadań: o Informacja nt. zrealizowanego w okresie sprawozdawczym zakresu niekwalifikowanego o Kwota poniesionych w okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych

WoP punkt po punkcie Należy podać dane dot. wszystkich zadań, wyszczególnionych w Harmonogramie Realizacji Projektu (załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie) obowiązującym w okresie sprawozdawczym, za który złożono dany WoP. Należy podać rzeczywiste wydatki poniesione od początku realizacji projektu, tj: - w kolumnie 4 wszystkie wydatki poniesione przez Beneficjetna (kwalifikowane i niekwalifikowane) - w kolumnie 5 wydatki kwalifikowalne / sumę wydatków, które zostały uznane za kwalifikowalne w dotychczas zatwierdzonych WoP oraz wydatków wykazanych w pkt 9 WoP będącego w trakcie weryfikacji

Ponowne deklarowanie wydatków Gdy w danym WoP w pkt 13 Beneficjent deklaruje jako kwalifikowane wydatki, które przedstawiał już wcześniej, a które nie zostały uznane, nie należy tych wydatków ponownie ujmować w kolumnie 4 (gdyż były wykazane wcześniej w kwocie wydatków ogółem), natomiast należy je ująć w kolumnie 5.

WoP punkt po punkcie Weryfikacja ujęcia zadeklarowanych wydatków na nabycie nieruchomości w limicie (liczą się do niego tylko wydatki na zakup gruntów!) określonym w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ (Rozdział 6.3 Podrozdział 3. Nabycie nieruchomości) Weryfikacja ujęcia zadeklarowanych wydatków na zarządzanie w limicie łącznej kwoty wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem projektem (Rozdział 6.2 Podrozdział 2. Zarządzanie projektem Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ). Limit określony jest również w załączniku nr 5 do umowy o dofinansowanie Opis projektu

WoP punkt po punkcie Należy w kilku zdaniach opisać działania, jakie Beneficjent planuje podjąć w ramach wszystkich wyszczególnionych w HRP (załącznik nr 3 do UoD) zadań / kontraktów do czasu złożenia kolejnego WoP. UWAGA: Jeżeli w ramach danego zadania / kontraktu Beneficjent nie planuje żadnych działań w danym okresie, to również powinien zawrzeć taką informację.

WoP punkt po punkcie Weryfikacja zgodności z wartościami wskaźników podanymi w załączniku do UoD! Wartość wskaźnika mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu dla wskaźników produktu jest równa zeru! Wartości wskaźników w kolumnie 5 i 6 są równe w pierwszym WoP Należy podać wszystkie wskaźniki zawarte w Zestawieniu wskaźników do monitorowania Projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie. Tabelę 15a należy wypełniać dla każdego WoP! W GWoP wszystkie wskaźniki wprowadza Koordynator pkt powinien być częściowo wypełniony! Tabelę 15b należy wypełniać tylko dla wniosku o płatność końcową!

WoP punkt po punkcie W Tabeli 15 należy podawać tylko te wartości osiągniętych wskaźników, które można udokumentować!

WoP punkt po punkcie Należy w kilku zdaniach przedstawić informacje dotyczące: - ewentualnych problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność. - zadań planowanych do realizacji w pkt 14 poprzedniego WoP, a niezrealizowanych (wraz z podaniem powodów odstąpienia od ich realizacji) - postępu w rozwiązaniu problemów wskazanych w poprzednim WoP UWAGA: w przypadku wniosku o płatność końcową należy dodatkowo umieścić komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia ich założonego w Projekcie poziomu.

WoP punkt po punkcie Dane powinny wynikać z aktualnego HRP (po uwzględnieniu odpowiedniego przesunięcia czasowego) w tej kolumnie należy wpisać 0 (dla wniosków w GWoP) Za punkt odniesienia, od którego kwartału należy zacząć ujmowanie informacji w tabeli przyjmuje się miesiąc składania wniosku o płatność.

WoP punkt po punkcie Katarzyna Cichowicz Należy wskazać wyniki kontroli /audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych IW wymaga podawania w tym pkt informacji o wszystkich korektach, jakie nałożono na projekt w wyniku przeprowadzonych kontroli, tj.: - nr kontraktu obarczonego korektą finansową, - % nałożonej korekty, - wartość korekty w PLN nałożonej na wydatki deklarowane w danym WoP, - w przypadku kwalifikowania we WoP tylko części wydatków z danej faktury, należy wskazać kwotę wydatków potencjalnie kwalifikowanych, od których wyliczona zostaje wartość korekty.

WoP punkt po punkcie jeżeli dokumentacja przechowywana jest w paru miejscach, należy podać adres siedziby głównej

WoP punkt po punkcie Należy wymienić tylko te dokumenty (podając opis umożliwiający identyfikację), które zostaną przekazane do IW w załączeniu do wersji WoP z danego dnia! W GWoP proszę wypisywać dokumenty pod treścią pkt 20! Pod pkt 20 powinna podpisać się osoba wskazana w Oświadczeniu w pkt 19 UWAGA! Podpis powinien być zgodny ze złożonym w Karcie Wzorów Podpisów!

Załączniki do wniosku o płatność

Załączniki do wniosku o płatność kontrakt / umowa z wykonawcą / aneks do umowy kserokopie faktur/ dokumentów księgowych + dowody zapłaty dokumenty potwierdzające odbiór / wykonanie prac dokumenty dot. robót dodatkowych / zamiennych ich uzasadnienie dla realizacji projektu, sposobu zlecenia wyciąg bankowy potwierdzający zwrot odsetek (pkt 10 WoP) inne dokumenty (np. decyzje administracyjne) Kserokopie wszystkich dokumentów składanych do IW muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem!

Rozliczanie wydatków osobowych Przy deklarowaniu wydatków osobowych do WoP należy dołączyć m.in.: o o o oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń lista stanowisk pracy ze wskazaniem proporcji zaangażowania w realizację projektu dokumenty związane z rozliczeniem listy płac lista płac (podsumowanie) miesięczne rozliczenie kosztów osobowych dowody zapłaty za wszystkie składniki wynagrodzenia ewentualnie polecenia księgowania Przy pierwszym rozliczaniu wydatków zw. z wynagrodzeniami dodatkowo: o opis stanowisk/ zakresów czynności pracowników, których wynagrodzenia będą finansowane w ramach projektu o powierzenie zakresów obowiązków pracownikom JRP podpisane przez pracownika i pracodawcę (może zawierać opis stanowisk/ zakresów czynności)

Kalkulacja kosztów osobowych Data płatności Opis Wynagrodzenie całkowite wg listy płac Wynagrodzenie zasadnicze Dodatek zadaniowy dot. projektu POIiŚ Część niekwalifikowana (inne dodatki, itp.) Zasiłki płacone przez ZUS Wynagrodzenie kwalifikowane 1 2 3 4 5 6 7 8 Wynagrodzenie brutto = (4+5)*X% Wynagrodzenie netto - DD-MM-RRRR przelew Potrącenia dobrowolne DD-MM-RRRR Składka PKZP DD-MM-RRRR Rata PKZP DD-MM-RRRR Składka KKP DD-MM-RRRR Rata ZFM DD-MM-RRRR Ubezpieczenie, np. PZU DD-MM-RRRR Potrącenia ZFŚS DD-MM-RRRR DD-MM-RRRR Podatek, składki ZUS pracownika DD-MM-RRRR Podatek dochodowy DD-MM-RRRR Ubezpieczenie zdrowotne DD-MM-RRRR Ubezpieczenie emerytalne DD-MM-RRRR Ubezpieczenie rentowe DD-MM-RRRR Ubezpieczenie chorobowe Składki ZUS pracodawcy DD-MM-RRRR Ubezpieczenie emerytalne P DD-MM-RRRR Ubezpieczenie rentowe P DD-MM-RRRR Ubezpieczenie wypadkowe P DD-MM-RRRR Fundusz pracy Razem

Załączniki do wniosku o płatność deklarowanie wydatków związanych z nabyciem nieruchomości: o operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę o akt notarialny o dokument będący podstawą wypłaty odszkodowania o przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego decyzja określająca wysokość opłat deklarowanie wydatków związanych z informacją i promocją: o zdjęcia zakupionych materiałów promocyjnych o skany artykułów sponsorowanych i innych publikacji promocyjnych Więcej przykładów załączników, wskazanych do przedstawienia przy rozliczaniu różnych wydatków, opisano w Instrukcji wypełniania konkretnych pozycji wniosku. IW wymaga składania do każdego WoP zestawienia wydatków niekwalifikowanych, ponoszonych w ramach realizacji projektu

Zestawienie wydatków niekwalifikowanych Przykładowy wygląd zestawienia: Zestawienie wszystkich poniesionych wydatków objętych projektem L. p. Nazwa towaru lub usługi Kwartał poniesienia wydatku Data poniesienia wydatku Koszt netto Koszt brutto Wysokość wydatku kwalifikowalnego Wysokość wydatku nr zadania niekwalifikowalnego wg HRP Kategoria wydatku 1. 2. data dokumentu kontrahent nr faktury kwota netto kwota VAT kwota brutto wydatki kwalifikowane wydatki niekwalifikowane zadanie 1 Razem 0,00 0,00 0,00 0,00 zadanie 2 Razem 0,00 0,00 0,00 0,00

Dowód księgowy Stanowi podstawę księgowania stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Powinien zawierać co najmniej: o o o o o rodzaj dowodu i jego nr identyfikacyjny strony dokonujące operacji gospodarczej (nazwa, adres) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Dowód księgowy Cechy dobrze sporządzonego dowodu księgowego: Rzetelny zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje Kompletny zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ust. o rachunkowości Sprawdzony pod względem: merytorycznym potwierdzać zgodność operacji z rzeczywistością formalnym kompletność danych, właściwe sporządzenie, formularz, czytelność rachunkowym czy nie występują błędy arytmetyczne Pozbawiony niedopuszczalnych poprawek Opatrzony w oznaczenia identyfikujące go w księdze rachunkowej

Dowód księgowy Art. 21. ustawy o rachunkowości Elementy dowodu księgowego 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 7) (uchylony). 1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa: 1) w ust. 1 pkt 1 3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów; 2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. 2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. 3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. 4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. 5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Prawidłowy opis dokumentu Elementy obligatoryjne w opisie: 1) numer umowy o dofinansowanie 2) kwota wydatku kwalifikowanego z wyszczególnieniem VATu wraz ze wskazaniem, jakiego rodzaju wydatki/ jaki % wydatków został uznany za kwalifikowany (gdy wartość wydatków kwalifikowanych nie wynika wprost z faktury) 3) krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek 4) numer i data zawarcia umowy/ kontraktu z Wykonawcą 5) numer zadania / kontraktu, w ramach którego poniesiono wydatek (wyszczególniony w HRP) 6) kod klasyfikacji budżetowej - tylko w przypadku pjb Elementy opisu obowiązkowe na odwrocie faktury / dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej

Prawidłowy opis dokumentu 7) Kategoria wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków Kategoria wydatków spójna z wykazaną dla danego wydatku w pkt 9 w kol. 10 i wybrana z listy kategorii podanej w Instrukcji wypełniania konkretnych pozycji wniosku (Zał. 1a do Zaleceń w zakresie wzoru beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ). KATEGORIE i podkategorie wydatków: a) PRZYGOTOWANIE PROJEKTU [opracowanie raportów OOS opracowanie dokumentacji technicznej opracowanie dokumentacji przetargowej inne dokumenty opłaty związane z uzyskaniem decyzji administracyjnych] b) ZARZĄDZANIE PROJEKTEM [nadzór nad robotami budowlanymi koszty ogólne wydatki osobowe zakup i instalacja systemów informatycznych wspomagających zarządzenie i monitorowanie pozostałe wydatki związane z realizacją projektu] c) ZAKUP GRUNTU [nabycie nieruchomości lub prawa wieczystego użytkowania wydatki związane z nabyciem nieruchomości adaptacja lub remont budynku lub budowli nabytych w ramach wydatków kwalifikowanych obowiązkowy wykup nieruchomości lub obowiązkowe odszkodowania wynikające z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania nabycie innych tytułów prawnych do nieruchomości wniesienie nieruchomości jako wkładu niepieniężnego] d) ROBOTY BUDOWLANE e) SPRZĘT I WYPOSAŻENIE [zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych stanowiących część wydatków inwestycyjnych zainstalowanych na stałe w projekcie zakup przenośnych środków trwałych, stanowiących wydatki inwestycyjne, które nie będą na stałe zainstalowane w projekcie koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych tylko w okresie realizacji projektu zakup materiałów nie stanowiących środków trwałych zakup wartości niematerialnych i prawnych] f) DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE g) WYDATKI ZWIĄZANE Z WYKORZYSTANIEM INNYCH NIŻ LEASING TECHNIK FINANSOWANIA h) WKŁAD NIEPIENIĘŻNY i) INNE KATEGORIE, ZATWIERDZONE W UMOWIE O DOFINANSOWANIE DLA DANEGO PROJEKTU

Prawidłowy opis dokumentu 8) jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie / odebranie robót / usług /dostaw dane identyfikujące ten dokument 9) kurs, po którym przeliczono wartość faktury, jeśli była wyrażona w walucie innej, niż PLN Elementy opisu dokumentu o nr od 3 do 9 mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, opisanej dodatkowo numerem faktury / dokumentu księgowego, którego opis dotyczy. UWAGA! Faktura/ dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zostać sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone przez upoważnioną osobę z danej jednostki. Propozycja opisu faktury Załącznik nr 5 do Zaleceń w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ + generator

Dowód zapłaty 1) wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wpłaty UWAGA! W tytule przelewu powinny być podane albo nr kontraktu / umowy z wykonawcą albo nr faktury, z tytułu których dokonywana jest płatność. Jako dokument uzupełniający można przedłożyć polecenie przelewu przyjęte przez bank do realizacji (jeśli na wyciągu brak w/w danych) 2) Zajęcie wierzytelności w przypadku płatności na konto komornika 3) Potwierdzenie dokonania płatności gotówkowej oznaczenie na fakturze - dokument KP / KW zawierający odniesienie do danej faktury 4) potwierdzenie operacji dokonywanych na koncie zaliczkowym Dowody zapłaty sporządzone w postaci wydruku elektronicznego uznawane są za oryginały nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność z oryginałem. Są to dowody opatrzone formułą Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu ( ). Nie wymaga podpisu ani stempla lub podobną.

Najczęściej popełniane błędy

niespójność informacji podanych w poszczególnych punktach WoP i/ lub w załącznikach do WoP przypisywanie nieprawidłowych kategorii / podkategorii wydatków nieprawidłowe opisy dokumentów, brak wszystkich elementów opisu (np. gdy kwota kwalifikowana różni się od kwoty netto) niezgodność zadeklarowanego postępu finansowego realizacji projektu z załącznikami do umowy o dofinansowanie niezgodność danych przedstawionych w tabeli 17 z załącznikami do umowy o dofinansowanie przy braku wyjaśnień w pkt 12 / 16 WoP brak ciągłości okresów sprawozdawczych brak wystarczających informacji dot. realizacji projektu w pkt 12 omyłki pisarskie i rachunkowe odnoszenie się do HRP nieaktualnego na dzień sporządzenia WoP brak aktualizacji HRP w terminie określonym w umowie o dofinansowanie

Poprawianie wniosku o płatność

Poprawianie WoP przesłanie uzupełnień / wyjaśnień przez Beneficjenta w siedzibie IW na obu wersjach WoP* Poprawianie WoP przesłanie korekty WoP przez IW po uzyskaniu zgody Beneficjenta poprawkę nanosi pracownik IW bez zgody Beneficjenta powiadomienie po fakcie * poprawki w siedzibie IW może nanosić tylko osoba wskazana w Karcie Wzorów Podpisów Beneficjenta

Poprawianie WoP przez IW - jednokrotne skreślenie błędnej treści - wpisanie nad/ obok treści właściwej - postawienie parafy wraz z datą IW może nanosić poprawki w przypadku: - oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w WoP - oczywistych omyłek w opisie załączonych kserokopii dokumentów Utworzenie wersji IW WoP w GWoP! O każdej naniesionej poprawce IW powiadamia Beneficjenta, który ma obowiązek wprowadzić analogiczną korektę w swojej wersji WoP Przykłady omyłek oczywistych: - literówki - błąd w sumie - błędna data w kolumnie 3 i 4 pkt 9 - błędna kwota netto / brutto dla pojedynczego dokumentu IW nie może dokonywać poprawek / uzupełnień: - zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki - załączonych kserokopii potwierdzających poniesione wydatki - omyłek nieoczywistych np. nieprawidłowy nr projektu, tytuł projektu, niespójności w WoP i na załączonych dokumentach dot. kwot, kategorii wydatków itp.

Dobre praktyki

Dobre praktyki współpraca z koordynatorem przestrzeganie zapisów UoD aktualizacja załączników do umowy bieżące informowanie o problemach związanych z realizacją projektu sprawdzanie WoP przez drugą osobę przed złożeniem do IW przesyłanie elektronicznej wersji roboczej WoP (po uzgodnieniu z koordynatorem!) przesyłanie dodatkowych lub bardzo obszernych dokumentów w wersji elektronicznej (po uzgodnieniu z koordynatorem)