Zarządzenie Dyrektora GZEASiP nr 2/2014 z dnia 16 maja 2014r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Dyrektora GZEASiP nr 2/2014 z dnia 16 maja 2014r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro Na podstawie 6 ust. 1 Statutu Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół i Przedszkoli w Dębicy zarządzam, co następuje: 1 1. Wprowadzam regulamin udzielania zamówień których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 2. Regulamin, o którym mowa w ust.1, stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc zarządzenie nr 5/2010 Dyrektora Gminnego Zespołu Ekonomiczno- Administracyjnego Szkół i Przedszkoli w Dębicy z dnia 8 grudnia 2010r. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem r. Dyrektor GZEASiP w Dębicy mgr Zdzisław Siwula

2 REGULAMIN udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty euro 1 Postanowienia ogólne 1. Podstawę do udzielenia zamówień, stanowi budżet ustalony na dany rok budżetowy. 2. Zamówienia, których wartość przekracza netto ,00zł, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem. 3. W przypadku zamówień nie przekraczających kwoty netto ,00zł wymagana jest forma pisemna przy usługach: 1) przewozu, 2) najmu, 3) dzierżawy, 4) robotach remontowych i budowlanych jeżeli przekraczają wartość 2.000zł. 4. Zamówienia powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 5. Zastosowane rozwiązania organizacyjne i procedury wynikają z: 1) przepisów zawartych w ustawie z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.), 2) przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907), zwanej dalej ustawą Pzp, 3) przepisów Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1692), 4) przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. - w przypadku zmiany przepisów prawnych stosuje się je odpowiednio od dnia ich wejścia w życie. 2 Ustalenie wartości zamówienia 1. Przystępując do udzielenia zamówienia, należy ustalić jego wartość szacunkową (bez podatku VAT) z należytą starannością. 2. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonuje Dyrektor bądź upoważniony pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia. 3. Wartość szacunkową zamówień ustala się zgodnie z postanowieniami art ustawy Pzp. Formularz dokumentujący czynność ustalenia wartości zamówienia stanowi załącznik Nr 1 do Regulaminu.

3 3 Procedury udzielenia zamówień Ramowe procedury udzielania zamówień regulowane są w układzie: 1. zamówienia o wartości szacunkowej netto powyżej ,00zł, a poniżej ,00 zł; 2. zamówienia o wartości szacunkowej netto od ,00 zł do euro. 4 Zamówienie o wartości szacunkowej netto poniżej ,00 zł 1. Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej netto poniżej ,00 zł prowadzi Dyrektor bądź upoważniony pracownik odpowiedzialny za jego realizację. 2. Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki, foldery i strony internetowe. 3. Zamówienia o wartości szacunkowej netto poniżej ,00 zł mogą być realizowane po negocjacjach z jednym Wykonawcą. 4. Nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia, jeżeli obejmuje ono sprzedaż rzeczy powszechnie dostępnych lub świadczenie usług do kwoty 2000zł. Podstawą udokumentowania takiego zamówienia będzie opisana faktura. 5. Jeżeli zamówienie będzie dotyczyć usługi lub wykonania roboty budowlanej, podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia będzie umowa. 6. Udzielenie zamówienia powinno być dokonane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz wydatkowania środków publicznych zgodnie z zasadą gospodarności i racjonalności. 7. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej netto nie przekraczającej ,00 zł oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić w oparciu o zasady określone w 5. 5 Zamówienia o wartości szacunkowej netto od ,00 zł do euro 1. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej netto od ,00 zł do euro Dyrektor bądź upoważniony pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia wszczyna postępowanie, zapraszając do składania ofert co najmniej trzech Wykonawców prowadzących działalność stanowiącą przedmiot zamówienia (zał. Nr 2 do Regulaminu). 2. Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki, foldery i strony internetowe, a dla robót budowlanych przez sporządzenie wstępnej wyceny robót lub kosztorysu inwestorskiego. 3. Zaproszenie do złożenia ofert cenowych Zamawiający kieruje na piśmie, pocztą, pocztą elektroniczną, za pomocą faxu lub w drodze bezpośredniego doręczenia.

4 4. Wykonawcy składają oferty w formie pisemnej. 5. Zamawiający wybiera Wykonawcę, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia. 6. Zamówienia udziela się pisemnie za pomocą umowy określającej warunki realizacji zamówienia. 7. Udzielenie zamówienia powinno być dokonane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz wydatkowania środków publicznych zgodnie z zasadą gospodarności i racjonalności. 8. Z przebiegu oraz wyników postępowania sporządza się protokół (Zał. Nr 4 do Regulaminu). 9. Cała dokumentacja z postępowania przechowywana jest u pracownika, który odpowiedzialny jest za jej realizację oraz archiwizację. 7 Warunki odstąpienia od regulaminu 1. Dla zamówień, które mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę nie mają zastosowania zasady niniejszego regulaminu. Zamówienia udziela się jednemu Wykonawcy świadczącemu przedmiotową dostawę, usługę lub robotę budowlaną. 2. W przypadkach szczególnie uzasadnionych charakterem i specyfiką zamówienia, pilną potrzebą oraz w przypadku konieczności realizacji zamówienia związanego bezpośrednio z usuwaniem skutków awarii, tj. wydarzenia nagłego, którego wystąpienia nie można było przewidzieć dopuszcza się możliwość odstąpienia za pisemną zgodą Dyrektora od zasad opisanych w niniejszym regulaminie. 8 Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają odpowiednie zastosowanie przepisy ustawy Pzp, akty wykonawcze do ustawy Pzp, Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa.

5 Załącznik Nr 1 do Regulaminu (wzór) Pieczęć Zamawiającego Znak sprawy.. Udokumentowanie szacowania wartości zamówienia Szacunkowa wartość zamówienia została ustalona na kwotę.. zł (netto), co w oparciu o wartość 1 euro =.. daje równowartość euro. Średni kurs złotego do euro służący do przeliczania wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia. Oszacowania wartości zamówienia dokonano w dniu.. na podstawie: (przykładowe możliwości): a) kosztorysu inwestorskiego (dotyczy wykonania robót budowlanych); b) wstępnej wyceny robót (dotyczy wykonania robót budowlanych); c) analizy cen rynkowych według miejsca realizacji zamówienia lub siedziby zamawiającego (oferty internetowe, zapytania telefoniczne, zapytania mailowe, wykorzystując katalogi, cenniki, foldery itp.); d) łącznej wartości zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem; e) łącznej wartości zamówień tego samego rodzaju, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie; f) Podpis osoby dokonującej ustalenia wartości zamówienia. Podpis osoby zatwierdzającej

6 Załącznik Nr 2 do Regulaminu (wzór) Pieczęć Zamawiającego Znak sprawy.. Realizując zamówienie na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Z A P R A S Z A M Y do złożenia oferty cenowej na zadanie: (w tym miejscu należy podać nazwę zadania) 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Termin realizacji zamówienia: 3. Okres gwarancji: 4. Warunki płatności: 5. Miejsce i termin złożenia oferty: 6. Termin otwarcia ofert: Zatwierdzam Dębica, dnia...

7 Załącznik Nr 3 do Regulaminu (wzór) Pieczęć Wykonawcy F O R M U L A R Z O F E R T Y W odpowiedzi na zaproszenie do złożenia oferty cenowej realizowanego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. którego przedmiotem jest: (w tym miejscu należy podać nazwę zadania) 1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: cena netto podatek VAT cena brutto (słownie brutto:..) 2. Deklaruję ponadto: a) termin realizacji zamówienia b) okres gwarancji c) warunki płatności 3. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 4. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: I. II. III. (data, podpis i pieczęć Wykonawcy)

8 Załącznik Nr 4 do Regulaminu (wzór) PROTOKÓŁ z przeprowadzonego zapytania ofertowego W celu zamówienia... które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną* przeprowadzono zapytanie ofertowe. 1. W dniu r. zaproszono do udziału w postępowaniu niżej wymienionych Wykonawców poprzez rozesłanie zaproszenia do złożenia oferty cenowej, które stanowi integralną część niniejszej dokumentacji. Lp. Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy W terminie do dnia.. r. złożono poniższe oferty cenowe: Lp. Nazwa i adres Wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi Wybrano Wykonawcę.. 4. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej 5. W dokonaniu wyboru Wykonawcy uczestniczyli: I.... podpis II..... podpis III..... podpis Dębica, dnia. Zatwierdzam.

9 Rejestr zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro Lp. Numer zamówienia Przedmiot zamówienia Cena wybranej oferty netto Cena wybranej oferty brutto Nazwa Wykonawcy Uwagi