ROZDZIAŁ 5 RAKSSQL Magazyn
Spis treści Magazyn... 5-1 Dokumenty rozchodowe... 5-3 Dokumenty rozchodu zewnętrznego... 5-3 Dokumenty rozchodu wewnętrznego... 5-18 Dokumenty przychodowe... 5-23 Dokumenty przychodu zewnętrznego... 5-23 Dokumenty przychodu wewnętrznego... 5-31 Przesunięcia międzymagazynowe... 5-37 Remanent... 5-47 Stan magazynu... 5-56 Arkusz inwentaryzacyjny... 5-59 Szybka produkcja... 5-61 Kartoteki... 5-71 Kontrahenci... 5-72 Zakładanie grupy kontrahentów 5-72 Dodawanie kontrahenta 5-75 Ustawienia alternatywne 5-81 Edycja i usuwanie kontrahenta z magazynu 5-85 Import z DBF... 5-85 Towary... 5-88 Zakładanie grupy towarów 5-88 Dodawanie towaru 5-92 Opakowania zwrotne 5-98 Cechy artykułu 5-100 Receptury... 5-102 Tworzenie receptury 5-103 Edycja i usuwanie receptury 5-106 Filie... 5-106 Magazyny... 5-108 Lokalizacje towarów... 5-112 Kasy...5-113 Rachunki bankowe...5-115 Słowniki...5-117 Kody dokumentów magazynowych...5-117 Sprzedaż i Magazyn 5-120 Jednostki miar...5-125 Cechy artykułów...5-125 Rodzaje cen...5-127 Rodzaje rabatów...5-129 Opakowania zbiorcze...5-130 Dodatkowe koszty importu...5-132 Rodzaje transakcji...5-134 Rodzaje transportu...5-136 Warunki dostaw...5-137 Sposoby zapłaty...5-139 Metody płatności...5-141 Stawki VAT...5-142 Banki...5-143 Waluty...5-143 Tabele kursowe...5-144 Wzorce opisów...5-146 Znaczniki...5-148 Tabele odsetek...5-149 Państwa...5-150 Zestawienia...5-153 System wydruków...5-153 Deklaracje Intrastat...5-171 Dodawanie deklaracji Intrastat 5-173
Magazyn Dokumenty magazynowe umożliwiają ewidencjonowanie wydań z magazynu związanych ze sprzedażą lub rozchodem magazynowym towaru. Dokumenty magazynowe w programie RAKSSQL Sprzedaż można podzielić na dwa rodzaje: Dokumenty rozchodowe Dokumenty przychodowe Dokumenty magazynowe rozchodowe dostępne są po wybraniu opcji Magazyn / Rozchody zewnętrzne WZ lub Magazyn / Rozchody wewnętrzne RW, a dokumenty wewnętrzne w opcjach Magazyn / Przychody zewnętrzne PZ, Magazyn /Przychody wewnętrzne PW i Przesunięcia międzymagazynowe MP, MW. Magazyn 5-1
5-2 Magazyn
Dokumenty rozchodowe Dokumenty rozchodowe to dokumenty wydania zewnętrznego (WZ - Wydanie Zewnętrzne) lub dokumenty wydania wewnętrznego (RW - Rozchód Wewnętrzny) w magazynie firmy. W gospodarce materiałowej, jeśli zaistnieje taka potrzeba można stosować także inne, własne rodzaje (sygnatury) dokumentów magazynowych, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji Słowniki /Kody dokumentów/ Sprzedaż. Są to dokumenty ściśle magazynowe, dlatego mogą zawierać jedynie te towary, opakowania i licencje, które znajdują się w magazynie. Dokumenty rozchodu dostępne są po skorzystaniu z opcji Magazyn/ Rozchody zewnętrzne WZ oraz Magazyn/ Rozchody wewnętrzne RW. Dokumenty rozchodu zewnętrznego Dokumenty wydania zewnętrznego umożliwiają ewidencjonowanie wydań zewnętrznych towaru. Dokumenty o sygnaturze WZ wystawiane są przy zdejmowaniu towaru ze stanu magazynowego (wydawaniu towaru z magazynu). Poza standardowymi dokumentami program pozwala użytkownikowi definiować własne dokumenty wydania. Mogą one być stosowane równocześnie lub zamiast dokumentów standardowych, a ich użycie zależy od konkretnych potrzeb. Traktowane są w taki sam sposób jak inne dokumenty, dla których dostępne są wszystkie podstawowe operacje drukowania, przeglądania, poprawiania itp. Takie możliwości zapewnia opcja Kody dokumentów magazynowych dostępna z menu Słowniki. Program umożliwia wydanie towaru z magazynu bez potrzeby wystawiania dokumentu płatności (faktury, paragonu i faktury eksportowej) a następnie kojarzenie dokumentu WZ z wystawianą fakturą dla tego samego klienta (odbiorcy). Wskazówka Kojarzenie dokumentów następuje po przypisaniu do faktury odpowiedniej pozycji WZ. Program umożliwia przypisanie do faktury dowolnej ilości WZ-ek. Magazym 5-3
Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży: faktury, paragonu i faktury eksportowej, WZ jest generowana automatycznie. W momencie przypisania pozycji WZ użytkownik określa cenę sprzedaży, która obowiązuje również na skojarzonej z WZ-ką fakturze. Edycja pozycji towarowych możliwa jest zarówno z poziomu WZ jak i na związanym z nią dokumencie sprzedaży. Aby wystawić dokument wydania zewnętrznego (WZ) należy: 1. Uruchomić opcję Magazyn/Rozchody zewnętrzne WZ. 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 3. Uruchomi się okno: Odbiorca towaru Numer dokumentu wydania towaru z magazynu Naciśnij, aby dodać rabat dla całego dokumentu Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Wydanie zewnętrzne zostanie omówiona w poniższej tabeli. 5-4 Magazyn
Tabela 1 Nazwa Odbiorca: Odbiorca Nabywca Nabywca Osoba upoważniona: Osoba upoważniona Akwizytor: Akwizytor Dokument: Kod dokumentu Numer Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne : Znaczenie Nazwa kontrahenta dla którego wydawany jest towar. W pozycji Nazwa skrócona odbiorcy wybieramy odbiorcę (przycisk ) lub, jeśli istnieje taka potrzeba wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów).po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Wskazówka Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: Nazwa skrócona odbiorcy NIP odbiorcy Kod kreskowy odbiorcy Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna, program otworzy kartotekę kontrahentów. Nazwa firmy będącej płatnikiem proponowana na dokumentach WZ. Pobierana z kartoteki kontrahentów. Domyślnie nabywca jest odbiorca, jeśli nie ustawiono inaczej w kartotece kontrahenta. Płatnika można zmienić ( przycisk ). Po wybraniu z listy płatnika innego niż nasz odbiorca, program ściągnie jego wartości domyślnie dotyczące ceny sprzedaży, waluty, rabatu, skrótów alternatywnych itd. Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu dokumentu (jeśli osoba upoważniona przypisana jest do kartoteki kontrahenta, pojawia się automatycznie). Lista osób upoważnionych dostępna jest po naciśnięciu przycisku. Domyślny akwizytor przypisany do płatnika ( w kartotece kontrahenta) lub wybrany z listy. Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wybrania lub wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie. Wyświetla domyślny kod dokumentu WZ, jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/sprzedaż Magazyn będzie można go tu podać. W pozycji Kod dokumentu wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu wydania Numeracja dokumentu uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu wydania. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Domyślny kod dokumentu ustawiamy w opcji Kartoteki /Magazyny, gdzie znajdują się domyślne kody dokumentów. Kolejny numer dokumentu podpowiadany jest przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji obok, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu. Magazym 5-5
Tabela 1 Nazwa Dokument: Data wystawienia Sygnatura Ceny i rabaty: Rodzaj ceny Sposób liczenia Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne (ciąg dalszy): Znaczenie Data wystawienia dokumentu, jest także datą wydania towaru z magazynu. Domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Dowolna sygnatura dokumentu. Użytkownik może przyjąć dla każdego dokumentu dowolną sygnaturę będzie to numeracja odrębna nie uzależniona od wybranego kodu i maski dokumentu. Sygnatura drukuje się na dokumentach. Istnieje możliwość wyszukiwania dokumentu po sygnaturze. Domyślny wariant ceny proponowany na dokumentach WZ na podstawie ustawień w kartotece kontrahenta. Można go zmienić (przycisk ). Po uruchomieniu przycisku dostępne będą ceny wprowadzone do słownika rodzajów cen. Sposób naliczania podatku VAT. Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.) mamy do wyboru trzy warianty obliczania podatku: a) od sumy faktury netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek b) jako suma wartości poszczególnych pozycji. Sprzedawca może określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto. Kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru: KP = (WB SP)/(100 + SP) gdzie: KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług, Sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. 5-6 Magazyn
Tabela 1 Nazwa Ceny i rabaty: Rodzaj rabatu Waluta: Waluta Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne (ciąg dalszy): Znaczenie Stały rabat dla odbiorcy proponowany domyślnie na podstawie ustawień w kartotece kontrahenta dla płatnika. Jeśli w kartotece nie ma rabatu, rabat pobierany jest z parametrów firmy. Można go zmienić ( przycisk ). Po uruchomieniu tego przycisku pojawi się lista rodzajów rabatu wprowadzona do słownika rabatów. Zmiana rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu. Jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów. Wyjątkiem jest nadanie rabatu progowego wtedy rabaty są usuwane ze wszystkich pozycji dokumentu. Domyślna waluta pobierana z kartoteki kontrahentów. Jeśli nie ma jej w kartotece, to z opcji firmy. Korzystając z przycisku można zmienić walutę. Tabela kursowa Kurs Grupowanie pozycji: Grupowanie pozycji Pozycje dokumentu: Pozycje dokumentu Numer tabeli kursowej, zawiera odpowiedni dla wybranej waluty kurs na określony dzień. Jeśli wydajemy towar w obcej walucie, należy sprawdzić (ewentualnie ustawić) walutę na dokumencie. W każdym miejscu w programie, gdzie pojawia się waluta, użytkownik może ją przeliczyć na inną walutę. Podczas wprowadzania dokumentu, program na podstawie Daty wystawienia automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej (pole Daty ważności w tabelach). Tabelę kursową wybieramy po naciśnięciu na przycisk ).Tabele kursowe maja także znaczenie, jeśli prowadzone są cenniki walutowe. Pomagają wtedy przeliczyć cenę sprzedaży towaru z waluty ceny katalogowej na walutę dokumentu. Kurs określonej wyżej waluty z wybranej tabeli kursowej. Domyślnie kurs waluty 1 złoty. Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych. Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem, lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy, numerem seryjnym sprzedaży, uwagami, ceną zakupu. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ). Grupowanie może być domyślnie włączone/wyłączone w opcji ( Kartoteki/Magazyny na zakładce Grupowanie ). Informacje o: towarze, opakowaniu lub po imporcie z zamówienia pobierane z kartoteki po naciśnięciu przycisku [DODAJ] i wybraniu odpowiedniej pozycji. Zawierają: nazwę towaru, typ, wydawaną ilość towaru, jednostka miary wybranego towaru, cena sprzedaży, rabat, cena netto, VAT, cena brutto, cena netto w zł., rozmiar, cena zakupu, data zakupu,, nr dok wejścia towaru do magazynu (np. PZ 2003/M1/09/00001), prowizja akwizytora, numer seryjny, PKWIU, waga netto, waga brutto, oraz indeks alternatywny. Procedura dodawania poszczególnych pozycji asortymentowych została omówiona w dalszej części niniejszej instrukcji. Magazym 5-7
Tabela 1 Nazwa Dostawy: Dostawy Uwagi: Uwagi Znaczniki: Znaczniki Załączniki Alarmy: Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne (ciąg dalszy): Znaczenie Na tej zakładce znajdują się informacje o dostawach danego towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy został zdjęty dany towar. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej. Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o wydanej z danej dostawy ilości i jednostce miary tego towaru. Rabacie i cenie netto, cenie brutto i cenie po rabacie, cena zakupu, numer seryjny, termin przydatności, lokalizacja, waga netto i brutto, prowizja akwizytora oraz rozmiar towaru. Jeśli dokument WZ jest wystawiany w opcji Magazyn/Rozchody zewnętrzne WZ może być to dowolna informacja wpisana przez użytkownika. W przypadku, gdy dokument generowany jest automatycznie (opcja Sprzedaż/Sprzedaż ) lub po przypisaniu WZ do dokumentu sprzedaży uwaga zawiera informację o numerze faktury/paragonu, który wygenerował omawiany dokument magazynowy. Gotowe uwagi mogą być przeniesione z wzorca opisów po naciśnięciu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu. Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy na specjalne konta zgodne ze znacznikami. Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna Wirtualny system plików w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/Eksplorator systemu plików. Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu. 5-8 Magazyn
W nagłówku dokumentu, gdzie znajduje się przycisk lub, można uzupełnić lub zmienić wprowadzone informacje, np. Nazwa skrócona płatnika, Rodzaj rabatu. Pozycja Rodzaj rabatu zawiera rabat dla całego dokumentu wydania WZ, pozycja Rodzaj ceny jeden zdefiniowany rodzaj ceny dla wszystkich towarów. Indywidualne rabaty oraz indywidualne rodzaje cen ustawiamy przy dodawaniu poszczególnych pozycji asortymentowych do dokumentu wydania WZ. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ], aby dodać pozycję asortymentową. Wybrać odpowiednią pozycję: Artykuł Receptura Import z zamówienia Od sposobu wyliczania dokumentu uzależniony jest rodzaj pobieranej z cennika ceny. Jeżeli dokument liczony jest od netto lub od sumy, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością netto (bez VAT-u) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami bez podatku VAT. Wartość brutto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny netto. Jeżeli dokument liczony jest metodą od brutto, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością brutto (z doliczonym podatkiem VAT) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami z podatkiem VAT. Wartość netto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny brutto. Wpisanie do cennika np. ceny brutto i sprzedaż na dokumencie liczonym metodą od brutto spowoduje, że cena brutto mimo wyliczeń zostanie niezmieniona. W związku z odmiennym sposobem interpretowania ceny katalogowej formularz edycji pozycji artykułu zmienia się. W zależności od sposobu liczenia wartości dokumentu ma nieco inny wygląd. Dla sposobu liczenia: od netto i od sumy okno Dopisanie artykułu wygląda następująco: Magazym 5-9
Cena katalogowa netto Dla sposobu liczenia od brutto okno Dopisanie artykułu wygląda następująco: Cena katalogowa brutto 5-10 Magazyn
Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 2 Nazwa Informacje w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży : Znaczenie Pozycja dokumentu sprzedaży: Lokalizacja Identyfikator Dostawa: Nr dostawy Stan w magazynie/dostawie: W magazynie\ dostawie W jednostkach kontrahenta Ilość artykułu: Opakowań zbiorczych Jednostka własna Cena katalogowa: W pozycji Lokalizacja należy wybrać właściwą dla towaru lokalizację (przycisk, lub przycisk jeśli wprowadzamy nową lokalizację do słownika). Z prawej strony okna pojawi się nazwa wybranej lokalizacji. Po wybraniu lokalizacji w pozycji Symbol własny wyświetlą się towary tylko z tej lokalizacji. Jeśli nie zostanie wybrana żadna z lokalizacji program wyświetli całą kartotekę towarów. W pozycji Identyfikator wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki towar. Program umożliwia wyszukanie (klawisze ) po: Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta Indeksie 2 Nazwie własnej Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym Program zdejmuje towar z magazynu wg zasady rozchodowania: FIFO (pierwsze weszło- pierwsze wyszło). LIFO (ostatnie weszło-pierwsze wyszło) lub wybór przez użytkownika z dowolnej dostawy ustawianej w opcji Kartoteki/Magazyny Niezależnie od ustawień w opcji Kartoteki/Magazyny istnieje możliwość wyboru dostawy towaru podczas wystawiania dokumentu WZ (pozycja Numer dostawy ). Jeśli pominiemy to pole, i nie wybierzemy żadnej z dostawy, program zdejmie towar z magazynu według przyjętej wcześniej reguły. Program udostępnia na bieżąco stan towaru w magazynie lub wybranej dostawie (jeśli wybierzemy konkretną dostawę, z której wydajemy towar -pozycja Dostawca ). Znajduje się tu również informacja o rezerwacji towaru. Wszystkie informacje podawane są w jednostkach własnych i jednostkach kontrahenta. Pole dotyczące opakowań zbiorczych jest aktywne dla towaru, który posiada zdefiniowane opakowania zbiorcze. Można podać ilość opakowań lub ilość jednostek w opakowaniu. Jeśli towar nie posiada opakowań zbiorczych podajemy ilość jednostek np. godzina, minuta, domyślnie jeden. Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto/ netto Rodzaj ceny towaru pobierany wg ustawień ceny indywidualnej (jeśli określona dla danego towaru i kontrahenta) lub domyślnej ceny dla kontrahenta. Można ją zmienić przyciskiem lub wprowadzić nową otwierając słownik rodzajów cen (przycisk ). Jeżeli dokument liczony jest sposobem od netto lub od sumy, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością netto (bez VATu) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami bez podatku VAT. Wartość brutto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny netto. Magazym 5-11
Tabela 2 Informacje w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży (ciąg dalszy): Nazwa Znaczenie Cena katalogowa: Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto/ netto Cena katalogowa: Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto/ netto Automatycznie zamień cenę katalogową na cenę promocyjna Rodzaj ceny: Automatycznie zamień cenę katalogową na cenę promocyjna Rabat: Rodzaj rabatu Rabat Rodzaj ceny towaru pobierany wg ustawień ceny indywidualnej (jeśli określona dla danego towaru i kontrahenta) lub domyślnej ceny dla kontrahenta. Można ją zmienić przyciskiem lub wprowadzić nową otwierając słownik rodzajów cen (przycisk ). Jeżeli dokument liczony jest sposobem od netto lub od sumy, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością netto (bez VATu) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami bez podatku VAT. Wartość brutto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny netto. Jeżeli dokument liczony jest metodą od brutto, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością brutto (z doliczonym podatkiem VAT) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami z podatkiem VAT. Wartość netto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny brutto. Cena katalogowa może być ceną w walucie. Cena walutowa przenoszona jest z ustawień alternatywnych towaru dla kontrahenta lub z okna Wydanie zewnętrzne WZ z pozycji Waluta, Kurs. Wyższy priorytet mają ustawienia na dokumencie wydania WZ niż ustawienia waluty w kartotece towaru. Jeśli ceną katalogową będzie cena wyliczana od ceny zakupu, to pozostałe pola dotyczące rodzaju ceny i ceny sprzedaży zostaną zablokowane. Cena sprzedaży wyliczana jest wówczas w momencie sprzedaży wg ceny z dostawy. Cena promocyjna dotyczy konkretnej dostawy i konkretnego towaru, np. na towary z dostawy z przeterminowanym terminem przydatności. Cena promocyjna w dowolnej walucie, zawsze ma najwyższy priorytet. Można ją ustawić w opcji Magazyn/ Stan magazynu. Uruchamiając przycisk [EDYCJA] po kliknięciu na [WIDOK] poprawiamy dostawę konkretnego towaru. Można zmienić jej lokalizację, walutę, termin przydatności oraz wpisać cenę promocyjną. Jeśli dany towar posiada cenę promocyjną to przy zaznaczonej omawianej opcji wartość tej ceny ma zawsze najwyższy priorytet i zastąpi domyślną cenę katalogową. Przy odznaczonej opcji cena katalogowa zostanie pobrana według wyżej opisanej reguły, czyli wg ustawień ceny katalogowej. Cena promocyjna dotyczy konkretnej dostawy i konkretnego towaru, np. towarów z dostawy z przeterminowanym terminem przydatności. Cena promocyjna nie dotyczy usług. Pole to jest nieaktywne. Rabat dla pozycji przepisuje się z główki dokumentu. Jeśli w główce nie ma rabatu, to domyślnie jest ustawiona wartość rabatu z kartoteki towaru lub z opcji firmy. Rabat przenoszony jest z nagłówka dokumentu. Jeśli nie ma tam rabatu, przenoszony jest z kartoteki towarów lub z parametrów firmy. Rabat można zmienić po przez wybór innej pozycji (przycisk ). Korzystając ze słownika rabatów można wprowadzić nowy rabat (przycisk ). Można wpisać procentową wartość rabatu ręcznie. 5-12 Magazyn
Tabela 2 Informacje w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży (ciąg dalszy): Nazwa Rabat: Stosuj wybrany rabat także do cen promocyjnych i wyliczanych od ceny zakupu. Znaczenie Po zaznaczeniu tej opcji rabat dotyczył będzie ceny promocyjnej (jeśli stosowana jest cena promocyjna) lub cen sprzedaży wyliczanej od ceny zakupu. Jeśli opcja jest nie zaznaczona, rabat dotyczy tylko ceny katalogowej. Cena sprzedaży: Cena brutto Cena netto Stawka VAT Numery seryjne: Dostawcy Sprzedaży Cena brutto jest ceną usługi z naliczonym podatkiem VAT. Cena netto jest to cena towaru bez podatku VAT po uwzględnieniu rabatu. Domyślna wysokość stawki VAT wprowadzona podczas dodawania towaru do kartoteki, podpowiadana przy dopisywaniu towaru na dokument. Może być wybrana z listy słowników stawek VAT przez naciśnięcie lub. Jeśli dokument jest w walucie (będzie potem kojarzony z FE), to stawka zawsze wynosi 0% eksp. i nie można jej zmieniać. Numer seryjny można nadać dla dowolnego rodzaju artykułu w dowolnym dokumencie. Istnieją dwa rodzaje numerów seryjnych: Numer seryjny dostawcy wprowadzany jest na dokumentach zakupu dla pozycji towarowej i przepisywany automatycznie na dokument sprzedaży po wybraniu pozycji z dostawy w której ten numer był zapisany. Numer seryjny sprzedawcy można go podawać jedynie na WZ, PA, FS, FE, WDT i KS. Przechowywany jest w magazynie tylko wtedy, gdy towar wrócił na skutek Korekty Sprzedaży. Pola z numerami dostępne są na wydrukach. Akwizytor Prowizja akwizytora pobierana jest z kartoteki po wybraniu akwizytora w oknie Wydanie zewnętrzne lub może być wpisana ręcznie Uwagi: Uwagi Zamknij okno po zapisie pozycji Dodatkowe uwagi dotyczące towaru. Po zaznaczeniu tej opcji za każdym razem po wprowadzeniu towaru trzeba otwierać nowe okno do wprowadzania kolejnej pozycji. Jeśli opcja nie jest zaznaczona po zapisaniu towaru okno nie jest zamykane można wprowadzać kolejny artykuł. Magazym 5-13
Jeśli wybierzemy pozycje Dopisz recepturę pojawi się okno: Nazwa i ilość produktów receptury Pozycje receptury Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Wybór receptury zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 3 Nazwa Receptura: Receptura Ilość Pozycje: Informacje w oknie Wybór receptury : Znaczenie Należy wybrać właściwą recepturę (przycisk, lub przycisk, jeśli wprowadzamy nową recepturę na listę receptur produkcyjnych). W pozycji receptura powinna pojawić się nazwa wybranej receptury. Ilość pozycji produktów receptury. Domyślnie zawsze 1. Nową ilość wpisujemy ręcznie. Pozycje Pozycje towarowe wchodzące w skład wybranej receptury przypisane podczas tworzenia receptury w opcji Kartoteki/Receptury. Podczas dopisywania receptury do dokumentu WZ program sprawdza stan magazynu oraz cenę sprzedaży towaru. Jeśli cena sprzedaży jest mniejsza od zera, program zasygnalizuje, że cena sprzedaży musi być większa od zera. Jeśli w magazynie zabraknie jakiejś pozycji towarowej, pojawi się komunikat o braku towaru w magazynie 5-14 Magazyn
Jeśli receptura posiada w swoim zestawie towar i usługi, na dokumencie wydania WZ znajdą się tylko towary. Usługi nie pojawiają się na dokumentach WZ. W przypadku wybrania pozycji Import z zamówienia pojawi się okno: Zamówienia odbiorców Jeśli podczas wystawiania dokumentu sprzedaży lub dokumentu WZ zostanie wybrany kontrahent to na liście zamówień od odbiorców, gdzie wskazujemy zamówienie do realizacji, pojawią się tylko te zamówienia, które dotyczą wskazanego odbiorcy. Po uruchomieniu ikony można włączyć opcje pokazywania zamówień tylko dla tego samego nabywcy lub tego samego odbiorcy. Jeśli na dokumencie sprzedaży lub dokumencie WZ nie zostanie wybrany kontrahent to na liście zamówień znajdą się wszystkie niezrealizowane zamówienia. Magazym 5-15
Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży, program wyświetla listę zamówień z numerami oraz datami ich wystawienia. Umożliwia wybór realizowanego zamówienia lub kilku zamówień w jednym dokumencie sprzedaży (najpierw jedno zamówienie, następnie drugie zamówienie). Zamówienia mogą być realizowane częściowo. Podczas realizacji zamówienia użytkownik wybiera pozycje oraz wpisuje ilości do realizacji. Zamówienia całkowicie zrealizowane oraz zamówienia powiązane z fakturą zaliczkową nie pojawiają się jako dokument źródłowy. Jeśli wybrane zamówienie zawiera usługi, pozycje te zostaną pominięte, ponieważ do WZ nie można dopisywać kosztów i usług. Na dokumencie może być kilka pozycji tego samego towaru, ponieważ zostają one zdjęte z magazynu według dostaw (kończy się jedna dostawa i zostaje naruszona druga). Drukując taki dokument, w parametrach funkcji zaznaczamy grupowanie pozycji po indeksie, wówczas na wydruku zsumowane zostaną te same pozycje towarowe. Jeśli nie zaznaczymy żadnego grupowania, wydrukowany dokument będzie wyglądał dokładnie tak jak podczas wystawiania (może posiadać kilka tych samych pozycji towarowych np. towar z różnych dostaw lub o różnych rozmiarach). 5. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ], aby zapisać pozycję towarową na dokumencie WZ 6. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ], aby zatwierdzić dokument WZ. Rezygnując z zapisania danych nacisnąć przycisk [ANULUJ]. Sposób, w jaki towar jest zdejmowany z magazynu, można wybrać w opcji Zasada rozchodowania w menu Kartoteki/ Magazyny. Standardowo obowiązuje zasada FIFO: pierwsze przyszło - pierwsze wyszło podpowiadana podczas zakładania nowego magazynu. Towar jest zdejmowany z ewidencji w takiej kolejności, w jakiej doń trafiał. Towar pochodzący z nowszej dostawy opuści magazyn dopiero, gdy nie będzie już towaru z poprzednich. Oprócz FIFO istnieje w programie zasada rozchodowania LIFO: ostatnie przyszło - pierwsze wyszło oraz wybór towaru przez użytkownika z dowolnej dostawy. Kontrolowane są stany magazynowe, a ewentualne przekroczenie minimalnej ilości towaru jest sygnalizowane (opcja stan minimum w kartotece towaru). Program nie dopuszcza stanów ujemnych, nie ma więc możliwości wydania towaru, którego brak w magazynie. Podczas wydawania towaru użytkownik widzi bieżący stan magazynu. W przypadku receptury program sprawdza stan pozycji asortymentowych podczas zapisywania receptury na dokument WZ. Jeśli chcemy wydać więcej towaru niż jest w magazynie, pojawi się komunikat: 5-16 Magazyn
Uwaga Wyjątek Uwaga Program umieszcza na dokumencie dostępną ilość towaru. Dokument wydania WZ pobiera ceny sprzedaży z aktualnego i zatwierdzonego cennika. Program ostrzega użytkownika, jeśli cena sprzedaży jest niższa, niż cena zakupu. Ostrzeżenie to można wyłączyć w kartotece towarów. Dokument WZ może być samodzielnym dokumentem wydania towaru z magazynu lub może być generowany automatycznie na podstawie dokumentu sprzedaży. Wystawiany w opcji Magazyn/Rozchody zewnętrzne WZ dokument rozchodowy nie generuje dokumentu płatności (faktury, rachunku, faktury eksportowej). Aby wystawić dokument płatności, należy przejść do opcji Sprzedaż/Sprzedaż i tam dokonać powiązania wystawianego dokumentu sprzedaży z dokumentem wydania WZ. Z dokumentem płatności może być powiązane wiele dokumentów wydania WZ. Opcja Sprzedaż/Sprzedaż służy do wystawiania faktur i rachunków. Na podstawie dokumentu sprzedaży program generuje dokument wydania WZ i wydaje towar z magazynu. Wystawiony w ten sposób dokument posiada uwagę: Dokument WZ wygenerowany automatycznie przez fakturę/paragon numer (tu podaje numer dokumentu). Program nie wygeneruje dokumentu WZ, jeśli na fakturze znajduje się tylko usługa. Dokument wydania zewnętrznego nie zawiera usług. Wystawienie dokumentu korygującego sprzedaż (np. faktury korygującej) o ilość wydanego towaru wpływa na stan magazynowy (opcja Magazyn/Stan magazynu ). Uwaga Edycja pozycji towarowych możliwa jest zarówno z poziomu WZ jak i na związanym z nim dokumencie sprzedaży. Więcej informacji... Powiązanie dokumentu płatności z dokumentem wydania WZ oraz wystawianie korekty sprzedaży, zostało omówione w rozdziale Sprzedaż. Procedura usuwania, edycji i drukowania dokumentu została opisana w rozdziale Obsługa programu. Magazym 5-17