System informatyczny PN-APTEKA. Opis zmian aktualizacyjnych w wersji 01/2012. REFUNDACJA 2012

Transkrypt

1 System informatyczny PN-APTEKA Opis zmian aktualizacyjnych w wersji 01/2012. REFUNDACJA 2012 PRONET s.c. (c) Rzeszów Rzeszów, Al.Rejtana 10A tel ,

2 2

3 Opis dla wprowadzonych zmian w systemie PN-APTEKA w wersji 02/2012r. REFUNDACJA. /Przed przystąpieniem do wykonywania rozliczeń refundacji z NFZ wymagane jest zapoznanie się z opisem./ Wejście w życie 1 stycznia 2012r. Ustawy Refundacyjnej opublikowanej w Dzienniku Ustaw nr 122 z r. oraz przepisów wykonawczych zawartych w rozporządzeniach do ustawy: - Rozp.Min.Zdr. z r. w sprawie recept lekarskich - Rozp.Min.Zdr. z r. w sprawie informacji gromadzonych przez apteki oraz informacji przekazywanych Narodowemu Funduszowi Zdrowia, w istotny sposób wpłynęły na funkcjonowanie aptek. Zmianie ulega sposób rozliczania refundacji i przekazywania danych refundacyjnych z aptek do NFZ. Na stronach OW NFZ zamieszczone zostały scenariusze rozliczeń i sposób realizacji na Portalu Świadczeniodawcy. Bieżący opis dotyczy sposobu przeprowadzenia rozliczenia w programie PN-APTEKA. Zalecamy dokładne zapoznanie się z opisem przez personel rozliczający refundację, a z dodatkowymi pytaniami zachęcamy do kontaktu z serwisem. Oprogramowanie w tym zakresie jest cały czas rozwijane i będą się pojawiały nowe funkcjonalności optymalizujące Państwa pracę i ułatwiające proces rozliczeń. 3

4 4

5 Opis zmian. Zawartość 1 Wprowadzenie Zrealizowane recepty opis klawiszy funkcyjnych F Zmiana uporządkowania informacji F Wyświetlenie zawartości recepty ENTER Filtrowanie informacji F Ustawienie zakresu danych F Sumowanie na podstawie ustawionych parametrów F Raportowanie danych z okresu refundacyjnego F Raportowanie danych recepty F Wykonanie refundacji leków - bez korekt Sprawdzenie wartości refundacji Przygotowanie zakresu danych sprawozdawanych do OW NFZ Generowanie raportu XML sprawozdawanego do OW NFZ Przesłanie raportu na Portal Świadczeniodawcy Weryfikacja rozliczenia i zamknięcie procesu naliczania na Portalu Świadczeniodawcy Potwierdzenie zestawienia końcowego w PN-APTEKA Wygenerowanie rozliczenia i okresu refundacyjnego w PN-APTEKA Wystawienie Rachunku Refundacyjnego w PN-APTEKA Wykonanie refundacji leków - z korektami Odczytanie informacji o odrzuconej pozycji recepty na Portalu Świadczeniodawcy Odszukanie odrzuconej recepty w PN-APTEKA Zmiana statusu recepty pozycja odrzucona Zmiana statusu recepty pozycja do przesłania Poprawa w Sprzedaży danych z recepty Przygotowanie recepty do ponownego przesłania do OW NFZ Generowanie raportu XML z korektami Przesłanie raportu na Portal Świadczeniodawcy Weryfikacja rozliczenia i zamknięcie procesu naliczania na Portalu Świadczeniodawcy Potwierdzenie zestawienia końcowego w PN-APTEKA Wygenerowanie rozliczenia i okresu refundacyjnego w PN-APTEKA Wystawienie Rachunku Refundacyjnego w PN-APTEKA Rozliczenie środków pomocniczych, rozliczanych przez NFZ Rozliczenie środków pomocniczych, rozliczanych przez inne firmy Uwagi końcowe

6 6

7 1 Wprowadzenie. Opis wymiany komunikatów elektronicznych pomiędzy NFZ a aptekami/punktami aptecznymi, które zawarły z NFZ umowę na realizację recept. Narodowy Fundusz Zdrowia informuje, że w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 23 grudnia 2011 r. w sprawie informacji gromadzonych przez apteki oraz informacji przekazywanych Narodowemu Funduszowi Zdrowia (Dz. U ), przekazywanie danych o obrocie lekami, środkami spożywczymi specjalnego przeznaczenia żywieniowego, wyrobami medycznymi objętymi refundacją, wynikającymi ze zrealizowanych recept od stycznia 2012r. będzie realizowane zgodnie z poniższymi wytycznymi: Środowiskiem wymiany przedmiotowych danych pomiędzy apteką a Narodowym Funduszem Zdrowia będzie Portal NFZ. Przekazanie danych za wybrany okres rozliczeniowy, może nastąpić nie wcześniej niż pierwszego dnia po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W ramach jednej przesyłki z systemu informatycznego apteki mogą być przekazane dane dotyczące zrealizowanych recept tylko za jeden okres rozliczeniowy. Przekazanie danych za więcej niż jeden okres rozliczeniowy będzie skutkowało odrzuceniem przesyłki w całości. OW NFZ po otrzymaniu przesyłki niezwłocznie kieruje ją do kolejki procesów przetwarzania i weryfikacji. Po zakończeniu procesu przetwarzania i weryfikacji nastąpi udostępnienie aptece komunikatu zwrotnego do przesyłki. Apteka udostępniony komunikat zwrotny powinna wczytać do swojego systemu informatycznego, celem oceny i ewentualnej poprawy danych. W przypadku, kiedy komunikat zwrotny przesyłki zawierać będzie informacje o problemach przetwarzania lub weryfikacji, a nie minął okres 5 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, apteka może dokonać w swoim systemie informatycznym poprawy recept uznanych przez OW NFZ za błędne, a następnie przygotować przesyłkę korygującą i przekazać ją do OW NFZ. Przesłana do OW NFZ przesyłka korygująca podlegać będzie przetwarzaniu i weryfikacji na zasadach analogicznych, jak w przypadku przesyłki wcześniejszej. Po zakończeniu procesu weryfikacji zostanie udostępniony dla apteki komunikat zwrotny. W przypadku, gdy komunikat zwrotny nie będzie zawierał zastrzeżeń OW NFZ lub będzie zawierał zastrzeżenia, które apteka uzna za słuszne, apteka dokona zamknięcia danego okresu rozliczeniowego. Zamknięcie danego okresu rozliczeniowego dokonuje się poprzez złożenie przez aptekę oświadczenia w Portalu NFZ, iż przekazała komplet danych z danego okresu rozliczeniowego. W przypadku niezamknięcia przez aptekę okresu rozliczeniowego, okres zostanie zamknięty automatycznie po upływie 5-ciu dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. W każdym z powyższych przypadków OW NFZ, w ciągu 5-ciu dni roboczych od zamknięcia danego okresu rozliczeniowego lub od złożenia przez aptekę ww. oświadczenia, wygeneruje i udostępni aptece w Portalu NFZ projekt zestawienia zbiorczego, zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 23 grudnia 2011 roku (Dz. U ) w formacie PDF. Udostępniony projekt zestawienia zbiorczego podlegać będzie ocenie przez aptekę w Portalu NFZ. 7

8 Pozytywne przyjęcie przez aptekę projektu zestawienia zbiorczego umożliwi pobranie zestawienia zbiorczego w formacie PDF, które następnie powinno zostać wydrukowane, opieczętowane, podpisane i przekazane do właściwego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia. W przypadku nieprzyjęcia przez aptekę udostępnionego przez OW NFZ projektu zestawienia zbiorczego, apteka będzie mogła odrzucić projekt zestawienia i w ciągu 5 dni roboczych od terminu udostępnienia propozycji zestawienia zbiorczego dokonać jednorazowej korekty danych. Brak odniesienia się przez aptekę do projektu zestawienia zbiorczego w ciągu 5-ciu dni roboczych od dnia jego udostępnienia traktowany będzie, jako zatwierdzenie projektu przez aptekę. Po zatwierdzeniu projektu zestawienia zbiorczego zostanie w Portalu NFZ udostępniony komunikat XML zestawienia zbiorczego, zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do Rozporządzenia, o którym mowa powyżej. Właściwy oddział wojewódzki NFZ dokonuje refundacji nie później niż 15 dni od dnia otrzymania podpisanego przez aptekę zestawienia zbiorczego w formie pisemnej. W przypadku, gdy złożone do OW NFZ zestawienie jest niezgodne właściwy OW NFZ zwraca je aptece w terminie 7 dni od dnia złożenia. Apteka będzie mogła pobrać zestawienie zbiorcze w postaci dokumentu PDF oraz komunikatu XML z szablonem zestawienia zbiorczego. Komunikat XML zestawienia zbiorczego apteka będzie mogła wczytać do swojego systemu informatycznego, celem oznaczenia pozycji ujętych w zestawieniu zbiorczym. Złożenie przez aptekę korekty do zamkniętego okresu rozliczeniowego będzie możliwe jedynie po pozytywnym rozpatrzeniu umotywowanego wniosku apteki przez dyrektora właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ. Przekazywanie sprawozdań zaległych oraz sprawozdań korygujących do okresów z lat ubiegłych następuje na zasadach obowiązujących dotychczas. 8

9 2 Zrealizowane recepty opis klawiszy funkcyjnych F. W module Sprzedaż\Zrealizowane recepty przeprowadza się główne czynności związane z przygotowaniem i rozliczeniem danych przesyłanych do NFZ. 2.1 Zmiana uporządkowania informacji F1. Po wejściu w Zrealizowane recepty na ekranie wyświetlają się wszystkie zrealizowane recepty uporządkowane według nadanego przez NFZ numeru recepty. Pisząc numer recepty program wraz z kolejną wpisywaną cyfrą będzie odszukiwał szukaną receptę. 9

10 Kolejne przyciśnięcie klawisza F1 zmieni uporządkowanie wyświetlanej informacji według kolumny status i daty. Wskaźnik trójkąta w kolumnie informuje, jakie uporządkowanie zostało wybrane. 2.2 Wyświetlenie zawartości recepty ENTER. Po ustawieniu się na wybranej recepcie i naciśnięciu klawisza ENTER, zostanie wyświetlona zawartość zrealizowanej recepty. 2.3 Filtrowanie informacji F2. Przesyłane do OW NFZ recepty mają różne statusy, aby łatwo docierać do potrzebnej informacji dostępny jest filtr, po włączeniu, którego informacja wyświetlana na ekranie jest dodatkowo przefiltrowana. Do zmiany filtru statusu służy klawisz F2, aby go włączyć należy przestawić parametr z: * filtrowanie wyłączone filtrowanie włączone 10

11 po włączeniu filtru dostępne są do wyboru statusy: dane nieprzesyłane do NFZ >> dane przygotowane do przesłania - dane negatywnie zweryfikowane przez NFZ dane, które zostały wysłane do NFZ + dane, które zostały zweryfikowane przez NFZ i zostały przyjęte R dane, które zostały przyjęte przez NFZ, zamknięty został proces rozliczenia, została zaakceptowana przez aptekę propozycja naliczania i na tej podstawie zostało wygenerowane przez NFZ zestawienie refundacyjne Potwierdzenie wyboru filtru powoduje automatyczne wyświetlenie zakresu danych według wybranego filtra, 11

12 2.4 Ustawienie zakresu danych F3. W celu ułatwienia operowania na danych jest możliwość ustawienia zakresu, służy do tego klawisz F3-Zak. Po naciśnięciu klawisza F3-Zak, pojawia się ekran, na którym możemy wskazać parametry danych, które chcemy wyróżnić. Ważne jest, aby potwierdzić ustawienia zakresu przez wybranie parametry Włącz. Po zatwierdzeniu dane zgodnie z wybranym zakresem zostaną wyróżnione na ekranie przez zmianę koloru czcionki na niebieską. 12

13 2.5 Sumowanie na podstawie ustawionych parametrów F4 Funkcja ta jest przydatna w szybkim sumowaniu wartości. Sumy pokazywane po naciśnięciu klawisza F4-Sum są wyliczane w zależności od wcześniej ustawionych filtrów. Funkcja ta będzie miała zastosowanie, przy bardziej złożonych czynnościach związanych z analizą danych i przy bieżącej sprawozdawczości rzadko będzie miała zastosowanie. 2.6 Raportowanie danych z okresu refundacyjnego F5 Po ustawieniu się na dowolnej recepcie z zakresu sprawozdawanego okresu rozliczeniowego, z statusem >> (dane przygotowane do przesłania), program domyślnie potraktuje, że będą sprawozdawane recepty zrealizowane w okresie, do którego należy recepta. Po naciśnięciu klawisza F5-Okr uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z przygotowaniem danych refundacyjnych do przesyłki, poprawy błędów i potwierdzenia raportu refundacyjnego otrzymanego po zakończeniu procesu rozliczania refundacji. Na ekranie pojawi się status wskazanej recepty, przypisany refundator, domyślnie cały okres refundacyjny, oraz informacja o wyliczonej wartości refundacji. 13

14 Dostępne klawisze: TAB zmiana parametrów raportu F1-Xml generowanie raportu xml do OW NFZ F2 Wer wczytanie raportu odpowiedzi z OW NFZ F3-Ref wczytanie raportu końcowego potwierdzającego zakończenie procesu naliczania F4-Zmi zmiana statusów danych F10-Tst weryfikacja danych przed wygenerowaniem raportu xml 2.7 Raportowanie danych recepty F6. Klawisz F6-Rp umożliwia operowanie na danych w obrębie domyślnie jednej recepty. Zakres czynności związanych z przygotowaniem raportu, zmianą statusów można zmieniać wpisując: NrRp numer recepty Raport numer raportu sprawozdanego Szablon numer szablonu nadanego podczas generowania komunikatów z odpowiedziami OW NFZ Po naciśnięciu klawisza F6-Rp uzyskujemy dostęp do funkcji wykorzystywanych podczas wykonywania korekt związanych z poprawą błędów. Dostępne klawisze: TAB zmiana parametrów raportu F1-Xml generowanie raportu xml do OW NFZ F2 Wer wczytanie raportu odpowiedzi z OW NFZ F3-Ref wczytanie raportu końcowego potwierdzającego zakończenie procesu naliczania F4-Zmi zmiana statusów danych F10-Tst weryfikacja danych przed wygenerowaniem raportu xml 14

15 3 Wykonanie refundacji leków - bez korekt. 3.1 Sprawdzenie wartości refundacji. W Księgowość\Raporty sprzedaży sprawdzamy wartość refundacji za okres. W tym celu po wejściu w funkcję Raporty sprzedaży ustawiamy zakres, za który sprawdzamy wartość refundacji (sprzedaży skredytowanej) naciskamy klawisz F4. Na ekranie ustawiamy parametry odpowiadające okresowi refundacyjnymi i Refundatora Ref A Po zatwierdzeniu parametrów program policzy wartość sprzedaży skredytowanej za zrealizowane recepty w okresie refundacyjnym. 15

16 Wartość tę należy zapisać lub wydrukować, będzie potrzebna w celu sprawdzenia jej z wartością zsumowanych recept w Zrealizowanych receptach. Kontrola ta jest wskazana gdyż sumowanie tych wartości pochodzi z różnych typów danych i pozwala sprawdzić ich zgodność. Wartość tę należy koniecznie porównać z szablonem zawierającym propozycję rozliczenia wygenerowaną przez OW NFZ. 3.2 Przygotowanie zakresu danych sprawozdawanych do OW NFZ. W celu przeprowadzenia dalszych kroków, wszystkie recepty zrealizowane w sprawozdawanym okresie powinny być sprawdzone (wykonana retaksacja), poprawione błędy, wykonane korekty i wykonane zamknięcia dni. W następnym kroku wchodzimy do Sprzedaż\Zrealizowane recepty tu znajduje się lista wszystkich zrealizowanych recept. Następnie: - F1 - Ustawiamy uporządkowanie danych według dat (ustawienie jest wymagane z uwagi na działanie filtrów). 16

17 - F2 Wybieramy ustawienie filtrowania na - >> dane przygotowane do przesłania do OW NFZ. - F5-Okr - uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z przygotowaniem danych refundacyjnych do przesłania do OW NFZ. Program domyślnie ustawi odpowiednie parametry na podstawie recepty, na której jesteśmy ustawieni. Pobierze odpowiedni status recept do przesłania, wpisze domyślnie refundatora, ustawi pełen właściwy okres odpowiadający wskazanej recepcie oraz obliczy wartość refundacji za dany okres (wartość tę należy porównać z wartością wyliczoną w raporcie sprzedaży). 17

18 - F10-Tst naciskamy klawisz F10 program wykona sprawdzenie poprawności danych przesyłanych do OW NFZ, sprawdzi brakujące informacje, wyświetli powtórzone numery recept. Jeżeli na ekranie pojawi się informacja o braku kompletności informacji sprawozdawanych do OW NFZ, lub powtórzonych numerach recept tę recepty należy odszukać, poprawić, zamknąć ponownie dzień i powtórzyć wcześniejsze kroki opisane w pkt.3.2 Jeżeli program nie wyświetlił błędów to: 3.3 Generowanie raportu XML sprawozdawanego do OW NFZ. Mając wyświetlone na ekranie okno do raportowanie, naciskamy klawisz F1-Xml. 18

19 Program zapyta się czy Wykonać T/N - odpowiadamy twierdząco naciskając klawisz T. Jeżeli któryś z dni z okresu refundacyjnego nie został zamknięty wyświetli się informacja Nie można wykonać yy-mm-dd. Należy taki dzień zamknąć i powtórzyć wcześniejsze kroki. Jeżeli wszystkie dni zostały wcześniej zamknięte to: - wyświetla się informacja o wykonywaniu Analiza (przygotowywaniu raportu). - następnie pojawi się komunikat Zadanie zakończono poprawnie - po potwierdzeniu Enter pojawia się komunikat Zasób C:\NFZ T/N (komunikat ten może być inny w zależności gdzie zostało zdefiniowane miejsce zapisu raportów xml), potwierdzamy klawiszem T. - następuje automatyczny zapis raportu xml w wskazanym miejscu - ponownie pojawia się ekran z wcześniejszymi ustawieniami okresu 19

20 - po naciśnięciu klawisza ESC na ekranie wyświetli się puste okno z receptami do wysłania, jest to wynikiem wykonanego eksportu oraz ustawionego filtru. - po wyjściu z funkcji Zrealizowane recepty, ponownym wejściu i ustawieniu uporządkowaniu F1 wg dat, po naciśnięciu klawisza END zobaczymy ostatnie przesłane recepty z zmienionym statusem na dane, które zostały wysłane do NFZ. Dla przesłania automatycznie nadawany jest numer. 3.4 Przesłanie raportu na Portal Świadczeniodawcy. Wygenerowany plik z raportem jest zapisany na dysku twardym komputera w określonej lokalizacji. Najczęściej będzie to dysk C: i katalog NFZ (C:\NFZ) lub A:\. Plik posiada nazwą XSA dla re fundatora typu A, numer generacji i rozszerzenie xml. Dla przykładu z wcześniejszego ekranu plik ten będzie o nazwie: XSA00187.XML 20

21 Po zalogowaniu się na Portalu Świadczeniodawcy należy przesłać plik z zrealizowanymi receptami. 3.5 Weryfikacja rozliczenia i zamknięcie procesu naliczania na Portalu Świadczeniodawcy. W następnych krokach należy: - sprawdzić przetworzoną odpowiedź - dokonać korekt odrzuconych pozycji - sprawdzić przetworzoną odpowiedź - potwierdzić kompletność - złożyć wniosek o rozliczenie - zaakceptować wygenerowany szablon z propozycją rozliczenia. Po wykonaniu tych kroków na Portalu Świadczeniodawcy zostanie przygotowane Zestawienie Refundacyjne w postaci pliku PDF kończące proces rozliczenia i naliczania minionego okresu refundacyjnego. Opis powyższy, jest bardzo skróconą postacią. Szczegóły i kolejne kroki są elementami osobnych szkoleń, lub dostępne są w informacjach zawartych na stronach OW NFZ (należy się z nimi zapoznać). 3.6 Potwierdzenie zestawienia końcowego w PN-APTEKA. Wchodzimy w Sprzedaż\Zrealizowane recepty, następnie: - F1 - Ustawiamy uporządkowanie danych według dat (ustawienie jest wymagane z uwagi na działanie filtrów). - F2 Wybieramy ustawienie filtrowania na - dane, które zostały wysłane do NFZ 21

22 - F5-Okr - uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z rozliczeniem okresu refundacyjnego. Następnie: - F4 - Zmiana statusów danych i wybieramy Typ - + dane, które zostały zweryfikowane przez NFZ i zostały przyjęte 22

23 Po wybraniu tego typu, program zapyta się czy Zmienić T/N na to pytanie odpowiadamy twierdząco naciskając klawisz T. Po zaakceptowaniu wyboru program chwilkę będzie przetwarzał dane, po czym po naciśnięciu klawisza ESC, nr raportu na którym dokonywaliśmy zmian zniknie z ekranu, jest to skutkiem zadziałania wcześniej włączonego filtru. 3.7 Wygenerowanie rozliczenia i okresu refundacyjnego w PN-APTEKA. Wchodzimy w Sprzedaż\Zrealizowane recepty, następnie kolejny raz wybieramy ustawienia filtrowania: - F1 - Ustawiamy uporządkowanie danych według dat (ustawienie jest wymagane z uwagi na działanie filtrów). - F2 Wybieramy ustawienie filtrowania na + dane, które zostały zweryfikowane przez NFZ i zostały przyjęte 23

24 Po czym: - F5-Okr - uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z rozliczeniem okresu refundacyjnego. - F4 - Zmiana statusów danych, wybieramy Typ R dane, które zostały przyjęte przez NFZ, zamknięty został proces rozliczenia, została zaakceptowana przez aptekę propozycja naliczania i na tej podstawie zostało wygenerowane przez NFZ zestawienie refundacyjne Następnie w polu Szablon należy wpisać kolejny numer okresu refundacyjnego. Po potwierdzeniu ENTER numeru Szablonu, program zapyta się czy Zmienić T/N na to pytanie odpowiadamy twierdząco naciskając klawisz T. Po zaakceptowaniu wyboru program chwilkę będzie przetwarzał dane, po czym po naciśnięciu klawisza ESC, nr raportu na którym dokonywaliśmy zmian zniknie z ekranu, jest to skutkiem zadziałania wcześniej włączonego filtru. 24

25 Na zakończenie naciskamy klawisz ESC, następuje wyjście z opcji Zrealizowane recepty. 3.8 Wystawienie Rachunku Refundacyjnego w PN-APTEKA. Wykonanie wcześniejszych kroków spowodowało wygenerowanie okresu refundacyjnego w opcji Refundacja. Okres jest automatycznie generowany, a wartość jest wynikiem przeprowadzonego procesu zmian statusów w programie, w oparciu o zaakceptowane rozliczenie w Portalu Świadczeniodawcy. Po ustawieniu się na rozliczanym okresie należy nacisnąć klawisz F6-Rch i potwierdzić twierdząco pytanie czy wykonać. Czynność ta kończy proces rozliczenia i wystawienia rachunku refundacyjnego. W Obrotach jest generowany rachunek refundacyjny i wpisywany automatycznie do Książki Przychodów i Rozchodów oraz Rejestru VAT zgodnie z definicją dokumentu RFA. 25

26 4 Wykonanie refundacji leków - z korektami. Opis wykonania korekty pozycji odrzuconej podczas weryfikacji przez Portal Świadczeniodawcy. O fakcie odrzucenia recepty lub recept dowiadujemy się śledząc proces weryfikacji i naliczenia na stronie Portalu, tak więc do etapu weryfikacji przez Portal wszystkie kroki opisane wcześniej wykonujemy zgodnie z opisem: 3.1 Sprawdzenie wartości refundacji Przygotowanie zakresu danych sprawozdawanych do OW NFZ Generowanie raportu XML sprawozdawanego do OW NFZ Przesłanie raportu na Portal Świadczeniodawcy Odczytanie informacji o odrzuconej pozycji recepty na Portalu Świadczeniodawcy. Po zalogowaniu się na Portal sprawdzamy informację o ilości przyjętych i odrzuconych pozycji. Dla odrzuconych pozycji zamieszczona jest informacja o numerze pozycji i przyczynie odrzucenia, trzeba ją zapisać lub wydrukować. W kolumnie Realizacja znajduje się identyfikator recepty, dla przykładu powyżej oznacza on receptę zrealizowaną w dniu i numerze recepty

27 W kolumnie Lek znajduje się identyfikator pozycji na recepcie, dla przykładu powyżej oznacza on receptę zrealizowaną w dniu i numerze recepty oraz 3 pozycji leku w ramach recepty. W kolumnie Informacje o problemach znajduje się opis o błędzie wymagającym poprawy. 4.2 Odszukanie odrzuconej recepty w PN-APTEKA. Posiadając informację o odrzuconej recepcie, musimy ją odnaleźć w programie. Zmiana, jaka nastąpiła w nowym programie polega na konieczności zachowania pełnej informacji o zdarzeniach dla każdej pozycji, więc odszukanie recepty przeprowadza się w Sprzedaż\Zrealizowane recepty. Abu odszukać receptę o identyfikatorze wchodzimy w Zrealizowane recepty - F1 - Ustawiamy uporządkowanie danych według dat (ustawienie jest wymagane z uwagi na działanie filtrów). - wpisujemy informacje z podanego identyfikatora: Po potwierdzeniu klawiszem ENTER program ustawi się na szukanej recepcie. 27

28 Możemy w tym miejscu nacisnąć kolejny raz klawisz ENTER, aby zobaczyć zawartość zrealizowanej recepty. 4.3 Zmiana statusu recepty pozycja odrzucona. Przekazana recepta ma status - dane, które zostały wysłane do NFZ. Aby można było wykonać korektę należy ten status zmienić na - - dane negatywnie zweryfikowane przez NFZ W tym celu naciskamy klawisz F6-Rp, wyświetli się ekran z parametrami recepty, na której jesteśmy ustawieni. Na tym ekranie mamy możliwość wykonania wszystkich potrzebnych zmian na podstawie wczytanych parametrów z recepty, lub ustawień ręcznych. Ważne jest, aby Włączyć możliwość dokonania zmian przez wybranie parametru tak jak jest to na ekranie powyżej. 28

29 Następnie naciskamy klawisz F4-Zmi i zmieniamy status na - - dane negatywnie zweryfikowane przez NFZ tak jak jest to pokazane poniżej Po wybraniu tego statusu program zapyta się czy Zmienić T/N odpowiadamy twierdząco. Zmiana została wykonana, następnie naciskamy klawisz ESC i ponownie odszukujemy odrzuconą receptę. Odnaleziona recepta będzie miała ustawiony status - - dane negatywnie zweryfikowane przez NFZ i dodatkowo pojawi się znak o, który będzie przypisany do tej pozycji zachowując informację o jej odrzuceniu. 4.4 Zmiana statusu recepty pozycja do przesłania. Informacja o odrzuceniu recepty jest przechowywana w oprogramowaniu NFZ, również programy apteczne muszą taką informację przechowywać. Wykonaliśmy to w poprzednim kroku i dopiero teraz możemy zmienić status recepty z na - - dane negatywnie zweryfikowane przez NFZ - >> dane przygotowane do przesłania 29

30 W tym celu naciskamy klawisz F6-Rp, wyświetli się ekran z parametrami recepty, na której jesteśmy ustawieni. Na tym ekranie mamy możliwość wykonania wszystkich potrzebnych zmian na podstawie wczytanych parametrów z recepty, lub ustawień ręcznych. Ważne jest, aby Włączyć możliwość dokonania zmian przez wybranie parametru tak jak jest to na ekranie powyżej. Następnie naciskamy klawisz F4-Zmi i zmieniamy status na - >> dane przygotowane do przesłania tak jak jest to pokazane poniżej Po wybraniu tego statusu program zapyta się czy Zmienić T/N odpowiadamy twierdząco. Zmiana została wykonana, następnie naciskamy klawisz ESC i ponownie odszukujemy odrzuconą receptę. Odnaleziona recepta będzie miała ustawiony status - >> dane przygotowane do przesłania, a dodatkowo pojawi się znak o, który będzie przypisany do tej pozycji zachowując informację o jej odrzuceniu. 30

31 Teraz możemy poprawić lub uzupełnić brakujące dane w sprzedaży. 4.5 Poprawa w Sprzedaży danych z recepty. Po wykonaniu wcześniejszych czynności, w Sprzedaży wykonujemy niezbędne korekty, bądź uzupełniamy informacje zgodnie z komunikatem błędu z Portalu Świadczeniodawcy. Sposób poprawy danych jest znany z wcześniejszych wersji programu. UWAGA Ważne jest, aby nie wykonywać korekt pomiędzy okresami refundacyjnymi. Korygowana recepta powinna być skorygowana w dniu sprzedaży, poprawiona i ponownie sprzedana w tym samym dniu. Po takiej korekcie konieczne jest ponowne zamknięcie dnia sprzedaży. Uzupełnienie danych o recepcie F5 wykonujemy w sposób znany z poprzednich wersji programu. Jeżeli miało miejsce tylko uzupełnienie danych bez wykonania korekty wartościowej, nie jest wymagane zamknięcie dnia. 4.6 Przygotowanie recepty do ponownego przesłania do OW NFZ. Skorygowana lub poprawiona recepta ma status - >> dane przygotowane do przesłania, z znakiem o, który jest przypisany do tej pozycji zachowując informację o jej wcześniejszym odrzuceniu. W następnym kroku wchodzimy do Sprzedaż\Zrealizowane recepty tu znajduje się lista wszystkich zrealizowanych recept. 31

32 Następnie: - F1 - Ustawiamy uporządkowanie danych według dat (ustawienie jest wymagane z uwagi na działanie filtrów). - F2 Wybieramy ustawienie filtrowania na - >> dane przygotowane do przesłania do OW NFZ. Między innymi pojawi się korygowana recepta lub recepty przeznaczone do ponownego przesłania. - F5-Okr - uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z przygotowaniem danych refundacyjnych do przesłania do OW NFZ. 32

33 Program domyślnie ustawi odpowiednie parametry na podstawie recepty, na której jesteśmy ustawieni. Pobierze odpowiedni status recept do przesłania, wpisze domyślnie refundatora, ustawi pełen właściwy okres odpowiadający wskazanej recepcie oraz obliczy wartość refundacji z poprawianych recept. 4.7 Generowanie raportu XML z korektami. Mając wyświetlone na ekranie okno do raportowanie, naciskamy klawisz F1-Xml. Program zapyta się czy Wykonać T/N - odpowiadamy twierdząco naciskając klawisz T. Jeżeli któryś z dni z okresu refundacyjnego nie został zamknięty wyświetli się informacja Nie można wykonać yy-mm-dd. Jeżeli wszystkie dni zostały wcześniej zamknięte to: - wyświetla się informacja o wykonywaniu Analiza (przygotowywaniu raportu). - następnie pojawi się komunikat Zadanie zakończono poprawnie - po potwierdzeniu Enter pojawia się komunikat Zasób C:\NFZ T/N (komunikat ten może być inny w zależności gdzie zostało zdefiniowane miejsce zapisu raportów xml), potwierdzamy klawiszem T. 33

34 - następuje automatyczny zapis raportu xml w wskazanym miejscu - ponownie pojawia się ekran z wcześniejszymi ustawieniami okresu - po naciśnięciu klawisza ESC na ekranie wyświetli się okno z receptami do wysłania zgodnie z aktualnym okresem refundacyjnym. 4.8 Przesłanie raportu na Portal Świadczeniodawcy. Wygenerowany plik z raportem jest zapisany na dysku twardym komputera w określonej lokalizacji. Najczęściej będzie to dysk C: i katalog NFZ (C:\NFZ) lub A:\. Plik posiada nazwą XSA dla re fundatora typu A, numer generacji i rozszerzenie xml. Po zalogowaniu się na Portalu Świadczeniodawcy należy przesłać plik z korygowanymi receptami. 4.9 Weryfikacja rozliczenia i zamknięcie procesu naliczania na Portalu Świadczeniodawcy. W następnych krokach należy: - sprawdzić przetworzoną odpowiedź - dokonać korekt odrzuconych pozycji - sprawdzić przetworzoną odpowiedź - potwierdzić kompletność - złożyć wniosek o rozliczenie - zaakceptować wygenerowany szablon z propozycją rozliczenia. Po wykonaniu tych kroków na Portalu Świadczeniodawcy zostanie przygotowane Zestawienie Refundacyjne w postaci pliku PDF kończące proces rozliczenia i naliczania minionego okresu refundacyjnego. Opis powyższy, jest bardzo skróconą postacią. Szczegóły i kolejne kroki są elementami osobnych szkoleń, lub dostępne są w informacjach zawartych na stronach OW NFZ (należy się z nimi zapoznać) Potwierdzenie zestawienia końcowego w PN-APTEKA. Wchodzimy w Sprzedaż\Zrealizowane recepty, następnie: - F1 - Ustawiamy uporządkowanie danych według dat (ustawienie jest wymagane z uwagi na działanie filtrów). - F2 Wybieramy ustawienie filtrowania na - dane, które zostały wysłane do NFZ UWAGA Teraz w Zrealizowanych receptach będą widoczne wszystkie przesłania, które wykonaliśmy podczas procesu sprawozdawania i korygowania recept na Portalu Świadczeniodawcy. 34

35 Recepta lub recepty korygowane będą miały inne numery przesłań. - F5-Okr - uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z rozliczeniem okresu refundacyjnego. Następnie: - F4 - Zmiana statusów danych i wybieramy Typ - + dane, które zostały zweryfikowane przez NFZ i zostały przyjęte 35

36 Po wybraniu tego typu, program zapyta się czy Zmienić T/N na to pytanie odpowiadamy twierdząco naciskając klawisz T. Po zaakceptowaniu wyboru program chwilkę będzie przetwarzał dane, po czym po naciśnięciu klawisza ESC, nr raportu na którym dokonywaliśmy zmian zniknie z ekranu, jest to skutkiem zadziałania wcześniej włączonego filtru. Na ekranie pozostaną raporty z innymi korektami, które wykonaliśmy, dla nich również trzeba zmienić status na + dane, które zostały zweryfikowane przez NFZ i zostały przyjęte Wygenerowanie rozliczenia i okresu refundacyjnego w PN-APTEKA. Wchodzimy w Sprzedaż\Zrealizowane recepty, następnie kolejny raz wybieramy ustawienia filtrowania: - F1 - Ustawiamy uporządkowanie danych według dat (ustawienie jest wymagane z uwagi na działanie filtrów). - F2 Wybieramy ustawienie filtrowania na + dane, które zostały zweryfikowane przez NFZ i zostały przyjęte 36

37 Po czym: - F5-Okr - uzyskujemy dostęp do funkcji związanych z rozliczeniem okresu refundacyjnego. - F4 - Zmiana statusów danych, wybieramy Typ R dane, które zostały przyjęte przez NFZ, zamknięty został proces rozliczania, została zaakceptowana przez aptekę propozycja naliczenia i na tej podstawie zostało wygenerowane przez NFZ zestawienie refundacyjne Następnie w polu Szablon należy wpisać kolejny numer okresu refundacyjnego. Po potwierdzeniu ENTER numeru Szablonu, program zapyta się czy Zmienić T/N na to pytanie odpowiadamy twierdząco naciskając klawisz T. Po zaakceptowaniu wyboru program chwilkę będzie przetwarzał dane, po czym po naciśnięciu klawisza ESC, nr raportu na którym dokonywaliśmy zmian zniknie z ekranu, jest to skutkiem zadziałania wcześniej włączonego filtru. 37

38 Na zakończenie naciskamy klawisz ESC, następuje wyjście z opcji Zrealizowane recepty Wystawienie Rachunku Refundacyjnego w PN-APTEKA. Wykonanie wcześniejszych kroków spowodowało wygenerowanie okresu refundacyjnego w opcji Refundacja. Okres jest automatycznie generowany, a wartość jest wynikiem przeprowadzonego procesu zmian statusów w programie, w oparciu o zaakceptowane rozliczenie w Portalu Świadczeniodawcy. Po ustawieniu się na rozliczanym okresie należy nacisnąć klawisz F6-Rch i potwierdzić twierdząco pytanie czy wykonać. Czynność ta kończy proces rozliczenia i wystawienia rachunku refundacyjnego. W Obrotach jest generowany rachunek refundacyjny i wpisywany automatycznie do Książki Przychodów i Rozchodów oraz Rejestru VAT zgodnie z definicją dokumentu RFA. 38

39 5 Rozliczenie środków pomocniczych, rozliczanych przez NFZ. Postępujemy analogicznie jak w przypadku rozliczania leków wykonując kolejne kroki dla refundatora typu D lub E - w skrócie: 3.1 Sprawdzenie wartości refundacji Przygotowanie zakresu danych sprawozdawanych do OW NFZ Generowanie raportu XML sprawozdawanego do OW NFZ Przesłanie raportu na Portal Świadczeniodawcy Sprawdzenie poprawność przesłanych wniosków na Portalu Wystąpienie na Portalu o wygenerowania numeru szablonu. Wykonujemy dla refundatora D lub E analogicznych czynności jak dla rozliczeń leków opisanych w punktach: 3.6 Potwierdzenie zestawienia końcowego w PN-APTEKA Wygenerowanie rozliczenia i okresu refundacyjnego w PN-APTEKA Wykonując powyższy punkt należy zwrócić uwagę aby w polu Szablon wpisać właściwy numer wygenerowany na Portalu. Numer ten będzie potrzebny przy generowaniu rachunku przesyłanego na Portal. 3.8 Wystawienie Rachunku Refundacyjnego w PN-APTEKA Wystawienie rachunku RFD lub RFE nie kończy czynności związanych z rozliczeniem środków pomocniczych. Tak jak poprzednio należy wygenerować rachunek w postaci elektronicznej komunikat typu REF. W tym celu, tak jak we wcześniejszych wersjach w Sprzedaż\Refundacja naciskamy klawisz F8-Rap, następnie F2 i generujemy zestawienie refundacyjne za zrealizowane środki pomocnicze. 39

40 Wygenerowane zestawienie zostaje zapisane w określonej lokalizacji np. na dysku C:\NFZ lub innym określonym miejscu (np. A:\). Po zalogowaniu się na stronie Portalu Świadczeniodawcy wczytujemy wygenerowany plik. Następnie drukujemy Notę Księgową z wartością refundacji naciskając klawisz F9-Zest i przekazujemy ją do OW NFZ. Czynność ta kończy proces rozliczenia i wystawienia rachunku refundacyjnego za zrealizowane środki pomocnicze rozliczane przez OW NFZ. 40

41 6 Rozliczenie środków pomocniczych, rozliczanych przez inne firmy. Postępujemy analogicznie jak w przypadku rozliczania leków wykonując kolejne kroki dla refundatora typu D lub E z pominięciem wszystkich czynności wykonywanych na Portalu Świadczeniodawcy - w skrócie: 3.1 Sprawdzenie wartości refundacji Przygotowanie zakresu danych Generowanie raportu XML Plik ten, choć niesprawozdawany musi być wygenerowany w celu zachowania spójności przetwarzanych danych. Następnie wykonujemy dla refundatora D lub E analogiczne czynności jak dla rozliczeń leków opisane w punktach: 3.6 Potwierdzenie zestawienia końcowego w PN-APTEKA Wygenerowanie rozliczenia i okresu refundacyjnego w PN-APTEKA Wystawienie Rachunku Refundacyjnego w PN-APTEKA Wystawienie rachunku RFD lub RFE nie kończy czynności związanych z rozliczeniem środków pomocniczych sprawozdawanych bezpośrednio firmom rozliczającym. Należy wydrukować Notę Księgową z wartością refundacji naciskając klawisz F9-Zest i przekazać ja do firmy rozliczającej. Czynność ta kończy proces rozliczenia i wystawienia rachunku refundacyjnego za zrealizowane środki pomocnicze rozliczane przez firmy w ramach podwykonawstwa. 41

42 7 Uwagi końcowe. Sposób rozliczania refundacji według nowych zasad jest inny w porównaniu do wcześniejszego. Wymaga poznania kolejności procesów, jakie funkcjonują na Portalu Świadczeniodawcy. Od nich zależą czynności, które podejmuje osoba rozliczająca aptekę, wymaga to uwagi. Obecna postać instrukcji obejmuje tylko dwa scenariusze rozliczania: 1. Akceptacja propozycji zestawienia zbiorczego recept przygotowanego przez NFZ. 2. Poprawa przez aptekę błędów walidacji przed akceptacją propozycji. Kolejne również są obsługiwane i możliwe do rozliczenia: 3. Brak oświadczenia o przekazaniu kompletu danych przez aptekę. 4. Odrzucenie propozycji zestawienia zbiorczego. 5. Korygowanie danych po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Przed przystąpieniem do wykonywania kroków w ramach scenariuszy 3 5 prosimy Państwa o kontakt z nami, pomożemy przeanalizować odpowiedni scenariusz i podjąć właściwe kroki. Program obsługuje również wczytywanie odpowiedzi z Portalu Świadczeniodawcy. Wersja taka zostanie przedstawiona w następnym opisie. Na podstawie naszych obserwacji metoda rozliczenia bez wczytywania komunikatów wydaje się być prostszą i szybszą metodą. Przewidujemy dla aptek, które chciałyby stale korzystać z naszej pomocy w zakresie rozliczeń z NFZ, uruchomienie takiej usługi. Zachęcamy Państwa do kontaktu z serwisem, który odpowie na wszelkie pytania dotyczące programu PN-APTEKA, aby maksymalnie wykorzystać jego funkcje w codziennej pracy. 42