Urząd Miasta Katowice 40-098 Katowice ul. Młyńska 4 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2009 Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) Lp. Nazwa jednostki 1 2 URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice 1) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy. 2) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką, zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 3) Niepotrzebne skreślić. 4) Kolumnę 5 należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 3: Działalność Wspomagająca. Wówczas należy wybrać odpowiednio: Gospodarka finansowa albo Zakupy, albo Zarządzenie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo Zarządzanie. 1
Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Lp. Obszar działalności jednostki Poziom ryzyka w obszarze Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Typ obszaru działalności Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych Opis obszaru działalności wspomagającej 4) 1 2 3 4 5 6 OBSZAR RYZYKA : INWESTYCJE 4. 5. Przygotowywanie i realizacja zadań inwestycyjnych Rozliczanie finansowe zadań inwestycyjnych Pozyskiwanie i rozliczanie pozabudżetowych źródeł finansowania inwestycji Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI 2
6. Stan zaawansowania II etapu prac przy budowie Sieci Publicznych Punktów Dostępu do Elektronicznych Usług Administracji Publicznej OBSZAR RYZYKYKA : ZAMÓWIENIA PUBLICZNE 4. 5. Nadzór nad prawidłowością stosowania procedur postępowania przy realizacji zamówień publicznych Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na usługi Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy towarów Skuteczność procedur postępowania przy realizowaniu zamówień poniżej 14.000 euro Zarządzanie Roboty budowlane Usługi Zakupy Zarządzanie 3. OBSZAR RYZYKA : POZYSKIWANIE I WYKORZYSTANIE ŚRODKÓW ZAGRANICZNYCH Sporządzanie wniosków o udzielenie wsparcia z zagranicznych środków pomocy Gromadzenie i analiza informacji wraz z prowadzeniem bazy danych dotyczącej dostępności zagranicznych środków pomocy Środki zagraniczne Zarządzanie 3
Przygotowanie Urzędu do pozyskiwania funduszy unijnych Zarządzanie 4. Monitorowanie projektów współfinansowanych ze środków unijnych Zarządzanie OBSZAR RYZYKA : KSIĘGOWOŚĆ I FINANSE Obsługa kasowa Urzędu Prowadzenie ewidencji i windykacji dochodów budżetowych Egzekucja podatków i opłat 4. Inwentaryzacja majątku Urzędu 5. 6. 7. Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę i umów zlecenia w kontekście zgłaszania ich do ubezpieczenia społecznego Dokonywanie wymiaru opłat i podatków lokalnych Gospodarowanie mieniem powstałym w procesie inwestycyjnym w kontekście realizowania inwestycji w obcym majątku Wysoki/Średni /Niski 3) Gospodarka finansowa/ wynagrodzenia Wysoki/Średni /Niski 3) 5. OBSZAR RYZYKA : REALIZACJA ZADAŃ Z ZAKRESU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ Dochody budżetu państwa z realizacją zadań zleconych miasta Katowice Wysoki/Średni /Niski 3) 4
Dochody miasta Katowice związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami 6. OBSZAR RYZYKA : STRATEGIA I ROZWÓJ MIASTA Pozyskiwanie Inwestorów dla miasta Katowice Opracowywanie projektów planów inwestycyjnych miasta Rozwój miasta Przygotowywanie ofert inwestycyjnych Opracowywanie zbiorczych 4. programów zadań społecznych i gospodarczych w mieście Koordynacja realizowanych inwestycji z remontami kapitalnymi 5. w mieście oraz inwestycjami prowadzonymi przez inwestorów pozamiejskich Określenie zakresu rzeczowego 6. zadań inwestycyjnych na dany rok budżetowy Zarządzanie mieniem 7. OBSZAR RYZYKA : USŁUGI DLA MIESZKAŃCÓW Ewidencja działalności gospodarczej Wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu Wydawanie dowodów osobistych 5
4. 5. 6. 7. 8. Wydawanie decyzji przez Urząd Stanu Cywilnego Kontrola imprez masowych na które wydano zezwolenia Ewidencja pojazdów i kierowców Zatwierdzanie i opiniowanie organizacji ruchu Zadania w zakresie udzielania licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego oraz wydawania zezwoleń na regularny specjalny przewóz osób 8. OBSZAR RYZYKA : BUDŻET MIASTA Przestrzeganie ustawowego nadzoru finansowego nad podległymi jednostkami Planowanie i realizacja budżetu Zmiany budżetu i planów finansowych Prowadzenie kontroli gospodarki 4. finansowej, w tym finansowania zadań remontowych 5. Sprawozdania z wykonania budżetu 6. Realizacja dochodów z zawartych umów na ekspozycję reklam Wysoki/Średni /Niski 3) 6
7. Rachunek dochodów własnych 8. Dotacje dla instytucji kultury 9. 10. 1 Dotacje z budżetu dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych Wspieranie ochrony zabytków poprzez udzielanie dotacji finansowych Obsługa długu publicznego w zakresie zabezpieczenia ew. spłaty z tytułu poręczeń 1 Udzielanie ulg podatnikom 1 Umarzanie wierzytelności 9. OBSZAR RYZYKA : GOSPODARKA PRZESTRZENNA I MIENIE KOMUNALNE Utrzymanie czystości miasta Katowice Gospodarka odpadami komunalnymi Zbywanie i nabywanie nieruchomości Realizacja planu finansowego 4. powiatowego zasobu geodezyjnokartograficznego 7
5. 6. 7. 8. Nadzór właścicielski i zabezpieczenie interesów miasta w spółkach Realizacja zatwierdzenia podziałów geodezyjnych nieruchomości Realizacja odszkodowań za grunty trwałe zajęte pod drogi publiczne. Realizacja planu zagospodarowania, wydawanie decyzji i pozwoleń na budowę zgodnych z planem zagospodarowania przestrzennego 9. Ewidencja majątku komunalnego 10. OBSZAR RYZYKA : OCHRONA ZDROWIA Nadzór nad placówkami opieki zdrowotnej Przekształcenia prywatyzacyjne placówek opieki zdrowotnej Wysoki/Średni /Niski 3) Restrukturyzacja sp zoz 4. 5. Realizacja zadań w zakresie ochrony zdrowia Weryfikacja dokumentacji medycznej niezbędnej do wydawania decyzji do Zakładów Pielęgnacyjno- Opiekuńczych lub Opiekuńczo- Leczniczych 8
1 OBSZAR RYZYKA : OCHRONA ŚRODOWISKA Monitorowanie stanu środowiska przyrodniczego miasta Gospodarowanie zielenią miejską 4. 5. Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, w tym prowadzenie postępowań w sprawie oceny oddziaływania na środowisko Realizacja planu miejskiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej Gospodarka odpadami z wyłączeniem odpadów komunalnych 6. Opiniowanie planu ruchu kopalń Wysoki/ Średni /Niski 3) 1 OBSZAR RYZYKA : POLITYKA SPOŁECZNA 4. Nadzór nad samorządowymi jednostkami w dziedzinie pomocy społecznej Wydawanie decyzji w zakresie spraw społecznych Opracowywanie strategii rozwiązywania problemów społecznych Identyfikacja i monitoring obszarów występowania barier dla osób niepełnosprawnych Wysoki/Średni /Niski 3) Wysoki/Średni /Niski 3) 9
5. Dotacje dla organizacji pozarządowych 1 OBSZAR RYZYKA : OŚWIATA I EDUKACJA Ustalanie planów finansowych szkół i placówek oświatowych Wydawanie i cofanie zezwoleń na założenie i likwidację szkoły lub placówki oświatowej Prawidłowość dotowania niepublicznych przeszkoli, szkół i placówek oświatowych 4. Doskonalenie zawodowe nauczycieli 5. Remonty placówek oświatowowychowawczych 14. OBSZAR RYZYKA : KULTURA I SPORT 4. Udzielanie i rozliczanie dotacji dla klubów sportowych i stowarzyszeń Zaspokajanie potrzeb w zakresie kultury i sportu Tworzenie i likwidacja miejskich instytucji kultury Zapewnianie podległym instytucjom kultury odpowiednich warunków działania i rozwoju, w tym środków finansowych Wysoki/Średni /Niski 3) 10
15. OBSZAR RYZYKA : BEZPIECZEŃSTWO PUBLICZNE I OCHRONA LUDNOŚCI Realizacja zadań obrony cywilnej Realizacja Programu Poprawy bezpieczeństwa Publicznego Przeciwdziałanie i zwalczanie klęsk żywiołowych 16. OBSZAR RYZYKA : POLITYKA INFORMACYJNA I PROMOCJA MIASTA Opracowywanie, nadzór i koordynacja kampanii wizerunkowych Koordynacja współpracy miasta Katowice z zewnętrznymi organizatorami inicjatyw służących promocji miasta Polityka wydawnicza miasta Działania promocyjne Działania promocyjne Działania promocyjne 4. Organizacja współpracy z zagranicą Współpraca zagraniczna 17. OBSZAR RYZYKA : GOSPODARKA MIESZKANIOWA Gospodarka lokalami mieszkaniowymi Polityka mieszkaniowa 11
Dodatki mieszkaniowe 4. Przydział, wynajem i zmiana lokali mieszkalnych 5. Najem lokali użytkowych i garaży 18. OBSZAR RYZYKA: ORGANIZACJA URZĘDU MIASTA KATOWICE Zapewnienie warunków organizacji pracy komórek organizacyjnych Urzędu Koszty utrzymania urzędu Zaopatrzenie i prowadzenie gospodarki magazynowej Urzędu 4. Świadczenia socjalne 5. 6. 7. 8. Zapewnienie i przestrzeganie warunków BHP i p.poż Ochrona danych osobowych i archiwizacja Polityka kadrowa, w tym rekrutacja, selekcja i system ocen Planowanie i organizowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego 9. Organizacja obsługi ludności - BOM Zarządzanie Gospodarka finansowa/ utrzymanie urzędu Gospodarka finansowa/ zaopatrzenie Świadczenia socjalne Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo Zarządzanie Zarządzanie Zarządzanie/obsługa petenta 12
10. 1 1 Rejestracja i nadzór nad stowarzyszeniami Rozpatrywanie i załatwianie: skarg, wniosków i interwencji Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Archiwum zakładowe 19. OBSZAR RYZYKA : SYSTEM INFORMATYCZNY Utrzymanie oraz serwis sprzętu i oprogramowania System informatyczny Utrzymanie ciągłości pracy serwerów Ochrona systemów IT 4. System ochrony danych osobowych 5. 6. Korzystanie z internetu i poczty elektronicznej Rozbudowa Systemu Informacji Przestrzennej w Urzędzie Miasta Katowice, w tym zabezpieczenie środków finansowych Ryzyko: Wysokie 80% - 100% Średnie - 41% - 79% Niskie do 40% System informatyczny Bezpieczeństwo/Syste m informatyczny Bezpieczeństwo/Syste m informatyczny System informatyczny System informatyczny 13
Planowane tematy audytu wewnętrznego 1 Planowane zadania zapewniające Lp. Temat zadania zapewniającego Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny 2 w tabeli 2) Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia zadania (w dniach) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy 1 2 3 4 5 6 7 Uwagi Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności Działalność podstawowa 2 I 15.III.2009 Nie Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem Europejskiego Banku Inwestycyjnego Działalność podstawowa 2 16.III 3V.2009 Nie Gospodarowanie mieniem powstałym w procesie inwestycyjnym w kontekście realizowania inwestycji w obcym majątku Działalność podstawowa 2 VI 3VIII.2009 Nie 4. Dotacje dla instytucji kultury Działalność podstawowa 2 IX 3X.2009 Nie 14
5. Udzielanie i rozliczanie dotacji dla klubów sportowych i stowarzyszeń Działalność podstawowa 2 XI 3XII.2009 Nie 2 Planowane czynności doradcze Lp. Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych (w dniach) 1 2 3 4 Uwagi 2 etaty 10 dni Czas podany, jako planowany może ulec zmianie. 4. Planowane czynności sprawdzające Lp. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) 1 2 3 4 5 6 Uwagi Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności za rok 2007 Inwestycje 2 3 dni robocze Czynności zostaną przeprowadzone łącznie z czynnościami audytowymi ujętymi w tabeli pkt 1 15
Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI za lata 2006-2007, w tym prawidłowość ustalania i przekazania odsetek od kredytu Inwestycje 2 3 dni robocze Czynności zostaną przeprowadzone łącznie z czynnościami audytowymi ujętymi w tabeli pkt 1 Ochrona systemów IT, w tym odtwarzanie danych z kopii zapasowych Bezpieczeństwo/Syste m informatyczny 2 4 dni robocze 5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Lp. Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny 2 w tabeli 2) Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi 1 2 3 4 Ewidencja pojazdów i kierowców 2010 Planowanie i realizacja budżetu 2010 Dotacje z budżetu dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych 2010 4. Realizacja odszkodowań za grunty trwale zajęte pod drogi publiczne 2011 5. Opiniowanie planu ruchu kopalń 2011 16
6. Skuteczność procedur postępowania przy realizowaniu zamówień poniżej 14.000 euro 2011 7. Inwentaryzacja majątku Urzędu 2011 8. Gospodarka środkami trwałymi Urzędu 2012 9. Przygotowywanie ofert inwestycyjnych 2012 10. Dotacje dla organizacji pozarządowych 2012 6. Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne) Zastrzega się, iż w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na konieczność zmiany przedmiotowego planu (np. zmiana przepisów ustawy o finansach publicznych) lub nieznanych w chwili tworzenia planu zagrożeń dla realizacji działalności Urzędu, Plan Audytu na 2009r. może ulec zmianie. p.o. NACZELNIKA Wydziału Audytu i Kontroli AUDYTOR WEWNĘTRZNY (-) Elżbieta Solska-Kuchciak 30.10.2008r. (data) nr zaś. 524/004. (pieczątka i podpis Naczelnika Wydziału Audytu i Kontroli Audytor Wewnętrzny) 17
w.z. PREZYDENTA MIASTA KATOWICE (-) Krystyna Siejna Pierwszy Wiceprezydent 310.2008r. Miasta Katowice. (data) (pieczątka i podpis Prezydenta Miasta Katowice ) 18