1. Definicje. 2. Organizator

Transkrypt

1 Regulamin stoisk wystawienniczych podczas XVIII Ogólnopolskiego Kongresu Zarządców Dróg Powiatowych w Centrum Konferencyjnym U Grubego ul. Warszawska 98/100 Wielogóra, Jedlińsk 1. Definicje Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1) imprezie należy przez to rozumieć imprezę pod nazwą XVIII Ogólnopolski Kongres Zarządców Dróg Powiatowych organizowany w Centrum Konferencyjnym U Grubego ul. Warszawska 98/100 Wielogóra, Jedlińsk; 2) wystawcy należy przez to rozumieć organizację wystawiającą swoje stoisko promocyjne lub handlowe podczas imprezy; 3) terenie imprezy należy przez to rozumieć tereny wyznaczone przez Organizatora, na których odbywa się impreza. 2. Organizator Organizatorem imprezy jest Inframedia Anna Krawczyk z siedzibą w Warszawie (02-635), przy ul. Balonowej 21/3, tel , biuro@inframedia.pl, 3. Stanowiska wystawiennicze i inne usługi 1) Organizator ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą zastrzega sobie prawo wyboru Wystawców oraz rozplanowania rozmieszczenia poszczególnych stanowisk wystawienniczych z tego tytułu Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora. 2) Przy wyborze Wystawców brana będzie pod uwagę kolejność zgłoszeń. 3) Rezerwacja stanowiska następuje po wpłynięciu prawidłowo wypełnionego zamówienia, który należy pobrać ze strony internetowej, zapisać na dysku, wypełnić i wysłać em na adres k.krupa@inframedia.pl. 4) Na podstawie przesłanego zamówienia Organizator przygotuje i prześle zlecenie. Zlecenie, podpisane przez osobę reprezentująca firmę zgodnie z KRS, należy zeskanować i odesłać em na adres k.krupa@inframedia.pl. 5) Wykupienie stoiska wystawienniczego jest jednoznaczne z wykupieniem udziału uczestnictwa w imprezie z zakwaterowaniem w hotelu Prymus lub E7. Koszt udziału dla jednej osoby w pokoju dwuosobowym to 1399 zł + 23% VAT, w pokoju

2 jednoosobowym 1599 zł + 23% VAT, koszt udziału dla jednej osoby bez noclegów to 1199 zł + 23% VAT. Rejestracji osób po odesłaniu zlecenia należy dokonać on-line. 6) Przekazanie Organizatorowi podpisanego Zlecenia jest równoznaczne z bezwzględną akceptacją niniejszego regulaminu przez Wystawcę. 7) Organizator zobowiązuje się poinformować podmioty i osoby, które przesłały wypełnione Zlecenie o braku możliwości uczestniczenia w imprezie w terminie 7 dni od dnia zakończenia naboru kart zgłoszeniowych Wystawców. 8) Zapłata za usługi zawarte w zleceniu powinna być dokonana zgodnie z wybranym wariantem do 31. marca 2017 r. jeśli Wystawca wybrał opcje wcześniejszej rejestracji (przysługuje mu z tego tytułu obniżona opłata) lub do dnia 28. kwietnia 2017 r. W przypadku wyboru wariantu z niższą opłatą i braku wpłaty do 31. marca, Wystawca przyjmuje do wiadomości, że będzie musiał ponieść opłatę bez zniżki. 9) Po wpłynięciu zapłaty na konto Organizator wystawi fakturę Wystawcy. 4 Obowiązki Wystawcy 1) Wystawca zakwalifikowany do udziału w imprezie ma obowiązek przybycia w dniu 30. maja 2017 r. oraz przygotowania estetycznego stoiska wystawienniczego. 2) Po przybyciu na teren imprezy Wystawca ma obowiązek zgłosić się do punktu rejestracyjnego Organizatora, gdzie uzyska informacje na temat wyznaczonego miejsca na przygotowanie stoiska wystawienniczego. 3) Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do wody, sprzęt gaśniczy i inny sprzęt oraz środki potrzebne do wystawienia stanowiska na czas imprezy w tym zakresie Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora. 4) Stoisko Wystawcy może zajmować tylko jeden podmiot (podmioty współpracujące oraz inne mogą być prezentowane w ograniczonej formie uzgodnionej co najmniej na 7 dni przed planowaną imprezą z Organizatorem i wyłącznie za zgodą Organizatora). 5) Wystawca może wystawiać swoje produkty, reklamować się tylko na własnym stoisku w taki sposób, aby nie zakłócać normalnego toku pracy innych Wystawców.

3 6) Przygotowanie stoiska musi zakończyć się najpóźniej 60 minut przed rozpoczęciem imprezy, czyli do godziny w dniu 30. maja 2017 r. Wszelkie samochody niesłużące bezpośrednio do przygotowania produktu lub usługi winny być usunięte z terenu imprezy. 7) W przypadku wykupienia usługi insertowania materiałów do toreb uczestników, termin dostarczenia materiałów przypada najpóźniej na na adres Centrum Konferencyjne U Grubego ul. Warszawska 98/100 Wielogóra, Jedlińsk, z dopiskiem XVIII Kongres ZDP. 8) Poziom hałasu na stoisku Wystawcy nie może przeszkadzać innym Wystawcom oraz Organizatorowi w przeprowadzaniu imprezy. Emisja muzyki lub innych dźwięków na stoisku wystawienniczym wymaga pisemnej zgody Organizatora. 9) Zagospodarowania stoiska należy dokonać w taki sposób, aby nie spowodować zniszczeń zarówno stoisk innych Wystawców, jak i zniszczeń terenu imprezy. 10) Zabrania się wnoszenia i posiadania przez osoby w tym także Wystawców broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, środków odurzających lub substancji psychotropowych na teren imprezy. 11) Spożywanie i serwowanie alkoholu w umiarkowanych ilościach na stoiskach jest możliwe tylko w czasie wyznaczonym przez Organizatora, tj. w dniach: 31. maja od godziny oraz 1. czerwca od godziny Niezastosowanie się do powyższego zalecenia będzie skutkowało nałożeniem kary umownej w wysokości 1000 zł za każde naruszenie. Organizator może dochodzić odszkodowania w kwocie przekraczającej karę umowną o ile poniesiona przez niego szkoda będzie wyższa niż wysokość zastrzeżonej kary umownej. W przypadku powtórnego niezastosowania się do zalecenia Wystawca może być usunięty z Imprezy bez możliwości zwrotu poniesionych kosztów. 12) Wystawca, który będzie oferować na swoim stoisku produkty spożywcze oświadcza jednocześnie, że wszelkie produkty zostaną przygotowane oraz podane zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi z należytą starannością i w tym zakresie Wystawca odpowiada przed właściwym Inspektorem Sanitarnym oraz innymi uprawnionymi służbami. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec nabywców jego produktów. 13) Wystawca oświadcza, że sprzęt oraz wyposażenie, które jest użytkowane na potrzeby stanowiska oraz udostępniane uczestnikom imprezy posiada wszelkie

4 atesty zgodnie z obowiązującymi wymaganiami prawa (zwłaszcza w kwestii związanej z bezpieczeństwem imprezy). 14) Zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na teren imprezy oraz prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej na terenie imprezy. 15) Zabrania się parkowania wszelkich pojazdów na drogach ewakuacyjnych i dojazdowych, bądź zastawiania ich jakimikolwiek przedmiotami. 16) Zabrania się zaśmiecania terenu imprezy. 17) Wystawcy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie imprezy zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych Organizatora. 5 Obowiązki Organizatora 1) Organizator zapewni Wystawcom powierzchnię wystawienniczą w terminie odbywania się imprezy zgodnie z planem rozmieszczenia stanowisk. 2) Organizator zapewni Wystawcom możliwość przygotowania stoiska w dniu 30. maja 2017 r.,w godz ) Organizator nie wyraża zgody na działania wystawiennicze oraz promocyjnoreklamowe firm, usług i produktów, które nie zostały wcześniej uzgodnione z Organizatorem. 4) Organizator zapewnia Wystawcom standardowe wyposażenie stoisk w pomieszczeniach: stolik, dwa krzesła, dostęp do prądu. 6 Przepisy przeciwpożarowe i porządkowe 1) Przygotowanie, funkcjonowanie i demontaż stoiska powinny być wykonane zgodnie z przepisami bhp i ppoż. Wystawcy i wykonawcy robót ponoszą osobistą odpowiedzialność wynikającą z nieprzestrzegania w/w przepisów. 2) W czasie trwania imprez Wystawca podlega zarządzeniom Organizatora imprezy. 7 Odpowiedzialność 1) Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Wystawców oraz za szkody wyrządzone osobom trzecim przez Wystawców 8 Inne postanowienia 1) Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu i miejsca planowanej imprezy w uzasadnionych przypadkach z tego tytułu Wystawcy nie przysługuje prawo

5 roszczeń wobec Organizatora. Organizator zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Wystawcę o zmianie miejsca lub terminu imprezy. 2) Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. 9 Dane kontaktowe Podmioty i osoby zainteresowane udziałem w imprezie w charakterze Wystawcy proszone są o pobranie zamówienia, zapisanie go na dysku komputera, wypełnienie i odesłanie na adres k.krupa@inframedia.pl.