Instrukcja użytkownika Administrator - Zakładanie kont dla użytkowników zewnętrznych Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Zawartość 1. Logowanie... 3 2. Podmioty... 3 2.1. Przeglądanie i wyszukiwanie podmiotów... 3 2.2. Tworzenie podmiotów... 4 3. Użytkownicy... 6 3.1. Przeglądanie i wyszukiwanie użytkowników... 6 3.2. Tworzenie użytkowników... 7 4. Przypisanie użytkowników do grup SharePoint... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. Strona 2 z 9
1. Logowanie W celu zalogowania do aplikacji służącej do zarządzania użytkownikami zewnętrznymi, należy wprowadzić swój login i hasło, a następnie wybrać opcję Zaloguj. 2. Podmioty Aby móc przeglądać listę podmiotów oraz tworzyć nowe, należy wybrać z menu zakładkę Podmioty. 2.1. Przeglądanie i wyszukiwanie podmiotów Aplikacja umożliwia wyszukiwanie podmiotów z uwzględnieniem następujących kryteriów: nazwa podmiotu, kategoria podmiotu (wybór z listy), typ podmiotu w ramach wybranej kategorii (wybór z listy), województwo (wybór z listy) Po wprowadzeniu kryteriów, w celu wyszukania podmiotów należy wybrać Znajdź. Strona 3 z 9
Spowoduje to wyświetlenie listy podmiotów, spełniających wprowadzone kryteria. Aby przejść do podglądu wybranego podmiotu należy wybrać opcję Zobacz, znajdującą się przy jego nazwie. Spowoduje to wyświetlenie wszystkich informacji dotyczących wybranego podmiotu wraz z możliwością ich edycji. W przypadku zmiany danych, należy je potwierdzić wybierając Zapisz. 2.2. Tworzenie podmiotów Aby utworzyć nowy podmiot należy wybrać opcję Utwórz nowy podmiot, znajdującą się poniżej kryteriów wyszukiwania podmiotów. Strona 4 z 9
Spowoduje to przejście do formularza dodawania nowego podmiotu, w którym należy wprowadzić wszystkie niezbędne informacje, a mianowicie: nazwa podmiotu, kategoria (wybór z listy), typ (wybór z listy), województwo (wybór z listy), adres, klasyfikacja budżetowa. Aby zapisać wprowadzone dane należy wybrać opcję Zapisz. Powyższe czynności spowodują utworzenie nowego podmiotu, dla którego następnie należy utworzyć użytkownika (Patrz pkt. 3.2.). W przypadku gdy w jednostce występuje więcej niż jeden rozdział klasyfikacji budżetowej, należy stworzyć odrębne podmioty zgodnie z poniższym przykładem: Jednostka: Urząd Statystyczny w Białymstoku Podmiot nr 1: Urząd Statystyczny w Białymstoku z klasyfikacją budżetową: część 58, dział 720, rozdział 72002, Podmiot nr 2: Urząd Statystyczny w Białymstoku z klasyfikacją budżetową: część 58, dział 750, rozdział 75007, Strona 5 z 9
3. UŜytkownicy Aby móc przeglądać dotychczasowych i tworzyć nowych użytkowników, należy wybrać z menu zakładkę Użytkownicy. 3.1. Przeglądanie i wyszukiwanie uŝytkowników Aplikacja umożliwia wyszukiwanie istniejących użytkowników, za pomocą następujących kryteriów: imię i nazwisko, login, nazwa podmiotu, e-mail. Aby wyszukać użytkowników za pomocą wskazanych kryteriów, należy wybrać opcję Znajdź. Spowoduje to wyświetlenie listy użytkowników z możliwością wejścia do podglądu/edycji wybranego za pomocą opcji Zobacz, znajdującej się przy nazwisku użytkownika. Wejście do szczegółów wybranego użytkownika umożliwia wprowadzenie zmian w jego danych oraz ich zapisanie za pomocą opcji Zapisz. Strona 6 z 9
3.2. Tworzenie uŝytkowników Aby utworzyć nowego użytkownika należy wybrać opcję Utwórz nowego użytkownika, znajdującą się poniżej kryteriów wyszukiwania. Spowoduje to przejście do formularza dodawania nowego użytkownika, który wymaga określenia następujących informacji: imię i nazwisko, login, e-mail, hasło, podmiot, do którego ma być przypisany (wybór z listy), czy aktywny, czy ma mieć możliwość tworzenia nowych użytkowników. Wymagania dotyczące loginu: login nie może zawierać polskich znaków oraz znaków specjalnych (np.!@#$%^&*, itp.), login musi składać się z pierwszej litery imienia oraz pełnego nazwiska (w przypadku nazwisk dwuczłonowych należy użyć tylko pierwszego członu) np. Jan Nowak-Kowalski login: kowalski, w przypadku pojawienia się komunikatu o występowaniu w aplikacji takiego loginu należy dodać kolejną literę imienia np. jakowalski, Strona 7 z 9
w przypadku gdy w jednostce występuje więcej niż jeden rozdział klasyfikacji budżetowej, należy na końcu loginu dodać wyróżnik w postaci liczbowej odpowiadającej rozdziałowi Przykład Jednostka: Urząd Statystyczny w Białymstoku Podmiot nr 1: Urząd Statystyczny w Białymstoku z klasyfikacją budżetową: część 58, dział 720, rozdział 72002, Login: jkowalski72002; Podmiot nr 2: Urząd Statystyczny w Białymstoku z klasyfikacją budżetową: część 58, dział 750, rozdział 75007, Login: jkowalski75007. Wymagania dotyczące hasła: 8 znaków długości, w tym co najmniej: jedną wielką literę (A-Z) oraz jedną małą literę (a-z), oraz co najmniej: jedną cyfrę (0-9) lub jeden znak specjalny (np. @). Maksymalny okres ważności haseł wynosi: 30 dni. Minimalny okres ważności haseł: 1 dzień. Hasło nie może być tożsame z żadnym z 6 poprzednich haseł. Nowe hasło musi różnić się od poprzedniego co najmniej 2 znakami. Za przestrzeganie powyższych zasad odpowiedzialny jest użytkownik. Podmiot, do którego użytkownik ma zostać przypisany jest wybierany z listy. Skład listy można zawęzić poprzez określenie kategorii i typu podmiotu (1). Po wskazaniu w liście wybranego podmiotu, poniżej jego nazwy zaprezentowana zostanie jego klasyfikacja budżetowa (2). Pozwala to jednoznacznie i bez obawy pomyłki przypisać użytkownika do właściwego podmiotu. Zaznaczenie opcji Może tworzyć nowych użytkowników, powoduje że użytkownik będzie miał możliwość zalogowania się do aplikacji służącej do zarządzania użytkownikami i tworzenia nowych podmiotów i użytkowników. Aby zapisać wprowadzone dane i tym samym utworzyć użytkownika, należy wybrać opcję Zapisz(3). Strona 8 z 9
1 2 3 Powyższe czynności spowodują utworzenie nowego użytkownika w ramach wybranego podmiotu, jednakże, aby użytkownik mógł zalogować się do aplikacji SWEZ_HR będzie konieczna akceptacja administratora systemu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Akceptacja ta będzie mogła nastąpić po przesłaniu przez urzędy informacji zbiorczej o zakończeniu procesu tworzenia kont dla użytkowników w jednostkach podległych lub nadzorowanych o której mowa w piśmie z dnia 4 listopada 2010 r., znak: DSC.WZ/3592-9(97)/10/MD. Strona 9 z 9