Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) 1. Informacje podstawowe Przedmiotem Zamówienia jest wynajęcie sali konferencyjnej w Rzeszowie wraz ze świadczeniem usługi cateringowej dla 80 osób podczas jednodniowej konferencji pt. RZESZÓW I LUBLIN STRATEGIA WYZWAŃ STRATEGIĄ SUKCESU. Konferencja organizowana jest w ramach Projektu Lublin i Rzeszów współpraca i wykorzystanie szans rozwojowych, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przyznanych w ramach dotacji z Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. 2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem Zamówienia jest wynajęcie sali konferencyjnej wraz ze świadczeniem usługi cateringowej dla 80 osób podczas jednodniowej konferencji, o której mowa w pkt. 1. Do zadań Wykonawcy będzie należeć w szczególności: przygotowanie miejsca konferencji (przygotowanie sali konferencyjnej, zapewnienie nagłośnienia i urządzeń projekcyjnych, przygotowanie oznakowania miejsca konferencji), usługa cateringowa podczas konferencji (serwis kawowy oraz bufet typu bankiet szwedzki stół z gorącymi daniami). Termin i miejsce konferencji: Konferencja odbędzie się w dniu 10 kwietnia 2015 r., w godzinach od 10:00* do 15:30* w Rzeszowie. * Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin świadczenia usługi, w zależności od ostatecznego programu konferencji. W takim przypadku stosownemu przesunięciu ulegnie czas, w jakim powinien być dostępny serwis kawowy oraz bufet. Wstępny program konferencji: 10:00 10:30 Rejestracja uczestników 10:30 10:45 10:45 11:15 CZĘŚĆ PLENARNA Otwarcie konferencji, powitanie gości: Pan Tadeusz Ferenc Prezydent Miasta Rzeszowa Czas: 15 min Najważniejsze zadania stojące przed miastami wojewódzkimi i ich obszarami funkcjonalnymi do roku 2020 w kontekście szans i zagrożeń związanych z nową perspektywą UE 2014-2020 Wystąpienie przedstawiciela Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i
11:15 11:55 11:55 12:35 12:35 12:50 Infrastruktury Czas: 30 min Przedstawienie założeń programowych programów regionalnych województwa podkarpackiego i lubelskiego Wystąpienia przedstawicieli Podkarpackiego i Lubelskiego Urzędu Marszałkowskiego Czas: 40 min Podsumowanie realizacji projektu Lublin i Rzeszów współpraca i wykorzystanie szans rozwojowych jako przykładu dobrej praktyki do wykorzystania w nowej perspektywie finansowej 2014-2020 - Wystąpienie przedstawiciela Miasta Lublina - Wystąpienie przedstawiciela Miasta Rzeszowa Czas: 40 min. Przerwa kawowa CZĘŚĆ DYSKUSYJNA Panel dyskusyjny Wyzwania perspektywy finansowej 2014-2020 dla miast i ich obszarów funkcjonalnych w świetle doświadczeń Rzeszowa i Lublina w procesie absorpcji funduszy Unii Europejskiej Moderator: Przedstawiciel Urzędu Miasta Rzeszowa Paneliści (5 osób): 12:50 14:00 14:00 14:20 - Możliwości współpracy Rzeszowa i Lublina w kontekście strategicznych celów rozwojowych obu miast na lata 2014-2020 - strategia pozyskiwania funduszy europejskich Rzeszowa i Lublina: przedstawiciel Lublina i Rzeszowa oraz wykonawca Strategii wykorzystania funduszy Unii Europejskiej przez miasto Rzeszów w perspektywie finansowej 2014-2020 - Projekty międzynarodowe - szanse i zagrożenia. Wymiana doświadczeń Rzeszowa i Lublina w obszarze realizacji projektów transgranicznych, transnarodowych i regionalnych: przedstawiciel Lublina i Rzeszowa Czas: 1h 10 min. Dyskusja otwarta pytania otwarte do panelistów. Moderator: przedstawiciel Urzędu Miasta Rzeszowa Czas 20 min. Podsumowanie i zakończenie konferencji 14:20 14:30 14:30 15:30 Pan Tadeusz Ferenc Prezydent Miasta Rzeszowa podsumowanie i zamknięcie konferencji. Czas: 10 min. Lunch ** w związku z możliwością wcześniejszego zakończenia konferencji, bufet typu bankiet Szwedzki Stół powinien być dostępny od godz. 14:00 2.1 Przygotowanie miejsca konferencji obejmuje: a) zapewnienie sali umożliwiającej zorganizowanie konferencji dla 80 osób,
b) sala powinna posiadać dostęp do światła dziennego lub możliwość regulacji natężenia oświetlenia, a także system klimatyzacji i ogrzewania, zapewniać dobrą widoczność przemawiającego oraz wyświetlanych prezentacji z każdego z miejsc siedzących, c) przestrzeń do wystawienia cateringu zlokalizowana w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, swobodnie mieszcząca wszystkich uczestników, zapewnienie możliwości korzystania z serwisu kawowego oraz bufetu w godzinach wyszczególnionych poniżej, d) wyodrębnienie miejsca dla recepcji konferencji i jej prowadzenie dwie osoby (w tym: rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, udzielanie uczestnikom informacji organizacyjnych w trakcie trwania konferencji, zmiana identyfikatorów na stołach), e) bezpłatna szatnia oraz toalety w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, f) oznakowanie miejsca konferencji zgodnie z wymaganiami przekazanymi przez Zamawiającego najpóźniej na 1 dzień przed terminem konferencji (karta informacyjna wraz z agendą umieszczona na drzwiach wejściowych do budynku oraz sali konferencyjnej, ewentualne drogowskazy). g) wyposażenie sali konferencyjnej w urządzenia projekcyjne (laptop, projektor multimedialny, ekran o wymiarach minimum 210 cm x 160 cm), nagłośnienie, h) bieżąca obsługa w zakresie nagłośnienia, sprzętu audiowizualnego, i) ustawienie krzeseł i stołów, dekoracja okolicznościowa, identyfikatory na stoły ok. 20 szt. - zgodnie z wymaganiami przekazanymi przez Zamawiającego najpóźniej na 1 dzień przed terminem konferencji. 2.2 Zakres usługi cateringowej obejmuje: a) przygotowanie i serwowanie uczestnikom konferencji serwisu kawowego oraz bufetu typu bankiet szwedzki stół, w zakresie opisanym poniżej; b) zapewnienie wyposażenia niezbędnego do obsługi cateringowej (m.in. dekoracje ze świeżych kompozycji kwiatowych minimum 2 szt., obrusy materiałowe, skertingi, serwis obiadowy, serwis do kawy i herbaty, sztućce platerowe, talerzyki do ciasta, szklanki do zimnych napojów, salaterki do sałatek, serwetki itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Gorące posiłki powinny być serwowane w podgrzewanych pojemnikach typu bemar. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców jednorazowych (z tworzyw sztucznych, tektury, itp.), c) zapewnienie filiżanek na kawę/herbatę oraz talerzy i sztućców w ilości, co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, d) obsługę kelnerską min. 3 osoby (personel, ubrany w jednakowe, firmowe, eleganckie stroje), e) świadczenie usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, f) przestrzeganie przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz.U. nr 171 poz. 1125 z późn. zm.), g) zapewnienie serwisu kawowego, aby był dostępny podczas trwania całej konferencji, h) spakowanie pozostałych potraw i ich przekazanie Zamawiającemu, i) posprzątanie po zakończeniu konferencji, usunięcie dopadków i śmieci, j) dostarczenie przez Wykonawcę Zamawiającemu ostatecznego menu do akceptacji na konferencję, na co najmniej 3 dni robocze przed terminem konferencji. Menu musi być zgodne z wymaganiami Zamawiającego i zawierać co najmniej dania wskazane w Opisie Przedmiotu Zamówienia, k) uzupełnienie oferty menu o dodatkowe elementy, (jeżeli Wykonawca uzna według swojego doświadczenia, iż do prawidłowego wykonania usługi niezbędne jest uzupełnienie oferty menu
o dodatkowe elementy), z zastrzeżeniem, że kwota określona w formularzu ofertowym będzie ceną oferty obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i w razie wprowadzenia do oferty menu dodatkowych elementów nie ulegnie zmianie. Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania konferencji (także podczas bufetu), tj. od 10:00 do 15:30*. Składniki Specyfikacja Gramatura na 1 osobę Kawa rozpuszczalna - świeżo parzona z ekspresu 300ml Herbata czarna - gorąca woda w samowarach - herbata w torebkach (duży wybór smaków) 300 ml Cukier biały kryształ - w cukiernicach 20g Cytryna - pokrojona, podawana na talerzykach 2 plasterki Mleko do kawy Woda mineralna - w dzbankach, - 3,2% tłuszczu, - Gazowana (butelka 0,25l) - Niegazowana (butelka 0,25l) 50ml 2 szt. po 0,25l (1 gaz. i 1 niegaz.) Sok owocowy - Różne smaki (butelka 0,25l) 1 szt. Ciastka koktajlowe Mix kruchych i z nadzieniem 100g Paluszki - słone 30g Tartinki Z różnymi dodatkami, porcje o gramaturze minimum 50 g 3 szt. Bufet typu bankiet Szwedzki Stół, dostępny od 14:00 do 15:30*. Specyfikacja posiłków Przystawki: Wielkość Ilość porcji (p) /sztuk (szt.) 1. Koreczki, np. caprese, z serem pleśniowym, salami itp. 50g 50 szt. 2. Schab ze śliwką w galarecie 50g 40 p 3. Tartinki w różnych smakach 50g 55 szt. 4. Tymbaliki w różnych smakach 50g 35 szt. 5. Pasztety pieczone, np. wiejskie, z kaczki z pistacjami, z cukinii itp. 6. Rulon z szynki parmeńskiej z zielonymi szparagami 80g 35 szt. 7. Roladki naleśnikowe (min. 3 rodzaje, z szynką, grillowaną papryką i serem ricotta, z łososiem itp.) 8. Faszerowane muszelki makaronowe (min. 3 rodzaje, np. ze szpinakiem) 40g 35 p 60-80g 35 p 80-100g 25 p 9. Pomidory z mozarellą i bazylią 100g 35 p 10. Paleta serów gatunkowych (min. 3 rodzaje typu brie, cheddar, camembert, roquefort itp.) z żurawiną 11. Jajka (połówki) w sosie (min. 2 rodzaje, np. tatarskim, koperkowym) 2,0 kg 70 sztuk
12. Babeczki faszerowane różnymi pastami 80g 50 szt. 13. Półmisek wędlin (min. 4 rodzaje, typu szynka, kiełbasa) 10 kg 14. Dipy w miseczkach (min. 3 rodzaje, np. czosnkowy, serowo-paprykowy, itp.) 15. Pieczywo mieszane (min. 3 rodzaje np. białe, wieloziarniste, razowe) Dania gorące: 300ml 4,5 kg 8 szt. 16. Schab pieczony ze śliwką z plasterkami ziemniaków 120-150g 50 p 17. Ryba (sola) po grecku 120-150g 50 p 18. Gołąbki bezmięsne w sosie z grzybów leśnych 120-150g 50 p Sałatki: 19. Z pieczarek z porami 100g 25 p 20. Brokułowa z płatkami migdałowymi 100g 25 p 21. Z ryżem i np. tuńczykiem 100g 25 p 22. Grecka 100g 25 p 23. Zestaw surówek 100g 25 p Stół deserowy: 24. Ciasto orzechowe Ok. 6cm x 6 cm 30 p 25. Wykwintna mieszanka ciasteczek koktajlowych 3,0 kg 26. Sernik Ok. 6cm x 6 cm 30 p 27. Babeczki w różnych smakach 3,0 kg 28. Szarlotka Ok. 6cm x 6 cm 30 p 29. Ciasto czekoladowe z wiśnią Ok. 6cm x 6 cm 30 p 30. Patery owoców (min. 4 rodzaje, banany, winogrona, mandarynki, jabłka itp.) 4,0 kg