Regulamin dla Wystawców podczas Expo IMZC Poland sierpnia 2016 r. I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Regulamin dla Wystawców podczas Expo IMZC Poland sierpnia 2016 r. I. Postanowienia ogólne 1 Niniejszy regulamin obowiązuje wszystkich Wystawców (dalej Wystawca ) podczas Expo IMZC Poland 2016 (dalej Expo ). 2 Organizatorem Expo jest Commercial Communications Spółka komandytowa, z siedzibą w Gnieźnie (62-200), przy ul. Rynek Bednarski 3/4a (NIP: , REGON: wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gnieźnie XIII Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS (dalej Organizator ). II. Termin i miejsce wystawy 3 Strefa Expo będzie funkcjonowała w dniach 6-7 sierpnia 2016 roku w ramach IMC Poland Miejscem Expo jest przestrzeń w GOSiR Stadion Miejski w Gnieźnie, znajdujący się na ul. Strumykowej 8, Gniezno. 5 Expo będzie udostępnione dla osób zwiedzających w godzinach: 6 sierpnia 2016 r sierpnia 2016 r Wystawca zobowiązuje się stawić podczas montażu, zatowarowania i demontażu stoisk, które odbędą się w dniach i godzinach podanych przez Organizatora (tj. w dniach funkcjo-

2 nowania Expo wymienionych w 5). Zatowarowanie i gotowość stoisk pod rygorem braku dopuszczenia do wystawy muszą być zakończone minimum na godzinę przed otwarciem Biur IMZC Poland 2016 dla uczestników IMZC Poland 2016 oraz zwiedzających. 7 Wystawca jest zobowiązany do stawienia się/opuszczenia stoiska w kolejności oraz czasie podanym przez Organizatora w scenariuszu montaży/demontaży, przesłanym wystawcy najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy. III. Zgłoszenie i warunki uczestnictwa dla Wystawców 8 Zgłoszenie uczestnictwa podczas Expo dokonywane jest poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej IMZC Poland 2016 pod adresem w zakładce: Expo 9 Wypełnienie formularza jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu. 10 Ostateczny termin zapisów do uczestnictwa w Expo upływa r. 11 Odpowiedź Organizatora nastąpi najpóźniej r. O przydziale powierzchni i/lub stoiska na terenie Expo, bądź odmowie, Organizator poinformuje Wystawcę drogą mailową, na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy. 12 Warunkiem uczestnictwa w Expo, jest uiszczenie opłaty za wynajem stoiska, zgodnie z jego wielkością i specyfikacją, oraz dodatkową indywidualną ochronę, w nieprzekraczalnym terminie r. Numer konta zostanie podany drogą mailową po decyzji Organizatora o zaakceptowaniu udziału Wystawcy w imprezie.

3 13 W przypadku posiadania własnego stoiska, na którego wykorzystanie podczas Expo zgodę wyrazi Organizator, Wystawca ponosi jedynie koszty za wynajem przestrzeni bez dodatkowej zabudowy. Cennik wynajmu przestrzeni znajduje się w Rozdz. V Organizator ma prawo do selektywnego wyboru zgłoszeń Wystawców i odmowy uczestnictwa bez podania przyczyn. Zgłoszenia będą weryfikowane według rodzaju ekspozycji oraz asortymentu, zapotrzebowania na powierzchnię stoiska i zapotrzebowania na prąd oraz innych informacji wymaganych w zgłoszeniu. IV. Odwołanie uczestnictwa 16 Odwołanie uczestnictwa w Expo przez Wystawcę następuje poprzez kontakt drogą telefoniczną lub mailową z Koordynatorem Expo, po zatwierdzeniu tej decyzji. 17 Odwołanie uczestnictwa po terminie uiszczania kwoty za wynajem przestrzeni lub dodatkową zabudowę skutkuje utratą uiszczonej opłaty. V. Najem powierzchni wystawienniczej 18 Wystawca dokonuje zamówienia powierzchni wystawienniczej (stoiska) określając w formularzu zgłoszeniowym wielkość wynajmowanej powierzchni. Wystawca nie wybiera konkretnej lokalizacji stoiska. Stoiska rozmieszczone będą przy Stadionie Miejskim GO- SiR, mieszczącym się przy ul. Strumykowej 8, w niebiletowanej strefie Expo Cabrio Poland 2016, w bezpośrednim sąsiedztwie Biura Zawodów. 19 Za wynajem przestrzeni Expo Organizator pobiera opłatę w wysokości 250 zł netto za każdy metr kwadratowy udostępniony Wystawcy. Organizacja dodatkowej zabudowy stoiska stanowić będzie oddzielną, dodatkową wycenę, która zostanie przesłana Wystawcy po dokładnym określeniu zapotrzebowania. Zapotrzebowanie Wystawca będzie mógł określić

4 na podstawie katalogu dodatkowej zabudowy znajdującym się na stronie 20 Na koszt wynajmu przestrzeni Expo bez dodatkowej zabudowy składają się: usługa wynajmu przestrzeni, pobór prądu, ochrona stoiska na czas Expo, parking techniczny dla maksimum jednego pojazdu Wystawcy oraz serwis sprzątający w trakcie Expo i po jego zakończeniu. VI. Zasady użytkowania stoiska 21 Prawo do reklamowania swojego stoiska obowiązuje jedynie w jego granicach po wcześniejszym ustaleniu elementów ekspozycji z koordynatorem Expo. Oferta stoiska wystawcy nie może naruszać regulacji prawa polskiego. 22 Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu. 23 Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia niebezpiecznych przedmiotów. 24 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie. 25 Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub oddawania do bezpłatnego lub płatnego użytkowania całości lub części wynajmowanego stoiska.

5 VII. Montaże, demontaże i zatowarowanie stoiska 26 Wszelkie koszty związane z montażem i demontażem dodatkowej zabudowy stoiska ponosi Organizator. Zatowarowanie pozostaje w gestii Wystawcy. 27 Wszelkie dodatkowe instalacje, uzgodnione uprzednio z Organizatorem, Wystawca wykonuje na stoisku samodzielnie i na własny koszt. 28 Montaż, demontaż oraz zatowarowanie stoisk może się odbywać tylko w wyznaczonych przez Organizatora godzinach. Dokładne informacje dotyczące montaży i demontaży oraz zatowarowania stoisk zostaną przesłane wystawcom najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem targów. 29 W dni odbywania targów Wystawcy mogą przebywać na terenie Expo do 3 godzin przed otwarciem dla zwiedzających i do 2 godzin po ich zamknięciu. 30 Opuszczenie przez Wystawcę terenu Expo po zakończeniu imprezy jest możliwe po oddaniu stoiska z zabudową dodatkową oraz przestrzeni w stanie identycznym jak zostało przekazane Wystawcy. 31 Wywóz przedmiotów lub demontaż stoiska przed zakończeniem Expo jest zabroniony. VIII. Przepisy porządkowe 32 Wystawca winien niezwłocznie poinformować Organizatora o zakłóceniach porządku na terenie targów lub o innych niebezpiecznych sytuacjach, które mogą mieć miejsce.

6 33 Zaopatrzenie stoiska w prąd i pozostałe media będzie odbywało się na podstawie zgłoszonego wcześniej Organizatorowi zapotrzebowania. Podłączenie będzie wykonywane przez elektryków z uprawnieniami, działających z ramienia Organizatora. 34 Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz wyjść i dróg ewakuacyjnych. 35 Teren Expo będzie chroniony w czasie trwania targów, montaży i demontaży, a także w godzinach zamknięcia dla zwiedzających. 36 Organizator umożliwi Wystawcy zamówienie indywidualnej ochrony stoiska. Indywidualna ochrona będzie płatna dodatkowo. 37 Nie ma możliwości zapewnienia własnej ochrony stoiska w czasie określonym w Pod groźbą wydalenia Wystawcy z Expo zabrania się sprzedaży i promocji z nieoznakowanych pudeł kartonowych. W miejscu stoiska pudła kartonowe nie mogą pozostawać na widoku. 39 Podczas Expo pod groźbą wydalenia Wystawcy obowiązuje zakaz rozdawania ulotek oraz innych gadżetów promocyjnych, nie ustalonych uprzednio z Organizatorem.

7 IX. Odwołania 40 Rozstrzyganie wszelkich kwestii spornych nieuwzględnionych w Regulaminie należy do kompetencji Organizatora. 41 Wszelkie spory, które wynikną na tle stosowania Regulaminu, będą rozstrzygane przez właściwe polskie sądy powszechne. 42 Istnieje możliwość odwołania od decyzji organizatora. Odwołanie należy przesłać na adres: expo@cabriopoland.com w ciągu tygodnia od otrzymania decyzji. X. Postanowienia końcowe 43 Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu odbywania się targów, wynikających z przyczyn niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie wniesionej uprzednio opłaty. 44 W przypadku odwołania Expo z winy Organizatora, Wystawca otrzymuje pełny zwrot kosztów poniesionych za wynajem stoiska oraz ochrony. 45 Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji postanowień niniejszego Regulaminu. 46 W sprawach nieuregulowanych w Umowie uczestnictwa i niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

8 47 Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie informował Wystawców drogą mailową.