ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI w ŁODZI

ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI w ŁODZI FE-IV.431.4.2013 Łódź, dnia stycznia 2014 r. Pan Krzysztof Kozanecki Starosta Zgierski Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885) oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili kontrolę w trybie zwykłym w zakresie prawidłowości wydatkowania przez Powiat Zgierski w 2012 roku dotacji celowej na zadanie z zakresu administracji rządowej pn. Zakup samochodu osobowego, realizowane przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu: Uwzględniając wyniki kontroli przedstawione w Projekcie wystąpienia pokontrolnego, doręczonego w dniu 12 grudnia 2013 r., do którego kierownik jednostki kontrolowanej nie wniósł zastrzeżeń, stosownie do art. 46 ustawy o kontroli w administracji rządowej przedkładam Panu wystąpienie pokontrolne. 1.Jednostka kontrolowana Powiat Zgierski, zwany dalej Powiatem. Czynności kontrolne prowadzone były w jednostkach organizacyjnych Powiatu: 1.1. Starostwie Powiatowym w Zgierzu, zwanym dalej Starostwem, Adres: ul. Sadowa 6a, 95-100 Zgierz. Kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych okazali Sekretarzowi Powiatu upoważnienia do kontroli i dokonali wpisu do Książki kontroli pod numerem 4/2013. W okresie objętym kontrolą Starostą Zgierskim był Pan Krzysztof Kozanecki, wybrany przez Radę Powiatu Zgierskiego w dniu 1 grudnia 2010 r., co potwierdza Uchwała 1

Nr I/4/10 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 1 grudnia 2010 r. w sprawie wyboru Starosty Zgierskiego dowód: akta kontroli str. 13. Informacji w przedmiocie kontroli udzielała Pani Iwona Stańczyk - Skarbnik Powiatu Zgierskiego. 1.2. Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, zwanym dalej Inspektoratem, Adres: ul. Sadowa 6a, 95-100 Zgierz. W okresie objętym kontrolą Inspektoratem kierował Pan Jarosław Karolewski Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, powołany na stanowisko przez Starostę Zgierskiego z dniem 15 lipca 2010 r. aktem powołania z dnia 30 czerwca 2010 r. dowód: akta kontroli str. 14. Sposób działania Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego określa Regulamin Organizacyjny Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu zatwierdzony przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w dniu 2 sierpnia 2010 r. Informacji w przedmiocie kontroli udzielali: Pan Jarosław Karolewski Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zwany dalej Inspektorem, Pan Dariusz Pisera Główny Księgowy Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego. 2. Kontrolerzy: Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi ŁUW w Łodzi: Jacek Skoczylas Główny specjalista w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi ŁUW w Łodzi, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów, na podstawie upoważnienia Nr 6/2013 z dnia 23 sierpnia 2013 r. dowód: akta kontroli str. 8-9, Alina Gwarda Starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi ŁUW w Łodzi, pełniący funkcję członka Zespołu Kontrolerów na podstawie upoważnienia Nr 5/2013 z dnia 23 sierpnia 2013 r. dowód: akta kontroli str. 6-7. 2

Zgodnie z treścią art. 19 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) kontrolerzy w dniu 23 sierpnia 2013 r. podpisali oświadczenia o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału z kontroli dowód: akta kontroli str. 10; str. 11. 3. Data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych: Czynności kontrolne w Starostwie i Inspektoracie rozpoczęto w dniu 3 września 2013 r. Kontrolerzy przeprowadzili ponadto czynności kontrolne w ww. jednostkach w dniu 9 września 2013 r. 4. Zakres kontroli: 4.1. Przedmiotem kontroli było: a) prawidłowość rozliczenia finansowo rzeczowego zrealizowanego zadania; b) prawidłowość wykorzystania dotacji celowej budżetu państwa; c) prawidłowość dokonania wyboru wykonawcy zadania pod względem zgodności z procedurami zamówień publicznych; d) stan i zakres rzeczowy realizacji dotowanego zadania; e) ustalenie przyczyn, zakresu i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz wnioski i zalecenia w sprawie ich usunięcia; Badaniu poddano dokumentację dotyczącą: finansowania Zadania, wyłonienia dostawcy i rzeczowej realizacji Zadania. W ramach czynności kontrolnych przeprowadzona została wizja lokalna. Kontrola przeprowadzona została w oparciu o zapisy zawarte w Programie Kontroli z dnia 23 sierpnia 2013 r. dowód: akta kontroli str. 3-5. 5. Ocena zrealizowanego zadania. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych i na podstawie dokonanych ustaleń działalność Powiatu Zgierskiego w zakresie prawidłowości wydatkowania środków budżetowych na realizację skontrolowanego Zadania ocenia się pozytywnie w zakresie: a) prawidłowości rozliczenia finansowo rzeczowego: 3

- Powiat dokonał prawidłowo rozliczenia finansowego z zachowaniem należytej staranności; b) prawidłowości wykorzystania dotacji celowej budżetu państwa: - Powiat wykorzystał przyznane z dotacji środki na zapłatę dostawcy za dostarczony samochód osobowy; c) prawidłowości dokonania wyboru wykonawców zadania: - realizujący Zadanie Inspektor wyłonił dostawcę samochodu osobowego z zachowaniem kryteriów i zasad określonych w ustawie o finansach publicznych; d) stanu i zakresu rzeczowego realizacji zadania: - w sprawdzonym zakresie Powiat zrealizował Zadanie, którego stan odpowiada zakresowi rzeczowemu określonemu w decyzji o przyznaniu dotacji. 6. Ustalenia Zespołu kontrolnego. 6.1. Prawidłowość rozliczenia finansowo rzeczowego zrealizowanego zadania. Powiat na realizację powyższego zadania otrzymał, zgodnie z decyzją Wojewody Łódzkiego Nr FN.I-30111.1.2012 z dnia 28 marca 2012 r. Załącznik Nr 12 do pisma znak: Nr FN.I-30113.1.2012 z dnia 28 marca 2012 r., dofinansowanie z dotacji celowej budżetu państwa w 2012 r. w wysokości 37.000 zł na inwestycje i zakupy inwestycyjne, dowód: akta kontroli str. 15-17 W toku kontroli Inspektor, realizujący w/w zakup inwestycyjny, przekazał potwierdzone za zgodność z oryginałami kserokopie dokumentów finansowych, dotyczące przedmiotowego zadania zrealizowanego w 2012 roku na kwotę w wysokości 36.980,92 zł. Do złożonego w dniu 5 lipca 2012 r., znak: Fn.3021.32.2012.IS, wniosku o wypłatę dotacji Powiat dołączył następującą fakturę: * faktura VAT NR 20009 z dnia 3 lipca 2012 r. wystawioną przez Jaszpol Sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu na kwotę 36.980,92 zł brutto za samochód osobowy marki DACIA SANDERO LAUREATE LAD 212 osobowy. dowód : akta kontroli str. 18-19 4

Do faktury dołączono kserokopię Umowy nr 61617942-12-53305 z dnia 28 maja 2012 r. sprzedaży samochodu osobowego marki DACIA SANDERO LAUREATE LAD 212 osobowy, zawartą pomiędzy Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego w Zgierzu a firmą Jaszpol Sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu na kwotę 36.980,92 zł. dowód : akta kontroli str. 20-21 Do faktury dołączono dokument OT nr 1/2012 z dnia 1 sierpnia 2012 r. oraz potwierdzenie zapłaty dokument obciążeniowy Banku Spółdzielczego w Zgierzu wyciąg Nr 56 wydrukowany w dniu 13 sierpnia 2012 r. z potwierdzeniem realizacji transakcji w dniu 17 lipca 2012 r. dowód : akta kontroli str. 22; str. 23 W trakcie kontroli w siedzibie Inspektoratu Zespół otrzymał następujące dokumenty finansowe: - wyciągi bankowe z rachunku Powiatu, potwierdzające wpływ środków finansowych z dotacji przyznanej na 2012 rok z konta Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi na rachunek Powiatu, w łącznej wysokości 36.980,92 zł brutto: - Nr 143 z dnia 12 lipca 2012 r. na kwotę 30.944,99 zł, - Nr 144 z dnia 13 lipca 2012 r. na kwotę 6.035,93 zł. dowód : akta kontroli str. 24-25; str. 26 - wyciąg bankowy nr 145 z dnia 16 lipca 2012 r. z rachunku Powiatu, potwierdzający przekazanie środków finansowych z dotacji w wysokości 39.944,00 zł na rachunek Inspektoratu. dowód : akta kontroli str. 27-28 - wyciąg bankowy nr 55 z dnia 16 lipca 2012 r. z rachunku Inspektoratu, potwierdzający wpływ środków finansowych z dotacji przyznanej na 2012 rok w wysokości 39.944 zł z rachunku Powiatu. dowód : akta kontroli str. 31 - wyciąg bankowy nr 146 z dnia 17 lipca 2012 r. z rachunku Powiatu, potwierdzający wpływ środków finansowych w wysokości 2.964,07 zł (nadpłata dotacji) z rachunku Inspektoratu. dowód : akta kontroli str. 29-30 - wyciąg bankowy nr 56 z dnia 17 lipca 2012 r. z rachunku Inspektoratu, potwierdzający zapłatę za fakturę VAT NR 20009 z dnia 3 lipca 2012 r. wystawioną przez Jaszpol Sp. z o.o. 5

z siedzibą w Zgierzu na kwotę 36.980,92 zł brutto za samochód osobowy marki DACIA SANDERO LAUREATE LAD 212 osobowy oraz zwrot na konto Powiatu środków finansowych w wysokości 2.964,07 zł (nadpłata dotacji). dowód : akta kontroli str. 23 - dowód księgowy nr DZ106/07/12, data księgowania: dnia 3 lipca 2012 r. - DZ dokument zakupu na kwotę 36.980,92 zł. dowód : akta kontroli str. 32 - dowód księgowy nr 56, data księgowania: dnia 17 lipca 2012 r. - WB wyciąg bankowy zakupu na kwotę 36.980,92 zł. dowód : akta kontroli str. 33 - dowód księgowy nr PK024/08/12, data księgowania: dnia 1 sierpnia 2012 r. - PK polecenie księgowe wpisu do ewidencji środków trwałych zakupionego środka trwałego na kwotę 36.980,92 zł. dowód : akta kontroli str. 34 - Księga środków trwałych Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu strona tytułowa i strona 86 (poz. 2-7-741-2 - samochód osobowy marki DACIA SANDERO LAUREATE LAD 212 ). dowód : akta kontroli str. 35-36 - Oświadczenie firmy RENAULT POLSKA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie z dnia 28 czerwca 2012 r. o dokonaniu opłaty podatku akcyzowego za samochód osobowy marki DACIA. dowód : akta kontroli str. 37 - Dokument potwierdzający zapłatę akcyzy przez firmę RENAULT POLSKA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie za samochód marki DACIA, wydany w dniu 13 czerwca 2012 r. przez Urząd Celny w Warszawie. dowód : akta kontroli str. 38-41 Zespół Kontrolerów w trakcie kontroli w dniu 3 września 2013 r. w siedzibie Inspektoratu po wstępnej analizie dokumentów finansowych stwierdził, że Powiat otrzymał z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi środki z przyznanej na 2012 rok dotacji w wysokości 36.980,92 zł, Powiat przekazał na konto Inspektoratu kwotę w wysokości 6

39.944,00 zł. Zespół otrzymał jednocześnie od służb księgowych Inspektoratu dokumenty finansowe potwierdzające zwrot kwoty nadmiernie przekazanej przez Powiat w wysokości 2.964,07 zł. Zespół zwrócił się do Skarbnika Powiatu Zgierskiego i Głównego księgowego Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu o przygotowanie pisemnego wyjaśnienia w powyższej sprawie. Podczas wizytacji Kierownika Zespołu Kontrolerów w dniu 9 września 2013 r. w siedzibie Inspektoratu przyjął od Skarbnika Powiatu Zgierskiego Protokół przyjęcia ustnego oświadczenia/ wyjaśnienia sporządzony i podpisany w dniu 9 września 2013 r. w powyższej sprawie. dowód : akta kontroli str. 39-40 6.2. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowej budżetu państwa Powiat na realizację Zadania otrzymał w 2012 roku dotację celową w wysokości 37.000,00 zł. Z przyznanej dotacji zakupiony został dla potrzeb Państwowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu samochód osobowy za kwotę 36.980,92 zł. Dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem. 6.3. Prawidłowość wyboru dostawcy pojazdu pod względem zgodności z procedurami zamówień publicznych 6.3.1. Na podstawie badanych dokumentów Zespół Kontrolerów ustalił, że podmiotem, który przeprowadził postępowanie w celu wyłonienia dostawcy samochodu, był Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Zgierzu. Postępowanie przeprowadzone zostało bez zastosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z treścią przepisu art. 4 pkt 8 cytowanej Ustawy, tj. dla wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, w oparciu o Instrukcję składania zamówień publicznych, dla których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwaną dalej Instrukcją. Instrukcja wydana została przez Inspektora w dniu 2 sierpnia 2010 r. dowód: akta kontroli str. 41-44 Wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia ustalona została na kwotę 37.000,00 zł, stanowiącą równowartość 9.204,90 euro ( przy zastosowaniu przelicznika określonego w 1 7

rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, tj. 1 euro = 4,0196 zł). Według oświadczenia Inspektora zaproszenia do złożenia ofert skierowane zostały drogą telefoniczną w kwietniu 2013 roku do trzech dostawców: 1/ Zimny AUTO Sp. z o.o., 2/ Jaszpol Sp. z o.o., 3/ Bilex Group Sp. z o.o. Na zaproszenie odpowiedzieli ww. dostawcy, składając następujące oferty: 1/ Zimny AUTO Sp. z o.o. samochód osobowy Škoda Fabia za kwotę brutto 37.000,00 zł dowód: akta kontroli str. 45-51, 2/ Jaszpol Sp. z o.o. samochód osobowy Dacia Sandero za kwotę brutto 36.992,52 zł dowód: akta kontroli str. 52-56, 3/ Bilex Group Sp. z o.o. samochód osobowy Nissan Micra za kwotę brutto 36.997,71 zł dowód: akta kontroli str. 57-60. W wyniku dokonanej analizy ofert, jako najkorzystniejszą ze względu na oferowaną cenę oraz parametry jezdne i przestrzenne, Inspektor uznał ofertę złożoną przez Jaszpol Sp. z o.o. Z czynności postępowania wyłonienia dostawcy pojazdu Inspektor sporządził w dniu 15 maja 2012 r. Protokół z przeprowadzonego wyboru ofert dowód: akta kontroli str. 61. W dniu 28 maja 2012 r. Inspektor zawarł z firmą Jaszpol Sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu Umowę nr 61617942-12-53305 sprzedaży samochodu osobowego marki DACIA SANDERO LAUREATE LAD 212 osobowy za kwotę 36.980,92 zł. dowód: akta kontroli str. 20-21. Pojazd został zarejestrowany na Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, co potwierdza Dowód Rejestracyjny seria DR/BAI 2459252 dowód: akta kontroli str. 62. Zgodnie z przepisami: 1) art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907) ustawy nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, 8

2) art. 44 ust. 2 - ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885) jednostka sektora finansów publicznych dokonuje wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, a wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonego celu. Jednostki zawierają umowy, których przedmiotem są dostawy na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Zespół po analizie przedłożonych dokumentów stwierdził, że Inspektor ze środków przyznanej dotacji dokonał wyboru dostawcy pojazdu z zachowaniem trybu określonego w Instrukcji, w sposób celowy i oszczędny. 7. Wizja lokalna (oględziny). Zespół kontrolerów w dniu 3 września 2013 r. w obecności Inspektora na parkingu Starostwa Powiatowego w Zgierzu przeprowadził wizję lokalną, dokonując oględzin zakupionego samochodu osobowego marki Dacia Sandero. W trakcie wizji Zespół kontrolny stwierdził wykonanie rzeczowe kontrolowanego Zadania dowód: akta kontroli str. 63-64. 8. Realizacja zakresu rzeczowego. W sprawdzonym zakresie stan rzeczowy wykonania Zadania przez Powiat Zgierski w 2012 roku odpowiada zakresowi rzeczowemu określonemu we wniosku o wypłatę dotacji oraz w sprawozdaniu końcowym z realizacji Zadania. Planowany zakres rzeczowy Zadania został osiągnięty. Kierownik jednostki kontrolującej Z up. Wojewody Łódzkiego DYREKTOR WYDZIAŁU FUNDUSZY EUROPEJSKICH I CERTYFIKACJI Tomasz Ciszewski L. dz. 24.2014.AG.JS 9