SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonanie badania ewaluacyjnego pt. Ocena systemu zarządzania i wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 w zakresie wczesnej identyfikacji barier I. Uzasadnienie wykonania badania System zarządzania i wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 stworzony został w oparciu o akty prawne Unii Europejskiej (Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006), krajowe akty prawne (Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju - Dz. U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1658 z późn. zm.) oraz zgodnie z Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia na lata 2007-2013 i obowiązującymi wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. W ramach RPO WiM system zarządzania i wdraŝania składa się z następujących dokumentów: Opis Systemu Zarządzania i Kontroli dla RPO WiM na lata 2007-2013 oraz Instrukcje Wykonawcze Instytucji Zarządzającej RPO WiM, Instytucji Pośredniczącej RPO WiM, Instytucji Pośredniczącej II stopnia RPO WiM. Określa on zakres zadań i funkcje poszczególnych instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie i zarządzanie Programem oraz procedury regulujące realizację poszczególnych procesów zachodzących w systemie. Właściwie skonstruowany system zarządzania i wdraŝania wpłynie na prawidłową realizację Programu oraz skuteczne i efektywne osiąganie zaplanowanych celów Programu. W związku z powyŝszym, kwestią o duŝym znaczeniu jest przeprowadzenie w początkowym okresie realizacji Programu ewaluacji jego systemu zarządzania i wdraŝania. Odbiorcami badania będą przede wszystkim Instytucja Zarządzająca RPO WiM, Instytucja Pośrednicząca RPO WiM oraz Instytucja Pośrednicząca II stopnia RPO WiM. Wyniki ewaluacji zostaną równieŝ zaprezentowane Komitetowi Monitorującemu RPO WiM oraz przesłane Krajowej Jednostce Oceny umiejscowionej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. II. Cel główny badania Celem głównym badania jest uzyskanie pogłębionej wiedzy na temat sprawności funkcjonowania przyjętego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 systemu zarządzania i wdraŝania, a takŝe wskazanie moŝliwości zwiększenia jego skuteczności i efektywności. 1
III. Cele szczegółowe badania 1. Ocena struktury instytucjonalnej i rozwiązań organizacyjnych systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM tj.: 1.1. ocena spójności systemu zarządzania i wdraŝania, 1.2. ocena funkcjonowania instytucji zaangaŝowanych w zarządzanie i wdraŝanie Programu, 1.3. ocena koordynacji działań podejmowanych przez instytucje zaangaŝowane w zarządzanie i wdraŝanie Programu, 1.4. ocena potencjału kadrowego instytucji wchodzących w skład systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM, 1.5. ocena posiadanych zasobów materialnych i finansowych instytucji wchodzących w skład systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM. 2. Ocena procesów i regulujących ich procedur zachodzących w ramach systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM z punktu widzenia maksymalnej sprawności realizacji Programu. 3. W wyniku analizy dwóch pierwszych punktów, identyfikacja barier i słabych stron systemu mających wpływ na funkcjonowanie instytucji zaangaŝowanych w zarządzanie i wdraŝanie Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury oraz sformułowanie zaleceń wobec modyfikacji lub uzupełnienia systemu. IV. Zakres i sposób realizacji badania Przedmiotem badania jest system zarządzania i wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 funkcjonujący w Instytucji Zarządzającej (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie), Instytucji Pośredniczącej (Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie) oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia (Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie). Wykonawca powinien zrealizować cel główny badania i cele szczegółowe poprzez odpowiedź na wskazane poniŝej pytania ewaluacyjne, wynikające ze wskazanych zagadnień do oceny. Lista zagadnień i pytań badawczych nie jest zamknięta, dlatego istnieje moŝliwość ich uszczegółowienia i ewentualnej modyfikacji ze strony Wykonawcy, co będzie premiowane przy wyborze oferty. Podstawowym zadaniem Wykonawcy będzie udzielenie odpowiedzi na główne pytanie ewaluacyjne: Czy przyjęty system zarządzania i wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury jest zaprojektowany w sposób umoŝliwiający efektywną realizację Programu i skuteczne osiągnięcie jego celów? Aby uzyskać informacje do odpowiedzi na to pytanie konieczne będą wcześniejsze odpowiedzi na wskazane poniŝej pytania ewaluacyjne określone w ramach celów szczegółowych: 2
Zagadnienia do oceny Pytania ewaluacyjne 1. Ocena struktury instytucjonalnej i rozwiązań organizacyjnych systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM. 1.1 1.2 1.3 Ocena spójności systemu zarządzania i wdraŝania. zgodność rozwiązań prawnoorganizacyjnych z obowiązującymi przepisami krajowymi i wspólnotowymi, prawidłowość podziału zadań pomiędzy instytucjami biorącymi udział w zarządzaniu i wdraŝaniu RPO WiM, jasność zakresu kompetencji, obszary, w których funkcje róŝnych instytucji się wzajemnie powielają, występujące luki w systemie. 1. Czy przyjęty system zarządzania i wdraŝania RPO WiM jest kompletny i odpowiadający potrzebom związanym z realizacją Programu? Czy dokumenty operacyjne i określone procedury systemu są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi? 2. Czy podział kompetencji i zadań pomiędzy instytucjami biorącymi udział w zarządzaniu i wdraŝaniu Programu jest poprawnie i klarownie określony? Czy i w jakich przypadkach występują zjawiska nakładania lub nieprzydzielenia kompetencji? Ocena funkcjonowania instytucji zaangaŝowanych w zarządzanie i wdraŝanie Programu. znajomość dokumentów, procedur i zadań, efektywność i skuteczność ich realizacji, nadzór i kontrola nad realizacją zadań, identyfikacja potencjalnych problemów dotyczących realizacji zadań, 3. Czy instytucje wypełniają prawidłowo swoje zadania, zgodnie z dokumentami programowymi oraz podpisanymi porozumieniami/umowami? 4. Czy znane są pracownikom zaangaŝowanym w zarządzanie i wdraŝanie Programu powierzone im zadania oraz procedury ich realizacji? Czy zadania wykonywane są skutecznie i zgodnie z określonymi procedurami? Jeśli nie, to jakie występują utrudnienia w odpowiednim wypełnianiu zadań i z czego one wynikają? Czy istnieje odpowiedni nadzór i kontrola realizowanych zadań? Ocena koordynacji działań podejmowanych przez instytucje zaangaŝowane w zarządzanie i wdraŝanie Programu. współpraca pomiędzy instytucjami wchodzącymi w skład systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM, płynność przepływu informacji wynikających z zakresu zadań pełnionych przez poszczególne instytucje, dostępność, aktualność i uŝyteczność informacji, 5. Jak przebiega współpraca pomiędzy instytucjami biorącymi udział w zarządzaniu i wdraŝaniu Programu? Jakie problemy zgłaszają instytucje? 6. Czy w systemie zarządzania i wdraŝania Programu działa sprawny przepływ informacji pomiędzy instytucjami? Jakie są główne obszary, w których przepływ informacji jest niewystarczający? 7. Czy pracownicy zaangaŝowani w zarządzanie i wdraŝanie Programu otrzymują na czas 3
1.4 1.5 aktualne i pełne informacje, niezbędne aby wypełnić powierzone im zadania? Ocena potencjału kadrowego instytucji wchodzących w skład systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM. adekwatność obecnego i planowanego poziomu zatrudnienia w instytucjach biorących udział w zarządzaniu i wdraŝaniu RPO WiM w stosunku do realizowanych zadań, doświadczenie i kwalifikacje pracowników zaangaŝowanych w zarządzanie i wdraŝanie RPO WiM, potrzeby szkoleniowe pracowników, system motywacyjny pracowników, ścieŝki awansu fluktuacja kadr 8. Czy poziom zatrudnienia w poszczególnych komórkach instytucji biorących udział w zarządzaniu i wdraŝaniu Programu pozwala na sprawne i terminowe wywiązywanie się z powierzonych zadań? 9. Czy kwalifikacje posiadane przez pracowników zaangaŝowanych w zarządzanie i wdraŝanie Programu są wystarczające do właściwego realizowania swoich zadań? Jeśli nie, to jakich umiejętności, kwalifikacji i wiedzy brakuje? 10. Czy istnieje i jest stosowany w poszczególnych instytucjach płacowy i pozapłacowy system motywacyjny pracowników? Czy wpływa on na wydajność pracy oraz rotację kadr? Ocena posiadanych zasobów materialnych i finansowych instytucji wchodzących w skład systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM. analiza posiadanych warunków lokalowych oraz innych zasobów tj. sprzęt komputerowy, programy komputerowe, sprzęt biurowy, środki transportu, słuŝących do prawidłowej realizacji zadań poszczególnych instytucji, system wsparcia zarządzania i wdraŝania RPO WiM środkami z pomocy technicznej RPO. 11. Czy pracownicy dysponują odpowiednim zapleczem technicznym, umoŝliwiającym sprawną realizację powierzonych im zadań? 12. Jakie obszary z punktu widzenia skutecznego wsparcia zarządzania i wdraŝania Programu zostały objęte pomocą techniczną? Czy zostały objęte w sposób wystarczający? Czy są obszary, które naleŝałoby jeszcze objąć pomocą techniczną? 13. Czy zidentyfikowane zostały potrzeby poszczególnych instytucji i pracowników względem wsparcia pomocą techniczną? Czy realizowane wsparcie trafia do wszystkich uczestników systemu wdraŝania w odpowiednim zakresie? 2. Ocena procesów i regulujących ich procedur zachodzących w ramach systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM z punktu widzenia maksymalnej sprawności realizacji Programu. 2.1 Proces wyboru projektów. procedury związane z ogłaszaniem konkursów, naborem wniosków, oceną i wyborem projektów, zastosowane tryby, etapy i zasady wyboru projektów, 14. Czy zaproponowany system wyboru projektów pozwala na skuteczny i efektywny wybór projektów do realizacji w ramach Programu? 15. Czy procedury związane z naborem projektów są przejrzyste? Jakie ich elementy mogą 4
2.2 system informowania wnioskodawców o wynikach oceny. Ewaluacji tej nie będą podlegały dobrane kryteria wyborów projektów. Proces zarządzania finansowego. Procedury związane z: wnioskowaniem o środki finansowe, dokonywaniem płatności na rzecz beneficjentów, zwrotem środków od beneficjentów, przekazywaniem informacji na potrzeby procesu certyfikacji wydatków, 2.3 Proces kontroli. 2.4 procedury związane z weryfikacją prawidłowości realizacji projektów i wykorzystania funduszy, procedury przeprowadzania kontroli systemów zarządzania i wdraŝania w Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Proces monitorowania. przebieg procesu sprawozdawczości, jego zakres, formy oraz tryb, gromadzenie i wymiana danych w systemach informatycznych, utrudniać beneficjentom składanie wniosków o dofinansowanie? 16. Czy system wyboru projektów zapewnia prawidłową, przejrzystą i bezstronną ocenę wniosków o dofinansowanie? Czy zapewniony został udział ekspertów, których wiedza i doświadczenie zapewniają rzetelną ocenę projektów zgodnie z kryteriami merytorycznymi wyboru projektów? 17. Czy zaproponowany system finansowy gwarantuje maksymalną sprawność realizacji Programu? Czy konstrukcja systemu przepływów finansowych umoŝliwia płynne i terminowe przekazywanie środków finansowych pomiędzy instytucjami oraz przekazywanie płatności dla beneficjentów z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa środków? 18. Czy przyjęty system kontroli w ramach RPO WiM umoŝliwia sprawne i efektywne wykrywanie nieprawidłowości przy realizacji projektów i wykorzystaniu funduszy? Czy zapewnia weryfikację prawidłowości funkcjonowania systemów zarządzania i wdraŝania w Instytucjach Pośredniczących? 19. W jaki sposób jest wyznaczany dobór próby projektów do kontroli? Czy przyjęta metodologia jest odpowiednia, pozwalająca uzyskać wiarygodny i obiektywny wynik kontroli? 20. Czy w ramach systemu zarządzania i wdraŝania funkcjonuje system monitorowania i raportowania wykrytych nieprawidłowości? Czy umoŝliwia efektywne i zgodne z Systemem informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach 2007-2013 raportowanie nieprawidłowości? 21. Czy zaproponowany system monitoringu słuŝy zapewnieniu odpowiedniej jakości i sprawności realizacji Programu? Czy dostarcza na czas pełne i wiarygodne dane umoŝliwiające śledzenie osiągania celów operacyjnych i 5
2.5 2.6 funkcjonowanie Komitetu Monitorującego RPO WiM, Proces ewaluacji. zaplanowana organizacja procesu ewaluacji, procedury związane z przygotowaniem i realizacją badań ewaluacyjnych, Proces informacji i promocji. planowana strategia działań informacyjnych i promocyjnych programu, dostęp beneficjentów do informacji na temat moŝliwości uzyskania pomocy w ramach programu. celów programowych RPO WiM oraz identyfikację zagroŝeń i problemów pojawiających się w trakcie realizacji Programu? 22. Czy skład, określone zadania i tryb pracy Komitetu Monitorującego zapewniają efektywne wsparcie w podejmowaniu decyzji na temat kształtu Programu? Czy zapewniony został jak najszerszy udział partnerów społeczno-gospodarczych w pracach Komitetu Monitorującego? Czy sposób organizacji prac komitetu i wsparcie techniczne są wystarczające dla działania Komitetu? 23. Czy stworzony został system informatyczny umoŝliwiający gromadzenie danych niezbędnych dla funkcjonowania systemu zarządzania i wdraŝania? Czy system działa sprawnie i czy jego obsługa nie sprawia trudności? Czy jest spójny z krajowym systemem informatycznym SIMIK 07-13? 24. Czy wyznaczone kierunki działań ewaluacyjnych i sposoby ich realizacji zostały określone w sposób umoŝliwiający efektywną ocenę realizacji Programu? 25. Jakie zostały podjęte działania zmierzające do rozwoju potencjału ewaluacyjnego w ramach instytucji uczestniczących w procesie ewaluacji Programu? Czy są działania, które naleŝałoby jeszcze przeprowadzić? 26. Czy zaprojektowany system informacji i promocji zapewnia powszechny dostęp do wyczerpującej i łatwej w odbiorze informacji na temat zasad oraz moŝliwości korzystania z funduszy strukturalnych w ramach Programu? Czy zapewnia ukształtowanie pozytywnego wizerunku Programu wśród potencjalnych beneficjentów oraz wszystkich mieszkańców regionu? Wykonawca powinien odpowiedzieć na powyŝsze pytania wykorzystując następujące kryteria ewaluacyjne, jakimi są w odniesieniu do tego badania: trafność skuteczność uŝyteczność zgodnie z załączonym drzewem pytań ewaluacyjnych (załącznik nr 1). 6
V. Metodologia badania Ewaluacja powinna dostarczyć wyczerpujących i wiarygodnych odpowiedzi na postawione powyŝej pytania ewaluacyjne. Ponadto od Wykonawcy oczekuje się przedstawienia spójnej koncepcji realizacji badania ewaluacyjnego. W zaleŝności od przyjętej koncepcji dopuszczalna jest modyfikacja lub uzupełnienie pytań badawczych w konsultacji z Zamawiającym. W celu kompleksowej ewaluacji systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM oczekuje się, Ŝe Wykonawca posłuŝy się szerokim zakresem narzędzi badawczych. Analiza systemu powinna być prowadzona i zaprezentowana w podziale na poszczególne instytucje wchodzące w skład systemu zarządzania i wdraŝania (IZ, IP, IP II). Zaproponowana do badania metodologia powinna obejmować analizę następujących danych: 1. Dane wtórne: W kontekście oceny systemu zarządzania i wdraŝania badaniu podlegać będą dokumenty programowe polityki spójności, akty prawne oraz dokumenty strategiczne i operacyjne RPO WiM, w tym: Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Szczegółowe opisy osi priorytetowych RPO WiM, Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. oraz Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r, Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia na lata 2007-2013, Opis Systemu Zarządzania i Kontroli dla RPO WiM na lata 2007-2013, Instrukcje Wykonawcze Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Pośredniczącej II stopnia wraz z załącznikami. Obowiązujące wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Wykonawca powinien sprecyzować jakie dodatkowe dane, dokumenty zamierza wykorzystać w trakcie realizacji badania. Dodatkowo Wykonawca powinien zapoznać się z wcześniejszymi ewaluacjami i ekspertyzami dotyczącymi m.in. systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM tj.: Raport Ocena szacunkowa projektu Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Województwa Warmińsko-Mazurskiego, Raport Ocena gotowości systemu instytucjonalnego regionalnych programów operacyjnych, 2007-2013, Plan działań na rzecz zwiększenia potencjału administracji samorządowej zmierzającego do zapewnienia właściwej realizacji RPO 2007-2013. Dokumenty są dostępne na stronie internetowej www.rpo.warmia.mazury.pl oraz w siedzibie Zamawiającego. 2. Dane pierwotne Kwestionariusze skierowane do pracowników instytucji uczestniczących w zarządzaniu i wdraŝaniu RPO WiM. Wywiady indywidualne z kadrą zarządzającą i wybranymi pracownikami instytucji uczestniczących w zarządzaniu i wdraŝaniu RPO WiM. 7
Analizę SWOT systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM sporządzoną na podstawie analizy dokumentów oraz przeprowadzonych wywiadów. Podana powyŝej propozycja narzędzi badawczych nie jest listą wyczerpującą, stanowi minimum metodologiczne proponowane przez Zamawiającego. Oczekuje się, iŝ Wykonawca w oparciu o swoją wiedzę i dotychczasowe doświadczenie zaproponuje, właściwy z punktu widzenia celów i pytań ewaluacyjnych, pełny katalog metod badawczych. Ponadto, w ofercie powinna znaleźć się propozycja liczby respondentów i sposób ich doboru dla kaŝdej metody badawczej. Wykonawca powinien takŝe uzasadnić trafność zastosowanych metod i narzędzi badawczych oraz wskazać sposoby rzetelnego ich wykorzystania. Będą to elementy oferty podlegające ocenie. W przypadku zbierania danych pierwotnych Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania realizacji zaproponowanych w ofercie i raporcie metodologicznym narzędzi badawczych (wypełnione ankiety, nagrania/zapisy wywiadów i inne narzędzia zostaną przekazane Zamawiającemu). VI. Sposób prezentacji badania W ramach badania sporządzony zostanie raport metodologiczny, wstępny raport końcowy i ostateczna wersja raportu końcowego. Wszystkie raporty powinny być przygotowane w języku polskim, z wyjątkiem streszczenia raportu końcowego, które dodatkowo będzie przygotowane równieŝ w języku angielskim. Raport metodologiczny powinien zawierać koncepcję i harmonogram badania oraz opis metod i technik badawczych. Efektem finalnym prac będzie raport końcowy zawierający wnioski i rekomendacje sformułowane w oparciu o pytania badawcze. Wykonawca powinien wykazać się inwencją w sposobie prezentacji opracowania. Wszelkie uzupełnienia graficzne analiz powiększające przejrzystość (tabele, wykresy, grafy itp.) będą mile widziane. Wykonawca dostarczy raport końcowy w wersji elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD) w standardzie Microsoft Office, gotowej do druku, niewymagającej dodatkowych poprawek oraz w wersji papierowej w 5 egzemplarzach. Dokument ten nie powinien zawierać więcej niŝ 100 stron + aneksy. Raport końcowy powinien mieć następującą strukturę: 1. Streszczenie raportu (najwaŝniejsze wyniki całego badania, wypunktowanie wniosków wraz z rekomendacjami) nie więcej niŝ 5 stron A4 (w wersji polskiej i angielskiej) 2. Spis treści 3. Wprowadzenie 4. Opis metodologii badania 5. Opis i analiza wyników badania wraz z wnioskami i powiązanymi z nimi rekomendacjami (opracowana w oparciu o pytania badawcze; rekomendacjom powinny zostać nadane priorytety oraz powinny określać konkretne sposoby przeprowadzenia zalecanych zmian, co pozwoli na sprawne ich wdroŝenie) 6. Aneks zawierający wykorzystane w badaniu narzędzia badawcze, zestawienia i analizę danych oraz źródła informacji wykorzystanych w badaniu 8
Dodatkowo Wykonawca opracuje Tabelę Rekomendacji - jako odrębny dokument dołączony do raportu końcowego. Tabela ta będzie zawierała rekomendacje uszeregowane pod względem priorytetów ich wdroŝenia zgodnie z przedstawioną niŝej tabelą: L.p. Wnioski wynikające z badania Proponowane rekomendacje Oczekiwany efekt wdroŝenia rekomendacji Proponowany sposób wdroŝenia rekomendacji Proponowany termin wdroŝenia rekomendacji Podmiot odpowiedzialny za wdroŝenie rekomendacji Wykonawca musi być równieŝ przygotowany na prezentację wyników ewaluacji Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata 2007-2013 w czasie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. PoŜądaną formą przedstawienia wyników badania będzie prezentacja multimedialna (PowerPoint min. 10 slajdów). KaŜda strona raportów i wszystkich innych dokumentów wykorzystanych w badaniu powinna być opatrzona w logo Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, herb województwa warmińsko-mazurskiego oraz godło UE z dopiskiem Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (zgodnie ze wzorem, który zostanie przesłany Wykonawcy). VII. Harmonogram i koszt realizacji badania Wykonawca zobowiązany jest do stałej współpracy z Zamawiającym poprzez: wyznaczenie osoby do kontaktów roboczych, cotygodniowe sprawozdania przedstawiające stan pracy nad badaniem, informowanie o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji badania, spotkania odpowiednio do potrzeb (np. przy prezentacji raportów) minimum 2 spotkania w siedzibie Zamawiającego, kontakt telefoniczny oraz drogą elektroniczną. Proponowany termin podpisania umowy sierpień 2008r. Realizacja badania będzie przebiegać zgodnie z następującym harmonogramem: 1. w terminie do 2 tygodni od dnia podpisania umowy przygotowanie projektu raportu metodologicznego i przekazanie go Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD) i drukowanej (2 egzemplarze). 2. w terminie do 3 tygodni od dnia podpisania umowy uzgodnienie raportu metodologicznego z Zamawiającym (ewentualne zaprezentowanie raportu metodologicznego w ramach spotkania z Zamawiającym) oraz przygotowanie raportu metodologicznego uwzględniającego zgłoszone uwagi i przekazanie go Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD) i drukowanej (5 egzemplarzy). 3. w terminie do 7 tygodni od dnia podpisania umowy przekazanie projektu raportu końcowego oraz projektu Tabeli Rekomendacji Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD) i drukowanej (5 egzemplarzy). Projekt raportu powinien spełniać wszystkie wymagania dotyczące realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega, Ŝe 9
opracowania częściowe, niedokończone lub niezredagowane nie będą przyjmowane i traktowane jako projekt raportu końcowego. 4. w terminie do 9 tygodni od dnia podpisania umowy przekazanie Wykonawcy ewentualnych uwag do projektu raportu końcowego oraz projektu Tabeli Rekomendacji. 5. w terminie do 10 tygodni od dnia podpisania umowy przygotowanie raportu końcowego oraz Tabeli Rekomendacji uwzględniających zgłoszone uwagi i przekazanie ich Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD) i drukowanej (5 egzemplarzy). 6. w terminie do 12 tygodni od dnia podpisania umowy prezentacja multimedialna raportu końcowego przez Wykonawcę w czasie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego w konsultacji z Wykonawcą. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do ostatecznej wersji raportu po prezentacji multimedialnej. Wykonawca uwzględni wówczas ewentualne uwagi. Całość prac zostanie zakończona w terminie nie dłuŝszym niŝ 13 tygodni od dnia podpisania umowy. Wykonawca powinien przedstawić w ofercie przewidywany harmonogram prac z podaniem terminów realizacji poszczególnych etapów badania, osób odpowiedzialnych za ich wykonanie, terminów spotkań konsultacyjnych z Zamawiającym i z przedstawicielami badanych grup. Konieczne jest równieŝ przedstawienie w ofercie szczegółowego kosztorysu badania, z uwzględnieniem kosztów zastosowanych metod badawczych oraz prac ekspertów. Koszt badania nie powinien przekroczyć 54 000 PLN netto. Badanie ewaluacyjne finansowane jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. VIII. Warunki udziału w zamówieniu Wykonawca podejmujący się realizacji badania powinien spełnić następujące wymagania: Posiada wiedzę na temat funkcjonowania funduszy strukturalnych UE Posiada wiedzę na temat systemów zarządzania i wdraŝania funduszy strukturalnych W okresie ostatnich trzech lat naleŝycie wykonał co najmniej trzy analizy/badania ewaluacyjne, w zakresie oddziaływania programów finansowanych ze środków strukturalnych Wyznaczy do realizacji zespół badawczy składający się minimum z trzech osób odpowiedzialnych merytorycznie za całość badania, w tym: Kierownika projektu posiadającego doświadczenie w stosowaniu metod i technik prowadzenia badań ewaluacyjnych oraz wiedzę na temat systemów zarządzania i wdraŝania programów operacyjnych. Co najmniej dwóch ekspertów posiadających wiedzę z zakresu zarządzania i wdraŝania programów operacyjnych oraz znajomość i doświadczenie w zakresie stosowania metod i technik badań społecznych. 10
IX. Elementy oferty i kryteria wyboru oferty Oferta Wykonawcy powinna zostać przygotowana w języku polskim i zawierać następujące elementy: 1. Potwierdzenie spełnienia warunków określonych w rozdziale VIII niniejszego SOPZ, zawierający w szczególności: a) Odpis z rejestru przedsiębiorców z Krajowego Rejestru Sądowego, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. b) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w zamówieniu określonych w rozdziale VIII niniejszego SOPZ załącznik nr 2 c) Wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat usług o podobnym charakterze tj. w szczególności dotyczących badań ewaluacyjnych dotyczących wykorzystania funduszy UE oraz innych badań z zakresu systemowo instytucjonalnych (z podaniem ich wartości, terminu wykonania, przedmiotu i odbiorców) załącznik nr 3 d) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia ze wskazaniem kierownika, który będzie bezpośrednio kontaktował się z Zamawiającym w trakcie realizacji badania, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia załącznik nr 4 2. Szczegółowy opis sposobu realizacji zamówienia zawierający w szczególności: a) Koncepcję badania uzupełnioną o dodatkowe lub zmodyfikowane pytania badawcze. b) Szczegółowy opis proponowanej metodologii wraz z uzasadnieniem trafności proponowanych metod i narzędzi badawczych. W przypadku metod interaktywnych konieczne będzie określenie profilu respondentów, sposobu ich doboru i liczebności próby. c) Opis sposobu prezentacji danych wynikających z zrealizowanego zamówienia. d) Harmonogram prac z podaniem terminów realizacji poszczególnych etapów badania, osób odpowiedzialnych za ich wykonanie, terminów spotkań konsultacyjnych z Zamawiającym i z przedstawicielami badanych grup. e) Kosztorys badania, w którym wyszczególnione będą m.in. koszty proponowanych technik badawczych oraz prac ekspertów. Zaoferowaną cenę naleŝy przedstawić jako cenę netto oraz brutto. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. O wyborze Wykonawcy będą decydowały następujące czynniki: 1. Cena max 40 pkt. 2. Sposób realizacji przedmiotu zamówienia max 60 pkt., w tym: Spójność i szczegółowość koncepcji badawczej prowadzącej do realizacji celów i zakresu zamówienia max 25 pkt. Proponowane podejście metodologiczne spójność metodologiczna, adekwatność proponowanych metod i technik badawczych do przedstawionego problemu badawczego oraz sposób doboru próby badawczej max 25 pkt. Spójność i jasność planu pracy oraz dostosowanie planu pracy do zaproponowanej metodologii max 5 pkt. Przejrzystość i uŝyteczność sposobu prezentacji danych i wyników badania, zwłaszcza końcowego raportu ewaluacyjnego max 5 pkt. Maksymalnie Wykonawca moŝe zdobyć 100 pkt. 11
X. Termin składania oferty Oferty naleŝy przesłać do dnia 18 lipca 2008 r. w wersji papierowej na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Departament Polityki Regionalnej ul. Emilii Plater 1 10-562 Olsztyn z dopiskiem Ocena systemu zarządzania i wdraŝania RPO WiM 2007-2013 oraz w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej: monitoring2@warmia.mazury.pl. Wszelkich informacji formalnych i merytorycznych udziela: Pan Tomasz Raszkowski e-mail: monitoring2@warmia.mazury.pl. tel. (0-89) 523-22-69 (w związku ze zmianą siedziby Departamentu sugeruje się kontakt za pomocą e-mail) XI. Załączniki 1. Drzewo pytań ewaluacyjnych 2. Oświadczenie Wykonawcy 3. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat 4. Wykazów osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie 12