REGULAMIN UCZESTNICTWA W TARGACH WORLD RESCUE SERVICES & PUBLIC SAFETY 2016 1 INFORMAJE OGÓLNE 1. Organizatorem Targów World Rescue Services & Public Safety 2016 (dalej Targi) składających się z czterech wydarzeń tematycznych Warsaw Fire Protection, Warsaw Rescue, Warsaw Security i Warsaw Safety w dniach 2-4 czerwca 2016 jest firma PTAK Spółka Akcyjna z siedzibą w Rzgowie (kod 95-030) przy ulicy. Żeromskiego 6, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przowadzonego przez Sąd Rejeonowy dla Łodzi Śródmieścia XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Śądowego pod numerem KRS 0000396803, podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) o numerze identyfikacyjnym NIP 7282785090, REGON 101295738 (dalej Organizator). 2. Uczestnikiem targów - Wystawcą może być podmiot gospodarczy w rozumieniu przepisów o prowadzeniu działalności gospodarczej (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego itd.) 3. Uczestnikiem targów Zwiedzającym może być osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy w rozumieniu przepisów o prowadzeniu działalności gospodarczej (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki prawa handlowego itd.) 4. Miejscem ekspozycji jest AL. KATOWICKA 62, 05-830 NADARZYN, WOLICA 114D. Szczegółowe informacje zamieszczone są na stronie http://. 5. W dniach montażu 31.05-01.06.2016 samochody ciężarowe, busy i przyczepy, nie będące produktami biorącymi udział w targach, mogą pozostawać na parkingu tylko na czas rozładunku jednak nie dłużej niż 4 godziny, przedłużenie tego czasu musi być uzgodnione z organizatorem. W dniach 02.06.2016. i 03.06.2016. przez całą dobę oraz w dniu 04.06.2016. do godziny 17.00 na parkingach przy targowych obowiązuje całkowity zakaz parkowania samochodów dostawczych, busów oraz przyczep nie będących produktami biorącymi udział w targach. 6. Termin trwania targów: Rozpoczęcie czwartek 2 czerwca 2016 Zakończenie sobota 4 czerwca 2016 7. Czas otwarcia dla zwiedzających: 2-4 czerwca 2016 od 9.30 do 17.00 8. Czas otwarcia dla wystawców: 2-3 czerwca 2016 od 9.00 do 18.30 4 czerwca 2016 od 9:00 do 23.00 9. Montaż stoisk: wtorek 31.05.2016 od 8.00 do 22.00 środa 01.06.2016 od 8.00 do 22.00 10. Demontaż stoisk: Sobota 04.06.2016 od 19.00 do 23.00 Niedziela 05.06.2016 od 8.00 do 16:00 11. Opłata za prace montażowe jak i demontażowe poza w/w godzinami wynosi 800 zł netto za przedłużenie funkcjonowania hali do 3 godzin oraz 2500 zł netto za każdą rozpoczętą godzinę powyżej 3 godzin. 12. Uczestnik targów wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Uczestnik targów osiągnie na skutek udziału w Targach i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń. Strona 1 z 6
2 ZASADY UDZIAŁU W TARGACH 1. Obsługa zgłoszeń firm na Targi będzie prowadzona przez podwykonawcę Organizatora (dalej Biuro Targów). 2. Warunkiem udziału w Targach jest wykonanie wymienionych poniżej czynności, z uwzględnieniem terminów określonych w Regulaminie: a) wypełnienie formularza zgłoszenia uczestnictwa (dalej umowa), który jest równoznaczny z zawarciem Umowy, dostępnym na stronie internetowej, wydrukowanie go, wypełnienie wszystkich pozycji, podpisanie przez osobę uprawnioną do zgłoszenia firmy, a następnie przesłanie skanu podpisanego zgłoszenia na adres mailowy: ; b) dokonanie opłaty z tytułu udziału w Targach na podstawie przesłanej przez Biuro Targów faktury PROforma; należność należy wpłacić na rachunek bankowy Organizatora wskazany na fakturze w terminie do 14 dni od daty wystawienia; wymagane jest przesłanie potwierdzenia wpłaty na adres e-mail: ; c) przesłanie na adres mailowy logo firmy zgłaszanej na Targi ; format zapisu: typ pliku jpg, tiff lub psd w rozmiarze do 2 MB; oraz krótkiego opisu nie przekraczającego 200 znaków, celem umieszczenia informacji na stronie; d) opłacenie faktury wystawionej przez Organizatora w terminie wskazanym na fakturze; 2. Potwierdzeniem udziału Wystawcy w targach jest umowa zatwierdzona przez obie strony. 3. Uczestnictwo w targach oraz rozpoczęcie zabudowy możliwe jest wyłącznie po uregulowaniu wszystkich zobowiązań finansowych wobec Organizatora. Przesłanie wypełnionych i podpisanych dokumentów jest równoznaczne z akceptacją wszystkich treści zawartych w umowie oraz niniejszym regulaminie i stanowi zobowiązanie do pokrycia wszystkich kosztów związanych z uczestnictwem w targach. 4. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy z przyczyn niezależnych od Organizatora najpóźniej do dnia 30.04.2016 roku i zobowiązany jest w takim przypadku do zwrotu zaliczki. Organizator może odstąpić od umowy w przypadku podania przez Wystawcę nieprawdziwych lub niepełnych danych. Organizator uprawniony jest do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Wystawcę przepisów umowy: a) nie uregulowania jakichkolwiek należności na rzecz organizatora. b) podnajęcie lub przekazanie osobom trzecim stoiska bez zgody organizatora. c) nie zachowania wskazanego w informacji technicznej terminu budowy stoiska. 5. Wystawca zgłaszając uczestnictwo ma prawo wyboru formy w jakiej chce uczestniczyć w targach. Wszystkie informacje są omawiane podczas rozmów osobistych lub telefonicznych, korespondencji internetowej bezpośrednio z klientem. Uczestnik ma prawo wybrać jedną lub kilka spośród następujących form udziału: a) indywidualna powierzchnia wystawiennicza bez zabudowy i przyłączy; b) stoisko promocyjne z zabudową standardową i przyłączem prądu o powierzchni od 7 m2 wzwyż; c) dystrybucja ulotek przez hostessę wynajem hostessy leży po stronie wystawcy; d) insert do torby dla zwiedzających; e) wynajem salki konferencyjnej; f) inne formy promocji indywidualnie uzgodnione z organizatorem; 6. Udział w Targach jest odpłatny. Opłaty z tytułu uczestnictwa są określone w formularzach zgłoszeniowych dostępnych na stronie internetowej (http://www.wprsps.com). Strona 2 z 6
3 STOISKA 1. Wystawca wybiera w ramach możliwości (wolne miejsca) lokalizację stoiska, którą zatwierdza organizator. 2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli wymagają tego względy organizacyjno - techniczne lub przepisy związane z bezpieczeństwem. 3. Wystawcy otrzymują w odpowiednim czasie oraz sukcesywnie co jakiś czas szczegółowe informacje na temat rozdziału powierzchni wystawienniczej oraz wszelkich zmian związanych z lokalizacją. 4. Stoiska oferowane przez Organizatora oraz ich ceny są przedstawione w formularzach zgłoszeniowych na stronie Targów http://. 5. Prąd techniczny jest włączany w dniach 31.05-01.06.2016 w godzinach 8.00-22.00, a prąd stały w dniach 2-4.02.2016 w godzinach 08.00-18.00. 6. W przypadku zapotrzebowania na prąd całodobowy lub na prąd stały w dniach zabudowy należy złożyć pisemne zamówienie u Organizatora najpóźniej na 14 dni przed targami. 7. Wystawca zobowiązany jest do złożenia zamówienia na usługi techniczne, wpis do katalogu targowego oraz podpisania oświadczeń dotyczących zabudowy najpóźniej do dnia 29.04.2016 (przyłącze prądu elektrycznego, wodę, internet, parking, ochrona stoiska, sprzątanie stoiska) oraz uiszczenia stosowanych opłat zgodnych z przesłanym zamówieniem. 8. Wszelkie maszyny i urządzenia o wymiarach powyżej 180 cm szerokości i 250 cm długości muszą być dostarczone na stoisko do godziny 10.00 pierwszego dnia zabudowy, po tym terminie organizator nie gwarantuje możliwości dostarczenia maszyn i urządzeń na stoisko. 9. Do wprowadzania na teren hal PTAK WarsawExpo dużych elementów wyposażenia stoisk w tym maszyn i urządzeń o znacznych gabarytach służą: bramy towarowe BT 1 szerokość 300 cm i wysokość 450 cm. BT 2 szerokość 300 cm i wysokość 450 cm i BT 3 szerokość 460 cm i wysokość 450 cm. Wysokość hal: zabudowa Hala E - 3.5 do 5.5 m dopuszczalne obciążenie Hala E 500-2000 kg / m² 10. Wystawca w czasie przewidzianym dla montażu i demontażu w obrębie swojego stoiska ma prawo dokonywać tylko niezbędnych robot montażowych i ostatecznego retuszu związanych z przygotowaniem stoisk lub eksponatów. W szczególności zabronione są prace związane ze spawaniem, szlifowaniem drewna i gipsu oraz inne prace powodujące zapylenie. Wszelkie prace mogące powodować zanieczyszczenie sąsiadujących stoisk, mogą być wykonywane do godziny 16.00 drugiego dnia zabudowy, kara za wykonywanie takich prac po tym terminie wynosi 3000 zł, którą ponosi wystawca. 11. Każdy uczestnik targów, jeżeli zachodzi taka konieczność, powinien umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu ich podłączenia do urządzeń technicznych. 12. Elementy zabudowy: fryzy, transparenty, markizy, opisy stoisk i eksponatów oraz znaki firmowe i towarowe nie mogą przekraczać przyznanej powierzchni wystawienniczej, blokować w żaden sposób przejść i ciągów komunikacyjnych oraz zatwierdzonej wysokości zabudowy, kara za niezastosowanie się do punktu regulaminu wynosi 3000 zł, którą ponosi wystawca. 13. Każda ścianka przylegająca bezpośrednio do innego stoiska i będąca wyższą niż 2,3 metra musi być od strony tego drugiego stoiska estetycznie wykończona w kolorze białym lub musi być przezroczysta a także nie może zawierać treści reklamowych. 14. Organizator bez konsultacji z Wystawcą ma prawo umieścić na konstrukcji stoiska tabliczkę z numeracją, zgodną z ogólnym planem rozmieszczenia stoisk. Strona 3 z 6
15. Zabrania się bez uzgodnienia, zawieszania i naklejania elementów stoisk, transparentów, flag, reklam i dekoracji do konstrukcji hal (stropów, ścian, poręczy, balustrad, szyb itp.). 16. Wystawca targów wykupując powierzchnię wystawienniczą lub stoisko z zabudową standardową zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska, szyb i ścianek w dniu zakończenia targów i pozostawi stoisko w takim stanie w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości: - 90zł netto za jedną ściankę (1x2,5m) zabudowy standardowej, - 20zł netto za m2 szyby i ścianki PW5, - 35zł netto za m2 ścianki kartonowo-gipsowej, - 5 zł netto za mb nie usuniętej taśmy z posadzki. 17. Stoisko targowe nie może zostać w całości lub częściowo uprzątnięte i opuszczone przed regulaminową godziną rozpoczęcia demontażu. Wystawca, który się tego dopuści zostanie obciążony karą w wysokości połowy kosztów wynajmu stoiska. 18. Organizator jest uprawniony do interweniowania w przypadku zakłócania porządku przez nadmierny hałas powodowany na poszczególnych stoiskach pracy innych stoisk lub całości wystawy. W przypadkach szczególnych organizator zastrzega sobie prawo całkowitego zakazu prezentacji wyposażenia powodującego nadmierny poziom hałasu, pracy systemów nagłaśniających, prezentacji muzycznych i filmowych w przypadku niemożności uzyskania polubownego rozwiązania sporu przez zainteresowanych wystawców. 19. Organizator nie odpowiada za przerwy w dostawie mediów lub usług spowodowane okolicznościami od niego niezależnymi, w takiej sytuacji zobowiązuje się podjąć wszelkie niezbędne działania aby przywrócić niezakłócony dostęp do mediów i usług. 20. Zabrania się udostepnianie prywatnych sieci Wi-Fi na terenie targów w trakcie trwania wydarzenia. Nadmierna ilość sieci Wi-Fi zakłuca zasięg sieci komórkowych. Organizator udostepnia sieć Wi-Fi dla wystawców. 4 BEZPIECZEŃSTWO 1. Zabronione jest wnoszenie na teren targów broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na terenach targowych. Jeżeli ww. przedmioty są częścią wystawy należy pisemnie uzyskać zgodę organizatora na wnoszenie przedmiotów na teren targów. 2. Zabronione jest wprowadzanie (wnoszenie) na teren targów zwierząt. 3. Do zabudowy stoisk należy używać wyłącznie materiałów, które są niepalne, trudno zapalne bądź zostały zabezpieczone przed ogniem. Na stoisku należy przechowywać stosowne certyfikaty i zaświadczenia. Nie wolno stosować takich materiałów jak bambus, sitowie itp., które paląc się eksplodują. 4. Stoiska targowe powinny być budowane zgodnie z prawem budowlanym oraz z innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzania kontroli sprawdzających zgodność prowadzonych na terenie targów działań uczestników targów i wykonawców stoisk z przepisami technicznymi i przeciwpożarowymi. Nieprzestrzeganie niniejszych przepisów może spowodować wstrzymanie prac, a w powtarzających się przypadkach może być podstawą do rozwiązania umowy. 6. Zabrania się organizowania pokazów pirotechnicznych, bez zgody i ustaleń z Organizatorem. 7. Użytkownicy pawilonów targowych zobowiązani są do zaniechania wszelkich czynności mogących obniżyć stopień bezpieczeństwa przeciwpożarowego. W przypadku specyficznej ekspozycji, stwarzającej poważne zagrożenie pożarowe, na uczestnikach imprez organizowanych na terenie targów spoczywa obowiązek Strona 4 z 6
dodatkowego zabezpieczenia przeciwpożarowego we własnym zakresie, w sposób uzgodniony z Inspektoratem Ochrony Przeciwpożarowej. 8. Zarówno firmy budujące stoiska jak i uczestnicy targów (wystawcy) ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, wykonujących roboty na terenie targów i odpowiadają za wszelkie wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w okresie montażu, eksploatacji i demontażu ekspozycji. 9. Uruchamianie maszyn i urządzeń nie odpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ich przez personel nieuprawniony jest zabronione. 10. W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy nie objętych niniejszymi przepisami, mają zastosowanie ogólne, obowiązujące w Polsce przepisy, oraz przepisy zawarte w regulaminie budynku PTAK Warsaw Expo, które powinni przestrzegać wszyscy uczestnicy targów i wykonawcy stoisk. 5 REKLAMACJE 1. Wszelkie reklamacje dotyczące stoisk z zabudową standardową należy zgłaszać pisemnie organizatorowi najpóźniej do godziny 10.00 pierwszego dnia targów. 2. Wszelkie reklamacje związane ze stoiskiem i serwisem technicznym będą rozpatrywane tylko na podstawie wcześniejszego zgłoszenia w Dziale Technicznym podczas targów. 6 ANULOWANIE UDZIAŁU 1. W przypadku gdy Wystawca odstąpi od umowy z przyczyn za które organizator nie ponosi odpowiedzialności zobowiązany jest do zapłaty na rzecz organizatora wszystkich należności wynikających z umowy. 2. W przypadku nie zabudowania zamówionej powierzchni targowej, wystawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 200 zł netto za metr kwadratowy zamówionej powierzchni. 7 INNE FORMY PROMOCJI PODCZAS TARGÓW 1. Reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucja wszelkich materiałów promocyjnych poza wykupionym miejscem, jest możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora i po dokonaniu stosownych opłat. Rozpowszechnianie materiałów poza stoiskiem bez pisemnego zezwolenia organizatora zagrożona jest karą w wysokości 3000 zł za każdą ujawnioną formę dystrybucji. 2. Jeśli na stoisku wystawia się więcej niż jedna firma, każda z nich jest zobowiązana do uiszczenia opłaty rejestracyjnej. 3. Plakaty, naklejki i inne drukowane materiały reklamowe umieszczone w halach wystawowych bez zezwolenia będą usuwane na koszt wystawcy w trakcie targów. 4. Reklamowanie na stoisku firm trzecich, nie będących wystawcami jest niedozwolone, również w przypadku firm współpracujących z wystawcą. Nie dotrzymanie tych warunków jest zagrożone karą w wysokości 3000 zł. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania ogłoszeń przez system nagłośnieniowy. 6. Loterie, konkursy, quizy itp. mogą być organizowane po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora oraz przy zachowaniu wymogów wynikających ze stosownych przepisów. Strona 5 z 6
8 OCHRONA ZNAKÓW TOWAROWYCH, PATENTÓW ITP 1. Organizator nie odpowiada za ochronę znaków towarowych, patentów, itp. eksponatów prezentowanych na targach. 2. Organizator oczekuje od uczestników przestrzegania i nienaruszania praw innych wystawców. Udokumentowane naruszenia praw innego wystawcy, uprawnia organizatora do wykluczenia uczestnika z bieżącej i/lub kolejnych edycji targów, jednakże nie jest to jego obowiązkiem. 9 UBEZPIECZENIE 1. Wystawca zobowiązuje się do ubezpieczenia eksponatów na swój koszt i ryzyko jak również posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież, ubytek, uszkodzenie lub zniszczenie eksponatów przed, podczas i po imprezie itd., niezależnie od okoliczności. 3. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów obowiązujących w miejscu trwania imprezy, szczególnie przeciwpożarowych, BHP itp. 4. Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie obiektu, umeblowania, instalacji dokonane przez niego lub osoby jego reprezentujące lub zatrudnione bezpośrednio lub pośrednio. 10 OCHRONA 1. Organizator zapewnia ogólną ochronę terenu targów. Nie ponosi on jednak żadnej odpowiedzialności za uszkodzenia i straty w eksponatach. 2. Wystawca może zlecić organizatorowi wynajęcie strażnika z firmy odpowiedzialnej za ochronę. 3. Wystawcy i jego personel nie mogą przebywać na stoisku w nocy. 11 IDENTYFIKATORY 1. Bezpośrednio po przyjeździe na teren targowy Wystawca, powinien się stawić w biurze targowym po odbiór identyfikatorów upoważniających do wejścia na stoisko. 12 TRANSPORT I SPEDYCJA 1. Transport, wyładunek, rozpakowywanie, montaż, demontaż, spakowanie i załadunek eksponatów oraz innych materiałów wystawowych wykonywane są przez wystawcę, na jego koszt i ryzyko. 2. Wystawcy mogą korzystać jedynie z firm spedycyjnych i robiących zabudowę, akredytowanych przez Ptak S.A. 13 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Umowa o uczestnictwo w Targach podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygad będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora. Strona 6 z 6