ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę szkoleniową. Zamówienie obejmuje przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa cyklu szkoleń zamkniętych. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8 ustawy. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia. Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa sesji szkoleń zamkniętych w następujących obszarach: 1) Zawieranie umów międzynarodowych, 2) Implementacja prawa unijnego, 3) Zasady techniki prawodawczej, 4) Pomoc publiczna i pomoc de minimis, dla pracowników Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 2. Termin i miejsce szkoleń. Termin realizacji sesji szkoleniowych planowany jest w II-III kwartale 2015 r., a szczegółowo zostanie uzgodniony z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty. Miejsce szkoleń: sala szkoleniowa w Warszawie, zagwarantowana przez Wykonawcę. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: - dotarcie do miejsca szkolenia środkami komunikacji publicznej nie może trwać dłużej niż 20 min (zgodnie z rozkładem www.ztm.waw.pl w godz. 7:00-9:00 oraz 16:00-18:00), biorąc pod uwagę fakt, iż punktem odniesienia jest Dworzec Centralny w Warszawie lub przystanek/stacja Centrum, - odpowiedni standard sali tzn. przestronne, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, - spełnia warunki bhp i ppoż, - sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego), - zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu. 3. Zakres, uczestnicy i metoda szkolenia. W ramach cyklu szkoleń z poszczególnych obszarów zorganizowane zostaną następujące sesje: Obszar szkolenia Liczba sesji szkoleniowych Czas trwania 1 sesji szkoleniowej Zawieranie umów międzynarodowych Implementacja prawa unijnego 2 sesje szkoleniowe (maksymalnie 2 grupy liczące każda ok. 15-20 osób) 1 sesja szkoleniowa (maksymalnie 1 grupa licząca każda ok. 15-20 osób) Łączna liczba uczestników 1 dzień Maksymalnie 40 osób 1 dzień Maksymalnie 20 osób Strona 1 z 7
Zasady techniki prawodawczej Pomoc publiczna i pomoc de minimis 3 sesje szkoleniowe (maksymalnie 3 grupy liczące każda ok. 20-25 osób) 2 sesje szkoleniowe (maksymalnie 2 grupy liczące każda ok. 15-20 osób) 2 dni Maksymalnie 75 osób 2 dni Maksymalnie 40 osób Liczba sesji szkoleniowych zostanie ostatecznie ustalona po wyborze najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że liczba uczestników może ulec zmniejszeniu (zmniejszeniu może ulec liczebność osób w grupie lub liczba sesji szkoleniowych). Każdy dzień sesji szkoleniowej będzie trwał 1 dzień po 6 godzin szkoleniowych dziennie nie wliczając przerw (godz. szkoleniowa = 60 min.). Szkolenia nie mogą odbywać się w tym samym dniu jednocześnie. Szkolenia będą odbywać się wyłącznie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach nie wcześniej niż 8:15 i nie później niż 16:30, w tym co najmniej dwie przerwy kawowe po 15-minut oraz przerwa obiadowa trwająca 45 minut. 4. Programy sesji szkoleniowych. Programy sesji szkoleniowych powinny zawierać następujące elementy: Zawieranie umów międzynarodowych Źródła prawa traktatowego Wytyczne w sprawie formy umów międzynarodowych Organy odpowiedzialne za politykę traktatową Definicja pojęcia umowa międzynarodowa (także w odniesieniu do porozumień zawartych przed wejściem w życie ustawy z dnia 14 kwietnia 2000 r. o umowach międzynarodowych) Zawieranie umów międzynarodowych przez Unię Europejską oraz państwa członkowskie UE Przygotowanie, negocjowanie i zawieranie umowy międzynarodowej Rodzaje umów międzynarodowych Formy zawierania umów międzynarodowych Reprezentacja stron umów międzynarodowych Negocjacje, podpisanie Rozstrzyganie sporów w zakresie umowy (pomiędzy stronami) Wniosek o udzielenie zgody na podpisanie umowy międzynarodowej Pełnomocnictwo do podpisania umowy międzynarodowej Wyrażenie zgody na związanie umową Wejście umowy międzynarodowej w życie Depozytariusz umowy międzynarodowej Publikacja, Uroczystość podpisania, Alternaty Kwestie techniczne związane z uroczystością podpisania Porozumienia o charakterze międzynarodowym, nie będące umowami międzynarodowymi w rozumieniu przepisów ustawy o umowach międzynarodowych Implementacja prawa unijnego System źródeł prawa UE (prawo pierwotne, prawo pochodne) Prawo UE a prawo krajowe państw członkowskich Praktyczne problemy w zakresie transpozycji aktów prawa UE (szczególnie dyrektyw) do polskiego porządku prawnego Orzecznictwo TS UE (szkolnictwo wyższe, uznawanie kwalifikacji zawodowych) Wykonywanie zobowiązań legislacyjnych wynikających z orzeczeń TS UE i postępowań Komisji Europejskiej prowadzonych na podstawie art. 258 i 260 TFUE Odpowiedzialność państwa członkowskiego za szkody powstałe wskutek naruszenia prawa unijnego. Strona 2 z 7
Zasady techniki prawodawczej Zasady techniki prawodawczej Budowa aktu prawnego, Redakcja aktu prawnego Język prawny - analiza Powoływanie się na przepisy ustawy, posługiwanie się przepisami ustawy Proces prawotwórczy Elementy składowe projektu ustaw Proces legislacyjny, charakterystyka etapów Obsługa szablonu aktu prawnego (obecnie 4.0) wymaganego przez RCL Techniki konsultacji społecznych i publicznych Pomoc publiczna i pomoc de minimis Zasady proceduralne dotyczące udzielania pomocy publicznej Warunki udzielania pomocy de minimis Realizacja projektu zgodnie z zasadami pomocy publicznej Poziomy występowania pomocy publicznej Programowanie wsparcia w programach operacyjnych finansowanych ze źródeł UE a kwestie pomocy publicznej Pomoc publiczna na infrastrukturę badawczą Pomoc publiczna dla klastrów innowacyjnych Specjalne strefy ekonomiczne, a pomoc regionalna Omówienie i analiza zaleceń/wytycznych/interpretacji jednostek zajmujących się tematyką udzielania pomocy publicznej Ramowy program szkoleń może zostać rozszerzony o elementy zaproponowane przez Wykonawcę, a także zmodyfikowany po konsultacjach z Zamawiającym, jeżeli wprowadzone modyfikacje zwiększą wartość praktyczną szkolenia. 5. Zobowiązania Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia. W ramach wynagrodzenia za świadczenie usług szkoleniowych Wykonawca zobowiązany jest do: 1) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, w tym w szczególności: - opracowania i realizacji programu poszczególnych sesji szkoleniowych (z ww. obszarów) dostosowanych do potrzeb szkoleniowych uczestników, - przeprowadzenia sesji szkoleniowych (z ww. obszarów) w określonej formie przez trenerów spełniających wymagania Zamawiającego, - opracowania, powielenia i dostarczenia każdemu uczestnikowi sesji szkoleniowych materiałów szkoleniowych (z ww. obszarów) odzwierciedlających program sesji szkoleniowej (w tym notatnik + długopis), - wydania zaświadczenia każdemu uczestnikowi, który wziął udział w szkoleniu (z ww. obszarów), - przeprowadzenia pre-testów sprawdzających poziom wiedzy przed każdym szkoleniem i posttestów - sprawdzających poziom wiedzy po każdym szkoleniu (z ww. obszarów), - przeprowadzenia badania efektywności sesji szkoleniowej (z ww. obszarów) za pomocą ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia, - sporządzenia na podstawie wypełnionych ankiet raportu ewaluacyjnego podsumowującego postawione cele, wyniki testów, wykaz stosowanych narzędzi oraz metod pracy, liczbę zrealizowanych godzin oraz ewentualne określenie dalszych obszarów do rozwoju. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych dokumentów, tj.: programu szkolenia, materiałów szkoleniowych, ankiet, certyfikatów i raportu ewaluacyjnego. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania drogą elektroniczną uwag i propozycji dotyczących ww. dokumentów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia w miarę możliwości uwag Zamawiającego; 2) zapewnienia sali szkoleniowej w dniach szkolenia w terminach ustalonych z Zamawiającym, spełniającej wymagania określone w zapytaniu ofertowym; 3) zapewnienia wyżywienia dla uczestników szkolenia w tym: serwis kawowy ciągły w formie bufetu samoobsługowego tj. woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa czarna bez ograniczeń, herbata w saszetkach (czarna, zielona, owocowa) bez ograniczeń parzona wrzątkiem, świeże ciastka i owoce, cukier biały i brązowy, śmietanka lub mleko do kawy; lunch w formie bufetu samoobsługowego z dwóch dań w tym: zupa (2 rodzaje), drugie danie mięsne (2 rodzaje), surówki oraz napoje, Sposób podania: w formie bufetu samoobsługowego z zapewnieniem miejsca na posiłki w tym samym budynku oraz umożliwiające ich spożywanie na siedząco. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania (lub wydzielone w tym celu miejsce). 6. Warunki udziału w postępowaniu. Strona 3 z 7
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu (określone w 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274)) tj.: 1) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej, (tj. w ramach usługi odpowiadali za następujące elementy: organizacja szkolenia, zapewnienie sali, wyżywienia oraz obsługę logistyczną szkolenia i jego uczestników); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 2) posiadają odpowiadający potrzebom organizatora szkolenia program szkolenia lub zapewniają jego opracowanie i realizację, do oferty należy załączyć program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, case study,); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: załączonego programu i harmonogramu szkolenia oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 3) dysponują co najmniej 4 pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, tj. do realizacji zamówienia wyznaczą trenerów, spełniający łącznie następujące warunki: A. Dotyczy trenera, który przeprowadzi szkolenie z obszaru Zawieranie umów międzynarodowych, - posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w praktycznym stosowaniu prawa międzynarodowego w tym w szczególności w zawieraniu umów międzynarodowych, - przeprowadził co najmniej 3 szkolenia z obszaru prawa międzynarodowego, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert; B. Dotyczy trenera, który przeprowadzi szkolenie z obszaru Implementacja prawa unijnego, - posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w praktycznym stosowaniu przepisów UE, w tym w szczególności w implementacji prawa unijnego do prawa krajowego, - przeprowadził co najmniej 5 szkoleń z obszaru prawa unijnego, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert; C. Dotyczy trenera, który przeprowadzi szkolenie z obszaru Zasady techniki prawodawczej, - posiada co najmniej dwuletnie doświadczenie w praktycznym stosowaniu zasad techniki prawodawczej, - przeprowadził co najmniej 5 szkoleń z obszaru legislacji, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert; D. Dotyczy trenera, który przeprowadzi szkolenie z obszaru Pomoc publiczna i pomoc de minimis, - przeprowadził co najmniej 10 szkoleń z obszaru pomocy publicznej, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert. (Załącznik Nr 2). Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca dysponował mniejszą niż wymaganą liczbą pracowników lub współpracowników dających rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, jeśli spełniają wymagania łącznie dla danych obszarów szkolenia. Strona 4 z 7
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: CV zaproponowanych trenerów oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oraz informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę Wykazie osób (Załącznik Nr 2), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 4) zapewniają bazę materialną odpowiednią dla szkolenia, w szczególności warunki lokalowe oraz wyposażenie w pomoce dydaktyczne i sprzęt, niezbędne do realizacji programu szkolenia. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 7. Kalkulacja cenowa oferty W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę (netto i brutto) realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu dla poszczególnych elementów, na które składać się będą: - koszty przeprowadzenia każdego szkolenia, tj. koszt sesji szkoleniowej w tym: wynagrodzenie trenera, przekazania uczestnikom materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, jak również koszt przeprowadzenia pre i post testów oraz ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia oraz sporządzenia raportu ewaluacyjnego, - koszt jednostkowy wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę oraz koszt całkowity wyżywienia (razem koszty lunchu oraz przerw kawowych), - koszt wynajęcia sali szkoleniowej (w tym koszty wymaganego sprzętu). Cenę oferty należy przedstawić wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną określającą maksymalne wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia (winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia). Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej jest zobowiązany podać cenę brutto, na którą składa się: wynagrodzenie wykonawcy tzw. netto, zaliczka na podatek dochodowy, wysokość składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (Wykonawcę) i płatnika składki (Zamawiającego) (składka na ubezpieczenie wypadkowe: 0,93 %). Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe. Usługa szkoleniowa będzie miała charakter usługi kształcenia zawodowego i będzie finansowana w całości ze środków publicznych, a zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podlega zwolnieniu od podatku od towarów i usług. 8. Ocena ofert Oferty zostaną poddane wstępnej analizie pod kątem spełniania wymagań stawianych w ramach postępowania, zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274). Zamawiający dokona oceny ofert pod względem ceny, kwalifikacji i doświadczenia trenerów (w szczególności doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z przedmiotowego zakresu oraz doświadczenie Strona 5 z 7
praktyczne w przedmiotowym obszarze) oraz programu szkolenia, w tym atrakcyjność zaproponowanych zagadnień i metod prowadzenia zajęć, jak również pod względem zaproponowanego miejsca szkolenia. Ponadto Zamawiający w ocenie ofert będzie brał pod uwagę informację dotyczącą wyrażenia zgody na: - nieograniczone czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzanie przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet) lub - udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane. 9. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które należy złożyć w ramach oferty. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) skan podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wzór stanowi Załącznik nr 1; 2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wzór stanowi Załącznik nr 2 wraz z CV zaproponowanych trenerów; 3) program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, case study) oraz ich wymiar godzinowy; 4) informację o sali szkoleniowej, wyposażenie, dojazd do obiektu; 5) skan podpisanego oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego dot. wyłącznie Wykonawcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - wzór stanowi Załącznik nr 4; 6) informację TAK/NIE, czy Wykonawca dopuszcza możliwość wyrażenia zgody na: nieograniczone czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzanie przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet) lub udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane; 7) informację TAK/NIE czy Wykonawca zatrudnia odpowiednią liczbę niepełnosprawnych określoną w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 j.t.) celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON; 8) kalkulację cenową oferty wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. 10. Informacje dodatkowe. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę, tj. osobę/osoby reprezentującą/reprezentujące wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych (tj. realizacji wybranych obszarów szkoleniowych np. mniej niż 4 wskazane w przedmiocie zamówienia) i wariantowych (przewidujących odmienny niż określony przez Zamawiającego sposób wykonania zamówienia publicznego). Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. rozpoznanie rynku szkoleniowego i uzyskanie wiedzy nt. kosztów zorganizowania i przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia. Strona 6 z 7
W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. W takim przypadku zamówienie będzie udzielone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późń. zm.). Oferty należy przesyłać drogą mailową na adres: Agata.Labeda@nauka.gov.pl w terminie do dnia 4 maja 2015 r. do godz. 10.00. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. W ofercie należy podać nazwę Wykonawcy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne). W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Agatą Łabędą, tel. 22 50 17 855, e-mail: Agata.Labeda@nauka.gov.pl Załączniki: 1. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, 2. Wzór wykazu osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, 3. Kalkulacja cenowa oferty, 4. Wzór oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego. Strona 7 z 7