Nr sprawy ZAŁĄCZNIK nr 1 BA-231-2/536/276/MM/11 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostawa elektronicznego systemu zarządzania czynnościami metrologicznymi E-SUM. Warszawa, kwiecień 2011 r.
Spis treści 1. Wymagania ogólne... 3 2. Definicje pojęć użytych w opisie... 7 3. Koncepcja Elektronicznego Systemu Zarządzania Czynnościami Metrologicznymi (E- SUM)... 10 3.1. Podstawowe założenia systemu i planowany sposób jego realizacji... 10 3.2. Zakres organizacyjny systemu... 12 3.3. Regulacje prawne... 13 4. Model procesów biznesowych... 14 4.1. Podmioty biorące udział w przebiegach procesów biznesowych w ramach E-SUM... 14 4.2. Rejestracja Klientów GUM i zakładanie kont internetowych (KI)... 14 4.2.1. Rejestracja Klientów... 14 4.2.2. Formularz rejestracji Klienta... 15 4.2.3. Formularz rejestracji Klienta i założenia konta internetowego (dla firm i instytucji)... 16 4.3. Przebieg procesu wzorcowania... 22 4.3.1. Realizacja usługi wzorcowania dla Klientów zewnętrznych (spoza Głównego Urzędu Miar)... 22 4.3.1.1. Realizacja usługi wzorcowania z wykorzystaniem konta internetowego. 22 4.3.1.2. Realizacja usługi wzorcowania wg tradycyjnego modelu... 48 4.3.2. Realizacja usługi wzorcowania na własne potrzeby (w ramach GUM)... 50 4.3.3. Realizacja usług wzorcowania dla organów terenowej Administracji Miar.. 51 4.4. Przebieg procesu ekspertyzy... 52 4.4.1. Realizacja usługi ekspertyzy... 52 4.5. Przebieg procesu wytworzenia materiału odniesienia... 52 4.5.1. Realizacja usługi wytworzenia materiału odniesienia z wykorzystaniem konta internetowego... 53 4.5.2. Realizacja usługi wytworzenia materiału odniesienia wg tradycyjnego modelu... 54 4.6. Dodatkowe funkcje E-SUM... 54 4.6.1. Dodatkowe usługi elektroniczne udostępnione poprzez KI... 54 4.6.2. Dodatkowe funkcjonalności modułu E-OBSŁUGA_WEWNĘTRZNA... 56 4.6.3. Rejestracja i monitoring zdarzeń oraz statusów terminów... 57 4.6.4. Pomoc systemu... 59 4.6.4.1. Pomoc kontekstowa... 59 4.6.4.2. Pomoc podręczna... 60 4.7. Przykładowe schematy... 61 5. Aktualne zasoby informatyczne GUM dedykowane dla E-SUM... 66 6. Wymogi dotyczące bezpieczeństwa, ciągłości działania systemu oraz technologii... 68 7. Spis rysunków... 70 8. Spis formularzy... 71 2
1. Wymagania ogólne Struktura systemu Dostarczony w ramach zamówienia system powinien mieć strukturę modułową (tj. moduł E-OBSŁUGA_WEWNĘTRZNA i moduł E-USŁUGI), równocześnie taką, która umożliwi Zamawiającemu w dalszej perspektywie rozszerzenie jego funkcjonowania na jednostki terenowe Administracji Miar (AM) oraz pozostałe komórki organizacyjne GUM. System powinien zostać zbudowany w oparciu o technologie Microsoft Office SharePoint i Microsoft SharePoint Internet Sites. Termin realizacji zamówienia Zamówienie powinno być zrealizowane do 15 grudnia 2011 r. Harmonogram realizacji zamówienia W ciągu dwóch tygodni od podpisania umowy Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu harmonogram realizacji zamówienia, w którym określi terminy wykonania poszczególnych zadań/etapów, uwzględniając chronologiczny zarys realizacji E-SUM przedstawiony przez Zamawiającego w rozdziale 3.2. niniejszego załącznika do SIWZ. Ponadto, analiza przedwdrożeniowa zostanie przekazana Zamawiającemu nie później niż 2 tygodnie po przekazaniu harmonogramu realizacji zamówienia natomiast szkolenia zostaną zrealizowane nie później niż do dnia 15 listopada 2011 r. Przed zgłoszeniem przedmiotu zamówienia do końcowego odbioru przez wyznaczonych do tego pracowników Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu kody źródłowe i pełną dokumentację systemu. 3
Miejsce dostawy Przedmiot zamówienia ma być dostarczony do Głównego Urzędu Miar, 00-139 Warszawa, ul. Elektoralna 2. Warunki gwarancji Wykonawca udzieli min. 24-miesięcznej gwarancji na dostarczony E-SUM, której okres rozpocznie się od następnego dnia po protokolarnym odbiorze całego zamówienia. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązany będzie do usunięcia awarii i błędów E-SUM. Czas reakcji serwisowej, oznaczający rozpoczęcie działań zmierzających do wykonania odpowiednich ww. czynności i poinformowanie o nich wyznaczonych do administrowania E-SUM pracowników Zamawiającego, oraz czas usunięcia awarii i błędów (zdefiniowanych w rozdziale 2) będą zgodne z warunkami określonymi w poniższej tabeli: maksymalny czas rozpoczęcia prac od momentu otrzymania zgłoszenia [godz.] Awaria krytyczna Błąd krytyczny Błąd niekrytyczny 3 4 6 szacunkowy maksymalny czas usunięcia [godz.] 8 16 40 4
W przypadku wystąpienia błędu niekrytycznego strony mogą uzgodnić inny termin jego usunięcia. Godziny będą liczone od chwili zgłoszenia reklamacji przez ww. pracowników telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przez godziny robocze rozumie się godz. 8.00 16.00 od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni wolnych od pracy. Serwis gwarancyjny świadczony będzie w siedzibie Zamawiającego. W przypadku, gdy realizacja zamówienia będzie wymagała dostarczenia przez Wykonawcę infrastruktury sprzętowej, dostarczony sprzęt będzie również objęty gwarancją Wykonawcy, zgodną z warunkami dotyczącymi E-SUM. Przeniesienie autorskich praw majątkowych 1 W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do dostarczonego E-SUM na niżej wymienionych polach eksploatacji: 1) korzystanie na dowolnej liczbie stanowisk (serwerów/komputerów) zgodnie z potrzebami Zamawiającego; 2) trwałe lub czasowe zwielokrotnienie w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; 3) dokonywanie przystosowywania, modyfikacji, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w E-SUM, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała; 4) zwielokrotnianie E-SUM i dokumentacji systemu oraz udostępnianie ich osobom trzecim na potrzeby udzielania i realizacji zamówień publicznych związanych z modyfikacją systemu, zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych 3. Wykonawca będzie zobowiązany do wyrażenia zgody na dokonywanie opracowań programu oraz rozporządzanie tymi opracowaniami i korzystanie z nich. 5
4. Wykonawca upoważni Zamawiającego do wykonywania przysługujących Wykonawcy osobistych praw autorskich do E-SUM. 5. Całkowity koszt realizacji przedmiotu zamówienia, musi obejmować również wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych do E-SUM. 6. Wykonawca zobowiązany będzie oświadczyć, że posiada prawo do sprzedaży E-SUM, w tym także przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych, na zasadach określonych w ust. 1 i 2 oraz przejmuje w tym zakresie wszelką odpowiedzialność w przypadku roszczeń osób trzecich. 6
2. Definicje pojęć użytych w opisie 1) elektroniczna faktura faktura wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej (może nie istnieć w tradycyjnej formie papierowej ). Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej wymaga uzyskania uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę. Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: a) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub b) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych; 2) obraz elektronicznej faktury to nie faktura elektroniczna w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), jak również nie tradycyjna faktura w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 113 i Nr 90, poz. 756), to jedynie możliwość zapoznania się drogą elektroniczną z treścią faktury; 3) płatnik to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa 7
podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu; 4) użytkownik obiektu badań to osoba fizyczna, osoba prawna lub inna jednostka organizacyjna używająca przyrząd pomiarowy, którego dotyczy usługa metrologiczna świadczona przez GUM; 5) odbiorca dokumentu usługi to osoba fizyczna, osoba prawna lub inna jednostka organizacyjna upoważniona do odbioru dokumentu potwierdzającego wykonanie usługi metrologicznej; 6) raport zestawienie informacji sporządzone wg określonych kryteriów stanowiące informację zarządczą dla potrzeb osób lub organów pełniących funkcje kierownicze; 8) E-SUM elektroniczny system zarządzania czynnościami metrologicznymi, 9) E-OBSŁUGA_WEWNĘTRZNA wewnętrzny system zarządzania czynnościami metrologicznymi; 10) E-USŁUGI - portal internetowy umożliwiający firmom i instytucjom komunikację z Głównym Urzędem Miar za pośrednictwem sieci WWW; 11) Potwierdzenie zawarcia umowy (PZU) podpisany przez Klienta dokument potwierdzający jego wolę realizacji umowy wzorcowania lub ekspertyzy poprzez konto internetowe; 8
12) cennik zbiór informacji dotyczących zakresu realizowanych przez GUM usług wzorcowania i wytworzenia certyfikowanych materiałów odniesienia wraz z ich cenami; 13) aktywacja usługi rozpoczęcie realizacji usługi uzależnione od dostarczenia lub udostępnienia obiektu badań i przysłania podpisanego przez upoważnioną osobę formularza PZU; 14) usługa niestandardowa usługa nie ujęta w cenniku; 15) obiekt badań przyrząd lub materiał, którego dotyczy realizowana usługa; 16) laboratorium wiodące laboratorium do którego system przyporządkował dany obiekt badań w przypadku, gdy czynności metrologiczne realizowane będą w kilku laboratoriach; 17) dokument usługi dokument potwierdzający wykonanie usługi tj. świadectwo: wzorcowania, ekspertyzy oraz wytworzenia certyfikowanego materiału odniesienia; 18) awaria krytyczna zaprzestanie pracy E-SUM; 19) błąd krytyczny - zaprzestanie wykonywania przez E-SUM co najmniej jednej z funkcji opisanych w niniejszym załączniku; 20) błąd niekrytyczny błąd innego rodzaju aniżeli błąd krytyczny. 9
3. Koncepcja Elektronicznego Systemu Zarządzania Czynnościami Metrologicznymi (E-SUM) 3.1. Podstawowe założenia systemu i planowany sposób jego realizacji E-SUM to rozwiązanie informatyczne zbudowane w oparciu o technologie Microsoft Office SharePoint i Microsoft SharePoint Internet Sites, którego zadaniem będzie realizacja potrzeb informacyjnych i informatycznych Urzędu w zakresie wspomagania: - procesu zarządzania realizacją usług metrologicznych, oraz - procesu obsługi Klienta poprzez zawieranie wybranych usług metrologicznych drogą elektroniczną. Zadania Elektronicznego Systemu Zarządzania Czynnościami Metrologicznymi będą realizowane za pomocą dwóch zintegrowanych modułów, wykorzystujących wspólną platformę systemową serwera aplikacji i jedną wspólna bazę danych, tj.: Modułu E-OBSŁUGA_WEWNĘTRZNA wspomagającego realizację usług metrologicznych - Wewnętrznego systemu zarządzania usługami metrologicznymi; Modułu E-USŁUGI - portalu internetowego umożliwiającego zainteresowanym podmiotom komunikację z Urzędem za pośrednictwem sieci WWW. Podstawowe założenia: 1) system będzie pozwalał na uwierzytelnianie się użytkowników zintegrowane z usługą Microsoft Active Directory oraz będzie umożliwiał autoryzację dostępu do danych; 10
2) Językiem obowiązującym w komunikacji z systemem jest język Polski; 3) Oprogramowanie powinno stosować jasne, przejrzyste i zwięzłe komunikaty o błędach oraz posiadać system podpowiedzi (kod specyfikacja błędu). Dokumentacja użytkownika powinna zawierać pełna listę skomentowanych komunikatów o błędach; 4) Oprogramowanie powinno być jednolite graficznie; 5) Oprogramowanie powinno być przejrzyście zaprojektowane i poruszanie się po nim powinno być możliwie intuicyjne; 6) System powinien umożliwiać sporządzanie zestawień, analiz, wydruków, raportów z danych zawartych we wszystkich obszarach funkcjonowania; 7) Każda funkcja powinna być wykonywana przez uprawnionego użytkownika zgodnie z przewidzianymi rolami; 8) Baza danych powinna być zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem przez osoby nieuprawnione. Chronologiczny zarys realizacji E-SUM: Przekazanie zamawiającemu analizy przedwdrożeniowej zawierającej opracowanie modelu logicznego E-SUM (z uwzględnieniem analizy i uszczegółowienia wymagań funkcjonalnych i technicznych E-SUM); Opracowanie E-SUM zgodnie z wykonaną analizą przedwdrożeniową; Ewentualny zakup oraz dostarczenie infrastruktury sprzętowej niezbędnej do uruchomienia E-SUM; Konfiguracja platformy sprzętowej oraz instalacja oprogramowania (systemy operacyjne, baza danych) niezbędnych dla działania E-SUM; Instalacja i konfiguracja E SUM; Przeprowadzenie szkoleń wskazanej grupy Administratorów E-SUM (3 osoby); 11
Przeprowadzenie szkoleń wskazanej grupy użytkowników E-SUM (ok. 25 osób), którzy przeszkolą (przekażą wiedzę) docelowej grupie użytkowników wewnętrznych 1 ; Przeprowadzenie testów wytworzonego oprogramowania w środowisku testowym u zamawiającego okres próbny; Uruchomienie E-SUM z uwzględnieniem okresu przejściowego 2. 3.2. Zakres organizacyjny systemu Poniższy diagram przedstawia komórki organizacyjne GUM oraz podmioty spoza GUM, które będą wykorzystywały E-SUM. Elektroniczny System Zarządzania Czynnościami Metrologicznymi (E-SUM) Moduł E-USŁUGI Moduł E- OBSŁUGA_WEWNĘTRZNA Firmy i instytucje Biuro Administracyjne/ Punkt Obsługi Klienta (POK) Zakłady metrologiczne 1-5/ laboratoria metrologiczne Biuro Budżetowe Rysunek 1. Zakres organizacyjny E-SUM 1 Administratorom zostanie przekazana metodyka szkoleniowa wraz z materiałami szkoleniowymi w wersji elektronicznej. 2 Okres przejściowy zakłada wcześniejsze uruchomienie rejestracji Klientów przy obecnym sposobie rejestracji zleceń. 12
3.3. Regulacje prawne Do przepisów regulujących funkcjonowanie E-SUM zaliczamy w szczególności: 1) ustawę z dnia 11 maja 2001 r. - Prawo o miarach (Dz. U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2441, z późn. zm.), 2) ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), 3) ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), 4) ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.), 5) ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), 6) ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.), 7) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), 8) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). 13
4. Model procesów biznesowych 4.1. Podmioty biorące udział w przebiegach procesów biznesowych w ramach E-SUM W procesie realizacji usług uczestniczą: - Klient; - Dyrektor Zakładu Metrologicznego; - Sekretariat Zakładu Metrologicznego; - Kierownik Laboratorium; - Pracownik laboratorium (właściwy pracownik); - Pracownik Biura Budżetowego; - Kierownik Punktu Obsługi Klienta; - Pracownik Punktu Obsługi Klienta. 4.2. Rejestracja Klientów GUM i zakładanie kont internetowych (KI) 4.2.1. Rejestracja Klientów Każdy Klient zlecający GUM wykonanie usług metrologicznych zostanie zarejestrowany w bazie danych E-SUM. Klienci zlecający GUM wykonanie usług metrologicznych realizowanych na podstawie umów cywilno-prawnych będą rejestrowani w systemie na podstawie złożonych formularzy. Taka rejestracja będzie jednorazowa tj. system powinien uniemożliwić ponowną rejestrację tego samego podmiotu. Rozróżniamy dwa rodzaje formularzy umożliwiających zarejestrowanie Klienta: - Formularz rejestracji Klienta (każdego podmiotu) dla Klientów, których obsługa będzie się odbywała w sposób tradycyjny (papierowy) dostępny do 14
pobrania w POK (w wersji papierowej) lub ze strony internetowej GUM (jako dokument elektroniczny w formacie.pdf); - Formularz rejestracji Klienta i założenia konta internetowego elektroniczny formularz dla Klientów, których obsługa będzie się odbywała w sposób elektroniczny z użyciem portalu internetowego GUM. 4.2.2. Formularz rejestracji Klienta Formularz rejestracji Klienta przewidziany jest dla każdego podmiotu, który nie będzie chciał korzystać z modułu E-USŁUGI, jak również dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Formularz będzie zawierał komplet podstawowych informacji niezbędnych do sprawnej obsługi Klienta, tj.: - pełna nazwa Klienta; - nazwa miasta; - kod pocztowy; - nazwa ulicy, numer budynku i lokalu; - charakter podmiotu (osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, jednostka budżetowa lub inna forma organizacyjno-prawna); - czy Klient jest zwolniony z podatku VAT (TAK, jestem płatnikiem VAT lub NIE, nie jestem płatnikiem VAT); - dane osoby/osób upoważnionych do zawierania umów (nazwisko, imię, pełniona funkcja, adres e-mail, nr telefonu, nr faksu). Jeżeli jako charakter podmiotu wybrano: - osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej to niezbędne jest określenie NIP, - jednostka budżetowa to niezbędne jest określenie NIP i opcjonalnie REGON, 15
- inna forma organizacyjno prawna to niezbędne jest określenie NIP, KRS/EDG lub oznaczenie powołany na podstawie prawa oraz opcjonalnie REGON. Przykładowy formularz rejestracji Klienta znajduje się w formularzu F_1. Wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę formularz wraz ze stosownymi pełnomocnictwami 3 powinien zostać przesłany do GUM. Jeżeli nie ma wątpliwości co do danych podanych na formularzu, to pracownik POK rejestruje Klienta wprowadzając jego dane ręcznie (przepisując) do systemu. 4.2.3. Formularz rejestracji Klienta i założenia konta internetowego (dla firm i instytucji) Generowanie formularza rejestracji Klienta i założenia konta internetowego jest dostępne dla wszystkich podmiotów z wyłączeniem osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i będzie się odbywało drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu. Podczas próby zarejestrowania podmiotu już zarejestrowanego system powinien poinformować Klienta, że dany podmiot został już zarejestrowany a dodania nowego użytkownika KI może dokonać jedna z osób już posiadających konto. Powyższa informacja powinna zawierać dane kontaktowe wymienionych osób. Podczas generowania formularza system poprosi Klienta o podanie podstawowych danych: - pełna nazwa Klienta; - nazwa miasta; 3 Jeżeli możliwość zawierania umów przez osobę/osoby podane na formularzu wniosku o rejestrację Klienta nie wynika bezpośrednio ze sposobu reprezentacji określonego w KRS lub w Ewidencji Działalności Gospodarczej, Klient powinien dołączyć do formularza stosowne pełnomocnictwa. 16
- kod pocztowy; - nazwa ulicy, numer budynku i lokalu; - charakter podmiotu (jednostka budżetowa lub inna forma organizacyjnoprawna); - czy Klient jest zwolniony z podatku VAT (TAK, jestem płatnikiem VAT lub NIE, nie jestem płatnikiem VAT); - dane osoby/osób do obsługi KI (imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, nr telefonu). W przypadku tej osoby/osób wymagane jest podanie adresu wysyłki loginu i hasła (tj. nazwa miasta, kod pocztowy, nazwa ulicy, numer budynku, numer lokalu,) (rysunek 2). Na formularzu powinna znaleźć się także informacja, że dla osób, dla których możliwość zawierania umów nie wynika bezpośrednio z KRS lub Ewidencji Działalności Gospodarczej wymagane jest dostarczenie stosownych pełnomocnictw. 17
Rysunek 2. Przykładowy elektroniczny formularz rejestracji Klienta i założenia konta internetowego. 18
Zestaw danych wprowadzany do elektronicznego formularza dzielimy na dwie grupy: 1. Dane, których (ewentualna) zmiana będzie się odbywała za pośrednictwem administratora systemu lub upoważnionej osoby na wniosek Klienta (przekazany w wersji papierowej lub dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem kwalifikowanym). Do tego typu danych należą: - nazwa Klienta (firmy/instytucji), - charakter podmiotu, - NIP, - KRS/EDG/Powołany na podstawie prawa, - REGON, - nazwisko i imię osoby/osób do obsługi KI (dodatkowo wymagane będzie dostarczenie stosownych upoważnień). 2. Dane, które Klient GUM może edytować i zmieniać po zalogowaniu do KI. Do tego typu danych należą: - czy Klient jest zwolniony z podatku VAT, - hasło do logowania system powinien wymusić zmianę hasła podczas pierwszego logowania oraz w przypadku jego utraty udostępniać mechanizm np. generowania hasła tymczasowego, - nr telefonu, adres e-mail, stanowisko osoby/osób do obsługi KI, - adres siedziby (miejsca zamieszkania). Po zatwierdzeniu przez Klienta wprowadzonych danych (poprzez przycisk np. Akceptuj >> ), system podda walidacji wprowadzone dane. W przypadku wystąpienia błędów (np. nie wypełnienia wymaganych pól), system powinien wyświetlić komunikat o błędach oraz wskazać odpowiednie pola do uzupełnienia. 19
Jeżeli nie wystąpiły błędy, system wyświetli stronę z regulaminem oraz przyciskami umożliwiającymi: - akceptację regulaminu i wygenerowanie wypełnionego danymi formularza rejestracji Klienta i założenia konta internetowego (np. poprzez przycisk Akceptuj regulamin i generuj formularz ); - pobranie regulaminu w formie dokumentu.pdf (np. poprzez przycisk Pobierz regulamin Świadczenie usług drogą elektroniczną przez Główny Urząd Miar ; - pobranie formularza w formacie.pdf (formularz F_2) (np. poprzez przycisk Pobierz formularz Zgoda na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie elektronicznej faktury przez Główny Urząd Miar ; - umożliwiającym powrót do formularza założenia konta (np. poprzez przycisk Cofnij ). Na ww. stronie powinna znajdować się informacja, że do poprawnego przebiegu procesu rejestracji Klienta i założenia KI niezbędne jest dostarczenie do GUM podpisanego przez upoważnioną osobę Formularza rejestracji Klienta i założenia konta internetowego 4 (zawierającego oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem Świadczenie usług drogą elektroniczną przez Główny Urząd Miar ) oraz Zgodą na wystawianie, udostępnianie i przechowywanie elektronicznej faktury przez GUM. Naciśnięcie przykładowego przycisku Akceptuj regulamin i generuj formularz spowoduje: - rejestrację informacji wprowadzonych do formularza założenia konta internetowego w bazie danych GUM; - wygenerowanie dokumentu w formacie.pdf zawierającego (automatycznie wypełniony danymi) formularz rejestracji Klienta i założenia konta internetowego oraz zgodę na wystawianie, udostępnianie i przechowywanie elektronicznej faktury przez GUM; 4 Dopuszcza się dostarczenie elektronicznej wersji formularza podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 20
- wysłanie przez system na podany adres e-mail Klienta listu elektronicznego zawierającego informację o zarejestrowaniu danych Klienta, konieczności dostarczenia wymaganych dokumentów oraz adresie strony internetowej z której można pobrać regulamin. System powinien umożliwić pracownikowi POK zatwierdzenie danych wprowadzonych przez Klienta (za pośrednictwem portalu internetowego) do systemu poprzez aktywację konta internetowego Klienta. Aktywacja następuje poprzez kliknięcie odpowiedniego pola. Aktywowanie konta pozwala na wygenerowanie z systemu (dla każdej z osób upoważnionych przez Klienta do obsługi konta internetowego) loginu 5 i hasła. O tym zdarzeniu system poinformuje Klienta e-mailem. Dane podane we wniosku o rejestrację i założenie konta internetowego będą przechowywane w bazie danych E-SUM i będą wykorzystywane przez system podczas generowania potwierdzenia zawarcia umowy (PZU), elektronicznej faktury, szablonów świadectw, czy powiadomień o stanie realizacji usługi. System powinien umożliwić administratorowi systemu usunięcie danego konta na wniosek Klienta (np. złożony za pośrednictwem systemu). W przypadku firm i instytucji, które zostały zarejestrowane w systemie na podstawie formularza rejestracji Klienta (rozdział 4.2.2.), powinna być możliwość założenia i aktywowania konta w portalu internetowym GUM przez pracownika POK poprzez wprowadzenie do systemu pozostałych danych wymaganych do założenia KI. 5 Login będzie się składał z dwóch członów: numeru id Klienta (przydzielanego przez E-SUM) oraz kolejnego numeru osoby wskazanej przez Klienta jako Osoba do obsługi konta internetowego. 21
4.3. Przebieg procesu wzorcowania 4.3.1. Realizacja usługi wzorcowania dla Klientów zewnętrznych (spoza Głównego Urzędu Miar) 4.3.1.1. Realizacja usługi wzorcowania z wykorzystaniem konta internetowego 4.3.1.1.1. Funkcje konta internetowego Moduł E-USŁUGI (portal internetowy) powinien udostępniać firmom i instytucjom (za pośrednictwem konta internetowego) następujące funkcjonalności E-SUM: - składanie zamówień; - przeglądanie ofert; - przeglądanie zawartych umów; - generowanie z systemu wypełnionego danymi formularza potwierdzenia zawarcia umowy; - generowanie elektronicznego obrazu faktury; - pobieranie elektronicznej faktury podpisanej bezpiecznym (kwalifikowanym) podpisem elektronicznym; - podgląd stanu realizacji usługi; - przeglądanie historii zamówień, ofert, umów i wystawionych faktur; - zarządzanie książką adresową płatników; - zarządzanie książką adresową użytkowników obiektów badań; - zarządzanie książką adresową odbiorców dokumentów usług; - wyświetlenie i akceptacja aneksu do umowy; 22
- przeglądanie listy obiektów, na których zostały zrealizowane usługi (tzw. magazyn obiektów badań) z możliwością bezpośredniego dodania danego obiektu do koszyka obiektów badań na formularzu zamówienia; - panel rejestracji i monitoringu zdarzeń oraz statusów terminów. 4.3.1.1.2. Składanie zamówienia Złożenie zamówienia drogą elektroniczną inicjuje proces zawierania umów. Złożenie zamówienia będzie się odbywało poprzez uruchomienie odpowiedniego przycisku (np. Nowe zamówienie ) z poziomu KI. Możliwość uruchomienia przycisku będzie uzależniona od terminowości spłat należności za usługi już zrealizowane przez GUM na rzecz danego Klienta (tzn. w przypadku przekroczenia terminu płatności system wyświetli Klientowi informację, że automatycznie zostają naliczane odsetki, a po przekroczeniu terminu płatności o 2 tygodnie możliwość składania zamówień zostanie automatycznie zablokowana, przy czym po odnotowaniu spłaty należności nastąpi automatyczne odblokowanie. Możliwość zdjęcia blokady przed spłatą należności będzie dostępna dla administratora systemu lub upoważnionej osoby). Kliknięcie przycisku Nowe zamówienie spowoduje wyświetlenie elektronicznego formularza (rysunek 3). Formularz powinien pozwolić użytkownikowi na: - przeglądanie listy wybranych w ramach zamówienia obiektów badań ( koszyk obiektów badań 6 ), - zarządzanie koszykiem obiektów badań poprzez odpowiedni panel umożliwiający dodawanie, usuwanie i edytowanie wybranych obiektów, - wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących zamówienia w pole np. Uwagi. 6 Koszyk obiektów badań - to zbiór wybranych przez Klienta obiektów. Dodatkowo po wskazaniu kursorem pozycji wyświetli się (wyskakująca) informacja o szczegółach usługi. 23
Rysunek 3. Przykładowy elektroniczny formularz przedstawiający koszyk obiektów badań. Zarządzanie koszykiem obiektów badań w ramach systemu powinno się odbywać poprzez przyciski: - Dodaj obiekt badań - używany w celu dodania nowego obiektu badań do koszyka; - Edytuj- przycisk staje się aktywny po dodaniu pierwszego obiektu; - Usuń- usuwa zaznaczony obiekt. 24
Po kliknięciu przycisku Dodaj obiekt badań zostanie wyświetlony kolejny elektroniczny formularz, w którym użytkownik zostanie poproszony o określenie: 1) Charakterystyki usługi, w tym: - rodzaju usługi tj. wzorcowanie, wytworzenie materiału odniesienia, ekspertyza (wybierana z listy); - dziedziny pomiarowej (wybierana z listy); - poddziedziny pomiarowej (wybierana z listy); - nazwy obiektu badań (wybierana z listy); - zakresu usługi; - liczby obiektów (domyślnie 1); - (opcjonalnie) numeru fabrycznego obiektu i nazwy wytwórcy/producenta (liczba pól zgodna z zadeklarowana liczbą obiektów dla danej usługi); 2) Danych opcjonalnych, w tym: - uwag (pole tekstowe, w którym użytkownik może podać np. dodatkowe informacje dotyczące usługi lub specjalne oczekiwania związane z jej realizacją, model/typ, zakres pomiarowy obiektu badań, klasa dokładności, numer poprzedniego dokumentu usługi, proponowanego terminu dostarczenia lub udostępnienia obiektu, liczba punktów pomiarowych, czy dostarczenie obiektu badań jest możliwe); - dołączenie pliku (np. z ilustracją obiektu badań). Listy rozwijane będą zasilane danymi z cennika. Dodatkowo lista rozwijana nazwa obiektu powinna umożliwić wybór pozycji inny obiekt dla wszystkich z rodzajów usług. Wybranie pozycji inny obiekt powoduje wymuszenie użycia trybu manualnego do opisania zakresu usługi. 25
Pola list powinny być dynamicznie filtrowane (tzn. np. wybór poddziedziny pomiarowej powinien automatycznie uzupełnić pole zakład metrologiczny i laboratorium metrologiczne). Klient powinien mieć możliwość edytowania wprowadzonego zamówienia do momentu wygenerowania oferty przez GUM. Zmiany te będą widoczne w koncie właściwego pracownika GUM oraz zostanie on poinformowany wiadomością e-mail, wygenerowaną przez system. Przykładową organizację ww. elektronicznego formularza przedstawia rysunek 4. 26
Rysunek 4. Przykładowy elektroniczny formularz pozwalający na dodanie obiektu do Koszyka obiektów badań. 27