ZARZĄDZENIE NR 48/15 BURMISTZRA ŁASKU z dnia 23 lutego 2015 r. w sprawie wprowadzenia i stosowania procedur dotyczących realizacji projektu pn. Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RML Na podstawie art. 26 ust. 1 i art.31 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013r., poz. 594 z późn. zm.) w związku z zawartą w dniu 23 września 2014 r. umową o dofinansowanie Nr POIS.01.01.00-00-110/13w ramach działania 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś RLM priorytetu I - Gospodarka wodno-ściekowa Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 pomiędzy Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, a Gminą Łask zarządza się co następuje: 1.Wprowadza się do stosowania procedury dotyczące realizacji projektu pn. Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1 Gospodarka wodnościekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś. RML w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1, 2, 3 do zarządzenia. 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Łasku w szczególności Jednostkę Realizującą Projekt, do przestrzegania i stosowania procedur zawartych w niniejszym zarządzeniu. 3. Kontrole nad wykonywaniem zarządzenia powierza się MAO. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 48/15 Burmistrza Łasku z dnia 23 lutego 2015 r. PROCEDURY WERYFIKACJI, CZY ROBOTY /USŁUGI/DOSTAWY, ZA KTÓRE JEST DOKONYWANA PŁATNOŚĆ ZOSTAŁY RZECZYWIŚCIE WYKONANE ZGODNIE Z ZAWARTĄ UMOWĄ związane z realizacją Projektu pn.: Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1. Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM 1. Cel i zakres Celem procedury jest określenie szczegółowych zasad weryfikacji czy roboty, usługi lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową. 2. Odpowiedzialność i przestrzeganie Procedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Łasku w szczególności Jednostki Realizującej Projekt. Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi MAO. 3. Kontrola wykonania robót, usług, dostaw wynikający z umowy Kontrola wykonania robót/usług, dostaw wynikających z zawartej umowy z wykonawcą związana jednocześnie z Projektem polega na sprawdzeniu: 1) przez inspektora nadzoru inwestorskiego czy umowa jest realizowana zgodnie z projektem budowlanym w powiązaniu z warunkami wynikającymi z umowy co znajduje swoje odzwierciedlenie w dzienniku budowy, 2) inspektor nadzoru sprawdza czy wykonawca wykonał roboty ujęte w protokołach odbioru, 3) inspektor nadzoru sprawdza czy wykonawca w sposób prawidłowy i zgodny z oferowanymi w umowie stawkami jednostkowymi wycenił zakres robót, 4) podstawą do wystawienia faktury przez wykonawcę jest podpisany przez inspektora nadzoru protokół odbioru robót częściowy/końcowy, 5) wystawiona przez wykonawcę faktura za roboty wraz z protokołem odbioru podlega również kontroli merytorycznej, celowości, gospodarności i legalności prowadzonej przez JRP - pracownicy sprawdzają czy zgłoszone do zapłaty roboty wynikają z zawartej umowy i są zgodne ze złożoną ofertą czyli badają: a) czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym, b) czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i zgodna z obowiązującymi przepisami,
c) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, d) czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego, e) czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem, f) czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonawstwo, usługi, umowa o dostawę, względnie czy złożono zamówienie, zlecenie, g) czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, h) czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień czy nastąpiło naliczenie kary umownej, 6) wystawiona przez wykonawcę faktura za roboty wraz z protokołem odbioru podlega również kontroli formalno- rachunkowej polegającej na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co najmniej dane wskazane poniżej: a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, b) wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej (określenie stron- nazwa adres), c) datę wystawienia dokumentów oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczych, których dowód dotyczy, d) określenie przedmiotu operacji oraz wartości i ilości, e) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie. 7) Kontrola realizacji umowy obejmuje również, w przypadku zakończenia Projektu, sprawdzenie poprzez inwentaryzację geodezyjną czy wykonano przedmiot umowy. W zakresie kontroli prawidłowego wykonawstwa umowy Główny Specjalista ds. technicznych, na bazie oferty wykonawcy, kosztorysów oraz inwentaryzacji geodezyjnej, ustala zakres wbudowanej infrastruktury z uwzględnieniem kosztów wytworzenia środka trwałego co finalnie znajduje swoje odzwierciedlenie w dokumencie OT przyjęcie środka trwałego. 4. Przechowywanie zawartych umów i dokumentów z nimi związanych Oryginały dokumentacji przetargowych i dokumentów z nimi związanych oraz korespondencji są gromadzone w siedzibie JRP. Gromadzenie dokumentów odbywa się w sposób zapewniający zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem oraz w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Okres przechowywania ww. dokumentów oraz wszelkich danych związanych z realizacja Projektu, wynosi co najmniej 3 lata od daty zamknięcia POIiŚ zgodnie z 14 ust. 2 umowy o dofinansowanie. Oryginały podpisanych kontraktów gromadzone są i przechowywane: 1) w trakcie realizacji Projektu w JRP, 2) po zakończeniu Projektu uwzględniając okres archiwizacji wynikający z umowy o dofinansowanie dokumenty przekazywane są do archiwum Urzędu Miejskiego w Łasku. Każda zawarta umowa w ramach Programu operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś. RLM. jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.
Załącznik Nr 2 do zarządzenia nr 48/15 Burmistrza Łasku Z dnia 23 lutego 2015 r. PROCEDURY PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ związane z realizacją Projektu pn.: Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1. Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM 1. Cel procedury Celem procedury jest zapewnienie zgodności realizacji Projektu z wnioskiem o płatność oraz warunkami Umowy o dofinansowanie realizacji Projektu, w szczególności zgodności z harmonogramem i charakterem finansowania oraz osiągnięcia założonych celów. 2. Przedmiot procedury Przedmiotem procedury jest określenie: a) zasad prowadzenia systemu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Projektu, w celu dostarczenia standardowych i regularnych danych umożliwiających monitorowanie i ocenę postępu w realizacji Projektu przez Beneficjenta i Instytucję Wdrażającą; b) sposobu opracowania wniosku o płatność. 3. Zakres procedury Niniejsza procedura obowiązuje i jest stosowana w Jednostce Realizującej Projekt (JRP) w Urzędzie Miejskim w Łasku. 4. Odpowiedzialność Za wywiązywanie się Beneficjenta z wymogów i procedur wdrażania Projektów w zakresie sprawozdawczości finansowej i wniosku o płatność odpowiedzialny jest MAO. Za prawidłowe i terminowe przygotowanie dokumentów w zakresie sprawozdawczości finansowej i wniosków o płatność odpowiedzialny jest MAO.
5. Zasady sprawozdawczości i wniosek o płatność Standardy w zakresie sprawozdawczości, zgodne z wymaganiami Komisji europejskiej, określają stosowne wytyczne Instytucji Zarządzającej (IZ) oraz Instytucji Wdrażającej (IW). Obowiązki Beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa 9 umowy o dofinansowanie. System sprawozdawczy: a) Funkcje sprawozdania na poziomie Beneficjenta spełnia wniosek o płatność. Dokument ten łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach Projektu z opisem rodzaju działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Połączenie tych dwóch informacji pozwala na sprawne monitorowanie postępów w realizacji Projektu, z potwierdzeniem zasadności poniesionych wydatków, pokazuje przełożenie dokonywanych rozliczeń finansowych na uzyskanie rezultatu Projektu. Wzór wniosku Beneficjenta o płatność stanowi załącznik do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości. b) Beneficjent co najmniej raz na trzy miesiące sporządza i przekazuje do Instytucji Wdrażającej wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym dołączonym do zatwierdzonej umowy o dofinansowanie, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy. c) Brak wydatków nie zwalnia z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą postępu rzeczowo- finansowego Projektu i w całości zweryfikowaną częścią dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego Projektu wniosku o płatność Beneficjenta, wskazującą na właściwą realizację projektu. Jest to koniecznym warunkiem zrefundowania wydatków oraz zrealizowania płatności na rzecz Beneficjenta lub rozliczenia wydatków poniesionych przez Beneficjentów. d) Zgodnie z zapisami 9 ust 1 pkt 2 umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do przekazywania raportów z osiągniętych efektów, w tym efektów finansowych generowanych przez Projekt, w okresie 5 lat po zakończeniu realizacji Projektu. Wniosek o płatność: 1. Za terminowe i właściwe przygotowanie wniosku o płatność, w tym wskazanie podziału prac, monitorowanie ich realizacji oraz kontrolę jakości wniosku o płatność odpowiedzialny jest MAO. 2. Faktury dotyczące Projektu przekazywane są przez wykonawców w pierwszej kolejności do Biura Obsługi Interesanta w Urzędzie Miejskim w Łasku, a następnie do Głównego Księgowego Projektu celem rozpoczęcia i zapewnienia poprawnego obiegu dokumentów do właściwego pracownika JRP. 3. Następnie Główny Specjalista ds. technicznych sprawdza poprawność opisu na fakturze oraz dokonuje sprawdzenia pod kątem zgodności z harmonogramem robót, jak i protokołem odbioru częściowego bądź końcowego czyli następuje weryfikacja czy zafakturowane elementy robót lub dostaw/usług, są zgodne pod względem merytorycznym, celowości, gospodarności i legalności z zwartymi umowami, kosztorysami, harmonogramami rzeczowofinansowymi i wynikają z obowiązujących przepisów oraz procedurami zamówień publicznych. 4. Następnie wszystkie faktury wraz z dokumentami towarzyszącymi przekazywane są do Specjalisty ds. obsługi finansowo-księgowej celem kontroli formalnej, rachunkowej, dekretacji ze wskazaniem na ujęcie w księgach rachunkowych. 5. Po dokonaniu kontroli przez ww. specjalistów akceptacji dokumentów dokonuje Główny Księgowy Projektu i MAO zatwierdzając koszty w Projekcie.
6. Faktury zapłacone są podstawą do przygotowania wniosku o płatność. 7. Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji weryfikuje poprawność i kompletność przedłożonych dokumentów czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ i dotyczą przedmiotowego Projektu, a także czy są zgodne z zaleceniami do sporządzenia dokumentacji rozliczeniowej w kontraktach na roboty budowlane/dostawy w projektach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 8. Ostatecznej weryfikacji dokumentacji oraz certyfikację jej poprawności dokonuje Główny Księgowy Projektu. W szczególności sprawdzana jest poprawność opisu dowodu księgowego, potwierdzenie zapłaty oraz dokonywana jest weryfikacja i poświadczenie, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ i dotyczą przedmiotowego Projektu. 9. Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji, Główny Specjalista ds. technicznych i Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej współpracują przy wypełnianiu wniosku o płatność w generatorze wniosków płatniczych POIIŚ czyli przez aplikację Generator wniosków o płatność zgodnie z nadanymi uprawnieniami przez MAO poszczególnym pracownikom JRP. 10. Wniosek w wersji on-line sprawdzany jest przez Głównego Księgowego Projektu i MAO, a następnie zatwierdzany przez pracowników zgodnie z nadanymi uprawnieniami i przekazywany do Instytucji Wdrażającej. 11. W ślad za wersją on-line wniosku o płatność wysyłana jest wersja papierowa z załącznikami tj. kopiami faktur, wyciągów bankowych, protokołów odbioru, umów z wykonawcami, która sprawdzana jest przez Głównego Księgowego Projektu i zatwierdzana przez MAO.
Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 48/15 Burmistrza Łasku z dnia 23 lutego 2015 r. PROCEDURY ARCHIWIZACJI WSZELKICH DOKUMENTÓW związane z realizacją Projektu pn.: Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Priorytet I Gospodarka wodno-ściekowa Działanie 1.1. Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM 1. Cel i zakres Celem procedury jest uregulowanie zasad i trybu przechowywania wszelkiej dokumentacji dotyczącej realizacji Projektu i bieżącego funkcjonowania JRP. Zasady i tryb, o których mowa dotyczą wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych. 2. Odpowiedzialność i przestrzeganie Procedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Łasku w szczególności Jednostki Realizującej Projekt. Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi MAO. 3. Podstawa prawna archiwizacji dokumentów Szczegółowe zasady archiwizacji dokumentów związanych z Projektem pn. Uporządkowanie gospodarki wodno- ściekowej w gminie Łask wynikają z: 1) Umowy o dofinansowanie nr POIS.01.01.00-00-110/13-00 Projektu Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask nr POIS.01.01.00-00-110/13 w ramach działania 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś RLM priorytetu I - Gospodarka wodno-ściekowa Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 zawartej w dniu 23 września 2014r., 2) Przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r., w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U z 2011r. Nr 14, poz. 67 ze zm.).
4. Procedura przechowywania dokumentacji 1) Za archiwizację dokumentów finansowych odpowiedzialny jest Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej. 2) Za archiwizację dokumentacji technicznej, dokumentów korespondencji, notatek i zapisów dotyczących Projektu odpowiedzialny jest Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji. 3) Okres archiwizacji w zakresie realizacji Projektu określony jest według zasad wynikających z 14 pkt 2 umowy o dofinansowanie nr POIS.01.01.00.-00-110/13-00 Projektu Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask nr POIS.01.01.00-00-110/13 w ramach działania 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tyś. RLM priorytetu I Gospodarka wodno-ściekowa Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 stanowiący, że Beneficjent zobowiązany jest do archiwizowania w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzeniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów w wykonawcami, przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia POIiŚ. 4) Zasady archiwizacji dokumentów w trakcie realizacji Projektu. Dokumenty posiadające oznaczenia dla Programu POIiŚ oraz Unii Europejskiej (na pismach w sprawach jak i na teczkach akt, wszelkich innych dokumentach wytworzonych na potrzeby realizacji Projektu) w trakcie trwania Projektu przechowywane są w oznaczonych i zamkniętych szafach w JRP, u pracowników merytorycznie obsługujących zadania, czyli: a) u Specjalisty ds. obsługi finansowo-księgowej - dokumenty finansowe, b) u Specjalisty ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji - dokumentacja techniczna, korespondencja dotycząca Projektu, umowy na roboty, usługi, dostawy, itp. 5) Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej i Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji upoważnieni są do udostępnienia i wypożyczania posiadanych zasobów archiwalnych dokumentów związanych z Projektem tylko do celów służbowych i za zgodą MAO. Wydanie dokumentów na zewnątrz (dla organów ścigania, sadów, itp.), może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody MAO, za pokwitowaniem. 6) Dokumenty związane z Projektem, dla których minął okres przechowywania wynikający z 14 pkt 2 umowy o dofinansowanie nr POIS.01.01.00.-00-110/13-00 Projektu Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Łask nr POIS.01.01.00-00-110/13 ale które muszą podlegać dalszej archiwizacji na podstawie odrębnych przepisów, zostaną przekazane do archiwum Urzędu Miejskiego w Łasku. Przekazanie dokumentów następuje na podstawie protokołu przekazania przejęcia ze spisem akt, datą sporządzenia, podpisami osób przygotowujących protokół, osoby przejmującej akta z podpisem kierownika komórki organizacyjnej zatwierdzającej przekazanie. 7) Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej i Specjalista ds. administracyjnych, promocji i archiwizacji odpowiadają za niszczenie dokumentów, którym minął okres przechowywania i nie podlegają dalszej archiwizacji. Potwierdzeniem zniszczenia jest formularz zniszczenia dokumentacji, zawierający informację typu: spis niszczonych dokumentów, datę zniszczenia, sposób zniszczenia, nazwisko i podpis osoby dokonującej zniszczenia, podpis kierownika komórki organizacyjnej zatwierdzający zniszczenie. 8) W zakresie dokumentów finansowych, obok zasad opisanych powyżej, obowiązuje:
a) oryginały dokumentów finansowych faktury są przechowywane przez Specjalistę ds. obsługi finansowo-księgowej w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące w sposób zapewniający zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem i pozwalający na ich odszukanie. Dokumentacja przechowywana jest w specjalnie oznaczonych segregatorach. b) gromadzenie oryginałów faktur odbywa się w sposób zapewniający zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem oraz w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. 5. Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych 1. Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez: - system identyfikatorów, odrębny dla każdego pracownika, - hasła dostępu. 2. Pracownicy, posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, winni posiadać stosowne przeszkolenia zgodnie z wymogami prawa o ochronie danych. 3. Szczegółowe zasady postępowania z danymi osobowymi zawarto w szczegółowych instrukcjach i przepisach nadrzędnych. 4. Wydanie dokumentów na zewnątrz (dla organów ścigania, sądów itp.) może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody MAO, za pokwitowaniem. 5. Wszelkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach należy przechowywać w segregatorach ułożone w porządku chronologicznym, wg poszczególnych rodzajów działalności (dochody i wydatki). 6. Sprawozdania należy przechowywać w teczkach do tego celu przeznaczonych, dostosowanych do ustalonego czasu przechowywania.