SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ) na wykonanie badania ewaluacyjnego

Transkrypt

1 WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Znak sprawy: RR.II.0787/2/40/08 Załącznik do umowy nr.. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ) na wykonanie badania ewaluacyjnego pt. Analiza systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata Uzasadnienie realizacji badania Tło badania Celem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata (Program) jest wzrost krajowej i międzynarodowej konkurencyjności gospodarki oraz poprawa dostępności przestrzennej Podkarpacia. Program operacyjny jest realizowany z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w wysokości 1 136,3 mln Euro. Zarówno znaczna ilość zadań związanych z wdrożeniem zaprogramowanych działań, jak również strategiczny dla całego województwa charakter przedsięwzięcia wymaga efektywnego i skutecznego systemu zarządzania i kontroli interwencją publiczną. Obowiązek przeprowadzenia oceny programów operacyjnych wynika z zapisów art. 47 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Między innymi oceny mają na celu poprawę jakości, skuteczności i spójności pomocy funduszy oraz strategii i realizacji programów operacyjnych Podstawową rolą ewaluacji jest podnoszenie jakości i skuteczności programów publicznych. Uchwałą Zarządu Województwa Podkarpackiego nr 108/1871/08 z dnia 6 maja 2008r. zaktualizowano Plan Ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata , w którym uszczegółowiono zapisy dotyczące badania systemu zarządzania i kontroli na początku realizacji Programu (ewaluacja ex-ante). W efekcie realizacji badania będzie możliwe ewentualne usprawnienie tego systemu poprzez wdrożenie wyników zgodnie z procedurą dotyczącą zakresu i sposobu wykorzystania rekomendacji, zapisaną w projekcie Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata (Instrukcja Wykonawcza), przyjętej uchwałą nr 126/2251/08 Zarządu Województwa Podkarpackiego z dnia 7 sierpnia 2008r. Wymóg posiadania systemu zarządzania i kontroli dla programu operacyjnego wynika m.in. z art. 71 w związku z art Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. Celem przedmiotowego badania ewaluacyjnego nie jest audyt Systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa 1

2 Podkarpackiego na lata (System zarządzania i kontroli) i potwierdzenie jego zgodności z wymogami wspólnotowymi, ale przede wszystkim ocena (w oparciu o przyjęte kryteria ewaluacyjne) funkcjonowania organizacji i procedur w ramach Instytucji Zarządzającej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata (Instytucja Zarządzająca). Pozyskane w badaniu wyniki i rekomendacje w zakresie funkcjonowania procedur związanych z zarządzaniem i realizacją będą mogły posłużyć do ewentualnych zmian i usprawnień w zakresie koordynacji i spójności realizacji Programu. Dla osiągnięcia celu badania priorytetem powinno być całościowe spojrzenie na organizację zarządzania i realizacji Programu od strony procesów zachodzących w Systemie oraz regulujących je procedur. Zadaniem Wykonawcy jest przeprowadzenie diagnozy mającej na celu określenie potencjału struktury instytucjonalno organizacyjnej oraz ewentualnego zakresu działań korygujących, aby ten potencjał w pełni wykorzystać. Uzgodnienia terminologiczne Na potrzeby niniejszego badania przyjmuje się następujące uzgodnienia terminologiczne, mające na celu precyzyjne zdefiniowanie obszaru badawczego. System zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata (System zarządzania i kontroli). Zgodnie z art. 71 w związku z art Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 system zarządzania i kontroli obejmuje w szczególności organizację i procedury instytucji zarządzającej i instytucji certyfikującej oraz instytucji pośredniczących, instytucji audytowej i innych wszelkich podmiotów przeprowadzających audyt. Ustanowiony system zarządzania i kontroli zapewnia przede wszystkim określenie funkcji podmiotów związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz przydziału funkcji w obrębie każdego podmiotu. Funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata , na podstawie art. 59 ust 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju pełni Zarząd Województwa Podkarpackiego. Zarząd Województwa wykonuje funkcje Instytucji Zarządzającej przy pomocy wskazanych Departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego. Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 jest 1 Art. 70 i 71 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, nakładają na państwo członkowskie obowiązek uzyskania zapewnienia, że systemy zarządzania i kontroli programów operacyjnych są ustanowione zgodnie z wymogami art tego rozporządzenia oraz że funkcjonują skutecznie. Audyt zgodności, zgodnie z art. 71 ust. 1 w zw. z ust. 2 rozporządzenia 1083/2006 powinien zostać zakończony przed złożeniem przez Polskę pierwszego wniosku o płatność pośrednią do KE lub nie później niż w terminie 12 miesięcy od zatwierdzenia przez KE każdego programu operacyjnego. 2

3 odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym i jego realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Organizacja Instytucji Zarządzającej Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, przyjętym Uchwałą Nr 124/2226/08 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 31 lipca 2008r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, z późn. zm., do zadań Urzędu należy zapewnienie warunków umożliwiających organom samorządu województwa realizację ich kompetencji. Za zarządzanie i realizację Programu odpowiadają następujące Departamenty w ramach Urzędu Marszałkowskiego: Departament Rozwoju Regionalnego, Departament Wspierania Przedsiębiorczości, Departament Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego Programu Operacyjnego, Departament Budżetu i Finansów, Departament Organizacyjny, Departament Społeczeństwa Informacyjnego, Biuro Audytu Wewnętrznego. 2 Funkcje i zadania pełnione bezpośrednio przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r: zarządzanie, wdrażanie, monitoring, ewaluacja, kontrola, zarządzanie finansowe, informacja i promocja. Procesy zarządzania i realizacji (procesy kluczowe) W oparciu o art. 58 i 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. oraz na podstawie Projektu Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata na potrzeby przedmiotowego badania dokonano próby wydzielenia procesów kluczowych, zachodzących w Systemie zarządzania i kontroli, do których zaliczono: proces zarządzania Programem proces wyboru finansowanych operacji (w tym projektów kluczowych), proces zarządzania finansowego oraz przepływów finansowych, 3 proces kontroli projektów oraz stwierdzania nieprawidłowości, proces monitorowania i sprawozdawczości, 2 Podstawowe zadania przypisane do poszczególnych Departamentów Urzędu Marszałkowskiego w części odpowiadającej zadaniom Instytucji Zarządzającej znajdują się w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata Ocena procesu zarządzania finansowego oraz przepływów finansowych nie będzie przedmiotem niniejszego badania. Zamawiający zakłada przeprowadzenie ewaluacji procesów związanych z przepływami finansowymi w odrębnym badaniu. 3

4 proces ewaluacji, proces informacji i promocji, Kontekst prawny badania Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006r. ustanawiające ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE L210/25 z dnia 31 lipca 2006r.), Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006r. (Dz. U. Nr 227, poz. 1658, z późn. zm.), Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia na lata przyjęte przez Radę Ministrów 29 listopada 2006r. i zatwierdzone decyzją Komisji Europejskiej w dniu 7 maja 2007r., Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata zatwierdzony decyzją KE z dnia 1 października 2007r. i przyjęty uchwałą nr 72/1176/07 Zarządu Województwa Podkarpackiego z dnia 6 listopada 2007r., Uchwała nr 108/1871/08 Zarządu Województwa Podkarpackiego z dnia 6 maja 2008r. w sprawie aktualizacji Planu ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata przyjętego uchwałą nr 79/1273/07 Zarządu Województwa Podkarpackiego z dnia 5 grudnia 2007 r., Uchwała nr 96/1549/08 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 19 lutego 2008r. w sprawie przyjęcia Okresowego planu ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na rok Zakres przedmiotowy i czasowy badania Przedmiotem badania jest System zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata w następujących obszarach: struktury instytucjonalnej i rozwiązań organizacyjnych Instytucji Zarządzającej, zasobów materialnych i niematerialnych Systemu zarządzania i kontroli w zakresie funkcji i zadań pełnionych przez Instytucje Zarządzającą komunikacji w ramach i pomiędzy Departamentami Urzędu Marszałkowskiego, pełniącymi funkcję Instytucji Zarządzającej w odniesieniu do wyżej wymienionych procesów, procedur regulujących procesy związane z zarządzaniem i realizacją Programu z wyłączeniem przepływów finansowych. Badaniem mają być objęte wszelkie dokumenty, opracowania, analizy, sprawozdania dotyczące Systemu zarządzania i kontroli oraz wszystkie inne 4

5 dokumenty dotyczące Programu, mające istotne znaczenie z punktu widzenia osiągnięcia celu głównego badania. 4 Badanie dotyczy wyłącznie perspektywy Wykonawca zobowiązany jest docierać do jak najnowszych wersji ww. dokumentów 5 oraz prześledzić ewolucję Systemu zarządzania i kontroli co pozwoli na wytyczenie kierunków oraz zakresu jego ewentualnych zmian. 3. Cel badania Cel nadrzędny Celem badania jest ocena Systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata ze szczególnym uwzględnieniem ewaluacji organizacji i procedur Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata Cele szczegółowe: 1) Określenie, czy przyjęte rozwiązania organizacyjne w ramach Instytucji Zarządzającej umożliwiają sprawną realizację Programu. 2) Określenie, czy przyjęte procedury regulujące procesy zachodzące w Systemie zarządzania i kontroli są skuteczne i umożliwiają najbardziej optymalne wykorzystanie zaangażowanych przez Instytucję Zarządzającą zasobów materialnych i niematerialnych. 3) Określenie, czy System zarządzania i kontroli jest spójny funkcjonalnie, tzn. uwzględnia powiązanie różnych funkcji i zadań w ramach Systemu zarządzania i kontroli 4) Prześledzenie ewolucji Systemu zarządzania i kontroli w celu wytyczenia kierunku oraz zakresu jego ewentualnych zmian. 4. Kryteria ewaluacyjne Ocena powinna być dokonana w oparciu o następujące kryteria ewaluacyjne: Trafność - kryterium powinno udzielić odpowiedzi na pytania o: trafność przyjętych rozwiązań funkcjonalno organizacyjnych w Instytucji Zarządzającej związanych z zarządzaniem i realizacją Programu, koherencję Systemu zarządzania i kontroli. Skuteczność - kryterium powinno udzielić odpowiedzi na pytania o: skuteczność procedur regulujących procesy w ramach Systemu zarządzania i kontroli ze szczególnym uwzględnieniem zadań i funkcji pełnionych przez Instytucję Zarządzającą. 4 Otwartą listę dokumentów podlegających analizie zawiera pkt 6 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Zamawiający może zaproponować na etapie składania oferty oraz wykorzystać do realizacji badania zgodnie z zaproponowaną koncepcją badania dodatkowe źródła informacji. 5 W momencie sporządzania Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia niektóre dokumenty wymienione w punkcie nr 6 mają status projektu. 5

6 5. Pytania badawcze Zadaniem Wykonawcy badania jest uzyskanie odpowiedzi na nw. pytania badawcze wynikające z celów szczegółowych przedmiotowego badania. Dopuszcza się możliwość rozszerzenia listy pytań badawczych przez Wykonawcę, jeśli jest to konsekwencją zaproponowanej koncepcji realizacji badania. Ponadto dopuszcza się możliwość przeformułowania przez Ewaluatora nw. pytań badawczych z zastrzeżeniem, że będzie miało to swoje odzwierciedlenie graficzne w przedstawionej ofercie 6. Przeformułowane oraz dodatkowe pytania badawcze będą podlegały ocenie zasadności przez Zamawiającego w oparciu o przyjęte kryteria oceny oferty. W związku z powyższym Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru do realizacji badania przeformułowanych oraz dodatkowych pytań badawczych zawartych w ofercie. Pytania badawcze powinny wynikać z celów szczegółowych badania oraz uwzględniać przyjęte kryteria ewaluacyjne. Otwarta lista pytań badawczych 1) Czy System zarządzania i kontroli jest trafnie skonstruowany tj. odpowiada potrzebom związanym z zarządzaniem i realizacją Programu? 2) Czy Instytucja Zarządzająca skutecznie wypełnia swoje zadania w Systemie zarządzania i kontroli, zgodnie z kluczowymi dokumentami dotyczącymi tego systemu? 3) Czy struktura organizacyjna Instytucji Zarządzającej zapewnia efektywną realizację Programu? 4) Czy jest wyraźny podział zadań pomiędzy Departamentami Urzędu, wyznaczonymi do pełnienia funkcji i zadań Instytucji Zarządzającej? Czy występuje zjawisko nakładania lub nieprzydzielenia zadań?, Jeśli tak, to w jakich przypadkach? Czy nie ma zagrożenia dublowania zadań przez pracowników Instytucji Zarządzającej? 5) W jakim stopniu procedury wynikające z Instrukcji Wykonawczej są przejrzyste i czytelne dla osób zaangażowanych w obsługę procesów kluczowych? 6) Czy istnieją przeszkody proceduralne, tzw. wąskie gardła w efektywnym zarządzaniu i realizacji Programu? Jeśli tak, to jakie są zagrożenia wynikające z występowania tego zjawiska? 7) Czy procedury związane z zarządzaniem i realizacją Programu są spójne? 8) W jakim stopniu procesy zachodzące w Systemie zarządzania i kontroli są koherentne wewnętrznie? Jak przebiega komunikacja wewnętrzna w Instytucji Zarządzającej, (komunikacja pionowa i pozioma wewnątrz Departamentów, komunikacja pozioma i pionowa pomiędzy Departamentami) i czy zapewnia sprawną realizację przydzielonych zadań? 9) Czy zadania związane z zarządzaniem i realizacją Programu wspomagane są przez odpowiednie zaplecze techniczne, umożliwiające sprawną realizację zadań? 6 Przeformułowane oraz dodatkowe pytania badawcze powinny być wyróżnione odpowiednio kursywą lub podkreśleniem. 6

7 10) Czy Lokalny System Informatyczny dla Programu umożliwia gromadzenie i wykorzystywanie odpowiednich danych niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania Systemu zarządzania i kontroli? 11) Czy wszystkie obszary wsparcia, niezbędne z punktu widzenia skutecznego zarządzania i realizacji Programu objęte zostały Pomocą Techniczną? Czy obszary wsparcia wymagają szczególnej interwencji Pomocy Technicznej Programu? Jeśli tak, to które? 12) Czy wielkość zaangażowanych zasobów ludzkich w Systemie zarządzania i kontroli Programu jest wystarczająca i pozwala na sprawne i terminowe wywiązywanie się z powierzonych zadań? 13) Czy występuje lub czy może wystąpić zjawisko fluktuacji kadry zajmującej się zarządzaniem i realizacją Programu z lub/i do innych pracodawców, biorąc pod uwagę aktualną sytuację oraz prognozy na lokalnym i krajowym rynku pracy? W przypadku wystąpienia zjawiska fluktuacji kadr, w jakim stopniu może ono zakłócić procesy zachodzące w Systemie zarządzaniem i kontroli?, W jaki sposób można ograniczyć fluktuację kadr, która zakłóca przebieg tych procesów? 14) Czy kwalifikacje posiadane przez pracowników zaangażowanych w zarządzanie i realizację Programu są wystarczające do właściwego wypełniania powierzonych im zadań i obowiązków? 15) Jakie są potrzeby szkoleniowe dla pracowników Instytucji Zarządzającej? Czy w Instytucji Zarządzającej funkcjonuje system szkoleń dla pracowników zaangażowanych w zarządzanie i realizację Programu? Jeżeli tak to czy system szkoleń odpowiada potrzebom pracowników? 16) Czy znane są pracownikom zaangażowanym w obsługę Systemu zarządzania i kontroli procedury realizacji przydzielonych im zadań? 17) Czy procedury zawarte w Instrukcji Wykonawczej są dostosowane do potrzeb beneficjentów i wspierają ich w przygotowaniu wniosków o dofinansowanie projektów? 18) Czy procedury naboru i weryfikacji wniosków aplikacyjnych oraz wyboru projektów do dofinansowania są wewnętrznie spójne i przejrzyste? 19) Czy procedury wynikające z Instrukcji Wykonawczej zapewniają sprawną realizację zadań związanych z wyborem finansowanych operacji? 20) Czy zaproponowany system wyboru projektów pozwala na skuteczny i efektywny wybór projektów zapewniających realizację celów Programu w oparciu o przyjęte kryteria wyborów projektu? Czy system wyboru projektów zapewnia prawidłową, przejrzystą i bezstronną ocenę wniosków o dofinansowanie? 21) Czy procedury regulujące proces kontroli projektów oraz stwierdzania nieprawidłowości umożliwiają efektywne wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości przy realizacji projektów i wykorzystywaniu funduszy?, 22) Czy proces monitorowania i sprawozdawczości zorganizowany jest w sposób umożliwiający sprawne i terminowe otrzymywanie, agregowanie oraz przekazywanie danych monitoringowych? 23) Czy System zarządzania i kontroli zapewnia skuteczność realizacji procedury ustalenia zakresu i sposobu wykorzystania rekomendacji? 24) Jakie czynniki wewnętrzne (zależne od Instytucji Zarządzającej) lub/i zewnętrzne (niezależne od Instytucji Zarządzającej) mają lub mogą mieć 7

8 wpływ na trwałość przyjętych procedur? Czy istnieje ryzyko częstych zmian procedur w ramach Instrukcji Wykonawczej? 25) Jak ewoluował System zarządzania i kontroli? Czy na podstawie analizy ewolucji Systemu zarządzania i kontroli można wytyczyć kierunek oraz zakres jego ewentualnych zmian? 6. Otwarta lista dokumentów podlegających ocenie Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006r. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006r. Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata Opis Systemu Zarządzania I Kontroli dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego nalata Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego przyjęty Uchwałą Nr 124/2226/08 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 31 lipca 2008r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, z późn zm. Statut Województwa Podkarpackiego przyjęty przez Sejmik Województwa uchwałą z dnia 29 września 1999 r. (M.P. z dnia 8 lutego 2000 r.). Sprawozdanie z audytu zgodności Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata z dnia 30 czerwca 2008r. Kontrakt wojewódzki dla Województwa Podkarpackiego na lata Obowiązujące wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego dostępne na stronie a także Ministra Finansów w zakresie Regionalnych Programów Operacyjnych oraz systemu zarządzania i kontroli. Plan działań na rzecz zwiększenia potencjału administracyjnego jednostek zaangażowanych w realizację Programów Operacyjnych w Polsce w latach (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, 12 kwietnia 2007r.). Raport nt. analizy potrzeb instytucji uczestniczących we wdrażaniu środków z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności na poziomie regionalnym (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego). 7. Metodologia oraz sposób organizacji i realizacji badania Wykonawca zobowiązany jest już na etapie składania oferty do zaprezentowania odpowiedniej metodologii ewaluacji w odniesieniu do celu badania oraz jego zakresu. Zaproponowana koncepcja badania powinna być spójna logicznie a dobór metod, technik i narzędzi badawczych powinien gwarantować osiągnięcie wszystkich celów realizacji badania. Głównym elementem oceny oferty będzie stopień szczegółowości proponowanej metodologii w oparciu o przyjęte w SOPZ metodologiczne kryteria oceny oferty. 8

9 Ze względu na cel i zakres badania wskazuje się na konieczność zastosowania różnorodnych metod zbierania i analizy danych (w tym wykorzystania narzędzi badawczych), a tam gdzie to właściwe wskaźników. Badanie powinno opierać się przede wszystkim na analizie danych dostępnych (danych wtórnych), jednak w przypadku zbierania danych pierwotnych Wykonawca będzie zobowiązany do udokumentowania wykorzystania zaproponowanych w ofercie narzędzi badawczych 7. Rozbudowane i przemyślane podejście analityczne zaproponowane przez Wykonawcę w szczególności w odniesieniu do danych wtórnych będzie elementem oceny zaproponowanej metodologii. Zamawiający w poniższej liście przedstawia minimum metodologiczne, które może podlegać modyfikacjom lub/i uzupełnieniom z zastrzeżeniem, że będzie miało to swoje odzwierciedlenie graficzne w przedstawionej ofercie 8. Przeformułowane oraz dodatkowe metody badawcze będą podlegały ocenie zasadności przez Zamawiającego w oparciu o kryteria oceny oferty przyjęte w SOPZ. W związku z powyższym Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru zawartych w ofercie przeformułowanych oraz dodatkowych metod badawczych do realizacji badania. Metody te powinny wynikać z celów szczegółowych badania oraz uwzględniać przyjęte kryteria ewaluacyjne. W celu prawidłowej realizacji badania niezbędne jest przeanalizowanie przez Wykonawcę wszelkich dokumentów związanych z tematyką badania. Badanie powinno być realizowane zgodnie z najlepszą wiedzą i praktyką w tej dziedzinie. Ponadto od Wykonawcy oczekuje się pełnej współpracy z Zamawiającym w zakresie: uzgadniania wszelkich kwestii związanych z metodologią, w tym konsultowania projektów narzędzi badawczych, utrzymywania stałego kontaktu (wyznaczenie osoby/osób do kontaktów roboczych, spotkania robocze, telefoniczne, , pisma), przekazywania na każde życzenie Zamawiającego pełnej informacji o stanie realizacji badania, bieżącego informowania o przebiegu prac, ewentualnych problemach zaistniałych podczas realizacji badania, konsultowania z Zamawiającym wszelkich innych istotnych kwestii związanych z realizacją badania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość uczestnictwa na każdym etapie realizacji badania po wcześniejszych uzgodnieniach z Wykonawcą. Ze swojej strony Zamawiający wyraża gotowość do udzielania w miarę swoich możliwości pomocy po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą (np. przy przekazywaniu dostępnych danych wtórnych, pomocy w dotarciu do respondentów badania itd.). Minimum metodologiczne: Analiza danych zastanych (Desk Research), Analiza dokumentów Od Wykonawcy oczekuje się przedstawienia koncepcji wykorzystania metody Desk Research. Badanie powinno skupić się m. in. na dogłębnej analizie dokumentów opisujących procesy i procedury Systemu zarządzania i kontroli określone m.in. 7 Transkrypcje wywiadów, wypełnione ankiety, nagrania i inne wyniki wykorzystania narzędzi powinny być przekazane Zamawiającemu z zachowaniem zasady poufności informacji i ochrony anonimowości respondentów. 8 Przeformułowane oraz dodatkowe metody badawcze powinny być wyróżnione odpowiednio kursywą i podkreśleniem. 9

10 w dokumentach wewnętrznych Instytucji Zarządzającej. Oczekuje się dokonania nie tyko analizy formalnej, ale przede wszystkim analizy treści. 9 Analiza słabych i mocnych stron (SWOT) Od Wykonawcy oczekuje się dokonania analizy (w oparciu zarówno o dane pierwotne jak i wtórne) silnych-słabych stron oraz szans-zagrożeń funkcjonowania Systemu zarządzania i kontroli z uwzględnieniem czynników zewnętrznych, niezależnych od Instytucji Zarządzającej. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) z kadrą zarządzającą i realizującą Program. Wywiad anonimowy przy użyciu kwestionariusza internetowego (CAWI) z pracownikami Instytucji Zarządzającej. 8. Sposób prezentacji prac i wyników badania Wykonawca zobowiązuje się do prezentacji i przekazania wyników realizacji badania w terminie, miejscu oraz formie wskazanej i uzgodnionej z Zamawiającym. Wymagane formy prezentacji i przekazania wyników badania: wstępny raport metodologiczny, raport metodologiczny, wstępny raport końcowy, raport końcowy, prezentacja multimedialna. Wstępny raport metodologiczny Wstępny raport metodologiczny powinien być uszczegółowieniem oferty Wykonawcy ze szczególnym uwzględnieniem opisu zastosowanej metodologii badawczej oraz sposobu organizacji i realizacji badania. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia harmonogramu realizacji badania, uwzględniającego przewidywane spotkania z Zamawiającym (podział tygodniowy). Raport metodologiczny Powinien zawierać uszczegółowioną formę wstępnego raportu metodologicznego oraz treść uwzględniającą zgłoszone uwagi Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia harmonogramu realizacji badania, uwzględniającego przewidywane spotkania z Zamawiającym (Wykres Gantta - skala dzienna). 9 Analiza formalna dokumentów powinna obejmować zbadanie adekwatności zapisów w odniesieniu do zamiaru jaki przyświecał lub miał przyświecać w toku ich tworzenia. Analiza treści dokumentów powinna polegać na interpretacji zawartych w nich zapisów w odniesieniu do kryteriów ewaluacyjnych. 10

11 Wstępny raport końcowy Raport powinien zostać sporządzony w języku polskim oraz zawierać w szczególności następujące elementy: streszczenie raportu, zawierające skrócony opis wszystkich etapów realizacji badania (max. 5 stron A4 w języku polskim i angielskim), spis treści, wprowadzenie (zawierające cel i zakres badania), opis zastosowanej metodologii, opis wyników ewaluacji, odpowiedzi na pytania badawcze, ocena przedmiotu badawczego według ustalonych kryteriów ewaluacyjnych wnioski i rekomendacje, aneksy zawierające (inne niż w treści głównej raportu) dodatkowe zestawienia wyników i analizy danych, źródła wykorzystywanych informacji, narzędzia badawcze oraz inne niezbędne informacje. Zamawiający dopuszcza możliwość innego ustrukturyzowania przez Wykonawcę wstępnego raportu metodologicznego i końcowego z zastrzeżeniem, że wszelkie zamiany w odniesieniu do wymagań SOPZ w tym zakresie będą zawsze konsultowane z Zamawiającym. Raport końcowy Powinien zawierać uszczegółowioną formę wstępnego raportu końcowego oraz treść uwzględniającą zgłoszone uwagi Zamawiającego do wstępnego raportu końcowego. Prezentacja multimedialna Wykonawca zobowiązany jest do opracowania prezentacji multimedialnej nt. wstępnego raportu metodologicznego, raportu końcowego oraz ich przedstawienia w terminie i miejscu wynikającym z harmonogramu realizacji badania. Prezentacja powinna składać się min. z 15 slajdów. Zawartość merytoryczna prezentacji multimedialnych powinna być każdorazowo konsultowana z Zamawiającym. Zamawiający przywiązuje dużą wagę do estetyki prezentowanych wyników prac badawczych. W związku z tym oczekuje się od Wykonawcy wykazania się inwencją twórczą oraz pomysłowością w prezentacji wyników prac badawczych. Wszystkie poniższe formy prezentacji danych powinny zawierać również elementy graficzne tj. wykresy, tabele, grafy, itp. Elementy graficzne powinny zostać zapisane na oddzielnym nośniku CD-R, jeśli to możliwie z rozszerzeniem wektorowym, umożliwiającym bezstratną edycję materiału. Na wszystkich materiałach wytworzonych na potrzeby niniejszego badania wymagane jest logo Narodowej Strategii Spójności w formie znaku programu regionalnego, emblemat Unii Europejskiej z napisem Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, herb Województwa Podkarpackiego z podpisem Województwo Podkarpackie, zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji. 11

12 Dodatkowo wszelkie wytworzone materiały powinny zawierać informację o treści: Projekt jest finansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata W odniesieniu do zapisów wzoru umowy będącego załącznikiem nr 4 do SOPZ informuje się, że Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozpowszechniania przedstawionych przez Wykonawcę wyników realizacji badania zgodnie z postanowieniami umowy. 9. Harmonogram realizacji badania Badanie będzie prowadzone w okresie wrzesień - grudzień 2008r. przez 12 tygodni liczonych od dnia podpisania umowy z Wykonawcą. Wykonawca Zobowiązany jest do przestrzegania nw. terminów realizacji badania oraz przekazywania wyników prac badawczych: 1. do 7 dni od dnia rozpoczęcia realizacji badania zobowiązany jest do przekazania wstępnej wersji raportu metodologicznego w postaci: papierowej w dwóch egzemplarzach elektronicznej na oraz na nośniku CD-R wraz z wersją papierową, Wykonawca ma obowiązek prezentacji wstępnej wersji reportu metodologicznego w terminie oraz miejscu uzgodnionym z Zamawiającym 2. do 21 dni od dnia rozpoczęcia realizacji badania zobowiązany jest do przekazania raportu metodologicznego w postaci: papierowej w czterech egzemplarzach elektronicznej na oraz na nośniku CD-R wraz z wersją papierową, 3. do 70 dni od dnia rozpoczęcia realizacji badania zobowiązany jest do przekazania wstępnej wersji raportu końcowego w postaci: papierowej w dwóch egzemplarzach elektronicznej na oraz na nośniku CD-R wraz z wersją papierową, 4. do 84 dni od dnia rozpoczęcia realizacji badania zobowiązany jest do przekazania raportu końcowego w postaci: papierowej w czterech egzemplarzach elektronicznej na oraz na nośniku CD-R wraz z wersją papierową, Do 84 dni od dnia rozpoczęcia realizacji badania zobowiązany jest do zaprezentowania raportu końcowego w terminie oraz miejscu uzgodnionym z Zamawiającym. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do raportu końcowego po prezentacji multimedialnej Wykonawcy. Wykonawca uwzględni wówczas ewentualne uwagi. Całkowity czas realizacji badania wyniesie nie więcej niż 84 dni od dnia podpisania umowy z Wykonawcą. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do przedstawionych raportów na każdym etapie realizacji badania. Wykonawca uwzględni wówczas ewentualne uwagi. Zamawiający zastrzega, że opracowania częściowe, niedokończone, 12

13 niezredagowane lub/i nieuwzględniające zgłoszonych uwag przez Zamawiającego nie będą przyjmowane. Koszt badania nie powinien przekroczyć PLN netto. 10. Warunki udziału w postępowaniu o udzieleniu zamówienia: W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający następujące warunki: 1) Wykonawca powinien posiadać uprawnienia niezbędne do wykonania zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień (pierwszy warunek udziału). 2) Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (drugi warunek udziału): Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie Wykonawca musi wykazać: a) że w okresie ostatnich trzech lat (licząc wstecz od daty wszczęcia postępowania) wykonał należycie bądź wykonuje (w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) przynajmniej dwie usługi (rodzaj usługi: przeprowadzenie badania ewaluacyjnego w zakresie programu/ów współfinansowanego/ych ze środków Unii Europejskiej, w tym środków przedakcesyjnych i/lub funduszy strukturalnych), których wartość brutto wynosiłaby nie mniej niż ,00 brutto każda oraz, b) że w okresie ostatnich trzech lat (licząc wstecz od daty wszczęcia postępowania) wykonał należycie bądź wykonuje (w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) przynajmniej jedną usługę polegającą na przeprowadzeniu badania ewaluacyjnego, obejmującego swoim zakresem ocenę funkcjonowania systemu/ów zarządzania i wdrażania programu/ów współfinansowanego/ych ze środków Unii Europejskiej, w tym środków przedakcesyjnych i/lub funduszy strukturalnych. Wykonawca powinien dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Wykonawca musi wykazać, iż dysponuje zespołem, który zostanie wyznaczony do realizacji badania, w skład którego wchodzić musi: a) kierownik badania, który posiada co najmniej 2 lata doświadczenia w prowadzeniu badań ewaluacyjnych programu/ów współfinansowanego/ych ze środków Unii Europejskiej, w tym środków przedakcesyjnych i/lub funduszy strukturalnych oraz posiada doświadczenie w kierowaniu minimum jednym badaniem ewaluacyjnym, oraz b) minimum dwóch ekspertów, z których: pierwszy posiada doświadczenie w prowadzeniu przynajmniej dwóch badań ewaluacyjnych programu/ów współfinansowanego/ych ze środków Unii Europejskiej, w tym środków przedakcesyjnych i/lub funduszy strukturalnych z których przynajmniej jedno badanie obejmuje w swym zakresie ocenę funkcjonowania systemów zarządzania i wdrażania programu/ów współfinansowanego/ych ze środków Unii Europejskiej, w tym środków przedakcesyjnych i/lub funduszy strukturalnych; 13

14 drugi posiada co najmniej dwa lata doświadczenia w stosowaniu metod i technik badań społecznych w badaniach ewaluacyjnych programu/ów współfinansowanego/ych ze środków Unii Europejskiej, w tym środków przedakcesyjnych i/lub funduszy strukturalnych. 11. Elementy oferty Oferta Wykonawcy powinna zostać przygotowana w języku polskim i zawierać następujące elementy: 1. Potwierdzenie spełnienia warunków określonych w pkt 10 SOPZ, zwierające w szczególności: a) Odpis z rejestru przedsiębiorców z Krajowego Rejestru Sądowego, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w zamówieniu określone w pkt 10 niniejszego SOPZ załącznik nr 5, c) Wykaz wykonywanych usług w okresie ostatnich trzech lat załącznik nr 2, d) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia załącznik nr 3, ze wskazaniem kierownika zadania, 2. Szczegółowy opis sposobu realizacji zamówienia, spełniający wymagania wynikające z SOPZ. 12. Kryteria wyboru oferty Kryterium I: Cena oferty..30% stosując poniższe zasady: Xn = (Cmin / Cn) x 30, gdzie: Xn oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie; Cmin oznacza najniższą cenę oferty (spośród ofert podlegających ocenie); Cn oznacza cenę ocenianej oferty; 30 oznacza wagę (znaczenie tego kryterium wyrażone w %). W kryterium I oferta może uzyskać maksymalnie 30,00 punktów. Kryterium II: Metodologia realizacji zamówienia..70% stosując poniższe zasady: Punkty za kryterium Metodologia realizacji zamówienia zostaną przyznane w skali punktowej do 70,00 na podstawie Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia w szczególności: trafność zaproponowanego zakresu badania, w kontekście celu głównego i celów szczegółowych badania (max 15 pkt.), w tym a) cel badania oraz problematyka badania zbieżna z proponowaną przez Zamawiającego (do 5 pkt.) b) dodatkowe lub przeformułowane pytanie badawcze (do 10 pkt.), za każde dodatkowe lub przeformułowane, użyteczne z punktu widzenia celów badania pytanie 2 pkt, 14

15 adekwatność zaproponowanych metod, technik i narzędzi badawczych w kontekście celów szczegółowych badania (max 35 pkt.), tym: a) zróżnicowanie metod badawczych, w tym zastosowanie dodatkowych lub/i przeformułowanych narzędzi badawczych (w odniesieniu do wymogów minimalnych zawartych w SOPZ) wraz z uzasadnieniem celowości ich zastosowania (do 15 pkt.), b) sposób doboru próby badawczej i uzasadnienie przyjętych założeń (do 10 pkt.), c) klarowność i spójność logiczna zaproponowanej metodologii (do 5 pkt.), d) propozycja instrumentów zapewniających rzetelność uzyskanych informacji, zbierania jak najpełniejszego materiału badawczego (do 5 pkt.); jasność i spójność planu pracy w kontekście zaproponowanej metodologii oraz rozdysponowanie pracy pomiędzy członków zespołu badawczego (max 10 pkt.), w tym: a) podział obowiązków pomiędzy członków zespołu badawczego (do 5 pkt.), b) trafność oraz szczegółowość harmonogramu realizacji badania (do 5 pkt.); sposób prezentacji danych i wyników badania, (max 10 pkt.), w tym: a) część tekstowo tabelaryczna (do 5 pkt.), b) wykresy, mapy, grafy, itd. (do 5 pkt.). Po zsumowaniu ilości punktów przyznanych ofercie za poszczególne jej elementy zostanie obliczona indywidualna ocena oferty w kryterium II. Oferta w indywidualnej ocenie oferty może uzyskać maksymalnie 70 pkt. Punkty uzyskane przez ofertę w kryterium I zostaną dodane do punktów uzyskanych przez nią w kryterium II i na tej podstawie zostanie obliczona łączna ocena oferty. Oferta w łącznej ocenie oferty może uzyskać maksymalnie 100,00 pkt. 13. Termin składania oferty Oferty należy składać do dnia 15 września 2008r. w wersji papierowej na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego Departament Rozwoju Regionalnego ul. Grunwaldzka Rzeszów z dopiskiem Analiza systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata oraz w wersji elektronicznej na adres: drr@podkarpackie.pl 15

16 Wszelkich informacji formalnych i merytorycznych udzielają: Grzegorz Kapusta Kierownik Oddziału monitoringu i ewaluacji tel.: g.kapusta@podkarpackie.pl Tomasz Zieliński Podinspektor w Oddziale monitoringu i ewaluacji tel.: t.zielinski@podkarpackie.pl 14. Załączniki: 1. Formularz - oferta Wykonawcy 2. Formularz - wykaz usług 3. Formularz - wykaz osób 4. Wzór umowy 5. Oświadczenie Wykonawcy 16