Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 10.09.2014 r. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) Nazwa zamówienia: Usługa produkcji i koordynacji trasy koncertowej festiwalu Punkt Eklektik Session Przedmiotem zamówienia jest organizacja, produkcja wykonawcza i koordynacja trasy koncertowej - 5 koncertów, obejmująca kompleksową organizację koncertów w miejscu ich realizacji, zapewnienie transportu pomiędzy miejscami poszczególnych występów, zakwaterowania i wyżywienia dla uczestników projektu wskazanych przez Zamawiającego (usługa transportowa, hotelowa i gastronomiczna) w ramach projektu PUNKT EKLEKTIK SESSION finansowanego z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,. Określenie przedmiotu zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zorganizuje i opłaci sale koncertowe zlokalizowane w: 1.1. Krakowie, realizacja koncertu w dniu 9 listopada 2014 r., 1.2. Rzeszowie, realizacja koncertu w dniu 10 listopada 2014 r., 1.3. Łodzi, realizacja koncertu w dniu 11 listopada 2014 r., 1.4. Gdańsku, realizacja koncertu w dniu 12 listopada 2014 r., 1.5. Warszawie, realizacja koncertu w dniu 13 listopada 2014 r; które będą spełniały poniższe wymagania: 1.1. ilość miejsc siedzących minimum 300, 1.2. rozmiar sceny: minimum 60 metrów kwadratowych, 1.3. sala koncertowa zostanie udostępniona od godziny 10 do godziny 24 według harmonogramu wskazanego powyżej. W przypadku trudności organizacyjno technicznych, związanych z brakiem możliwości technicznych zapewnienia w danym mieście Sali koncertowej spełniającej wymogi określone w niniejszym OPZ, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany miast wyznaczonych na trasę koncertową po uprzednim zgłoszeniu przez Wykonawcę propozycji zmiany, jednocześnie może to nastąpić najpóźniej do 30 września 2014 r.
Do dnia 30 września 2014 r. Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji propozycję sal koncertowych w poszczególnych miastach. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia propozycji Wykonawcy w sytuacji, w której proponowana sala koncertowa nie będzie zgodna co do standardu z poziomem wydarzeń artystycznych realizowanych w ramach projektu. Informacje o wydarzeniach projektowych dostępne są www.eklektiksession.com. na stronie internetowej 2. Wykonawca w ramach wynagrodzenia i własnym staraniem zorganizuje w dniu koncertu, w tym samym budynku, w którym znajduje się sala koncertowa: 2.1. pomieszczenie magazynowe o powierzchni minimum 4 metrów kwadratowych, 2.2. garderobę dla 17 artystów/specjalistów; 3. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem podczas wszystkich 5 koncertów zorganizuje i zrealizuje oświetlenie, nagłośnienie i pozostałą obsługę techniczną według załącznika nr 1 i 2 do OPZ rider techniczny, jednocześnie Zamawiających zastrzega sobie możliwość zmiany ridera technicznego, przy zachowaniu zaproponowanej przez Wykonawcę ceny oferty, 4. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem podczas wszystkich 5 koncertów zapewni: 4.1. ochronę i zabezpieczanie p.poż budynku, w którym znajduje się sala kinowa, 4.2. obsługę widowni; 5. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zorganizuje sprzedaż biletów na koncerty w ramach trasy koncertowej, w cenach podanych przez Zamawiającego za pośrednictwem kas położonych w miejscach odbywania się koncertów i/lub poza nimi oraz serwisów internetowych. O terminie rozpoczęcia sprzedaży biletów oraz ich cenie Wykonawca zostanie poinformowany do 30 września 2014 r.; Sprzedaż biletów będzie dokonywana w imieniu i na rzecz Zamawiającego. Wykonawca do dnia 22 listopada 2014 r. przedstawi Zamawiającemu oświadczenie informujące o wysokości przychodu ze sprzedaży biletów. Przychód ze sprzedaży biletów zostanie przekazany Zamawiającemu do dnia 29 listopada 2014 r., o sposobie rozliczenia przychodu Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej do 30 września 2014 r. 6. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zorganizuje i zrealizuje usługę transportu osobowego dla 17 osób według poniższej specyfikacji: 6.1. transport wykonywany będzie według poniższego harmonogramu: Data i miejsce wyjazdu 09.11.2014 r. Wrocław 10.11.2014 r. Kraków Data, godzina i miejsce przyjazdu 09.11.2014 r. Kraków 10.11.2014 r. godz.10 Rzeszów
11.11.2014 r. Rzeszów 12.11.2014 r. Łódź 13.11.2014 r. Gdańsk 14.11.2014 r. Warszawa 11.11.2014 r. Łódź 12.11.2014 r. Gdańsk 13.11.2014 r. Warszawa 14.11.2014 r. godz. 15 Wrocław 6.2. Wykonawca pozostawi w dyspozycji Zamawiającego środki transportu wraz z kierowcami spełniające następujące minimalne wymagania: 6.2.1. trzy busy osobowe z minimum 8 miejscami siedzącymi w każdym z nich z wyłączeniem miejsca kierowcy, 6.2.2. przestrzeń bagażowa każdego z busów wystarczająca dla transportu instrumentów muzycznych, w tym instrumentów wielkogabarytowych dla minimum 8 przewożonych pasażerów, o minimalnych wymiarach przestrzeni bagażowej wskazanych poniżej w punkcie 6.2.3.; przewóz osób musi się odbywać zawsze łącznie z instrumentami, Zamawiający nie dopuszcza możliwości przewozu osób i instrumentów w odrębnych środkach transportu, 6.2.3. przestrzeń bagażowa każdego z busów wymagana jest w twardej zabudowie, oddzielona od przestrzeni osobowej stałą ścianą grodziową, minimalne wymiary przestrzeni bagażowej: długość 1,5 mb, szerokość 1,4 mb, wysokość 1,8 mb, 6.2.4. pojazdy sprawne technicznie, posiadające: 6.2.4.1. aktualne badania techniczne, 6.2.4.2. aktualnie zarejestrowane na terenie Polski lub posiadające wszystkie niezbędne dokumenty obowiązujące polskim prawem do rejestracji pojazdu na terenie kraju, 6.2.4.3. pasy bezpieczeństwa dla każdego pasażera, oraz pasy zabezpieczające przewożone instrumenty muzyczne w ilości, co najmniej 6 sztuk, 6.2.4.4. aktualne ubezpieczenia, w tym w szczególności ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, obejmujące wszystkich pasażerów; 6.2.5. kierowcy zapewnieni przez Wykonawcę będą posiadać odpowiednie wymagane przepisami prawa uprawnienia, doświadczenie oraz wiedzę i orientację w terenie, w ramach którego będzie wykonywana usługa. 6.3. Wykonawca w ofercie poda koszty realizacji usługi transportowej z uwzględnieniem kosztów paliwa, opłat parkingowych oraz wszelkich innych opłat, w tym za przejazd drogami szybkiego ruchu, niezbędnych do realizacji usługi. 7. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem udostępni lub zakupi miejsca hotelowe w pokojach z łazienkami dla 17 osób wskazanych przez Zamawiającego, według poniższego harmonogramu:
Rozpoczęcie hotelowej w dniu: doby Zakończenie hotelowej w dniu: doby Miasto Specyfikacja pokoi 09.11.2014 r. 10.11.2014 r. Kraków 11 pokoi jednoosobowych 10.11.2014 r. 11.11.2014 r. Rzeszów 11 pokoi jednoosobowych 11.11.2014 r. 12.11.2014 r. Łódź 11 pokoi jednoosobowych 12.11.2014 r. 13.11.2014 r. Gdańsk 11 pokoi jednoosobowych 13.11.2014 r. 14.11.2014 r. Warszawa 11 pokoi jednoosobowych 7.1. pokoje hotelowe powinny odpowiadać standardowi pokoi obiektu (***) trzy gwiazdkowego, 7.2. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez gości hotelowych w trakcie całego pobytu (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku, itp.), Wykonawca zobowiązuje się poinformować o tym fakcie gości hotelowych w momencie zameldowania w hotelu/wydania kluczy do pokoju. 8. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem udostępni lub zakupi usługi restauracyjne dla 17 osób wskazanych przez Zamawiającego według poniższego harmonogramu: Data Ilość i rodzaj posiłków dla 1 osoby 09.11.2014 r. obiadokolacja 10.11.2014 r. śniadanie i obiadokolacja 11.11.2014 r. śniadanie i obiadokolacja 12.11.2014 r. śniadanie i obiadokolacja 13.11.2014 r. śniadanie i obiadokolacja 14.11.2014 r. śniadanie 8.1. usługa restauracyjna będzie obejmować posiłki wraz z napojami zimnymi i gorącymi, 8.2. usługa restauracyjna będzie realizowana w miejscu realizacji usługi hotelarskiej opisanej w pkt. 7 powyżej lub w odległości do 5 km od niej, przy czym Wykonawca zapewni i opłaci transport z miejsca świadczenia usługi hotelarskiej do miejsca świadczenia usługi restauracyjnej. 9. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem podczas wszystkich 5 koncertów zorganizuje usługę cateringową, która będzie polegała na przygotowaniu i dostarczeniu do miejsca odbywania się koncertu, poczęstunku dla artystów oraz pozostałych wskazanych uczestników projektu, łącznie 17 osób. Dzienny zestaw cateringowy, będzie się składał z minimum: 9.1. ciepłej kawy, herbaty bez ograniczeń dostępnych przez cały czas trwania prób i koncertów, czyli przez: minimum 10 godzin - maksimum 12 godzin,
9.2. niegazowanej wody mineralnej bez ograniczeń w plastikowych butelkach o pojemności 0,5 l dostępnej przez cały czas trwania prób i koncertów, czyli przez minimum 10 godzin - maksimum 12 godzin 9.3. przekąsek w postaci kanapek podawanych na zimno lub ciepło i sałatek w ilości 1 porcja na osobę. 10. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem będzie promował trasę koncertową Punkt Eklektik Session przy wykorzystaniu nośników, mediów, kanałów informacyjnych należących do instytucji (dysponujących salami koncertowymi wskazanymi w pkt 1 OPZ), w których będą organizowane koncerty, w szczególności: 10.1. poprzez umieszczenie dostarczonego przez Zamawiającego winylowego banera przed salą koncertową, w której będzie odbywać się koncert, 10.2. poprzez umieszczenie dostarczonych przez Zamawiającego winylowych banerów na wejściem głównym do instytucji, 10.3. poprzez umieszczenie informacji o festiwalu w drukowanym i elektronicznym programie instytucji począwszy od dnia podpisania umowy z instytucją, 10.4. poprzez ekspozycję w budynku instytucji ulotek i plakatów promujących trasę koncertową dostarczonych przez Zamawiającego, 10.5. poprzez dystrybucję materiałów promujących trasę koncertową dostarczonych przez Zamawiającego, w łącznej ilości: 10.5.1. plakat B2 2 500 szt., 10.5.2. plakat B3 500 szt., 10.5.3. książka programowa 1 000 szt. Wykonawca zobowiąże się do współpracy w zakresie opisanym powyżej ze wskazaną przez Zmawiającego agencją PR. 11. Umowy z artystami wykonawcami i twórcami biorącymi udział w realizacji koncertów zawiera Zamawiający we własnym zakresie. 12. Zamawiający we własnym zakresie zawiera umowy z następującymi osobami biorącymi udział w realizacji koncertów jako obsługa realizacyjno techniczna, w tym obsługa sprzętu wskazanego w załączniku nr 2 do OPZ: obsługa realizacyjno-techniczna wizualizacji. 13. Umowy z pozostałymi osobami niezbędnymi do realizacji koncertów i trasy koncertowej zawiera w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem Wykonawca we własnym imieniu i na własną rzecz.