OFERTA WARUNKI UCZESTNICTWA W III MAŁOPOLSKIM FORUM FINANSOWYM

Transkrypt

1 OFERTA WARUNKI UCZESTNICTWA W III MAŁOPOLSKIM FORUM FINANSOWYM INFORMACJE OGÓLNE Organizator: Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A Kraków, ul. Kordylewskiego 11 Tel Lokalizacja: Stara Zajezdnia Kraków, ul. Św. Wawrzyńca 12 Termin i godziny otwarcia: 15 czerwca 2015 r. Godziny: Usługi: 1. Pakiet podstawowy: Stoisko na poziomie 0 o powierzchni 1,5 m2 Wpis do katalogu zawierający dane firmy, logo oraz krótki opis działalności - do 250 znaków Prezentacja elektroniczna firmy Wystawcy wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej (30 sekundowa prezentacja wyświetlana 8 razy podczas trwania Forum ) Ekspozycja jednego baneru typu rollup podczas Forum Nazwa i logo wystawcy na identyfikatorze Zabudowa stoiska obejmuje: Lada wystawiennicza zabudowana z trzech stron o wymiarach 50x100x100; fryz nad ladą z nazwą Wystawcy, półka, podłączenie do energii elektrycznej o mocy do 3kW 230 V; 2 krzesła, Cena pakietu: 1500 zł +VAT do dnia / 1900 zł +VAT od dnia Pakiet Premium (dostępnych 7 pakietów): Stoisko Business circle o powierzchni 4,7 m2 Wpis do katalogu zawierający dane firmy, logo oraz krótki opis działalności - do 500 znaków Prezentacja elektroniczna Wystawcy wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej (60 sekundowa prezentacja wyświetlana 8 razy podczas trwania Fprum ) Ekspozycja jednego baneru typu rollup podczas Forum Możliwość dystrybucji materiałów reklamowych wśród uczestników Forum przez hostessy Nazwa i logo wystawcy na identyfikatorze Zabudowa stoiska obejmuje: Zabudowa stoiska w formie koła o powierzchni 4,7 m2, stół, miejsca siedzące dla ok. 6 osób, podłączenie do energii elektrycznej o mocy do 3kW 230 V Cena pakietu: 2900 zł +VAT do dnia / 3500 zł +VAT od dnia Sponsor Złoty Forum (dostępny 1 pakiet): Tytuł Sponsora Złotego Forum wyłączność Stoisko wystawiennicze w strefie ViP (scena) 1

2 Umieszczenie logotypu Sponsora w newsletterze dotyczącym Forum Logo Sponsora na stronie głównej MARR oraz na stronie dedykowanej Forum Logo Sponsora oraz informacje o Sponsorze w mediach społecznościowych, w tym na fan page Forum Emisja materiałów informacyjnych, dotyczących Forum z udziałem Sponsora na stronie internetowej MARR oraz na fan page Forum Anons Sponsora podczas oficjalnego otwarcia Forum Przekazanie przez Organizatora dokumentacji fotograficznej Forum Dystrybucja materiałów reklamowych wśród Gości uczestniczących w wydarzeniu Logo Sponsora we wszystkich materiałach reklamowych targów internetowych oraz prasowych Reklama (dwie strony A5) wewnątrz katalogu targowego Logo Sponsora na pierwszej stronie katalogu targowego Ekspozycja sześciu rollup ów podczas Forum Prezentacja elektroniczna Sponsora wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej Banner reklamowy emitowany na stronie internetowej (czas emisji od dnia Przewijany pasek newsowy wyświetlany na dole strony (ekspozycja dół monitora) (możliwość zamieszczenia logotypów oraz podstawowych informacji o ofercie) (czas emisji od dnia Zamieszczenie na stronie internetowej filmu promocyjnego prezentującego ofertę firmy lub testimoniali (zarejestrowanych rekomendacji /opinii klientów o usługach czy produkcie sponsora/wystawcy) Logo Sponsora na identyfikatorach dla wystawców Ekspozycja zewnętrzna 1 elementu wizerunkowego Sponsora (balon, flaga, konstrukcja samochodowa) powierzchnie przed obiektem Stara Zajezdnia Cena pakietu: zł +VAT do dnia / zł +VAT od Sponsor Srebrny Forum (dostępne 2 pakiety): Tytuł Sponsora Srebrnego Forum Anons Sponsora podczas powitania Gości Forum Logo Sponsora na pierwszej stronie katalogu targowego Ekspozycja czterech rollup ów podczas Forum Banner reklamowy na stronie internetowej (czas emisji od dnia podpisania umowy, do finału wydarzenia) Logo Sponsora na głównej stronie internetowej Forum oraz fan page Forum Przekazanie przez Organizatora dokumentacji fotograficznej Forum Dystrybucja materiałów reklamowych wśród Gości uczestniczących w wydarzeniu Umieszczenie logotypu Sponsora we wszystkich materiałach promocyjnych i prasowych dotyczących Forum Prezentacja elektroniczna Sponsora wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej Banner reklamowy emitowany na stronie internetowej (czas emisji od dnia 2

3 Przewijany pasek newsowy wyświetlany na dole strony (ekspozycja dół monitora) (możliwość zamieszczenia logotypów oraz podstawowych informacji o ofercie) (czas emisji od dnia Informacja o Sponsorze w katalogu targowym (logo znaków) Logo Sponsora na identyfikatorach dla wystawców Cena pakietu: zł +VAT do dnia / zł +VAT od Sponsor Brązowy Forum (dostępne 3 pakiety): Tytuł Sponsora Brązowego Forum Logo Sponsora na głównej stronie internetowej Forum oraz fan page Forum Anons Sponsora podczas powitania Gości Forum Przekazanie przez Organizatora dokumentacji fotograficznej Forum Dystrybucja materiałów reklamowych wśród Gości uczestniczących w wydarzeniu Logo Sponsora we wszystkich materiałach reklamowych targów internetowych oraz prasowych Ekspozycja dwóch rollup ów podczas Forum Prezentacja elektroniczna Sponsora wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej Banner reklamowy emitowany na stronie internetowej (czas emisji od dnia Przewijany pasek newsowy wyświetlany na dole strony (ekspozycja dół monitora) (możliwość zamieszczenia logotypów oraz podstawowych informacji o ofercie) (czas emisji od dnia Informacja o Sponsorze w katalogu targowym (logo znaków) Logo na identyfikatorach dla wystawców Cena pakietu: zł +VAT do dnia / zł +VAT od Wielkości logotypów uzależnione są od wykupionego pakietu Logotypy będą lokowane na materiałach promocyjnych w sposób hierarchiczny w zależności od wykupionego pakietu i kolejności zgłoszeń 6. Dodatkowe usługi reklamowe: Reklama kolorowa w Katalogu Targowym: Cała strona: 400 zł + VAT ½ strona: 200 zł + VAT Ostatnia okładka katalogu: 1000 zł + VAT Dystrybucja materiałów reklamowych: 400 zł + VAT Totemy interaktywne: 200 zł + VAT Emisja materiałów reklamowych na małych ekranach w hali targowej: 500 zł + VAT Emisja materiałów reklamowych na dużym ekranie i małych ekranach w hali targowej: 800 zł + VAT Prezentacja własna - 30 minut - zapewnienie sali seminaryjnej (30m²:) 800zł + VAT. Logo Wystawcy na fryzie: 50zł + VAT. Reklama zewnętrzna: Flagi reklamowe przed obiektem: 500 zł + VAT Balon reklamowy: 1000 zł + VAT 3

4 Słupy reklamowe, konstrukcje identyfikacyjne, samochody: wycena indywidualna Reklama na stronie internetowej Forum - zamieszczenie informacji o Wystawcy z hiperłączem do strony www klienta: 150 zł + VAT Film promocyjny Wystawcy na stronie www Forum: 200 zł +VAT PAKIET "SMYCZE" dostarczone przez wystawcę, wydawane wraz z identyfikatorami dla wystawców: ceny do uzgodnienia w indywidualnych negocjacjach. Sponsor reklamy na słupach ulicznych (obszar ekspozycji miasto Kraków): ceny do uzgodnienia w indywidualnych negocjacjach. Sponsoring transmisji on-line w Internecie: ceny do uzgodnienia w indywidualnych negocjacjach. Prezentacja własna - 30 minut - zapewnienie sali seminaryjnej (30 m²) cena: 800 zł + VAT 7. Możliwości promocji dla firm, które nie prezentują swojej oferty na Forum: REKLAMA w drukowanym katalogu (1 str. A5): 1500 zł + VAT DYSTRYBUCJA ULOTEK firmowych podczas Forum lub INSERT ULOTEK do katalogu targowego: 1500 zł + VAT EKSPOZYCJA banneru roll-up podczas Forum: 1500 zł + VAT Prezentacja własna -30 minut - zapewnienie sali seminaryjnej (30 m²) - cena 2000 zł + VAT WARUNKI UCZESTNICTWA 1 ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA 1. Zgłoszenia uczestnictwa należy dokonać poprzez: nadesłanie do siedziby Organizatora oryginału formularza zgłoszenia uczestnictwa, wypełnionego i podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu dokonującego zgłoszenia. wpłatę kaucji z tytułu zakupu usługi. zgłoszenie uczestnictwa przyjmuje się za dokonane w dniu, w którym zostaną spełnione powyższe warunki. 2. Wraz z przesłaniem formularza zgłoszenia uczestnictwa w III Małopolskim Forum Finansowym Wystawca udziela zgody Organizatorowi na używanie logotypu oraz oznaczenia firmy. Jednocześnie Wystawca oświadcza, że logotyp oraz oznaczenie firmy stanowią własność firmy, a ich przekazanie nie narusza jakichkolwiek praw osób trzecich. 3. Formularze zgłoszeniowe można nadsyłać maksymalnie do dnia 10 maja 2015 roku. 4. Organizator w ciągu 3 dni Potwierdza przyjęcie formularza zgłoszeniowego na wskazany w formularzu adres mailowy. 2 STOISKO 1. Lokalizacja stoiska wystawcy wynika z projektów zabudowy powierzchni wystawienniczej, warunków organizacyjno-technicznych terenu wystawy oraz ewentualnych potrzeb wystawcy, do których w miarę możliwości organizator postara się dostosować. 4

5 2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany: lokalizacji stoiska, powierzchni zamówionej przez wystawcę, jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne uniemożliwiają realizację życzeń wystawcy bez prawa żądania odszkodowania. 3. Wystawcy otrzymają szczegółowe informacje na temat rozdziału powierzchni wystawowej po wpłaceniu kaucji. 4. Wystawcy, którzy przyślą formularz zgłoszenia do dnia 15 marca 2015 roku mają możliwość wyboru lokalizacji stoiska spośród dostępnych. Pozostałym Wystawcom lokalizację stoiska przydziela Organizator. 3 PREZENTOWANE EKSPONATY I WYNAJEM STANOWISKA 1. Wystawca zobowiązany jest do dostarczenia eksponatów i materiałów pomocniczych na miejsce imprezy i do zabrania ich z powrotem po zakończeniu imprezy w czasie uzgodnionym z Organizatorem. 2. Powierzchnia przeznaczona jest jedynie dla Wystawcy lub jego przedstawiciela. 3. Udostępnienie powierzchni przez wystawcę innemu wystawcy może nastąpić tylko za zgodą Organizatora po przedstawieniu pisemnego wniosku. 4. W przypadku odstąpienia części swojego stoiska innemu podwystawcy, wystawca zobowiązany jest do uiszczenia dodatkowej opłaty w wysokości 25% wartości stoiska. 5. Transport, ewentualny montaż, demontaż oraz wszelkie inne czynności związane z dostarczeniem eksponatów i innych materiałów na III Forum Finansowe oraz ich usunięcie, Wystawca dokonuje na własny koszt. 6. Wystawca zobowiązany jest do wyposażenia wynajmowanego stoiska wystawienniczego nie później niż do godz w dniu organizacji III Małopolskiego Forum Finansowego. 7. Roll-upy nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się po terenie III Forum Finansowego przez innych Wystawców i odwiedzających III Forum Finansowe. 8. Wystawca jest zobowiązany do przebywania na stoisku w godzinach otwarcia III Forum Finansowego dla zwiedzających oraz do udzielania branżowych informacji zwiedzającym. 9. Wystawca zobowiązany jest opuścić wynajmowane stoisko lub zakończyć demontaż stoiska w dniu zakończenia III Małopolskiego Forum Finansowego do godz. 20:00. Opuszczenie stoiska wystawienniczego lub rozpoczęcie demontażu dozwolone jest dopiero po zamknięciu III Forum Finansowego dla odwiedzających. 10. Za zaistniałe na stoisku wystawienniczym braki lub uszkodzenia, Wystawca zostanie obciążony równowartością aktualnej ceny rynkowej (nowego) zaginionego lub uszkodzonego przedmiotu. 11. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody. 12. Wystawca zobowiązany jest do utrzymywania czystości w obrębie stoiska i w jego najbliższej okolicy w trakcie trwania Forum oraz po jego zakończeniu. 4 WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Wystawca zobowiązany jest do wpłacenia kaucji z tytułu zakupu usługi. Zgłoszenie uczestnictwa przyjmuje się za dokonane w dniu, w którym zostaną spełnione warunki określone w Kaucja w wysokości 50% całkowitej należności wynikającej z umowy płatna w ciągu 7 dni od daty potwierdzenia przyjęcia formularza zgłoszeniowego. 5

6 3. Uregulowanie pozostałych należności tj. 50% wartości zamówienia płatne będzie na podstawie faktury VAT wystawionej przez organizatora w terminie określonym na fakturze, jednakże nie później niż 14 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia Forum na rachunek bankowy Organizatora - nr rachunku: w Getin Noble Bank S.A. 4. Do cen usług określonych w Regulaminie Organizatora doliczany jest podatek VAT wg obowiązującej stawki. 5 ANULOWANIE UDZIAŁU ODSTĄPIENIE OD UCZESTNICTWA W III MAŁOPOLSKIM FORUM FINANSOWYM. 1. W przypadku, gdy wystawca odstępuje od umowy przed terminem zamknięcia, podanym w ofercie tj. do 10 maja 2015 r. ma on prawo do zwrotu całkowitej sumy (100%) wpłaconej na konto Organizatora III Małopolskiego Forum Finansowego. 2. W przypadku, gdy wystawca, który wpłacił kaucję odstępuje od umowy po terminie zamknięcia, tj. po r. kaucja nie podlega zwrotowi i zostaje zaliczona na poczet częściowo zrealizowanej usługi. 3. Wymagana jest pisemna forma anulowania udziału pod rygorem nieważności. 6 ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI 1. Organizator nie ubezpiecza eksponatów i wyposażenia stoiska należącego do Wystawcy na czas jego transportu do i z miejsca, w którym odbywa się III Małopolskie Forum Finansowe wyładunku i załadunku oraz trwania wydarzenia. 2. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swoich eksponatów i wyposażenia stoiska przed uszkodzeniem oraz kradzieżą w czasie godzin otwarcia III Małopolskiego Forum Finansowego dla zwiedzających. 3. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsadę, która będzie obecna na stoisku wystawienniczym najpóźniej na 30 minut przed otwarciem III Forum Finansowego dla zwiedzających oraz przez cały czas trwania wydarzenia. 4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, ubytek, uszkodzenie lub zniszczenie eksponatów i innych przedmiotów Wystawcy. 5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania lub zaniechania osób trzecich, świadczących usługi na terenie Forum. 6. Każda osoba przebywająca na terenie Forum jest obowiązana do przestrzegania regulaminu obiektu, w tym przepisów BHP i przeciwpożarowych. 7. Wystawca przyjmuje do wiadomości, że na terenie powierzchni wystawienniczej obowiązuje zakaz palenia tytoniu, używania otwartego ognia, używania grzejników i kuchenek gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, pozostawiania bez dozoru urządzeń elektrycznych włączonych do sieci, nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji. 8. Zabronione jest wnoszenie na teren III Małopolskiego Forum Finansowego broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na terenach Forum. 6

7 7 MATERIAŁY REKLAMOWE 1. Wystawca jest zobowiązany do przekazania Organizatorowi treści niezbędnych do umieszczenia w katalogu, a także pozostałych materiałów multimedialnych Wystawcy do dnia 15 maja 2015 r. 2. Nie przekazanie materiałów, o których jest mowa w pkt. 1 5 skutkuje umieszczeniem zarówno w katalogu jak i materiałach multimedialnych jedynie nazwy firmy Wystawcy. 3. Literatura może być rozdawana przez wystawcę na wynajętym stoisku wystawienniczym. 4. Wystawca ma prawo do prowadzenia reklamy na wynajętym stanowisku wystawienniczym. 5. Niedozwolone jest eksponowanie i prezentowanie na stoiskach oferty niezgodnej z zakresem tematycznym III Małopolskiego Forum Finansowego 6. Reklama w jakiejkolwiek formie na terenie Forum, poza stoiskiem Wystawcy, wymaga pisemnej zgody Organizatora a jej umieszczenie poza stoiskiem jest odpłatne. 7. Organizator nie dopowiada za treści ofert targowych i reklam przekazanych przez Wystawcę w celu umieszczenia ich w katalogu. 8 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu w każdym czasie. 2. Wprowadzenie zmian w niniejszym Regulaminie nie wymaga zgody Wystawcy. 3. Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo przełożenia terminu III Małopolskiego Forum Finansowego. 4. Wystawca oraz Organizator powinien respektować obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego Unii Europejskiej i przepisy prawa wewnętrznego Rzeczypospolitej Polskiej. 5. Dla rozstrzygania sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst Regulaminu w języku polskim. Prawem obowiązującym przy interpretacji postanowień Regulaminu jest prawo polskie. 7