Regulamin. IV Międzynarodowych Targów Turystycznych i Wędkarskich na Pograniczu Expo Sejny 2014

Transkrypt

1 Regulamin IV Międzynarodowych Targów Turystycznych i Wędkarskich na Pograniczu Expo Sejny 2014 I. Informacje ogólne września 2014r. 1. Organizatorem IV Międzynarodowych Targów Turystycznych i Wędkarskich na Pograniczu Expo Sejny 2014 jest Stowarzyszenie Lokalna Grupa Rybacka "Pojezierze Suwalsko- Augustowskie", z siedziba przy ulicy Wesołej 22, Suwałki tel. 48 (87) fax. 48 (87) wew targiexpo@lgr-pojezierze.eu 2. Targi odbędą się w września 2014r. w obiekcie EXPO-Sejny Andrzej Norwa Service, ul Łąkowa 26, Sejny. Kontakt w sprawach organizacyjnych w obiekcie (zabudowa targowa i inne): tel./fax. 48 (87) , mobile biuro@expo.sejny.pl 3. Postanowienia niniejszego regulaminu obowiązują wszystkich uczestników niniejszych targów. 4. Wystawca otrzymuje bezpłatnie : Stanowisko zabudowane w systemie OCTA albo powierzchnię bez zabudowy w hali lub na wolnym powietrzu, Ladę targową, stolik, krzesła, oświetlenie, przyłącze 230V napis i logo na fryzie zabudowy targowej identyfikatory na smyczy dla wszystkich zgłoszonych osób Wpis do elektronicznego katalogu targowego udział w spotkaniu integracyjnym* *Organizator zastrzega sobie możliwość ograniczenia osób reprezentantów stoiska podczas kolacji integracyjnej/ uwarunkowane warunkami lokalowymi Koszty dojazdu na targi i noclegów pokrywa wystawca. 5. Targi współfinansowane są przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rybackiego w ramach Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich

2 II. Warunki uczestnictwa 1. Wystawca może wziąć udział w targach, jeżeli pomiędzy stronami zostanie zawarta umowa najmu powierzchni wystawienniczej (tj. karta zgłoszenia z załącznikami) zwana dalej umową. 2. Wystawca, zgłaszając swój udział w targach, przesyła jednorazowo wszystkie niżej wymienione dokumenty (załączniki): karta zgłoszenia (na formularzu udostępnionym przez organizatora) nazwa firmy + logo (w formacie wektorowym CDR, EPS (krzywe) lub mapy bitowej o minimalnej rozdzielczości 300 dpi, skala 1:1 (w formatach: JPG, TIFF, BMP, PDF) 3. Umowa zostaje zawarta po przesłaniu przez wystawcę prawidłowo wypełnionej karty zgłoszenia z załącznikami, podpisanej przez osoby upoważnione do działania w imieniu wystawcy. Zgłoszenia w targach można dokonać pocztą elektroniczną na adres biuro@expo.sejny.pl lub targiexpo@lgr-pojezierze.eu Można tez wysłać faxem na nr 48 (87) wew. 26 lub 48 (87) przesłać pocztą na adres Stowarzyszenie Lokalna Grupa Rybacka "Pojezierze Suwalsko-Augustowskie" ul. Wesoła 22, Suwałki lub EXPO- Sejny Andrzej Norwa Service, ul Łąkowa 26, Sejny. 4. Wysłanie karty zgłoszenia i wymaganych dokumentów oznacza zgodę zgłaszającego na przetwarzanie danych dotyczących wystawcy w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej umowy oraz w celach marketingowych przez organizatora IV MTTiW na Pograniczu Expo Sejny 2014r, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych(dz. U. z 1997r., Nr 133, poz. 883 ze zm.). Zgłaszającemu przysługuje prawo do wglądu w udostępnione dane oraz ich poprawiania. 5. Wysłanie Karty Zgłoszenia i wymaganych innych dokumentów oznacza jednocześnie zgodę na wpis do Katalogu Wystawców IV MTTiW na Pograniczu Expo Sejny Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia Karty Zgłoszenia bez podania przyczyny. 7. Wszystkie w/w dokumenty są wymagane niedopełnienie tego obowiązku skutkuje niezakwalifikowaniem na targi. 8. Ilość wystawców - ustala Organizator na podstawie karty zgłoszenia i dostępności powierzchni wystawienniczej.

3 9. Lokalizację powierzchni wystawienniczej określa Organizator na podstawie kolejności napływu kart zgłoszeń, wymiarów stoisk oraz warunków technicznych i aranżacji obiektu targowego. 10. Wielkość stanowiska ustala Organizator na podstawie karty zgłoszenia i dostępności powierzchni wystawienniczej. 11. Projekt własnego stoiska, nierealizowanego przez Organizatora, wymaga wcześniejszych ustaleń i zgody Organizatora. III. Przepisy organizacyjne: 1. Transport, spedycja i odprawa celna eksponatów odbywają się na koszt Wystawcy. 2. Wszystkie przywożone przez zagranicznych Wystawców do Polski eksponaty, materiały reklamowe, środki spożywcze przeznaczone na spotkania o charakterze reprezentacyjnym oraz towary do zabudowy i wyposażenia stoiska, podlegają polskim przepisom celnym. 3. Ekspozycja nie może stwarzać zagrożenia bezpieczeństwa dla zwiedzających i uczestników targów. Za bezpieczeństwo osób z obsługi oraz zwiedzających znajdujących się na stoisku, odpowiada Wystawca. 4. Wystawca jest zobowiązany do przebywania na stoisku w godzinach otwarcia Targów oraz posługiwania się identyfikatorem wydanym przez Organizatora. 5. Identyfikatory są imienne i nie mogą być odstępowane i używane przez osoby trzecie. 6. Wystawca zobowiązany jest do zachowania elementów zabudowy targowej stoiska w stanie nienaruszonym. Zabrania się umieszczania na konstrukcji stoiska eksponatów i przedmiotów za pomocą techniki, która powoduje trwałe uszkodzenie elementów zabudowy. Szkody powstałe z winy Wystawcy jest on zobowiązany naprawić w sposób uzgodniony z Organizatorem. 7. Hala targowa jest udostępniana Wystawcom w celu montażu i demontażu w dniach: 19 września w godz. 08:00 22:00 (montaż ekspozycji). 21 września 2014 r. w godz. 17:00 22:00 (demontaż ekspozycji). Inne terminy są możliwe po uzgodnieniu z wynajmującym obiekt targów (EXPO Sejny Andrzej Norwa Service Tel lub biuro@expo.sejny.pl). 8. Organizator zastrzega sobie możliwość zmian godzin montażu i demontażu ekspozycji.

4 9. Targi udostępniane będą dla zwiedzających 20 września 2014r. w godz. 10:00 18:00 i 21 września 2014r. w godz. 09:00 17: Nieobjęcie przez Wystawcę zamówionego stoiska do godz. 09:00 w dniu rozpoczęcia targów, traktowane jest jako anulowanie zlecenia i stoisko pozostaje do wyłącznej dyspozycji Organizatora. 11. Wystawca ma prawo do eksponowania i reklamowania swoich wyrobów i usług tylko na swoim stoisku. Działania promocyjne na stoisku nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać działalności innych Wystawców oraz bezpiecznego poruszania się zwiedzających ani zakłócać ich spokoju. 12. W obiekcie targowym i na terenie targowym zabrania się wykorzystywania w ciągach komunikacyjnych, ewakuacyjnych lub pożarowych stałych lub tymczasowych konstrukcji oraz stawiania eksponatów. 13. Wystawcy są zobowiązani zapoznać się i przestrzegać szczegółowych przepisów bezpieczeństwa przeciwpożarowego wywieszonych w hali targowej. 14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za elementy zabudowy i eksponaty Wystawcy. 15. Pozostawione po zakończeniu targów bez akceptacji Organizatora jakiekolwiek elementy ekspozycji uważane są za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na rzecz Organizatora. 16. Nie dopuszcza się likwidacji stoiska podczas trwania targów. 17. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenie lub utratę mienia Wystawcy, Uczestników i Zwiedzających, w szczególności w przypadku kradzieży. Wystawcy i inne podmioty uczestniczące w Targach mogą samodzielnie ubezpieczyć swoje mienie. IV. Rezygnacja z udziału w Targach 1. Wystawca jest zobowiązany do poinformowania Organizatora o rezygnacji z udziału w Targach w formie pisemnej minimum 14 dni przed ich rozpoczęciem. 2. Wystawca rezygnujący z wzięcia udziału w targach po upływnie 14 dni przed rozpoczęciem targów zobowiązany jest do zwrotu kosztów przypadających na Wystawcę, poniesionych przez Organizatora. Koszty te zostaną wyliczone w następujący sposób: całkowite koszty organizacji targów/ liczba wystawców. V. Postanowienia końcowe

5 1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Targów w przypadku okoliczności od niego niezależnych. W takich przypadkach Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodowania. 2. Nie zastosowanie się uczestnika do postanowień Regulaminu bądź ich naruszenie, uprawnia Organizatora do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym. W takim przypadku wystawca ponosi wszelkie koszty wynikłe z nieprzestrzegania przez niego postanowień niniejszego Regulaminu. 3. Wszelkie roszczenia (reklamacje) Wystawcy w stosunku do Organizatora powinny być zgłoszone w formie pisemnej, w ciągu 5 dni od daty zakończenia targów. Po tym terminie roszczenia Wystawcy ulegają przedawnieniu i nie będą rozpatrywane. 4. Wystawca wyraża zgodę na zamieszczenie zdjęć i opisów ekspozycji targowej Wystawcy, wykonanych przez Organizatora podczas targów w materiałach promocyjnych i informacyjnych Organizatora. 5. Postanowienia regulaminu stanowią integralną część umowy. 6. Obowiązującą wersją regulaminu jest wersja w języku polskim. Prezes Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka "Pojezierze Suwalsko-Augustowskie"