PRONET s.c. 35-310 Rzeszów, Al.T.Rejtana 10 A tel. 017 852 49 72, 017 862 28 58 www.pronet.rzeszow.pl, biuro@pronet.rzeszow.pl Kolejność wykonywania czynności przy przejściu z 2012 do 2013 roku w systemie PN-APTEKA Szanowni Państwo Po gruntownych zmianach, jakie przeprowadziliśmy w systemach informatycznych w ubiegłym roku, czynności wykonywane podczas zamknięcia 2012 roku ponownie są zbliżone do czynności wykonywanych w latach wcześniejszych. Potrzebne będzie zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu i wykonanie całej procedury w ściśle określonej kolejności: 1. Przeniesienie stanów magazynowych z zdublowanych kartotek użytkownika U 2. Czynności wstępne - magazyn, sprzedaż, protokoły 3. Kopia Zapasowa 4. Zamknięcie roku 2012 5. Otwarcie roku 2013 6. Doczytanie aktualnej bazy leków zmiany list, limitów, cen urzędowych od 1.01.2013r. 7. Ustawienie wysokości opłaty ryczałtowej dla leków robionych. 8. Ustawienie zakresu dat dla środków pomocniczych. Proszę przeczytać uważnie poniższe zalecenia. Przed przystąpieniem do przejścia na nowy rok serwis PRONET przyśle do apteki niezbędne oprogramowanie oraz bazy leków niezbędne do pracy w nowym roku. Bez tego wykonanie przejście nie jest możliwe. Apteki, które zamierzają pracować w dniach 1.01.2013r. prosimy o wcześniejszy kontakt. Apteki zainteresowane wykonaniem zdalnym zamknięcia i otwarcia roku prosimy o wcześniejszą rezerwację terminu (przewidywany termin to 1.01.2013r. od godz.16:00). UWAGA: Po wykonaniu Bilansu Otwarcia nie wolno wykonywać żadnych czynności dotyczących 2012r. W razie konieczności dokonania zmian np.w refundacji konieczny jest kontakt z serwisem, który zdalnie przygotuje taką wersję programu. Czynność ta będzie dla wszystkich Państwa wykonywana podczas pierwszych wizyt w aptece.
Szanowni Państwo Wszystkie czynności muszą być wykonane dokładnie w takiej kolejności jak są opisane. Nie przestrzeganie tego, spowoduje niewłaściwe zmiany w systemie, wymagającej ingerencji serwisu i odtworzenia danych z kopii. Proszę odpowiednio wcześniej dokładnie zaznajomić się z opisem i w razie wątpliwości wcześniej skontaktować się telefonicznie. Zawartość 1 Przeniesienie stanów magazynowych z Kartotek Użytkownika U.... 3 1.1 Wydruk leków refundowanych Użytkownika.... 3 1.2 Blokowanie zdublowanych kartotek Użytkownika.... 4 1.3 Wydruk zablokowanych kartotek Użytkownika z stanem magazynowym.... 4 1.4 Przeniesienie stanów magazynowych.... 5 2 Czynności wstępne - magazyn, sprzedaż, protokoły.... 5 2.1 Protokół strat MPU (Protokół Ubytków Niezawinionych)... 5 2.2 Zablokować kontrahentów (nieaktualnych i rozliczonych)... 6 2.3 Wprowadzić wszystkie faktury zakupu towaru i ich korekty (ZV, ZVK) z 2012 roku.... 6 2.4 Dokończyć sprzedaż towaru (w tym receptury LR).... 6 2.5 Wykonać retaksację recept i ewentualne korekty sprzedaży.... 6 2.6 Zamknąć dobę fiskalną.... 6 2.7 Zamknąć dni i wykonać refundację.... 6 2.8 Sporządzić raport o obrotach... 7 3 WYKONANIE KOPII ZAPASOWEJ.... 7 4 Zamknięcie 2012 roku.... 7 4.1 Założenia wstępne.... 7 4.2 Zamknięcie roku.... 7 4.3 Wydruk spisu remanentowego.... 8 5 Otwarcie roku... 9 6 Doczytanie aktualnej bazy leków z zmianami od 1.01.2013r.... 10 6.1 Doczytanie bazy leków.... 10 6.2 Spis kontrolny z pozycjami.... 11 7 Ustawienie wysokości opłaty ryczałtowej dla leków robionych.... 11 8 Ustawienie dat obowiązywania dla środków pomocniczych.... 12 2
1 Przeniesienie stanów magazynowych z Kartotek Użytkownika U. Czynność konieczna do prawidłowego funkcjonowania programu w 2013r. PN-BAZA (kartoteki typu P ) zawiera wszystkie zarejestrowane i dopuszczone do obrotu leki i w aptekach nie powinno być założonych kartotek Użytkownika (kartotek typu U ) na leki, nie mniej zdarzają się przypadki takich kartotek. Czynności opisane w tym rozdziale mają istotny wpływ na poprawność sprzedaży leków, dla których zostały założone takie kartoteki. Od 1.01.2013r. będą obowiązywać nowe ceny, limity i nowe odpłatności. W związku z tym parametry sprzedaży leków na kartotekach założonych samodzielnie przez użytkownika nie będą podlegały kontroli przez program, a co za tym idzie będą miały złe odpłatności i ceny. Stany magazynowe leków z tych kartotek typu U muszą być przeniesione na kartoteki PN-BAZY - kartoteki typu P, a same kartoteki użytkownika zablokowane. 1.1 Wydruk leków refundowanych Użytkownika. - w Baza\Towary nacisnąć klawisz F6-Wyd i ustawiać parametry wydruku F7-Zak (w czerwonych obwódkach są zaznaczone parametry, które należy ustawić) - wydrukować F6-Wyd. Na wydruku znajdą się wszystkie kartoteki użytkownika, na których został ustawiony dowolny parametr dotyczący refundacji. Kartoteki użytkownika bez stanów magazynowych należy zablokować - Baza\Towary wybrać lek i klawiszem F4 blokada. Stany magazynowe z kartotek leków (typu U ) przenieść na kartoteki (typu P ) aktualizowane przez PN-BAZĘ, następnie zablokować kartotekę użytkownika. Kartoteki na środki pomocnicze pozostawić niezmienione. 3
1.2 Blokowanie zdublowanych kartotek Użytkownika. W punkcie tym należy zablokować wszystkie kartoteki podwójne Użytkownika oraz kartoteki Użytkownika dla których istnieje kartoteka (wzorzec) PRONET oznaczenie P. - zablokować kartoteki - w Baza\Towary po wyświetleniu listy kartotek klawiszem F4 zablokować zbędne kartoteki, 1.3 Wydruk zablokowanych kartotek Użytkownika z stanem magazynowym. - w Baza\Towary nacisnąć klawisz F6-Wyd i ustawiać parametry wydruku F7-Zak (w czerwonych obwódkach są zaznaczone parametry, które należy ustawić) - wydrukować F6-Wyd. Na wydruku znajdą się wszystkie zablokowane kartoteki Użytkownika z stanem magazynowym. Stany magazynowe z kartotek leków (typu U ) przenieść na kartoteki (typu P ) aktualizowane przez PN-BAZĘ. 4
1.4 Przeniesienie stanów magazynowych. - przenieść stany magazynowe na kartoteki PN-BAZA aktualizowane przez PRONET w Obroty\Ewidencja obrotów na dokumentach MM- i MM+ lub MKS. Sposób obsługi bez zmian. Czynności te warto wykonać wcześniej. 2 Czynności wstępne - magazyn, sprzedaż, protokoły. 2.1 Protokół strat MPU (Protokół Ubytków Niezawinionych) - w Baza\Wstrzymane F1 Imp. wstrzymuje towar wg daty np. do 12.12.31 F3 Trm można poprawić termin, jeżeli zły F4 - zaznaczyć pozycje, które mają być zdjęte z magazynu F2 Exp przenosi zaznaczone F4 pozycje na protokół generując dokument MPU. Wydruk sporządzonego Protokołu Ubytków drukujemy z Obroty\Zestawienie obrotów po ustawieniu parametrów takich jak na rysunku poniżej: Dokument: MPU Data: 12-12-31 12-12-31 (data sporządzenia protokołu) Jeżeli w dniu jest wykonanych kilka protokołów, w celu ich wydruku należy podać numer pożądanego MPU. F9: formularz Protokół P (protokół przekazania do utylizacji x2) F9: formularz Protokół U 5
Wydruki protokołów dla leków psychotropowych i narkotycznych powinny być sporządzane na osobnych wydrukach. 2.2 Zablokować kontrahentów (nieaktualnych i rozliczonych) - w Baza\Kontrahenci po wyświetleniu listy kartotek klawiszem F4 zablokować zbędnych kontrahentów. Kontrahenci ci muszą mieć uregulowane wszystkie płatności, jeżeli nie jesteśmy pewni proszę ich nie blokować, będą oni dostępni w 2013 roku. Czynności te warto wykonać wcześniej. 2.3 Wprowadzić wszystkie faktury zakupu towaru i ich korekty (ZV, ZVK) z 2012 roku. 2.4 Dokończyć sprzedaż towaru (w tym receptury LR). - na nowy rok nie przejdą pobrane zaliczki LR i rozpoczęte wyceny. 2.5 Wykonać retaksację recept i ewentualne korekty sprzedaży. - podczas zamknięcia roku stany magazynowe z 2012 roku są przenoszone, jako początkowe stany na 2013 roku, w związku z tym po zamknięciu roku nie można będzie ich zmienić. 2.6 Zamknąć dobę fiskalną. - jest to ostatnie zamknięcie doby fiskalnej w 2012r., należy o nim pamiętać z uwagi na koniec roku, - wykonać raport szczegółowy za okres 12.12.01 12.12.31. 2.7 Zamknąć dni i wykonać refundację. Z uwagi na sposób przetwarzania sprawozdań refundacyjnych przez Portal NFZ: Nie wolno przesłać na Portal sprawozdania za okres, w okresie sprawozdawczym, tzn. sprawozdanie za grudzień może zostać przesłane 1 stycznia 2013r. Wysłanie wcześniej takiego sprawozdania spowoduje odrzucenie przez Portal i konieczność wykonania zmiany statusu raportu w programie aptecznym i ponowną generację. 6
2.8 Sporządzić raport o obrotach - w Zamówienia\Raporty zbiorcze, są to raporty i analizy pozwalające lepiej zarządzać apteką (jeżeli raporty nie były wykonywane w poprzednich miesiącach proponujemy zainteresować się analizami od nowego roku). 3 WYKONANIE KOPII ZAPASOWEJ. Następnie należy wyjść z programu i sporządzić kopię danych!!! Tylko prawidłowo sporządzona kopia pozwoli odtworzyć w razie konieczności stan danych apteki. 4 Zamknięcie 2012 roku. 4.1 Założenia wstępne. Przystępując do czynności, wszystkie zbędne komputery powinny być wyłączone. Pracować powinien serwer, (jeżeli w aptece jest osobno zainstalowany taki komputer) oraz jedno stanowisko główne, na którym będą wykonywane wszystkie czynności. W aptekach jednostanowiskowych pracuje jeden komputer, który jest zarazem serwerem i stacją roboczą. Wyłączone są wszystkie drukarki fiskalne. Apteki jednostanowiskowe pracują przy wyłączonej drukarce fiskalnej praca w trybie niefiskalnym. 4.2 Zamknięcie roku. Po wejściu do systemu należy ustawić datę na 12.12.31 i wykonać Zamknięcie roku - w Księgowość\Zamknięcie roku na pytanie: Wykonać T/N odpowiadamy T i cierpliwie czekamy. 7
Program kilkanaście razy będzie wyświetlał licznik procentowy z opisem Analiza % przy wykonywaniu poszczególnych czynności związanych z zamknięciem roku. W zależności od wielkości apteki i ilości danych czynność ta może trwać od kilkunastu do kilkudziesięciu minut. Nie wolno w tym czasie wykonywać żadnych innych czynności w programie na innych komputerach. Program PN-APTEKA nie może być uruchomiony na innych stanowiskach. Może zdarzyć się, że podczas Zamknięcia roku system Windows lub program antywirusowy wykona automatyczną aktualizację w tym czasie zwijając program PN-APTEKA do paska zadań. Jest to normalna czynność, którą automatycznie wykonuje Windows, nie jest to awaria i nie wymaga podejmowania żadnych czynności związanych z awarią. Jeżeli tak się stanie trzeba myszką przywrócić program z paska zadań na pulpit i czekać dalej. Nie wolno uruchomić w tym czasie po raz drugi programu. W trakcie wykonywania Zamknięcia roku automatycznie zostanie utworzony SPIS REMANENTOWY, później można będzie go wydrukować (ostatni SPR z datą 12.12.31). Na zakończenie program wyświetli komunikat Zakończono poprawnie - potwierdzamy go ENTER. Konieczne jest teraz wyjście z programu PN-APTEKA i zakończenie pracy (programu z 2012r.). 4.3 Wydruk spisu remanentowego. Sporządzenie wydruku spisu remanentowego jest możliwe w dowolnym czasie i nie jest potrzebne do wykonania dalszych czynności. Po wykonaniu zamknięcia roku można wykonać wydruk Spis Remanentowy ze stanami magazynowymi na koniec 2012r. 8
Wykonując wydruk w 2013r., - uruchamiamy program APTEKA i po zmianie daty na 12.12.31 sporządzamy wydruk. Wydruk sporządzamy w Obroty\Zestawienie obrotów ustawiając odpowiednie parametry. Poniżej ekran z ustawionymi parametrami wydruku Spisu Remanentowego. Kończąc powyższe czynności naciskamy klawisz ESC i zakańczamy procę programu PN-APTEKA. 5 Otwarcie roku Uruchamiamy program PN-APTEKA Ustawiamy datę na 13-01-01 Wykonujemy w Księgowość\Otwarcie roku otwarcie roku. - czynność ta trwa krótko, jest to wygenerowanie spisu remanentowego otwierającego rok 2013. 9
6 Doczytanie aktualnej bazy leków z zmianami od 1.01.2013r. Baza, którą prześlemy do aptek będzie zawierała zmiany na listach refundacyjnych, limitach oraz zmiany w wykazach cen urzędowych. 6.1 Doczytanie bazy leków. Doczytanie nowej bazy leków koniecznej do poprawnej pracy w nowym roku. W tym celu, jak co tydzień wczytujemy bazę, a następnie wykonujemy zmiany. Baza musi być doczytana i poprawnie wykonana, jest to element całości zmian konieczny do pracy w 2013r. Po wczytaniu bazy i pierwszym wykonaniu zmian mogą pozostać pozycje do wykonania. Są to te kartoteki, na których zmieniliście sami Państwo jakiś parametr. Kartoteki te oczekują na Państwa decyzję. Konieczne jest ustawienie prawidłowych parametrów refundacyjnych. Każda kartoteka, na której nie wykonały się zmiany wymaga Państwa decyzji. Kartoteki te nie mogą pozostać nieobsłużone. Konieczne jest ustawienie prawidłowych parametrów. W związku z tym należy odblokować takie kartoteki klawiszem F4 i ponowne wykonać zmiany F6-Wyk. Prawidłowe wykonanie zmian spowoduje wyczyszczenie listy zmian do wykonania. Na tych kartotekach zostaną ustawione parametry zgodnie z wzorcem PN-BAZA PRONET. Po prawidłowym wykonaniu zmian w opcji Baza\Zmiany towarów nie może nic pozostać. 10
Tak powinien wyglądać ekran po wykonaniu zmian. 6.2 Spis kontrolny z pozycjami. Apteki rozliczające magazyn według cen detalicznych brutto po wykonaniu zmian w bazie powinny ponownie wykonać Spis kontrolny z zapisem pozycji w Obroty\Zapis stanu towarów. 7 Ustawienie wysokości opłaty ryczałtowej dla leków robionych. Od 1.01.2013r ulega zmianie wysokość opłaty ryczałtu dla leków robionych z 7,50zł na 8,00zł. Podstawą do wprowadzenia zmian jest Art.6 ust.7 Odpłatność o której mowa w ust.5, wynosi 0,50% wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, od 1.01.2013r następuje wzrost minimalnego wynagrodzenia z 1500zł na 1600zł Rozporządzenie RM z 14.09.2012 Dz.U. poz.1026. Uruchamiamy program PN-ADMIN (dodatkowe oprogramowanie konfiguracyjne uruchamiane poprzez skrót, ikonę na pulpicie), wchodzimy tak jak do programu PN-APTEKA. Po uruchomieniu programu ukażą się dostępne funkcje przypisane klawiszom F (funkcyjnym). 11
Naciskamy klawisz F9 i ustawiamy datę 13-01-01 jest to data, od której mają obowiązywać nowe marże i ceny dla towarów będących w magazynie. Następnie naciskamy klawisz F2 Receptura i wpisujemy po naciśnięciu klawisza TAB nową wartość ryczałtu dla leków robionych. Po zatwierdzeniu stawki wychodzimy ESC z oprogramowanie PN-ADMIN. 8 Ustawienie dat obowiązywania dla środków pomocniczych. Daty obowiązywania kodów są wynikiem corocznego składania przez apteki ofert w NFZ i kontraktowania zaopatrzenia na kolejny rok. Apteki realizujące sprzedaż środków zaopatrzenia medycznego muszą ustawić daty obowiązywania kodów środków przypisanych przez NFZ w ramach kontraktowania. Aby ustawić daty, w programie PN-APTEKA w \Baza\Promocje wpisujemy w pola Data od 13-01-01 do 13-12-31 dla każdego środka wpisanego w Promocje wydawanego w ramach Umowy. 12
Ustawienie dat konieczne jest również dla aptek realizujących zaopatrzenie w ramach umowy podwykonawstwa podpisanych z innymi firmami. W ten sposób wykonaliście Państwo wszystkie niezbędne czynności, aby 2013 rok rozpocząć ze zmianami, które dla nas i dla Państwa zostały przygotowane. Od tego momentu nie wolno wykonywać żadnych zmian i poprawek dotyczących 2012 roku. Wszystkim Państwu życzymy powodzenia. Z podziękowaniem i wyrazami szacunku pozostajemy do dyspozycji. PRONET s.c. 13