Warszawa, 25.07.2013 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy zamówienia informatycznego systemu klasy ERP) I. ZAMAWIAJĄCY NIP 952 19 11 631 KRS 0000450605 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) Przedmiotem zamówienia jest zakup informatycznego systemu klasy ERP z funkcjonalnością B2B wraz z instalacją, wdrożeniem, migracją danych, szkoleniami oraz z dostawą do siedziby zamawiającego, w ramach projektu Wdrożenie systemu wspierającego procesy handlowe w firmie REDIX T. KOŚCIESZA I WSPÓLNICY SPÓŁKA KOMANDYTOWA, współfinansowanego ze środków PARP w ramach działania 8.2. 2) Oczekiwania odnośnie wprowadzanego systemu: a) redukcja kosztów, b) eliminacja błędów podczas wprowadzania danych, c) praca na opensource'owej bazie danych, d) integracja wszystkich modułów systemu, e) skrócenie cyklu sprzedaż-fakturowanie-zapłata, f) zarządzanie organizacją pracy, obiegiem zadań i dokumentów oraz procesami w firmie takimi jak: zaopatrzenie i gospodarka magazynowa oraz płatności, budżety, finanse i księgowość, g) informatyzacja produkcji, h) usprawnienie procesów sprzedaży, i) elektroniczna wymiana dokumentów EDI (B2B). 3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a) Wymagania ogólne Strona 1 z 5
Baza danych i serwer bazy danych oparty o rozwiązania open source: Linux, PostgreSQL, MySQL Wsparcie dla wieloodziałowości i wielofirmowości. Możliwość prowadzenia wielu oddziałów i wielu firm w oparciu o jedną bazę danych, ze wspólną listą indeksów magazynowych, klientów i użytkowników Licencje na wdrażany system musza być dożywotnie b) CRM: wyszukiwanie klientów wg zaawansowanych kryteriów, prowadzenia akcji marketingowych, planowanie i przydzielanie zadań i kontaktów z kontrahentami, nadzór nad terminami, wyznaczanie osób odpowiedzialnych, rejestracja wykonania kontaktów i zadań, prowadzenie projektu i harmonogramowanie zadań w ramach projektu, własny klient pocztowy. c) Sprzedaż: ofertowanie - przygotowanie i wysyłanie ewidencja zamówień od klientów i do dostawców, możliwość realizacji częściowej zamówień i anulowania niezrealizowanych pozycji, wybór technologii (receptury) realizacji produktu, podczas przyjmowania zamówienia, możliwość zapisywania wszystkich dokumentów w formacie pdf i wysyłania mailem. d) Magazyn: możliwość obsługi wielu magazynów, definiowanie wielooddziałowej struktury firmy w ramach jednej, centralnej bazy danych, przyjmowanie i wydawanie towarów na wskazane miejsca magazynowe, możliwość wydawania, przyjmowania oraz przeprowadzania inwentaryzacji na magazynie za pomocą kolektora danych, obsługa kodów kreskowych w wielu standardach w tym kodów 2D, możliwość tworzenia dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, PW, MM) oraz generowania jednych rodzajów dokumentów z drugiego rodzaju (np. FV z WZ lub z ZO), zapytania ofertowe do dostawców, składanie zamówień, rozbudowane analizy magazynowe: stany na dzień, stany wg partii, towary zalegające, obroty magazynowe, rozliczenia magazynu. e) Produkcja: tworzenie zleceń produkcyjnych, Strona 2 z 5
definiowanie wielu technologii do jednego indeksu, wyliczenie cen sprzedaży na podstawie ceny składników, zestawienie wykonania produkcji dla każdego pracownika w ujęciu dziennym, tygodniowym, miesięcznym. f) Finanse i płatności: obsługa rozliczeń i rozrachunków, obsługa limitów kredytowych dla klientów i terminów płatności, rozliczanie zaliczek, wprowadzanie kompensat, obsługa wielu banków i kas, obsługa rachunków i kas walutowych, obsługa kantora walut, automatyczne rozliczanie różnic kursowych, generowanie wezwań do zapłaty i not odsetkowych, wiekowanie należności i zobowiązań, współpraca z systemami bankowymi, analizy dotyczące płatności, g) Księga Handlowa: obsługa rejestrów VAT, księga główna z uwzględnieniem podziału na dzienniki księgowe, wielopoziomowe konta w planie kont, definiowanie elastycznych schematów księgowych, obsługa wymiarów - ośrodków powstawania kosztów i przychodów, przypisywanie wymiarów do kont i dekretacja zapisu, księga inwentarzowa i automatycznie wyliczana amortyzacja, obsługa raportów księgowych: bilans i rachunek wyników, raporty i analizy wg wymiarów, 4) Całość systemy ma być w pełni zintegrowana i ma zautomatyzować procesy zachodzące w firmie, usprawnić tworzenie i obieg dokumentacji wewnątrz i na zewnątrz firmy wykorzystując drogę elektroniczną (B2B). III. Opis sposobu przygotowania oferty: 1) Oferta powinna być przygotowana w sposób umożliwiający jej jednoznaczną ocenę. 2) Oferent może złożyć tylko ofertę kompleksową uwzględniającą wszystkie elementy zapytania. 3) Dostawca złoży ofertę w formie pisemnej lub mailowo. 4) Oferta powinna zawierać: Strona 3 z 5
a) nazwę oferenta, b) dane adresowe oferenta, c) numer NIP oferenta, d) adres email oferenta do komunikacji związanej z postępowaniem, e) telefon kontaktowy oferenta, f) datę sporządzenia oferty, g) termin ważności oferty, h) cenę netto, wartość podatku VAT i cenę brutto każdego elementu z oferty, i) całkowitą cenę netto, całkowitą wartość podatku VAT i całkowitą cenę brutto oferty, j) termin realizacji zamówienia, k) czytelny podpis osoby/ób uprawnionej/ych do składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu Dostawcy. l) pieczątkę firmy. 5) Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych. 6) W przypadku, gdy oferta nie będzie spełniała wyżej wymienionych wymogów zostanie odrzucona. IV. Termin realizacji zamówienia. 1) Termin wykonania dostawy wraz z wdrożeniem i migracją danych : do 31.03.2014 2) Termin wykonania integracji z systemami partnerów (B2B) + szkolenia: do 31.03.2014 V. Kryteria i zasady oceny ofert. 1) Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi spośród nieodrzuconych ofert, które spełniają wszystkie wymogi określone w niniejszych warunkach. 2) Przy wyborze ofert zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena waga 50% b) Funkcjonalności systemu waga 40% c) Termin realizacji zamówienia waga 10% VI. Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert. 1) Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: biuro@redix.pl, lub też dostarczona osobiście na adres siedziby zamawiającego do dnia 12.08.2013 2) Otwarcie ofert nastąpi 13.08.2013 roku. 3) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 4) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Strona 4 z 5
5) Wybór dostawcy nastąpi do dnia 23.08.2013 roku. VII. Pytania dotyczące zapytania ofertowego Pytania należy przesyłać na adres mailowy biuro@redix.pl lub kierować do a.galińska@redix.pl. VIII. Załączniki: 1) Formularz ofertowy Strona 5 z 5